Hogyan írjunk helyesen feljegyzést egy beszerzéshez. Utasítások: készítsen feljegyzést

A belső feljegyzés olyan belső dokumentum, amelyen keresztül a munkavállalók közötti kommunikáció hivatalos írásos formában történik. Tartalma instrukciókban, egyes feladatok elvégzésében stb., azaz munkavégzésben merül ki. Annak ellenére, hogy a feljegyzés írása nem nehéz dolog, és nem szabályozzák túl szigorú szabályok, ennek ellenére ismernie kell ezeket. Ebben a cikkben megvizsgáljuk a dokumentáció összeállításának eljárását, típusait stb.

Jellegzetes

A feljegyzés tájékoztató jellegű, utalás jellegű, ami azt jelenti, hogy bizonyos értesítéseket, üzeneteket, utasításokat stb. tartalmaz. A benne felvetett kérdések arra a konkrét munkavállalóra vonatkoznak, akinek elküldik. Más szóval, a feljegyzés egy kommunikációs eszköztár egy vállalaton belül.

Megjegyzés: a feljegyzés kötelező jellegét nem állapították meg. Ez egy kiegészítő dokumentum, bár ez alapján utasításokat és utasításokat lehet készíteni.

Gyakorlat

A feljegyzés gyakran használt dokumentumnak minősül, ugyanakkor nem szerepel a hivatalosan minősített vezetői papírok listáján. Széles körben elterjedt, horizontális szintű kommunikációvá válik: vagyis az egyik részleg alkalmazottja állítja össze, hogy egy másik részleg alkalmazottja felé kérést vagy javaslatot közvetítsen.

Fontos: azoknak a vezérlőobjektumoknak az állapotának, amelyek között szolgáltatási megjegyzésen keresztül történik a kommunikáció, egyenértékűnek kell lennie. Ellenkező esetben a dokumentum nem hivatalos feljegyzésnek, hanem jelentésnek minősül.

Felhasználási célok

A munkahelyi feljegyzés különféle esetekben használható.

Íme néhány példa:

• munkavállalói bónuszokhoz;
• alkalmazottat üzleti útra küldeni;
• üzenet a logisztikai osztálynak a berendezés meghibásodásával kapcsolatban;
• bármely más osztály vezetőjének értesítése a biztonsági vezetőnek arról, hogy illetéktelen személyeket (nem alkalmazottakat) kell beengedni a cég épületébe, az okok megjelölésével;
• a számviteli osztálynak küldött feljegyzés formájú kérelmet anyagi források elkülönítésére bizonyos szükségletekre stb.

A feljegyzések elkészítésének egyedi esetei

Bár a feljegyzés belső papírnak minősül, ennek egyik fajtája a tanúsító bizottságnak küldött dokumentum. A jegyzetek kizárólag munkahelyi kommunikációra való használata azonban még mindig gyakoribb.

Hogyan írjunk feljegyzést?

A feljegyzés írásának alapvető szabályai ugyanazok, mint bármely más esetében. Ezek közé tartozik egy A4-es lapra való írás, utasítás, hogy kitől és kinek küldje, dátummal és aláírással ellátott igazolás. De hogyan írjunk olyan feljegyzést, amely minden követelménynek megfelel?

• közepére (a lap bal oldalán található hely is megengedett) írja be a dokumentum megfelelő nevét;
• Két lehetőség van a dátum írására - mind teljesen arab számokkal, mind a hónap szavakkal történő feltüntetése;
• a címben a főfejléchez rövid leírást adhatunk a dokumentum tartalmáról;
• a feladóra és a címzettre vonatkozó adatoknak teljesnek kell lenniük: keresztnév, vezetéknév és családnév, annak a beosztásnak és részlegnek (részlegének) teljes neve, amelyhez ez a pozíció kapcsolódik.

A feljegyzés írásának kérdésére adott válasz nemcsak a dokumentum részleteit és attribútumait tartalmazza, hanem azt is, hogy mi legyen a tartalma.

A szóban forgó dolgozat nem igényli a probléma lényegének nagyon száraz és hivatalos nyelvezetű bemutatását – megengedett azonban a szabad narratíva, amely kifejezetten tükrözi az írás okát.

A tartalom általában két részre oszlik. Ezek közül az elsőt preambulumnak nevezik. Röviden szól arról, hogy mi késztette az írót a feljegyzés megírására és egy adott alkalmazottnak való elküldésére.

A második rész a fő résznek tekinthető, ez is nagyobb, mint a preambulum. Ez a szöveg magában foglalja a kérelem vagy javaslat nyilatkozatát. Hozzáadhatja a helyzetelemzést, a következtetéseket és az eredményeket.

