Hartimi i një memorandumi. Karakteristikat e shkrimit të një memo për të gjitha rastet: mostër

SZ-ja hartohet nga punonjësi në emër të drejtuesit të tij të drejtpërdrejtë ose në emër të drejtuesit të një departamenti tjetër. Kjo ju lejon në një kohë të shkurtër:

njoftoni menaxherin për problemin aktual

bëni propozime për ta eliminuar atë ose bini dakord për një plan veprimi me një punonjës tjetër.

nxisni një menaxher të marrë një vendim ose të lëshojë një urdhër

Është gjithashtu dëshmi se specialisti që zbuloi një problem në procesin e punës nuk e la situatën të merrte rrjedhën, por njoftoi drejtuesit e tij për të marrë një vendim të shpejtë. Kjo do të thotë, ai nuk ishte kot.

Llojet e memove

Le të shohim llojet kryesore të letrave të shërbimit:

në lidhje me kërkesën e informacionit;

për shkeljet e kryera nga një punonjës në kryerjen e detyrave të punës.

mbi shpërblimet e punonjësve.

Për më tepër, SZ mund të shoqërojë transferimin e një pakete dokumentesh midis divizioneve, divizioneve, departamenteve brenda organizatës (për organizatat e palëve të treta është e nevojshme të përgatiten letra motivuese). Ai gjithashtu mund t'u dërgohet punonjësve me kërkesën për të shpjeguar arsyen e mungesës së tyre nga puna.

SZ mund të përmbajë çdo pyetje në lidhje me çështjet e punës.

Rregullat e përpilimit

Rregulli kryesor që duhet ndjekur gjatë përpilimit të tij është shkurtësia. Dokumenti duhet të tregojë qartë thelbin e problemit, si dhe mënyrat për ta zgjidhur atë. Si rregull, teksti i SZ nuk duhet të marrë më shumë se 6-7 rreshta. SZ nuk ka një formë të unifikuar. Për ta përpiluar atë, përdorni një formë të lirë të një mostre memo

Përkundër kësaj, kur shkruani, duhet të merrni parasysh kërkesat e GOST R 6.30-2003. Hartimi i një memorandumi në përputhje me GOST, një mostër e së cilës është treguar më lart, kërkon detajet e mëposhtme:

letra duhet të përmbajë një "header". Tregon se kujt i drejtohet (pozicioni dhe emri i plotë i punonjësit në rastin dativ);

shkruani datën e përgatitjes dhe numrin e dokumentit;

titulli i tekstit tregon subjektin e SZ;

një përshkrim i situatës aktuale për shkak të së cilës është duke u hartuar memorandumi: "Unë sjell në vëmendjen tuaj ...", atëherë teksti i memo duhet të përmbajë një kërkesë specifike;

Më poshtë është pozicioni dhe emri i plotë i përpiluesit, nënshkrimi me transkript.

Dokumenti i plotësuar duhet të regjistrohet te sekretaria e ndërmarrjes si korrespondencë hyrëse. Pas kësaj, mund të jeni i sigurt se drejtori do të marrë SZ dhe do të njihet personalisht me të.

SZ në formë elektronike

Vlen të përmendet se shumë ndërmarrje kanë miratuar menaxhimin elektronik të dokumenteve. Prandaj, SZ mund të lëshohet në mënyrë elektronike. Në këtë rast, ai dërgohet në emailin e korporatës së ndërmarrjes. Sekretari është përgjegjës për renditjen dhe përcjelljen e mëtejshme të letrave te marrësit.

Kjo metodë e transferimit të SZ kursen kohën e letrës dhe të punonjësve. Në këtë rast, dokumenti përpilohet në të njëjtën mënyrë si në letër. Këshillohet që të ketë nënshkrimin elektronik të dërguesit. Për t'u siguruar që dokumenti i dërguar është lexuar nga menaxheri, gjatë dërgimit, duhet të kërkoni një "faturë për leximin e postës" duke kontrolluar kutinë në formularin e dërgimit.

Shembull dokumenti

Shpesh, kur zgjidhen çështjet e punës, lind nevoja për të përcjellë informacione të rëndësishme te menaxheri. Ndonjëherë rrethanat kërkojnë që një shpjegim i rrethanave dhe një paralajmërim kundër gabimeve të paraqitet me shkrim.

Në këtë rast, është e nevojshme jo vetëm të paraqiten saktë faktet, por edhe të hartohet saktë dokumenti. Hartimi i SZ shpesh shkakton vështirësi, veçanërisht në mungesë të përvojës. Por kjo nuk është e vështirë për ta bërë nëse keni një shembull të një memo para syve tuaj. Kjo është arsyeja pse ne kemi përgatitur mostra, pas shqyrtimit të të cilave do të jeni në gjendje të hartoni saktë dokumentin. Le të shohim rastet më të zakonshme që kërkojnë hartimin e një SZ.

