Hogyan növelheti termelékenységét, hogy viszonylag rövid időn belül többet végezzen. Megteremtjük a termelő munkavégzéshez szükséges munkakörülményeket

1915-ben Albert Einstein bemutatta briliáns és forradalmi relativitáselméletét. Az ezt megelőző három évben teljes egészében ennek az elméletnek a megalkotásának szentelte magát, anélkül, hogy bármi más elvonta volna a figyelmét.

Nem azt javaslom, hogy három évet töltsön el egy projekt létrehozásával, de ez a fókuszálási módszer nagyon hatékony.

Ez egy rövid kirándulás volt a múltba, és most térjünk rá a modern valóságra: ma már igen népszerűvé vált a „kevesebbet csinál” trend. Ahogy a neve is sugallja, ez a terület olyan technikákat takar, amelyek segítségével kisebb erőfeszítéssel nagyobb eredményeket érhet el.

1. Pareto törvény, vagy a 20/80 elv

Általánosságban ez az elv a következőképpen fogalmazódik meg: az erőfeszítések 20%-a az eredmény 80%-át adja, az erőfeszítések fennmaradó 80%-a pedig csak az eredmény 20%-át. A 20/80 törvény az élet szinte minden területére vonatkozik. Például e törvény szerint a bűnözők 20%-a követi el a bűncselekmények 80%-át.

Ha tudja, hogyan kell megfelelően alkalmazni a Pareto-törvényt, az nemcsak a szakmai életében, hanem a mindennapi életében is segítségére lesz. Ez egy praktikus kis trükk, amely segíthet megjósolni az eredményt. Például, ha társaságkedvelő ember vagy, akkor valószínűleg sok barátod van. Gondolja át, hogy ezek közül az emberek közül ki fog a segítségére lenni egy nehéz helyzetben. Valószínűleg kevés lesz belőlük, csak valami a hírhedt 20% körül. Érdemes ezt tudomásul venni, és ezzel a 20%-kal megpróbálni fenntartani a kommunikációt, ahelyett, hogy virtuális barátokra pazarolnánk az időt.

Hogyan működik

A Pareto-törvény szerint minden jelentéktelen feladatot el kell végeznie, ha alacsony a termelékenysége. Például sokan, amint reggel munkába jönnek, nem tudnak azonnal bekapcsolódni a munkafolyamatba. Csevegniük kell a kollégákkal, meg kell inniuk egy csésze kávét, vagy valami mást kell tenniük, ami segít a munka kedvében.

Csak ebben az esetben tudnak produktívan dolgozni. Fontos a munkafeladatok rangsorolása. Próbálja meg a fontos feladatokat olyan napszakban elvégezni, amikor a teljesítménye magas szintű lesz.

2. Három fontos feladat

Sokan készítenek egy teendőlistát, így szervezettebbé tehetik a munkafolyamatukat. Természetesen a 21. században már eltávolodtunk attól, hogy papírra írjuk a soron következő feladatokat, ehhez okostelefonunk és számítógépünk van.

Azt javaslom, hogy kövessen egy egyszerű szabályt: Minden reggel szánjon öt percet arra, hogy leírja a napi három legfontosabb feladatot. Ezután összpontosítsa minden erőfeszítését ennek a rövid listának a kiegészítésére.

Ez egy nagyszerű alternatíva azoknak a végtelenül hosszú feladatlistáknak, amelyeket általában szeretünk készíteni. Kit viccelünk, mert nekik még egy hét sem elég, nemhogy egy nap. Összpontosítson erre a három fő feladatra, és ha az ütemterv előtt elvégzi őket, áttérhet valami másra.

Ez az egyszerű, de erőteljes szokás valóban javíthatja termelékenységét.

3. Csinálj kevesebb filozófiát

A „kevesebbet” filozófia nagyon népszerű a modern valóságban. A különböző szerzők különböző megközelítéseket javasolnak. Mark Lesser például a zen buddhizmus alapján írta meg az Achieving More by Doing Less című könyvet.

A „kevesebbet” című kiáltványa azzal kezdődik, hogy cáfolja azt az állítást, hogy a munkateher csökkentése lustává teszi az alkalmazottakat, és negatívan befolyásolja a termelékenységüket. Ha kevesebb feladatot végzünk el, akkor élvezhetjük a teljesítményünket.

Mark Lesser azt ajánlja, hogy a munkanapja során szánjon néhány percet meditációra. Ez kiegyenlíti a légzést, észhez térsz, megszabadulsz a stressztől és jobban tudsz koncentrálni az előtted álló feladatra.

Ne feledkezzünk meg a prioritások meghatározásáról. Először hajtsa végre a fontos feladatokat, majd folytassa az alacsony prioritású feladatokat. Ne terhelje túl magát túl sok feladattal: jobb kevesebbet, de jó minőségben és élvezettel, mint többet, de lelkesedés nélkül.

4. Pomodoro technika

A paradicsom technikát Francesco Cirillo javasolta. A technikát paradicsomtechnikának nevezik, mert szerzője eredetileg paradicsom alakú konyhai időmérőt használt az idő mérésére.

A technika azon az elven alapul, hogy egy adott feladaton 25 percig dolgozz szünet nélkül, de utána mindenképpen tarts szünetet.

Hogyan működik

1. Tekintse meg feladatlistáját, és válassza ki a legmagasabb prioritású feladatokat.
2. Ezután állítson be egy időzítőt 25 percre, és kezdjen el zavartalanul dolgozni, amíg meg nem hallja az időzítő sípolását. Minden 25 perces időszakot "pomodoro"-nak neveznek.
3. Ezt követően tartson öt perces szünetet, és indítsa újra az időzítőt.
4. Négy pomodoro után (vagyis kétóránként) tartson hosszabb, 15-20 perces szünetet.
5. Ha a feladatod ötnél több pomodorot vesz igénybe, több részre osztható.

Ez a technika segít a magasabb prioritású feladatok elvégzésében, javítja a figyelmet és segít jobban koncentrálni.

5. A multitasking mítosza

A többfeladatos munka nem tesz minket produktívabbá, ez egy mítosz. Valójában, ha egyszerre több feladatra összpontosítunk, az negatív hatással van termelékenységünkre és koncentrációnkra.

Nem számít, milyen jó a többfeladatos munkavégzés, a termelékenysége sokkal kisebb lesz, mintha úgy döntene, hogy az elejétől a végéig egyetlen feladatra összpontosít.
David Meyer, a Michigan Állami Egyetem professzora

Több feladat egyidejű hatékony végrehajtása csak bizonyos speciális esetekben lehetséges. Tegyük fel, ha valamit automatikusan csinál, például sétál és beszél egyszerre. A séta egy automatikus tevékenység, nem szükséges rá koncentrálni. Ezt jól szemlélteti egy jól ismert példabeszéd:

Egy nap egy hangya egy erdei ösvényen találkozott egy százlábúval, aki vidáman, derűsen futott felé. A hangya megkérdezte a százlábútól: „Hogyan mozgatod ilyen ügyesen mind a 40 lábadat? Hogyan tudsz ilyen könnyen és gyorsan mozogni?” A százlábú gondolkodott egy percig, és... már nem tudott megmozdulni!

Ha produktívabban szeretné elvégezni a feladatait, jobb, ha egy feladatra koncentrál, azt az elejétől a végéig befejezi, és csak ezután tér át a többire.

6. Információs diéta

Manapság az agyat információval túlterhelni olyan egyszerű, mint hőgutát kapni a Szahara-sivatagban. És még a tünetek is hasonlóak: alvászavar, figyelemzavar és lassú reakció. Agyunk túlterhelt információs zajjal. A modern világban az emberek folyamatosan keresik a híreket, bár ezek már mindenhol jelen vannak körülöttünk.

Ebben az esetben Timothy Ferris, a „Hogyan dolgozzunk heti négy órát, anélkül, hogy elakadnánk az irodában, élj bárhol és gazdagodj meg” című könyv szerzője azt tanácsolja az embereknek, hogy „tartsanak információs diétát”. Gondoljon bele, valóban számít-e az Ön által olvasott e-mailek, blogok, újságok és magazinok? Tényleg ennyi időt kell töltenie a közösségi médiával és a tévével?