Forma

Egyes cégek, amikor megkérdezik, hogyan írjanak feljegyzést, egyszerűen egy speciális űrlapot bocsátanak alkalmazottai rendelkezésére. De meg kell jegyezni, hogy ez nem kötelező egységesítés - a GOST csak tájékoztató jellegű rendelkezéseket tartalmaz (a betűtípusokra, a méretre és a térközre vonatkozóan), jóváhagyott modell nélkül. Ha azonban ez egy adott cégnél létezik, akkor jobb, ha ragaszkodunk ehhez.

Iroda és feljegyzések

Kicsit feljebb a jegyzetben szerepelt, hogy miben különböznek a hivatalos feljegyzések és a feljegyzések. De sokan még mindig hajlamosak összetéveszteni őket egymással.

A leggyakoribb hibák a következők:

• egy alkalmazottra vonatkozó feljegyzés az alkalmazotttól a főnökhöz (sőt, feljegyzés);
• a fizetésemelésekről;
• az előléptetésről.

Az utolsó kettő nem vízszintes, hanem vertikális szintű keringést jelent, ami tagadja a jegyzet definícióját.

Fontos: a feljegyzések jelentésekre és magyarázó megjegyzésekre való felosztása eleve helytelen.

Bejegyzés

Minden hivatalos feljegyzés be van jegyezve a nyilvántartásba. Attól függően, hogy az egyes cégeknél hogyan van megszervezve a dokumentumfolyamat, ezt vagy az, aki a papírt összeállította, vagy az, aki megkapta, megteheti. Mindenesetre ez abból adódik, hogy a jegyzethez egyedi számot rendelnek, amelyet fel kell tüntetni a szövegében.

Minta emlékeztető

"Értékesítési osztály, az Informatikai részleg igazgatója, V. A. Kutsak
Szerviz emlékeztető
№ 19-43/102
2015. április 13-tól
A számítógép állapotának teljesítményének teszteléséről
2015.10.04-től az értékesítési osztály alkalmazottja, Maksimenko R.D. személyi számítógépe rendszeres meghibásodásokat tapasztal, nevezetesen: újraindítás a PC parancs kiadása nélkül, problémák a be-/kikapcsolással, valamint a képernyő villogása. A leírtakból kifolyólag kérem, hogy osztálya szakemberei végezzék el a szükséges diagnosztikát a problémák okainak feltárása, illetve eredményes elhárítása érdekében. Javaslom a tesztelés eredményét írásban dokumentálni, a további teendők összefoglalásával: a gép javítása vagy cseréje.

Tegyük fel, hogy kiderül, hogy a számítógép nem javítható. Ebben az esetben feljegyzést adunk ki a berendezés leírásáról.

Példa egy megjegyzésre a berendezés leszereléséhez

"Értékesítési osztály, az anyag- és műszaki osztály igazgatója, M. A. Oleynik
Szerviz emlékeztető
№ 21-45/104
2015. április 16-tól
Egy nem működő számítógép kiírásáról
2015. április 10-től rendszeres meghibásodások léptek fel az értékesítési osztály alkalmazottjának, R.D. Maksimenko személyi számítógépén. Ennek eredményeként az informatikai osztály szakemberei által végzett diagnosztika a következőket mutatta: a számítógépet nem szabad tovább használni. Ezzel kapcsolatban kérem a fenti berendezések leírását üzemképtelenség miatt.

Osztályvezető L. A. Kudrjavcev"

Ezen kívül szüksége lesz még egy megjegyzésre - a leszerelt berendezések cseréjéhez.

Megjegyzés a berendezés cseréjéhez

"Értékesítési osztály, az anyag- és műszaki osztály igazgatója, M. A. Oleynik
Szerviz emlékeztető
№ 22-46/104
2015. április 17-től
Az elromlott PC cseréjéről
Az osztályszakértő, R. D. Maksimenko személyi számítógépe leírásra került, működésképtelensége miatt cserére szorul (2015. április 15-én kelt 20-44/103 sz. irat szerint). Kérjük, olyan új berendezést biztosítson, amely megfelel a leállított berendezés paramétereinek. A teljesítésről kérem írásban értesíteni. A jegyzethez mellékeljük az informatikai osztály jelentését az elvégzett diagnosztikáról és annak eredményeiről.

Osztályvezető L. A. Kudrjavcev"

Végül

A feljegyzés írása általában nem okoz problémát. Ez a belső dokumentum meglehetősen gyakori kommunikációs eszköz a különböző vezetési szintek között. Feltételes akadályokat csak a feljegyzések és a hivatalos feljegyzések „összetévesztése” okozhat (a cikk jelzi, hogy ezek miben különböznek).

