Как проводить эффективные совещания. Планёрка - «тихий час» или шаг к успеху

Планерки, оперативки и собрания – это неотъемлемая часть рабочего дня практически каждого сотрудника. Руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью самостоятельно проводить ежедневную планерку. Но как часто бывает, этому никто особо не учит. Поэтому часто возникает вопрос – как проводить планёрку?

Цели проведения планерки

Первое что необходимо сделать это определить цели, которые вы хотите достичь проведением планерки. Как правило основная цель таких совещаний – это создание единого информационного пространства среди всех сотрудников, как следствие достижение более высокой и слаженности работы. Планерки помогают решить следующие задачи:

1. Постановка целей и задач на команду;
2. Доведение общей информации до всего коллектива;
3. Решение общих вопросов;
4. Мотивация и вовлеченность персонала;
5. Обучение сотрудников, за счет передачи лучших практик;

Согласитесь, достижение таких целей представляет большой интерес для любого управленца. Поэтому практика планёрок столько распространена в бизнесе. Но добиться эффективности от собраний не так просто, важно придерживаться четко прописанному плану действий и готовиться к каждой планерке.

План проведения планерки

Итак, мы определили, что собрание штука важная и полезная, но, чтобы не превратить этот инструмент в очередную бесполезную пытку подчиненных, руководителю стоит подойти со всей серьезностью к подготовке планерки. Ранее мы обсудили цели проведения совещания, задача руководителя в зависимости от цели составить план проведения планерки. Естественно собрание для продавцов и для ТОП менеджеров будет кардинально отличаться друг от друга. Хотя сама структура проведения будет примерно одинаковой.

Очень важным моментов в проведении любого собрания, как можно быстрее давать возможность высказаться подчиненным. Желательно с первых минут вовлечь как можно больше участников планерки. Это поможет настроить команду.

Секреты успеха планерки

Самое важное! Чтобы собрание было интересное, вы должны к нему готовиться. Успех собрания зависит от нескольких важных факторов:

1. Информационная составляющая. Информация, которая доводиться на собрании должна быть полезной и интересной. Если информация скучная и однообразная, то делайте интересный способ подачи информации. Убирайте скучную и не полезную информацию;
2. Эмоциональная составляющая. Даже самая интересная тема может быть загублена неправильной подачей. Вспомните ваших преподавателей из университета, на каких-то лекциях вся аудитория спит, а на другие полный аншлаг.
3. Лидер, который проводит собрание. Чем авторитетнее ведущий, тем лучше его воспринимает аудитория. Если у вас авторитет не высок, внимательно работайте над 1 и 2м пунктами.

Правила проведения планерки

Опоздавшие сотрудники

На собрание всегда кто-то норовит опоздать. Такие сотрудники вносят большой деструктив и сними нужно отчаянно бороться. Прощу всего договориться предварительно со всеми участниками команды что мы делаем с опоздавшими. Есть несколько примеров: опоздавший приносит всем кофе или фрукты, опоздавший рассказывает анекдот, опоздавший поёт песню и т.п. Самое главное, чтобы правила все знали и все им следовали. Если правило продуманной и принятое коллективом, то вы сократите опоздания до минимума.

Одно и тоже время проведения собраний

Очень важно соблюдать чёткий график проведения собраний. Нет ничего хуже внеплановых собраний, это срывает планы подчиненных, не даёт им нормально подготовится. К таким собраниям отношение изначально негативное, что не располагает на рабочий лад.

О любом собрании нужно оповещать заблаговременно, лучше всего не менять даты и время собраний без лишней необходимости.

Не затягивать время собраний

Очень важно следовать таймингу, если вы определили, что собрание не должно длиться больше 30 минут, значит держите слово. Чем дольше собрание, тем оно менее эффективно. Если нужно решить сложные вопросы и требуется длительное время на проработку деталей, то создавайте рабочие группы компетентных сотрудников. Часто большая часть собрания тратиться на проработку организационных моментов, и большая часть слушателей вообще вылетает из диалога.

Говорит только ведущий

Часто наблюдаю картину, когда сотрудники бояться своего босса и в итоге собрание превращается в монолог диктатора. Как правило всё это происходит при гробовой тишине, а воздухе чувствуется напряженность. Директивный стиль управления не уместен на собраниях, он противоречит сути этого мероприятия. В идеале, на планерке должны высказаться все участники.

Обсуждение частных вопросов

Иногда один из участников планерки может попытаться использовать данное мероприятие для решения своего частного вопроса. Сотруднику публичная постановка вопроса как правило выгодна. Такой подход может превратить собрание в балаган. Поэтому нужно сразу пресекать подобные манипуляции и назначать время для решения частных вопросов.

Влияние собрания на работу

Всё о чём вы договорились на собрании должно выполняться и с вашей стороны. Если нет контроля, сотрудники быстро адаптируются и перестанут выполнять ваши распоряжения.

Как проверить эффективность собрания

Эффективность собрания достаточно легко проверить. Спросите ваших подчиненных что было на собрании? Через 5 минут после собрания, через 3 часа и на следующий день. Ответы на эти вопросы это обратная связь для организатора планерки. Если информации много, заставляйте сотрудников вести записи. Но фиксировать информацию в любом случае все должны.

О том, как проводить планерки, уже написано много инструкций и рекомендаций. Мы проанализировали для вас опубликованную информацию и собрали ее в один метод. Итак, как же правильно, а точнее эффективно организовать и провести планерку.

Цель:

Организовать и провести планерку максимально эффективно. Найти решение проблемы заявленной для обсуждения или задать направление движения развития ситуации в конструктивное русло.

Провести планерку интересно, чтобы участникам некогда было зевать и у них не возникло ощущения впустую потраченного времени.

План действий

1. Ознакомится с предлагаемым методом организации проведения планерки. 2. Подготовиться самому, подготовить необходимые материалы и пригласить участников. 3. Провести планерку. 4. Подвести итоги проведения планерки и ознакомить с ними всех участников.

Что необходимо для проведения планерки: Первое, что требуется для проведения планерки - это вопрос или тема планерки. Второе - это люди, которые будут участвовать в планерке. Третье - место проведения планерки. Четвертое - время проведения планерки. Пятое - регламент проведения планерки. Шестое - подручные материалы. Седьмое - ведущий планерки или секретарь.

Форматы проведения планерок.

1. Подведение итогов, информативная планерка. Такие планерки могут проводиться еженедельно в начале недели для руководителей всех подразделений вашей организации.

Для чего нужны такие планерки?

2. Планерка - распределение текущих задач.

Обычно проводятся в начале каждого рабочего дня. Формат очевиден - руководитель выдает подчиненным задания на день. Время проведения также не стоит растягивать - все получили задания и пошли его выполнять.

3. Планерка-совещание для обсуждения поставленного вопроса.

Вы заранее формулируете свой вопрос, который вам сформулировала сама жизнь и текущая ситуация на вашем рынке. Озвучиваете цель планерки, рассылаете эту информацию участникам. Просите их подготовиться (если это необходимо) по данному вопросу. Заранее определяете регламент и секретаря планерки-совещания. Итоги проведения планерки рассылаете всем участникам. Время на проведения такой планерки не более двух часов. Но бывают ситуации, когда времени требуется больше. В таком случае запланирует организованные перерывы по 15-20 минут на чай и просто отдых. (Чай и сладкое тоже подготовьте заранее!)