Legalább egy hétig próbáljon meg a lehető legkevesebb olyan információt megkapni, amely teljesen felesleges az Ön számára, és nézze meg, hogyan hat ez a termelékenységére.

7. Élj beosztás szerint

Kérdezd meg bármelyik sikeres embert, amikor felébred, és valószínűleg azt fogod hallani, hogy az illető korán kelő. Ez meglehetősen egyszerű: a nap első felében nincs sok zavaró tényező, így a kiemelt ügyekre tudunk koncentrálni.

Ne feledje, hogy megvan az ideje a pihenésnek és ideje a munkának. Húzzon egyértelmű határokat az egyik és a másik között. Kezdje azzal, hogy abbahagyja, amit csinál, amint úgy érzi, hogy pihennie kell.

Jobb egy tervvel élni, mint anélkül.

A Parkinson-törvény kimondja „A munka kitölti az arra szánt időt.” Ez azt jelenti, hogy ha például úgy döntesz, hogy jelentést írsz a hétre, akkor az egész hetet annak írogatásával töltöd. A Parkinson-törvény különösen azokra a dolgokra vonatkozik, amelyeket nem szeretünk, és amelyekhez semmi kedvünk. Sokan hajlamosak vagyunk kinyújtani a dolgokat, amennyire csak lehetséges. De ha az egyes feladatokat szigorú keretek közé helyezi, akkor sokkal hatékonyabban tudja kezelni a dolgokat. Ha vannak határidők, igyekszel mindent időben elvégezni, így ez remek motiváció.

Mi a termelékenység? Sokan – nem alaptalanul – úgy gondolják, hogy ez az a képesség, hogy egy feladatra koncentráljunk, azt alkotóelemekre bontjuk, és nem szabad elterelni a figyelmét. Mások úgy vélik, hogy a legfontosabb a munkaterület megszervezése és a feladatok delegálásának megtanulása. Mindkettőnek igaza van.

A termelékenység egy egyszerű képlettel fejezhető ki:

Minimális eltöltött idő + Maximális elért eredmény = Termelékenység

Ez az a képesség, hogy ne többet, hanem okosabban dolgozz. Hogyan? Nos, ez nem egy gyors folyamat. Nem érhetsz el tökéletességet benne egyik napról a másikra, de fokozatosan fejlődhetsz. Végül is ez egy készség, de sok más apróbb szokásból tevődik össze. Ezért a cikk elolvasása után nem lesz produktív. Szisztematikus munkára van szüksége ahhoz, hogy bizonyos elveket bevezesse az életébe. A továbbiakban róluk fogunk beszélni.

Növelje a koncentrációt

Miért olyan fontos, hogy ez a tanács legyen az első? A koncentráció olyan, mint egy lézer, amely néhány perc alatt képes arra, amit egy normál sugár egy óra alatt nem. Ha koncentrált, minimálisra csökkenti a zavaró tényezőket, és többször gyorsabban végezheti el a munkáját. Nyilvánvaló.

Egy feladatra koncentrálni nagyon nehéz lehet. Az emberek, a saját szokásaik és a környezet zavarja. Mit kellene tennem? Néhány egyszerű szabályt be kell tartania.

Első lépés: Töltse ki az agyát

Minden feladatba bizonyos állapotban, érzelmek és gondolatok formájában lépünk be. Ezek olyan belső zavaró tényezők, amelyek megakadályozzák, hogy teljes mértékben a munkájára összpontosítson.

Ennek ismeretében vegyél elő egy papírt, és írd fel rá minden kellemetlen, kellemetlen gondolatodat, ami akadályoz a feladat elvállalásában. Sorolja fel az összes zavaró tényezőt.

Ezek után engedd el a gondolataidat. Ígérd meg magadnak, hogy visszatérsz hozzájuk, ha végeztél.

Második lépés: Tisztázza, hogy mit szeretne pontosan

A koncentrációhoz összpontosítás és megfelelő irányítás szükséges. Más szóval, ehhez ismerni kell a céljait. Kérdezd meg magadtól:

• Mit szeretnék most elérni?
• Pontosan mit szeretnék elérni a megadott idő alatt?
• Hogyan fogom pontosan végrehajtani ezt a feladatot?

Most, hogy megértette a célt, fontolja meg a feladat végrehajtásához szükséges lépések sorrendjét. Agyunk szereti a haladást, a mintákat és a kiszámíthatóságot, így ezeknek a lépéseknek a felsorolása javítja a koncentrációs szintet.

Harmadik lépés: készítse elő a munkaterületet

A koncentrációs képesség teljes mértékben a munkakörnyezettől függ. Ha az asztal koszos és zsúfolt, előbb-utóbb zavaró lesz.

Szánjon időt és tisztítsa meg a munkaterületet. Győződjön meg arról, hogy minden szükséges eszköz elérhető közelségben van.

A termelékenység a hatékony munkavégzés képessége, ami azt jelenti, hogy a legtöbb munkát minimális idő alatt kell elvégeznie. Ha a munkaterület nem rendezett, könnyen elveszítheti a fókuszt, és elterelődik a figyelme.

Negyedik lépés: Távolítsa el a zavaró tényezőket

A koncentráció szintje gyakran összefügg a zavaró tényezőkre való hatékony reagálás képességével. Vagy zárja ki őket, hogy ne reagáljanak. Határozza meg, mi vonja el a figyelmét, és szabaduljon meg tőle, miközben egy feladaton dolgozik. Kezdje a telefonjával.

Ötödik lépés: Bontsa fel a feladatot kisebb részfeladatokra

Korábban Ön határozta meg a feladat hatékony elvégzéséhez szükséges lépések sorrendjét. Most itt az ideje, hogy ezt a sorozatot lépésekre bontsa. Az időgazdálkodásban ezt a technikát „elefántsteak”-nek nevezik. Az „elefánt” nagyon nagy, és hihetetlenül nehéz egyszerre megenni. De kis darabokkal minden sokkal egyszerűbb.

Könnyű túlterheltnek érezni magát, ha egy feladat túl nagynak tűnik. Ne próbáljon meg mindent egyszerre kezelni. Ehelyett bontsa fel részfeladatokra, és dolgozzon egymás után.

Hatodik lépés: Állítsa be az időkorlátokat és a határidőket

mi a különbségük? Időkorlát az, amikor célul tűzi ki például azt, hogy 25 percig dolgozzon anélkül, hogy eltereli a figyelmet. Határidő az, amikor úgy döntenek, hogy mondjuk egy videót hétfőig meg kell szerkeszteni. Mindkét módszer rendkívül hatékony és együtt működik a legjobban.

Ha beállít egy időkorlátot, az agy enyhe sietséggel kezd dolgozni, ami nem engedi, hogy bármi más elvonja a figyelmét. 25-30 percig dolgozhatsz, teljes mértékben egy feladatra koncentrálva.

A határidőt bölcsen kell meghatározni. Ha egy hetet szánsz egy olyan feladatra, amely egy hónapot vesz igénybe, megölheti a vágyat, hogy dolgozzon rajta. Ha egy hónapot adsz magadnak egy hét alatt elvégezhető munka elvégzésére, az 30 napot vesz igénybe.

Ha minden energiáját céljai elérésére fordítja, azt tapasztalja, hogy koncentrációs szintje jelentősen megnő.

Tanuljon meg néhány kritikus időgazdálkodási készséget

Az alábbiakban felsoroljuk azokat a készségeket, amelyeken először dolgoznia kell, hogy sokkal produktívabb legyen.

Számítógépes ismeretek

Javítsa számítógépes ismereteit, ha megtanulja, hogyan kell bizonyos programokat használni és gyorsan gépelni, ami csökkenti az egyes feladatok és tevékenységek elvégzéséhez szükséges időt, energiát és erőfeszítést.

Már a parancsikonok megtanulása is nagyszerű módja annak, hogy sok időt nyerjen és összpontosítson. Ez segít abban, hogy sokkal gyorsabban dolgozzon, és ne terelje el magát feleslegesen.

Kreatív potenciál

Tanuld meg elkerülni a csapdákat, amelyek ellopják az idődet

Nemcsak az a fontos, hogy megtanuljunk gyorsan dolgozni, hanem azt is, hogy hol veszítjük el az időnk nagy részét. Vagyis amikor ez a tevékenység minimális, vagy akár negatív előnnyel jár számunkra.

Íme néhány ilyen csapda.

