Тайм-менеджмент молодой мамы: как справиться с делами и не сойти с ума. Научитесь организовывать информацию

Каждая женщина, пытающаяся совместить работу, хобби и семейную жизнь сталкивается с нехваткой времени. А если хобби не одно? Или помимо двоих детей и мужа, женщина тратит силы и время на создание бизнеса?

Да я и сама такая же. Муж, ребенок, кот, работаю, пишу , рисую, не хватает для полного счастья еще и на машинке мелким бисером вышивать. Хотя, каюсь, вышивала. Был в моей жизни и бисер, и посткроссинг, и еще много различных хобби и дел. Пришлось от них отказаться в тот момент, когда я поняла, что количество часов в сутках не увеличится, да и для того чтобы хорошо себя чувствовать мне требуется полноценный сон.

Поэтому, если вы страдаете от нехватки времени, хотите быть хорошей мамой, женой и делать карьеру в придачу, советую пересмотреть приоритеты в делах, как когда-то сделала это я. И примите к сведению еще несколько приемов, взятых из тайм-менеджмента, которые помогли мне найти недостающие часы в сутках.

Приемы из тайм-менеджмента:

1. Составляйте списки дел . Сколько раз я пыталась жить без них, но результат всегда был плачевным. Три пишем, два в уме – это точно не для меня. Только список дел на день помогает переделать процентов восемьдесят запланированного. У каждого человека список составляется по-разному. Кто-то делит дела на домашние, рабочие, связанные с семьей, хобби и другие пункты. Кто-то выстраивает по важности дел, от значимых, до незначительных. Есть списки, где дела стоят по порядку. В принципе, можно делать как удобно, главное, что список существует и лучше всего его составлять в конце дня.

2. Не откладывайте дела на потом. Все этим грешат, да и я также. Если дело мне не нравится, то я его отложу и займусь чем-то более интересным. После, конечно, пожалею. Но будет поздно. Уже несколько раз я буквально кусала локти из-за того, что не делала дело вовремя. Особенно это касается бумажных дел, посещения инстанций всех уровней или медицинских обследований. Чтобы расправиться с затяжным делом, я называю его «слоном», я планирую один «слон» на неделю. Назначаю для него день недели и обязательно делаю самым первым.

Мы обязаны сделать это тяжелое дело, … вернее легкое дело. Вернее среднее, вернее средне тяжелое с примесью трудных моментов легкого дела …
Спанч боб

«Охотиться» на «слонов» так же трудно, как и «убивать». Сознание, которое и принимает самое деятельное участие в создании дел-висяков, старается их замаскировать. Вероятно, если вы прямо сейчас попытаетесь вспомнить о таких делах, то сразу и не сможете. Поэтому, каждый раз, когда начинаете тянуть с каким-то делом, обратите на него пристальное внимание – вероятно, это и есть ваш «слон». И если это объемное дело, разделите его на части, запишите их последовательность и приступайте к первому шагу. Лучше всего «есть слона» по кусочкам.

3. Делегирование. Придется смириться с мыслью, что вам нужна помощь. Особенно это касается домашних дел. Муж и ребенок могут стать чудесными помощниками в уборке дома, мытье посуды и других бытовых хлопотах. Домострой оставим в прошлом веке, сейчас, когда женщина зарабатывает не меньше чем мужчина, нужно делиться и обязанностями.

4. Концентрация . Писать статью, слушать при этом музыку, проверять почту и обновления в социальных сетях – умею, могу… но уже не практикую. А раньше я совмещала несколько дел сразу (ну чем не Гай Юлий Цезарь), и очень удивлялась, почему написание короткой статьи занимает три-четыре часа. Как только я научилась закрывать браузер при написании материала, дело пошло быстрее. Несомненно, концентрация на одном деле помогает быстрее с ним справляться и в других сферах.

Есть еще лайфаки для домашних дел, помогающие содержать дом в чистоте и в то же время не тратить на это слишком много времени. Их целая категория, поэтому чуть напишу под них отдельный материал. (А вот и «слон» пожаловал).

А какие приемы из тайм-менеджмента используете вы?

Вообразите как-будто вам нужно съесть целого слона. И вы хотите его полностью съесть. Очевидно, что за один присест съесть его не удастся. Следует, что его надо разделить на части и каждую из частей уже можно будет съесть за раз.

Можно кого-нибудь позвать на ужин и дать ему тоже кусочек. Все это можно делать и с делами. Делите вашу на определенное количество подзадач для их решения. Размер задачи сразу станет меньше и её станет проще решать. Не забывайте и про то, что подзадачи Вы сможете разделить с помощником.

