Длительность дня у всех людей одинакова. Но одни успевают все сделать, оставив время на отдых, а другие всегда торопятся и ничего не успевают. Как правильно распланировать свой день, чтобы и дела были сделаны, и пару-тройку часов на себя оставалось? Какие секреты правильной организации могут вам помочь?
Как распланировать день?
Когда вы делаете все дела не в хаотичном порядке, а по плану, вы получаете немало преимуществ.
Для того чтобы планирование дня приносило пользу, нужно содержать свое рабочее место в порядке, а дом – в чистоте. Это не будет отнимать лишнее время на уборку. Полноценный сон и правильное питание тоже важны, так как они дают силы на весь день.
Как правило, когда люди не хотят чего-то делать, они постоянно придумывают причины и отговорки. Под причиной нехватки времени часто скрывается желание тратить его на что-то другое, не столь важное. Что же делать?
Есть три секрета, как распланировать рабочий день. Они помогут правильно расходовать время и успевать делать больше дел.
На самом деле можно дать гораздо больше советов по планированию. Но если вы освоите и воплотите в свою жизнь хотя бы эти три подсказки, вам уже станет легче успевать сделать все задуманное.
В конце дня полезно подвести итоги. Все выполненные дела должны быть вычеркнуты из списка. Невыполненные – перенесены на будущий день. Важно также понять, почему вы их не выполнили: не выделили достаточно времени, не учли какие-то моменты или по другой причине? Это поможет спланировать будущий день более точно.
Если пользоваться этими советами регулярно, однажды вы заметите, что успеваете за день гораздо больше. И главное, у вас будет оставаться время на себя и своих близких.
Уверен, что каждый из вас очень много раз замечал за собой: вроде весь день пашешь как проклятый, невероятно занят чем-то, но к концу дня, задумываясь над тем, что сегодня успел сделать, с большим удивлением понимаешь – существенного результата нет.
Как обычно проходит день у среднестатистического россиянина? Проснулся, покушал (если уже есть, что кушать). Поехал на работу с мыслями: “Сегодня важный день. Сегодня все нужно успеть! Приехал, сел за рабочий стол и смотришь намонитор: Так-с, с чего бы лучше начать…?. Надо бы почту проверить…, ну и в контакт по пути зайти на минутку… Прошло часа два. Вспомнил, что работать надо. Только начал работать, как вдруг мужики позвали покурить, пошел с ними, незаметно полчаса прошло за разговором. А тут и обед уже скоро, на фига напрягаться, ведь после обеда куча времени, все успеешь. После обеда внезапно начальник отправил на встречу с партнерами. Приезжаешь под вечер в офис, понимаешь, что ни черта не успел, задерживаешься на работе, чтобы все доделать. Внезапно вспоминаешь, что сегодня день рождения у какого-нибудь близкого человека, звонишь ему, поздравляешь, и говоришь, что не придешь, т.к. очень много работы. Приезжаешь домой с работы, настроения нет, уставший как собака, берешь пару бутылок пивка, чтобы настроение поправить. С детьми нет желания играть, с женой (мужем) тоже сейчас не самый лучший момент провести время. Включил телик и вскоре вырубился в кресле, даже не допив свое пиво. И так день за днем…
Надеюсь, что вы проводите свой день с большей пользой. Тем не менее, очень много людей так и проживают каждый свой день. Естественно, то, что я привел в пример – это мизерная часть того, что происходит с людьми на самом деле. Есть куча и других побочных действий. А все из-за того, что человек живет сегодняшним днем и проводит его так, как сложатся обстоятельства. Отсюда продуктивность, что в рабочем плане, что в семейном близка к нулю. К счастью, выход есть. Увеличить свою продуктивность поможет ежедневное планирование своего дня.
Ежедневное планирование своего времени является неотъемлемой частью любого успешного человека. Ведь когда человек всегда знает, чего он хочет и что нужно делать в определенный момент времени, он успевает сделать гораздо больше, чем тот, кто проводит свой день “как получится”.
Приведу десять основных правил, придерживаясь которых можно составить свойраспорядок рабочего дня максимально эффективно. Конечно же это не панацея, и каждый может редактировать свой ежедневник в соответствии со своими силами, объемом работы, скоростью выполнения задач, режимом сна, отдыха и т.д.
1. Старайтесь придерживаться принципа 70/30
.
Планировать абсолютно всё свое время нецелесообразно, т.к. в этом случае ваши действия стопроцентно будут расходиться с вашим расписанием. Да и полное “заточение” своего времени в ежедневник приведет к тому, что вы будете находиться в слишком жестких рамках и постоянно чувствовать себя каким-то роботом, у которого вся жизнь поминутно расписана.
