Вы никогда не опоздаете на поезд, если хотя бы раз в жизни уже опоздали на него.
Дж.К. Честертон
Каждый день на работе Вы либо устанавливаете сроки, либо их согласовываете. Сроки важны, и они есть у всех. Практически каждая работа имеет поставленный срок её исполнения
Как не ошибиться при установке сроков выполнения работ?
Некоторые сроки очевидны, потому что одна работа должна быть выполнена к определённой дате и стать предпосылкой другой. Например, ежемесячные отчёты необходимо представлять в конце каждого месяца с тем, чтобы работники бухгалтерии могли проследить качество деятельности организации в целом. Другие сроки произвольны. Например, разбор картотек: здесь Вы тоже можете установить себе срок, который покажется Вам реальным, но если Вы в него не уложитесь, то ничего страшного не произойдёт.
Основные причины возникновения проблем при установлении сроков заключаются в том, что либо мы совершенно не увязываем их с реальностью, либо соглашаемся с теми, которые нам предлагают, не задумываясь о смысле происходящего.
Как мне научиться укладываться в намеченные сроки?
Чтобы всегда укладываться в намеченные сроки, в своей работе постарайтесь придерживаться следующих правил:
Год за годом мы становимся все более подготовленными
для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся?
Лоуренс Питер
В чем заключается метод «Альпы»?
Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.
Метод включает пять стадий:
Что дает метод «Альпы»?
Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!
С чего начать планирование по методу «Альпы»?
Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:
В - визиты, совещания;
Д - делегирование дел;
К - контроль;
П - в процессе, в деле;
ПК - поездки, командировки;
ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;
С - секретарь;
Т - телефонные разговоры;
Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).
Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
ПК - новое помещение для офиса;
В
В
П - проект изучения рынка;
К
ПР - Васильев (письмо);
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Т
Т
Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
П - проект изучения рынка;
В - Иванов (экспертная оценка);
ПК - новое помещение для офиса;
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Непродолжительные работы:
К - Сидоров (статистика сбыта);
ПР - Васильев (письмо);
“Телефонный блок”:
Т - Шишкин (компьютерная программа);
Т - Кошкин (нехватка персонала);
Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).
Однако это только начало составления Вашего плана дня.
Что делать после определения списка заданий на день?
Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:
Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.
Сколько времени нужно резервировать «про запас»?
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Чем завершается планирование по методу «Альпы»?
Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.
Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.
В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:
И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время,
ибо это материал, из которого сделана жизнь.
Бенджамин Франклин
Каковы особенности планирования по системе Франклина?
Многие менеджеры и руководители западных компаний с успехом используют систему планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину. Те, кто применяют эту систему на практике, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.
В отличие от систем, строящихся на основе учета уже потраченного времени, система Франклина "направлена вперёд" - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды:
Как на практике выглядит процесс «строительства пирамиды»?
Как конкретно будет выглядеть процедура составления моего ежедневного плана дел по системе Франклина?
В рамках одного дня в системе Франклина используется следующий прием планирования: все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.
Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства - кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.
В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Например, на сегодня у Вас запланированы следующие дела:
Первая задача является для Вас первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум - завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача - человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день.
Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными - необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если Вы будете слишком заняты и не сможете уделить время этим делам, Вы можете безболезненно отложить их на завтра.
Вторая и пятая задачи являются для Вас малозначительными, (поскольку до срока сдачи статьи еще далеко, а куртка может полежать в химчистке) – можно откладывать их без особого ущерба для себя.
В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:
Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.
Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным - хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно - уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?
Предусмотрены ли в системе Франклина какие-то специальные формы для ведения записей?
Да, предусмотрены. Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина.
Первые (либо последние) страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).
В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план - 4-й этаж).
В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж).
Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж). Причём, в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач (рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой "A", второстепенные - буквой "B" и маловажные - буквой "C") и для отметки, указывающей статус задачи. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и, обязательно, проверять в конце дня. Завершённые дела рекомендуют отмечать буквой " V ". Отменённые, - по той или иной причине, - буквой " X " (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего - следующего), а в графе "Статус" за текущий день рисуется стрелка и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача.
Пример страницы дневника планирования работ по методу Франклина.
Что делать, если мои планы меняются по ходу дня?
Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным. Например, план на день, скорее всего будет изменен Вами в течение дня. В этом нет ничего страшного, наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать Ваши планы.