Egyes cégeknél a hivatalos feljegyzések elkészítése kizárólag a beírt és jóváhagyott sablon szerint történik (ebben az esetben jobb, ha speciális nyomtatványokat raktároz fel számukra), máshol több mint ingyenes.

A dokumentum összeállításakor ugyanazokat a szabályokat kell követnie, mint a többi papír esetében - betűtípus és térköz a GOST szerint, dátum és aláírás a megjegyzés érvényességéhez.

Általánosságban elmondható, hogy a feljegyzés egy nagyon kényelmes eszköz, amelyet nem nehéz elsajátítani, és helyes használat esetén megfigyelhető egy szervezeti csapat összehangolt és világos munkája. Segít fenntartani az összefüggő kapcsolatot az osztályok között, és erősíti az általuk alkotott struktúrát.

A feljegyzés az írásbeli kommunikáció egyik formája a vállalkozásoknál. Ez az üzleti levelezési eszköz különösen népszerű azoknál a cégeknél, ahol sok különböző szintű részleg működik, és elég nehéz mindent ellenőrizni. De még a kisvállalkozásokban is gyakran érdekli az embereket, hogyan kell helyesen írni egy feljegyzést. Egy ilyen jelentés mintája eltérő lehet, attól függően, hogy milyen célból készült.

A jelentések összeállításának okai és céljai

Bármely alkalmazott írhat feljegyzést. Általános szabály, hogy mindig két részből áll. Az elsőben minden tényről vagy eseményről értesítik a vezetést, a másodikban pedig a munkavállaló kéréseit, javaslatait és minden egyéb kérését egy felettes kollégának.

Érdemes megfogni a fogantyút, ha:

• olyan jogsértéseket követtek el, amelyek előre nem látható cselekményeket idéztek elő, vagy amelyek ahhoz vezethettek;
• vezetői beavatkozásra van szükség, például nincs elegendő anyagi és technikai erőforrás egy projekt befejezéséhez;
• az egyik alkalmazott nem jelent meg a munkahelyén, vagy kábítószer/mérgező/alkohol hatása alatt jelent meg;
• javaslat volt bizonyos alkalmazottak jutalmazására a kiemelkedő eredményekért vagy egyéb teljesítményekért;
• valakit üzleti útra kell küldeni;
• vissza kell hívni a munkavállalót a szabadságról vagy a törvényes szabadnapról;
• minden olyan helyzet, amelyben vezető nélkül nem lehet döntést hozni.

Hogyan írjunk feljegyzést (minta a GOST szerint)

A vállalatoknak lehetőségük van az írásbeli kommunikáció sokféle formájára belépni minden olyan szervezeti és pénzügyi jellegű eseményről vagy kérdésről, amely a felső vezetés beavatkozását igényli. De nincsenek egységes nyomtatványok az ilyen értesítésekhez.

Ami a szolgáltatási jelentést illeti, ez egyfajta jelentés. Mint ilyen, ennek a dokumentumnak a formája szintén nincs jóváhagyva, de meg kell felelnie a GOST 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésének követelményei." Vagyis a következő részleteket kell tartalmaznia:

• a szervezet vagy szerkezeti egység neve, valamint annak a személynek a megjelölése, akinek a fellebbezést elküldték;
• a dokumentum neve;
• szöveg - mit kell pontosan közölni a vezetőséggel;
• dátum, aláírás és szükségszerűen a jelentés készítőjének pozíciója.

Meghatároztuk a kötelező követelményeket, most nézzük meg, hogyan készül a feljegyzés.

1. példa

A dokumentumok ilyen típusú elrendezését szögletesnek nevezzük. De más módon is felhelyezhetők a lapra.

2. példa

A képen a részletek hosszirányú elhelyezése látható. És mindkét lehetőség helyes lesz.

De még akkor is, ha cége teljesen más módon készíti el a dokumentumokat, ne aggódjon, ez is helyes lesz, mivel a tisztviselők nem írtak elő kötelező űrlapot.

3. példa

Szervizjegyzet – írási példa

Fejlécet írni szinte soha senkinek nem okoz nehézséget. Tisztázni kell, hogy kinek a címére küldik a dokumentumot, beosztását és vezetéknevét, kezdőbetűit (teljes kereszt- és középnév lehetséges). Ezenkívül meg kell jelölnünk a kezdeményezőt, és ha munkavállalói csoport jelentkezik, akkor a beosztásukat és a teljes nevét fel kell tüntetni.