2. «Швейцарский сыр»

Прекрасных способ начать дело – это превратить его в «швейцарский сыр». Для этого нужно сделать «дырки» в деле. «Дырками называют задачи быстрого решения. Они могут потребовать всего лишь 5-10 минут, но, выполняя их, мы проделаем «дырки» в деле.

Вообщем, если у вас есть 10 минут свободного времени, то вы смело можете выполнить 1-2 задачи быстрого выполнения. При быстрого решения целесообразно выполнить те работы, которые легко и быстро выполнить. Но они должны быть частью дела, либо хоть как-то с ним связаны.

3. «Плюньте на брезгливость – съешьте лягушку»

В Западных странах давно есть изречение, которое хорошо используется для выполнении различных дел и задач. «Если начиная день вам нужно съесть живую лягушку, то вы весь остальной день после этого сможете радоваться осознанием,того что, вероятнее всего, ничего более худшего с вами сегодня уже не произойдет»

Я думаю Вы поняли, что Лягушка – это самое непростое и гадкое дело. Начинайте каждое утро с него. Если у вас их несколько, то всё равно начинайте с самой гадкой на ваш взгляд. Благодаря этой методике, Вы получите устойчивую привычку делать самые важные и нужные дела самом начале дня, не отвлекаясь на другие работы…

Каждому из нас иногда не хватает времени или энергии на запланированные дела в течение дня. Существует достаточно много техник и методик по повышению продуктивности работы.

Мы собрали для вас самые действенные и проверенные способы эффективно планировать свой день.
1. Определитесь с тем, что для вас действительно важно. В противном случае 80% того, что вы будете делать в течение дня, не принесет ощутимого результата.
2. Полноценный сон, хорошая еда и физические упражнения помогут вам поддерживать себя в тонусе, а это наиболее важно для достижения целей.
3. Правило 2 минут. Если вы можете сделать что-то в течение 2 минут (например, ответить на письмо или прибрать свое рабочее место), то сделайте это прямо сейчас! Стоит вам отложить это дело на потом, оно займет у вас гораздо больше 2 минут, или же вы не сделаете его совсем.
4. Правило 5 минут. Отличный способ борьбы с трудной или скучной задачей. Не ставьте себе целью решить ее здесь и сейчас, а просто уделяйте ей в течение дня 5 минут. Возможно, в какой-то момент вы выйдете за рамки 5 минут, но это будет означать только то, что вы влились в рабочий поток и теперь эта задача не представляет для вас сложности.
5. Правило успеха Сайнфелда. Если вы хотите быть профи в чем-то, делайте это каждый день. В любой день абсолютно, в праздники и выходные, и даже в Судный день. Исключений не должно быть!
6. Вырабатывайте хорошие привычки вместе с правилом 5 минут. Это поможет быстрее обзавестись желаемыми привычками. Это действительно работает!
7. Ваша память не жесткий диск! Записывайте все важное куда угодно: в тетрадь, блокнот, ежедневник, мобильный телефон. Главное - записывайте.
8. Используйте столько инструментов, сколько вам действительно нужно. В современном мире существует множество программ, которые призваны облегчить рабочий процесс. Выберите то, что подходит именно вам, даже если это будет всего лишь ручка и бумага
9. Рутина может убить любую работу. Чтобы ей не поддаться, вам нужна дисциплина. Начинайте каждый день с планирования дел. Это поможет оставаться в тонусе в течение дня, расставлять приоритеты, отметать бесполезные задачи и делать то, что действительно необходимо.
10. Техника эффективного планирования времени. Поставьте себе ограничение во времени на выполнение задачи в 25 минут. В течение этого времени ни на что не отвлекайтесь. Сделайте короткий перерыв в 5 минут. Приступите к задаче заново. После четырех 25-тиминуток устройте себе продолжительный отдых в 15-30 минут.
11. Надевайте наушники. Не обязательно слушать музыку, но это будет сигналом другим людям не беспокоить вас по пустякам. 12. Прекратите постоянно проверять свою почту. Не стоит начинать свой день с чтения почты и не стоит его же им заканчивать. Определите себе оптимальное количество раз, когда вы будете проверять почту. Например, в 11 часов, 14 и 17. Запомните, ваша почта - это не список задач. Попробуйте разгрузить ее, удалив ненужное и перенеся файлы в хранилище. Не смешивайте деловые письма и личную переписку.
13. То же правило для телефонных звонков. Не стоит быть доступным постоянно. Поставьте телефон на беззвучный режим. Кому важно - перезвонят, остальные не смогут вас отвлечь.
14. Выполняйте все мелкие задачи одновременно. Такие, как проверка почты, разговор по телефону, социальные сети и т. д.
15. Правило 3 наиболее важных задач. Начните день с реализации самого важного на ваш взгляд.
16. Ваша сила воли не безгранична. Постарайтесь решать важные задачи в первой половине дня. На вторую часть дня оставьте те задачи, что не требуют напряжения силы воли.
17. Самое главное. Спросите себя, что самое важное вы можете сделать здесь и сейчас. Затем примените правило № 4.
18. Не стоит тратить время на создание абсолютного совершенства. На наведение лоска тратится слишком много сил. Здесь справедлива поговорка стартапов: «Если вам хоть немного не стыдно за свой продукт, значит, вы выпустили его слишком поздно».
19. Давление способно творить чудеса. Страх наказания или стремление к похвале являются неплохими средствами стимуляции продуктивной работы в самые сжатые сроки.
20. Планируйте свой отдых. Немного отдыха никому не помешает. А после напряженной работы это даже полезно - могут появиться новые идеи. Займитесь чем-нибудь другим.
21. Удаляйте. Говорите «нет». Игнорируйте. Ломайте чужие планы. Действуйте только по своему запланированному графику, а не подстраивайтесь под чужой.
22. Притворная некомпетентность. Это дипломатический ход для применения предыдущего правила.