На следующей неделе кризисов не будет.
В моем расписании они не предусмотрены.
Генри Киссинджер
Если мне все равно придется постоянно корректировать свои планы, не проще вести «прямой» учет расходуемого времени? Существуют ли такие системы, и какова их эффективность?
Разумеется, подобные системы существуют. Например, среди отечественных специалистов по научной организации труда широко известна система учета времени биолога и математика А.А. Любищева. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет! Подробнее об этой системе Вы можете узнать, обратившись к нашему “ПРАКТИКУМУ”.
В конечном итоге система учета времени А.Любищева обеспечивала ему следующее:
Как на практике выглядит учет времени в системах «прямого» планирования?
Исходной точкой для организации времени в системах “прямого” планирования является учет затраченного времени с помощью точной письменной фиксации. Это делается с использованием так называемых карточек ежедневного учета времени или “дневников времени”. Пример такой карточки приведен ниже. Другие формы для учета времени Вы найдете в нашем “ПРАКТИКУМЕ”.
Фрагмент карточки ежедневного учета времени
Нужно ли мне записывать в карточку все, чем я занимаюсь в течение дня?
Нет необходимости записывать все, на что уходит Ваше время, просто отмечайте каждое переключение внимания, как описано ниже.
Фиксируйте момент переключения внимания , каким бы кратковременным он ни казался. Например, Вас могут отвлечь коллеги по работе, телефонные звонки, вызов к руководству, незапланированные посетители, срочные совещания и многое другое.
Записывайте эти переключения внимания тогда, когда они происходят . Некоторые ошибочно полагают, что будут все помнить, чтобы провести учет времени в конце рабочего дня. Однако, память – плохой ориентир, поэтому такой подход никогда не дает достаточно информации.
На что еще обратить внимание при заполнении карточки?
Помимо вышеперечисленных, при заполнении карточки учета времени важно придерживаться следующих рекомендаций:
На мой взгляд, ведение такой системы учета времени имеет большой недостаток – это слишком кропотливая работа.
На самом деле, ведение “карточек времени” займет у Вас не более 5 – 10 минут в день. Если же на это действительно уходит много времени, значит Вы слишком сильно вдаетесь в детали. Используйте больше сокращений. Если Вы пользуетесь компьютером, попробуйте ввести туда карточку учета времени в виде электронной таблицы, которая позволит Вам автоматически подводить итог по каждому виду деятельности в конце дня.
Что такое «дневник времени»?
Дневник Времени - это Ваша личная рабочая картотека, в которой сшиты отдельные листы ежедневного учета времени и собрана другая информация, позволяющая Вам эффективно планировать свое время. С помощью дневника времени Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.
Какова структура типового «дневника времени»?
Обычно “дневник времени” имеет следующую структуру:
Ситуация: “Мне сложно дается планирование времени, потому что я от рождения неорганизованный человек”.
Ошибка: Если Вы не научились самоорганизации в юности, то можете всю жизнь считать себя дезорганизованным человеком. Однако истина заключается в том, что любой человек в любом возрасте может научиться организовывать свое время. Все, что для этого нужно – готовность пойти на перемены в своей жизни, а также знание того, где, когда и как осуществлять эти перемены.
Ситуация: “Я убежден, что планирование времени лишает жизнь элементов непредсказуемости и делает ее рутинной”.
Ошибка: Четкое определение своих целей и приоритетов совсем не означает, что Вас затянет в скучную и предсказуемую рутину. На самом деле, при лучшей организации своего времени, Вы предоставите себе еще больше свободы действий. Например, в жаркий день Вы захотите уйти домой пораньше. Но перед уходом Вам неожиданно напоминают, что нужно закончить отчет, о котором Вы почти забыли. В результате Вы не только не уходите раньше, а еще и задерживаетесь после работы. Если бы сдача отчета была у Вас заранее запланирована, Вы могли бы внести коррективы в свой рабочий график и постараться закончить отчет заранее, чтобы освободить время в конце рабочего дня.
Ситуация: “Чтобы сделать больше, мне надо работать еще усерднее...”
Ошибка: Слишком много работая и перенапрягаясь, Вы не только не повышаете собственную производительность труда, но, скорее всего, еще и снижаете качество работы, на которую тратите столько времени и сил! Научитесь исключать из жизни как можно больше “занятости” и заменять ее работой с самым эффективным использованием времени.