Mi a következő lépés? Hol kezdődik a feljegyzés? „Szeretném felhívni a figyelmét...” a legkényelmesebb és legáltalánosabb lehetőség. Ez kényelmes az alkalmazott számára, mert azonnal továbbléphet üzenetének tárgyára, a vezető számára pedig - csökkenti a levél tanulmányozására fordított időt.

Maga a szöveg legyen rövid, lényegre törő, konkrét dátumok, időpontok, körülmények és információk kötelező felsorolásával. Ez megkönnyíti a felettesek számára a beosztott fellebbezésének tudomásul vételét, ellenőrzését és megválaszolását.

Az iratot alá kell írni, meg kell jelölni az elkészítési dátumot, ha vannak mellékletek, jelezni kell jelenlétüket, felsorolni.

Hozzá kell tenni, hogy minden dokumentumot szabványos A4-es lapon kell elkészíteni. Ha a jelentés szövege nagy, és nem fér el az egyik lapon, akkor másikat kell használnia. A hátoldalra írás nem ajánlott, bár elfogadható. Ha egynél több lap van, az összes többit meg kell számozni. Ezenkívül célszerű az összes lapot összetűzni, hogy egy közös dokumentumot alkossanak.

Elektronikus jelentések. Megtörténik?

Folyamatosan nő azoknak a cégeknek a száma, amelyek áttérnek az elektronikus dokumentumkezelésre. Ezért szükséges néhány szót ejteni az elektronikus jelentésekről. Természetesen létezhetnek és már léteznek, és a kialakításukra vonatkozó szabályok gyakorlatilag ugyanazok. Hacsak a felhasználók nem adják meg a címzettet és a feladót, mivel az üzenetküldő programok ezt automatikusan megteszik.

Itt fontos megjegyezni, hogy magán a vállalaton belüli belső üzleti levelezés dokumentumait valahogy el kell különíteni az általános levélhalmaztól, hogy egyértelmű legyen, hol vannak a személyes és hol a hivatalos anyagok. Már léteznek speciális programok, amelyek lehetővé teszik a jelentésekhez automatikus küldést, regisztrációt a könyvelési naplóban, válaszok, állásfoglalások küldését. Ebben az esetben a döntések meghozatalát követően minden elektronikus dokumentumot mind a feladó, mind a címzett elektronikus aláírásával látnak el.

Ha nincs általános rendszer, akkor a fellebbezést vállalati e-mailre lehet írni, amelyet általában a titkár ellenőriz. A levelet továbbítania kell a végső címzettnek. A kézbesítés biztosítása érdekében küldéskor be kell állítania az átvételi értesítéseket.

Szerviz emlékeztető egy információs és referenciadokumentum, amelyet belső üzleti levelezés eszközeként használnak. Szerviz emlékeztető a vállalkozás egy adott részlegére vagy egy alkalmazottra vonatkozóan állítják össze, amikor más osztályok, szerkezeti egységek kénytelenek bekapcsolódni a probléma megoldásába. A belső feljegyzések – a feljegyzésekkel ellentétben – kommunikációs módot jelentenek az osztályok és a hivatalos státuszban egyenrangú, de közvetlenül egymásnak nem számolt alkalmazottak között.

Hogyan írjunk feljegyzést

Szerviz emlékeztetőáltalában bármilyen formában készül, de a következő adatokat kell tartalmaznia:

• a dokumentum neve, azaz „Jegyzet”;
• címzett a teljes név és a beosztás feltüntetésével datívusban;
• a feljegyzés szövege előtti cím a feljegyzés témája;
• a feljegyzés tényleges szövege, amely leírja az aktuális helyzetet és javaslatokat tesz a probléma megoldására, vagy kérést fogalmaz meg;
• a feljegyzés szerzőjének beosztása teljes névvel és aláírással;
• a dokumentum elkészítésének dátuma és száma.

Minta emlékeztető számítógép vásárlásához

Szerviz emlékeztető
05.10.2013 № 2
Moszkva

A számítógép javításáról (csere)

Szeretném felhívni a figyelmét, hogy 2013. szeptember 20. óta gyakran fordulnak elő szoftverhibák a Larisa Ivanovna Korovko értékesítési vezetőhöz rendelt személyi számítógépen.

Ezzel kapcsolatban kérem a számítógép javítását vagy cseréjét.

Minta feljegyzés a termékek kibocsátásáról

SZERVIZ MEGJEGYZÉS
2013-09-20-CN 2013.09.20

A termékek kibocsátásáról

Kérem Önt, hogy koordinálja a Voditsa TM kampányának lebonyolítását.