Kerülje a halogatást és a lustaságot

Furcsának tűnhet, de a halogatás és a lustaság is szokás. Ezek minden, ami újra és újra megismétlődik, és automatikus.

Például, amikor hazajössz a munkából, mi az első dolgod? Feküdj le a számítógép vagy a tévé elé, és töltsd így az egész estét? Ha igen, akkor valószínűleg csak lusta vagy. Természetesen a nap nehéznek bizonyult, de ahhoz, hogy sikeres legyen az életben, egyszerűen keményen kell dolgoznia.

A tévé előtt fekvés egyáltalán nem lazítás, mert az ilyen tevékenység stresszt és felesleges gondolatokat okoz. Sokkal produktívabb időt áldozni a naplóírásra vagy a meditációra.

A halogatás még nehezebb. Mindenféle kifogást talál ki, hogy elhalasszon egy fontos feladatot. Ennek eredményeként 5 éve tanulok angolul, észrevehető fejlődés nélkül, az egészségem hagy maga után kívánnivalót maga után, a bérek pedig olyan lassan emelkednek, hogy alig bírják az inflációt.

Kerülje el a várakozás csapdáját

Ha több tíz percig sorban állsz, ez egyet jelent: egyszerűen csak időt veszítesz, miközben valami hasznosat tehetsz, ami elégedettség érzését kelti. Olvass el egy hasznos cikket, játssz egy oktató játékot, tölts ki egy angol nyelvvizsgát. Mindez jobb, mint csak sorban állni és idegeskedni, mert lassan halad.

Vannak, akik nem tudnak más feladatot vállalni, amikor fontos telefonhívásra várnak. Ezért fel kell ismernie, hogy a várakozás csapdájába esett, és azonnal arra kell összpontosítania, amit most megtehet.

Kerülje az állandó zavaró tényezőket

Különböző tanulmányok azt mutatják, hogy egy figyelemelterelés után az embernek 5-20 percre van szüksége ahhoz, hogy mentálisan visszatérjen működőképes állapotába. Gondolj csak bele, mennyi időbe telik.

Az ilyen esetek elkerülése érdekében egyszerűen tájékoztassa másokat arról, hogy egy bizonyos ideig nem lesz elérhető, és nem akarja, hogy zavarják, hacsak nem vészhelyzetről van szó.

Kerülje el az állandó elfoglaltság szokását

Az állandó elfoglaltság a halogatás másik formája. Úgy tűnik, sok olyan dolog van, amelyet meg kell tenni a nap folyamán, de amelyek egyáltalán nem adnak értéket, és csekély hatással vannak a fő célokra és célkitűzésekre.

Térjen vissza a 80/20-as szabályhoz, és kötelezze el magát, hogy a feladatok 20%-án dolgozzon, amelyek az eredmények 80%-át adják. Egyesek számára ez munka és önfejlesztés lehet - minden mást vagy el kell halasztani, vagy ki kell zárni.

Kerülje a technológiai szokásokat

A technológia akkor jó, ha olyan módon használják, hogy a hosszú távú célokat és célkitűzéseket szolgálja. Másrészt, ha túl vannak használva, értékes időt veszíthetnek el.

Túlzott szörfözés az interneten, e-mailek ellenőrzése, tévénézés, telefonos beszélgetés és SMS-ezés - mindez valószínűleg teljesen felesleges az Ön számára.

Tanulj meg produktívan gondolkodni

A termelékenység egy speciális gondolkodásmódot igényel, amelyben elkezdi olyan komolyan venni az idejét, hogy az a személyiség részévé válik.

Fontos megérteni, hogy itt a cél hosszú távú termelékenység. Bárki lehet eredményes rövid távon.

Ehhez azonban egy bizonyos típusú gondolkodásmód szükséges a magas szintű teljesítmény fenntartásához. A hosszú távú termelékenység nem azt jelenti, hogy a végcélra vagy az eredményre kell összpontosítania. Valójában ennek az ellenkezője. Ez azt jelenti, hogy az eredmények helyett a folyamatra kell összpontosítani.

Talán észrevetted, hogy az időgazdálkodás megváltozott az elmúlt években. Ha korábban a hívei arról beszéltek, hogy mennyire fontos az eredményekre összpontosítani, ma már egyre inkább azt mondják, hogy éppen ez a megközelítés okoz stresszt. Fontos, hogy magát a folyamatot élvezzük. Rajtad múlik, hogy melyik oldalra állsz. Sokan a munkájuk eredményére koncentrálnak, és egészen jól érzik magukat (ahogy állítják).

Egy ilyen hosszú bevezetés után nézzük meg, hogyan gondolkodnak a produktív emberek.

Tudják, mit akarnak

A produktív emberek mindig tudják, mit akarnak hosszú távon, ezért megértik, mit kell tenniük rövid távon. A terméketlen emberek csak azt látják, ami az orruk előtt van, és nem tudják kidolgozni saját stratégiájukat.

A produktív emberek napközben természetesen arra koncentrálnak, ami itt és most fontos, de folyamatosan, nap mint nap emlékeztetik magukat a hosszú távú célokra. És néha képesek feláldozni a közvetlent a jövő érdekében.

Két kérdést tesznek fel maguknak:

• Merre tartok?
• Mi lesz az általános előrehaladás, ha végrehajtom ezt a konkrét feladatot?

Ha kiderül, hogy nincs haszna a jövőre nézve, akkor nem mozdítja meg őket. De ha megvan, akkor nagy motivációval, koncentrációval és céltudattal dolgoznak a feladaton.

Ismerik az erősségeiket

A produktív emberek ismerik erősségeiket. Megértik, miben jók és miben nem. Arra koncentrálnak, hogy az erősségeiken dolgozzanak, és gyakran más területeken is külső segítséget kérnek. Igen, egy bizonyos ponton az ilyen emberek a gyengeségekre összpontosítanak, mert sokoldalúak akarnak lenni, de az erősségeknek kell az első helyen szerepelniük.

A következő kérdések feltevésével emlékeztetik magukat erősségeikre:

• Mik az erősségeim?
• Ez a feladat rávilágít az erősségeimre?
• Ha igen, hogyan használhatom fel az erősségeimet a termelékenységem javítására?
• Ha nem, ki segít nekem megbirkózni ezzel a feladattal?

A jelenre koncentrálnak

Annak ellenére, hogy a produktív emberek tisztában vannak hosszú távú céljaikkal és céljaikkal, továbbra is figyelmesek és jelen pillanatban maradnak. Erre azért van szükségük, hogy a legoptimálisabb módon dolgozhassanak a feladaton.

Ennek érdekében gyakran feltesznek maguknak néhány kritikus kérdést:

• A legoptimálisabb és legproduktívabb módon dolgozom egy feladaton?

• Van mód arra, hogy jobban és gyorsabban végezzem ezt a munkát?

Miközben egy feladaton dolgoznak, nem értenek egyet abban, hogy van valami módja. Mindig jobb, gyorsabb és intelligensebb módszereket keresnek a munka elvégzésére.

Nem félnek nemet mondani

A produktív emberek megértik az idejük értékét. Megértik, milyen fontos minden perc. A túl sok zavaró tényező a nap folyamán teljesen tönkreteheti terveit.

Ezért értik meg, mennyire értékes nemet mondani a szükségtelen és lényegtelen zavaró tényezőkre, olyan kérésekre, amelyek egyszerűen nem adnak hosszú távú értéket.

Sok ember figyelmét eltereli, mert nincs végső céljuk. Nincs az összképük és az eredmény, amelyre törekednek. A produktív emberek azonban a fő céljaikat és célkitűzéseiket az elméjük homlokterében tartják. Mintha egy szűrő lenne a fejükben, ami mindent kiszűr, ami felesleges.

Fejlesztik a produktív készségeket

A produktív embereknek nagyon sajátos szokásaik és rituáléik vannak, amelyek természetesen személyenként változnak. Sokukban azonban van valami közös. Ez három szokás három területen:

• Alvó üzemmód. Korán kelnek, majd több órát dolgoznak ebédig. Aztán pihennek. Általában éjfél előtt fekszenek le.
• A feladatok automatizálása. Minden rutinfeladatot egy ülésben kell elvégezni, hogy ne zavarja a kreatív munkát előtte és utána.
• Szigorú határidők. Segítenek nekik összpontosítani, és lehetővé teszik számukra, hogy némi sürgősséggel dolgozzanak.