Ситуация: “Все мои цели и планы у меня в голове. Я считаю, что нет необходимости записывать их на бумаге”.
Ошибка: Планы и цели, не изложенные в письменном виде, правильнее считать Вашими намерениями. Ваши стремления необходимо обратить в четко очерченные планы действий, прежде чем их можно будет реализовать. То же самое относится и к постановке целей. Оставаясь запертыми у Вас в голове, они вряд ли будут руководить Вашими действиями изо дня в день.
Ситуация: “Как я могу составить список своих целей, если хочу от жизни так много?”
Ошибка: Действительно, если Вы захотите достичь всех возможных или даже просто всех желаемых целей, Вашей жизни может просто не хватить. Если Вы попытаетесь “объять необъятное”, скорее всего, добьетесь намного меньшего, чем достигли бы, имея меньшее количество четко очерченных целей. Постарайтесь отделить главные цели от второстепенных. Некоторые люди просто не решаются сделать выбор. Как бабочки, они порхают от одного к другому, не позволяя себе задержаться на чем-нибудь достаточно долго, чтобы достичь чего-то. Не совершайте подобной ошибки. Учитесь расставлять приоритеты (об этом можно узнать в Главе 3).
Секрет успеха – в последовательности.
Бенджамин Дизраэли
В ходе работы Вам постоянно приходится выбирать лучшее решение из имеющихся на данный момент - это центральная функция управления - ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ.
Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Установить приоритетность – означает принять решение о том, каким из задач следует придать первостепенное значение.
Вы видите что-то и спрашиваете «почему?».
А я воображаю то, чего никогда не было,
и тоже спрашиваю «почему не было?».
Бернард Шоу
Как оценить, насколько эффективно я принимаю решения?
Самый простой способ оценить эффективность принятого решения – дождаться его последствий. К сожалению, оценка “по факту” вряд ли поможет Вам что-то изменить, когда уже принятое решение привело к плачевным результатам. Поэтому прежде, чем бросаться разом решать накопившиеся проблемы, постарайтесь задуматься над следующими вопросами:
Если Вы положительно ответили на поставленные вопросы, скорее всего, у Вас есть проблемы с принятием решений.
Всегда ли руководитель должен незамедлительно принимать решения?
Стараясь сразу принять решения по всем вопросам, с которыми к Вам обращаются, Вы постоянно загоняете себя в угол, взваливая на себя ответственность за все на свете. Такой способ вести дело ни в коем случае нельзя возводить в систему. Совершенно очевидно, что, когда Вы решаете действовать, располагая лишь небольшой частью фактов, этого явно недостаточно! Если дело обстоит именно так, то Вам должно уж очень повезти, в противном случае Вы можете понести невосполнимые потери. Когда Вас снова попросят незамедлительно что-то решить, задайте себе следующие простые вопросы:
Я не принимаю никаких решений, пока не соберу достаточное количество информации. Я правильно поступаю?
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять, какой объем информации Вы считаете достаточным для принятия решения. Дать ему количественное определение невозможно, но 100% необходимой информации Вам никогда не удастся собрать. Поэтому если Вы настаиваете на том, чтобы были собраны все факты, скорее всего, вы просто боитесь принять решение. Принимайте риск, как неизбежность. Учитесь принимать решения, не имея перед собой всех фактов.
Прежде чем погрузиться в процесс принятия решений, постарайтесь в деталях продумать все шаги этого процесса. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:
Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные - не самые срочные.
Дуайт Эйзенхауэр.
Жизнь предпринимателя такова, что приходится все время «крутиться». Поэтому у меня всегда множество дел, которые надо сделать срочно. Как же с этим справиться?
Прежде всего, важно быть честным перед собой – признать, что все равно на все дела времени не хватит. Но, скорее всего, Вы можете достичь весьма неплохих результатов, хорошо выполняя только некоторую часть дел. Поэтому Вам стоит научиться «сортировать» дела по степени необходимости их выполнения, расставлять приоритеты. Тогда Вы сможете выбирать, какие именно дела стоит сделать за доступное Вам время.
Как научиться расставлять приоритеты, пользуясь методом Эйзенхауэра?
Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Ваш бизнес. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.