4. Творческая планерка. Когда не хватает своих идей (или их просто нет, так тоже бывает). Такую планерку лучше всего проводить в формате мозгового штурма, либо другого удобного вам креативного метода поиска идей.

5. Планерка - как способ решения конфликтных ситуаций в коллективе.

Все мы люди, все мы человеки… и на работе возникают явные и скрытые конфликты. И когда вы, как руководитель видите, что ситуация близка к критической, просто дайте людям возможность высказаться.

Направьте их энергию конфликта = разрушения на созидание. Проведите планерку для сотрудников в формате свободного обсуждения, дайте возможность им открыто поспорить, но без «наездов» и оскорблений.

Как это сделать? Грамотно «разрулить» конфликт - это ваша прямая задача. Обратитесь за помощью к коллегам - специалистам по HR или вышестоящему руководству. Тему выберите актуальную, но скажем так, нейтральную для всех участников. А на себя возьмите роль наблюдателя и выслушивайте всех внимательно, только направляя участников в конструктивное русло и не давайте им зайти в тупик.

Обязательно подведите итоги обсуждения заявленной темы, сделайте выводы и ознакомьте с ними всех участников. О том, что планерка проводится для решения конфликтных ситуаций, участников информировать не нужно. Кроме тех случаев, когда именно тема решения конфликта ставиться целью проведения планерки.

Сегодня хочу рассказать о конкретном инструменте управления. Эта статья - ответ на письмо друга из Казахстана.

"Привет! Мне нужна помощь в виде совета. Я был на встрече у одного районного акима (губернатор по вашему). У него есть проблема. Есть 2 блатных зама, которые не работают (и не хотят работать и толку от них нет, бездельники, ради статуса сидят) и уволить их тоже нельзя, т.к. сверху крышуют. И еще не хотят, чтобы кто-то их работу делал. Таким образом, мой аким в западне. Т.к. ему вытаскивать район и надо делать работу. Хотелось бы знать, как бы решить эту проблему. Заранее благодарен..."

Я думаю, с такой проблемой сталкиваются не только в Казахстане, да и не только в государственных учреждениях. Иногда в компании засядет такой товарищ, вроде все у него прекрасно, а вот результатов никаких. И придраться вроде бы не к чему, и уволить не за что. Что же делать в таком случае?

Я предлагаю простой способ - еженедельную планерку

• Планерка не должна быть долгой

Максимум - 30-40 минут.

• На планерке ведется журнал

В этот журнал записывается все то, что руководители собираются достичь в течение недели.

• Планерка начинается с того, что зачитывается Цель компании.

Имеется в виду Большая цель. Например: "Процветающая Россия, вносящая достойный вклад в мировую цивилизацию". После этого зачитывается текущая цель, например: "Поднять доход в 5 раз в этом году".

• После этого ведущий планерки просит руководителей подразделений рассказать по очереди о том, что они сделали на прошлой неделе для достижения цели.

При этом основной функцией ведущего собрания является контроль того, чтобы выступающий руководитель не "лил воду" и не допускал фраз типа "мы увеличили эффективность отдела продаж на 15%". В таком случае он просто спрашивает вежливо, какие конкретно были сделаны шаги и какой получен результат.

Ответ, например, может быть таким:

Мы провели тренинг для продавцов. разослали более 500 писем нашим потенциальным клиентам. В общей сложности было принято 118 звонков от заинтересованных клиентов и было выставлено 53 счета на общую сумму 3 млн.600 тыс. Общий доход по отделу составил на этой неделе 1, 8 млн. рублей. что на 15% больше прошлой недели.

Такой ответ является приемлимым. Ведущий планерки может инициировать короткие аплодисменты от других руководителей.

Если руководитель пытается "лить воду" или "наводить тень на плетень", задача ведущего заключается в том, чтобы другие руководители это увидели. Подойдет, например, такая фраза: "Это была непростая неделя. Мы много думали..."

При продолжении таких попыток ведущий планерки прерывает выступающего и говорит, что сейчас планерка и если нет конкретных результатов, то переходим к следующему отделу. Или может попросить зачитать секретаря записи с прошлой планерки, а что именно планировалось достичь на этой неделе в этом отделе.

Например:

1. 1. Провести опрос по поводу нового продукта у 400 клиентов. Сделано? Нет.
   2. Выставить счета на общую сумму 2 млн.800 тыс. рублей. Сделано? Выставлено на 17 тысяч рублей.Провести тренинг продавцов. Сделано? Нет, мы были перегружены.
   3. Понятно, достаточно. Переходим к следующему.

Хочу отметить, что на такой планерке вскрывается и делается видимым всем остальным руководителям, кто добивается результатов и действительно помогает компании двигаться к цели, а кто искусно изображает из себя гибкий шланг и имитирует полезную деятельность.

• После того, как все рассказали о результатах, ставится цель на следующую неделю для всей компании, и ведущий достигает согласия у участников с этой целью.

Ведущий просит руководителей по очереди сказать, что они собираются сделать для достижения этой цели в своих областях, и это записывается в журнал.

Руководители могут просить что-то дополнительно сделать других руководителей, если их подразделения связаны и им нужны совместные действия. По поводу этого достигается согласие и фиксируется в журнале.

• После всего этого ведущий планерки спрашивает, готовы ли они по-настоящему достичь цели на этой неделе, и объявляет СТАРТ!

Эта простая и эффективная форма проведения планерки позволяет добиться интересных результатов. Руководители либо начинают по-настоящему производить и добиваться результатов, либо сбегают из компании под разными предлогами, освобождая место новым руководителям, которые действительно хотят вносить свой вклад в команду, а не просто изображать видимость полезной деятельности, находясь в лучах славы и почета, получая не зарабатывая.

Ну и самое главное - эта форма позволяет даже очень продуктивным руководителям достигать ещё большего, чего я вам откровенно и желаю.

СТАТЬИ на эту же ТЕМУ

	Открытые мероприятия
сб, 23 Февраля, 2019 - 09:00

Добиться слаженной, быстрой и эффективной работы коллектива – непростая задача для любого руководителя. Задача начальника – выработать единую стратегию действий для каждого подчиненного, следить за их работой и корректировать ее. Чтобы добиться плодотворной работы, нужно понимать, как проводить совещания, как правильно дать установку подчиненным на определенный период.

Планерка – обсуждение и распределение рабочих задач, запланированных на определенное время. Такие совещания можно условно разделить на несколько типов в зависимости от их вида, времени и количества.

К первому типу относятся отчетные планерки (проводить такие необходимо руководству, чтобы сообщить, как выполняются рабочие задачи на данный момент), дискуссионные совещания (когда рассматриваются предложения и обсуждаются изменения плана действий) и мотивационные собрания (где каждый получает свою задачу в процессе решения главного вопроса).

Исходя из времени, можно проводить ежедневные, еженедельные или ежемесячные совещания.

Если взять за основу количественный фактор, планерки можно поделить на общие или массовые (на которых присутствуют все работники) и закрытые (когда совещается отдельная группа или отдел).

Проведение планерок имеет определенные достоинства:

• Поддерживает дисциплинированность, сокращает число опозданий.
• Помогает четко и понятно поставить задачи коллективу. Краткосрочный план на день гораздо полезнее и продуктивнее полугодового.
• Обозначает реальный показатель работы. Это качество распространяется, если на планерке работники представляют начальству отчеты о проделанном.

Не стоит забывать о высокой мотивационной роли совещаний. Проводить совещание грамотно – значит положительным образом воздействовать на настроение сотрудников, дать заряд для плодотворной работы и стимулировать к повышению показателей. Кроме того, такое свойство способствует налаживанию положительных отношений между коллективом и начальством.

