Mi az időgazdálkodás, vagy hogyan kezeld hatékonyan a munkád és a személyes idődet. Időgazdálkodás: egyszerű módszerek az időgazdálkodásra

Elvetni egy gondolatot és aratni a cselekvést; vess el egy cselekvést és arass egy szokást. Vess el egy szokást, és karaktert aratsz, és sorsot aratsz.

W. Thackeray

Az időgazdálkodás vagy időgazdálkodás egy nagyon fontos készség, amelyet minden vezetőnek, minden szülőnek és általában minden felnőttnek el kell sajátítania, aki bizonyos eredményeket szeretne elérni az életében.

A személyes életre és a családra fordított idő katasztrofális hiányával szinte mindenki szembesül, aki nem tudja, hogyan kell ezt bölcsen kezelni. Az eredmények elérése érdekében az ember fáradtsággal, stresszel és apátiával néz szembe. Hogyan gazdálkodjunk az idővel? Hogyan építsd fel megfelelően a napodat, hogy ne csak mindent teljesíthess, amire szükséged van, hanem mindent, amit szeretnél?

Az időgazdálkodás a megfelelő időgazdálkodás technikája, amely lehetővé teszi az ember termelékenységének és teljesítményének növelését. 3 kulcsfontosságú pontot tartalmaz:

1. Helyes rangsorolás.
2. A célok eléréséhez szükséges erőforrások elosztása.
3. Munkafolyamat optimalizálás.

Az időgazdálkodás alapjainak köszönhetően megtanulhatod, hogy ne csak a munkaidőddel gazdálkodj, hanem a családodra is odafigyelj, foglalkozz hobbival és önfejlesztéssel, és egyszerűen csak állj meg egy pillanatra és szórakozz.

A technológia lehetővé teszi, hogy ne csak hozzáértően hajtsa végre a kijelölt feladatokat, hanem a kedvenc dolgait is elvégezze.

Az időgazdálkodás elvei

Néhány ember ambíciói határtalanok, de saját erőforrásaik mindig korlátozottak. Az időgazdálkodás segít az idő megfelelő megszervezésében és tervezésében, helyesen felállítva a prioritásokat, kiemelve a fontosat és a legfontosabbat, elvetve a nem sürgős vagy opcionálisat.

Hangsúlyozni kell, hogy az időgazdálkodás alapelveinek gyakorlati alkalmazásához fel kell adni a szervezetével kapcsolatos illúziókat. Ha csak az ember hisz abban, hogy mindenre képes a világon, kudarcra van ítélve. De ha tudja, hogyan kell megfelelően felmérni képességeit, és tudja, hogy csak 24 óra van egy napban (plusz idő az alvásra és pihenésre!), akkor képes lesz növelni termelékenységét.

Az időgazdálkodás és az egyszerű időgazdálkodási technikák egyéni vagy csoportos készségként használhatók. A csapatmunka megszervezéséhez először meg kell értenie indítékait és terveit, majd segítenie kell másoknak is ebben. De fordítva nem!

Helyes célmeghatározás

A legtöbb ember nem tudja, hogyan tűzzen ki célt magának. Ennek eredményeként az aktivitás csökken, a motiváció pedig eltűnik. Mindenekelőtt a célnak világosnak, időhöz kötöttnek és elérhetőnek kell lennie. E kritériumok nélkül egyszerűen az ember vágyává válik, és idővel megszűnik motiválni.

Vilfredo Pareto elve

Vilfredo Pareto alapelve az időgazdálkodásban az élet prioritásainak meghatározása. Más szavakkal, ezt az elvet 20-80 törvénynek is nevezik. Jelentése az, hogy ha valakinek el kell érnie céljait, akkor az eredmény 80%-a a tetteitől függ. Hogy ezek milyen akciók lesznek, azt mindenki maga dönti el.

A szokások racionális megközelítése

Az elv helyes és hasznos szokások kialakítását jelenti. Elősegítik az aznapra tervezett összes feladat elvégzését. Szakértők bebizonyították, hogy 3 hét elég egy jó szokás kialakításához.

Az egészséges, fitt és erős test nem a gazdagok szeszélye, hanem sürgős szükséglet, eszköz, amellyel megbirkózhatnak a magas szintű stresszel, gyors ütemben élhetnek és valóban nehéz problémákat oldhatnak meg.

Mondd el, mi a terved, és megmondom, ki vagy

Egyszerűen lehetetlen hozzáértően kezelni a munkáját és a személyes idejét napi tervezés nélkül. Úgy kell érteni, mint azon feladatok listáját, amelyeket egy nap alatt el kell végezni.

Ehhez az embernek minden este tervet kell készítenie a következő napra, és este összegeznie kell az eredményeket. Kényelmes a heti, havi, negyedéves vagy éves munkatervezés is. Vannak, akik szeretnek hosszabb távú terveket készíteni. A hatékony tervezés hagyományos eszközének számít a napló, de mellette használható mobilalkalmazások, számtalan számítógépes program, vagy akár bevágások a börtöncella falán.

Az üzletemberek és vezetők tapasztalatai alapján elmondható, hogy nincs alapvető különbség a papír vagy az elektronikus feladattervező között. De van különbség azok között, akik tudnak, és akik nem tudnak reális tervet készíteni.

