Példa emlékeztető fejléc. Jegyzet írása: példák és szabályok a megfogalmazáshoz

Ez általában annak köszönhető, hogy egyik vagy másik anyagi erőforrás már a végéhez közeledik, vagy közel van hozzá. Sőt, ez egy olyan erőforrás, amelynek elérhetőségéért nem maga a munkavállaló a felelős, hanem egy osztály vagy az egész vállalkozás vezetője.

Például bútorok – hajlamosak törni és elhasználódni. Ugyanez vonatkozik a munkaruházatra is – lehet, hogy ki kell cserélnie a ruházat egy részét, vagy új tételt kell hozzáadnia a személyzet pótlása miatt.

Miért van szüksége erre a papírra, ha egy vállalatnál vásárol?

Ez egyértelműen kiderül a dokumentum céljából (hivatkozás és információ). Segítségével az érdeklődő értesíti a felelőst bizonyos áruk beszerzésének szükségességéről, és elmagyarázza, miért van erre szükség, milyen esemény kapcsán merült fel ilyen igény. Például: elromlott a nyomtató, feltöltötték a személyzetet és mindenkinek szüksége van számítógépekre, egyenruhákra.

Mi van a dokumentumban?

Egy ilyen dokumentumra nincs univerzális szabvány. A nagyvállalatoknak azonban speciális sablonjaik vannak az ilyen feljegyzésekhez - ezek megtalálhatók a vállalat helyi dokumentumaiban, ez vonatkozik mind a „papír” dokumentációra, mind az e-mailekre (a „Sablonok” mappa).

Ez utóbbi esetben a küldés előtt aktiválni kell az olvasási értesítés funkciót – így biztosan tudni fogja, hogy a feljegyzést elolvasták-e vagy sem.

Figyelem! A „papír” változatot a titkárnál bejegyzik a beérkező dokumentációk naplójába. A papírt a személyzeti szolgálaton keresztül is leadhatja.

A megjegyzés mindig a következő adatokat tartalmazza:

Készítsen feljegyzést egy szabványos A-4-es papírlapra.
A „fejléccel” kell kezdenie – ez általában a dokumentum jobb felső sarkába van írva.

Jelzi, hogy kinek és kitől címzett a dokumentum. Következő, középen, nagybetűkkel - SZERVIZ MEGJEGYZÉS. Az alábbiakban a kérdés és kérés lényege olvasható. Általában a következő kifejezésekkel írnak: „Kérlek...” „Szeretném felhívni a figyelmet arra, hogy...”. Ez helyesnek tekinthető.

A szervizlevelet hozzáértő, világos és érthető nyelven kell megírni.. Az írás stílusa üzletszerű. Kerülni kell a túl bonyolult, nehézkes és hosszú kifejezéseket, valamint az érzelmi felhangokat. A lexikális visszaélés, a szleng vagy a köznyelv, különösen a sértő nyelvezet, abszolút elfogadhatatlan.

Ugyanez vonatkozik a nyelvtani, helyesírási, lexikai stb. hibákra is. Ha a szerző nem tudja, hogyan írjon egy adott szót vagy kifejezést, akkor egyszerűbb és érthetőbbre kell cserélnie őket.

Hogyan kell helyesen fogalmazni és írni?

Munkaruha (PPE)

Ebben az esetben fel kell tüntetni a megvásárolandó egységek számát és indokolni, hogy ez miért szükséges. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a munkaruházat kibocsátása mindig arányos - ez mind az adott vállalat egyedi politikájától, mind az adott iparágra megállapított kritériumoktól függ.

Mondjunk egy konkrét példát:

általános helyettes A Pizza-Energo LLC HR igazgatója

Vasziljev I.V.

HR menedzsertől I. I. Ivanov

SZERVIZ MEGJEGYZÉS 5. sz

Szállítmányozói munkakörbe 2 fő felvétele kapcsán kérem 2 db Pizza-Energo Kft. logós férfi munkaruha szett vásárlását.

Őszintén

Ivanov Ivan Ivanovics (aláírás)

Bútor

Itt kell feltüntetni, hogy milyen bútorokat és melyik részleget kívánja megvásárolni.

Mint mindennek, itt is világosan fel kell vázolni az okot. Például.

Az AHO Interpress LLC vezetőjének, A.A. Medzhidovnak.

a HR osztály vezetőjétől, M.I. Petrova

SZERVIZ MEGJEGYZÉS 4. sz

Kérem, vásároljon 10 db széket az előszobába. Jelenleg csak egy kanapé található a hallban, és azoknak a látogatóknak, akik interjúra vagy találkozóra jönnek egy alkalmazottal, állva kell kivárniuk a sorukat.

Őszintén,

Petrova Maria Ivanovna (aláírás)

Irodaszer

Apróságnak tűnik, de még itt is szükség van a termelési szükségszerűség indokolására. Például:

Logisztikai Osztály vezetője

CJSC "Sigma-Consult"

Sidorov S.S.

SZERVIZ MEGJEGYZÉS 3. sz

A létszámbővülés miatt kérem, hogy az ügyfélszolgálati részleg számára vásároljon kiegészítőleg:

• bélyegző tinta Noris-Color (fekete), 30 ml – 20 db;
• lyukasztó – 5 darab;
• többszínű blokk – 10 darab.

Őszintén,

Ügyfélszolgálati osztály vezetője

Ivanova Irina Ivanovna (aláírás)

Irodai berendezések (szkenner, nyomtató)

Ebben az esetben pontosan meg kell jelölni, hogy melyik egység (nyomtató, mini alközpont, szkenner stb.) és melyik részlegnek szánja. Ha a márka alapvető fontosságú, ezt is fel kell tüntetni, például:

Beszerzési igazgató

LLC "Sigma-Storm"

Savin I.I.

az irodavezetőtől Petrova E.E.