Оптимальным решением является планирование 70% собственного времени. Согласитесь, некоторые события трудно предсказать, и практически каждый день происходит некий “эффект неожиданности”, поэтому всегда нужно оставлять часть времени свободным. Либо, как вариант, в каждом временном промежутке делайте определенный запас.
2. Составляйте план на следующий день сегодня вечером.
Планировать следующий день в конце сегодняшнего дня похвально, но чтобы ничего не забыть, обязательно все свои дела записывайте. Разграничьте дела по степени важности, разделив записную книжку на два столбца.
В первом запишите то, что требуется сделать безотлагательно. Во втором – что менее важно и в случае форс-мажора может быть перенесено на другой день.
Задачи и дела, с которыми вы справились, одни за другими вычеркивайте. Это будет служить для вас дополнительным стимулом и прибавлять новых сил для решения оставшихся задач. Чем меньше задач у вас будет оставаться, тем больше уверенности в том, что с ними справитесь, вы получите.
В конце каждого дня в самом низу можно добавить надпись типа: “Ура! Я это сделал”, “Я молодец! Но это только начало!”, “Я все успел! Я крут! Но еще много дел впереди!” . Эта надпись также будет с самого утра стимулировать вас добиваться поставленных задач и в то же время не расслабляться.
3. Старайтесь выполнить большую часть запланированного до обеда.
Когда вы в середине дня осознаете, что самое важное на сегодня сделано и уже позади, гораздо проще выполнять оставшиеся дела. Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам, ответить на пропущенные звонки, обсудить вопросы с банком по кредиту, оплатить счета и т.д.). На вечер оставьте минимум (переговоры с застройщиком, поход в салон, покупка продуктов, тренировка в спортзале).
4. В каждый рабочий час вносите минуты отдыха.
Обязательное правило для всех. Чем чаще вы будете отдыхать, тем продуктивнее будет ваша деятельность. Каждый для себя выбирает наиболее удобную для себя схему, но особенно хорошо работают две схемы: 50 минут работы / 10 минут отдыха
либо 45 минут работы / 15 минут отдыха
.
Во время отдыха совсем не обязательно курить бамбук и плевать в потолок, лежа на диване. Ведь это время можно провести с пользой. Сделайте разминку: отожмитесь, подтянитесь, постойте на голове (если позволяет место), сделайте зарядку для шеи и глаз. Приведите рабочее место в порядок, сделайте уборку в доме или офисе, почитайте книгу, прогуляйтесь на свежем воздухе, сделайте запланированные звонки, помогите в чем-то коллегам (семье, если работа дома) и т.д.
5. Старайтесь создавать реалистичное планирование.
Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования (типа вам любые горы по плечу) и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться.
Прошу не путать планирование с целями. Цели у вас могут быть сверхграндиозными, они, в принципе, такими и должны быть. Но для того чтобы добиться этих целей в кратчайшие сроки, должно быть реалистичное грамотное планирование поставленных задач. Это абсолютно не означает, что вы должны работать каждый день до потери пульса, чтобы как можно скорее добиться цели. Лучше делать одно дело небольшими порциями стабильно каждый день, чем это же дело делать от начала до конца дня хаотично и наспех. Тогда и вы не будете измотанными, и достижение целей будет проходить планомерно.
Кроме этого, в конце каждого дня добавляйте графу “План выполнен на ____%” и вписывайте туда процентное соотношение ваших выполненных задач на сегодня. Это послужит для вас дополнительной стимуляцией, а также даст возможность сравнивать результаты и в дальнейшем делать соответствующие корректировки при планировании своего времени.
Старайтесь каждый день хоть не намного, но перевыполнить план. Т.е. старайтесь дополнительно закрывать те задачи, которые в плане не были указаны. Естественно, за их решение следует браться только после того, как все запланированные задачи уже будут выполнены. Согласитесь, приятно же наблюдать свою сверх-продуктивность, глядя на цифры 105%, 110%, 115% в конце каждого рабочего дня.
6. Крупные задания выполняйте небольшими частями.
Эту тактику еще называют тактикой “нарезания салями”. Еще Эйнштейн подметил, чтобольшинству людей нравится рубить дрова, потому что при этом за действием сразу следует результат
. Поделите свои цели и проекты на небольшие порции и выполняйте их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.
Для примера возьму создание какого-нибудь продукта: Можно каждый день в ежедневник тупо вносить строчку “Создать видеокурс” и работать над этим курсом. Но в этом случае есть несколько больших минусов :
Если же создание курса поделить на множество мелких порций и закрывать их постепенно, то всех перечисленных минусов можно легко избежать.
Те задачи, выполнение которых у вас вызывает, мягко говоря, недовольство, либо в которых вы некомпетентны, смело делегируйте другим специалистам , которым выполнять подобные задачи по кайфу. Вы сэкономите уйму времени, а планируемая работа будет выполнена более профессионально.