SZ në lidhje me bonusetështë baza për lëshimin e urdhrit për shpërblimin e një punonjësi. Ky dokument hartohet nga mbikëqyrësi i menjëhershëm i punonjësit drejtuar drejtorit të organizatës. Tregon meritat e punëtorit, kërkesën për stimuj, të dhënat e punonjësit dhe përpiluesit. Pasi shqyrton SZ-në dhe merr një vendim pozitiv, drejtori lëshon një urdhër për shpërblimet. Si t'i shkruani një memo mostrës së drejtorit:

Nëse gjatë punës janë krijuar rrethana për shkak të të cilave punonjësi nuk ka mundur të kryejë plotësisht funksionin e tij të punës, shpjeguese. Ajo tregon arsyet. Si të shkruani një mostër memo:

SZ përdoret nëse një punonjës duhet të kontaktojë menaxherin me një kërkesë për të ndarë fonde për nevojat e punës. Në këtë rast, dokumenti përcakton faktet e nevojës së prodhimit për blerjen e materialeve. Si të shkruani saktë një mostër memo:

Afati i ruajtjes

Sipas Listës së dokumenteve arkivore standarde të menaxhimit të krijuara gjatë veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive lokale dhe organizatave, që tregojnë periudhat e ruajtjes, miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010 nr. 558, SZ duhet të ruhen në arkivat e ndërmarrjes për të paktën pesë vjet. Nëse është e nevojshme, drejtori i organizatës ka të drejtë të zgjasë periudhën e ruajtjes. Periudha e ruajtjes për SZ-në e lëshuar në formë elektronike mund të përcaktohet nga statuti i kompanisë.

Qytetarët që punojnë në fusha të ndryshme të veprimtarisë shpesh duhet të përballen me situata të paparashikuara, kështu që ata janë të interesuar për përgjigjen e pyetjes se si të shkruajnë memo, dhe ku të merrni një mostër?

Ky dokument është një nga metodat më të njohura dhe më të zakonshme për kompanitë dhe punonjësit. Në këtë artikull ne do t'ju tregojmë se si të shkruani saktë një memorandum dhe të ofrojmë një memo shembull për referencën tuaj.

Nevoja për të shkruar një memo

Një memo e brendshme është një formë e rrjedhës së dokumenteve brenda një ndërmarrje, e cila ju lejon të zgjidhni shpejt situatat aktuale të prodhimit në një kohë të shkurtër. Memorandumi synon të përmbushë qëllimet e mëposhtme:

• • Njoftoni shpejt një zyrtar për një problem aktual
  • Bërja e propozimeve për ta eliminuar atë ose duke rënë dakord për një plan veprimesh të synuara

Dorëzimi i një memorandumi sjell një sërë aspektesh pozitive në procesin e prodhimit të një ndërmarrje. Ky dokument është dëshmi e drejtpërdrejtë e faktit se specialisti, pasi ka zbuluar një problem në procesin e punës për të cilin është përgjegjës, e ka sjellë menjëherë në vëmendjen e menaxhmentit.

Në situatat kur një specialist nuk është në gjendje të përballojë në mënyrë të pavarur një situatë të papritur që ka lindur dhe, me ndihmën e një memorandumi të brendshëm, e paraqet atë për zgjidhje nga specialistë të tjerë, me këtë veprim ai çlirohet nga përgjegjësia për cilësinë e dobët ose të parakohshme. zgjidhjen e çështjes problematike.

Nuk ka një formë specifike për memo, kështu që punimi hartohet në çfarëdo forme dhe i transmetohet menaxhmentit, si në letër ashtu edhe nëpërmjet mjeteve elektronike të komunikimit.

Hartimi i një memorandumi

Ne kemi diskutuar më lart në cilat raste është e nevojshme të shkruani dhe t'i dorëzoni menaxhmentit një memorandum. Tani le të shohim një shembull të hartimit të dokumentit që po shqyrtojmë, dhe siç thamë më lart, nuk ka një formë të veçantë për memo, por ka kërkesa përgjithësisht të pranuara për përmbajtjen e dokumentit.

Ndër to janë:

1. Marrësi i memo duhet të tregohet në këndin e sipërm të djathtë të dokumentit. Është e nevojshme të shkruani mbiemrin, emrin, patronimin dhe pozicionin e personit në emër të të cilit hartohet memorandumi.
2. Nën këto të dhëna shkruhet numri dhe titulli i dokumentit.
3. Pas kësaj, specialisti shpalos thelbin e çështjes problematike që ai ka hasur në fushën e tij të veprimtarisë në ndërmarrje. Ose përshkruan një situatë që nuk është në gjendje ta përballojë vetë dhe kërkon ndihmën e specialistëve të tjerë.
4. Më pas, duhet të shkruani propozime për të zgjidhur situatën aktuale. Ose autori i shkresës deklaron veprimet që pret nga zyrtari në emër të të cilit dorëzohet dokumenti.
5. Në fund të dokumentit, tregohet mbiemri, emri, patronimi dhe pozicioni i personit që dërgoi memo.

Çdo qytetar që punon mund ta përdorë këtë shabllon memo nëse është e nevojshme.

Si të shkruani një memo - shembull dhe shembull shkrimi

Le të shohim një shembull specifik se si të shkruani një memo (shembull). Shembulli i mëposhtëm përmban tekstin e një memorandumi, i cili mund të merret si shembull kur shkruani një dokument biznesi.

Shembull i një memo

Më poshtë do të japim një shembull të shkrimit të një shkrese në letër, ku subjekti i ankimit dhe personi juridik të cilit i drejtohet shkresa, si dhe thelbi i problemit janë fiktive.

Drejtorit të OJSC "Kamelia"
Kravchenko Anatoli Petrovich
Krasnodar 15 korrik 2015

SHËNIM PËR SHËRBIM

Që nga 13 korriku 2015, furra në dyqanin e nxehtë të ndërmarrjes është bërë e papërdorshme dhe për të korrigjuar prishjen është e nevojshme të blini pjesë këmbimi nga lista e bashkangjitur më poshtë. Kostoja totale e pjesëve dhe puna për të eliminuar prishjen është 15,700 (pesëmbëdhjetë mijë e shtatëqind rubla 00 kopecks).