SZERVIZ MEGJEGYZÉS 5. sz

Szeretném felhívni a figyelmüket az alábbi berendezések beszerzésének szükségességére:

• HP laserjet 1102 lézernyomtató – 2 db;
• mini alközpont Panasonic kx-teb308ru – 2 db.

Őszintén,

Petrova Elena Evgenievna (aláírás)

Telefon

Fel van tüntetve a telefon márkája és rendeltetése - kinek konkrétan, melyik részleghez. Például:

Az Altercom CJSC beszerzési igazgatójának

Matvejev I. I.

HR menedzsertől, E. V. Kuznetsova

SZERVIZ MEGJEGYZÉS 8. sz

Tájékoztatom Önöket, hogy a hallban található recepción csak egy telefon van, miközben két titkárnő dolgozik, és ez nagyon megnehezíti az ügyfelekkel való kommunikációt. Kérem, vásároljon egy Panasonic KX-HDV100 telefont E. E. Mikhailova titkárnőnek, akit 2017. február 2-án vettek fel másodtitkárnak.

Őszintén,

Kuznyecova Elena Viktorovna (aláírás)

Eszközök

Itt minden szabványos - fel van tüntetve, hogy melyik eszköz és milyen mennyiségben, például:

Az AHO LLC "Sovremont" vezetőjének

Petrov P.P.

Ivanov művezetőtől I.I.

SZERVIZ MEGJEGYZÉS 1. sz

BOSCH GBH 2-28 forgókalapács vásárlását kérem 10db mennyiségben.

Ivanov Ivan Ivanovics (aláírás).

Asztali lámpa

Általában ez az eszköz az irodaszerek listáján szerepel, amit az irodavezető bemutat az igazgatónak, de privátban is megtehető, pl.

A Leibstandarte LLC irodavezetője Aleksandrova A.A.

SZERVIZ MEGJEGYZÉS 5. sz

Az Ursula 281/1T-LEDBlacksand irodai asztali lámpát kérem vásárolni.

Őszintén,

helyettes Főigazgató Borisov B.B. (aláírás)

Avtoshin

Ebben az esetben a gumiabroncsok márkája és mennyisége fel van tüntetve, például:

A Kaira-Express LLC vezérigazgatója

Boriszov B.B.

az AHO Smirnov S.S. vezetőjétől.

SZERVIZ MEGJEGYZÉS 6. sz

Pirelli scorpion verde egész szezonos 265/60 r18 110h gumiabroncsot kérek a cég autóira vásárolni 20db mennyiségben.

Őszintén,

Szmirnov Szergej Szergejevics (aláírás)

Referencia! Mint világossá válik, egy ilyen dokumentum nem jelent különösebb nehézséget. Megtervezéséhez csak egy termékre van szükség, mely kategóriájú, márkájú és milyen mennyiségben (és legfőképpen miért) van szüksége az Ön részlegének.

Ekkor a beszerzési kérdés egyáltalán nem merül fel - az érdeklődő feljegyzést küld, a címzett konkrét lépéseket tesz a kérés teljesítésére.

Szerviz emlékeztető információs és referencia dokumentum, a szervezeten belüli üzleti levelezés eszköze.

Feljegyzés készül, amely kiemeli az egy osztály vagy egy adott alkalmazott munkájával kapcsolatos üzleti kérdéseket, amelyek megoldása a szervezet vagy a munkavállaló más szerkezeti egységétől függ.

Ezzel szemben a feljegyzés írása nem közvetlenül beosztott szerkezeti egységek vagy azzal egyenértékű hivatalos státuszú alkalmazottak között történik.

Hogyan írjunk feljegyzést

Bár a feljegyzés megírásának formája tetszőleges, a következő részleteket kell figyelembe venni a szövegezés során:

• „kalap”, ahol fel van tüntetve, hogy kinek szól (beosztás, vezetéknév, keresztnév, apanév datívusban);
• a dokumentum neve - Szolgáltatási feljegyzés;
• összeállítás dátuma és száma;
• a dokumentum szövegének címe - a feljegyzés tárgyáról beszél;
• a dokumentum szövege - először az aktuális helyzet leírása, majd valamilyen konkrét kérés;
• a fordító pozíciója, az aláírás és az aláírás átirata - a szerző vezetékneve, keresztneve, apaneve.

Minta emlékeztető számítógép vásárlásához

Szerviz emlékeztető
05.10.2013 № 2
Moszkva

A számítógép javításáról (csere)

Szeretném felhívni a figyelmüket, hogy 2013. szeptember 20. óta a Tatyana Ivanovna Moroz HR vezetőhöz rendelt személyi számítógépen gyakran fordulnak elő szoftverhibák.

Ezzel kapcsolatban kérem a számítógép javítását vagy cseréjét.

Minta feljegyzés a termékek kibocsátásáról

SZERVIZ MEGJEGYZÉS
2013-09-20-CN 2013.09.20

A termékek kibocsátásáról

Kérem Önt, hogy járuljon hozzá a „J” TM promóciójának megtartásához.

Az akció célja:
- a TM „J” gyümölcslevek kiskereskedelmi értékesítésének növekedése;
- a számszerű és minőségi megoszlás növekedése.

Akciós időszak: 2013. október-november

Régió: Szentpétervár, Voronyezs

Az akció résztvevői: kiskereskedelmi egységek eladói

Promóciós mechanizmus: ha egy üzlet 5 liter TM „J” gyümölcslevet rendel, 1 liter TM „J” gyümölcslevet adunk ajándékba.

A nyereményalap elosztása:
Szentpétervár - 400 csomag (egyenként 1 liter)
Voronyezs - 60 csomag (egyenként 1 liter)
Hatékonyság: 30-40%-os tervezett árbevétel-növekedés.
A fennmaradó fel nem használt terméket visszaküldjük a raktárba.