7. Побудьте в тишине некоторое время.
Часто бывает, что телевизор в соседней комнате, радио, которое работает сутками напролет, чьи-то голоса, проходящие мимо вас люди, строящееся здание на соседней улице в итоге так раздражают, что просто невозможно нормально сконцентрироваться на выполнении важных дел. Вместо разрешения конкретных задач в голове крутятся колготки за 574 рубля, которые сегодня купила ваша сотрудница, либо последний супер-мега-хит Джастина Бибера, играющий сейчас по радио.
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Именно в этом случае вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности.
8. Убирайте предметы на место, как только закончите ими пользоваться.
Это существенно сэкономит вам время в будущем, а также поможет избежать беспорядка. Не даром говорят: “Если хочешь узнать о своем будущем партнере, посмотри на его рабочий стол. Какой порядок на его столе – такой порядок и в его делах”.
Советую вам вообще выкинуть все свои старые и ненужные вещи, избавьтесь от лишнего хлама, чтобы на столе лежало только самое необходимое для работы.
Держите вещи в четко определенных местах. Например, все документы сложите в отдельную папку или коробку, квитанции и чеки также держите сколотыми в определенном месте, ручки и карандаши в наиболее удобном для использования месте. Благо, сейчас можно без труда приобрести специальные наборы, боксы, футляры для решения этой проблемы.
Сделайте это и почувствуете невероятный эффект!
9. Избавьтесь от ненужных вам вещей.
Все запасы старых вещей, оставленные на случай “а вдруг пригодится”, не принесут вам ничего, кроме лишней пыли и беспорядка. Кроме этого, считается, что вещи, отправленные нами «в утиль» на антресоль, в чемоданы, под диван, в кладовку, на кухонный гарнитур, несут в себе негативную энергетику.
Это, как вы поняли, касается не только рабочего стола, но и рабочего и домашнего пространства в целом. Поэтому безжалостно избавьтесь от этих “очень нужных вещей, которые вам жалко выбросить”. Соберите все добро в грузовик, отвезите на свалку и сожгите. Если уж реально жалко, то поставьте все рядом с подъездом, нуждающиеся быстро разберут. Одежду и обувь можно развезти по детским домам и домам престарелых. Вам будут только благодарны.
10. Ведите активный и здоровый образ жизни.
Если вы еще не очень дружите со спортом, гимнастикой, водными процедурами, правильным питанием и т.д., то советую что-нибудь из этого внести в свой распорядок дня. Даю стопроцентную гарантию, что результаты вас весьма порадуют. Главное, чтобы вы не филонили и четко следовали вашему спортивному графику. Вы даже сами не заметите, как быстро улучшится ваше здоровье и общее физическое состояние. Также вы без труда сможете избавиться от вредных привычек, если поставите перед собой цель и вместо вредных привычек встроите хорошие привычки.
Следует помнить, что лучший сон – это сон до полуночи часов, т.к. в этот период ваш организм отдыхает и набирается сил наилучшим образом. Другими словами,ложитесь спать сегодня, а не завтра .
Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь. Ваше тело отблагодарит Вас хорошим самочувствием, высоким уровнем позитивной энергетики и готовностью к продуктивной деятельности.
В конце приведу пример своего распорядка, чтобы вам было с чем сравнить. Не могу сказать, что это идеальный универсальный распорядок дня для всех, но лично меня он полностью устраивает. В сравнении с самым первым моим распорядком в нем не раз происходили корректировки и на данный момент он выглядит следующим образом…
06:00-07:00 | Подъем, зарядка, обливание, утренняя пробежка, утренние процедуры, душ |
07:00-07:30 | Завтрак |
07:30-08:30 | Отдых, проверка почты, иные дела |
08:30-09:00 | Еду в офис |
09:00-12:00 | Рабочий процесс (вносятся важнейшие задачи на сегодня) |
12:00-12:30 | Обед |
12:30-13:00 | Отдых, иные дела |
13:00-14:00 | Чтение литературы |
14:00-18:00 | Рабочий процесс (вносятся второстепенные задачи на сегодня) |
18:00-18:30 | Ужин |
18:30-19:00 | Перевыполнение плана, планирование следующего дня |
19:00-19:30 | Еду домой |
19:30-22:00 | Домашние дела, тренажерка, активный отдых, прогулка, развлечения, встреча с друзьями |
22:00-22:30 | Подведение итогов, окончательная корректировка распорядка на следующий день, подготовка ко сну |
22:30-06:00 | Сон |
Небольшие пояснения к плану:
Для планирования своего времени можно использовать органайзер, блокнот, обычный лист бумаги, тетрадь, различные специальные программы и приложения. Лично я использую очень удобный в работе Календарь от Google. Кроме того, что в нем имеется ряд полезных функций, он синхронизируется с мобильными устройствами, а значит всегда под рукой, где бы вы ни находились. Вообще, в сфере синхронизации приложений Google шагает огромными шагами. Это очень облегчает работу, когда в одном аккаунте под рукой всевозможные помощники, которые еще и между собой синхронизированы. Я уже не представляю работу за компьютером и в телефоне без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Переводчика, Google+, Карты, Analitics, Picasa и множества других полезных сервисов. А еще советую воспользоваться супер-планировщиком Wunderlist
Вот и все, о чем я хотел сегодня вам рассказать. Если вы еще не ведете свой ежедневник и не ставите перед собой цели – немедленно начните это делать и продолжайте это делать постоянно! Надеюсь, вышеперечисленные 10 золотых правил помогут вам в планировании своего времени и вы начнете успевать гораздо больше.