Az akció célja:

• a Voditsa TM gyümölcslevek kiskereskedelmi értékesítésének növekedése;
• a számszerű és minőségi megoszlás növekedése.

Akciós időszak: 2013. október-november

Régió: Alexandrovsk, Cheryomushki

Az akció résztvevői: kiskereskedelmi egységek eladói

Promóciós mechanizmus: ha egy üzlet 5 liter TM „Voditsa” gyümölcslevet rendel, 1 liter TM „Voditsa” gyümölcslevet adunk ajándékba.

A nyereményalap elosztása:
Aleksandrovsk - 400 csomag (egyenként 1 liter)
Cheryomushki - 60 csomag (egyenként 1 liter)
Hatékonyság: 30-40%-os tervezett árbevétel-növekedés.
A fennmaradó fel nem használt terméket visszaküldjük a raktárba.

A feljegyzés A4-es lapra készül, ha a szervezet nem folytat elektronikus dokumentumkezelést.

Különféle termelési és szervezési kérdések megoldására van lehetőség belső hivatalos levelezés. A dokumentáció karbantartása során különféle feljegyzések készülnek.

Ezek lehetnek jelentések, végzések stb. is. Ezek a belső dokumentumok a legtöbb esetben nagyon hasonló írásjellegűek, csak az írás végső céljától és indokától függően eltérő szervezeti és jogi természetűek.

Ha a feljegyzésnek meghatározott célja van, vagy pénzügyi források kiadásait rögzíti, akkor azt feltétlenül csatolni kell az általános számviteli kimutatásokhoz (konkrét tény alapján a számviteli osztály rögzíti és hajtja végre a kiadási és bevételi tranzakciókat).

A különféle típusú irodai feljegyzések segítik a különféle aktuális problémák gyors megoldását, és konkrét tények alátámasztó dokumentumai.

A szolgáltatási emlékeztetőket – írásmódjuktól és jellegüktől függően – meghatározott ideig kell tárolni (a futamidő 1 évtől, 3, 5 évig terjedhet, vagy tartósan is tárolható).

A feljegyzés elkészítésének követelményei

A jogszabályi keretek szerint (GOST 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésének követelményei) a feljegyzésnek rendelkeznie kell:

1. annak megjelölése, hogy a dokumentum kihez szól (tisztviselőhöz, szervezeti egységhez vagy meghatározott szervezethez);
2. a címzett neve (különös tekintettel arra, hogy kinek küldték a dokumentumot);
3. a dokumentum címe (ebben az esetben „Hivatalos feljegyzés” van feltüntetve);
4. szolgáltatási jegyzet regisztrációs száma;
5. írás dátuma;
6. a szöveg címe (példa: „Az osztály írószer vásárlásáról”, „A fegyelmi eljárásról” stb.);
7. maga a szöveg;
8. dátum és a feljegyzés összeállítójának aláírása (a pozíciót fel kell tüntetni);

Feljegyzés írásakor be kell tartania a következő szabályokat:

• minden részlet helyes feltüntetése;
• szigorúan tartsa be a hivatalos írásmódot;
• állítsa össze a dokumentumot a megfelelő sorrendben;

Aki tud feljegyzést írni

A feljegyzést mind a hétköznapi dolgozók, mind a szervezet vezetése elkészíthetik. Ez egy olyan dokumentum, amely szabályozza tárgyak összekapcsolása vízszintes vezérléssel.

Elektronikus dokumentumkezelés

A feljegyzések írásának fő céljai a gazdaságirányítással, az anyagi-technikai bázissal, az információs támogatással, a fegyelmi eljárással stb. kapcsolatos aktuális szervezeti problémák megoldása.

A vezető szervezetek gyakran használnak elektronikus dokumentumkezelő rendszert különféle adatok és tények rögzítésére: a programozók speciális programot dolgoznak ki, a szervezet munkáját bejelentkezési névvel és jelszóval regisztrálják (ezeket a HR osztály biztosítja), majd egy bizonyos szekcióba lépve. a dokumentumkezelő programban a munkavállaló kiválasztja a „Belső megjegyzés” részt, és már kitölti a hiányzó mezőket.

Az elektronikus dokumentumkezelés egyszerű használhatóságát sok cég értékelte, mert:

• az okmányszám (a kártya) automatikusan hozzárendelésre kerül;
• minden dokumentumot elektronikus archívumban tárolnak (főleg évenként);
• egy adott dokumentum kereséséhez elegendő egy minimális információkészlet ismerete;
• megtakarítás a papíron és a raktárbérlésen stb.;

Sok szervezet azonban továbbra is papíralapú médiát használ feljegyzések írásakor.