A feljegyzés A4-es lapra készül, ha a szervezet nem folytat elektronikus dokumentumkezelést.

A hivatalos feljegyzés a modern irodai munka egyik legnépszerűbb dokumentumtípusa. A vállalat vezetése, strukturális részlegei és a szervezet alkalmazottai közötti interakció funkcióját látja el. A feljegyzés megírásához bizonyos szabályok betartása szükséges a tartalmára és kialakítására vonatkozóan. Ezen követelmények betartásával mindig hatékonyan tud információt közvetíteni kollégái és beosztottai felé.

Ebből a cikkből megtudhatja:

Miért van szükség emlékeztetőkre?

A feljegyzés az információk és referenciadokumentumok csoportjába tartozik. Ennek a csoportnak a fő célja a vállalat részlegei és alkalmazottai közötti információcsere. Egy ilyen hivatalos levél összeállításának szükségessége több esetben felmerül:

ha azonnal értesíteni kell egy bizonyos tisztviselőt egy problémáról;

javaslatokat tenni a probléma megoldására;

a tervezett intézkedések összehangolására;

Ezen túlmenően egy ilyen levél célja lehet információkérés, utasítások kiadása vagy értesítés küldése. Erre akkor van szükség, ha egy alkalmazottnak el kell magyaráznia vagy egyeztetnie kell az üzleti kérdések szempontjait a kollégáival vagy a vezetőséggel. Azokban a helyzetekben, amikor a szóbeli kommunikáció nem elegendő, és az üzenetet dokumentálni kell, hivatalos írásos dokumentum készül.

Felhívjuk figyelmét, hogy ez a fajta dokumentáció nem szerepel a Vezetési Dokumentáció Összoroszországi Osztályozásában (OKUD). Az abban szereplő információk nem tartalmazhatnak utasításokat vagy utasításokat. A jelenlegi jogszabályok nem írnak elő konkrét követelményeket az ilyen hivatalos papírokra. A regisztrációs eljárás során figyelembe kell venni a szervezet sajátosságait. Általában a vállalat helyi szabályzataiban szerepel, amelyek szabályozzák az irodai folyamatokat. Ilyen cselekedet például lehet.

Mi a különbség a hivatalos, a memorandum és a magyarázó megjegyzések között?

A dokumentum szabad formában, a hatósági dokumentáció elkészítésének általános szabályainak betartásával készül. Egy helyi szabályozási aktus, például az irodai munkára vonatkozó utasítás lehet iránymutatás arra vonatkozóan, hogyan írjon álláslevelet bármely alkalmazott számára. Az általánosan elfogadott követelmények között szerepel a következő szerkezet betartása: Összeállításának okairól, az írást indító tényekről és eseményekről szóló nyilatkozat; A problémahelyzet elemzése (ha van ilyen) és javaslat a kivezető utakra; Konkrét következtetések ismertetése, kérések megfogalmazása és konkrét intézkedések javaslata; Az információmegjelenítés stílusát illetően javasolt a használata, kerülni a túlzott bőbeszédűséget, és nem alkalmazni az összetett beszédmintákat. E szabályok betartása lehetővé teszi a helyzet lényegének rövid és lényegi bemutatását.

A szöveg nem tartalmaz üdvözletet vagy végső kívánságokat. A levél a következő szavakkal zárul: „Úgy tartom... (szükségesnek, megfelelőnek stb.)”, „Javaslom...”, „Kérlek... (kiemelje ki, irányítsa stb. vagy vonja le a szükséges következtetéseket) ”

Hogyan írjunk álláslevelet?

Mint minden más hivatalos dokumentum, a hivatalos dokumentum is A4-es lapra készül. Lehet kézzel írva vagy számítógépre nyomtatva. A kezdeményező aláírását minden esetben kézzel kell írni.

Tartalom	Mezőnév
A személy teljes neve és beosztása, a szerkezeti egység neve. (Ha hivatalos iratot tisztviselőnek címeznek, a vezetéknév a kezdőbetűk után kerül. A címzett beosztása datívusban, a szerkezeti egység neve - névelőben szerepel).	Rendeltetési hely
Az összeállító teljes neve és beosztása, a szerkezeti egység neve. (Ha az írásban egy csoport vett részt, az összeállító a kezdeményező csoport képviselője, vagy az osztályvezető. A dolgozók névsorát az utolsó bekezdésben lehet megadni. Az összeállítók aláírásával ellátott ívet kihúzzák. mellékletként).	Összeállította
Jelentés, hivatalos vagy magyarázó.	Dokumentum neve
Az irattípus kimenő száma és betűjele	Regisztrációs szám
Az aláírás dátuma arab számokkal a következő sorrendben: nap, hónap, év.	Dátum
Az „O” vagy „About” előszóval kezdődik, és egy rövid összefoglalót tartalmaz. (A cím nem használ igei szerkezeteket, jobb, ha igei főnevet használunk elöljáróban).	Cím a szöveghez
Egy problémás kérdés lényegének feltárása vagy helyzet leírása, következtetések és javaslatok. (Szöveges és táblázatos megjelenítés, illetve ezek kombinációja megengedett).	Szöveg
A szövegben említett melléklet meglétére vonatkozó megjegyzés az alábbiak szerint készül: Melléklet: 3 lapra. 1 példányban. (Amennyiben a szövegben nem nevesített pályázatok vannak, meg kell adni a nevét, a lapok számát és a példányszámot).	Alkalmazások listája
A fordító pozíciója, személyes kézírásos aláírása és dekódolása: vezetéknév, keresztnév, apanév.	A fordító aláírása