В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:
|
Матрица приоритетов Эйзенхауэра
Правило Эйзенхауэра:
от задач несущественных и несрочных следует воздерживаться!
Обратитесь к материалам нашего «ПРАКТИКУМА» для самопроверки.
Если бы у меня было девять часов на то, чтобы срубить дерево, шесть из них я потратил бы на заточку топора.
Авраам Линкольн
«Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.
В каких областях может применяться принцип Парето?
Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни . Согласно этому принципу:
Как «работает» принцип Парето в тайм-менеджменте?
Применительно к практике управления Вашим временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:
Как можно использовать принцип Парето в моем бизнесе?
Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…
Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли).
Этот принцип также может быть полезен при установке нормативов и заданий для Ваших работников – стоит ли поощрять их упорно добиваться “идеальных” результатов, или поощрять сосредотачиваться на достижении “хороших” результатов в большем числе проектов. Если Вы столкнулись с проблемой, то подумайте: какие 20% причин внесли 80-процентный вклад в возникновение неприятной ситуации? На что Вы можете повлиять в данной ситуации, чтобы достичь 80-процентного улучшения?
Сначала решите 20% самых важных проблем, а уже потом – 80% второстепенных!
Очень трудно построить свою работу так, чтобы получить в результате максимальную пользу. Тайм-менеджмент - это не просто составление списка неотложных дел, это и умение распределить время и нагрузку. Известно, что на составление плана тратится около 8 минут, и при этом экономится час времени. При планировании нужно учесть следующее:
Успешный тайм-менеджмент означает применение на практике неких методов планирования времени. Известно достаточно много теоретических разработок в этой сфере. Мы приведем здесь 3 из них:
При планировании своего рабочего дня полезно учитывать принцип Дисбаланса, предложенный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Этот принцип относится ко многим сферам экономики и состоит в следующем: 80% затраченных ресурсов обеспечивают 20% результата, а оставшиеся 20% обеспечивают 80% результата.
Таким образом, меньшая часть времени, усилий или ресурсов, отвечает за большую часть результатов. К примеру, люди тратят лишь 20% времени на получение 80% результатов работы. Получается, что целых 80% своего времени работники тратят совершенно неэффективно.
В качестве ресурсов могут выступать деньги, сотрудники, материалы или время, соотношение сохраняется.
Практическая польза принципа Парето заключается в том, что его применение означает концентрацию всегда ограниченных средств и ресурсов компании на определенном сегменте работы, вместо их привычного распыления по множеству направлений. Он помогает определить именно тот участок, где можно рассчитывать на максимальный результат от своих усилий.
Для планирования личного времени эффективно применяется метод Альпы. С его помощью можно, потратив всего несколько минут, оптимально распланировать все дела. Вкратце он состоит в следующем:
Все дела, которые необходимо осуществить за день, нужно записать в ежедневник, блокнот, на листок бумаги или в электронный документ. Кроме того, необходимо указать сроки, в которые они должны быть выполнены. Очень важно подойти к этому заданию ответственно, так как вписать в готовый план неожиданно придуманные дела вряд ли удастся.
Теперь предстоит определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого дела. Не нужно забывать и про такие?дела? как отдых, обеденный перерыв, чашка кофе, поскольку они также требуют временных затрат.
Как бы тщательно мы не рассчитывали время, необходимое на выполнение дела, его все равно уйдет несколько больше. Поэтому желательно распланировать дела только на 60% рабочего времени, остальные 40% станут буфером. Примерно половина оставшегося уйдет на устранение непредвиденных помех, а вторая половина - на спонтанные действия, рабочее общение.
Это самая важная часть плана. Нужно определить приоритет каждого дела (например, оценить по пятибалльной системе). Вполне возможно, что все дела, намеченные на день, в план просто не поместятся. Значит, туда должны входить только самые срочные и важные задания. Остальные придется пересмотреть (чтобы выполнение их занимало меньше времени), делегировать или отложить.
В конце рабочего дня нужно снова вернуться к плану, чтобы просмотреть, насколько удачно он был составлен. Также нужно обратить внимание на дела, которые не были выполнены.
Бывает, что время тратится вовсе не на те дела, которые являются наиболее значимыми. ABC анализ позволяет избавиться от этого недостатка.
Суть его в расстановке приоритетов:
Это наиболее важные дела, которые можно выполнить только самостоятельно. Обычно они являются наиболее трудоемкими. В рабочий план нужно включать только 1-2 дела из этой группы, с тем чтобы по времени выполнение их заняло 3 часа.