A HR osztályon gyakran vannak kész példák különböző célú feljegyzésekre, és a munkavállalónak csak fel kell vennie a kapcsolatot a felelős HR-es munkatárssal, és jeleznie kell a feljegyzés megírásának okát.

A feljegyzés mérlegelésének eljárása

A feljegyzés megírása után azt a felelős munkatársak rögzítik, majd megfontolásra eljuttatják a felelősökhöz (akik az olvasás tényét feljegyzik, és a megfelelő jegyzeteket rögzítik), majd ezt követően megküldik a címzettnek. A címzett már megtette a határozatát ("Egyetértés", "Elutasítva", "Fontolt", "Befejezve" stb. A feljegyzés megírásának céljától és az intézkedés végeredményétől függően a cég alkalmazottja kérésére).

A feljegyzések írására nincsenek szigorú törvényi előírások, de ennek ellenére minden pontot helyesen kell feltüntetni (a dokumentumáramlás általános követelményeinek megfelelően).

Példa feljegyzés írására

A Rostock LLC igazgatójának
Szameljuk Anatolij Petrovics
a Rostok LLC értékesítési vezetője
Kuznyecova Oksana Ivanovna
(meg lehet adni útlevéladatokat, lakcímet vagy munkahelyi címet, alkalmazotti létszámot, amelyet a felvételkor kapnak)
2014. december 25-én kelt
31. sz., 2014. december 25. (nyilvántartási szám)

Szerviz emlékeztető

A moszkvai üzleti út meghosszabbításával kapcsolatban a 27. számú irat 2014. december 15-i keltezésű dokumentuma szerint: az üzleti út időtartamát 2014. december 17-től 2014. december 20-ig kellett volna tartani, de a tényleges időtartam 2014. az üzleti út: 2014. december 17-től 2014. december 23-ig évfolyam, a vonatkozó szervezési kérdések megoldásához kapcsolódóan. Az elvégzett munkáról jelentést nyújtottak be a Rostock LLC értékesítési osztályának vezetőjének, Nikolai Nikolaevich Kramarnak.
Az indulási és érkezési jegyek benne vannak. Kérem, hogy ossza ki a megfelelő mennyiségű utazási költségtérítést - 10 ezer rubel összegben.

25.12.2014
A Rostok LLC értékesítési vezetője
Kuznetsova O.I. (és személyes aláírás).

Ha a jegyzet több A4-es lapot foglal el, akkor mindegyik számozott.

Bemélyedések

Papíron feljegyzés készítésekor be kell tartania a következő francia bekezdéseket:

• bal behúzás (margó) - 2,5-3,5 cm (a dokumentum benyújtásának helye);
• jobb oldali bemélyedés - 1,25-2,5 cm;
• felső bemélyedés - legalább 2 cm;
• alsó bemélyedés - legalább 2 cm;

Ha figyelembe vesszük a feljegyzés írásának általános elveit, akkor ez a dokumentum kizárólag kisegítő jellegű, konkrét tájékoztató jellegű, és ezáltal bizonyos vezetői döntést indít el.

Noskova Elena

15 éve dolgozom a könyvelői szakmában. Főkönyvelőként dolgozott egy cégcsoportnál. Gyakorlattal rendelkezem az átvizsgáláson és a hitelfelvételben. Ismeri a termelés, kereskedelem, szolgáltatás, építőipar területeit.

A hivatalos feljegyzés a modern irodai munka egyik legnépszerűbb dokumentumtípusa. A vállalat vezetése, strukturális részlegei és a szervezet alkalmazottai közötti interakció funkcióját látja el. A feljegyzés megírásához bizonyos szabályok betartása szükséges a tartalmára és kialakítására vonatkozóan. Ezen követelmények betartásával mindig hatékonyan tud információt közvetíteni kollégái és beosztottai felé.

Ebből a cikkből megtudhatja:

Miért van szükség emlékeztetőkre?

A feljegyzés az információk és referenciadokumentumok csoportjába tartozik. Ennek a csoportnak a fő célja a vállalat részlegei és alkalmazottai közötti információcsere. Egy ilyen hivatalos levél összeállításának szükségessége több esetben felmerül:

ha azonnal értesíteni kell egy bizonyos tisztviselőt egy problémáról;

javaslatokat tenni a probléma megoldására;

a tervezett intézkedések összehangolására;