Jegyzet készítése a GOST szerint: minta magyarázatokkal

Jelenleg az orosz jogszabályok egyetlen olyan jogi aktust sem tartalmaznak, amely szabályozná a hivatalos levél tartalmára és annak végrehajtására vonatkozó követelményeket. Korábban a hivatalnok különbséget tudott tenni a hivatalos levelek között, a Dokumentumtípusok és -fajták rövid szótára (amelyet az Összszövetségi Okmánykezelési és Levéltári Ügyek Tudományos Kutatóintézetének Főarchívuma dolgozott ki) definíciói alapján:

Hivatalos - tájékoztat bizonyos munkák elvégzéséről, amelyeket az egyik tisztviselő küld a másiknak;

Jelentés - a felső vezetésnek címezve, ismerteti a kérdést az összeállító következtetéseivel és javaslataival;

Az 1993. december 30-i N 299 orosz állami szabvány (OKUD) rendeletével jóváhagyott, az OK 011-93 irányítási dokumentáció jelenlegi összoroszországi osztályozójában a feljegyzés önálló típusként nem érhető el. Csak a jelentésről van szó. Ugyanakkor megemlítik a munkafegyelem megsértésével kapcsolatban, és saját egységes formanyomtatvány kódja N 0286041. Megjegyzendő, hogy a jegyzőkönyvet azért készíti, hogy az egység vezetője tájékoztassa a szervezet vezetőjét egy konkrét esetről. vezetői döntés meghozatalának ösztönzése érdekében.

A hivatalos hivatalos levelek írását azonban széles körben alkalmazzák a hivatali gyakorlatban. A hatósági dokumentáció elkészítésének egységessége érdekében javasolt az „Egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer” előírásainak betartása.

Ez a GOST kötelezi a jegyzőt, hogy a hivatalos hivatalos levél formáját használja a helyes végrehajtáshoz, és követelményeket állapít meg az ilyen nyomtatványokra:

szabványos formátum - A4 (210 x 297 mm) és A5 (148 x 210 mm);

anyag - fehér papír vagy világos színű papír;

margók: jobb - legalább 10 mm, bal, felső, alsó - legalább 20 mm.

Hivatalos levél számítógépen írásakor javasolt a Times New Roman betűtípus használata, 12-14 pontos pontmérettel és 1-1,5 pontos sortávolsággal. A szolgáltatás szövegét eredeti formájában kell kinyomtatni: foltok és javítások nélkül. Több oldal szövegének formázásakor a második oldaltól kezdve mindegyiket számozni kell. A számozáshoz az arab számokat az oldal szó és az írásjelek nélkül használjuk. A szám a felső mező jobb oldalán található.

Kötelező adatok a feljegyzés helyes végrehajtásához (lásd a mintát):

• a szerkezeti egység neve; — 1
• a dokumentumtípus neve; — 2
• létrehozás dátuma; — 3
• regisztrációs azonosító szám; — 4
• a szöveg címe; — 5
• szöveg; — 6
• címzett adatai; — 7
• a fordító kézzel írott aláírása (a pozíció megjelölésével); — 8
• vízum jóváhagyása; — 9
• felbontás. — 10

Példa emlékeztetőre

Hogyan írjunk feljegyzést elektronikus formában?

Hogyan kell regisztrálni a hivatalos állásleveleket?

Az irodai munka egyik fő funkciója a gyors keresés biztosítása a szervezet dokumentumbázisában. Ez a funkció a dokumentációnak a kibocsátótól a végrehajtóhoz történő továbbításához kapcsolódik. A hivatalos iratok hatalmas skálája közötti keresés megkönnyítése érdekében általában regisztrációs űrlapokat használnak.

A feljegyzés értékes szervezeti információ hordozója. Az abban megfogalmazott kérdéskör megköveteli a társaság vezetőségének bizonyos adminisztratív döntését. A döntést a vezető vagy meghatalmazottja állásfoglalásával is meg lehet formálni. Következésképpen a szolgáltatási okmányokat az egyéb belső dokumentumokkal együtt regisztrálni kell.

Dokumentáció, a szervezetben elfogadott eljárásrend szerint. Az álláslevél elkészítésének szabályai a hozzárendelt azonosító szám mintáját tartalmazzák. A hozzárendeléshez általában a dokumentáció időrendi sorrendjét, a típus és szerkezeti egység betűjelét kell használni. Így például egy belső dokumentumhoz hozzárendelhető a 0204-SZ-OP szám. Ez arra utal, hogy a naplóban szereplő sorszáma 204, ez a cég értékesítési osztályán kiállított szervizdokumentum.

A regisztrációs szám a készítés helyén és az átvétel helyén is hozzárendelhető. Ezt a mindenkori irodavezetési utasításnak kell meghatároznia.

Külső feljegyzés áttekintése: jóváhagyás és határozat

A belső feljegyzések elbírálásának minimális időtartamát a szervezet belső szabályzata határozza meg. Az érdeklődők áttanulmányozzák a dokumentumot, majd jóváhagyó vízumot tesznek rá. Az abban tárgyalt kérdésben vezetői döntést követően a társaság vezetője meghozza végső állásfoglalását ebben a kérdésben. Ez a felülvizsgálati eljárás utolsó szakasza.

A külső hivatalos levelezés áttekintésének eljárása kicsit más. A belső dokumentációtól eltérően az ilyen típusú dokumentációt fejléces papírra állítják össze, és közvetlenül a vállalkozás vezetője írja alá. A fogadó szervezet teljes nevét az alapszabálynak megfelelően használjuk.