С другой стороны, проведение планерок имеет и отрицательные стороны :

• Длительные совещания отнимают силы и энергию у работников.
• Внезапные, внеплановые собрания обычно малоэффективны.

Чтобы избежать подобных отрицательных факторов, следует проводить совещания продуманно.

Мнение эксперта

На планерке сотрудники предлагают новые идеи развития бизнеса и повышения продаж

Асмик Геворгян ,

генеральный директор и одна из владельцев сети магазинов «Провокация» в Москве

Мы вознаграждаем и всячески поддерживаем наших работников, которым интересно повысить узнаваемость бренда. Наши франчайзи решили проводить 2 раза в месяц специальные совещания, на которых сотрудники высказывают свои мысли и предложения по развитию компании и увеличению продаж. Авторы самых интересных проектов и идей получают премию до 15 % от оклада.

Некоторые из лучших наших принтов на футболках были изначально придуманы и предложены работниками. Благодаря сотрудникам мы повышаем узнаваемость компании, спонсируя культурные молодежные мероприятия.

Яркий пример: один из наших сотрудников в Туле предложил участвовать в проведении муниципальных спортивных соревнований и вечеров в клубах. Креативность и целеустремленность этого работника стала залогом того, что наша реклама появилась в популярных городских кафе. В конечном итоге продажи по городу Тула увеличились в 2 раза. Аналогично увеличился и доход работника – через несколько месяцев он стал директором магазина.

3 составляющих успеха проведения планерок

1. Информационная составляющая. Сделайте материал интересным и полезным для слушающих. Если скучной информации не избежать, старайтесь подать ее необычным способом. Информация, которая доводится на планерке, должна быть полезной и увлекательной. Если вы намерены проводить совещания успешно, пресные и унылые сведения лучше не сообщать.
2. Эмоциональная составляющая. Увлекательный материал с плохой подачей – это плохой материал. Вспомните университет – проводить время на одних парах было скучно, студенты буквально спали на занятиях, а на других всем хотелось вникнуть в суть и подискутировать.
3. Лидер, который проводит собрание. Авторитет оратора напрямую влияет на усваивание информации. Если вы еще не достигли высоких риторических навыков, усерднее занимайтесь над первым и вторым пунктом перед тем, как проводить встречу.

Как проводить планерки, избегая сопротивления сотрудников

Ни для кого не секрет, что часто работники негативно относятся к проведению планерок. Стоит понять причины такого восприятия.

Во-первых , изначальное происхождение таких планерок ассоциируется у людей со временем, когда средства связи не позволяли координировать работу людей и необходимо было собираться лично всем коллективом и часами обсуждать важные рабочие вопросы. Поскольку других способов узнать или обсудить важные моменты попросту не было, ко встрече накапливались тонны вопросов, замечаний и пожеланий по работе. Поэтому и проводить собрание приходилось по нескольку часов.

Во-вторых , многих офисных служащих раздражает именно тот факт, что планерка отнимает 1/5 всего рабочего времени. При этом на обсуждение приходится не так уж и много – речь начальника обычно занимает половину всего совещания.

В-третьих , если проводить собрание каждый день, то и относиться к нему работники скоро будут как к событию «для галочки». Сотрудники не сообщат развернуто и интересно о ходе работы или каких-либо изменениях, потому что их попросту может не случиться за такой короткий срок. Главные цели любой компании – это долгосрочные планы, поэтому не стоит отнимать ценное время у сотрудников, чтобы послушать «дела в норме, мы работаем». Лишь только в критических случаях, внештатных ситуациях и срочных задачах появляется необходимость проводить ежедневные совещания.

Как правильно провести планерку, выбрав подходящий формат

1. Информационная планерка

Проводить такую планерку можно по понедельникам, сделать это еженедельным мероприятием для каждого отдела вашей фирмы, у каждого руководителя подразделения. Цель проведения этого совещания – выяснить, что выполнено за прошедшую неделю, чего удалось добиться, и что запланировано на эту неделю. Руководители могут сообщить важную информацию подчиненным и мотивировать их на плодотворную работу. Не стоит затягивать по времени – лучше всего проводить встречу, уложившись в 30 минут.

2. Распределение задач

Такую короткую планерку лучше всего проводить в начале дня. Руководители раздают поручения на день и объясняют их сотрудникам. Если вопросов или важной информации нет, такая планерка не отнимет много рабочего времени у работников.

3. Планерка-совещание

Проводить подобную планерку нужно после того, как все сотрудники будут заранее извещены в письменном или электронном виде. Дайте им подготовиться по теме, назначьте время встречи и секретаря собрания. Выводы и итоги с совещания также отправьте каждому, кто присутствовал или должен быть на планерке. Важно отметить, что нельзя проводить такую планерку слишком долго. Если этого все-таки не избежать, обязательно устраивайте тайм-ауты на отдых или перекус.

4. Творческая планерка

Если в этот раз вам нечего предложить коллективу, хорошим вариантом будет провести планерку в нестандартном формате. Это может быть конкурс на лучшую идею или мозговой штурм.

5. Планерка для решения конфликтов

Не стоит забывать о человеческом факторе и возможном недопонимании в коллективе.

Правильная позиция начальника – выявить и решить подобную проблему. Проводить встречу с этой целью будет как никогда кстати. Вам нужно дать каждому человеку возможность объяснить свою позицию и рассказать, что именно его не устраивает. Формат такого совещания не должен быть строгим, пусть люди поговорят или поспорят, аргументируя свое мнение. После того, как вы совместно выявите трудности, необходимо их преодолеть. Необязательно брать это только на себя, вам помогут HR специалисты и вышестоящие руководители.

Проводить собрание нужно, выбрав интересную тему для всех – так, чтобы каждый захотел высказаться, а у вас была возможность регулировать беседу и корректировать ее направление.

Подведите итог совещания, соберите все сказанное участниками и ознакомьте их с результатами.

Не нужно с самого начала предупреждать коллег, что планерка проводится из-за возникшего конфликта. Исключение – специальные собрания, организованные исключительно для решения подобных ситуаций.

Как увеличить пользу планерки

Плохо организованные планерки, совещания и собрания абсолютно бесполезны и даже вредны. Потому что сами по себе они добавочной стоимости не создают, а вот времени на них тратиться может огромное количество.

Узнайте правила организации эффективных планерок от журнала «Коммерческий Директор», которые будут двигать рабочий процесс при минимуме затрачиваемого времени.

Как проводить планерки ежедневно: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Определяем цели проведения утренней планерки

Каждая организация должна представлять и планировать результаты своей работы. Основываясь на намеченных целях, нужно составлять поэтапный план их реализации.

Выберите цели из списка, которые подходят для вашего бизнеса:

• Постановка задач

Главное, для чего стоит проводить коллективные собрания, – это планирование задач. Ежедневный план сотрудника не должен включать в себя более 3 задач и 1 фокуса. В идеале каждый работник сам намечает задачи и фокусы на день и сообщает об этом руководителю.

Чтобы поставить реальные и выполнимые задачи, пользуйтесь . Планировать работу лучше всего конкретными цифрами. Визуализируйте информацию: проводить мероприятие лучше в комнате с проектором или доской, на которую запишете основные задачи. Фокус на день специально отметьте маркером и сделайте акцент на этом во время разговора.

Лучше всего, чтобы каждый сотрудник записал свой план.