Это важные дела, с которыми могут справиться и другие сотрудники. Большую часть из них нужно делегировать, 2-3 включить в собственное расписание. Выполнение этих задач должно занимать около часа.
Это наименее важные задачи, которые, однако, занимают много времени. В рабочем расписании на них должно быть предусмотрено не более 45-ти минут. От остальных дел из этой группы нужно избавляться.
Дня с определением их приоритетов .
День не резиновый, а успеть хочется много. Как быть? Чудес не бывает, но оптимизировать структуру своего дня - вполне реально, и начинать это делать надо с утреннего планирования. Умение ставить приоритеты, понимание и знакомство с системой постановки жизненных целей Б.Франклина, и АВС анализ , знание правил составления списка дел, использование мелкого и среднего времени.
1. Вначале обычным образом наметьте общий список дел дня. Подробность списка - оптимально 15 пунктов.
Совсем короткие, 3-х минутные дела, не записывайте вовсе: их дешевле сделать сразу.
2. Расставьте приоритеты: А (дела важные и срочные), B (важные и не срочные), С (срочные, но не важные). Смотри
Когда вы действительно начнете это делать, причем делать письменно, то есть ответственно - вы поймете, как это сильно. Потому что это решение о целом дне вашей жизни: что вы действительно будете делать, а что из своей жизни убираете…
В соответствии с расставленными приоритетами перепишите список в три вертикальные колонки: A, B и C. Если писать дела одним-двумя словами, на это уйдет минута, а вы еще раз продумаете и прочувствуете правильность расставленных приоритетов.
Написали.
Теперь перегибаем лист так, чтобы колонка С ушла с глаз долой, а в поле нашего зрения и внимания остались дела только важные и самые главные.
Напротив каждого пункта пишем, сколько минут вы сегодня хотите выделить (вы планируете, вам нужно) на это дело. Основой для этих цифр будет опыт, полученный при учете вашего времени.
Сложите общее количество минут.
«Колышки» - это события дня, которые привязаны к строго определенному времени дня. Впишите их в расписание.
Переговоры - 15.00. Встречаемся в кафе на Пречистенке.
Если необходимо, отсчитайте и поставьте к ним Dead-line. Смотри
Все главное уже известно: временные рамки дня понятны, колышки расставлены, список дел определен. Теперь составьте композицию дня. Основные правила просты:
Оперативки - это короткие дела, которые могут оперативно заполнить неожиданное освободившееся время.
Встреча задерживается, у вас 15 свободных минут: чем себя занять? А, у вас распечатаны письма, которые сейчас удобно просмотреть. Итак, заранее заботимся о том, чтобы любые сбои в запланированном расписании могли быть чем-то со смыслом прикрыты: продумываем и готовим список таких «оперативок», коротких дел.
Иногда их называют «заплатки» - то, чем можно оперативно прикрыть дырки дня. Какое название вам нравится больше, выберите сами.
Как правило, «оперативки» удобно делать из дел колонки C: дела достаточно срочные, но не очень важные. Можно их и не делать, но если время подвернулось, то сделаем с удовольствием.
Все, рабочий план дня готов, а вы готовы к основным поворотам событий. Если же события разворачиваются совсем неожиданным образом, констатируем: «Новая вводная!», и переписываем план дня в соответствии с новыми обстоятельствами. Обычно более 10 минут это не занимает, далее обычным образом живем по гибкому и продуманному плану.
Успехов вам!
Пять стадий метода «Альпы»
Предлагаемый Вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет несделанного).
Первая стадия: составление заданий
Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.
Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
в первом приближении распределять их по приоритетности;
подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).
Однако это только начало составления Вашего плана дня.
Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.
Вторая стадия: оценка длительности акций
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.
Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.
Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
Третья стадия: резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов! Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.
Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности.
Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.
В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом: Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:
Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).
Рационализация использования времени с помощью бюрографии
Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать.
При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.
Вы также можете найти интересующую информацию в научном поисковике Otvety.Online. Воспользуйтесь формой поиска:
Дня с определением их приоритетов .