Ezt a dokumentumot megfontolásra benyújtják minden érdekelt félnek, aki vízumot ragaszt rá (vagy külön kérvényezőlapra). A vízum általában a vízumtiszt aláírásából és beosztásának nevéből, egy átiratból (vezetéknév és kezdőbetűk) és az aláírás dátumából áll. Ha az eredeti hivatalos megbízólevelet a fogadó szervezetnél tervezik letétbe helyezni, a vízumot az utolsó oldal hátoldalának alján kell elhelyezni. Ha az eredetit visszaküldik a kibocsátónak, a jóváhagyási jelet a másolat elülső oldalának alján kell elhelyezni. A cég belátása szerint (ha a helyi szabályozás rögzíti) a záradékolás történhet laponként, pl. jelöléseket helyeznek el minden lapon, beleértve a mellékleteket is.

Ha a címzettnek észrevétele van, amelyet a kézbesítési levél összeállítójával szeretne közölni, azt külön lapon megteheti, amelyet aláírva csatolnak a főirathoz.

A mérlegelés utolsó szakasza, akárcsak egy belső szolgáltatás esetében, a vezető általi adminisztratív döntés meghozatala az egyik vagy másik meghozatala után. Az állásfoglalás közvetlenül az eredetire írható, vagy külön lapra készíthető. Tartalmazza a végrehajtók adatait (vezetéknevek, kezdőbetűk és beosztások), a megbízás tartalmát (ha van), a teljesítési határidőket, a vezető aláírását és a határozat keltét.

Csatolt dokumentumok:

Teszt „Mindent a jegyzetekről”.

1. A feljegyzés elkészítését a következők szabályozzák:

• GOST
• Helyi előírások

2. Mi a neve a magasabb tisztviselőnek írt feljegyzésnek?

• Jelentés
• Magyarázó
• Magyarázó

3. A feljegyzés tartalma nem tartalmazza:

• Kérések és javaslatok
• Megrendelések és megrendelések
• Az összeállító következtetései a problémahelyzetről

4. A vezetőnek a szervizkönyvben meghatározott kérdésben hozott döntése neve:

• Felbontás
• Rendelés

5. Milyen sorrendben szerepelnek a bejegyzések a naplóban?

• Időrendi
• Betűrendes
• Önkényes

A különböző tevékenységi területeken dolgozó állampolgároknak gyakran váratlan helyzetekkel kell megküzdeniük, ezért érdekli őket az írásmód kérdésére adott válasz. feljegyzés, és hol lehet mintát venni?

Ez a dokumentum az egyik legnépszerűbb és legelterjedtebb módszer a vállalatok és az alkalmazottak számára. Ebben a cikkben elmondjuk, hogyan kell helyesen írni egy feljegyzést, és minta emlékeztetőt nyújtunk referenciaként.

Feljegyzés írásának szükségessége

A belső feljegyzés egy vállalaton belüli dokumentumfolyamat, amely lehetővé teszi az aktuális termelési helyzetek gyors, rövid időn belüli megoldását. A feljegyzés az alábbi célokat szolgálja:

• • Gyorsan értesítse a tisztviselőt az aktuális problémáról
  • Javaslatok megfogalmazása a megszüntetésére vagy a tervezett cselekvési terv elfogadása

A feljegyzés benyújtása számos pozitív vonatkozással jár egy vállalkozás termelési folyamatában. Ez a dokumentum közvetlen bizonyítéka annak, hogy a szakember, miután felfedezett egy problémát a munkafolyamatban, amelyért felelős, azonnal felhívta a vezetőség figyelmét.

Azokban a helyzetekben, amikor a szakember nem tud önállóan megbirkózni egy váratlan helyzettel, és belső feljegyzés segítségével más szakemberek elé terjeszti, ezzel az intézkedéssel mentesül a rossz minőségű vagy időszerűtlenség miatti felelősség alól. a problémás kérdés megoldása.

A feljegyzésnek nincs külön nyomtatványa, így a papírt bármilyen formában elkészítik és eljuttatják a vezetőséghez, mind papír alapon, mind elektronikus kommunikációs eszközökön keresztül.

Jegyzet készítése

Fentebb tárgyaltuk, hogy milyen esetekben szükséges feljegyzést írni és benyújtani a vezetőséghez. Most nézzünk egy példát a vizsgált dokumentum elkészítésére, és amint fentebb említettük, a feljegyzésnek nincs külön formája, de vannak általánosan elfogadott követelmények a dokumentum tartalmára vonatkozóan.

Ezek közé tartozik:

1. Az irat jobb felső sarkában fel kell tüntetni a feljegyzés címzettjét. Fel kell írni annak a személynek a vezetéknevét, utónevét, családnevét és beosztását, akinek a nevében a feljegyzés készül.
2. Ezen adatok alá írják a dokumentum számát és címét.
3. Ezt követően a szakember feltárja annak a problémás kérdésnek a lényegét, amellyel a vállalkozásnál a tevékenységi területén találkozott. Vagy olyan helyzetet ír le, amellyel egyedül nem tud megbirkózni, és más szakemberek segítségét igényli.
4. Ezután le kell írnia a jelenlegi helyzet megoldására vonatkozó javaslatokat. Vagy a feljegyzés szerzője közli, hogy milyen intézkedéseket vár el attól a tisztviselőtől, akinek a nevében a dokumentumot benyújtják.
5. A dokumentum alján fel van tüntetve a feljegyzést küldő személy vezetékneve, keresztneve, családneve és beosztása.

Minden dolgozó állampolgár használhatja ezt a feljegyzéssablont, ha szükséges.

Jegyzet írása - minta és írási példa

Nézzünk egy konkrét példát a feljegyzés (minta) írására. Az alábbi példa egy feljegyzés szövegét tartalmazza, amely mintaként használható üzleti dolgozat írásakor.

Példa emlékeztetőre

Az alábbiakban példát mutatunk be egy papíralapú feljegyzés írására, ahol a fellebbezés tárgya és a feljegyzés címzett jogi személy, valamint a probléma lényege fiktív.

