Ku fillon teknologjia e menaxhimit të kohës? Menaxhimi i kohës: llojet, teknikat, trajnimi për menaxhimin e kohës

Mbillni një mendim dhe korrni një veprim; mbjell një veprim dhe korr një zakon. Mbill një zakon dhe do të korrësh një karakter dhe do të korrësh një fat.
W. Thackeray

Menaxhimi i kohës ose menaxhimi i kohës është një aftësi shumë e rëndësishme që duhet ta zotërojë çdo drejtues, çdo prind dhe në përgjithësi çdo i rritur që dëshiron të arrijë rezultate të caktuara në jetën e tij.

Mungesa katastrofike e kohës për jetën personale dhe familjen është diçka me të cilën përballet pothuajse kushdo që nuk di ta menaxhojë me mençuri. Në ndjekje të arritjeve, një person përballet me lodhje, stres dhe apati. Si të menaxhoni kohën? Si ta strukturoni siç duhet ditën tuaj në mënyrë që të arrini jo vetëm gjithçka që ju nevojitet, por edhe gjithçka që dëshironi?

Menaxhimi i kohës është një teknikë për menaxhimin e duhur të kohës që ju lejon të rrisni produktivitetin dhe produktivitetin e një personi. Ai përfshin 3 pika kryesore:

Përcaktimi i saktë i prioriteteve.
Shpërndarja e burimeve që do të kërkohen për të arritur qëllimet.
Optimizimi i rrjedhës së punës.

Edhe falë bazave të menaxhimit të kohës, ju mund të mësoni të menaxhoni jo vetëm kohën tuaj të punës, por gjithashtu t'i kushtoni vëmendje familjes tuaj, të merrni hobi dhe vetë-zhvillim dhe thjesht të ndaloni për një moment dhe të argëtoheni.

Teknologjia ju lejon jo vetëm të kryeni me kompetencë detyrat e caktuara, por edhe të bëni gjërat tuaja të preferuara.

Parimet e menaxhimit të kohës

Ambiciet e disa njerëzve janë të pakufishme, por burimet e tyre janë gjithmonë të kufizuara. Menaxhimi i kohës ndihmon në organizimin dhe planifikimin e duhur të kohës, vendosjen e saktë të prioriteteve, nxjerrjen në pah të rëndësishmes dhe parësoren, duke hedhur poshtë atë që nuk është urgjente ose opsionale.

Duhet theksuar se për të zbatuar në praktikë parimet bazë të menaxhimit të kohës, është e nevojshme të hiqni dorë nga iluzionet për organizatën tuaj. Nëse një person beson vetëm se është në gjendje të bëjë gjithçka në botë, ai është i dënuar me dështim. Por nëse ai di të vlerësojë në mënyrë adekuate aftësitë e tij dhe e di se ka vetëm 24 orë në ditë (plus kohë për gjumë dhe pushim!), ai do të jetë në gjendje të rrisë produktivitetin e tij.

Menaxhimi i kohës dhe teknikat e thjeshta të menaxhimit të kohës mund të përdoren si aftësi individuale ose grupore. Për të organizuar punën në grup, së pari duhet të kuptoni motivet dhe planet tuaja, dhe më pas të ndihmoni njerëzit e tjerë të bëjnë të njëjtën gjë. Por jo anasjelltas!

Vendosja e saktë e qëllimit

Shumica e njerëzve nuk dinë të vendosin një qëllim për veten e tyre. Si rezultat, aktiviteti zvogëlohet dhe motivimi zhduket. Para së gjithash, qëllimi duhet të jetë i qartë, i kufizuar në kohë dhe i arritshëm. Pa këto kritere, ajo bëhet thjesht dëshira e një personi dhe, me kalimin e kohës, pushon së motivuari.

Parimi i Vilfredo Paretos

Parimi i Vilfredo Paretos në menaxhimin e kohës është të përcaktojë prioritetet e jetës. Me fjalë të tjera, ky parim quhet edhe ligji 20 deri në 80 Kuptimi i tij është që nëse një person duhet të arrijë qëllimet e tij, atëherë 80% e rezultatit do të varet nga 20% e veprimeve. Çfarë veprimesh do të jenë këto, secili vendos vetë.

Një qasje racionale ndaj zakoneve

Parimi nënkupton zhvillimin e zakoneve korrekte dhe të dobishme. Ato lehtësojnë përfundimin e të gjitha detyrave të planifikuara për ditën. Ekspertët kanë vërtetuar se 3 javë janë të mjaftueshme për të futur një zakon të mirë.

Një trup i shëndetshëm, në formë dhe i fortë nuk është një teka e njerëzve të pasur, por një nevojë urgjente, një mjet me të cilin ata mund të përballojnë nivelet e larta të stresit, të jetojnë me ritme të shpejta dhe të zgjidhin probleme vërtet të vështira.

Më thuaj cili është plani yt dhe unë do të të them se kush je

Është thjesht e pamundur të menaxhoni me kompetencë punën dhe kohën tuaj personale pa planifikim ditor. Duhet të kuptohet si një listë detyrash që duhet të kryhen brenda një dite.

Për ta bërë këtë, një person duhet të bëjë një plan për të nesërmen çdo mbrëmje, dhe të përmbledhë rezultatet në mbrëmje. Është gjithashtu i përshtatshëm për të përdorur planifikimin javor, mujor, tremujor ose vjetor për punë. Ka nga ata që duan të krijojnë plane për një periudhë më të gjatë. Një ditar konsiderohet një mjet tradicional për planifikim efektiv, por përveç tij, mund të përdorni aplikacione celulare, programe të shumta kompjuterike apo edhe pika në murin e një qelie burgu.

Nga përvoja e biznesmenëve dhe menaxherëve, mund të themi se nuk ka asnjë ndryshim thelbësor midis planifikuesve të detyrave në letër ose elektronike. Por ka një ndryshim midis atyre që munden dhe atyre që nuk mund të krijojnë një plan realist.

Ata që janë të pandershëm me veten sigurisht që do të përballen me dështim, ngadalësim në procesin e tyre të punës dhe humbje të motivimit. Përpara se të përfshini ndonjë artikull në planin tuaj të detyrave, duhet të dëgjoni me kujdes veten dhe të bëheni të vetëdijshëm për motivet tuaja. Të jesh në paqe me veten është po aq e rëndësishme sa të jesh produktiv.

Rregullat e menaxhimit të kohës

Asnjë nga teknikat nuk konsiderohet universale, e cila do t'i përshtatet absolutisht të gjithëve, madje edhe menaxhimit të kohës. Sidoqoftë, ndjekja e rregullave të menaxhimit të kohës ndihmon në krijimin e sistemit tuaj individual të menaxhimit të kohës, i cili do të marrë parasysh karakteristikat dhe nevojat e një personi.

Rregullat themelore:

Koha personale duhet të planifikohet, duke marrë parasysh jo vetëm faktorë objektivë, por edhe subjektivë, si humori. Të kesh frymëzim për çdo punë është e rëndësishme jo vetëm për përfaqësuesit e profesioneve krijuese, por edhe për të gjithë ata që duan të ndjehen të lumtur, dhe jo të dëshpëruar dhe bosh.
Nëse ka shumë detyra në listën tuaj të përditshme të detyrave, duhet t'i jepni përparësi në mënyrë që të eliminoni dhimbjet e ndërgjegjes sa më shpejt që të jetë e mundur. Pasi të keni përfunduar çështjet urgjente, ose mund të vazhdoni të veproni sipas planit, ose ta shtyni pjesën tjetër për një ditë tjetër. Asnjë person nuk mund të jetë perfekt 24/7 dhe të mos pushojë.
Përdorimi i parimit Pareto në jetë do të ndihmojë shumë në menaxhimin e duhur të kohës. Ju duhet të gjeni ato 20% që janë më të rëndësishmet.
Një person që dëshiron të ndryshojë jetën e tij për mirë, duhet të ketë me vete një listë detyrash gjatë gjithë kohës dhe ta kontrollojë rregullisht në mënyrë që të mos humbasë pika të rëndësishme.
Kur përpiloni një listë të detyrave, është e nevojshme të merren parasysh bioritmet individuale, sepse çdo person ka kulme aktiviteti në periudha të ndryshme. Në përgjithësi, sistemi endokrin funksionon në atë mënyrë që detyrat komplekse janë më të lehta për t'u kryer para orës 12 të mesditës. Por duhet të merren parasysh edhe zakonet afatgjata, si përvoja e viteve të punës gjatë natës.
Asnjëherë nuk duhet të punoni në fragmente nëse merrni përsipër një detyrë, është më mirë ta përfundoni atë dhe vetëm atëherë të filloni një tjetër. Përqendrimi në disa detyra në të njëjtën kohë është shumë më i vështirë sesa fokusimi në një.
Ju duhet të motivoni vazhdimisht veten, por kurrë mos e detyroni veten. Motivimi duhet të jetë pozitiv. Premtimi për kënaqësi, shpërblim ose lehtësim funksionon më mirë se presioni, shtrëngimi ose shantazhi.
Nëse nuk duhen më shumë se 10 minuta për të përfunduar një detyrë, duhet ta përfundoni menjëherë, pa e vonuar për më vonë.
Të gjitha detyrat e planifikuara duhet të jenë të realizueshme dhe mjaft të thjeshta. Një detyrë e madhe duhet të ndahet në shumë faza më të thjeshta dhe më të kuptueshme.

Të gjitha rregullat duhet të përshtaten sipas situatës, të konsiderohen si këshilla të dobishme dhe jo si aksiomë. Pas ca kohësh, planifikimi i kohës tuaj do të bëhet një zakon i këndshëm.

Sipas psikologëve, është më mirë të bëni një listë të detyrave në kohën e tashme dhe në vetën e parë. Ky truk do t'ju motivojë për të ndërmarrë veprime.

Si ndikon menaxhimi i kohës në jetën tuaj?

Menaxhimi i kohës në jetë ju lejon të zbatoni projekte më kreative në një kohë të shkurtër, të fitoni më shumë para dhe të merrni më shumë kënaqësi.

Teknikat moderne të menaxhimit të kohës karakterizohen nga fleksibiliteti dhe leja për të pushuar, sepse specialistët kanë braktisur prej kohësh motivimin e ngurtë të vetes ose të njerëzve të tjerë. Leja për të pushuar, në mënyrë paradoksale, rrit performancën e një personi, e ndihmon atë të fitojë një këndvështrim të ri mbi detyrat dhe të arrijë qëllimin e tij në një mënyrë më të shpejtë dhe më krijuese.

Zbatimi i rregullave të menaxhimit të kohës në jetë jep më shumë ndërgjegjësim në punët e përditshme, ju lejon të shihni se si shpenzohen minutat, ditët dhe vitet dhe të bëni një bilanc të veprimeve tuaja.

Duke përdorur edhe metodat bazë të menaxhimit të kohës, një person së shpejti do të fillojë të vërejë se si jeta po ndryshon. Përveç kësaj, shëndeti juaj do të përmirësohet dukshëm, pasi do të keni më shumë kohë për t'u çlodhur.

Motivet kontradiktore

Nga pikëpamja psikologjike, ka pikëpamje të ndryshme për problemin e motivimit dhe menaxhimit të kohës. Por të gjithë profesionistët, në një mënyrë ose në një tjetër, rekomandojnë që së pari të merreni me motivimin dhe vetëm pas kësaj të filloni të hartoni një plan.

Kur filloni një projekt ose detyrë, është e dobishme t'i bëni vetes pyetjet e mëposhtme:

Pse më duhet kjo? Çfarë saktësisht dua të marr nga ky biznes? Zakonisht njerëzit duan gjëra të thjeshta dhe të kuptueshme: para, kënaqësi, rritje të vetëbesimit. Përveç kësaj, ata duan të kujdesen për njerëzit e tjerë, vartësit, kolegët, fëmijët dhe të afërmit e tyre. Kuptimi i motivit tuaj do t'ju ndihmojë të jepni përparësi.
A ka ndonjë gjë në lidhje me këtë detyrë që është e vështirë për mua? A ka diçka që më acaron, më huton, më zmbraps, që shkakton zemërim apo ndonjë ndjenjë tjetër të pakëndshme? Duke iu përgjigjur kësaj pyetjeje, një person do të kuptojë se cili shtet do të sabotojë aktivitetet e tij, do të vendosë një fole në rrotat e tij dhe do të krijojë surpriza të pakëndshme. Nuk duhet të bëni asgjë me ndjenjën që keni zbuluar, por duhet ta emërtoni dhe ta vini re në veten tuaj.
Pas një analize kaq të thjeshtuar të motivimit tuaj, mund të hartoni një plan në çdo formë, të vendosni afate realiste dhe të veproni në kohën e caktuar.