Aktualisht, limiti i fondit për riparimin dhe mirëmbajtjen e pajisjeve është shteruar dhe pjesët e nevojshme nuk disponohen. Për të shmangur ndërprerjen e dyqanit të nxehtë, unë pyes:

1. Ndani shumën e caktuar të parave sipas listës së bashkangjitur dokumentit.
2. Siguroni një ekip riparimi për të kryer punën për të zëvendësuar pjesët që janë bërë të papërdorshme.

Sinqerisht, kreu i dyqanit të nxehtë Onoprienko Valeria Viktorovna.

Shumë organizata shkëmbejnë informacione përmes komunikimit elektronik, kështu që emaili e bën më të lehtë dërgimin e një memo. Një rrjedhë e tillë dokumentesh brenda ndërmarrjes ka një avantazh të dukshëm - është shpejtësia e shqyrtimit të kërkesave të punonjësve.

Si të shkruani një memo në mënyrë elektronike? Dokumenti nuk ndryshon shumë nga versioni klasik në letër. Një mostër memo në formë elektronike pothuajse nuk ndryshon nga shembulli i diskutuar më sipër. Një pjesë e rëndësishme e memo në formë elektronike do të jetë e ngjashme me shembullin tonë. Në veçanti, një përshkrim i situatës që ka ndodhur dhe një grup propozimesh të paraqitura nga punonjësi për shqyrtim.

Do të ketë ende një ndryshim - nuk do të ketë nevojë të tregoni adresuesin në memorandum. Në email, në rreshtin "Adresa", do të tregoni emrin e përdoruesit të cilit i drejtohet dokumenti. Nëse ka vetëm një adresë emaili për të gjithë departamentin, atëherë në rreshtin "Subject" do t'ju duhet të tregoni marrësin, domethënë emrin e plotë të zyrtarit të cilit i është dërguar memo.

Për më tepër, kur përdorni email (kutinë tuaj postare), shpesh ekziston tashmë një nënshkrim që futet automatikisht në tekst. Kjo kursen shumë kohë, veçanërisht kur shkruani një memo. Nëse kutia juaj e emailit nuk lejon identifikimin e dërguesit (për shembull, kur kompania ka vetëm një kuti emaili), atëherë në fund të letrës duhet të tregoni pozicionin tuaj dhe emrin e plotë.

Mos harroni se kur dërgoni një dokument me email, është e rëndësishme të kërkoni një njoftim që emaili që keni dërguar është lexuar nga marrësi. Për ta bërë këtë, kontrolloni kutinë e duhur. Një njoftim i tillë është provë se në të vërtetë i keni dërguar një memorandum një zyrtari të caktuar në një kohë të caktuar.

Një memo zyrtare është një nga llojet më të njohura të dokumenteve në punën moderne të zyrës. Kryen funksionin e ndërveprimit midis menaxhmentit të kompanisë, divizioneve strukturore dhe punonjësve të organizatës. Shkrimi i një memorandumi kërkon respektimin e rregullave të caktuara në lidhje me përmbajtjen dhe dizajnin e tij. Duke ndjekur këto kërkesa, ju gjithmonë do të jeni në gjendje të përcillni në mënyrë efektive informacionin te kolegët dhe vartësit.

Nga ky artikull do të mësoni:

Pse nevojiten memorandumet?

Memo i përket grupit të informacionit dhe dokumentacionit referues. Qëllimi kryesor i këtij grupi është shkëmbimi i informacionit ndërmjet departamenteve të kompanisë dhe punonjësve të saj. Nevoja për të hartuar një letër të tillë zyrtare lind në disa raste:

kur është e nevojshme të njoftohet menjëherë një zyrtar i caktuar për një problem;

për të bërë sugjerime për zgjidhjen e këtij problemi;

për të koordinuar veprimet e planifikuara;

Për më tepër, qëllimi i një letre të tillë mund të jetë të kërkojë informacion, të lëshojë udhëzime ose të japë njoftim. Është e nevojshme kur një punonjës duhet të shpjegojë ose koordinojë aspektet e çështjeve të biznesit me kolegët ose menaxhmentin. Në situatat kur komunikimi gojor nuk është i mjaftueshëm dhe mesazhi duhet të dokumentohet, hartohet një dokument formal me shkrim.

Ju lutemi vini re se ky lloj dokumentacioni nuk përfshihet në Klasifikimin Gjith-Rus të Dokumentacionit të Menaxhimit (OKUD). Informacioni i përfshirë në të nuk mund të përmbajë udhëzime ose porosi. Legjislacioni aktual nuk parashikon kërkesa specifike për dokumente të tilla zyrtare. Procedura për regjistrimin e tyre duhet të marrë parasysh specifikat e organizatës. Si rregull, ai përfshihet në aktin rregullator lokal të kompanisë që rregullon proceset e zyrës. Një akt i tillë, për shembull, mund të jetë.

Cili është ndryshimi midis shënimeve zyrtare, memorandume dhe shpjeguese?

Teksti nuk përdor përshëndetje apo dëshira të fundit. Letra përfundon me fjalët: "Unë e konsideroj... (të nevojshme, të përshtatshme, etj.)", "Unë propozoj...", "Unë kërkoj... (theksoj, drejtoj, etj. ose nxjerr përfundimet e nevojshme) ”

Si të shkruani një letër pune?

Si çdo dokument tjetër zyrtar, edhe dokumenti zyrtar hartohet në fletë A4. Mund të shkruhet me dorë ose të printohet në kompjuter. Në çdo rast, nënshkrimi i autorit duhet të jetë i shkruar me dorë.