• Обратная связь от сотрудников

Очень часто работники, столкнувшись с проблемой или непонятной ситуацией, не сообщают об этом начальнику. Как правило, это обсуждается между коллегами и не считается достойным для донесения руководству. Необходимо наладить постоянный контакт с подчиненными. Сотрудники должны привыкнуть рассказывать руководителю о том, что их беспокоит и волнует в процессе выполнения своих обязанностей.

В таком случает руководителю нужно проводить отдельные совещания, чтобы выслушать каждую проблему и отреагировать на нее должным образом, даже если считает, что ситуация не стоит особого внимания. Кроме этого, ищите корень загвоздки, а не виновного. Назначайте конкретного человека, ответственного за устранение проблемы, и отведите на это четкий срок.

• Передача опыта и обучение

Выступите первым – расскажите коллегам, как сами выполняли бы порученное задание. Начните обсуждение, спрашивайте сотрудников, как лучше и плодотворнее сделать ту или иную работу. Проводить планерку можно в формате игры или взять деловой кейс, чтобы каждый поучаствовал в обсуждении.

Можно проводить обучение: рассказывать или повторять вместе с коллегами скрипты, типичные ответы, преимущества продукта, акции компании и тому подобное. Вовлеките весь коллектив в этот процесс.

Не повторяйтесь, учите сотрудников новому каждый день, развивайте их!

• Повышение командного духа

Говорите о компании, как о сплоченном коллективе – в речи используйте слова «мы», «наша команда».

Сообщайте новое и интересное за последний день: произошедшее вчера, новости компании, ее успехи (даже небольшие). Если у вас есть внутренняя почтовая рассылка, это еще не значит, что все до единого ее читают. Поэтому самое интересное и важное можно еще раз рассказать на планерке. Если информация не совсем позитивная, у сотрудников появится возможность обсудить план действий.

Помните о важных для работников датах, говорите о них (дни рождения самих сотрудников, членов их семей, детей, важное событие для компании и так далее).

• Мотивация коллектива

Проводить совещание можно для того, чтобы зарядить коллектив позитивом на предстоящий день. Для этого нужно:

• Похвалить кого-то из сотрудников (лучший по продажам, хорошее качество, благодарность от клиента, решение трудной ситуации и т. д.).
• При распределении задач пояснить, насколько положительно скажется работа на общих целях фирмы. Дайте понять каждому работнику, что он важен.
• Использовать мотивационные слова и фразы: «Давайте сделаем это!», «Покажите, на что вы способны!» и т.п.
• Показать, что вы верите в каждого сотрудника, почаще говорить такие фразы, как «Мы можем» «У нас получится», «Я уверен» и т. п.

Важное правило, чтобы проводить результативные встречи, – говорите только о позитивный вещах, не отчитывайте кого-либо на планерке, не ругайте коллектив. Утром стоит говорить только о положительном!

Обязательно используйте все цели, упомянутые выше, но не для всех сразу нужно проводить собрания.

Шаг 2. Составляем регламент

После того, как вы выбрали цели утренних совещаний, необходимо определиться, как их проводить. Регламент можно распечатать и повесить в том кабинете, где проводится планерка.

Определитесь, как долго вы намерены проводить встречу, и запишите это в правила. Пятнадцати минут вполне достаточно для проведения эффективной встречи. Кроме этого внесите конкретный план: то, о чем вы будете говорить на собрании. Для этого необходимо:

Проводить планерку нужно на позитивной ноте. Поприветствуйте коллектив, отметьте кого-нибудь из сотрудников за проделанную работу и успехи за прошедший день. В конце совещания можно поздравить коллектив, пожелать приятного дня или мотивировать на продуктивную работу.

В начале планерки сообщите, что было сделано за прошедший день. Ставьте новые задачи с учетом проделанного. После этого можно проводить обучение или приступить к повторению.

Добейтесь реакции коллектива, пообщайтесь с ним в конце встречи, чтобы не затягивать мероприятие. Если тема для обсуждения слишком трудная и требует более двух минут, вынесите ее на отдельную планерку или поручите решить конкретному сотруднику.

Шаг 3. Готовимся к планерке

Чтобы правильно и грамотно проводить планерку, следует готовиться к ней заранее. Подготовкой к утреннему совещанию лучше заняться вечером, и обязательно все записать.

Задачи на день должны соответствовать более долгосрочным целям и учитывать возникшие проблемы за предыдущий день. Отдельно для каждого пункта записывайте то, о чем будете говорить: позитивные новости, проблемы, недавние события, обучение.

Шаг 4. Проводим планерку

Начинайте проводить встречу, используя составленный план. Поприветствуйте коллектив. Следите за временем, чтобы совещание не затянулось дольше, чем на 15 минут.

Во время проведения встречи наблюдайте за реакцией работников на каждый этап планерки. Так вы сможете определить, что было интересно коллективу, а что нет. Если какая-то информация не заинтересовала сотрудников, подумайте, можно ли убрать ее из плана или изменить способ ее подачи.

Понять, насколько эффективно вы провели планерку, можно по показателю качества работы сотрудников, уровню продаж. Если продуктивность повысилась, значит планерка была организована правильно.

Мнение эксперта

Как провести нестандартную утреннюю планерку

Дмитрий Гришин ,

председатель совета директоров и один из основателей Mail.Ru Group в Москве

Для нас проводить совещания необычного формата – привычное дело. Каждое из них занимает менее получаса. Планерки открыты для всех желающих, участвовать могут любые сотрудники, а не только те, которые непосредственно имею отношение к теме планерки. Говорим мы стоя, чтобы несколько отдалиться от привычного формата работы на рабочем месте.

Найти как можно больше креативных идей для решения возникших проблем, даже тех, которые кажутся совсем нереальными, – это основная цель, с которой мы начали проводить такие планерки. Критикуются предложения строго по делу, без эмоций, говоря только о технической стороне вопроса.

Все предложенное коллективом заносится в специальную базу. Проводить мероприятия подобного формата – значит дать возможность работникам слышать друг друга и не зацикливаться на малозначительной проблеме. Каждый чувствует себя вовлеченным в общее дело, важным для компании, а это как ничто иное дает стимул к работе.

Как правильно провести планерку в отделе

Каждый из нас понимает, как много приходится делать руководителям подразделений. Помимо обычной работы, они берут на себя решение проблем и общую организацию всего отдела. Эффективность работы начальника зависит от того, какие методы и инструменты управления он использует. Стоит ли тратить время и проводить совещания в таком случае?

Все зависит от подхода руководителя к вопросу о планерках. В одном случае начальники подходят к проведению планерок очень формально, даже если правилами компании предусмотрено обязательно проводить подобные собрания. Такой руководитель считает, что главное – больше усилий, меньше совещаний. Другие же начальники отдела решают проводить встречи по собственной инициативе, потому что знают, насколько эффективен такой инструмент для повышения качества работы коллектива.

Если наставник целого отдела считает, что проводить собрания нужно просто потому что «надо», то ему не стоит терять время на проведение планерок. Любые мероприятия, организованные только для вида, сказываются на работе только отрицательным образом. Исходя из самого названия, планерка – это грамотное планирование действий по достижению больших целей компании.

На основе цикла Деминга, планерка – это периодическая проверка (Check) работы коллектива с целью изменения или перенаправления движения (Akt), если это потребуется.