Duke parë njerëzit e suksesshëm, është e vështirë të imagjinohet se edhe ata kanë të bëjnë me një konflikt midis frikës dhe dëshirës, midis pasigurisë dhe aspiratës. Duket se këta njerëz janë të plotë dhe të qëllimshëm, dhe unë nuk di asnjë dyshim apo shqetësim.

Kjo është e gabuar. Kushdo që fillon të bëjë diçka të vështirë, të re ose të përgjegjshme, me siguri do të ndiejë një krizë motivimi në një moment. Vetë-analiza ose konsultimi me një psikolog do t'ju ndihmojë të përballoni këtë dhe t'i ktheheni projektit.

Me siguri e keni vënë re se shumica prej nesh janë aq të mbingarkuar me punë dhe shqetësime personale, saqë as nuk e kemi idenë se si të dalim nga një situatë e tillë dhe si të menaxhojmë gjithçka?!

Ne përjetojmë një lloj stresi emocional, panik, shqetësim, që çon në letargji dhe një humor të dëshpëruar, kur gjithçka bie jashtë kontrollit dhe ne nuk duam të bëjmë asgjë!

Nëse nuk dëshironi të bëheni viktimë e depresionit, duhet të mësoni se si ta planifikoni siç duhet kohën tuaj, d.m.th. Menaxhimi i kohës!

Psikologët besojnë se ekziston një rrugëdalje nga situata e "mungesës katastrofike të kohës", gjëja kryesore është që ju keni dëshirën të ndryshoni pak veten, dhe gjithashtu të ndryshoni qëndrimin tuaj ndaj kohës personale.

Cili është qëllimi i menaxhimit të kohës?

Menaxhimi i kohës është aftësia për të menaxhuar dhe kontrolluar në mënyrë efektive kohën tuaj personale!

Kjo është aftësia për të përcaktuar se çfarë është gjëja kryesore për ju në këtë moment dhe çfarë është dytësore, cila është gjëja e parë që duhet të bëni dhe çfarë mund të zhvendoset disa orë përpara.

Sapo një person fillon të kuptojë të gjitha këto, e gjithë zhurma me mungesën e kohës zhduket menjëherë.

Ju mund të mendoni se menaxhimi i kohës tuaj është mjaft i vështirë - aspak!

Gjëja kryesore është që ju të merrni vendime specifike për veten tuaj se çfarë duhet bërë dhe kur!

Këshilla më e mirë për menaxhimin e kohës është të injoroni idiotët...
- Citate e shkëlqyer. Kush është autori?
- Të imagjinosh se nuk ekzistojnë...
- Epo, kush është autori?
- Dhe vazhdo të bësh gjënë tënde...

Shumë janë të sigurt se ata njerëz që përdorin në mënyrë aktive menaxhimin e kohës arrijnë të bëjnë shumë më tepër dhe më shpejt! Ky është një mendim i gabuar...

Menaxhimi i kohës na ndihmon të rrisim ndjeshëm produktivitetin tonë dhe gjithashtu na mëson të hedhim të gjitha gjërat e panevojshme në koshin e plehrave. Shfaqet një kohë shtesë - dhe varet nga ju se ku do ta shpenzoni!

Ata njerëz që kanë mësuar të menaxhojnë kohën e tyre në mënyrë efektive - ata arrijnë të shpëtojnë një të tretën e jetës së tyre! E mahnitshme, apo jo?

Rregullat bazë të menaxhimit të kohës!

Menaxhimi i kohës: Imagjinoni që sot është dita juaj e fundit.

Ky rregull mund t'ju duket qesharak, por megjithatë...

Nga kjo pyetje zgjohem fuqishëm çdo mëngjes dhe filloj me mençuri.

Dhe këtu është pyetja ime: "Nëse do ta dija që sot ishte dita e fundit e jetës sime, çfarë do të bëja dhe si do të sillesha në këtë ditë?" pyetja për veten tuaj.

Unë mendoj se ju do ta gjeni këtë interesante!

Menaxhimi i kohës: Bëni planifikim.

Ata njerëz që ishin në gjendje të arrinin njohje dhe sukses në jetë planifikojnë vazhdimisht.

Planifikimi ditor është i domosdoshëm për të rritur efikasitetin tuaj gjatë gjithë ditës.

Gjithmonë planifikoni detyra specifike në fletoren tuaj!

Mos harroni, nëse qëllimi juaj nuk është në letër, atëherë ai thjesht nuk ekziston!

Kur punoni me një listë të përpiluar detyrash të planifikuara, ju rritni menjëherë produktivitetin dhe produktivitetin e kohës tuaj me 25%.

Bëjeni zakon që në mbrëmje (para se të shkoni në shtrat) të shkruani planin tuaj të detyrave për nesër!

Sapo të vini në punë, tashmë do të dini qartë se nga të filloni.

Punoni me këtë listë gjatë gjithë ditës: sapo të shfaqet ndonjë detyrë e re, përfshijeni në të njëjtën listë, duke marrë parasysh prioritetin e saj në krahasim me detyrat e regjistruara më parë.

Sapo të përfundoni me sukses një detyrë specifike, sigurohuni që ta kaloni atë nga lista!

Në këtë mënyrë do të jeni të kënaqur me punën e bërë dhe gjithashtu do të jeni krenarë për veten që nuk e humbisni kohën!

Një detyrë komplekse duhet të ndahet në disa nën-detyra - mos e merrni përsipër plotësisht (vetëm njerëzit e paarsyeshëm e bëjnë këtë, me fjalë të tjera, humbësit).

Menaxhimi i kohës: Filtro informacionin.

Për të mos e ngopur trurin tuaj me një sasi të madhe informacioni të panevojshëm, dhe gjithashtu për të mos humbur kohën tuaj të çmuar në të, mësoni të zgjidhni më të nevojshmen, të dobishmen dhe të hiqni të panevojshmen!

Mësoni të studioni shpejt dhe të kaloni faqet e World Wide Web pa lexuar gjithçka nga fillimi në fund.

Ndaloni dhe mbani mend vetëm gjërat e rëndësishme.

Menaxhimi i kohës: Eliminoni “shpërdoruesit e kohës” nga jeta juaj!

Ky është ndoshta problemi i parë që na pengon të gjithëve të menaxhojmë në mënyrë efektive dhe efikase kohën tonë!

Duke kontrolluar emailin, duke komunikuar në ICQ dhe në rrjetet sociale (VKontakte, Facebook) - ne VJEDHIM dhe VRASIM kohën tonë, e humbim atë!

Mos e humbni shumicën e kohës në gjëra të vogla dhe të panevojshme!

Menaxhimi i kohës: "Hani një bretkocë për mëngjes!"

Çfarë do të thotë?

Konsulenti i suksesshëm i biznesit B. Trejsi i quan “bretkocë” detyrat më të vështira që duhen përballuar gjatë ditës.

Kur i lëvizni vazhdimisht ose 1 orë përpara ose në mbrëmje, krijoni tension të pakëndshëm emocional për veten tuaj me të cilin ecni gjatë gjithë ditës.

Ju duhet ta filloni ditën tuaj me gjënë më të vështirë - dhe dita juaj do të shkojë pa probleme dhe jo me forcë.

Menaxhimi i kohës: Mbani tavolinën tuaj të pastër.

Njerëzit e pasur, biznesmenë të matur punojnë gjithmonë në një tryezë të pastër. Për njerëzit e pambledhur, ka kaos të plotë dhe punë gjithëpërfshirëse në tavolinë!

Zhvilloni një zakon të dobishëm për të hequr grumbujt e letrave nga tavolina juaj, për të hedhur gjërat e panevojshme dhe për të punuar pastër.

Shkencëtarët kanë zbuluar se ne shpenzojmë më shumë se 30% të kohës sonë për të gjetur dokumentin e duhur.

Një shportë mbeturinash është një mënyrë e mirë për të menaxhuar kohën tuaj!

Menaxhimi i kohës: Thuaj "JO" gjërave të panevojshme më shpesh.

Unë mendoj se të gjithë kanë dëgjuar se kush është Evgeny Popov dhe çfarë rruge ka marrë: nga një pastrues i zakonshëm në një biznesmen të suksesshëm në internet.

Evgeniy krijoi një skenar efektiv të menaxhimit të kohës, e cila ju lejon të formoni ditën tuaj në një formë të përshtatshme. Mund të instalohet si në telefonin tuaj ashtu edhe në kompjuterin tuaj për të planifikuar ditën tuaj në mënyrë produktive!

Me ndihmën e kursit "Mjeshtri i kohës" nga Evgeny Popov, shumë ndryshojnë rrënjësisht jetën e tyre dhe përdorin çdo ditë një skenar të veçantë (të instaluar në telefonin ose kompjuterin e tyre) për të planifikuar ditën e tyre!

Arrini të bëni brenda një dite atë që keni grumbulluar në një javë dhe do të shihni se sa dramatikisht do të ndryshojë jeta juaj!

Ndaloni së qeni një perime! Bëhuni aktiv! Jetoni një jetë plot ngjyra!

P.S. Unë personalisht bleva kursin "Master of Time" nga E. Popov menjëherë në ditën e 5-të pas publikimit të tij! Prandaj, i këshilloj të gjithëve pa dyshim: blini dhe mësoni të menaxhoni kohën tuaj në mënyrë produktive!

Menaxhimi i kohës na mëson të gjithëve të menaxhojmë në mënyrë efektive jetën tonë, të shijojmë çdo moment të kohës në të cilën jemi tani, të gjejmë kohë për familjen dhe miqtë tanë, të gjejmë kohë për vetë-zhvillim - jeta do të fillojë të marrë ngjyra të ndritshme dhe të bëhet shumë më interesante!

Artikull i dobishëm? Mos humbisni të rejat!
Shkruani emailin tuaj dhe merrni artikuj të rinj me email

Përkthyer nga anglishtja, "menaxhimi i kohës" do të thotë menaxhim i kohës. Është e qartë se në fakt është e pamundur ta kontrollosh atë. Kjo i referohet përdorimit të rregullt të kohës së punës dhe asaj personale, të llogaritur në minuta, orë, ditë, javë. Menaxhimi i kohës është kontabiliteti dhe planifikimi operacional.

Filozofia dhe praktika e menaxhimit të kohës është një shkencë relativisht e re që fitoi popullaritet në mbarë botën vetëm në vitet '80 të shekullit të njëzetë. Ka ende shumë mite dhe keqkuptime rreth tij.

Bazat

Kur përpiqeni të zbatoni një program të menaxhimit të kohës në një ekip punonjësish, është e rëndësishme të kuptoni se sistemi nuk është i kuptueshëm dhe i aksesueshëm për të gjithë, dhe në përputhje me rrethanat, ai nuk do të pranohet dhe asimilohet nga të gjithë. Nëse një person jeton pa qëllim, nuk përpiqet për asgjë dhe koha rëndon mbi të - ai dhe menaxhimi i kohës janë dy gjëra të kundërta. Për hir të produktivitetit, duhet të vendoset për qëllimet e ndjekura nga personi që studion këtë shkencë. 4 shtyllat e menaxhimit të kohës:

optimizimi i kohës;
planifikimi i ditës;
gjurmimi i kohës;
organizimi i motivimit.

Duke kuptuar parimet e funksionimit të secilit prej tyre, do të jetë e mundur jo vetëm të punohet me efikasitet maksimal, por edhe të ruhet shëndeti, energjia dhe një mendje e ndritur.