Hartimi i një memorandumi sipas GOST: mostër me shpjegime

Aktualisht, legjislacioni rus nuk përmban një akt të vetëm ligjor që rregullon kërkesat për përmbajtjen e një letre zyrtare dhe ekzekutimin e saj. Më parë, një nëpunës mund të bënte dallimin midis letrave zyrtare, të udhëhequr nga përkufizimet e Fjalorit të shkurtër të llojeve dhe varieteteve të dokumenteve (zhvilluar nga Arkivi Kryesor i Institutit Kërkimor Shkencor të Gjithë Bashkimit për Menaxhimin e Dokumenteve dhe Çështjet Arkivore):

Zyrtar - informon për kryerjen e një pune të caktuar, të dërguar nga një zyrtar te tjetri;

Raporti - drejtuar menaxhmentit të lartë, parashtron çështjen me konkluzionet dhe propozimet e përpiluesit;

Në Klasifikuesin aktual All-Rus të Dokumentacionit të Menaxhimit OK 011-93, i miratuar me Dekret të Standardit Shtetëror të Rusisë të 30 dhjetorit 1993 N 299 (OKUD), memorandumi nuk është i disponueshëm si një lloj i pavarur. Ka vetëm një përmendje të raportit. Në të njëjtën kohë, ai përmendet në lidhje me shkeljen e disiplinës së punës dhe ka kodin e tij të unifikuar të formularit N 0286041. Vihet re se raporti është hartuar për të informuar drejtuesin e organizatës nga drejtuesi i njësisë për një specifikë. situatë për të inkurajuar miratimin e një vendimi të menaxhimit.

Megjithatë, shkrimi i letrave zyrtare përdoret gjerësisht në praktikën e zyrës. Për të siguruar uniformitet në përgatitjen e dokumentacionit zyrtar, rekomandohet respektimi i kërkesave të “Sistemit të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ”.

Ky GOST detyron nëpunësin të përdorë formën e një letre zyrtare për ekzekutimin e saktë të saj dhe përcakton kërkesat për forma të tilla:

formati standard i formës - A4 (210 x 297 mm) dhe A5 (148 x 210 mm);

materiali - letër e bardhë ose letër me ngjyrë të hapur;

kufijtë: djathtas - të paktën 10 mm, majtas, lart, poshtë - të paktën 20 mm.

Kur shkruani një letër zyrtare në një kompjuter, rekomandohet përdorimi i fontit Times New Roman, me një madhësi pikësh nga 12 deri në 14 pikë dhe një ndarje rreshtash 1-1,5 pikë. Teksti i shërbimit duhet të shtypet në formën e tij origjinale: pa njolla ose korrigjime. Kur formatoni tekstin në disa faqe, secila prej tyre duhet të jetë e numëruar, duke filluar nga faqja e dytë. Për numërim, numrat arabë përdoren pa fjalën faqe dhe shenjat e pikësimit. Numri vendoset në anën e djathtë të fushës së sipërme.

Detaje të detyrueshme për ekzekutimin e saktë të një memorandumi (shih mostrën):

• emri i njësisë strukturore; - 1
• emri i llojit të dokumentit; - 2
• data e krijimit; - 3
• numrin e identifikimit të regjistrimit; - 4
• titulli i tekstit; - 5
• teksti; - 6
• detajet e adresuesit; - 7
• nënshkrimi i shkruar me dorë i përpiluesit (duke treguar pozicionin); - 8
• miratimi i vizës; - 9
• rezolucioni. - 10

Shembull i një memo

Si të shkruani një memo në formë elektronike?

Si të regjistroni letrat zyrtare të punës?

Një nga funksionet kryesore të punës në zyrë është sigurimi i kërkimit të shpejtë në bazën e dokumenteve të organizatës. Ky funksion shoqërohet me transferimin e dokumentacionit nga autori tek ekzekutuesi. Për të lehtësuar kërkimin midis një grupi të madh letrash zyrtare, zakonisht përdoren formularët e regjistrimit.

Një memo është një bartës i informacionit të vlefshëm organizativ. Çështja e përcaktuar në të kërkon miratimin e një vendimi të caktuar administrativ nga drejtuesit e shoqërisë. Vendimi mund të zyrtarizohet në formën e një vendimi të menaxherit ose përfaqësuesit të tij të autorizuar. Për rrjedhojë, dokumentet e shërbimit duhet të regjistrohen së bashku me dokumentet e tjera të brendshme.

Dokumentacioni, sipas procedurës së miratuar në organizatë. Rregullat për hartimin e një letre pune përmbajnë një mostër të numrit të caktuar të identifikimit. Si rregull, për caktimin e tij, përdoret rendi kronologjik i dokumentacionit, përcaktimi i shkronjave të llojit dhe njësisë strukturore. Kështu, për shembull, një dokumenti të brendshëm mund t'i caktohet numri 0204-SZ-OP. Kjo sugjeron që numri i tij serial në ditar është 204, është një dokument shërbimi i lëshuar në departamentin e shitjeve të kompanisë.

Numri i regjistrimit mund të caktohet si në vendin e përgatitjes ashtu edhe në vendin e marrjes. Kjo duhet të përcaktohet nga udhëzimet aktuale të menaxhimit të zyrës.

Rishikimi i një memorandumi të jashtëm: miratimi dhe zgjidhja

Periudha minimale për shqyrtimin e memorandumeve të brendshme përcaktohet nga rregulloret e brendshme të organizatës. Palët e interesuara studiojnë dokumentin dhe më pas vendosin viza miratimi mbi të. Pas marrjes së një vendimi drejtues për çështjen e mbuluar në të, drejtuesi i kompanisë merr zgjidhjen e tij përfundimtare për këtë çështje. Kjo është faza e fundit e procedurës së rishikimit.