Как часто проводить планерки в отделе ? Каждодневные совещания в отделе необходимы только новым или неопытным работникам, которым не справиться без постоянного контроля и советов начальства. Для более сплоченного и опытного коллектива проводить совещания нужно раз в неделю, в один и тот же день, примерно одинаково по времени и структуре планерки. Это необходимо с целью дисциплины.

Чаще всего руководитель отказывается от проведения планерки, потому что считает это пустой тратой времени. Взаимодействие с коллективом переходит в краткий монолог без обратной реакции от сотрудников. При таком подходе теряется большинство функций, кроме разве что информационной и, отчасти, дисциплинирующей.

Для любого руководителя взаимодействовать с группой гораздо сложнее, чем отдельно с каждым сотрудником. Управлять целым коллективом сразу – это умение опытного и хорошего начальника. Такой руководитель знает, как правильно проводить планерку: быстро и по делу, при этом получить «отдачу» от группы, обсудить с ними какой-то вопрос и на основании этого регулировать работу отдела. Лучше всего уложиться в получасовое собрание (+- 15 минут). В человеке физиологически заложено именно такое время для наибольшей концентрации внимания.

Введение нового мероприятия – планерки – потребует определенного времени. Зачастую потребуется не раз провести совещание, чтобы такой инструмент заработал. Если начальник отдела начнет выслушивать ответную реакцию коллектива, он получит много новой информации, которую до этого никто не высказывал. Но теперь-то подвернулся случай – руководитель сам спросил! Нужно будет определить отдельные роли для сотрудников и их назначение в работе всей группы, преодолевать возражения, аргументировать свою позицию наилучшим образом. Часто руководители не доводят внедрение нового инструмента до конца и, находясь в паре шагов от идеального результата, возвращаются к менее эффективному управлению, то есть проводить беседы отдельно с каждым сотрудником.

10 правил, как провести утреннюю планерку в отделе продаж

Зачастую менеджеры по продажам хорошо справляются с основной обязанностью говорить с людьми и продавать товар, но при этом совсем не умеют действовать согласно плану, анализировать выполненную работу и трудиться стабильно. Если менеджер уже получил много заказов на этот месяц, он перестает работать так же активно, делает меньше холодных звонков, не занимается пассивными клиентами.

Заметив такую тенденцию, руководитель может сообщить менеджеру об этом на планерке, сказать, что его увиливание от работы замечено и контролируется. Само собой, менеджеры будут искать предлог, чтобы не участвовать в совещании, аргументируя это своей занятостью. Проводить совещание можно с административной управленческой целью, когда руководитель может повлиять на работу и наладить ее, если заметил спад или аврал.

Чтобы проводить планерку максимально эффективно, нужно придерживаться этих правил:

Правило 1. Периодичность

Проводить утренние встречи следует каждый день в одно время, независимо от вашего настроя. Со временем планерка войдет в привычку и будет служить сигналом для начала работы менеджеров. Бывали случаи, когда отсутствие совещания или плохая его организация ломала привычный уклад дня менеджеров, отнимала хорошее настроение и желание трудиться.

На утренней планерке менеджеры должны до конца прийти в себя, проснуться и понять – пора начать работу!

Правило 2. Дисциплина

3 залога результативной планерки – проводить собрания с точной структурой, определенными целями и одинаковым временем. При соблюдении правил планерка позитивно сказывается на работе менеджеров, отклонение от них – наоборот, вредит труду.

Проводить совещание необходимо в одно и то же время. Сотрудники должны прибыть в офис заранее и не опаздывать. Настроиться на работу нужно до и во время собрания, чтобы сразу же начать работу по завершении планерки. Каждый менеджер должен заранее подготовиться к планерке, определить цели на день и посчитать все показатели, чтобы не отнимать время у всего коллектива в процессе совещания и не отвлекаться самому.

Если вы решили проводить собрание в игровом формате, выделите для этого примерно 45 минут. Это больше, чем для обычной планерки, но очень эффективно для работы коллектива и финансовых показателей компании.

Правило 3. Энергичность

Утреннее совещание задает настроение сотрудникам на весь день.

Если проводить нудную и неинтересную планерку, то и положительного эффекта от работы в этот день не будет. Выдавайте информацию четко и интересно, не позволяйте коллективу уходить от темы или спрашивать о том, что не касается общей работы команды.

На планерке стоит говорить только о том, что относится ко всем сотрудникам. Такое мероприятие – это коллективный труд, а не просто время отсидеться.

Правило 4. Обучайте своих менеджеров постоянно

Каждый раз в конце рабочего дня узнавайте у менеджеров, как прошла работа – какие трудности возникли, какие возражения от клиентов не удалось преодолеть. Суммируйте информацию, чтобы проводить часть утренней планерки, разбирая ситуацию с коллективом.

Сперва пусть сам менеджер опишет возникшую проблему. После этого вкратце повторите теорию по этой теме, например, раздел аргументации. После этого устройте мозговой штурм в процессе игры: роль клиента возьмет на себя менеджер, столкнувшийся со сложностью, а остальные подчиненные предлагают варианты решения проблемы.

Проводить обсуждение нужно так, чтобы каждый работник принял участие в поиске решения. Вам не нужно самостоятельно и каждый раз объяснять, как справиться с трудностью, пусть команда сама найдет выход с помощью взаимодействия друг с другом.

Такой подход с ежедневным обучением даст возможность менеджерам постоянно совершенствоваться и не бояться столкнуться с проблемой.

Правило 5. Постоянно контролируйте запланированное

Правило предельно понятно из названия. Если перестанете контролировать работу менеджеров, эффективной работы вы не увидите.

Правило 6. Мотивация команды

Проводя планерку, сообщайте не только общие результаты за предыдущий день, но и выделяйте менеджеров с лучшим и худшим показателем. Это не скажется негативно на работе сотрудников, а лишь даст стимул работать так же хорошо или исправиться, если вчера что-то не удалось.

Важно отмечать не только количественные показатели, но и качество работы. Похвалите менеджеров, которые лучше остальных общались с клиентом. Вы можете самостоятельно прослушать разговоры работников или же обратиться за отчетом в отдел контроля качества.

Правило 7. Конкретность в планах

Планируя свой день на утреннем совещании, менеджер должен определиться, какие продажи совершит, с кем встретится, какую оплату получит. Необходимо привыкнуть проводить мероприятие таким образом, чтобы менеджеры всегда выдавали эти данные в конкретных цифрах и названиях организаций. Пусть менеджер четко назовет те компании, в которые позвонит и в которые поедет, даже если на сегодня у него не запланировано конкретных ответов от клиентов.

Кроме того, дневной план должен быть частью цели на месяц. Иными словами, если план продаж на месяц составляет 500 000 рублей, то продажник не может планировать получить за день 15 000, так как такой темп не приведет к выполнению долгосрочной задачи.

Нужно обязательно бороться с возражениями собственных сотрудников, которые не хотят ставить себе высокую планку, ссылаясь на суеверие или простое недовольство. Приучайте работников ставить амбициозные цели.

Не стоит забывать, что план должен быть реальным и выполнимым, а не сказанным просто так. Менеджер должен понимать, что задача, поставленная на день, реальна, и стремиться ее реализовать.

Правило 8. Проверьте готовность всей команды

До того как отправить своих подчиненных по местам, проверьте их готовность. Речь идет как о внешних ресурсах (материалы для презентации, визитки, телефонные базы и прочее), так и внутренних, «человеческих» – у всех ли соответствующее настроение или с кем-то нужно дополнительно поработать отдельно, чтобы мотивировать на продуктивную деятельность.