Az OJSC "Kamelia" igazgatójának
Kravcsenko Anatolij Petrovics
Krasznodar 2015. július 15

SZERVIZ MEGJEGYZÉS

2015. július 13-a óta a vállalkozás melegüzletében lévő kemence használhatatlanná vált, a meghibásodás kijavításához pótalkatrészeket kell vásárolni az alábbi listából. Az alkatrészek és a meghibásodás megszüntetésére irányuló munka teljes költsége 15 700 (tizenötezer-hétszáz rubel 00 kopecks).

Jelenleg a berendezések javítására és karbantartására rendelkezésre álló keretösszeg kimerült, a szükséges alkatrészek nem állnak rendelkezésre. A forró bolt leállásának elkerülése érdekében a következőket kérdezem:

1. A megadott pénzösszeget a dokumentumhoz csatolt lista szerint jelölje ki.
2. Biztosítson javítócsapatot az elhasználódott alkatrészek cseréjére.

Üdvözlettel: Onoprienko Valeria Viktorovna forró bolt vezetője.

Sok szervezet elektronikus kommunikáción keresztül cserél információkat, így az e-mail megkönnyíti a feljegyzések benyújtását. A vállalaton belüli ilyen dokumentumáramlásnak nyilvánvaló előnye van - ez a munkavállalói kérések figyelembevételének gyorsasága.

Hogyan írjunk feljegyzést elektronikusan? A dokumentum nem különbözik lényegesen a klasszikus papíron készült változattól. Az elektronikus formában készült emlékeztető minta szinte semmiben sem különbözik a fent tárgyalt példától. Az elektronikus formában készült feljegyzés jelentős része hasonló lesz a példánkhoz. Különösen a bekövetkezett helyzet leírása és a munkavállaló által megfontolásra benyújtott javaslatok sorozata.

Ettől még lesz eltérés – nem kell a feljegyzésben feltüntetni a címzettet. Az e-mailben a „Cím” sorban fel kell tüntetni annak a felhasználónak a nevét, akinek a dokumentum címzettje. Ha az egész osztályhoz csak egy e-mail cím tartozik, akkor a „Tárgy” sorban meg kell adnia a címzettet, vagyis annak a tisztviselőnek a teljes nevét, akinek a feljegyzést elküldték.

Ezenkívül az e-mail (saját postafiók) használatakor gyakran már van egy aláírás, amely automatikusan bekerül a szövegbe. Ezzel sok időt takaríthat meg, különösen jegyzet írásakor. Ha az e-mail fiókja nem teszi lehetővé a feladó azonosítását (például ha a cégnek csak egy e-mail fiókja van), akkor a levél végén meg kell adnia beosztását és teljes nevét.

Ne felejtse el, hogy a dokumentum e-mailben történő elküldésekor fontos értesítést kérni arról, hogy a címzett elolvasta az Ön által küldött e-mailt. Ehhez jelölje be a megfelelő négyzetet. Az ilyen értesítés annak bizonyítéka, hogy Ön egy bizonyos időpontban valóban feljegyzést küldött egy adott tisztviselőnek.

"Költségvetési Intézmény Humánerőforrás Osztálya", 2010, N 6

Jelentések, feljegyzések készítése, lebonyolítása

Az irodai feljegyzések és emlékeztetők a szervezet belső dokumentumai közé tartoznak, és egyáltalán nem ritkák, és gyakran kérik a szabályozó hatóságok ellenőrzések alkalmával. Ugyanakkor a személyzeti szolgálat dolgozóinak, valamint az osztályvezetőknek általában kérdéseik vannak a dokumentumok elkészítésének és feldolgozásának eljárásával kapcsolatban. Ebben a cikkben megvizsgáljuk az ebben a kérdésben meglévő normákat, és összefoglaljuk a választottbírósági gyakorlatot.

A hatósági nyilvántartás jogi szabályozása

És feljegyzések

A fogalmat, valamint a hatósági és feljegyzések elkészítésének és feldolgozásának rendjét szabályozó egységes normatív jogszabály jelenleg nem létezik. A VNIIDAD főarchívuma által 1974-ben kifejlesztett dokumentumtípusok és -változatok rövid szótára a következő meghatározásokat kínálja a kifejezésekre:

A feljegyzés a vezetőségnek címzett dokumentum, amely a kezdeményező következtetéseivel és javaslataival kapcsolatos bármilyen problémát tartalmaz;

A hivatalos feljegyzés valamely munka elvégzéséről szóló feljegyzés, amelyet egyik tisztviselő küld a másiknak.

Az 1993. december 30-i N 299 (2009. június 8-án módosított, a továbbiakban OKUD) orosz állami szabvány 1993. december 30-i rendelete által jóváhagyott OK 011-93 számú Összoroszországi Vezetési Dokumentáció Osztályozója tartalmaz egy feljegyzés említését. csak munkafegyelem megsértésével összefüggésben (N 0286041 egységes nyomtatványkód). Általában egy osztályvezető készíti el, hogy tájékoztassa a szervezet vezetőjét minden helyzetről, és döntésre ösztönözze.

De feljegyzéseket nem csak a munkafegyelem megsértése esetén készítenek. Használhatók arra, hogy értesítsék a munkáltatót a munka előrehaladásáról vagy eredményeiről, további finanszírozás, munkaerő vagy anyagok biztosításának szükségességéről stb. Vagyis a feljegyzések vertikális kapcsolatot biztosítanak a hivatalos hierarchia szintjei között, és alacsonyabb tisztviselők nyújtják be őket. magasabbaknak. Az ilyen megjegyzések érvényesek lehetnek a szervezeten belül, vagy elküldhetők felsőbb hatóságoknak.