Procedura për shqyrtimin e korrespondencës së jashtme zyrtare është pak më ndryshe. Ndryshe nga dokumentacioni i brendshëm, ky lloj dokumentacioni hartohet në letër dhe nënshkruhet drejtpërdrejt nga drejtuesi i ndërmarrjes. Emri i plotë i organizatës marrëse përdoret në përputhje me statutin.

Ky dokument i dorëzohet për shqyrtim edhe të gjithë të interesuarve që vendosin viza mbi të (ose një fletë aplikimi të veçantë). Një vizë, si rregull, përbëhet nga nënshkrimi dhe emri i pozicionit të zyrtarit të vizave, një transkript (mbiemri dhe inicialet) dhe datën e nënshkrimit. Nëse letra origjinale zyrtare e punësimit planifikohet të depozitohet në organizatën marrëse, viza duhet të vendoset në fund të anës së pasme të faqes së saj të fundit. Nëse origjinali i kthehet origjinalit, shenja e miratimit duhet të vendoset në fund të anës së përparme të kopjes. Sipas gjykimit të kompanisë (nëse është e parashikuar në rregulloret lokale), miratimi mund të bëhet fletë për fletë, d.m.th. shenjat vendosen në çdo fletë, duke përfshirë bashkëngjitjet.

Nëse adresuesi ka komente që dëshiron t'i shprehë përpiluesit të letrës së shërbimit, kjo mund të bëhet në një fletë të veçantë, e cila nënshkruhet dhe më pas i bashkëngjitet dokumentit kryesor.

Faza përfundimtare e shqyrtimit, si në rastin e një shërbimi të brendshëm, është marrja e një vendimi administrativ nga menaxheri pas marrjes së një ose tjetrës. Rezolucioni mund të shkruhet drejtpërdrejt në origjinal ose të hartohet në një fletë të veçantë. Ai përmban informacione për ekzekutuesit (mbiemrat, inicialet dhe pozicionet), përmbajtjen e urdhrit (nëse ka), afatet e ekzekutimit, nënshkrimin e menaxherit dhe datën e vendimit.

Dokumentet e bashkangjitura:

Test "Gjithçka rreth memove".

1. Përgatitja e një memorandumi rregullohet nga:

• GOST
• Rregulloret lokale

2. Cili është emri i një memorandumi për një zyrtar më të lartë?

• Raportoni
• Shpjeguese
• Shpjeguese

3. Përmbajtja e memo nuk përfshin:

• Kërkesa dhe sugjerime
• Porositë dhe porositë
• Përfundimet e përpiluesit për situatën problemore

4. Vendimi i menaxherit për çështjen e përcaktuar në manualin e shërbimit quhet:

• Rezolucioni
• Rendit

5. Çfarë rendi i shënimeve përdoret në librin e ditarit?

• Kronologjike
• Alfabetike
• Arbitrarë

Dokumentacioni i brendshëm zakonisht shkakton më së shumti pyetje dhe konfuzion, pasi nuk rregullohet zyrtarisht me akte legjislative. Fusha të ndryshme të veprimtarisë mund të kenë rregulla të ndryshme për të shkruar shënime zyrtare, memorandume dhe shpjeguese. Një memo është një nga format më të zakonshme të korrespondencës së brendshme të biznesit. Si ndryshon nga dokumentet e tjera të brendshme, cilat elemente janë të detyrueshme për të ose mund të ndryshojnë, dhe në cilat raste mund të jetë e nevojshme, ne do të përpiqemi të shpjegojmë në këtë artikull. Do të ofrohen gjithashtu mostra të memorandumeve të shkruara të përpiluara për qëllime të ndryshme.

Memo shërbimi: thelbi i dokumentit

Një memo është një formë e komunikimit me shkrim brenda një organizate. Një ndryshim specifik midis këtij lloji të korrespondencës është orientimi "horizontal" - komunikimi kryhet midis punonjësve që nuk janë të lidhur nga një marrëdhënie vartësie, domethënë të barabartë në statusin zyrtar.

REFERENCA! Nëse një shënim i dërgohet një punonjësi të rangut më të lartë, ai do të quhet raport dhe jo zyrtar.

Ky dokument i referohet informacionit dhe referencës, domethënë përmban mbulimin e një çështjeje të veçantë që dërguesi nuk mund ta zgjidhë pa marrësin (një punonjës tjetër ose një ndarje të kompanisë). Në disa raste, detyra mund të jetë thjesht informative: marrësi informohet për fakte të caktuara.

Qëllimi i memo

Qëllimi kryesor i ndjekur nga çdo korrespondencë e brendshme është menaxhimi operacional, domethënë zgjidhja më e shpejtë dhe më efektive për çdo pyetje dhe/ose problem që lind. Karakteristikat e memorandumit janë se ai synon të:

• të inicojë miratimin e çdo vendimi;
• sillni informacione të caktuara në vëmendjen e marrësit;
• raportoni për disa pika që mund të jenë ngritur më parë;
• përgjigjuni pyetjes së bërë në shënimin e mëparshëm (duhet të tregoni numrin e memo origjinale).

Çfarë duhet të jetë në një memo dhe çfarë nuk mund të jetë

Meqenëse memorandumi është një dokument ndihmës, ai nuk rregullohet nga rregullat dhe rregulloret e detyrueshme të përcaktuara në OKUD ose rregullore të tjera. Kur e shkruani, është e përshtatshme të merren parasysh rregullat e Federatës Ruse "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit" GOST R 6.30-2003.