Ezen túlmenően egy ilyen levél célja lehet információkérés, utasítások kiadása vagy értesítés küldése. Erre akkor van szükség, ha egy alkalmazottnak el kell magyaráznia vagy egyeztetnie kell az üzleti kérdések szempontjait a kollégáival vagy a vezetőséggel. Azokban a helyzetekben, amikor a szóbeli kommunikáció nem elegendő, és az üzenetet dokumentálni kell, hivatalos írásos dokumentum készül.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy az ilyen típusú dokumentáció nem szerepel a Vezetési Dokumentáció Összoroszországi Osztályozásában (OKUD). Az abban szereplő információk nem tartalmazhatnak utasításokat vagy utasításokat. A jelenlegi jogszabályok nem írnak elő konkrét követelményeket az ilyen hivatalos papírokra. A regisztrációs eljárás során figyelembe kell venni a szervezet sajátosságait. Főszabály szerint a társaság helyi, a hivatali folyamatokat szabályozó jogszabályában rögzítik. Ilyen cselekedet például lehet.

Mi a különbség a hivatalos, a memorandum és a magyarázó megjegyzések között?

A szöveg nem tartalmaz üdvözletet vagy végső kívánságokat. A levél a következő szavakkal zárul: „Úgy tartom... (szükségesnek, megfelelőnek stb.)”, „Javaslom...”, „Kérlek... (kiemelje ki, irányítsa stb. vagy vonja le a szükséges következtetéseket) ”

Hogyan írjunk álláslevelet?

Mint minden más hivatalos dokumentum, a hivatalos dokumentum is A4-es lapra készül. Lehet kézzel írva vagy számítógépre nyomtatva. A kezdeményező aláírását minden esetben kézzel kell írni.

Jegyzet készítése a GOST szerint: minta magyarázatokkal

Jelenleg az orosz jogszabályok egyetlen olyan jogi aktust sem tartalmaznak, amely szabályozná a hivatalos levél tartalmára és annak végrehajtására vonatkozó követelményeket. Korábban a hivatalnok különbséget tudott tenni a hivatalos levelek között, a Dokumentumtípusok és -fajták rövid szótára (amelyet az Összszövetségi Okmánykezelési és Levéltári Ügyek Tudományos Kutatóintézetének Főarchívuma dolgozott ki) definíciói alapján:

Hivatalos - tájékoztat bizonyos munkák elvégzéséről, amelyeket az egyik tisztviselő küld a másiknak;

Jelentés - a felső vezetésnek címezve, ismerteti a kérdést az összeállító következtetéseivel és javaslataival;

Az 1993. december 30-i N 299 orosz állami szabvány (OKUD) rendeletével jóváhagyott, az OK 011-93 irányítási dokumentáció jelenlegi összoroszországi osztályozójában a feljegyzés önálló típusként nem érhető el. Csak a jelentésről van szó. Ugyanakkor megemlítik a munkafegyelem megsértésével kapcsolatban, és saját egységes formanyomtatvány kódja N 0286041. Megjegyzendő, hogy a jegyzőkönyvet azért készíti, hogy az egység vezetője tájékoztassa a szervezet vezetőjét egy konkrét esetről. vezetői döntés meghozatalának ösztönzése érdekében.

A hivatalos hivatalos levelek írását azonban széles körben alkalmazzák a hivatali gyakorlatban. A hatósági dokumentáció elkészítésének egységessége érdekében javasolt az „Egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer” előírásainak betartása.

Ez a GOST kötelezi a jegyzőt, hogy a hivatalos hivatalos levél formáját használja a helyes végrehajtáshoz, és követelményeket állapít meg az ilyen nyomtatványokra:

szabványos formátum - A4 (210 x 297 mm) és A5 (148 x 210 mm);

anyag - fehér papír vagy világos színű papír;

margók: jobb - legalább 10 mm, bal, felső, alsó - legalább 20 mm.

Hivatalos levél számítógépen írásakor javasolt a Times New Roman betűtípus használata, 12-14 pontos pontmérettel és 1-1,5 pontos sortávolsággal. A szolgáltatás szövegét eredeti formájában kell kinyomtatni: foltok és javítások nélkül. Több oldal szövegének formázásakor a második oldaltól kezdve mindegyiket számozni kell. A számozáshoz az arab számokat az oldal szó és az írásjelek nélkül használjuk. A szám a felső mező jobb oldalán található.

Kötelező adatok a feljegyzés helyes végrehajtásához (lásd a mintát):

• a szerkezeti egység neve; — 1
• a dokumentumtípus neve; — 2
• létrehozás dátuma; — 3
• regisztrációs azonosító szám; — 4
• a szöveg címe; — 5
• szöveg; — 6
• címzett adatai; — 7
• a fordító saját kezű aláírása (a pozíció megjelölésével); — 8
• vízum jóváhagyása; — 9
• felbontás. — 10

Példa emlékeztetőre

Hogyan írjunk feljegyzést elektronikus formában?