MENSBY

Вам кажется, что вы работаете слишком долго, а успеваете слишком мало? Вы постоянно заняты, но совсем не продуктивны? Чувствуете, что ваше время расходуется на чужие дела? Страдаете от переутомления?

Если на такие вопросы вы отвечаете «да», вам помогут советы из наших книг по тайм-менеджменту и саморазвитию.

Составляйте списки своих дел

Составление списков дел, которые вы собираетесь завершить сегодня, на этой неделе, в этом году, чрезвычайно полезно, так как помогает избежать стресса, повысить производительность и ощутить счастье.

Когда мы пытаемся запомнить все дела, которые нам предстоит переделать в обозримое время, это зачастую превращается в дополнительную стрессовую нагрузку. Но если мы переносим список дел на бумагу, то снимаем с себя бремя опасений, что можем что-то забыть и заплатить за это высокую цену.

При этом мы получаем возможность рассортировать и структурировать кажущуюся неподъемной гору дел. Использование списков позволяет на время выбросить из головы огромное количество задач и полностью сосредоточиться на самой актуальной из них.

Когда мы завершаем дело и вычеркиваем его из списка как выполненное, то испытываем чувство вознаграждения. Мы ощущаем себя успешными, способными и компетентными, и это поднимает нашу уверенность в себе и повышает самооценку. И все это приносит нам ощущение счастья.

Вот несколько простых правил, которые пригодятся вам при составлении списков дел.

Выбирайте подходящий вам формат списков. Списки должны облегчать вам жизнь, а не наоборот. Если вы привыкли к письменному фиксированию своих планов и дел, то для вас естественным будет использование блокнотов или дневника. Если же вам больше нравится работа с современной техникой, воспользуйтесь мобильным телефоном и другими устройствами.

Пусть списки будут простыми и выполнимыми. Чем более сложными окажутся списки ваших дел, тем с меньшей вероятностью вы будете строго придерживаться их. Дополнительным стрессом может стать и попытка добиться слишком большой цели. Вместо того чтобы пытаться одним махом решить огромную задачу, разбейте ее на мелкие части и решайте их по очереди.

Систематизируйте списки по времени достижения целей. Не смешивайте задачи, требующие значительного времени, с относительно краткосрочными. Запишите дела, которые должны быть выполнены в данный конкретный день, отдельно от тех, которые можно решить позже.

Систематизируйте списки целей по сферам жизни. Отделяйте списки личных целей от рабочих. Это позволит избежать отвлекающих моментов. Например, если вы работаете со списком задач, где обозначены сроки завершения рабочих проектов, запись «Позвонить ветеринару и договориться о посещении» отвлечет вас от важных дел и ослабит внимание.

Анализируйте ход выполнения дел и вознаграждайте себя. В конце каждого дня просматривайте список дел, чтобы увидеть, чего вам удалось достичь. Если остались невыполненные пункты, то при составлении списка на следующий день внесите их первыми. Если вы увидите, что в этот день вам удалось решить особенно сложные задачи, наградите себя за это чем-то приятным.

Преодолейте склонность к откладыванию дел на потом

Наверное, вы слышали поговорку: «Оттягивать да откладывать - только время зря тратить». Нередко лишь от способности преодолевать естественную для человека склонность к промедлению, от умения выполнять свою работу строго по графику зависит, что вас ждет - успех или провал.