Detajet e detyrueshme të memo janë në shumë mënyra të ngjashme me ato që kërkohen në çdo dokument biznesi.

1. Informacion rreth njësisë që dërgoi memo.
2. Emri i departamentit ku është dërguar dokumenti.
3. Emri i plotë dhe pozicioni i marrësit të drejtpërdrejtë.
4. Titulli i korrespondencës (në këtë rast, "memo shërbimi").
5. Titulli ose subjekti i një shënimi që përshkruan shkurtimisht temën e tij.
6. "Trupi" i dokumentit është një deklaratë e drejtpërdrejtë e situatës, informacionit, kërkesave, opsioneve të zgjidhjes, propozimeve për zgjidhjen e çështjes, etj.
7. Data dhe numri i memo.
8. Pozicioni i dërguesit të shënimit, emri i tij i plotë, nënshkrimi.

Elemente të mundshme shtesë mund të përfshijë:

• vizat e personave të tjerë të interesuar për zgjidhjen e situatës;
• aplikacionet (teksti i shënimit duhet të përmbajë një lidhje me disponueshmërinë e tyre).

Përjashtuar në memorandume:

• porositë;
• porositë;
• vulat “Aprovoj”, “Autorizoj” etj.

Arsyeja për këtë kufizim është barazvlera e statusit të adresuesit dhe dërguesit. Sidoqoftë, një memorandum, megjithëse nuk është një urdhër i drejtpërdrejtë, mund të bëhet bazë për vendime të rëndësishme drejtuese, të cilat mund të shprehen edhe në lëshimin e një urdhri.

Regjistrimi

Kërkesat e projektimit të zbatueshme për të gjithë dokumentacionin në një organizatë të caktuar zbatohen për memorandumet e brendshme. Është i përshtatshëm kur ato janë të përfshira në rregulloret lokale. Zakonisht ato përputhen me standardet e pranuara përgjithësisht të punës në zyrë:

• letër A4;
• Shkronja TimesNewRoman 12, me hapësirë ​​një e gjysmë;
• formati i datës "dd.mm.vv";
• vendndodhjen e "titullit" në qendër të faqes ose në skajin e majtë;
• mungesa e modeleve komplekse të të folurit, ndërtimeve të panevojshme verbale dhe momenteve emocionale.

Memo në internet

Nëse organizata ka një rrjedhë dokumentesh mjaft të kompjuterizuar, atëherë memorandumet e brendshme mund të dërgohen jo në letër, por në formë elektronike. Ndonjëherë kjo është edhe më e thjeshtë dhe më e përshtatshme, sepse media letre mund të humbasë ose dëmtohet, por teksti elektronik ruhet në mënyrë të sigurt në kujtesën e kompjuterit. Kur dërgoni tekstin e një memorandumi përmes Internetit, ia vlen të merren parasysh disa pika shtesë.

1. Format, shabllonet dhe mostrat e shënimeve mund të krijohen, të miratohen nga menaxhmenti dhe të ruhen në një skedar ose dosje të veçantë të aksesueshme për çdo përdorues në rrjetin lokal.
2. Marrësi tregohet jo në tekstin e "titullit" të memo, por në rreshtin "Adresa" ose "Subjekti", nëse burimi elektronik është i ndarë.
3. Nënshkrimi mund të futet automatikisht në tekstin e shënimit, gjë që kursen kohën e shkrimtarit.
4. Rekomandohet që gjithmonë të kërkoni një faturë leximi të emailit: kjo do të shërbejë si konfirmim shtesë për marrjen e memo, si dhe dërgimin e tij në kohë.

Memorandum shërbimi në vend të dokumenteve të udhëtimit

Pas Dekretit të Qeverisë së Federatës Ruse nr.1595, i cili hyri në fuqi më 8 janar. 2015, certifikatat e udhëtimit, detyra zyrtare dhe raporti për detyrat e kryera gjatë udhëtimit të biznesit u anuluan, memorandumi zyrtar është një dokument i rëndësishëm që ndihmon në konfirmimin e përdorimit të kohës dhe burimeve të udhëtimit. Nëse menaxhmenti nuk e ka specifikuar një kërkesë të tillë në një akt lokal, atëherë përdorimi i një memorandumi për këtë qëllim nuk është i detyrueshëm. Sidoqoftë, një dokument i tillë mund të jetë konfirmimi i vetëm i faktit të udhëtimit dhe përdorimit nga punonjësi i një automjeti të një ose një forme tjetër pronësie. Nëse një punonjës shkon në një udhëtim jo me transport publik, por me transport personal, me qira ose kompani, me shumë mundësi do t'i kërkohet të sigurojë një memorandum pas kthimit nga një udhëtim pune. Ai do të përbëjë bazën për llogaritjen e pagesës ditore që do t'i paguhet punonjësit që kthehet, si dhe do të konfirmojë shpenzimet e bëra për ushqimin, akomodimin dhe mirëmbajtjen e automjeteve.

Përmbajtja e memo “udhëtimit”.

Në formë falas, punonjësi jep informacionin e mëposhtëm në lidhje me udhëtimin e tij të punës:

• data e nisjes dhe kthimit;
• qëllimi i udhëtimit ose referenca në urdhrin e udhëtimit të biznesit;
• informacione për automjetin (emri, modeli, marka, numri i regjistrimit);
• përshkrimi i aplikacioneve - faturat, faturat e parave të gatshme, dokumentet për akomodim, furnizimin me karburant të një makine, etj.