Természetesen vannak más produktív szokások is. Tehát ha vannak saját ötletei és javaslatai, hagyja meg őket a megjegyzésekben.

És végül egy videó a termelékenység növeléséről:

Sok sikert kívánunk!

Ki gondolta volna, hogy a termelékenység növelése hihetetlenül egyszerű lehet! Kövesse ezeket az egyszerű lépéseket, és kövesse az ajánlott szokásokat, hogy hihetetlen eredményeket érjen el.

Legyen a termelékenység prioritása

Ha a hatékony munkavégzésről van szó, valószínűleg már el tudod képzelni az alapvető szabályokat, például, hogy kevesebbet kell halogatnod, és ki kell hangolni a külső ingereket, például a zajos kollégákat. A kutatások azonban azt mutatják, hogy a termelékenységnek van egy másik oldala is, amelyre talán nem is gondolt volna. Vannak egyszerű apróságok, amelyeket minden nap megtehet a termelékenység javítása érdekében. Mindazok elvégzik, akik a termelékenységet prioritásként kezelik! Az alábbiakban mindegyiket felsoroljuk – a siker első lépése az lesz, ha ismeri őket.

Koncentrálj a boldog érzésre

A sikerhez vezető út egyik fő akadálya a pszichológiai állapota. Abba kell hagynod önmagadat. Tanulmányok kimutatták, hogy a boldog emberek tizenkét százalékkal termelékenyebbek a munkában, mint a boldogtalanok. Ez logikus, mivel a depresszió két gyakori tünete a csökkent motiváció és a koncentrálási nehézség. Még ha a rossz hangulat nem is akadályozza meg a teljes munkavégzést, csökkenti a termelékenységet, és megakadályozza a normál hatékonyságú működést. Próbálj meg a pozitív megközelítésre összpontosítani. Ha depresszióban szenved, ne féljen szakember segítségét kérni. A pszichológussal végzett kezelés segít azonosítani céljait és megbirkózni a tüneteivel. Ez nem csak az egyensúly elérését teszi lehetővé az életedben, hanem arra is megtanít, hogy másképp nézz a dolgokra, és olyan változásokon is elgondolkodj, amelyekre korábban talán nem is gondoltál. Garantáltan nem csak boldogabb leszel, hanem produktívabb is.

Próbáljon meg rendszeresen gyakorolni

Valószínűleg hallottál már az edzés számtalan előnyéről. Ez valóban igaz: a testmozgás javítja a hangulatot azáltal, hogy növeli a jó közérzetet elősegítő hormonok mennyiségét, amelyek enyhítik a stresszt és serkentik az agy termelékenységét. Még harminc perc közepes intenzitású edzés is elegendő lehet ahhoz, hogy jobban elérje személyes és szakmai céljait. Az edzés pszichológiai előnyei gyorsan nyilvánvalóvá válnak, amint elkezdi gyakorolni. Kutatások kimutatták, hogy a minimális testmozgás is igen hatékony lehet. Ha nem szereted az edzőtermet, keress egy másik tevékenységi lehetőséget, amely motivált marad. Emellett egy barátot is bevonhat az edzésbe, aki további motivációs forrásként szolgál majd olyankor, amikor fel akarja adni az edzéseit.

Tarts szüneteket

Fontos, hogy le tudd nyomni a szünetet. A kutatások kimutatták, hogy az éberséget, energiafelhasználást és fókuszálási képességet igénylő összetett feladatok gyorsan unalmassá válnak, és csökkentik a termelékenységet. A probléma megoldásához tartson szünetet. Ha szakít egy kis időt a kikapcsolódásra, akkor a koncentrációs képessége hosszú ideig erős marad. Állj fel a székből és menj sétálni, edzeni egy kicsit. Ha így tesz, sokkal hatékonyabban térhet vissza a munkához egy szünet után. Ha egész nap szünet nélkül ül, munkája minősége elkerülhetetlenül romlik.

Lehetőleg ablak közelében dolgozzon

Természetesen a legtöbb esetben nincs lehetősége saját munkahelyet választani, de ha van lehetősége, próbáljon meg az ablakhoz ülni. Kutatások kimutatták, hogy a napfénynek való kitettség segít jól érezni magát, normális alvásminőséget és magas szintű aktivitást biztosít. A halvány fénynek való hosszan tartó expozíció növeli a melatonin mennyiségét a szervezetben, ami negatívan befolyásolhatja a hangulatot és csökkentheti az energiaszintet. Ha a munkahelye nem teszi lehetővé, hogy az ablak mellett üljön, próbáljon meg egy kis időt a szabadban tölteni munka előtt, ebédszünetben vagy este. Alternatív megoldásként vásárolhat olyan lámpát, amely természetes fényt hoz létre, és éppúgy növeli a termelékenységet, mint a nap.

Irányítsd az elektronikus eszközök használatát

Egyes emberek számára egy ilyen döntés nem tűnik logikusnak, mert maga a munka különféle eszközök folyamatos használatát foglalja magában. A tanulmányok azonban kimutatták, hogy a technológia világában való elmerülés, különösen a számítógépes munkával kapcsolatos világban, csökkenti az emberi termelékenységet, és fokozott pszichés stresszt és fáradtságot okoz. A folyamatos internetkapcsolat megterhelő lehet, és egyszerre minden oldalról elvonja a figyelmét. Ettől fáradtabb leszel, és több dolgot kénytelen vagy egyszerre csinálni. Próbálja szabályozni a különböző modulok használatának idejét. Például csak a nap bizonyos óráiban válaszoljon e-mailekre.

Ne próbáljon meg mindent egyszerre csinálni

Próbálj nyugodtabb lenni a körülötted zajló eseményekkel kapcsolatban. Rendben van, ha büszke arra, hogy képes többfeladatos munkavégzésre, de akkor is meg kell próbálnia egyszerre egy feladatot elvégezni. Próbálj meg tisztában lenni azzal, ami történik, és élj a konkrét pillanatban. A nyugati kultúra azt a mítoszt terjeszti, hogy jobb mindent egyszerre csinálni. A kutatás azonban mást sugall. Minél jobban szétteríted magad, annál kevésbé lesz hatékony a munkád az egyes területeken. Ehelyett csak egy konkrét feladatra koncentráljon, amíg be nem fejezi azt, és nem tér át valami másra.

Próbálj eleget aludni

Lehet, hogy egész éjjel ébren maradtál az egyetemi napokon, amikor vizsgára tanultál vagy egy tanfolyamot teljesítettél, de a kutatások azt mutatják, hogy ez a megközelítés teljesen rossz! Az alváshiány súlyos egészségügyi problémákhoz vezet. Tudományos adatok szerint az elégtelen alvásórák csökkentik a termelékenység szintjét, rontják a termelékenységet és megakadályozzák, hogy teljes mértékben gondoskodjon saját biztonságáról. Próbálja figyelemmel kísérni az alvás mennyiségét, biztosítsa magának az ehhez szükséges kényelmes körülményeket, és ne egyen vagy igyon közvetlenül lefekvés előtt.

Gondoljon a munkahelye megszervezésére

Ez nehéz lehet, ha az irodájában van egy nyitott tér, ahol több tucat kollégája ül. A kutatások azonban kimutatták, hogy a munkahely fizikai jellemzői nagy szerepet játszanak a termelékenység szintjének meghatározásában. A produktív munkához az az optimális fizikai környezet, amely elég tágas ahhoz, hogy anélkül tudjon dolgozni, hogy a közelben beszélgető vagy mozgó emberek zaja elvonja a figyelmét. Ugyanakkor a munkahelye nem lehet teljesen elszigetelve – továbbra is legyen lehetősége szabad eszmecserére a kollégákkal. A boldog közeg az a munkahely, ahol vannak egyéni sarkok és általános találkozási pontok, ahol szükség szerint tölti az idejét.

• Fordítás

Hetente hány órát töltesz munkával? Körülbelül 40, ugye? Mit gondolsz, mi fog történni, ha heti 90 órát dolgozol?

A termelékenység éve című weboldal szerzője, Chris Bailey úgy döntött, hogy végrehajt egy ilyen kísérletet. Mihez vezetett ez? Olvassa el a 10 leckét, amelyet megtanult cikkének fordításában.