Медлят и оттягивают почти все. Но чем же тогда различаются высокоэффективные и низкоэффективные работники? Ответ прост: высокоэффективные работники откладывают те задачи и виды деятельности, которые имеют небольшой приоритет. Низкоэффективные работники, наоборот, тянут с выполнением задач, имеющих большое значение для компании и их карьеры.

Если вы хотите продемонстрировать и реализовать на работе весь свой потенциал, то должны принять решение: с сегодняшнего дня и впредь заниматься только «креативным отлагательством», то есть сознательно и намеренно решать, с выполнением каких задач вы будете медлить.

Не откладывайте работу бессистемно. Сверьтесь со своим перечнем дел и выберите из него те пункты, которыми не станете заниматься, пока не выполните более важные задачи.

Ниже - несколько методик, которые помогут вам сконцентрироваться на приоритетных делах.

Самопрограммирование. Всякий раз, когда будете ловить себя на том, что тянете с выполнением важной задачи, начинайте энергично и воодушевленно произносить: «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!» Повторив про себя эту фразу раз 10, 20 или 100, вы почувствуете подсознательное желание взяться за конкретную работу и выполнить ее в первую очередь.

Деление «на один укус». Возьмите лист бумаги и запишите на нем все крохотные шажочки, которые вы должны осуществить в определенной последовательности - от первого до последнего, - чтобы выполнить задачу. А затем заставьте себя сделать первый шаг из составленного перечня. Иногда этого бывает достаточно, чтобы увлечься работой и быстро пройти следующий шаг, и следующий, и все остальные.

Чувство безотлагательности. Помните золотое правило: «Быстрота - сестра успеха». Ускорьте шаг. Прибавьте темп. Двигайтесь чуть быстрее. Приступайте к выполнению важных дел немедленно, а затем приучите себя проходить весь процесс до конца - пока самые важные задачи не будут выполнены.

Учитесь говорить нет

Почему мы соглашаемся на обед с приятелем, хотя заняты важным проектом? Берем на себя дополнительные обязанности по просьбе шефа, несмотря на то, что собирались уделять больше времени семье? Приходим на помощь соседу, даже если это мешает нашим планам? Все просто: мы боимся подвести людей или испортить отношения.

Но мы забываем, что у нас есть право выбора. Не стоит превращать собственную жизнь в хаос, без конца решая чужие проблемы. Говорите «нет» - и люди начнут ценить ваше время. А вам не придется каждый раз сожалеть о своей сговорчивости.

С сегодняшнего дня постарайтесь на все незначительные и «проблемные» просьбы говорить нет, а освободившееся время используйте для выполнения более важного задания.

Отказывайте однозначно, но вежливо. «Я польщен тем, что вы думали обо мне, но боюсь, что загрузка не позволяет» или «Я бы очень хотел, но я ужасно занят». Такие формы отказа позволят вам и сохранить теплые отношения с собеседником, и избавиться от ненужных мелких задач, которые «засоряют» ваш день.

Вот еще три варианта вежливого отказа:

1. «Нет, но». Например, на приглашение выпить кофе можно ответить: «Прямо сейчас я поглощен работой над важным проектом. Но я хотел бы встретиться, как только закончу его. Дайте мне знать, если вы будете свободны в конце лета».

2. «Да, но». Если руководитель приходит и просит вас что-то сделать, попробуйте следующую фразу: «Да, я с радостью возьмусь за это в первую очередь. Какой из других проектов я должен исключить из числа приоритетных, чтобы направить всё внимание на новую задачу?»

3. «Позвольте мне сначала проверить свое расписание». Эта фраза даст вам время, чтобы подумать, а потом ответить, что, увы, ничего не получится.

И не забывайте: лучше ясное «я собираюсь отказаться», чем неопределенное «я мог бы попробовать».

Концентрируйтесь только на одной задаче

Бывает ли, что в конце рабочего дня вы смотрите на часы и спрашиваете себя, куда ушло время? Вы были заняты, но ощущения чего-то законченного нет? Несмотря на все ваши усилия, список неотложных дел растет, а не сокращается? Лекарство есть. И оно называется однозадачностью.

Однозадачность - не роскошь. Это необходимость. Вы сможете добиться гораздо большего, если будете все делать поочередно.

Исследователи из Гарвардского университета обнаружили, что самые эффективные работники перемещают фокус внимания нечасто, а неорганизованные сотрудники могут делать это до 500 раз за рабочий день. В общем, если переключение внимания с задачи на задачу становится для вас привычным, ваша производительность снижается.

Если вы сейчас заняты больше чем одним делом, то ваше внимание рассредоточено. Единственный путь к тому, чтобы сделать что-то хорошо, - полностью сконцентрироваться на задаче.