Dokumenti i dorëzohet së pari departamentit të kontabilitetit të organizatës, dhe më pas menaxhmentit për miratim.

Pse të shkruani nëse mund ta thoni?

Disa punonjës e konsiderojnë përgatitjen e memorandumeve thjesht një formalitet dhe koha e shpenzuar për përgatitjen e tyre është e humbur. Por në shumë situata, një memo mund të rezultojë jo vetëm mjeti më efektiv për zgjidhjen e problemit që ka lindur, por edhe një lidhje absolutisht e pazëvendësueshme në zinxhirin e provave të nevojshme. Kjo ndodh kur informacioni i sjellë në vëmendjen e një personi të caktuar duhet të jetë dokument. Kjo nevojë mund të lindë në situatat e mëposhtme.

1. Kompania ka shumë divizione strukturore dhe një zgjidhje gojore e një çështjeje mund të kërkojë më shumë kohë sesa dërgimi i korrespondencës zyrtare.
2. Shënimi është një konfirmim i drejtpërdrejtë i transmetimit në kohë të informacionit të rëndësishëm.
3. Forma dokumentare e transferimit të informacionit heq një pjesë të përgjegjësisë nga dërguesi.
4. Konfirmimi i kohës së udhëtimit të punës dhe përdorimit të transportit personal të punonjësit për udhëtim.
5. Korrespondenca zyrtare konfirmon veprime të caktuara të kompanisë, për shembull, ajo justifikon shpenzimet para zyrës së taksave (në raste të diskutueshme).

PËR SHEMBULL. Zyra e taksave vlerësoi një gjobë ndaj kompanisë për mospagimin e tatimit mbi një aktiv të prekshëm (materiale reklamuese). Bazuar në memorandumet e brendshme nga departamenti i reklamave, u konstatua se këto materiale (ato janë të listuara në memorandume) janë përdorur për më pak se një vit, që do të thotë se ato nuk mund të klasifikohen si aktive të prekshme.

Shembuj të shkrimit të memove

Memorandum udhëtimi

Drejtori i Përgjithshëm i Klimatcontroltekh LLC
Nerubassky Sergei Nikolaevich
nga Tyulpanov Alexander Lvovich,
duke mbajtur pozicionin e menaxherit
për mirëmbajtjen e pajisjeve të departamentit të shërbimit

SHËNIM PËR SHËRBIM
në lidhje me një udhëtim pune në Tula.

Dëshiroj t'ju informoj se, në përputhje me urdhrin nr. 27 të datës 10 shtator 2016, më 11 shtator 2016, u nisa për një udhëtim pune nga Moska në Tula me një makinë personale (Skoda Octavia, numri i regjistrimit shtetëror A869AB 267 RUS). U ktheva në Moskë më 16 shtator 2016 në orën 19:00.
Kohëzgjatja aktuale e udhëtimit tim të punës ishte 6 ditë kalendarike.
Po bashkangjitem dëshminë e mëposhtme të shpenzimeve të udhëtimit:
– Faturë e datës 11 shtator 2016 në 1 fletë të printuar.
– Kopje të faturave të parave të stacionit të benzinës Rosneft të datës 09/11/2016 (autostrada Moskë-Tula) dhe datë 16/09/2016 (Tula).
– Dëftesë nga Hotel Profit e datës 16.09.2016.

Menaxher i mirëmbajtjes së pajisjeve të departamentit të shërbimit Tulipanët A.L. Tulipov (nënshkrimi) 17.09.2016

Memorandum shërbimi për lëshimin e produkteve

Departamenti i Marketingut të Tregtisë
Piontkovskaya Regina Semenovna, shef i departamentit
Shef i Departamentit të Shitjeve
Miracle LLC
Vetrov Sergei Afanasyevich

SHËNIM PËR SHËRBIM
Nr 11-CN datë 23.08.2016
në lidhje me emetimin e produkteve.

Ju kërkoj të koordinoni mbajtjen e një fushate për Frutonyanya TM, me qëllim rritjen e shitjeve me pakicë të lëngjeve të kësaj marke dhe rritjen e shpërndarjes.
Fushata është planifikuar të mbahet nga tetori deri në nëntor 2016 në Ryazan dhe Vladimir në pikat e shitjes me pakicë. Mekanizmi i promovimit ofron një dhuratë shtesë në formën e 1 pako me lëng TM "Frutonyanya" kur blini më shumë se 3 pako. Fondi i çmimeve është planifikuar të shpërndahet si më poshtë:
– Ryazan – 500 pako 200 ml;
– Vladimir – 350 pako 200 ml.

Pjesa tjetër e produkteve që nuk kanë marrë pjesë në promovim duhet të kthehen në magazinë. Shef i Departamentit të Tregtisë së Marketingut Piontkovskaya R.S Piontkovskaya (nënshkrimi) 23.08.2016

)? Përfaqësuesit e fushave të ndryshme të veprimtarisë duhet të përballen periodikisht me këtë pyetje. Një shënim është një nga mënyrat më të zakonshme dhe më të njohura të ndërveprimit midis punonjësve të një ndërmarrje dhe menaxhmentit të saj. Ne do të ofrojmë një shembull memo më poshtë dhe do t'ju tregojmë se si të shkruani saktë një memo.

Pse keni nevojë të shkruani një memo?

Një dokument i brendshëm është një formë e rrjedhës së brendshme të dokumenteve që ju lejon të zgjidhni në mënyrë më efektive dhe efikase situatat aktuale të prodhimit.