Az emberek átlagosan körülbelül heti 40 órát vagy többet dolgoznak.

A felszínen két megoldás létezik erre a problémára:

1. Dolgozz tovább heti 40 órát, és nem sikerül.
2. Dolgozzon heti 40 óránál többet, és próbálja növelni termelékenységét.

A gyakorlatban azonban ez a választás nem könnyű. Annak ellenére, hogy úgy tűnik, hogy a hosszú munkaidővel több feladattal tud megbirkózni, ez nyilvánvalóan hibás érvelés: nem azért, mert kevesebb ideje lesz pihenni és felépülni, hanem azért, mert hosszú távon jelentősen csökken a termelékenysége. Ez már sokszor bebizonyosodott, így a tézis teljesen kézenfekvő.

Rendkívül produktív embernek tartom magam, annak ellenére, hogy egyszer egy hétig nem csináltam semmit. De most már nem is emlékszem, mikor voltam olyan terméketlen, mint a heti 90 órás munka.

Februárban volt egy alternatívám: heti 90 órát dolgoztam, csak a következőn 20 órát. Azt akartam látni, hogy az extrém munka milyen hatással lesz a termelékenységemre. Az alábbiakban felsoroljuk a 10 legfontosabb tanulságot, amit a kísérlet során megtanultam.

1. A hosszú munkaidő növeli a termelékenységet, de csak rövid távon.

Talán ez a legfontosabb lecke, amit megtanultam magamnak: hosszú munkaidővel többet érhetsz el, de ez nem tart sokáig.

Hosszú távon a hosszú munkaidő nagyobb halogatáshoz és kisebb termelékenységhez vezet. Ez az oka annak, hogy elkezd kevesebbet csinálni anélkül, hogy észrevennéd.

Valójában egy 40 órás munkahét után a tanulmány megállapította, hogy a határtermelékenység csökkenni kezd mindaddig, amíg "nyolc 60 órás munkahéten keresztül nyolc 40 órás munkahet termelékenységével egyenlő". Ha pedig 7 nap alatt 70 vagy 80 órát dolgozunk, akkor a harmadik héten elérjük a fedezeti pontot.

Amikor heti 90 órát dolgoztam, sok mindent sikerült elvégeznem, de csak a hét első napjaiban; ami után nem volt időm és érzelmi energiám sem a regenerálódásra, így a termelékenységem nagyon megcsappant. Gondoskodtam arról, hogy a reggeli alvás és az edzőterembe járás visszanyerje az energiámat, de szerda-csütörtökre még mindig csökkent.

Könnyű becsapni magát azzal, hogy egy hosszú munkahét produktívabbá tesz, és végül ez is sikerül, de nem sokáig. De személy szerint úgy gondolom, hogy az általános termelékenységnek alapvető korlátai vannak, és ezeket okosabb munkával lehet leküzdeni, nem pedig keményebben.

A legtöbb tanulmány azt mutatja, hogy az optimális munkaórák száma a héten körülbelül 40. Kísérletem után hajlamos vagyok ezt elhinni.

2. Csak azért, mert állandóan elfoglalt vagy, még nem jelenti azt, hogy nagyon produktív.

Nagy különbség van elfoglaltság és produktív ember között, de néha nagyon nehéz felfogni.

Az én nézőpontom szerint a termelékenységnek semmi köze ahhoz, hogy mennyit dolgozol; attól függ, hogy hány dolgot fejeztél be. Így sok feladatot elkezdhet végezni, és egyiket sem fejezheti be egy héten belül. Például, ha heti 60 órás munkaidő van, de minden idejét a munkatársaival való beszélgetéssel, e-mailek ellenőrzésével és nem fontos feladatok elvégzésével tölti egész nap, akkor sokkal kevésbé lesz produktív, mint aki heti 30 órát dolgozik, de valójában fontos folyamatokban vesz részt.

A termelékenység nem az, hogy mennyit dolgozol napközben, hanem az, hogy mennyit dolgozol.

3. Ha produktívnak érzi magát, az nem azt jelenti, hogy rendelkezik vele.

Még ha úgy érzed is, hogy nagyon produktív vagy, ez nem jelenti azt, hogy az vagy. Valójában néha az ellenkezője igaz:
Amikor több feladatot végez, produktívabbnak érzi magát, mint amikor egy dolgot csinál, de a kutatások újra és újra kimutatták, hogy ez nem így van;
Ha koffeint fogyaszt, termelékenyebbnek érzi magát, mert a kávé hatással van az agyra. A szervezet azonban hozzászokik a koffeinhez, és ez az anyag csökkentheti a produktivitást a kreatív problémák megoldásában;
Hatékonyabbnak érzi magát, ha óránként tízszer ellenőrzi e-mailjeit, ahelyett, hogy jelentést készítene, mert visszajelzést kap. De nem a levelek megtekintéséért fizetnek, hanem a munkáért és bizonyos eredmények eléréséért.

Ugyanez vonatkozik az állandó újrahasznosításra is. Úgy gondolom, hogy a hosszú órákban végzett munka eredményesebben érzi magát, és kevésbé érzi magát bűnösnek amiatt, hogy nem végez minden munkáját időben.

4. Tervezze meg az idejét, amikor nem vagy elfoglalva a munkával.

Meggyőződésem, hogy az időbeosztás, amikor nincs elfoglaltság a munkahelyén, lehetővé teszi a munka minőségének hatékonyabb kezelését, ami lehetővé teszi, hogy okosabban, de nem feltétlenül keményebben dolgozzon. Egy egyszerű példa: ha könyvelőként dolgozol, akkor egész nap ceruzák hegyezésével (vagy a modern megfelelője, e-mailek ellenőrzésével) tölthetsz, vagy szánhatsz egy percet arra, hogy elszakadj a rutintól, és rájöjj, mi hozná a legjobbat. eredményeket, majd végezze el ezt a munkát.

Az intellektuális tevékenység kreatívabbá, koncentráltabbá, energikusabbá tesz bennünket, mert madártávlatból láthatjuk a munkát. Lehetővé teszi, hogy lássa, mit kell másképp csinálnia, hogy kevesebb idő alatt többet érjen el. És bár kevésbé érzed magad produktívnak, mint például az egyfeladatos munka esetében, sikeresebb leszel.

Amikor rákényszerítettem magam, hogy heti 90 órát dolgozzak, folyamatosan azt vettem észre, hogy kevésbé hatékonyan dolgozom, hülyeségeket csinálok, de a nap végén nem értek el jelentős eredményt: mindezt egy héttel a vége utáni munkám elemzése után vettem észre. a kísérletből.

5. Minden tervezéssel töltött perc 5 perc munkát takarít meg.

Íme a kedvenc termelékenységi idézetem Brian Tracytől:

"Minden tervezéssel töltött perc 10 perc munkát takarít meg."

10 percről vitatkoznék (szerintem kicsit kevesebben), de az elv teljesen helyes.

Amikor csak dolgozik, és soha nem szán időt a tervezésre, nehéz okosan dolgozni. Még ha mindig keményebben dolgozol, mint mindenki más, anélkül, hogy okosan dolgozol, és nem végeznél rendkívül nehéz feladatokat, soha nem éred el a többi ember termelékenységi szintjét, akik feleannyit tudnak dolgozni és ugyanazokat az eredményeket elérni.

Ha abbahagyja a munkát, és megtervezi tevékenységeit, jobban koncentrált lesz, és képes lesz arra, hogy az idejét és energiáját néhány koncentrált célra fordítsa, és nagyobb termelékenységet érjen el.

6. Ha többet szeretne elérni rövidebb idő alatt, határozzon meg korlátozott határidőket a tervben szereplő feladatok elvégzésére.

Ha korlátozott mennyiségű időt szánunk a feladatok elvégzésére, az közvetlen út a termelékenység növeléséhez. Szeretnél többet tenni? Fordítson több energiát a feladatok elvégzésére.

A kedvenc módszerem az, hogy kevesebb időt szánok az elvégzendő feladatokra.

Minél kevesebb napot (órát) szánnak a tervnek megfelelően egy feladat elvégzésére, annál többet erőlteti magát, és több időt fordít a munka elvégzésére. És fordítva, ha sok idő van, akkor az embernek tovább tarthat a döntések meghozatala és tétlenül.