Matrica e Dwight Eisenhower

Në kurset e menaxhimit të kohës për fillestarët, trajnerët rekomandojnë përdorimin e matricës së zhvilluar nga Presidenti i 34-të i Shteteve të Bashkuara. Eisenhower konsideroi aftësinë për të lundruar shpejt dhe aftësitë e domosdoshme të një personi të suksesshëm. Në përpjekje për të optimizuar kohën e tij në ciklin e pafund të punëve, kreu i shtetit krijoi një matricë që funksionon sipas parimit: "Jo të gjitha çështjet e rëndësishme janë urgjente, jo të gjitha çështjet urgjente janë të rëndësishme". Ky është një ndihmë vizuale për menaxhimin e kohës për nënat dhe biznesmenët, ndërtuesit dhe artistët, duke ju lejuar të planifikoni dhe shpërndani në mënyrë efektive burimet në mënyrë racionale.

Parimi i funksionimit

Matrica do të japë fryte nëse qëllimet janë realiste dhe ato vendosen saktë. Para se të përfundoni detyrën tjetër, duhet t'i përgjigjeni dy pyetjeve:

A është kjo e rëndësishme?
A është urgjente?

Bazuar në përgjigjen e tyre, dallohen 4 lloje të rasteve:

E rëndësishme urgjente.
Urgjente e parëndësishme.
E rëndësishme jo urgjente.
E parëndësishme, jo urgjente.

Jeta na hedh vazhdimisht gjëra urgjente. Sa i përket shkallës së rëndësisë së tyre, secili jep përgjigjen e vet. Duke folur për urgjencën, mund të konkludojmë se ky kriter është objektiv. Për shembull, një shok klase që nuk e keni parë prej 5 vitesh telefonon dhe ju kërkon të lini një takim me të afërmin e tij dhe ta ndihmoni të gjejë një punë. E rëndësishme? Urgjentisht? A jeni në linjë me qëllimet tuaja? Cilin lloj?

E rëndësishme urgjente

Detyra të tilla duhet të kryhen menjëherë. Ato janë dhe lidhen drejtpërdrejt me qëllimet tuaja të jetës. Të gjitha ushtrimet e menaxhimit të kohës janë marrë nga jeta reale, çështjet urgjente lindin të paplanifikuara dhe, shpesh, pa fajin tuaj. Për shembull, një fëmijë në nevojë për kujdes, përkeqësim të shëndetit, vështirësi në punë, etj.

Njohja e menaxhimit të detyrave dhe teknikave kompetente të planifikimit do të zvogëlojë numrin e detyrave të rëndësishme urgjente në minimum. Nëse kushti nuk plotësohet dhe çështjet urgjente grumbullohen nga hiçi, ia vlen të rishikoni edhe një herë qëllimet tuaja për të ardhmen e afërt dhe të forconi vetëdisiplinën tuaj.

Besueshmëria është burimi kryesor i çështjeve të rëndësishme urgjente. Paaftësia për të thënë "jo" na bën ata të cilëve njerëzit e tjerë u delegojnë detyrat e tyre të rëndësishme urgjente ose jo urgjente. Arsyet për vështirësinë e refuzimit mund të jenë të ndryshme, por ju duhet të mblidheni dhe të merrni një vendim me dëshirë të fortë. Referojuni çështjeve tuaja urgjente, kërkoni një pauzë ose tregoni një kornizë kohore që është e përshtatshme për ju, ofroni të caktoni një punonjës tjetër (asistent, partner, etj.) për të kryer detyrën. Bëjini nxitësit një pyetje të papritur: çfarë mund të bëjë ai? Më e rëndësishmja, mos e humbisni qëllimin tuaj. Është e rëndësishme të kuptohet se të qenit vazhdimisht në modalitetin e kryerjes së detyrave urgjente dhe të rëndësishme kërkon përqendrim dhe përkushtim maksimal, gjë që në të ardhmen e afërt do të çojë në një përkeqësim të mirëqenies. Nuk kemi kohë të ndalemi, të rimendojmë atë që po ndodh, të vlerësojmë rezultatin, në fund, thjesht digjemi.

E rëndësishme jo urgjente

Varianti i përshkruar i sjelljes në menaxhimin e kohës - menaxhimi i kohës, përmban një listë detyrash në kryerjen e të cilave mund të tregohet qetësi dhe maturi. Keni kohë për të menduar për çdo hap. Kjo është një mundësi e shkëlqyer për të zbatuar aftësitë e fituara të planifikimit teorik në praktikë.

Ekspertët thonë se njerëzit që e ndërtojnë biznesin apo karrierën e tyre sipas këtij parimi arrijnë rezultate të jashtëzakonshme. Të kesh një rezervë kohe ju lejon t'i qaseni çështjeve në detaje dhe kuptimplotë, të kryeni planifikim të plotë, të vlerësoni dhe karakterizoni rezultatet e ndërmjetme dhe të tregoni fleksibilitet.

Ky grup përfshin çështje që kanë të bëjnë me rutinën e nevojshme: stërvitjen, kujdesin për shëndetin e vet (mbajtjen e rutinës së përditshme, të ushqyerit, parandalimin e sëmundjeve, etj.). Mos e lini pas dore kohën, sepse... Çështjet e rëndësishme jo urgjente mund të bëhen urgjente.

Urgjente e parëndësishme

Sipas rregullave të menaxhimit ekstrem të kohës, të gjithë duhet të përjashtohen nga përditshmëria, sepse... të hutuar nga kryerja e detyrave të rëndësishme urgjente dhe jo urgjente. Detyrat e zakonshme të parëndësishme: takime të panevojshme, biseda të gjata telefonike, riparim/rregullim i pajisjeve. Shpesh detyrat që një person i vendos vetes në këtë fazë lidhen me kompetencën dhe profesionalizmin e të tjerëve, ndaj këshillohet që t'i delegoni ato. Për shembull, nëse frigoriferi juaj është i prishur, pse të shpenzoni orë të tëra duke lexuar udhëzimet, duke parë video se si ta rregulloni atë dhe duke bërë përpjekje të pasuksesshme për ta rikthyer atë në funksionin e tij të mëparshëm, kur mund të kontaktoni shpejt një teknik dhe t'ia besoni punën atij? Atëherë do të ketë kohë për të zgjidhur problemet reale të ngutshme që kërkojnë vëmendjen tuaj.

Jo urgjente e parëndësishme

Përgjigja e pyetjes së menaxhimit të kohës se si të menaxhoni gjithçka qëndron në përjashtimin e plotë të detyrave të tilla nga jeta e përditshme. Ata janë gllabërues të pamëshirshëm të kohës së lirë. Nëse situatat nga sheshi i mëparshëm shpërqendrohen pak nga qëllimet kryesore, atëherë çështjet jo urgjente, të parëndësishme kanë një efikasitet negativ. Po flasim për rrjetet sociale të preferuara të të gjithëve, Instagram, Facebook, etj. me lëvizje pa qëllim të prurjes, korrespodencë boshe me miqtë, shikim të gjatë të serialeve televizive, “shoqërim” në lojëra kompjuterike.

Detyra të tilla janë të lehta dhe jo të detyrueshme. Dëmi i tyre kryesor është bllokimi i padukshëm i rrjedhës natyrore të detyrave të rëndësishme.

Nëse qëllimi është vendosur qartë dhe ka afate specifike, lloji i katërt i detyrës duhet të marrë një kohë minimale, ose më mirë akoma, të përjashtohet plotësisht. Ju nuk duhet të zhyteni me vetëmohim në punë pa i dhënë pushim vetes. Rregulli "kohë për punë, kohë për argëtim" është i rëndësishëm këtu.

Matrica Eisenhower është e zbatueshme në çdo fushë të jetës: qoftë menaxhimi i kohës për nënat në përgatitje për festat e Vitit të Ri ose një specialist nga një korporatë e madhe që zbaton një projekt të përjetshëm.

Nëse qëllimet janë vendosur saktë, ka vetëbesim të fortë dhe motivimi për veprim është i fortë, nuk duhet të shfaqen vështirësi.

Më poshtë është një listë e metodave të menaxhimit të kohës që do të ndihmojnë në optimizimin e detyrave të prioriteteve të ndryshme.

Mësoni të thoni "jo"

Edukimi i mirë dhe përmbajtja nuk na lejojnë të refuzojmë të dëgjojmë pa qëllim historitë e fqinjëve për një fundjavë të stuhishme, të presim një vizitor të paplanifikuar ose të marrim pjesë në zgjidhjen e problemit të dikujt tjetër. Menaxhimi ekstrem i kohës i quan situata të tilla "shpërdorues" të kohës që mund të përdoren në mënyrë më produktive. Marrja e një vendimi për të refuzuar është një përgjegjësi që duhet të merrni përsipër një herë e përgjithmonë. Shpërblimi për përpjekjet tuaja do të jetë një furnizim i madh i kohës në dispozicionin tuaj.

Rregulli i karrocave dhe kalit

A keni menduar ndonjëherë se po humbisni kohë të çmuar për diçka që ka humbur kuptimin prej kohësh? A po bëni punë jashtë zakonit që nuk kërkohet më për të arritur rezultate? Sipas ekspertëve, menaxhimi i kohës për gratë bazohet në zgjidhjen e kësaj çështjeje. Orari i punës duhet të rishikohet sistematikisht për të hequr raportet joinformative dhe të ngjashme.

Për qartësi, ne sugjerojmë të imagjinoni një kalë duke tërhequr një karrocë. Ndërsa karroca lëviz, ajo mbushet me ngarkesë të re dhe me çdo kilometër që kalon, bëhet gjithnjë e më shumë. A është vërtet e nevojshme të prisni derisa kafsha të lodhet, duke u përpjekur të tërheqë një ngarkesë të tepërt? Shumica e njerëzve (shumica dërrmuese e tyre janë gra) janë të sigurt se të punosh mirë do të thotë të punosh shumë. Ata e ngarkojnë veten me gjithnjë e më shumë detyra, qëndrojnë pas punës dhe nuk pendohen për fundjavën e kaluar atje. Rezultati i një altruizmi të tillë do të jetë një rënie në efikasitetin e punës dhe "djegia emocionale", kur ajo që bëni humbet kuptimin e saj.

Është e rëndësishme të gjesh një ekuilibër delikat midis jetës personale dhe jetës së zënë. Ky është motivimi më i mirë për të studiuar dhe praktikuar kohën) - të përpiqeni për vetë-zhvillim dhe vetë-përmirësim.

"Ngrënia e një elefanti"

Detyrat më të vështira për t'u kryer janë detyra komplekse të një shkalle globale. Problemi kryesor i tyre është se rezultati nuk do të jetë i dukshëm së shpejti, por tani duhet të punojnë shumë. Në programet e menaxhimit të kohës, ata quhen metaforikisht "elefantë". Nuk do të jetë e mundur të merreni me të gjithë "elefantin" me një lëvizje. Për ta hequr qafe atë, propozohet një zgjidhje e pjesshme e problemeve - ndarja e kafshës në "biftekë". Pjesët duhet të jenë të një madhësie që është optimale për të "ngrënë" në të njëjtën kohë pa shqetësime dhe emocione negative.

Një shembull i menaxhimit të kohës për gratë: pastrimi pranveror "i preferuar" i të gjithëve mund të ndahet në disa ngjarje të shkallës më të vogël: renditni përmbajtjen e kabineteve sot dhe shtyjeni larjen e dritareve për nesër. Pra, me çdo hap do të jetë më e lehtë për të ecur përpara.

Problemi kryesor është se ne jemi vetë përgjegjës për rritjen e "elefantëve" që peshojnë disa tonë. Kjo ndodh kur i shtyni gjërat e rëndësishme për më vonë. Edhe nëse mendojmë për një detyrë, por nuk fillojmë ta bëjmë atë, "elefanti" rritet.

Kur nuk mbetet gjë tjetër veç zgjidhjes së problemit, rezulton se në fund të fundit nuk ka qenë edhe aq e vështirë. Rezultati i mosveprimit të zgjatur është një potencial i humbur dhe shumë negativitet përreth. Dhe vetëm përfundimi i plotë i punës do të sjellë pozitivitet dhe energji në jetë.