Qëllimi i memorandumit është të njoftojë një zyrtar për një problem ekzistues, të bëjë propozime për zgjidhjen e tij ose për të rënë dakord për veprimet e planifikuara.

Një përfitim shtesë i këtyre lloj dokumenteve është se ato janë provë e drejtpërdrejtë që specialisti ka mbuluar një problem brenda fushës së tij të ekspertizës. Nëse një specialist nuk mund ta zgjidhë vetë problemin dhe e paraqet atë në formën e një memo për zgjidhje nga specialistë të tjerë, ai në këtë mënyrë liron veten nga përgjegjësia për shqyrtimin e parakohshëm ose me cilësi të dobët të çështjes.

Nuk ka asnjë formë të veçantë për memorandumet, ato hartohen në çfarëdo forme dhe mund të transmetohen në letër ose me mjete elektronike.

Një shembull i hartimit të një memorandumi, forma e saj, shabllon

Ne kuptuam se në cilat raste dorëzohet letra e biznesit që po shqyrtojmë. Tani duhet të vendosni për një shembull të shkrimit të një memorandumi. Siç e përmendëm më lart, nuk ka një formë të veçantë për një memo. Megjithatë, ekzistojnë kërkesa të përgjithshme për përmbajtjen e dokumentit.

Këto përfshijnë:

1. Tregimi i detyrueshëm i adresuesit të memo. Në këndin e sipërm të djathtë duhet të shkruani mbiemrin, emrin dhe patronimin, si dhe pozicionin e personit të cilit i është dërguar ankesa.
2. Më poshtë është emri i dokumentit dhe numri i tij.
3. Më pas, duhet të përshkruani thelbin e problemit që hasi shkruesi i dokumentit, ose situatën që duhet trajtuar.
4. Më poshtë janë sugjerimet për zgjidhjen e problemit, ose një tregues i veprimeve që autori i memo pret nga adresuesi i tij.
5. Në fund të dokumentit shënohet mbiemri dhe inicialet e personit që ka dërguar ankimin, si dhe pozicioni i tij.

Ky shabllon memo mund të përdoret nëse është e nevojshme.

Si të shkruani një memo: model model

Le të shohim se si të shkruajmë një memo (kampion) duke përdorur një shembull të thjeshtë. Teksti i memo mund të jetë identik me atë më poshtë.

Shembull i një memo

Drejtorit të Gvozdika LLC

Slobodin Vladimir Alexandrovich

SHËNIM PËR SHËRBIM

Transportuesi në pastiçeri është prishur që prej datës 02.01.2018. Për ta riparuar atë, është e nevojshme të blini pjesë sipas listës së bashkangjitur. Kostoja totale e punës së riparimit, duke marrë parasysh blerjen e pjesëve, është 12.500 (dymbëdhjetë mijë e pesëqind rubla 00 kopecks). Për faktin se limiti i fondit për riparimin dhe mirëmbajtjen e pajisjeve është shteruar dhe pjesët e nevojshme nuk janë në dispozicion, për të shmangur ndërprerjen e punëtorisë.

1. Ndani shumën e kërkuar të parave sipas listës së bashkangjitur.
2. Siguroni një ekip riparimi për të kryer punën.

Sinqerisht, kreu i dyqanit të ëmbëlsirave, Dmitrienko Denis Sergeevich.

Më poshtë do t'ju tregojmë se si të shkruani një memo në mënyrë elektronike.

Karakteristikat e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Nëse organizata lejon shkëmbimin e të dhënave duke përdorur komunikime elektronike, duke përfshirë emailin, atëherë dërgimi i një memorandumi thjeshtohet. Përparësitë e një qarkullimi të tillë dokumentesh brenda ndërmarrjes përfshijnë gjithashtu shpejtësinë e shqyrtimit të kërkesave.

Si të shkruani një memo në mënyrë elektronike? Saktësisht njësoj si në versionin klasik të letrës. Nuk ka dallime të rëndësishme në dokumente. Një mostër në këtë format praktikisht nuk ndryshon nga shembulli i dhënë më parë.

Pjesa kryesore e shënimit tuaj (d.m.th., përshkrimi i menjëhershëm i situatës dhe propozimet e paraqitura për shqyrtim) mbetet saktësisht e njëjtë si në shembullin tonë.

Përjashtimi i vetëm është se nuk keni më nevojë të tregoni adresuesin në memo. Emri i përdoruesit të cilit i është dërguar kërkesa do të futet në rreshtin "Adresa". Nëse flasim për shkëmbimin e dokumenteve përmes një burimi të përbashkët (për shembull, një adresë emaili për departament), në rreshtin "Subject" duhet të tregoni se kujt i drejtohet mesazhi.

Për më tepër, kur përdorni email (kuti postare individuale), në shumicën e rasteve ekziston tashmë një nënshkrim që futet automatikisht në tekstin e letrës. Kjo ju lejon të kurseni ndjeshëm kohë, duke përfshirë shkrimin e një memo. Nëse posta juaj nuk ju lejon të identifikoni dërguesin (për shembull, nëse jeni duke përdorur një kuti postare të përbashkët), sigurohuni që të përfshini emrin dhe pozicionin tuaj në fund të letrës.

E rëndësishme: kur dërgoni informacion me email, mos harroni të kërkoni një faturë leximi të mesazhit të dërguar (për ta bërë këtë, duhet të kontrolloni kutinë e duhur). Ky njoftim është provë që vërtet ia dërguat memorandumin një marrësi të caktuar në një kohë të caktuar.