A kísérlet során volt egy alternatívám: az egyik héten 90 órát dolgoztam, a másikon pedig már csak 20 órát.

Vicces, hogy amikor csak 20 órám volt 40 órás feladatok elvégzésére, megtaláltam a módját, hogy kevesebb idő alatt többet tudjak elvégezni. Mivel a szükségesnél sokkal kevesebb időm volt, minden energiámat a cél elérése érdekében kellett fordítanom.

Minél többet kell tennie, annál több időt kell munkával töltenie. Ezt minden ember megérti, és ami első pillantásra helyesnek tűnik. De tapasztalataim szerint minél kevesebb időt szánsz egy feladatra, annál többet fogsz elérni e korlátozott idő alatt.

7. Vigyázz az energiáidra, és ne felejtsd el pótolni.

Ahogy Brian Tracy, az Eat That Frog című fantasztikus könyv szerzője mondta: „Ha boldog akarsz maradni és magas termelékenységet szeretnél elérni, vigyázz az energiáidra, és ne felejtsd el pótolni.” Például, ha sok a tennivaló, és csak néhány órát alszik, a termelékenységi szintje csökken. De ha korán lefekszel és eleget alszol, gyorsabban tudod majd elvégezni a feladataidat.

Az energia az a tüzelőanyag, amit egész nap elégetsz a munkához, és a kísérlet során megszabadultam sok mindentől, ami energiával töltött el, egyszerűen azért, mert nem volt rá időm. Ha pedig többet akarsz elérni rövidebb idő alatt, akkor különösen alaposan át kell gondolnod az energia pótlását.

8. A túlmunka kimeríti az akaraterőt.

Minden alkalommal, amikor rákényszeríted magad, hogy dolgozz, amikor nem akarod, használsz egy kis akaraterőt – egy mentális erőforrást, amely elfogyhat.

Ha rákényszerítettem magam, hogy heti 90 órát dolgozzak, hatalmas mennyiségű mentális erőforrást használtam fel, többet, mint bármely más kísérlet. Ez számos negatív következménnyel járt:
A fontos dolgokat gyakrabban halogatom, mint valaha: néha 3-4 órára;
A termelékenységem csökkent a 90 órás munkahétem szerdán és csütörtökön, és az agyam egyszerűen nem volt hajlandó elvégezni a munkáját;
Rájöttem, hogy alantas, ostoba feladatokra koncentrálok (Google Analytics, Twitter, e-mail ellenőrzés), ahelyett, hogy ténylegesen dolgoznék.

Lehet, hogy nem kényszeríted magad 90 órás munkavégzésre, de minden alkalommal, amikor a kelleténél többet kényszerítesz magadra, kimeríted az akaraterőd, ami ütközik az energiával és a motivációval, a termelékenység fő összetevőivel.

9. Az egyik legrosszabb (és legkevésbé produktív) dolog, amit tehetsz, ha becstelen vagy magaddal szemben.

Az egyik probléma, amelyről gyakran szeretnék írni a webhelyemen, az az, hogy őszintének kell lenni önmagadhoz, mert minden termelékenységi taktika haszontalanná válik, ha hazudsz magadnak. Például:
Azt csinálod, amit tenni kell, vagy csak későbbre halasztod?
Magas célokat tűz ki maga elé, majd néhány hét után feladja, vagy több szakaszra bontja és mégis eléri azokat?
Először az ébresztőórával ébred fel, vagy 5-ször alaphelyzetbe állítja, mielőtt felkel az ágyból?
Hallgat az agyára, amikor azt mondja, hogy fáradt a munkától és pihenni akar?
Órákat töltesz a tévé előtt, aztán megpróbálod kitalálni, hova ment az idő?

A kísérlet során minél nagyobb nyomást gyakoroltam magamra, hogy eredményes legyek, annál kevésbé voltam őszinte magammal. Megpróbáltam letenni az őrzésemet, próbáltam produktív lenni, amikor nem éreztem magam erősnek, ami miatt halogattam, és kifogásokat kerestem, hogy kevesebbet tegyek ma. Ahelyett, hogy őszinte lennék magamhoz, és azon gondolkodtam volna, hogy mennyi energiát költök el, túl nagy nyomást helyeztem magamra, és ez csökkentette a termelékenységemet.

10. Vannak fontosabb dolgok az életben, mint a termelékenység.

Kétségtelen, hogy a munka minden másodperce egy olyan másodperc, amelyet nem valami kevésbé fontos, hanem szeretettebb dologra fordítottál.

Amikor egy kis időt a barátnőmmel töltöttem, miközben heti 90 órát dolgoztam, sokkal jobban éreztem magam. A kötelezettségek között vannak olyan dolgok, amik fontosak, de nem sürgősek, ezeket leggyakrabban nagy elfoglaltság mellett utasítjuk el. Én is ugyanúgy foglalkozom ezzel, mint mások.

Ha túlhajszolod, az a plusz idő, amit valahonnan el kell vinni, arra késztet, hogy feladj olyan egyszerű dolgokat, amelyek energiát adnak (például a szeretteiddel való időtöltést). Amint abbahagyja az időtöltést a lélekkel kapcsolatos dolgokra, vesztes csatába kezd, ingerlékeny és kevésbé produktív lesz.

Konkrétan a hosszú munkaidőben végzett munka nem különbözik a termelékenység tekintetében a 40 órás munkahéttől (főleg hosszú távon).

Egy fontos dolog, amit megtehetsz annak érdekében, hogy eredményes legyél, hogy bölcsen tervezd meg tevékenységeidet. Ez segít feltölteni energiáit, okosabban dolgozni, érdekes megoldásokat találni, megszabadulni a másodlagos feladatoktól, és ami a legfontosabb, irányítani a munkáját.

Sok szerencsét!

Kezdjük azokkal a hibákkal, amelyek megölhetik ezt a termelékenységet és elkötelezettséget.

Az alacsony termelékenység 8 oka

1. A jól végzett munkát semmilyen módon nem ismeri el a vezetőség vagy a kollégák.

Mondja, volt valaha kötetlen beszélgetése alkalmazottaival az év során elért sikereikről? Gyakrabban ünnepli az elért eredményeket, még a kicsiket is, vagy rámutat a hiányosságokra? Annyi erőfeszítést teszünk azért, hogy jobban megismerjük ügyfeleinket: összegyűjtjük kapcsolataikat, boldog születésnapot kívánunk nekik, különleges akciókkal és akciókkal rukkolunk elő, amelyek kifejezetten a mi célközönségünknek szólnak, de szinte semmit sem tudunk a mellette dolgozókról. minket. A visszajelzés nem csak az ügyfelek, hanem az alkalmazottak részéről is fontos.

2. Ellentmondásos célok és nem specifikus feladatok, amelyeket a vezető határoz meg

Megértheti ügyfelét, aki először egy tervezést akart, majd meggondolta magát, és mindent megváltoztatott. Sokkal nehezebb olyan környezetben dolgozni, ahol a feladatok felülről, minden magyarázat nélkül folyamatosan változnak. A munka elkészült, de nem valósul meg. Az alkalmazottak nem látják értelmét az eredménybe fektetni, hiszen nincs garancia arra, hogy a cél nem változik párszor. Ha vállalkozása folyamatos változásokkal jár, bontsa szét a feladatait, és fogalmazzon meg célokat, amelyeket a hét, 2 hét vagy hónap végéig el kell érnie.

3. Túl sok munka

Sürgősségi munkák és túlórák lehetségesek, de csak vis maior esetén. Az állandó rohanó munkák gyakorlata elkerülhetetlenül fluktuációhoz vezet.

4. Egységes munkarend azokon a részlegeken is, amelyek nem kötődnek szigorúan az ügyfelekkel való együttműködéshez

Minden munkavállaló meg akarja találni az egyensúlyt a munka és a magánélet között. Vannak, akiknek fel kell venniük a gyerekeket az óvodából, így hamarabb kezdhetik és készen állnak a munkanapra, mások természetüknél fogva éjszakai baglyok, és 9 vagy akár 10 órai munkájuk sem nevezhető eredményesnek. Nézze meg a munkát a beosztottja szemszögéből, 9 és 18 év közöttinek kell lennie?