Правило 9. Мощный призыв к действию в конце планерки

Для завершения планерки придумайте яркую мотивирующую фразу, которая послужит сигналом для начала работы – например «За дело!», «Вперед!» и тому подобное.

Такая фраза послужит якорем, который будет дополнительно заряжать энергией коллектив.

Правило 10. Визуализация

Чтобы проводить планеру с большей результативностью, обязательно нужно оформить доску, на которую будут прикреплены результаты совещания и рейтинг, чтобы сотрудники видели общие достижения, свой показатель и то, насколько они близки к выполнению месячного плана.

Как проводить планерку каждую неделю

Если вы хотите проводить планерку эффективно, необходимо учесть два условия. Прежде всего, время, отведенное на совещание – оно не быть долгим, приблизительно полчаса. Второе – записи во время планерки. Цели, которые озвучивают руководители, должны быть обязательно записаны.

Еженедельная планерка состоит из четырех этапов:

Этап 1. Оглашение целей компании

Проводить еженедельное собрания лучше всего, начав с повторения основной или долгосрочной цели фирмы. Например, «Благополучная компания с обширным рынком сбыта». Уже после этого называйте задачу на более короткий период – наподобие «Увеличить доход организации за этот год в 3 раза».

Этап 2. Руководители подразделений рассказывают по очереди, что они сделали на прошлой неделе для достижения цели

Проводить планерку необходимо с целью узнать конкретную информацию от руководителей о проделанной работе. Нельзя допускать общих фраз, неинформативной речи, как «Нам удалось увеличить эффективность работы отдела на 10%». В подобном случае стоит корректно спросить, какие именно меры были предприняты.

Если начальник отдела продолжает выдавать информацию общего характера, ведущий планерки должен прервать его и прямо спросить, есть ли информация, достойная для обозрения на совещании. Если нет, нужно проводить собрание дальше, передав слово другому подразделению.

Если проводить встречи подобного формата, можно четко видеть результаты работы каждого отдела компании. Кроме того, так выясняется, кто из руководителей усердно трудится на благо организации, а кто только делает вид.

Этап 3. Ставится цель на следующую неделю для всей компании, и ведущий добивается согласия у участников с этой целью

Дайте каждому руководителю возможность рассказать, что собирается сделать его отдел на этой неделе, как будет выполнять план. Намеченные задачи занесите в журнал.

Кроме того, у начальников отделов будет возможность взаимодействовать между собой: попросить что-то сделать другой отдел, если понадобились совместные усилия. После обсуждения такие цели тоже стоит записать в журнале.

Этап 4. Ведущий планерки спрашивает, готовы ли они по-настоящему достичь цели на этой неделе, и объявляет старт.

Такая форма проведения планерки помогает добиться самых положительных результатов. Руководители подразделений начинают усердно трудиться и достигать высоких показателей по своему отделу либо освобождают должность для более ценных кадров. Именно с помощью таких собраний можно понять, кто из коллег прилагает максимум усилий, а кто только создает видимость.

Мнение эксперта

Лучший вариант проведения еженедельных планерок - многоуровневый

Владимир Киселев ,

генеральный директор, партнер ЗАО «Компания ШЕРП» в Москве

Еженедельные планерки – обязательные мероприятия для каждой компании, на которых рассматриваются и обсуждаются итоги работы и ставятся цели для следующей недели. Лучше всего проводить собрания по каждому уровню. Сначала совещаются руководители отделов и Генеральный Директор, а уже после проводятся планерки в каждом отделе с его непосредственным начальником. На второстепенных планерках руководители могут также объявить информацию, которая относится ко всей компании и каждому сотруднику.

Важно проводить планерку не только в строгих рамках заявленной темы, но и дать возможность сотрудникам узнавать интересующую информацию и обсуждать рабочие вопросы. Роль подобных встреч очень велика: так коллектив узнает о новых целях, изменениях в плане или иных новостях. Генеральный директор должен проводить встречи с сотрудниками, которые не участвуют в еженедельных планерках, 1 раз в месяц или квартал.

Как проводить планерки, используя творческий подход

1. Выберите необычное место

Проводить собрания можно не только в офисе. Поищите красивое место в вашем городе, набережную, пешеходную улицу или кафе. Главное, чтобы вы могли быстро туда добраться с работы и на работу.

Место, которое понравится коллегам: кофейня, набережная, парковая зона. Единственный нюанс – место должно располагаться близко с офисом, чтобы все могли быстро добраться.

2. Назначьте нестандартное время

Попробуйте проводить совещания не утром, а, например в обед (только не оставляя коллектив без еды) или за 30 минут до конца рабочего дня (это ускоряет темп работы!).

3. Используемые материалы

Выдайте канцелярию не всем участникам, а комплект бумаги и ручку на 2-3 человека. Таким образом, они сами решат, кто и что будет писать.

4. Заберите у всех телефоны перед началом планерки

Хорошее решение – проводить встречу, исключив отвлекающие факторы. Поначалу это вызовет некоторое смущение и растерянность, но зато потом значительно повысит концентрацию и вовлеченность участников в решении задач.

5. Измените формат проведения

Проводить планерку можно по телефону или Skype, чтобы разнообразить привычный ритм, когда все привыкли сидеть в совещательной комнате.

Мнение эксперта

Может ли быть эффективной планерка с сигарами, кальяном и виски

Николай Новоселов ,

директор компании ArtNauka, Москва

Исходя из личного опыта, могу сказать, что увеличение количества планерок негативно сказывается на продуктивности компании. Мы попробовали проводить «день офисной тишины» и убедились, что такой подход дает лучший результат, чем сама планерка. К сожалению, нам такой метод полностью не подходит, мы не можем проводить день без совещаний каждую неделю, так как занимаемся в области ивента.

Участвовать в планерке нравилось бы сотрудникам больше, если проводить встречи с сигарой и пить виски. В такой почти неформальной обстановке коллеги могут рассказать гораздо больше и честно выражать свое мнение. Я не опасался того, что в коллективе появится панибратство, если проводить такие планерки. Отношения между сотрудниками не изменились, люди просто стали более раскрепощенно чувствовать себя, высказывать мнение о ситуации и давать дельные советы.

Как проводить планерки, используя опыт успешных компаний

Грамотно проводить встречи с коллективом – это не всегда значит организовывать планерки обычного формата, когда все собираются и сидят в креслах. В современных компаниях, в которых быстро приживаются нестандартные методы, все чаще стараются проводить собрания стоя. Совещания «на ногах» помогают избавиться от пустых затянутых разговоров, услышать только самую важную информацию.

Atomic Object, компания по разработке ПО, давно решила проводить собрания «на ногах». Благодаря такому креативному формату руководство добивается максимальных результатов: отсутствие ненужных рассуждений, четко поставленные вопросы и корректные ответы. Практика показывает, что совещания, проводимые стоя, занимают не больше 7 минут – коллектив планирует день, слушает поручения и сразу начинает трудиться. Если проводить планерки подобной формы, у сотрудников не будет возможности расслабиться, и придется действовать и говорить активнее.

The Wall Street Journal сообщает, что еще во времена I Мировой войны было принято проводить короткие планерки, так как медлительность была недопустима. Позже подобный формат перешел в бизнес, в котором была необходимость ускорить взаимодействие и обмен информацией.

Польза нового формата совещаний была доказана научно. Ученый исследователь Ален Блюдорн из Университета Миссури выяснил, что проводить планерку стоя – значит отнять у сотрудников меньше времени, но добиться если не лучших, то абсолютно аналогичных результатов в сравнении с обычными собраниями.