Teknika e djathit zviceran

Dallimi kryesor midis "djathit" dhe metodës së mëparshme të menaxhimit të kohës është se problemi nuk zgjidhet "nga koka në bisht", por në një mënyrë arbitrare. Këshillohet që të filloni me zona lehtësisht të aksesueshme, zgjidhja e të cilave do të japë një humor pozitiv dhe do të rrisë vetëbesimin. "Gërmimi" i përditshëm i vrimave të vogla në djathë do të çojë në mënyrë të padukshme në konsumimin e plotë të tij.

Një shembull tipik: kur fillon të shkruajë një artikull, autori ka studiuar disa aspekte më shumë se të tjerët ose thjesht është i interesuar për këtë temë. Ju duhet të filloni të vendosni mendimet tuaja në letër me këtë temë.

Për të arritur efikasitetin maksimal të punës, metodat e përshkruara duhet të përdoren në kombinim. Kombinimi i tyre do të jetë individual në varësi të qëllimeve të vendosura dhe specifikave të aktivitetit.

Pershendetje miq! Dmitry Shaposhnikov është në kontakt.

Në vëzhgimin tim, një person modern i suksesshëm has në mënyrë të pashmangshme konceptin e "menaxhimit të kohës". Të gjithë, në një shkallë ose në një tjetër, kanë ndier mungesë kohe, presion të afateve dhe kanë përjetuar stres nga nxitimi i detyruar.

Pas leximit të artikullit, do të mësoni gjërat më të rëndësishme për menaxhimin e kohës dhe do të njiheni me konceptet bazë të menaxhimit të suksesshëm të kohës. E gjithë kjo shoqërohet me shembujt dhe komentet e mia. Shpresoj ta gjeni këtë temë të dobishme, interesante dhe argëtuese!

Le të fillojmë, miq!

1. Çfarë është menaxhimi i kohës - përkufizimi dhe historia

Përkthimi i drejtpërdrejtë i këtij termi " Menaxhimi i Kohës"nga anglishtja -" menaxhimin e kohës" Është e qartë se është e pamundur të menaxhosh kohën në kuptimin e drejtpërdrejtë: funksioni i vërtetë i menaxhimit të kohës është të përdorësh kohën e jetës tënde me efikasitet maksimal.

Përkufizimi më i saktë i menaxhimit të kohës është:

Menaxhimi i kohës- ky është kontabiliteti, shpërndarja dhe planifikimi operacional i burimeve tuaja kohore.

Një përkufizim tjetër.

Menaxhimi i kohësështë një qasje shkencore për organizimin e kohës dhe rritjen e efektit të përdorimit të saj.

Motoja e një menaxheri profesionist të kohës:
Puna më pak, kanë kohë më shumë!

Njerëzit që dinë të menaxhojnë kohën e tyre në mënyrë produktive, jetojnë jetë më të pasur dhe më të plotë dhe e bëjnë punën e tyre me shpenzime minimale të kohës.

Duke menaxhuar kohën tonë, ne kemi më shumë hapësirë jetese: mundësia për të bërë atë që na pëlqen vërtet bëhet më reale.

Duke marrë parasysh presionin në të cilin jetojnë njerëzit modernë, çështja e menaxhimit të burimeve të kohës po bëhet gjithnjë e më e rëndësishme, në mos me rëndësi jetike. Shkathtësitë e zhvilluara të menaxhimit të kohës rrisin ndjeshëm efikasitetin personal. Këtë e kuptova 12 vjet më parë.

Menaxhimi i kohës ju lejon të organizoni kohën tuaj të punës dhe personale gjatë gjithë ditës (javë, muaj) në mënyrë që të keni kohë për të bërë të gjitha gjërat e rëndësishme dhe të nevojshme pa u shpërqendruar nga çështje dhe probleme dytësore ose të jashtme.

Planifikimi efektiv ju lejon të lironi burime kolosale kohore për një jetë të pasur dhe të kënaqshme. Sipas profesionistëve, madhësia e burimeve të tilla llogaritet në vite dhe dekada.

Historia e menaxhimit të kohës

Qasja shkencore për organizimin e kohës nuk është një problem i ri. Historia e menaxhimit të kohës shkon prapa shumë kohë.

Edhe 2000 vjet më parë në Romën e Lashtë, mendimtari i famshëm Seneca propozoi ndarjen e të gjithë kohës në të shpenzuar mirë, domethënë të mirë, në të keqe dhe të padobishme.

Seneka gjithashtu filloi të mbante shënime të vazhdueshme të kohës me shkrim. Mendimtari tha se kur jetoni një periudhë të caktuar kohe, është e nevojshme ta vlerësoni atë nga pikëpamja e plotësisë së saj.

Në historinë e mëvonshme të menaxhimit të kohës, këto ide formuan bazën e konceptit të "efektivitetit personal".

Alberti, një shkrimtar dhe shkencëtar italian që jetoi në shekullin e 15-të, tha se ata që dinë të menaxhojnë kohën në mënyrë efektive do të jenë gjithmonë të suksesshëm.

Për ta bërë këtë, ai propozoi përdorimin e dy rregullave:

Bëni një listë të detyrave çdo mëngjes.
Rregulloni gjërat sipas rëndësisë në rënie.

Për shumë shekuj, të gjitha këto parime ekzistonin vetëm në formë teorike, dhe vetëm që nga vitet '80 të shekullit të kaluar kjo temë filloi të lëvizte nga teoria në praktikë.

Menaxhimi i kohës është i nevojshëm jo vetëm për drejtuesit dhe pronarët e bizneseve: secili prej nesh duhet të jetë në gjendje të menaxhojë asetet e veta në mënyrë që të shijojë në maksimum procesin e jetës.

Sigurisht, jo të gjithë kanë nevojë për menaxhimin e kohës. Nëse një person nuk ka asgjë për të bërë në jetën e tij, dhe detyra e tij kryesore është të "vrasë kohën", atëherë menaxhimi i kohës për një person të tillë është një disiplinë e parëndësishme dhe e panevojshme.

Me fjalë të tjera, së pari duhet të vendosni nëse vërtet nuk keni kohë të mjaftueshme dhe ku dëshironi të kaloni minutat, orët dhe ditët tuaja të lira kur ato shfaqen.

Menaxhimi i kohës përbëhet nga disa komponentë:

ndjekja e rreptë e kohës;
optimizimi i burimeve kohore;
planifikimi i ditës (javë, muaj ose periudhë tjetër kohore);
organizimi i motivimit.

Menaxhimi i kohës është i rëndësishëm jo vetëm për punën: njerëzit që zotërojnë artin e menaxhimit të kohës janë më të gëzuar, të shëndetshëm dhe të suksesshëm në jetën e tyre profesionale dhe personale.

Menaxhimi efektiv i kohës ju lejon të kuptoni të gjitha veprimet dhe vendimet tuaja nga pikëpamja e përshtatshmërisë së tyre për zhvillimin dhe përmirësimin tuaj.

2. Mitet për menaxhimin e kohës – 3 keqkuptime kryesore

Ekzistojnë një sërë stereotipash dhe keqkuptimesh sociale në lidhje me menaxhimin e kohës.

Disa besojnë se menaxhimi i kohës nevojitet vetëm për punë, se në Rusi kjo disiplinë është e paefektshme për shkak të veçorive të mentalitetit kombëtar, se jeta në mënyrë rigoroze sipas planit e kthen një person në një robot dhe e privon atë nga vullneti i lirë.

Të gjitha këto mite janë të pabaza: më poshtë do të përpiqem t'i zhvesh plotësisht.

Miti 1. Askush nuk mund të menaxhojë kohën.

Deklarata është e saktë në formë, por e gabuar në përmbajtje. Menaxhimi i kohës është vërtet i pamundur. (nëse, sigurisht, nuk jeni shpikësi i një makine kohe). Askush nuk është në gjendje ta ngadalësojë përparimin e tij objektiv, ta përshpejtojë apo ta ndalojë qoftë edhe për një moment.

Por një person mund të bëjë sa më poshtë : menaxhoni veten, vendimet dhe veprimet tuaja me kalimin e kohës, si dhe përfshihuni në përcaktimin e prioriteteve. Pikërisht për këtë flasin praktikuesit e menaxhimit të kohës – për menaxhimin e jetës suaj.

Marrja e një qasjeje të zgjuar dhe pragmatike ndaj veprimeve tuaja është menaxhimi i kohës: do të habiteni se sa minuta dhe orë lirohen pasi të filloni të veproni më me qëllim dhe me vetëdije.

Mos harroni se të gjithë njerëzit e suksesshëm, pavarësisht nga lloji i aktivitetit të tyre, planifikojnë punët e tyre dhe veprojnë me produktivitet maksimal. Në të njëjtën kohë, ata punojnë pothuajse të njëjtën kohë si njerëzit e zakonshëm, por ata gjithmonë arrijnë të bëjnë më shumë.

Sekreti i tyre është se ata arrijnë të bëjnë më shumë gjëra për njësi të kohës, gjë që në fund ndikon në rezultatet e tyre të jetës.

Miti 2: Menaxhimi i kohës do të më bëjë të punoj gjithnjë e më shumë.

Të punosh shumë dhe të lodhesh, të neglizhosh pushimin është një rrugë e drejtpërdrejtë drejt punës së tepërt dhe depresionit. Është e nevojshme që vazhdimisht të përpiqeni të zvogëloni sasinë e punës duke rritur produktivitetin. Si ta bëni këtë? Me pak fjalë, veproni në mënyrë rigoroze sipas planit dhe mund të ndani dytësorin nga kryesori.

Përdorimi efektiv i teknikave të menaxhimit të kohës nuk do të thotë të bësh më shumë ose të rrisësh produktivitetin duke i kryer gjërat më shpejt.
Po flasim për rritjen e produktivitetit personal duke eliminuar detyrat e panevojshme dhe eliminimin e të ashtuquajturve "shpërdorues të kohës" ose "kronofagët".

Kategoria e kronofagëve përfshin qindra gjëra të pakuptimta dhe të vogla që ne bëjmë gjatë ditës, pa menduar as për përshtatshmërinë e tyre: kontrollimi i shpeshtë i emailit, komunikimi dhe shikimi i lajmeve në rrjetet sociale, bisedat e pakuptimta me kolegët.

Angazhimi i një personi ndaj çështjeve të shpërqendruara nga detyra kryesore shpjegohet pjesërisht nga zvarritja - dëshira për të shtyrë ngjarje të rëndësishme dhe të nevojshme "deri në kohë më të mira".

Sidoqoftë, nëse e hidhni poshtë reflektimin dhe e kuptoni vetë rëndësinë dhe rëndësinë e detyrave tuaja aktuale, nuk do të keni as forcën dhe as dëshirën për t'u shpërqendruar nga çështje të jashtme.

Miti 3. Përdorimi i menaxhimit të kohës do të më kthejë në një robot që do të bëjë gjithçka sipas një plani, duke më hequr lirinë dhe zgjedhjen.

Njerëzit kanë frikë të shndërrohen në robotë, por në realitet ata tashmë janë ata, dhe gjithashtu skllevër të zakoneve të tyre psiko-emocionale dhe modeleve të sjelljes.

Menaxhimi i kohës nuk kufizon lirinë tonë, por, përkundrazi, e krijon atë.

Menaxhimi i kohës është i nevojshëm jo vetëm për punonjësit e zyrës, drejtuesit dhe menaxherët: menaxhimi i burimit kryesor të jetës - koha e dikujt - është i nevojshëm për këdo që e merr veten me përgjegjësi dhe seriozitet.

Një kriter praktik për nevojën për të zbatuar parimet e menaxhimit të kohës në jetë është prania 4 ose më shumë raste në planin për ditën aktuale (jo vetëm çështje profesionale, por edhe personale merren parasysh). Biznesmenët, artistët e pavarur dhe amvisat kanë nevojë për këtë.

Shembull
Nëse keni nevojë të përfundoni një projekt në punë, të flisni me shefin tuaj për të, të shkoni në një dyqan riparimi telefoni pas punës dhe në fund të merrni fëmijën tuaj nga kopshti, atëherë menaxhimi i zgjuar i kohës është domosdoshmëria juaj absolute.