5. Kihívásokkal teli munkakörnyezet

A versenyek és a kihívások hatékonyabb munkára ösztönzik a munkatársakat. De ha az „ön” bónusz elérése érdekében a kollégák érdekei ütköznek, már nincs remény az együttműködésre és a szinergikus hatásokra. Ellenőrizze az érdekek olyan metszéspontját, amely konfliktust okozhat, és tekintse át az ösztönző programot.

6. Túlzott kontroll

Ha a vezető ellenőrzi beosztottjai minden lépését, utasítsa el a mikromenedzsmentet. A túlzott ellenőrzések egyrészt fegyver alatt érzik magukat a munkavállalóban, ami különösen negatívan érinti a kreatív munkát, másrészt pedig leveszi a felelősséget a munkavállalóról, hiszen már ellenőrzik. Bízzon munkatársaiban, hogy az Ön folyamatos beavatkozása nélkül is sikeresen elvégezhetik a feladatot.

7. Értelmetlen találkozók

Ha az alkalmazottak száma meghaladja a 15 főt, akkor a normál munkavégzéshez szükségessé válik az értekezlet. Mindig előre állítsa be a napirendet, különösen fontos, ha javaslatokat és ötleteket szeretne hallani az alkalmazottaktól. Az értekezletek eredményei alapján rögzíteni kell a megállapodásokat, határidőket és kijelölni a felelősöket.

8. Túlzott bürokrácia

A nagyszámú jóváhagyás megterheli a nagyvállalatokat. A kis- és középvállalkozásoknak is felül kell vizsgálniuk folyamataikat. Lehetséges, hogy vannak egyszerű feladatok, amelyeket képzettebb munkatárs lát el, pusztán azért, mert történelmileg így történt.

A termelékenység növelésének lépései

Helyesen tűzzük ki a feladatokat a beosztottak számára

Minden üzletben a fő érték a tapasztalt alkalmazottak, akik lojálisak a menedzsmenthez, és osztják a vállalat küldetését.

A munkavállaló csak akkor dolgozik hatékonyan, ha megérti:

• miért csinálja ezt;
• hogyan kell csinálnia;
• milyen feladatai és hatáskörei vannak;
• ki a felelős a munka különböző szakaszaiért;
• akihez nehézségek esetén fordulhat.

A vezetők, miután valamiféle megállapodásra jutottak a csúcson, gyakran elfelejtik közölni a hétköznapi alkalmazottakkal, hogy miért született ez vagy az a döntés. Szánjon 15 percet arra, hogy elmagyarázza, miért kellene most másképp csinálnia a dolgokat. Ez megakadályozza a felesleges vitákat a dohányzó helyiségekben és a konyhában. Mindig válaszolj a „miért” kérdésre.

Hogy elkerüljük azokat a helyzeteket, amikor a beosztottak először úgy csinálnak egy feladatot, ahogy értenek, majd – ahogy kell – beszélnek, vagy ami még jobb, írják le, milyen eredményre van szüksége. És itt kell kezdeni a munkaköri leírásokkal. Ezek összeállítása hihetetlenül hosszú és unalmas feladat, példákat kell keresnie a megüresedett állásokra, és részleteznie kell, hogy az egyik vagy másik szakaszban pontosan mit kell tennie egy alkalmazottnak. Sok vállalat elhanyagolja magának az utasítások elkészítését, és az internetről letöltött szabványos ajánlásokra korlátozza magát.

Önön kívül senki nem ismeri alkalmazottai munkájának sajátosságait, egy jól megírt munkaköri leírás határozza meg a munkavállaló feladatait a funkcionális képességei keretein belül. A beosztottak már nem lesznek nélkülözhetetlenek.

Kezdőknek emlékeztetőt kell készíteni arról, hogy melyik osztály mit csinál, és kihez forduljanak, ha nehézségek merülnek fel. Ideális esetben mentorokat rendelj az újoncokhoz, akik az első 3 hónapban felügyelik őket.

Ügyfelei kérdéseinek többsége tipikus. Az időmegtakarítás érdekében dolgozzon ki utasításokat a gyakori helyzetekre, és tegye elérhetővé azokat minden alkalmazott számára, aki kapcsolatba lép az ügyfelekkel vagy a beszállítókkal. Hagyja, hogy a beosztottak kész sablonokkal rendelkezzenek a kísérőlevelekhez és a telefonbeszélgetésekhez előírt műveleti algoritmusokhoz.

Győződjön meg arról, hogy minden alkalmazottnak megvan a saját felelősségi területe. Beosztottai körültekintőbben fognak dolgozni, mert hiba esetén nekik kell válaszolniuk. Ezenkívül ez segít csökkenteni a felelősséget másokra hárító gyakorlatot, vagy a körülmények hibáztatását, ha valami rosszul sül el.

Az embereknek szabadságot kell adni céljaik eléréséhez. Nem kell minden mozdulatukat ellenőrizni. Mutassák meg kreativitást és szokatlan megközelítést. Ez lehetővé teszi számukra, hogy bizonyítsák magukat, megmutassák, hogy hatékonyabban tudnak megoldani egy problémát, mint a cég szkriptjeit. Azáltal, hogy határokba szorítjuk őket, megfosztjuk őket attól a motivációtól, hogy új megközelítéseket hozzanak a vállalatba. Ha pozitív hatás jelentkezik, az az egyik legjobb motiváló élmény lesz, amelyet elsősorban a munkavállaló maga teremt.

Motiváljuk a dolgozókat

Hangsúlyozza az elvégzett munka jelentőségét. Ez különösen fontos a kezdők számára, akik nem biztos, hogy mindig bíznak a meghozott döntésekben és a hatáskörök korlátaiban. Hogyan lehet motiválni a kiskereskedőket, hogy jobbak legyenek?

Az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogy a külvilágban (partnerekkel, más részlegek munkatársaival) vezetőjük mindig megvédi és lefedi őket, még ha tévednek is. De már a belső elemzés során konstruktívan közvetíti és rámutat az összes felmerült hibára.

Alexey Bogachev, a Running Heroes Russia marketing igazgatója

Díjak

A legjobbakat természetesen lehet és kell is jutalmazni. A jutalmazásnál tartsd be a szabályokat:

1. A bónusz nem része a fizetésnek. Ha hivatalosan 10 000 rubelt fizet, a többit pedig bónuszként fizeti rendszeresen és havonta, akkor a munkavállaló jogosan érzékeli a borítékban lévő összeget fizetése összetevőjeként. A díj csak az eredményekért jár.
2. Beosztottjának meg kell értenie, hogy munkája hogyan befolyásolja az esetleges bónuszokat. Vajon az egyes eladók által annyira nem kedvelt személyes eladások, az átlagos csekk összege, a törzsvendégekké vált új ügyfelek száma, a visszaküldések százaléka stb. Vállalkozása jellemzőitől függően saját maga válassza ki a kritériumokat.
3. Kövesse nyomon teljesítményét, és rendszeresen tájékoztassa kollégáit, ha egy kicsit nem éri el a bónuszt. Kár lehet a negyedév végén megtudni, hogy a bónusz előtt nem kaptak megrendeléseket csekély 14 000 rubelért.
4. A terveknek megvalósíthatónak kell lenniük. Ha februárban vagy nyáron hagyományos lehívás van, akkor ne várjon decemberi mutatókat az alkalmazottaktól. Az irreális tervek még a leghűségesebbeket is nagymértékben demotiválják.

Nem anyagi ösztönzők

Mi van, ha nincs ingyen pénzed bónuszokhoz? Számos tanulmány kimutatta, hogy a pénz a motiváció fontos, de korántsem kimerítő tényezője.

Az időszerű „köszönöm” motiválja és bátorítja a munkavállalót, jelzi, hogy jó irányba halad, és általában jól dolgozik. És itt különösen fontos, hogy ne csak azokat ünnepeljük, akiknek mindig látható a munkája, hanem azokat a sötét lovakat is, akik becsületesen, felesleges zajok nélkül végzik a feladataikat.

Ünnepelje az alkalmazottak jó döntéseit és sikereit. Lesz-e ez egy alkalmazott portréja a „Hónap legjobb alkalmazottja” pénztárnál, néhány speciális, személyre szabott márkás kupa-póló, vagy felhatalmazás.