Ничего не успеваете, мечтаете, чтобы в сутках было более 24-х часов? Тогда вам просто необходимо научиться правильно расставлять приоритеты и планировать свой день так, чтобы быстротечного времени хватало на все, включая отдых и расслабление. О том как правильно планировать свой день, чтобы все успевать читайте далее.
Статьи по теме:
Поначалу сложно привыкнуть жить по расписанию, но это просто необходимо. Ведь иначе в этой жизни вам не удастся прийти к своей цели и достичь небывалых высот в чем бы то ни было.
Здравствуйте, дорогие читатели. Сегодня мы рассмотрим, как научиться планировать свой день. Вы узнаете, как это делать эффективно. Научитесь правильно составлять список своих дел. Вам станет известно, как нужно планировать свой день руководителю.
Я не раз замечала, что успеваю выполнить значительно больше дел и получаю удовлетворение в конце рабочего дня, когда заранее все планирую. К сожалению, не всегда удается расставить все по часам, но я стремлюсь к этому.
Ежедневное планирование поможет развить пунктуальность и усидчивость. Вы сможете самосовершенствоваться, Ваша жизнь изменится к лучшему. Так человек научиться расставлять приоритеты, оценивать, что для него составляет наибольшую ценность, ставить цели и достигать их.
Существует ряд секретов успешного планирования.
Нужно знать, как правильно составлять план.
Если Вас интересует вопрос, как планировать рабочий день, то можно воспользоваться следующими рекомендациями.
Теперь Вы знаете, как планировать свой день. Человек должен научиться управлять своей пунктуальностью, не поддаваться лени. Чтобы правильно планировать и быть хозяином жизни нужно иметь сильное желание, быть способным работать над собой. Ежедневное планирование дел должно войти в привычку.
Купите календарь или ежедневник (планировщик задач). Убедитесь в том, что в календаре есть место для записи дел и задач. К некоторым календарям прилагаются ежедневные или ежемесячные планировщики. К тому же, можно просто воспользоваться ноутбуком. Выберите тот вариант, который вам больше подходит. Что бы вы ни выбрали, этот вариант должен быть вам прежде всего удобен. Но не стоит заводить ежедневник для учебы, для работы, для досуга и так далее – все должно быть в одном месте.
Сортируйте свои дела. В электронных планировщиках есть функция сортировки разных задач. Например, дела, которые связаны с работой, можно помечать красным цветом, связанные с учебой – голубым, разные дела по дому – зеленым, а розовым – отдых и физические упражнения.
Расставьте задачи по приоритету важности. Сначала нужно понять, какие задачи самые важные, какие из них нужно выполнить в первую очередь, а какие могут подождать. Чтобы понять этот вид сортировки, давайте рассмотрим его на примере: допустим, на этой неделе вам нужно сделать два теста, лабораторный отчет, эссе и презентацию. Хлоп!
Выделите наиболее приоритетные задачи. После того, как определите, как расставить приоритеты в своих делах, отметьте их в своем расписании. Можно пролистать расписание и написать букву «А» напротив самых важных дел, которые стоит сделать в первую очередь. Букву «Б» можно поставить рядом с теми задачами, которые можно сделать, например, завтра. Букву «В» – напротив задач, которые следует закончить до пятницы.
Выделите время для каждого задания. Напишите, сколько времени собираетесь потратить на каждое задание. Например, в день у вас может уйти 2 часа на учебу, 1 час на тренировку, 30 минут на написание писем и сообщений, 30 минут на прогулку с собакой. Этот ключевой аспект поможет выяснить, сколько времени вам потребуется на выполнение каждой задачи. Но если вы запланируете слишком много и не будете объективны в определении необходимого времени на ту или иную задачу, вы сами поставите себя в стрессовую ситуацию.
Добавьте в расписание немного времени «про запас». Большинство людей недооценивает время, которое уходит на выполнение тех или иных дел. Если в своем расписании вы организуете все свои дела с учетом запасного времени, вы сможете точнее спланировать свой день.