Planifikimi dhe shpërndarja e burimeve ju ndihmon të arrini qëllime të rëndësishme më shpejt dhe të lironi kohë për pushim, rikuperim dhe komunikim me miqtë dhe familjen. Kontrolli i kohës ju lejon të arrini rezultate më shpejt dhe me kosto më të ulëta.

Sa i përket jetës sipas një orari, një organizim i arsyeshëm i punës dhe pushimit nuk i ka dëmtuar askujt. Dhe ka gjithmonë vend për spontanitet dhe kreativitet (nëse ka) në çdo punë.

3. Si të menaxhoni kohën - 7 parimet kryesore të menaxhimit të kohës

Tani le të kalojmë në praktikë dhe të zbulojmë se si ta menaxhoni kohën në mënyrë korrekte, ku të filloni të kontrolloni dhe planifikoni veprimet tuaja, çfarë vështirësish lindin zakonisht në këtë rrugë dhe si t'i kapërceni ato. Më poshtë kam përshkruar parimet dhe rregullat bazë.

Parimi 1: Planifikoni veprimet tuaja

Planifikimi i gjërave për të nesërmen (ose javën e ardhshme) ka një rëndësi praktike në çdo punë. Nuk ka rëndësi nëse jeni ulur në një zyrë, qëndroni në një rrip transportieri ose punoni si korrier në kohën tuaj të lirë nga studimi - një plan i qartë veprimi gjithmonë do të sjellë përfitime reale në formën e rritjes së produktivitetit (personal dhe profesional ).

Edhe nëse veprimet tuaja rregullohen rreptësisht nga përshkrimi i punës suaj, gjithmonë duhet të keni një plan të hartuar paraprakisht - kjo do t'ju ndihmojë të përballoni punën tuaj në mënyrë më efikase dhe të shpejtë.

Mos harroni se të gjithë njerëzit e suksesshëm planifikojnë jetën e tyre.

Mos harroni disa nga aksiomat më të rëndësishme të menaxhimit të kohës:

Regjistroni qëllimet tuaja me shkrim. Nëse qëllimi juaj nuk tregohet në letër (ose në një ditar elektronik), atëherë ai nuk ekziston.
Planifikoni ditën tuaj. Një listë e parapërpiluar detyrash dhe veprimesh rrit produktivitetin e çdo lloj aktiviteti me 25%.
Zbërtheni detyrat e mëdha. Detyrat që kërkojnë kohë duhet të ndahen gjithmonë në disa nëndetyra të vogla - mos merrni përsipër një projekt në shkallë të gjerë pa menduar paraprakisht për sekuencën e veprimeve.

Ju duhet ta bëni planifikimin natyrë të dytë: bëjeni zakon të bëni një plan për nesër para se të shkoni në shtrat. Në mëngjes në punë, tashmë do të dini saktësisht se ku të filloni, si të vazhdoni dhe si të përfundoni.

Gjithmonë lini një rezervë të caktuar kohe për "forcën madhore" - rrethana të paparashikuara.

Mos harroni se ato pak minuta që shpenzoni për hartimin e një plani do të shpërblehen më shumë në të ardhmen: do të vlerësoni rezultatet e planifikimit kompetent që në javën e parë të zbatimit.

Parimi 2. Formuloni rezultatin e dëshiruar në qëllime dhe objektiva specifike

Planifikimi strategjik dhe efektiv është i pamundur pa përcaktimin e qëllimeve kompetente. Me fjalë më të thjeshta, duhet të jeni në gjendje të formuloni qartë qëllimin kryesor dhe të jeni në gjendje ta zbërtheni atë në detyra më specifike dhe lokale.

Në teorinë e menaxhimit, kjo aftësi quhet "zbërthimi i qëllimeve". Mënyra kryesore për të zbatuar këtë koncept është kalimi nga e përgjithshme në atë specifike.

Ekziston një mjet (ose parim) profesional për formulimin dhe vendosjen e qëllimeve lokale në menaxhimin e kohës dhe vendosjen e qëllimeve.

Është quajtur Parimi SMART .

Sipas këtij parimi, qëllimi duhet të jetë:

specifike(Specifike);
të matshme(E matshme);
të arritshme për një periudhë të caktuar (E arritshme);
relevante ose e vërtetë - është e nevojshme të kuptohet paraprakisht nëse kjo detyrë do të ndihmojë vërtet në arritjen e qëllimit (Relevant);
kufizuar në kohë(I kufizuar në kohë).

Kriteri kryesor për dobinë dhe efektivitetin e një detyre lokale është specifika e saj. Fillimi drejt një qëllimi të madh duke kryer detyra të njëpasnjëshme redukton ndjeshëm kohën që duhet për të përfunduar punën.

Konsistenca dhe përqendrimi në pika të veçanta është çelësi i suksesit në të ardhmen.

Edhe krijuesit më të mëdhenj nuk i krijuan veprat e tyre menjëherë - ata fillimisht bënë një plan, dhe më pas e zbatuan atë pikë për pikë. Një nga sekretet e menaxhimit të suksesshëm të kohës është aftësia për t'u fokusuar në detyrat aktuale pa humbur drejtimin e përgjithshëm.

Parimi 3. Rregulloni planin tuaj të veprimit.

Nevoja për të regjistruar domosdoshmërisht një plan veprimi është përmendur tashmë më lart. Këtu do të shqyrtojmë mënyrën më të mirë për ta bërë këtë. Ka disa mjete funksionale dhe efektive që ju lejojnë t'i bëni planet dhe detyrat tuaja më vizuale dhe specifike.

Një nga këto metoda quhet. Më lejoni të shpjegoj se si duket kjo në praktikë.

Shembull
Le të themi se qëllimi juaj është të ndërtoni një shtëpi. Për të filluar, duhet ta ndani detyrën në disa faza: pastroni vendin, gërmoni dhe vendosni themelet, kryeni punë mbi tokë, përfundoni ambientet, kryeni komunikime dhe bëni peizazh.

Diagrami i Grantit tregon të gjitha detyrat e projektit aktual në shkallë të gjerë së bashku me kohën e zbatimit të tyre, kohëzgjatjen në kohë dhe prioritetin e zbatimit.

Detyrat e të njëjtit lloj mund të grupohen në një artikull, dhe detyrat më të mëdha duhet të ndahen në disa detyra të njëpasnjëshme.

Hartimi vizual i një plani jo vetëm që kursen kohën tuaj, por gjithashtu lejon punonjësit e tjerë të përfshirë në projekt të kuptojnë shpejt gjendjen e punëve dhe të përfshihen në punë nga faza e duhur.

Parimi 4: Prioritet

Përcaktimi në kohë dhe i qartë i qëllimit kryesor është i nevojshëm dhe i saktë. Por detyra kryesore është të ecim drejt arritjes së këtij qëllimi, duke përfunduar vazhdimisht detyrat aktuale të shkallëve të ndryshme të vështirësisë.

Quhet një metodë e thjeshtë për prioritizimin e planifikimit ditor "Metoda ABVGD".

Metoda ABCD
"A" është detyra më e rëndësishme e ditës aktuale, "B" është më pak e rëndësishme, "C" është një detyrë me rëndësi mesatare, etj.

Gjëja e parë në listë duhet bërë së pari. Zakonisht kjo detyrë është më e vështira dhe kërkon kohë. Ndonjëherë një person ndihet i frikësuar ose dembel për të filluar ditën me detyrën kryesore, por sekreti është se efektiviteti i aktiviteteve tuaja aktuale varet nga përfundimi i saj.

Një specialist në menaxhimin praktik të kohës këshillon ta zgjidhë këtë çështje në mënyrë të vendosur dhe të paqartë. Metoda e tij quhet "ha një bretkocë për mëngjes". "Bretkosa" është detyra më e vështirë dhe e pakëndshme e ditës. Ju vazhdimisht e shtyni atë për "pasdite", për në mbrëmje, apo edhe për nesër.

Por çështja është se kjo krijon stres të vazhdueshëm emocional, i cili ju pengon të bëni gjithçka tjetër në mënyrë produktive. Trejsi thotë se duhet ta nisni ditën me gjënë më të vështirë, atëherë të gjitha detyrat e tjera do të përfundojnë pothuajse vetë.

Vazhdimi logjik i metodës së Brian Tracy këtu është ligji ose parimi i Paretos.

Ligji i Paretos
20% e përpjekjeve tona na sjellin 80% të rezultateve, dhe 80% e mbetur e përpjekjeve tona na sjellin vetëm 20% të rezultateve.

Kështu, detyra jonë është të identifikojmë këto 20% të veprimeve tona më efektive dhe të përqendrohemi në to.

Një tjetër mjet për prioritizimin efektiv quhet "Matrica e Eisenhower". Udhëheqësi politik dhe ushtarak, presidenti amerikan Dwyatt Eisenhower ishte një njeri praktik dhe shumë i suksesshëm.

Ai lindi me idenë për të ndarë të gjitha çështjet aktuale në 4 kategori:

urgjente dhe e rëndësishme;
e rëndësishme por jo urgjente;
urgjente, por jo shumë e rëndësishme;
të parëndësishme dhe jo urgjente.

Kategoria e parë : urgjente dhe e rëndësishme - këto janë detyrat primare që duhet të kryhen sot dhe tani: shtyrja e tyre sigurisht që do të krijojë vështirësi të panevojshme në të ardhmen. Nuk ka kuptim t'i besoni vartësve - duhet ta bëni vetë dhe menjëherë.

Ky sektor i matricës quhet ndryshe "Sektori i zjarrit" duke qenë në të cilën për një kohë të gjatë është e mbushur me pasoja negative, kryesisht për shëndetin e dikujt.

Sekreti im i menaxhimit të kohës është të jem në sektor « E rëndësishme - Jo urgjente » .

Ky është sektori më efikas i matricës. Këtu jeni të qetë, këtu planifikoni, mendoni, veproni me kompetencë dhe me kujdes, këtu bëni atë që është vërtet e rëndësishme.

Mos lejoni që çështjet e rëndësishme të rrjedhin në sektorin urgjent!

Rastet nga Kategoria e 4 (jo urgjente dhe e parëndësishme) mund të hiqet në mënyrë të sigurt nga lista ditore.

Ju mund të bëni një tabelë të tillë çdo ditë, bazuar në Matricën Eisenhower.

Mos u bëni dembel dhe zbatoni këtë tabelë të thjeshtë në sistemin tuaj të planifikimit të ditës.

Parimi 5: Përqendrohuni në atë që ka më shumë rëndësi

Unë kam thënë tashmë se sa e rëndësishme është të arrini qëllimet tuaja, në këtë paragraf do t'ju tregoj se si ta bëni këtë në mënyrë sa më efikase.

Aftësia për t'u përqëndruar në gjënë kryesore, pa u shpërqendruar nga gjërat e jashtme, është aftësia praktike më e rëndësishme, pasi të keni zotëruar të cilën do të zgjidhni detyrat me prioritet më të lartë të menaxhimit produktiv të kohës.

Koha është një burim jo i rinovueshëm dhe më i vlefshmi nga të gjithë. Mund të shpenzojmë 10,000 rubla dhe t'i fitojmë përsëri, por nuk mund t'i kthejmë të dytën që kemi jetuar.

Ne gjithashtu nuk jemi në gjendje ta zgjasim ditën në 25 orë, por mund të çlirojmë hapësirën tonë për ato aktivitete që janë vërtet të rëndësishme për ne.

Për të parandaluar që detyrat e parëndësishme të ndikojnë në produktivitetin tuaj personal, ju duhet të zotëroni teknika specifike të menaxhimit të kohës.

Një nga teknikat më efektive për lirimin e kohës është delegimi. Do të ishte më e saktë të thuhet se delegimi është një komponent i menaxhimit klasik.

Delegacioni- Kjo është një mënyrë për t'i besuar disa nga punët tona njerëzve të tjerë.

Shembujt më themelorë: nuk mund ta lani vetë makinën tuaj, por ta çoni në një lavazh, ose përndryshe: mund të rregulloni vetë një rubinet që rrjedh në banjë ose të telefononi një hidraulik profesionist.