A feljegyzéssel kapcsolatban elmondható: az OKUD-ban nincs szó ilyen dokumentumról, azonban számos, a közalkalmazotti tevékenységet szabályozó jogszabályban a feljegyzéssel együtt szerepel. Mivel a formázására nincs különösebb követelmény, ezért javasoljuk a jelentéshez hasonló formázást, azzal a különbséggel, hogy címzettként azonos vezetői szintű tisztviselő kerül feltüntetésre (a levelezés az osztályok között történik). A belső feljegyzések leggyakrabban kérdéseket, kéréseket, tárgyi-technikai, tájékoztatási, szervezési és gazdasági támogatási javaslatokat tartalmaznak.

Az ilyen típusú dokumentumok tárolási idejéről is beszélni kell. A Rosarkhiv által 2000.06.10-én jóváhagyott (a 2003.10.27-én módosított) A szervezetek tevékenysége során keletkezett, tárolási időszakokat megjelölő szabványos irányítási dokumentumok listája 408. és 413. bekezdése szerint a hivatalos és a feljegyzéseket tárolják egy év. Ezt követően a törvényben meghatározott eljárás szerint megsemmisíthetők.

Jelentések, feljegyzések készítése

A jelentés vagy a hivatalos feljegyzés elkészítésére a GOST 6.30-2003 „A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere” (a továbbiakban - GOST R 6.30-2003) vonatkozó szabályok vonatkoznak. Az első dolog, amire figyelni kell, hogy a dokumentumok nyomtatványokon készüljenek. Az okmánynyomtatványokra vonatkozó követelményeket a fejezet tartalmazza. 4 GOST R 6.30-2003. Különösen azt jelzik, hogy a dokumentumnyomtatványok szabványos formátuma A4 (210 x 297 mm) és A5 (148 x 210 mm). A nyomtatványok előállításához fehér papírt vagy világos színű papírt használnak. A dokumentum minden lapjának legalább 10 mm-es margónak kell lennie - jobbra és legalább 20 mm-es - balra, felül és alul.

Ezen kívül ügyeljünk a részletek összetételére és a papírlapra helyezés szabályaira. A dokumentumok elkészítése és lebonyolítása során felhasznált részletek listája a fejezetben található. 2 GOST R 6.30-2003. Ezek közül a legfontosabbak és a hatósági és feljegyzések elkészítése során használtak:

A szerkezeti egység neve;

a dokumentumtípus neve;

Dokumentum dátuma;

Regisztrációs szám;

Cím a szöveghez;

Rendeltetési hely;

A fordító aláírása (a pozíció megjelölésével);

vízumdokumentum jóváhagyása;

Felbontás.

Belső jelentés (hivatalos) feljegyzés készítése esetén a bal felső sarokban a szerkezeti egység neve - a dokumentum készítője - feltüntetésre kerül. A dokumentumtípus nevét nagybetűkkel kell írni (memorandum), és a bal margó közepére vagy a széléről kell elhelyezni (attól függően, hogy a dokumentum fejlécrészének elhelyezésére választott módszert - szögletes vagy hosszirányú) sortávolság.

A jegyzet dátuma és indexe egy sorba van írva. A dátum arab számokkal van formázva, például: 02/02/2006, vagy alfanumerikus formában, például: 2006. február 2.

A belső jelentés (hivatalos) feljegyzésen szereplő regisztrációs szám a szervezetben alkalmazott eljárástól függően a készítés helyén vagy az átvétel helyén rögzíthető.

A jelentéseknek és feljegyzéseknek általában olyan címük van, amely röviden felfedi a dokumentum tartalmát.

A jelentések és feljegyzések szövege egyes szám első személyben jelenik meg („ajánlom”, „kérem”). A határozatban az információk ugyanabban a sorrendben vannak feltüntetve (például „Megrendelem”).

A jelentés (hivatalos) feljegyzés szövege két részből áll. Az első rész a dokumentum alapjául szolgáló tényeket ismerteti, a második pedig konkrét következtetéseket, kéréseket és javaslatokat fogalmaz meg. Ha a feljegyzés szövegében a jelenlegi helyzet elemzését és a lehetséges megoldásokat kell bemutatni, akkor ezt az első bekezdés után jelezzük, és csak a harmadikban vonnak le következtetéseket és tesznek javaslatokat konkrét intézkedésekre. Ha a szöveg több megoldást, következtetést stb. tartalmaz, akkor szakaszokra, alfejezetekre, bekezdésekre bontható, amelyek arab számokkal vannak számozva.

Ezenkívül a jelentésekben és feljegyzésekben található információk táblázatos formában is megjeleníthetők. A táblázat oszlopaiban és soraiban főnévvel kell kifejezni a címszót névelőben. Az oszlopok és sorok alcímeinek összhangban kell lenniük a címsorokkal. Ha a táblázat egynél több oldalra van nyomtatva, akkor a táblázat oszlopait meg kell számozni, és a következő oldalakon csak ezen oszlopok száma kerül kinyomtatásra. Ezt a GOST R 6.30-2003 3.20. pontja tartalmazza.

Ha van jelentkezés, arról az aláírás előtt feljegyzés készül.

Az „Aláírás” részlet tartalmazza: az okiratot aláíró személy beosztásának megnevezését (teljes, ha az irat nem fejléces okmányra készült, fejléces okmány esetén pedig rövidítve); személyes aláírás; aláírás visszafejtése (iniciálusok, vezetéknév). Az „Aláírás” attribútumban megengedett a dokumentumot aláíró személy munkakörének középpontba helyezése a leghosszabb sorhoz viszonyítva. A tisztviselő fejléces papírra történő elkészítésekor az aláírásban nem tüntetik fel az illető beosztását.

Általános nyomtatványon külső feljegyzés készül, amelyet a szervezet vezetője ír alá. Ebben az esetben az anyaszervezet teljes vagy rövidített nevét használjuk a szervezet alapszabályának megfelelően. A szerző szervezet neve alább található.