День не резиновый, а успеть хочется много. Как быть? Чудес не бывает, но оптимизировать структуру своего дня - вполне реально, и начинать это делать надо с утреннего планирования. Умение ставить приоритеты, понимание принципа Парето и знакомство с системой постановки жизненных целей Б.Франклина, метод Альпы , матрица Эйзенхауэра и АВС анализ , знание правил составления списка дел, использование мелкого и среднего времени.
1. Вначале обычным образом наметьте общий список дел дня. Подробность списка - оптимально 15 пунктов.
Совсем короткие, 3-х минутные дела, не записывайте вовсе: их дешевле сделать сразу.
2. Расставьте приоритеты: А (дела важные и срочные), B (важные и не срочные), С (срочные, но не важные). Смотри Матрица Эйзенхауэра
Когда вы действительно начнете это делать, причем делать письменно, то есть ответственно — вы поймете, как это сильно. Потому что это решение о целом дне вашей жизни: что вы действительно будете делать, а что из своей жизни убираете…
В соответствии с расставленными приоритетами перепишите список в три вертикальные колонки: A, B и C. Если писать дела одним-двумя словами, на это уйдет минута, а вы еще раз продумаете и прочувствуете правильность расставленных приоритетов.
Написали.
Теперь перегибаем лист так, чтобы колонка С ушла с глаз долой, а в поле нашего зрения и внимания остались дела только важные и самые главные.
Напротив каждого пункта пишем, сколько минут вы сегодня хотите выделить (вы планируете, вам нужно) на это дело. Основой для этих цифр будет опыт, полученный при учете вашего времени.
Сложите общее количество минут.
Определите реальный объем времени, которым вы можете распоряжаться, и упакуйте в данный объем то, что на сегодня запланировали. Смотри статью 500 равно 300 плюс 200 . Также полезной может оказаться статья Безупречность
«Колышки» — это события дня, которые привязаны к строго определенному времени дня. Впишите их в расписание.
Переговоры - 15.00. Встречаемся в кафе на Пречистенке.
Если необходимо, отсчитайте и поставьте к ним Dead-line. Смотри Dead-line
Все главное уже известно: временные рамки дня понятны, колышки расставлены, список дел определен. Теперь составьте композицию дня. Основные правила просты:
Встреча задерживается, у вас 15 свободных минут: чем себя занять? А, у вас распечатаны письма, которые сейчас удобно просмотреть. Итак, заранее заботимся о том, чтобы любые сбои в запланированном расписании могли быть чем-то со смыслом прикрыты: продумываем и готовим список таких «оперативок», коротких дел.
Иногда их называют «заплатки» — то, чем можно оперативно прикрыть дырки дня. Какое название вам нравится больше, выберите сами.
Как правило, «оперативки» удобно делать из дел колонки C: дела достаточно срочные, но не очень важные. Можно их и не делать, но если время подвернулось, то сделаем с удовольствием.
Все, рабочий план дня готов, а вы готовы к основным поворотам событий. Если же события разворачиваются совсем неожиданным образом, констатируем: «Новая вводная!», и переписываем план дня в соответствии с новыми обстоятельствами. Обычно более 10 минут это не занимает, далее обычным образом живем по гибкому и продуманному плану.
Успехов вам!
Психологос - образовательный проект, энциклопедия практической психологии , которая создается профессионалами для широкого использования. Здесь: внятные определения основных психологических понятий, современные взгляды специалистов, видео-иллюстрации и практичные рекомендации по решению личных и деловых проблем.
Здесь всё, что нужно знать о психологии, чтобы изменить свою жизнь к лучшему. Всё коротко и по делу.
Над Психологосом работают преподаватели Университета практической психологии , возглавляемым доктором психологических наук, профессором Николаем Ивановичем Козловым . На портале представлен синтон-подход - психология здравого смысла для здоровых людей. Синтон-подход интегрирует лучшее из всех современных психологических подходов на базе самостоятельных, отечественных разработок. Психологос сотрудничает с крупнейшими вузами России: РГГУ , СПбГИПСР , КИПУ и др.
Психологос делает свои рассылки: популярную, "по жизни", для обычных пользователей, кому нужны простые и практичные заметки и подсказки по практической психологии, - и профессиональную, для коллег-психологов, где обсуждаются вопросы теории и методики, рассматривается "кухня" работы практического психолога. Подписаться на ту или иную рассылку вы можете, заполнив форму "Подписка" вверху слева. Просто введите свой e-mail и нажмите ОК.