Hogyan lehet hivatalos állásleveleket regisztrálni?

Az irodai munka egyik fő funkciója a gyors keresés biztosítása a szervezet dokumentumbázisában. Ez a funkció a dokumentációnak a kibocsátótól a végrehajtóhoz történő továbbításához kapcsolódik. A hivatalos iratok hatalmas skálája közötti keresés megkönnyítése érdekében általában regisztrációs űrlapokat használnak.

A feljegyzés értékes szervezeti információ hordozója. Az abban megfogalmazott kérdéskör a társaság vezetése által meghatározott adminisztratív határozat meghozatalát igényli. A döntést a vezető vagy meghatalmazottja határozatával is meg lehet formálni. Következésképpen a kézbesítési okmányokat más belső dokumentumokkal együtt regisztrálni kell.

Dokumentáció, a szervezetben elfogadott eljárásrend szerint. Az álláslevél elkészítésének szabályai a hozzárendelt azonosító szám mintáját tartalmazzák. A hozzárendeléshez általában a dokumentáció időrendi sorrendjét, a típus és szerkezeti egység betűjelét kell használni. Így például egy belső dokumentumhoz hozzárendelhető a 0204-SZ-OP szám. Ez arra utal, hogy a naplóban szereplő sorszáma 204, a cég értékesítési osztályán kiállított szervizdokumentum.

A regisztrációs szám a készítés helyén és az átvétel helyén is hozzárendelhető. Ezt a mindenkori irodavezetési utasításnak kell meghatároznia.

Külső feljegyzés áttekintése: jóváhagyás és határozat

A belső feljegyzések elbírálásának minimális időtartamát a szervezet belső szabályzata határozza meg. Az érdeklődők áttanulmányozzák a dokumentumot, majd jóváhagyó vízumot tesznek rá. Az abban tárgyalt kérdésben vezetői döntést követően a társaság vezetője meghozza végső állásfoglalását ebben a kérdésben. Ez a felülvizsgálati eljárás utolsó szakasza.

A külső hivatalos levelezés áttekintésének eljárása kicsit más. A belső dokumentációtól eltérően az ilyen típusú dokumentációt fejléces papírra állítják össze, és közvetlenül a vállalkozás vezetője írja alá. A fogadó szervezet teljes nevét az alapszabálynak megfelelően használjuk.

Ezt a dokumentumot megfontolásra benyújtják minden érdekelt félnek, aki vízumot ragaszt rá (vagy külön kérvényezőlapra). A vízum általában a vízumtiszt aláírásából és beosztásának nevéből, egy átiratból (vezetéknév és kezdőbetűk) és az aláírás dátumából áll. Ha az eredeti hivatalos megbízólevelet a fogadó szervezetnél tervezik letétbe helyezni, a vízumot az utolsó oldal hátoldalának alján kell elhelyezni. Ha az eredetit visszaküldik a kibocsátónak, a jóváhagyási jelet a másolat elülső oldalának alján kell elhelyezni. A cég saját belátása szerint (ha a helyi szabályozás rögzíti) a záradékolás történhet laponként, pl. jelöléseket helyeznek el minden lapon, beleértve a mellékleteket is.

Ha a címzettnek észrevétele van, amelyet a kézbesítési levél összeállítójával szeretne közölni, azt külön lapon megteheti, amelyet aláírva csatolnak a főirathoz.

A mérlegelés utolsó szakasza, csakúgy, mint egy belső szolgáltatás esetében, az adminisztratív döntés meghozatala a vezető által az egyik vagy másik meghozatala után. Az állásfoglalás közvetlenül az eredetire írható, vagy külön lapra készíthető. Tartalmazza a végrehajtók adatait (vezetéknevek, kezdőbetűk és beosztások), a megbízás tartalmát (ha van), a teljesítési határidőket, a vezető aláírását és a határozat keltét.

Csatolt dokumentumok:

Teszt „Mindent a jegyzetekről”.

1. A feljegyzés elkészítését a következők szabályozzák:

• GOST
• Helyi előírások

2. Mi a neve a magasabb tisztviselőnek írt feljegyzésnek?

• Jelentés
• Magyarázó
• Magyarázó

3. A feljegyzés tartalma nem tartalmazza:

• Kérések és javaslatok
• Megrendelések és megrendelések
• Az összeállító következtetései a problémahelyzetről

4. A vezetőnek a szervizkönyvben meghatározott kérdésben hozott döntése neve:

• Felbontás
• Rendelés

5. Milyen sorrendben szerepelnek a bejegyzések a naplóban?

• Időrendi
• Betűrendes
• Tetszőleges