Miután az érdekelt felek áttekintették a jegyzetet, jóváhagyó vízumokat helyeznek rá, amelyek tartalmazzák a dokumentumot jóváhagyó személy aláírását és pozícióját, az aláírás átiratát (iniciálusok, vezetéknév) és az aláírás dátumát. Azon dokumentumok esetében, amelyek eredeti példánya a szervezetnél marad, a vízumot az eredeti dokumentum utolsó lapjának hátoldalának aljára ragasztják. Azon dokumentumok esetében, amelyek eredetijét egy szervezettől küldték, a vízumot a másolat elülső oldalának aljára kell rögzíteni. Lehetőség van vízumokmányok kiállítására külön jóváhagyó lapon. A szervezet saját belátása szerint a dokumentumot és mellékleteit oldalanként jóváhagyhatja.

Ha van észrevétel, azt külön lapon közöljük, amelyet aláírva csatolunk a dokumentumhoz.

A döntés meghozatala után a vezető állásfoglalása felkerül a dokumentumra. Az állásfoglalás elfogadása a jelentés mérlegelésének utolsó szakasza. Az illetékes tisztviselő által az okiratra írt határozat tartalmazza a végrehajtók nevét és kezdőbetűit, a végzés tartalmát (szükség esetén), a végrehajtás határidejét, aláírását és dátumát. Határozatot külön lapon lehet elkészíteni (GOST R 6.30-2003 3.17. pont).

Itt vannak példák jelentésekre és feljegyzésekre.

Számviteli osztály a főorvoshoz

Emlékeztető az MLPU N 18-ról

2010. 06. 03-tól N 8 E. O. Simonovhoz

A pénzeszközök elosztásáról

Részt venni a szemináriumon

2010. június 23-án a "Szakmai Fejlesztés" oktatóközpont szemináriumot tart

Az "Új számvitel és adózás" témakör leleplező

Friss jogszabályi változások szükségesek az illetékes

Munkavégzés könyvelők által.

Arra kérem Önt, hogy 5680 rubel összeget különítsen el. meglátogatni

Ez a szeminárium.

Alkalmazás:

1. "Új a számvitelben és adózásban" szeminárium programja

2. 2010.02.06-i fizetési meghagyás N 56.

Kroshenina főkönyvelő /A. V. Kroshenina/

Igazgatási és gazdasági osztály Szolgálatvezető

Támogatási szolgáltatási feljegyzés

2010.05.27-től N 24

Áramszünetről

2010.05.28-án pénteken 11.00-13.00 óráig lesz

villanyszerelési munkák folynak ezzel kapcsolatban,

Áramszünet.

Kérem, tegye meg a szükséges intézkedéseket az információvesztés elkerülése érdekében

Az elektronikus médián.

Az AHO Vetrov vezetője /P. A. Vetrov/

A jelentések és feljegyzések kialakításának jellemzői

A közszolgálati intézményekben

Általában az irodai munka, valamint a jelentések és hivatalos feljegyzések elkészítése a közszolgálati intézményekben megfelel a GOST R 6.30-2003-ban megállapított szabályoknak. Ugyanakkor az egyes tanszéki jogszabályok előírhatják azok elkészítését, tervezési sajátosságait. Különösen az Oroszországi Szövetségi Vámszolgálat 2004. október 18-i N 160-as rendelete hagyta jóvá az irodai és irattári munkára vonatkozó szabványos utasításokat a vámhatóságoknál. Szektában. A 3.8 háromféle megjegyzést jelöl - jelentési, hivatalos, magyarázó.

Emlékeztető alatt a vámhatóság vagy szervezeti egység vezetőinek címzett, az aktuális helyzetről, megtörtént jelenségről vagy tényről, elvégzett munkáról tájékoztatást nyújtó, az összeállító következtetéseit, javaslatait tartalmazó dokumentumot kell érteni. Mind az összeállító kezdeményezésére, mind a vezetőség utasítására készül. A memorandum szabványos A4-es papírlapra készül, és az alábbi alapvető adatokkal rendelkezik: szerkezeti egység neve, címzettje, irattípus megnevezése, keltezés, szám, szöveg címe, szöveg, aláírás. A jelentés részleteinek elrendezési sorrendjét a Standard Utasítás 8. számú melléklete tartalmazza.

Az irodai feljegyzések a vámhatóság strukturális részlegeinek irányítási tevékenysége során felmerülő működési problémák megoldására szolgálnak (kérelmek, feladatok pontosítása, kérésekre vonatkozó tájékoztatás, pontosítások stb.). Ezek a feljegyzések csak azokról a kérdésekről készültek, amelyek kötelező okirati bizonyítékot igényelnek. Nem megengedett az osztályok közötti levelezés olyan kérdésekben, amelyek azonnal megoldhatók, és nem igényelnek dokumentációt.

A hivatalos feljegyzések elkészítése ugyanúgy történik, mint a feljegyzések.

Egyes jogi aktusokban csak hivatalos vagy hivatalos feljegyzésként említik az ilyen típusú dokumentumokat, például az Orosz Föderáció választottbíróságain (első-, fellebbviteli és semmítői) végzett irodai munkára vonatkozó utasításokban, amelyeket végzéssel hagytak jóvá. Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbíróságának 2004. március 25-i határozata N 27. Ezekben az esetekben, amikor nincsenek belső osztályok utasításai ebben a kérdésben, általánosan kötelező érvényű szabványokat kell követni, beleértve a GOST R 6.30-2003-at.

K. V. Shestakova

Folyóirat szakértő

"HR osztály

Költségvetési intézmény"

Pecsétre aláírva

Előző cikk: Mekkora a fénysebesség Következő cikk: Harmonikus rezgések Az oszcillációs frekvencia fizikai képlete