Mbani mend
Çdo detyrë që është më e përshtatshme (nga pikëpamja financiare dhe kohore) për t'u lënë të tjerëve duhet t'u lihet të tjerëve.
Sa më e lartë të jetë vlera e kohës suaj personale, aq më shumë detyra të vogla dhe jo shumë të rëndësishme mund të delegohen.

Gjëra më pak të rëndësishme mund të bëhen gjatë "kohës pa burime".

Po flasim për atë pjesë të ditës kur nuk jeni më në kulmin e forcës suaj mendore dhe fizike, për shembull, në fund të ditës kur jeni të lodhur.

Gjithashtu, për shembull, gjatë transportit ose në radhë, mund të kombinoni pritjen me mësimin - dëgjimin e librave audio mbi aftësitë profesionale ose zhvillimin e një prej aftësive të efektivitetit personal.

Një aftësi tjetër e rëndësishme për të kursyer kohë reale: aftësia për të thënë "jo".

Mos mendoni se duhet të refuzoni të gjithë pa dallim.

Aftësia për të thënë "jo" vlen kryesisht për ata njerëz dhe punë që ju privojnë nga energjia dhe burimet tuaja të kohës pa dhënë asgjë në këmbim.

Thuaj "jo" një fqinji ose punonjësi llafazan, duke lexuar shtypin tabloid, duke lundruar në internet në rrjetet sociale dhe burimet argëtuese, duke parë TV.

Mos harroni se edhe një pushim i vogël i paplanifikuar, kur dikush ose diçka ju largon nga detyra juaj, mund të shkaktojë prishjen e planeve.

Parimi 6. Analizoni përvojën tuaj dhe krijoni rregullat tuaja të menaxhimit të kohës

Në mënyrë periodike, ia vlen të shikoni prapa dhe të nxirrni përfundime pragmatike nga përvojat tuaja të menaxhimit të kohës. Studioni gabimet tuaja dhe sigurohuni që të merrni masa për t'i korrigjuar ato.

Sigurohuni që të analizoni situatat në të cilat keni humbur burimet personale veçanërisht intensivisht.

Ju duhet të qëndroni gjithmonë të vetëdijshëm dhe të shikoni nga jashtë se çfarë saktësisht po ndodh në jetën tuaj - në çfarë drejtimi dhe me çfarë shpejtësie po lëviz.

Nëse ndiheni sikur keni humbur kontrollin dhe jeni shumë të thellë në zgjidhjen e një problemi pa menduar për kohën e kaluar, është koha të ndaloni, të bëni një pushim dhe të përpiqeni të optimizoni veprimet tuaja.

Në fund, krijoni rregullat tuaja të menaxhimit të kohës, truket tuaja. E gjithë jeta juaj, aktiviteti juaj është unik.

Parimi 7. Planifikoni pushimet tuaja

Në kërkim të suksesit dhe produktivitetit personal, mos e neglizhoni kurrë pushimin, do të them më shumë se kaq - planifikoni pushimin tuaj, ashtu si detyrat tuaja të biznesit! Për menaxhimin e kohës, pushimi i duhur është elementi më i rëndësishëm për sukses.

Një shembull nga jeta e Radislav Gandapas
Trajneri dhe folësi i famshëm rus i biznesit Radislav Gandapas, siç tha në një nga trajnimet e tij, planifikon ditë në orarin e tij të punës për të vizituar klubin e golfit. Ky është një hobi i rëndësishëm në jetën e tij.
Ai i nënvizon këto ditë me të kuqe si ngjarje të shkallës më të lartë të rëndësisë që nuk mund të riplanifikohen.
Përndryshe, thotë Radislav, ai nuk mund të luaj fare golf, pasi që gjithmonë ka gjëra më të rëndësishme për të bërë.

Ju mund të qëndroni në kulmin e aftësive tuaja psikofiziologjike vetëm përmes rikuperimit të rregullt.

Ju nuk mund të kurseni për gjumin, fundjavat tuaja dhe komunikimin me të dashurit - këta janë po aq faktorë të rëndësishëm në menaxhimin efektiv të kohës sa planifikimi dhe vendosja e qëllimeve.

4. Rishikimi i librave dhe trajnimeve të njohura për menaxhimin e kohës dhe rritjen e efektivitetit personal

Ka shumë literaturë të dobishme për menaxhimin e kohës. Publikime të veçanta i kushtohen menaxhimit të kohës për gratë (nënat e reja, amvisat), studentët, nxënësit e shkollës dhe menaxherët.

Janë mbajtur seminare, konferenca, master klasa dhe trajnime për menaxhimin e kohës.

Sipas mendimit tim, librat më informues dhe më të arritshëm për këtë temë janë veprat e Gleb Arkhangelsky, Evgeny Popov dhe Brian Tracy.

Evgeniy Popov– autor i kursit “Time Master”, krijues i video mësimeve për këtë temë, praktikues i biznesit të suksesshëm online. Ka një burim rrjeti personal ku çdokush mund të blejë produktet intelektuale të autorit.

Nëse dëshironi të zotëroni shpejt bazat e menaxhimit praktik të kohës, sigurohuni që të studioni kursin e Evgeniy Popov "".

Gleb Arkhangelsky– specialist kryesor rus për menaxhimin e kohës. Drejtues i projekteve të tij të korporatës për të futur menaxhimin e kohës në praktikën e kompanive më të mëdha vendase - RAO UES, Wimm-Bill-Dann dhe të tjerë. Krijuesi i librave më të shitur: "Time Management" dhe "Time Drive".

Brian Trejsi- Eksperti kryesor në botë për efektivitetin personal, konsulent menaxhimi, shkrimtar, folës.

Libra të tjerë mbi këtë temë: "Menaxhimi i kohës nga Pomodoro" (Staffan Nötheberg), "Menaxhimi i kohës së vështirë" (Dan Kennedy), "Përqendrimi maksimal" (Lucy Paladino).

5. Përfundim

Le ta përmbledhim, miq! Unë personalisht përpiqem të përdor elementët e mëposhtëm të menaxhimit të kohës:

planifikimi i ditës;
prioritizimi (ABVGD);
duke punuar me një listë detyrash.

Në praktikë, jam bindur se planifikimi i kohës thjeshton jetën dhe të ndihmon të bësh më shumë.

Gjëja kryesore është që të bëhet zakon. Një zakon formohet në 20-30 ditë. Do t'ju duhet të qëndroni për pak kohë për t'u mësuar të bëni gjërat e duhura dhe më pas sistemi i zakoneve dhe i menaxhimit të kohës do të funksionojë për ju.

Si t'i përgjigjeni pyetjeve të mëposhtme të intervistës: Si e menaxhoni kohën tuaj? Si e planifikoni ditën tuaj të punës? Çfarë teknikash dhe metodash përdorni në planifikim? Jepni shembuj se si përdorni aftësitë e menaxhimit të kohës për të përfunduar me sukses një detyrë.

Ju do të gjeni të gjitha përgjigjet e këtyre pyetjeve duke lexuar këtë artikull.

Çfarë është menaxhimi i kohës?

Menaxhimi i kohës- ky është një grup njohurish, aftësish dhe aftësish, falë të cilave një person di të vendosë përparësi, planifikon me saktësi kohën e tij, duke rritur kështu produktivitetin e tij personal në organizimin e kohës së tij të punës.

"Derisa të menaxhoni kohën tuaj, nuk mund të menaxhoni asgjë tjetër."

Perfeksionizmi
Zvarritje
Mungesa e njohurive
Mungesa e mjeteve dhe burimeve të nevojshme

1. Perfeksionizëm e bën shumë të vështirë kryerjen e detyrave në kohë. Shumë njerëz besojnë se kjo cilësi është një forcë, por është dëshira e vazhdueshme për përsosmëri dhe pakënaqësia me rezultatet e marra që është një nga arsyet e përdorimit joefektiv të kohës. Duke gjetur mundësi për të pranuar rezultatin "real" në vend të atij "ideal", ju kurseni burime të konsiderueshme për gjëra të tjera. Ekziston një shprehje: "perfeksionizmi është i keq", natyrisht, e gjithë kjo është mjaft relative dhe në secilën situatë individuale kjo karakteristikë e personalitetit mund të vlerësohet ndryshe, megjithatë, padyshim brenda kornizës së menaxhimit të kohës: perfeksionizmi është i KEQ!

2. Zvarritje- shtyrje e vazhdueshme e gjërave për më vonë, mosgatishmëri për të kryer detyra të caktuara. Fjala “NESËR” dominon në fjalorin e punonjësve që zvarriten. Steve Jobs tha shumë mirë për njerëz të tillë: "I varfëri, i pasuksesshëm, i palumtur dhe i sëmurë është ai që përdor shpesh fjalën "nesër".

Nuk mund t'ju shpëtoj nga perfeksionizmi dhe zvarritja, qëllimi im është të jap njohuri, t'ju ofroj teknikat dhe metodat më të mira dhe t'ju prezantoj me burimet dhe mjetet për të zotëruar aftësitë e menaxhimit të kohës. Pavarësisht nëse përdorni informacionin e marrë apo jo - gjithçka varet vetëm nga dëshira juaj. Megjithatë, pasi të keni lexuar këtë artikull, nuk do të jeni kurrë më të njëjtët.

Së pari, ju sugjeroj të përcaktoni aftësitë tuaja të menaxhimit të kohës. Kaloni

Disonanca konjitive qëndron në faktin se nga njëra anë, ne nuk mund ta kontrollojmë kohën si të tillë. Në fund të fundit, është koha që ne nuk mund ta kontrollojmë dhe duket se është koha që na kontrollon, dhe jo ne e kontrollojmë atë. Jemi mësuar ta perceptojmë kohën si diçka të përjetshme dhe të pakufishme. Duket sikur ka gjithmonë shumë. Nga ana tjetër, koha është një nga burimet më të vlefshme që kemi të gjithë. Është e rëndësishme të kuptosh se koha ka kufijtë e vet, çdo ditë është një enë me një kapacitet të caktuar që e mbush me gjëra për të bërë. Mund ta mbushni me gjëra të padobishme, ose mund ta mbushni me gjëra që funksionojnë për detyrat tuaja dhe ju çojnë drejt qëllimit tuaj përfundimtar.

Ne mund të kontrollojmë veten, si e planifikojmë ditën tonë dhe si e kalojmë kohën tonë të punës. Përdorimi inteligjent, produktiv dhe ekonomik i këtij burimi është një pjesë e rëndësishme e vlerësimit të një punonjësi.

Efikasiteti i kohës mund të arrihet në dy mënyra:

Arritni rezultate domethënëse duke kursyer kohë. Kjo do të thotë që ju e dini se si të arrini një detyrë në një kohë minimale.
Planifikimi efektiv i kohës së punës do të zvogëlojë numrin dhe vëllimin e detyrave që kryeni.

Në këtë artikull, unë kam përpiluar një përmbledhje të gjashtë teknikave më të mira të menaxhimit të kohës. Me ndihmën e tyre, ju mund të mësoni të planifikoni dhe kontrolloni detyrat tuaja prioritare në baza ditore.

Si të mësoni të menaxhoni kohën tuaj?

6 metodat më të mira të menaxhimit të kohës:

Parimi Pareto
Matrica Eisenhower
Hartat e mendjes
Piramida e Franklinit
Metoda ABCD
Hani së pari bretkosën

1. Parimi Pareto

Parimi Pareto thotë se një pjesë e vogël e shkaqeve, përpjekjeve dhe investimeve janë përgjegjëse për një pjesë të madhe të rezultateve. Ky parim u formulua nga ekonomisti italian Vilfredo Pareto në 1897 dhe që atëherë është konfirmuar nga kërkimet sasiore në një sërë fushash të jetës:

20% e përpjekjeve prodhon 80% të rezultateve

Parimi Pareto në fushën e menaxhimit të kohës mund të formulohet si më poshtë: Përafërsisht 20% e përpjekjes dhe kohës është e mjaftueshme për të marrë 80% të rezultatit.
Si e përcaktoni saktësisht se çfarë përpjekje është e mjaftueshme për të shpenzuar për të marrë një rezultat të mirë? Imagjinoni që po kërkoni përgjigje për pyetjet që ju interesojnë në një libër. Sipas parimit në shqyrtim, do të gjeni 80% të informacionit që ju nevojitet në 20% të tekstit. Nëse e dini saktësisht se çfarë ju intereson, mund ta shfletoni shpejt librin dhe të lexoni me kujdes vetëm faqet individuale. Në këtë mënyrë ju do të kurseni 80% të kohës tuaj.