Újoncaink székeken kezdenek dolgozni. Normál puha irodai székeken. Kollégáik ugyanakkor kerekes székeken keringenek az irodaterületeken. Székünk a tapasztalat és az elért eredmények mutatója. Ha bizonyítod, vegyél egy széket. Ha nem megy, ülj le egy székre. Mint kiderült, ez az egyszerű motivációs módszer nagymértékben bevonja az új munkatársakat az erőteljes és eredményes tevékenységbe, és a lehető leggyorsabban bevezeti őket a vállalati kultúrába.

Alexey Zagumennov, az Avira cégcsoport (AviraKids) menedzsere

Ha partnerkapcsolatban áll a beosztottaival, akkor még egy váratlan látogatás náluk (ha távol vannak, például egy másik városban) és egy szervezett vacsora sokkal jobban motiválja őket, mint a banális tevékenységek, amelyeket sokan összekevernek a motivációval. .

Alexey Bogachev, a Running Heroes Russia marketing igazgatója

A legjobb alkalmazottakat akkor tudja megtartani, ha a csapat egységes, és nem tartalmaz olyan véletlenszerű embereket, akik nem értik terméke vagy szolgáltatása értékeit. Az inert kollégák, akik hozzászoktak, hogy mindent valahogy csináljanak, a munkához való hozzáállásukkal nagymértékben demotiválják a többi alkalmazottat, és lelassítják azok munkáját, akiknek a munkája az operatív döntéseiktől függ. Az interjú szakaszában megállapíthatja, hogy egy személy nem illik be. Végső megoldásként mindig van egy próbaidőszak, hogy megértse, ez az adott alkalmazott megfelelő-e az Ön számára vagy sem.

Megteremtjük a termelő munkavégzéshez szükséges munkakörülményeket

Jobb, ha jó kapcsolatot ápolunk az alkalmazottakkal, és nem teszünk panaszt a hatóságokhoz.

Ügyeljen arra, hogy állítson be egy ebédidőt és egy helyet, ahol az alkalmazottak harapnivalót fogyaszthatnak, és szünetet tarthatnak a munkában. Egy ember nem lehet produktív a műszaka teljes 8-10 órájában, a szünetekre azért van szükség, hogy végső soron a szervezet egésze javára váljanak. A kutatások azt mutatják, hogy a rövid szünetek segítik az új feladatok gyorsabb kezelését és jobb munkavégzést. Egy másik kísérletben pedig a szerző 90 órás munkahétet dolgozott, és arra a következtetésre jutott, hogy ez a formátum rendkívül rövid ideig növeli a termelékenységet, a jövőben pedig csak ront rajta. Ez érvényes vis maior esetekre, de semmi többre.

Tekintse át munkarendjét. Egyre több cég hagy fel a merev időbeosztással, és vált át rugalmas munkaidőre és távmunkára. Végtére is, alapvetően fontos, hogy a munkát hatékonyan és időben végezzék el, és nem számít, hogy pontosan hol fogják elvégezni.

Cégünkben lehetőséget biztosítunk távmunkára. Ez minden alkalmazott számára lehetséges (a raktár kivételével). Ez remek motiváció, hiszen a dolgozók hatékonyabban tudják összeegyeztetni a munkát, a magánéletet és a hobbit. És nem pazarolnak plusz időt és pénzt az utazásra.

Anna Simbirtseva a Perfectoria.ru online kozmetikai áruház alapítója

Vállalati kultúra

A közepes méretű, és különösen a kisvállalkozások igen jelentős előnnyel rendelkeznek az óriáscégekkel szemben. Ön kicsi, ami azt jelenti, hogy nem kell sokat beruháznia a vállalati kultúra kialakításába. Úgy történt, mintha magától, hasonló gondolkodású emberek körében alakult volna ki.

Szervezzen olyan eseményeket, amelyek összehozzák az embereket és bevonják az újonnan érkezőket. Az ötletek nagyon változatosak lehetnek – nyáron közös kirándulások a természetbe, télen táborok, színházi, mozi, futballmérkőzések vagy jégkorongozás. Az ünnepeket nem szabad kötelezettségként felfogni, emiatt megszűnnek ünnepnapok lenni.

A Gallup Institute (Gallup Organization, a VTsIOM amerikai analógja) által végzett kutatás kimutatta, hogy az alkalmazottak tovább dolgoznak egy vállalatnál, és lojálisabbak a vezetői döntésekhez, ha vannak barátaik a szervezeten belül. A szoros barátságok 50%-kal növelik az alkalmazottak elégedettségét, és azok, akik legjobb barátjukkal dolgoznak, hétszer nagyobb valószínűséggel számolnak be munkahelyi elkötelezettségről.

Közvetve az ilyen közös kirándulások a termelékenységet is befolyásolják – a munkavállalók úgy érzik, hogy nem funkcióként, hanem emberként értékelik őket.

Már régen felismertük, hogy a munkavállalók pénzbeli motivációja nem döntő tényező, és nem sokáig van pozitív hatással a munkavállalókra.

Igyekszünk a legkényelmesebb munkakörülményeket megteremteni a teljes munkaidőben dolgozók számára, kezdve az érzelmes légkörtől a csapatban, a kényelmes és funkcionális munkahelyeken és egészen az olyan jelentéktelen, de kellemes apróságokig, mint az ingyenes tea, kávé és süti a konyhában.

Több mint két éve nyitottunk a cég számára egy vállalati fitnesztermet, amely a szomszédos üzleti központban található. Ezt pozitívan értékelték azok az alkalmazottak, akik hetente többször látogatnak el a fitneszközpontba és az uszodába, „sportérdeklődés” alapján csoportosítva.
De a születésnapok és egyéb dátumok megünneplése az irodában nem az egészséges életmód híve.

Andrey Shtyrov, a ZOOM MARKET marketingügynökség kereskedelmi igazgatója

Optimalizálás

Gondolja át, hogy vállalata mely folyamataiban van szükség javításra. A menedzser szemszögéből a folyamat egészét látja, és nagyjából megérti, mennyit kell befektetni a fejlesztésekbe.

Az apró dolgokra az alkalmazottak felfigyelnek. Készíts egy névtelen „haraglapot”, amelybe beosztottaid felírják, mit találnak kellemetlennek a munkájukban. Az „Anger Sheet” elhelyezhető egy szerveren, ha minden alkalmazott hozzáfér az internethez, vagy elhelyezhet egy közönséges dobozt a konyhában vagy a háztartási helyiségben.

Kiadónkban a „haraglap” eredményei alapján a tesztelő egy további számítógépet kapott, hogy egy-egy szerelvény tesztelése ne lassítsa le a többi feladat végrehajtását. Ezek a költségek megtérültek a dolgozói lojalitás növelésével (megbecsülik, most két számítógép van!) és a munkavégzés jelentős felgyorsításával. Kiderült, hogy a megnövekedett munkamennyiséget nem kell kiosztani a többi dolgozónak, és nem kell kifizetni a túlórákat egy emberrel, hanem kényelmesebb eszközökkel.

Anna Kruzenshtern, a Forum Media Kiadó főszerkesztője

Az Anger Sheet segít abban, hogy a szűk keresztmetszeteket az alkalmazottai szemével lássa. Meg fogja érteni, hogy pontosan miben van szükség automatizálásra, és milyen funkciókat lehet újraosztani a kollégák között.

Végül is

Döntse el, mennyire érdekelte beosztottját a munka eredménye. Ha gyorséttermeket üzemeltet, és nincs különbség a szakács és a részmunkaidőben dolgozó diák között, akkor megengedheti magának, hogy kesztyűként cserélje ki a személyzetet. De ha átgondolt munkára vagy magas színvonalú, versenyképes szolgáltatásnyújtásra van szükség, akkor érdemes a lojalitás növelésén gondolkodni.

Pénzért megkövetelheti egy személytől, hogy kövesse az utasításokat és formálisan oldja meg a problémákat. Az igazi elhivatottsághoz el kell nyernie az alkalmazottak bizalmát és jó hozzáállását, ösztönöznie kell a lelkesedésüket, lehetőséget kell adnia számukra, hogy megmutassák legjobb tulajdonságaikat. Néha ezt egyáltalán nem nehéz megtenni. Ahogy Szergej Petrovics Kapitsa mondta, a vezetés azt jelenti, hogy nem akadályozzuk meg a jó emberek munkáját.