По результатам опроса VersionOne , проведенного в 2011 г., около 80% сотрудников из 6 000 опрошенных подтвердили, что в их компаниях каждый день принято проводить короткие планерки.

Помимо планерок «на ногах», западные компании придумали и другие нововведения для более эффективной работы.

Например, в компании Facebook решили проводить короткие планерки за 15 минут до перерыва, тем самым изначально устанавливая продолжительность совещания. Сотрудники утверждают, что подобный метод приносит хорошие результаты: люди говорят кратко и только по теме.

Если необходимо бороться с дисциплиной в компании, уменьшить число опозданий, необходимо проводить короткие совещания. Опоздавших лучше не приглашать к обсуждению, так как, не зная части информации, они будут мешать проводить собрание и затягивать время, задавая ненужные вопросы.

В компании Adobe Systems решили проводить планерки и параллельно бороться с опозданиями. Здесь даже предусмотрели штрафные санкции для тех, кто приходит не вовремя. Потерянное по вине опоздавших время приравняли ко времени, которое могло пойти на разработку программ. Так штраф за каждую задержку составляет $1.

Компания Steelcase изобрела собственную особенность – сигналом начала собрания служит композиция Элвиса Пресли – "A Little Less Conversation" или «Поменьше болтовни».

Если у сотрудников организации нет времени проводить не только обычную, но и короткую планерку, можно проводить собрание с помощью средств связи. В подобных случаях можно выбрать общение в чате или по электронной почте компании, чтобы передать основную необходимую информацию коллегам. При этом проводить собрания «на ногах» все равно эффективнее, чем любые другие планерки.

Информация об экспертах

Асмик Геворгян , генеральный директор и совладелица сети магазинов «Провокация», Москва. ООО «Провокация-продакшн». Сфера деятельности: производство и реализация одежды и аксессуаров с провокационными принтами. Территория: головной офис – в Москве; производство – в Твери; торговые точки и магазины – более чем в 100 городах России, Белоруссии, Украины и Казахстана. Численность персонала: 55 (в головной компании).

Дмитрий Гришин , председатель совета директоров и сооснователь Mail.Ru Group, Москва. Дмитрий Гришин возглавляет совет директоров с марта 2012 г. В 2005 году стал одним из соучредителей Mail.Ru Group, где с ноября 2010 г. по октябрь 2016 г. занимал пост генерального директора компании (Россия). Дмитрий работает в Mail.Ru с 2000 г.; в 2001 году был назначен техническим директором компании, с 2003 по 2010 занимал пост генерального директора. Окончил факультет робототехники и комплексной автоматизации Московского государственного технического университета им. Н. Э. Баумана. В 2012 г. основал GrishinRobotics, венчурную фирму для инвестиций в потребительскую робототехнику по всему миру.

Владимир Киселев , генеральный директор, партнер ЗАО «Компания ШЕРП», Москва. Владимир Киселев – Генеральный Директор и старший партнер консалтинговой «Компании ШЕРП» с 2000 года. В сфере управления персоналом работает с 1996 года, с 1998 года возглавлял службу управления персоналом крупного многопрофильного холдинга. ЗАО «Компания ШЕРП» существует с 2000 года, занимается формированием высокоэффективных управленческих команд и развитием бизнеса клиентов, используя инновационную авторскую технологию.

Николай Новоселов , директор компании ArtNauka, Москва. ИП Новоселова Т.А. (ArtNauka). Сфера деятельности: проведение шоу, тимбилдингов и презентаций, основанных на научных экспериментах. Территория: головной офис – в Москве, восемь представительств в России. Численность персонала: 10. Количество шоу в год: 340.

Многочасовые истощающие психику служебные совещания - не миф, не гротеск и не герои анекдотов. Реалии сегодняшней жизни таковы, что до 50% рабочего времени уходит на пустопорожнюю болтовню, не приносящую никаких результатов. Ускоряющаяся жизнь диктует новые правила офисной культуры, проведение быстрых и результативных совещаний - часть корпоративной этики.

Что такое служебное совещание?

Можно ли отнести пятиминутку, планерку, собрание к разряду служебных совещаний? Какие цели преследует такой формат коллегиальной работы? Каковы общепринятые методики его проведения и как добиться наивысшей результативности после окончания совещания?

Деловое совещание - формат работы в компании, преследующий цель регулярного планирования и контроля исполнения намеченных дел всех служб организации. Это эффективный инструмент управления персоналом и получения от сотрудников быстрой обратной связи. Правда, этот инструмент работает успешно лишь в умелых руках грамотного руководителя.

Прежде чем ввести в рабочий режим подобную форму общения с сотрудниками, обычно издается соответствующий приказ, который каждый участник совещания получает под роспись для ознакомления и выполнения. В теле приказа указываются цели, задачи, время и даты служебных совещаний, а так же перечень участников, регламент и структура повестки дня.

Генеральная цель проведения служебных совещаний - привлечение к управлению и процессу принятия решений сотрудников, служб и подразделений, как руководителей, так и линейный персонал.

К служебным совещаниям относятся планерки, оперативки, пятиминутки, на которых согласовывается вектор развития компании в целом и разрабатывается тактика и стратегия предприятия, ставятся конкретные задачи. На планерках решаются текущие вопросы, своего рода напоминания, сверка генерального курса. Оперативка - быстрая встреча для разрешения какой-то проблемной или конфликтной ситуации в коллективе. Главная цель делового совещания - постановка и решение новых задач.

Если в компании начинается путаница в этих понятиях, эффективность затрат рабочего времени неуклонно стремится вниз.

Главные ошибки при проведении служебных совещаний

Неэффективное совещание выдает незрелость руководителя и/или организатора такого формата общения сотрудников. В любом деле нужен опыт и умения, способные донести до работников генеральную линию компании, получить от них наибольшую отдачу.

Главный сигнал неумелого проведения совещания - обоюдная неудовлетворенность результатами: руководитель ждет ответных действий от подчиненных, те, в свою очередь, хотят получить самые выгодные условия для себя. Однако при этом на совещании так никто, ни с кем, ни о чем не договаривается.

При этом развивается офисная болезнь - лицемерное изображение заинтересованного участия в деловых совещаниях, которые, по сути, являются пустой болтовней, обсуждением офисных сплетен. Для наемных сотрудников подобные мероприятия носят развлекательный характер, появляется еще одна возможность не работать, не выполнять ежедневные рутинные обязанности.

Довольно часто после подобного регламентированного трёпа руководитель начинает требовать с сотрудников результаты, происходит конфликт интересов, за которым следует увольнение наемных работников, иногда целыми отделами.

Одна из самых частых ошибок при проведении служебных совещаний - неструктурированная подача решения руководителя, когда вместо мозгового штурма, топ-менеджер выставляет завышенные требования, а коллектив, неспособный их выполнить, в свою очередь, выдвигает причины, по которым предложение выполнить невозможно.

Происходит это потому, что часто руководитель сам не знает, что хочет, и не ищет путей достижения нужных результатов.

Секреты эффективных совещаний

Чтобы совещание прошло с наивысшей эффективностью и принесло существенные результаты, инициатору проведения этой коллегиальной формы работы нужно знать некоторые секреты.