2. Matrica Eisenhower

Ky është ndoshta koncepti më i famshëm i menaxhimit të kohës sot, i cili ju lejon të jepni përparësi. Kjo teknikë, krijimi i së cilës i atribuohet gjeneralit amerikan Dwight Eisenhower, ju lejon të renditni gjërat si nga urgjenca ashtu edhe nga rëndësia e tyre. Të gjithë e kuptojnë se vetëm një numër i kufizuar detyrash mund të kryhen në një periudhë kohore. Ndonjëherë, pa kompromentuar punën, vetëm një. Dhe çdo herë që duhet të vendosim, CILË SAKTËSOR? Presidenti amerikan Dwight Eisenhower i organizonte punët e tij në disa kategori të rëndësishme kur planifikonte punët e tij.
Në përputhje me të ashtuquajturën matricë Eisenhower, është e nevojshme të klasifikohet çdo rast në një nga katër llojet e treguara në diagram.

Matrica Eisenhower

Rëndësia e një detyre përcaktohet nga sa ndikon rezultati i zbatimit të saj në biznesin tuaj. Dhe urgjenca përcaktohet nga dy faktorë në të njëjtën kohë: së pari, sa shpejt duhet të kryhet kjo detyrë dhe së dyti, nëse përfundimi i kësaj detyre është i lidhur me një datë dhe kohë specifike. Është rëndësia dhe urgjenca, e konsideruar së bashku, ajo që ndikon në përcaktimin e prioriteteve.

Le të hedhim një vështrim më të afërt se cilat raste mund të klasifikohen në secilin prej katër llojeve.

Lloji I: "e rëndësishme dhe urgjente".
Këto janë gjëra që, nëse nuk plotësohen në kohë, do të shkaktojnë dëme të konsiderueshme në biznesin tuaj (për shembull, rinovimi i licencave, depozitimi i raporteve tatimore, etj.). Një pjesë e caktuar e rasteve të tilla në mënyrë të pashmangshme do të jenë të pranishme në jetën e çdo personi. Sidoqoftë, me përgatitje paraprake (Tipi II ka rëndësi - "e rëndësishme, por jo urgjente"), shumë kriza mund të parandalohen (për shembull, duke studiuar ligjin, duke zhvilluar marrëdhënie të mira me njerëz me ndikim).

Këto mund të jenë gjithashtu projekte me afat, ose një emergjencë. Për shembull, të vizitosh një mjek për shkak të problemeve shëndetësore, të dërgosh një artikull në një ditar brenda një afati të rreptë ose të plotësosh një raport mbi rezultatet e një studimi. Nuk kemi zgjidhje këtu. Puna e këtij grupi duhet bërë, pikë. Përndryshe do të ketë probleme serioze.

Lloji II: "i rëndësishëm, por jo urgjent".
Këto janë gjëra që janë të përqendruara në të ardhmen: trajnimi, studimi i fushave premtuese të zhvillimit të biznesit, përmirësimi i pajisjeve, rivendosja e shëndetit dhe performancës. Veprimet që çojnë në qëllimin tuaj strategjik. Për shembull, mësoni një gjuhë të huaj në mënyrë që të transferoheni për të punuar në një organizatë tjetër, më premtuese. Ka të bëjë gjithashtu me parandalimin e problemeve - duke e mbajtur veten në formë të mirë fizike. Fatkeqësisht, ne shpesh neglizhojmë çështje të tilla dhe vendosim zgjidhjen e tyre në prapavijë. Si rezultat, gjuha nuk mësohet kurrë, të ardhurat nuk rriten, por zvogëlohen, shëndeti është në rrezik - nëse lihen pas dore për një kohë të gjatë, atëherë ato bëhen të rëndësishme - urgjente. Në fund të fundit, nëse nuk shkoni te dentisti të paktën një herë në vit, herët a vonë një vizitë urgjente tek ai do të bëhet e pashmangshme.

Lloji III: "jo i rëndësishëm, por urgjent".
Shumë nga këto gjëra në fakt nuk i shtojnë shumë vlerë jetës suaj. Ne i bëjmë vetëm sepse na ndodhin (një bisedë e gjatë telefonike ose duke studiuar një reklamë që vjen me postë), ose nga zakoni (vizitimi i ekspozitave ku nuk ka më asgjë të re). Është e njëjta rutinë e përditshme që na merr shumë kohë dhe energji.

Lloji IV: "jo i rëndësishëm dhe jo urgjent".
Këto janë të gjitha llojet e mënyrave për të "vrarë kohën": abuzimi me alkoolin, "leximi i lehtë", shikimi i filmave, etj. Ne shpesh i drejtohemi kësaj kur nuk na mbetet forca për punë produktive (të mos ngatërrohet me pushimin e vërtetë dhe komunikimi me të dashurit dhe miqtë - çështje shumë të rëndësishme Kjo është një "mole" që ha kohën tonë).

Ndërsa përpiqeni për suksesin e biznesit tuaj, së pari përpiqeni të përmbushni gjërat që i keni identifikuar si "të rëndësishme" - së pari "urgjentet" (Tipi I) dhe më pas "jourgjentet" (Tipi II). Koha e mbetur mund t'i kushtohet çështjeve që janë "urgjente, por jo të rëndësishme" (lloji III).
Duhet theksuar se pjesa më e madhe e kohës së punës së një punonjësi duhet të shpenzohet për çështje "të rëndësishme, por jo urgjente" (lloji II). Atëherë do të parandalohen shumë situata krize dhe shfaqja e mundësive të reja të zhvillimit të biznesit nuk do të jetë më e papritur për ju.

Kur të filloni të përdorni për herë të parë këtë sistem për prioritizimin, ka të ngjarë të dëshironi të kategorizoni shumë nga këto artikuj si "të rëndësishëm". Megjithatë, ndërsa fitoni përvojë, do të filloni të vlerësoni më saktë rëndësinë e një çështjeje të caktuar. Do të duhet pak kohë për të mësuar se si të përdorni sistemin e prioritizimit. Ku mund ta marr? Me shumë mundësi, ju do ta klasifikoni punën e zotërimit të teknikave të menaxhimit të kohës si "të rëndësishme, por jo urgjente".
Në shprehjen figurative të Stephen Covey (autor i bestsellerit ndërkombëtar "Shtatë zakonet e njerëzve shumë efektivë"), duhet të gjesh kohë për të "mprehur sharrën", atëherë përgatitja e druve të zjarrit do të shkojë më shpejt.

Shëmbëlltyrë

Një burrë pa një druvar në pyll, i cili me shumë vështirësi priste një pemë me një sëpatë krejtësisht të trokitur. Burri e pyeti:
- E dashur, pse nuk e mpreh sëpatën?
- Nuk kam kohë të mpreh një sëpatë - duhet të pres! - rënkoi druvari...

Prandaj, duhet të ndani "vullnetarisht" një kohë të caktuar për planifikimin e aktiviteteve tuaja, duke refuzuar të bëni ndonjë gjë më pak të rëndësishme. Nëse mund ta bëni këtë, mund të përdorni aftësitë tuaja të reja për të liruar edhe më shumë kohë herën tjetër dhe ta përdorni për të mësuar më shumë. Pra, përmes vendosmërisë suaj për të përmirësuar efikasitetin tuaj të punës, gradualisht do të lironi kohë për të zhvilluar produktivitetin tuaj personal.

Kriteret për prioritizimin
Zakonisht, kur vlerësojmë rëndësinë e një detyre të caktuar, ne i konsiderojmë të rëndësishme, para së gjithash, ato gjëra që duhet të bëhen urgjentisht (ose "dje"). Akumulimi i detyrave dhe premtimeve të paplotësuara krijon probleme për kompaninë tuaj dhe gjithashtu krijon ndjenja të pakëndshme për ju personalisht. Janë këto çështje "urgjente" me të cilat ne përpiqemi t'i trajtojmë së pari. Por urgjenca nuk duhet të jetë faktori i vetëm kur shkruani një listë detyrash dhe përcaktoni radhën në të cilën ato duhet të plotësohen.
Përvoja ka treguar se ndërsa bërja (ose mosbërja) e shumë gjërave urgjente nuk do të ndikojë shumë në biznesin tuaj, ka shumë gjëra jo urgjente që mund të hedhin themelet për suksesin e ardhshëm. Prandaj, përveç urgjencës, është e nevojshme të merret parasysh se sa ndikon kjo apo ajo çështje në suksesin e biznesit, domethënë të përcaktohet dhe të merret parasysh rëndësia e tij.

3. Hartat e mendjes

Ky është zhvillimi i Tony Buzan - një shkrimtar, pedagog dhe konsulent i famshëm për inteligjencën, psikologjinë e të mësuarit dhe problemet e të menduarit. Ekzistojnë gjithashtu përkthime të tilla të frazës "Harta mendore" si "Harta mendore", "Harta mendore", "Harta mendore".

Hartat e mendjesështë një metodë që ju lejon të:

Strukturoni dhe përpunoni në mënyrë efektive informacionin;
mendoni duke përdorur potencialin tuaj krijues dhe intelektual.

Ky është një mjet shumë i bukur për zgjidhjen e problemeve të tilla si dhënia e prezantimeve, marrja e vendimeve, planifikimi i kohës, memorizimi i sasive të mëdha të informacionit, stuhia e ideve, vetë-analiza, zhvillimi i projekteve komplekse, trajnimi personal, zhvillimi, etj.

Aplikimet:
1. Prezantimet:
në më pak kohë jep më shumë informacion, ndërkohë që kuptohesh dhe kujtohesh më mirë;
mbajtjen e takimeve dhe negociatave të biznesit.

2. Planifikimi:
menaxhimi i kohës: plani për ditën, javën, muajin, vitin...;
zhvillimi i projekteve komplekse, bizneset e reja...

3. Stuhi mendimesh:
gjenerimi i ideve të reja, kreativiteti;
zgjidhje kolektive të problemeve komplekse.

4. Vendimmarrja:
një vizion i qartë i të gjitha të mirat dhe të këqijat;
një vendim më i ekuilibruar dhe i menduar.

4. Piramida e Franklinit

Ky është një sistem planifikimi i gatshëm që ju ndihmon të menaxhoni saktë kohën tuaj dhe të arrini qëllimet tuaja. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amerikan. ujitur aktivist B. Franklin dallohej nga një aftësi fantastike për punë dhe një ndjenjë unike e qëllimit. Në moshën njëzet vjeç, ai bëri një plan për të arritur qëllimet e tij për pjesën tjetër të jetës së tij. Gjatë gjithë jetës së tij ai ndoqi këtë plan, duke planifikuar qartë çdo ditë. Plani i tij për të arritur qëllimet e tij quhet "Piramida Franklin" dhe duket diçka si kjo:

1. Themeli i piramidës janë vlerat kryesore të jetës. Mund të thuash se kjo është përgjigjja e pyetjes: "Me çfarë misioni keni ardhur në këtë botë?" Çfarë doni të merrni nga jeta? Çfarë gjurmë në Tokë dëshironi të lini pas? Ekziston një mendim se nuk ka as 1% të njerëzve që jetojnë në planet që do të mendonin seriozisht për këtë. Me fjalë të tjera, ky është një vektor i drejtimit drejt ëndrrës suaj.

2. Bazuar në vlerat e jetës, secili i vendos vetes një qëllim global. Kush dëshiron të bëhet në këtë jetë, çfarë planifikon të arrijë?

3. Një master plan për arritjen e qëllimeve është fiksimi i qëllimeve specifike të ndërmjetme në rrugën drejt arritjes së një qëllimi global.