Практика однозадачности не подразумевает полного отказа от мыслей, не связанных с делом, которым вы в данный момент занимаетесь. Просто вы должны научиться отодвигать такие мысли в сторону до момента, когда сможете перенаправить на них свое внимание.

Для этого заранее приготовьте подручные материалы, которые облегчат вам работу. Вы можете создать отдельную страничку в рубрике «Заметки» на своем смартфоне или использовать удобный блокнот. Когда вас посещает идея, не связанная с выполняемой работой, не позволяйте ей отвлечь вас от начатого дела. Просто запишите ее и возвращайтесь к своей задаче.

Игнорируйте внешние отвлекающие факторы. Представьте себе, что вы сидите за письменным столом и разговариваете по телефону с важным клиентом. Неожиданно на мониторе компьютера появляется запись: ваши коллеги покупают что-то к обеду в близлежащем кафе. Что вам взять? Вы быстренько печатаете ответ. И в этот момент слышите голос клиента: «Так вы согласны на это предложение?» К сожалению, вы пропустили то, что он говорил вам секундой раньше.

Такие ситуации возникают часто. Действительно, бороться с отвлекающими моментами очень трудно. Так что их нужно подавлять в зародыше. Мы можем создавать своеобразные «заборы», чтобы оградить себя от возможных отвлечений.

Прежде чем сосредоточиться на конкретном деле, подготовьте рабочее место. Отключите сигналы, уведомления и оповещения на всех электронных устройствах. Визуальные сигналы на компьютере - тоже. Если вы предпочитаете, чтобы они работали, закройте или отверните от себя монитор. И не подглядывайте. Кроме того, приведите в порядок свой рабочий стол. Ведь бардак на нем - тоже отвлекающий фактор.

Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

Приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если да - вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» - «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня? Скорее всего, отдых складывался стихийно. Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в Интернете; позвонил знакомый - поболтал с ним; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.

У такого стихийного отдыха есть ряд минусов. В первую очередь - он неритмичен, а человек - существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого стоит придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, - ритмичность.

Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени. Как правило, оптимальный режим - примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно - 10 минут через 1,5 часа.

Важно и то, чем вы наполняете эти пятиминутки. У каждого из нас обычно есть несколько типовых сценариев. Например: позвоню знакомому; выйду покурю; посмотрю что-нибудь интересное в Интернете; полью цветы; выпью чашку чая.

Давайте попробуем оценить степень «переключения», которую дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:

На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект - почитать что-то не по работе в Интернете.

На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.

На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно - сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.

На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от офисной среды.

На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех рабочих проблемах.

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу - пройдитесь по коридору. Если работали с людьми - побудьте в одиночестве. Если анализировали цифры - позвоните хорошему знакомому.

Суета делу не поможет. Сначала присядьте, возьмите лист бумаги и ручку. Запишите на листок все, что вы должны решить или выполнить. Оцените степень важности и срочность выполнения. Возьмите новый листок и запишите уже отсортированные по важности и срочности дела в порядке убывания. Это значительно упростит планирование дел .

2 шаг

Обратите внимание, что в первую очередь должны идти какие-либо денежные выплаты , срок которых уже вышел или подходит к крайнему числу. Эти дела первоочередные, т.к. за просрочку выплат набегает пени.

3 шаг

Важно вспомнить все обещанные визиты или договоренности с людьми , которые вы должны совершить. Чтобы не прослыть необязательным человеком, вам необходимо помнить обещания. Если по времени это никак не получается, позвоните, извинитесь и перенесите визит.

4 шаг

Теперь самое время вспомнить о продуктах . Пустой холодильник – это грустно. Затоваривайтесь на ближайшее время. В покупку должны входить продукты, которые можно приготовить на скорую руку и продукты, которые вы хотели бы по-настоящему готовить.

5 шаг

Ну и в последнюю очередь уборка дома. Это в том случае, если вы не ожидаете срочных гостей:) тогда уборку можно отложить напоследок. Протирка пыли, мытье полов и прочие радости домашнего быта лучше выполнять комплексно. И конечно помнить, что если в ближайшее время все-таки намечаются гости, то развешенное белье должно успеть высохнуть к их приходу, а ведра для мытья полов занять место хранения.

6 шаг

При выполнении всех задуманных дел, старайтесь экономно расходовать время. Совмещайте по возможности дела. Например, при походе в магазин, можно заглянуть в химчистку и в сберкассу, а когда моете полы, ваша стиральная машина справится со стиркой. При правильном планировании дел, можно достичь больших результатов!