Постановка цели совещания. Любое дело начинается с правильной постановки цели. Перед тем, как собрать сотрудников на деловое совещание, организатору необходимо ответить на ряд вопросов:

Целесообразность проведения совещания;

Корректный регламент и точная тема;

Маркеры, по которым можно будет судить об эффективности проведенного мероприятия.

Руководитель - стратег, который способен поставить четкую и конкретную задачу. Подчиненные - специалисты, которые знают, какими инструментами необходимо пользоваться для претворения в жизнь поставленных задач.

Назначение ответственных за проведение совещания. Любое деловое совещание проходит по стандартным законам жанра - сначала проводится тщательная подготовка, назначение лиц, ответственных за приглашение сотрудников, за сбор ожиданий и предложений, ведущих каждого пункта повестки дня, исполнителей и секретарей, фиксирующих этапы совещания, заполняющих протоколы и отчеты.

Оптимальный подбор участников. От тех, кто будет принимать участие в служебном совещании, во многом зависит успех его проведения. Недопустимо привлекать к таким мероприятиям некомпетентных сотрудников, способных увести мероприятие в другую сторону. Подбор специалистов, готовых к обсуждению вопросов, поднимаемых на служебном совещании, необходимо поручить грамотному организатору-стратегу.

Установление регламента. Деловое совещание, в зависимости от решаемых вопросов и величины компании, обычно укладывается в рамки нормативной продолжительности - от тридцати минут до двух часов. Планерка должна закончиться через пять-десять минут, а оперативка - в течение сорока минут - часа.

Подготовка плана совещания. До начала открытия делового совещания каждый участник получает подробный план повестки дня, отчетные материалы, согласно которым может подготовить свои вопросы и/или отчеты.

Примерная структура повестки дня. Этот документ может включать в себя основные пункты, связанные с оперативным, тактическим и/или стратегическим управлением в компании. В структуру повестки дня обычно включают конкретный перечень задач, продиктованных планами предприятия, и способы их решения. Кроме этого, на повестке дня могут стоять дополнительные задания, которые желательно выполнить в ближайшее время.

Проведение совещания. Чтобы деловое совещание было проведено максимально эффективно и не превратилось в затянувшийся беспредел, начинать его нужно точно вовремя, переходить от вопроса к вопросу быстро, без раскачки. Необходимо подводить промежуточный итог после каждого обсужденного вопроса, обозначив точное время и дату, ответственных сотрудников за исполнение. При этом нужно сократить дискуссии до минимума, допустив только уточнения при разработке решений.

Замеры эффективности. Каждое проведенное совещание должно быть проанализировано на соответствие поставленным целям и задачам. Эффективность совещания измеряется соразмерностью желаемого результата по отношению к затратам, необходимым для его выполнения.

Контроль и анализ. После того, как достигнута эффективность проведения делового совещания, необходимо проконтролировать результат и провести тщательный анализ. Умение все данные замерять, анализировать и контролировать - качество мудрого руководителя, способное вывести компанию в лидеры рынка.

На заметку умному руководителю

Деловое совещание лучше всего проводить в начале дня, когда сотрудники способны генерировать грамотные варианты решений.

В кодексе корпоративной этики должен быть прописан алгоритм, график проведения совещаний и его частота, регламент, цели и задачи. Лучше всего такое совещание проводить по понедельникам, когда нужно поставить мини-задачи на неделю и подвести итоги прошедшего отчетного периода.

Каждый сотрудник должен знать время, место и дату проведения регулярных деловых совещаний и быть к ним готовым. Этот пункт лучше всего отразить в должностных обязанностях каждого сотрудника, указав степень его ответственности и участия. Такова этика служебных отношений, нарушение которой влечет за собой серьезные болезни коллектива.

В рамках проведения совещаний довольно часто наступает сопротивление со стороны сотрудников, которое необходимо вовремя диагностировать и умело снять, не доводя до саботажа и внутреннего конфликта интересов. Если в компаниях с авторитарным стилем управления подобного сопротивления на совещаниях не встречается из-за боязни или неуверенности, его нужно искусственно спровоцировать. Иначе в процессе выполнения и решения поставленных задач могут возникнуть серьезные неполадки, вызванные нелояльностью сотрудников к компании.

Чтобы предотвратить подобную практику, необходимо минимизировать проблемы на этапе выбора цели и постановки задачи подчиненным. Для этого необходимо раздать «всем сестрам по серьгам», то есть занять персонал важными делами: кому-то поручить трудные этапы разработки и внедрения проекта, другим - делегировать контроль за исполнением, третьих мотивировать на «подвиги» путем повышения авторитета в коллективе, назначив временно исполняющими обязанности линейного руководителя или демотивировать особо рьяных сотрудников.

Ответственность сотрудников за выполнение поставленных задач необходимо распределять так, чтобы их можно было комфортно контролировать. На каждом совещании необходимо подводить итоги и отмечать особо отличившихся сотрудников и наказывать провинившихся и саботирующих работу при всем коллективе. За спиной работников никаких обсуждений и решений нельзя допускать, поскольку мгновенно появляется опасность вспышки внутрифирменных конфликтов.

Каждому руководителю полезно знать отличия служебных совещаний, планерок и оперативок от мозгового штурма, обмена мнениями, дискуссий. И тот, и другой формат управления предполагает получение обратной связи, однако разными путями. Деловые совещания - это технология управления людьми и постановка тактических и стратегических задач, а формат дискуссии - неформальное общение, маркер того, что руководитель неопытен и не умеет управлять ходом совещания, направлять его в нужное русло.

Кроме этого, деловое совещание делится на:

Инструктивное, когда руководитель раздает точные инструкции и получает обратную связь от подчиненных;

Оперативное, в рамках которого решаются текущие задачи;

Проблемное, когда разбирается какая-то проблема коллектива и разрабатывается поэтапный план выхода из сложившейся кризисной ситуации.

Многие современные компании грешат путаницей деловых форматов, затягивая коллектив в пучину неразберихи, конфликтов и обсуждений совсем нерабочих вопросов. Структуризация формата - часть культуры, которая подчиняется строгим корпоративным стандартам.

Оценка эффективности деловых совещаний

Как понять, что деловое совещание проведено грамотно и предельно эффективно? Необходимо ответить на следующие вопросы:

Достигнуты ли цели, поставленные перед проведением мероприятия?

Вся ли повестка дня рассмотрена? Все ли вопросы обсуждены?

Уложились ли в отведенный регламент?

Все ли решения доведены до исполнителей?

Правильно ли исполнители поняли свои задачи и сроки их выполнения?

При ответах на эти вопросы возникнет количественная составляющая - сколько человек задействовано в решении вопроса, сколько рабочих часов им необходимо для выполнения заданий, сколько необходимо денег для этого и так далее. Количественный маркер - хороший инструмент для анализа эффективности в динамике и сравнения с прошлыми периодами.

Как правило, эффективно проведенные совещания, когда все цели достигнуты в нужное время, приносят ощутимые результаты.

Провести высокоэффективное совещание - настоящее искусство, где руководитель вступает дирижером, секретарь - первой скрипкой, а весь коллектив - целым оркестром. От тщательной подготовки и грамотного проведения делового совещания зависит какую партитуру будет исполнять этот живой организм - классическую музыку, способную вызвать восторженные эмоции и вдохновить на будущие победы, либо какофонию звуков, убивающую все вокруг.

Умных вам управленческих ходов, господа!

Жанна Пятирикова специально для бизнес-портала BZZN.ru

Предыдущая статья: Чему равна скорость света Следующая статья: Углерод — характеристика элемента и химические свойства