4. Një plan për një tre, pesë vjet quhet afatgjatë. Këtu është e rëndësishme të përcaktohen afatet e sakta.

5. Një plan për një muaj dhe më pas një javë është një plan afatshkurtër. Sa më i zhytur në mendime, sa më shpesh ta analizoni dhe rregulloni, aq më efektive do të jetë puna.

6. Pika e fundit për sa i përket arritjes së qëllimeve është një plan për çdo ditë.

5. Metoda ABCD

Metoda ABCD është një mënyrë efektive për t'i dhënë përparësi detyrave që mund t'i përdorni çdo ditë. Kjo metodë është e thjeshtë dhe aq efektive saqë, nëse përdoret rregullisht dhe me kompetencë, mund t'ju ngrejë në rangun e njerëzve më produktivë dhe produktivë në fushën tuaj të veprimtarisë.
Fuqia e metodës është thjeshtësia e saj. Ja si funksionon. Ju filloni duke bërë një listë të gjithçkaje që duhet të bëni gjatë ditës së ardhshme. Mendoni në letër.
Pas kësaj, vendosni shkronjën A, B, C, D ose D përpara çdo artikulli në listën tuaj.

Lloji i problemit "A" përkufizohet si gjëja më e rëndësishme në një moment të caktuar, diçka që duhet ta bëni ose rrezikoni pasoja të rënda. Një detyrë e tipit A mund të jetë vizita e një klienti të rëndësishëm ose shkrimi i një raporti për shefin tuaj. Këto detyra përfaqësojnë "bretkosat" e vërteta, të pjekura të jetës suaj.
Nëse keni më shumë se një detyrë "A" para jush, ju i renditni ato në prioritet duke i etiketuar ato A-1, A-2, A-3, etj. Detyra A-1 është "bretkosa" më e madhe dhe më e shëmtuar e të gjitha me të cilat duhet të merreni.

Lloji i problemit "B" përkufizohet si ajo që duhet të bëni. Megjithatë, pasojat, në rast të zbatimit apo mospërputhjes së tij, janë mjaft të lehta. Detyra të tilla nuk janë asgjë më shumë se "tadpoles" në jetën tuaj. Kjo do të thotë se nëse nuk bëni punën e duhur, dikush do të jetë i pakënaqur ose do të vihet në disavantazh, por gjithsesi, niveli i rëndësisë së këtyre detyrave nuk është afër nivelit të detyrave "A". Bërja e një telefonate për një çështje më pak urgjente ose kalimi i një numri të madh emailesh mund të përbëjë thelbin e një detyre të tipit B.
Rregulli që duhet të ndiqni është: mos filloni kurrë një detyrë të tipit B ndërsa keni ende një detyrë A të papërfunduar. Asnjëherë mos lejoni që "furrat" t'ju shpërqendrojnë ndërsa "bretkosa" e madhe pret fatin e saj për t'u ngrënë!

Lloji i problemit "B" përkufizohet si diçka që do të ishte mirë të bëhej, por nga e cila nuk duhet të priten pasoja nëse e bëni apo jo. Një detyrë e tipit B mund të jetë telefonimi i një shoku, pirja e një kafeje, drekë me një koleg ose kryerja e ndonjë biznesi personal gjatë orarit të punës. Këto lloj "ngjarjesh" nuk kanë absolutisht asnjë ndikim në punën tuaj.

Lloji i problemit "G" vlerësohet si punë që mund t'ia delegosh dikujt tjetër. Rregulli në këtë rast është që ju duhet t'u delegoni të tjerëve gjithçka që munden, duke i liruar kështu vetes kohë për të kryer detyrat e tipit A që ju dhe vetëm ju mund t'i bëni.

Lloji i problemit "D" përfaqëson një punë që mund të hiqet plotësisht nga lista juaj e detyrave. Kjo mund të jetë një detyrë që më parë ishte e rëndësishme, por tani nuk është më e rëndësishme, si për ju ashtu edhe për të tjerët. Shpesh kjo është punë që e bëni ditë pas dite, ose nga zakoni ose sepse gjeni kënaqësi duke e bërë atë.

Pasi të keni aplikuar Metoda ABCD në listën tuaj të përditshme të detyrave, ju keni organizuar plotësisht punën tuaj dhe keni vendosur terrenin që detyrat më të rëndësishme të kryhen më shpejt.

Kushti më i rëndësishëm që metoda ABCD të funksionojë vërtet për ju është të pajtoheni me kërkesat e mëposhtme: filloni detyrën A-1 pa vonesë dhe më pas punoni me të derisa të përfundojë plotësisht. Përdorni vullnetin tuaj për të filluar dhe për të vazhduar punën në detyrën më të rëndësishme për ju në këtë moment. Kapeni "bretkosën" tuaj më të madhe dhe "hani" atë pa u ndalur deri në kafshimin e fundit.
Aftësia për të analizuar listën tuaj të detyrave për ditën dhe për të nxjerrë në pah detyrën A-1 do të shërbejë si një pikënisje për të arritur një sukses vërtet të madh në aktivitetet tuaja, do të rrisë vetëvlerësimin tuaj, do t'ju mbushë me respekt për veten dhe një ndjenjë krenari për arritjet tuaja.
Kur e keni zakon të përqendroheni plotësisht në detyrën tuaj më të rëndësishme, d.m.th., detyrën A-1 - me fjalë të tjera, në ngrënien e "bretkosës" tuaj kryesore - do të mësoni të bëni dy herë, apo edhe trefish, aq sa njerëzit përreth. ju.

6. Hani së pari bretkosën

Kalimi nga e vështira në e lehtë

Me siguri e keni dëgjuar këtë pyetje: "Si do ta hanit një elefant?" Përgjigja, natyrisht, është "pjesë-pjesë". Si do ta hanit “bretkosën” tuaj më të madhe dhe më të keqe? Në të njëjtën mënyrë: ju do ta zbërtheni në veprime të veçanta hap pas hapi dhe do të filloni që në fillim.

Filloni ditën tuaj të punës me detyrën më të vështirë dhe përfundojeni sa më shpejt që të mundeni. Do t'ju ndihmojë të kuptoni se keni ende shumë për të bërë dhe koha në ditën tuaj të punës është e kufizuar. Të bësh gjënë më të vështirë në fillim do t'ju japë një ndjenjë të madhe kënaqësie. Përdoreni këtë rregull çdo ditë dhe do të shihni se sa energji merrni dhe sa efikase shkon dita juaj e punës. Shtyrja e vazhdueshme e një detyre problematike deri në fund të ditës do të thotë se do të jeni ende duke menduar për këtë detyrë gjatë gjithë ditës dhe kjo do t'ju pengojë të përqendroheni në detyra të tjera! Hani fillimisht bretkosën dhe më pas vazhdoni të hani elefantin pjesë-pjesë!

Mjetet e planifikimit të kohës

Planifikoni çdo ditë paraprakisht.
Përmes planifikimit ne lëvizim
e ardhmja në të tashmen dhe në këtë mënyrë kemi
mundësi për të bërë diçka
në lidhje me të tashmë tani

Alan Lakin

Gjeneratat kryesore të "planifikuesve"
Teknologjitë dhe mjetet e organizimit të kohës së punës të njohura sot mund të ndahen në disa breza - dallimet këtu janë në parimet e regjistrimit të informacionit dhe teknologjinë e përdorimit.

Deri në shekullin e 20-të, planifikimi i kohës së punës kryhej duke përdorur metoda primitive: memorandume, lista detyrash, etj. Në fillim të shekullit të kaluar, së bashku me zhvillimin e biznesit, u përhapën mjete të reja që ia lehtësuan një menaxher. për të planifikuar kohën.
Ideja e përshtatjes së një kalendari shtëpiak për punë zyre lindi në shekullin e 19-të dhe u materializua në formën e një kalendari tavoline në 1870. Për çdo ditë, u nda një faqe e kalendarit, në të cilën tregohej data, dita, muaji dhe viti. Pasja e hapësirës së lirë për shënime bëri të mundur marrjen e shënimeve të nevojshme: negociata, takime, shpenzime, takime. Për gati një shekull, kalendari i tavolinës ka qenë mjeti kryesor i planifikimit të kohës për menaxherët.

Rezultati i përmirësimit të kalendarit të tavolinës ishte ditari dhe planifikuesi javor. Një ditar është një kalendar me gjethe të lirshme, të vazhdueshme në formën e një blloku shënimesh të përshtatshme të formateve të ndryshme. Ju mund ta merrni ditarin me vete në takime dhe në udhëtime pune.
Ditari javor doli të ishte edhe më i përshtatshëm për menaxherin, në të cilin ishte e mundur të planifikonte javën dhe ditën e punës, të monitoronte zbatimin e detyrave të regjistruara, të analizonte kohën e kaluar (pasi u shfaq një ndarje për orë e ditës së punës), më shumë kërkoni shpejt informacionin (në fund të fundit, tani ishte grupuar në 52 javë, dhe jo në 365 ditë). Në vitet '80, kalendarët javor praktikisht zëvendësuan kalendarët e tavolinës dhe u përhapën aq shumë sa u bënë një element i stilit të biznesit të ndërmarrjeve.

Ideja e dizajnit për të kombinuar një kalendar, bllok shënimesh dhe libri telefonik në një mjet të përshtatshëm u materializua me sukses në vitin 1921 në formën e një "organizatori" (nga organizatori anglez). Përmirësimi i mëvonshëm i instrumentit u krye duke ndryshuar formatin, dizajnin, cilësinë e letrës dhe dekorimin e jashtëm. Këtu, pajisjet e ruajtjes së informacionit dhe mjetet teknike (kalendari, blloku i shënimeve, adresa dhe libri i telefonit, mbajtësi i kartës së biznesit, stilolapsi, mikrollogaritësi) u kombinuan në një mjet. Në të njëjtën kohë, nuk kishte një klasifikim dhe sistematizim të qartë të të dhënave.

"Menaxheri i kohës" i famshëm u krijua në Danimarkë në 1975. Zbatoi idenë e planifikimit të synuar të rezultateve personale bazuar në një klasifikues standard të funksioneve ("detyrat kryesore") dhe teknologjinë për zbatimin e ngjarjeve globale ("detyrat elefant"). Në të njëjtën kohë, përdorimi i një "menaxheri të kohës" doli të ishte i pranueshëm vetëm për njerëzit që ishin të organizuar dhe të disiplinuar nga natyra, dhe gjithashtu kërkonin shpenzime të konsiderueshme financiare për trajnim dhe blerje.
Sidoqoftë, emri i këtij lloji të "organizatorit" - "menaxher i kohës" - është bërë një fjalë e zakonshme dhe sot tregon një qasje të përgjithshme për përdorimin aktiv të kohës si një burim menaxhimi.

Zhvillimi i progresit shkencor dhe teknologjik në dekadat e fundit ka çuar në krijimin e mjeteve thelbësore të reja elektronike të planifikimit të kohës nga pikëpamja teknologjike: një fletore elektronike, programe të ndryshme shërbimi për PC, telefona celularë, telefona inteligjentë, etj.

Teknologjitë më të mira moderne të menaxhimit të kohës:

1.Trello është një aplikacion ueb falas për menaxhimin e projekteve në grupe të vogla. Trello ju lejon të jeni produktiv dhe më bashkëpunues. Trello është një koleksion tabelash, listash dhe kartash që ju lejojnë të organizoni dhe t'i jepni përparësi projekteve në një mënyrë argëtuese, fleksibël dhe të lehtë për t'u ndryshuar.

2. Evernote - një shërbim në internet dhe grup softuerësh për krijimin dhe ruajtjen e shënimeve. Shënimi mund të jetë një pjesë e tekstit të formatuar, një faqe e tërë ueb, një fotografi, një skedar audio ose një shënim i shkruar me dorë. Shënimet mund të përmbajnë gjithashtu bashkëngjitje të llojeve të tjera të skedarëve. Shënimet mund të renditen në fletore, të etiketohen, modifikohen dhe eksportohen.

Artikulli i mëparshëm: Sa është shpejtësia e dritës Artikulli vijues: Lëkundjet harmonike Formula e fizikës së frekuencës së lëkundjeve