Az önmagukkal szemben tisztességtelen személyek minden bizonnyal kudarccal, munkafolyamatának lelassulásával és motivációjuk elvesztésével szembesülnek. Mielőtt bármilyen elemet beillesztene a feladatbeosztásába, figyelmesen hallgassa meg magát, és tisztában legyen az indítékaival. Békében lenni önmagaddal ugyanolyan fontos, mint produktívnak lenni.

Időgazdálkodási szabályok

Egyik technikát sem tekintik univerzálisnak, ami abszolút mindenkinek megfelel, még az időgazdálkodás is. Az időgazdálkodás szabályainak betartása azonban elősegíti a saját egyéni időgazdálkodási rendszer kialakítását, amely figyelembe veszi az ember sajátosságait és igényeit.

Alapvető szabályok:

1. A személyes időt meg kell tervezni, nemcsak objektív tényezőket, hanem szubjektíveket is, például hangulatot figyelembe véve. Bármilyen munkához ihletet szerezni nem csak a kreatív szakmák képviselőinek fontos, hanem mindenkinek, aki boldognak akarja érezni magát, nem pedig depressziósnak és üresnek.
2. Ha sok feladat van a napi tennivalók listáján, fontossági sorrendet kell felállítania annak érdekében, hogy a lelkiismeret furdalása mielőbb megszűnjön. A sürgős ügyek elvégzése után vagy továbbra is a terv szerint járhat el, vagy elhalaszthatja a többit egy másik napra. Senki sem lehet tökéletes a nap 24 órájában, és nem pihenhet.
3. A Pareto elv alkalmazása az életben nagyban segít a megfelelő időgazdálkodásban. Meg kell találnod azt a 20%-ot, ami a legfontosabb.
4. Az a személy, aki jobbá akarja változtatni az életét, mindig hordjon magával egy teendőlistát, és rendszeresen ellenőrizze, hogy ne hagyja ki a fontos pontokat.
5. A teendők listájának összeállításakor figyelembe kell venni az egyéni bioritmusokat, mert minden embernek más-más időpontban van aktivitási csúcsa. Általánosságban elmondható, hogy az endokrin rendszer úgy működik, hogy az összetett feladatokat déli 12 óra előtt a legkönnyebb elvégezni. De figyelembe kell venni a hosszú távú szokásokat is, mint például a több éves éjszakai munkatapasztalatot.
6. Soha nem szabad töredékesen dolgozni, ha egy feladatot elvállal, jobb, ha befejezi, és csak ezután kezdi el a másikat. Egyszerre több feladatra koncentrálni sokkal nehezebb, mint egyre.
7. Folyamatosan motiválnod kell magad, de soha ne erőltesd magad. A motivációnak pozitívnak kell lennie. Az öröm, jutalom vagy megkönnyebbülés ígérete jobban működik, mint a nyomás, a kényszer vagy a zsarolás.
8. Ha egy feladat végrehajtása nem tart tovább 10 percnél, azonnal végezze el, anélkül, hogy későbbre halasztaná.
9. Minden tervezett feladatnak megvalósíthatónak és meglehetősen egyszerűnek kell lennie. Egy nagy feladatot sok egyszerűbb és érthetőbb szakaszra kell felosztani.

Minden szabályt a helyzethez kell igazítani, hasznos tanácsnak kell tekinteni, nem pedig axiómának. Egy idő után az idő tervezése kellemes szokássá válik.

A pszichológusok szerint jobb, ha egy teendőlistát jelen időben és első személyben készítünk. Ez a trükk cselekvésre ösztönöz.

Hogyan hat az időgazdálkodás az életedre?

Az élet időgazdálkodása lehetővé teszi, hogy rövid időn belül kreatívabb projekteket valósítson meg, több pénzt keressen és nagyobb elégedettséget szerezzen.

A modern időgazdálkodási technikákat a rugalmasság és a pihenés megengedése jellemzi, mivel a szakemberek már régóta felhagytak önmaguk vagy mások merev motivációjával. A pihenés engedélyezése paradox módon növeli az ember teljesítményét, segít abban, hogy új perspektívát nyerjen a feladatokhoz, és gyorsabban és találékonyabban érje el célját.

Az időgazdálkodás szabályainak alkalmazása az életben nagyobb tudatosságot ad a mindennapi ügyekben, lehetővé teszi, hogy megnézze, hogyan telnek a percek, napok, évek, számot vethet cselekedeteiről.

Még az alapvető időgazdálkodási módszereket is alkalmazva az ember hamarosan észreveszi, hogyan változik az élete. Ráadásul az egészséged is érezhetően javulni fog, hiszen több időd lesz a kikapcsolódásra.

Ellentétes indítékok

Pszichológiai szempontból különböző nézetek léteznek a motiváció és az időgazdálkodás problémájáról. De minden szakember, így vagy úgy, azt javasolja, hogy először foglalkozzon a motivációval, és csak ezután kezdje el a tervet.

Egy projekt vagy feladat elindításakor hasznos, ha felteszed magadnak a következő kérdéseket:

1. Miért van erre szükségem? Pontosan mit akarok kihozni ebből az üzletből? Általában az emberek egyszerű és érthető dolgokat akarnak: pénzt, élvezetet, megnövekedett önbecsülést. Emellett gondoskodni szeretnének másokról, beosztottjaikról, kollégáikról, gyerekekről, hozzátartozóikról. Az indítékod megértése segít a rangsorolásban.
2. Van valami ebben a feladatban, amit nehéz elvégeznem? Van valami, ami irritál, összezavar, taszít, haragot vagy egyéb kellemetlen érzést kelt? A kérdés megválaszolásával az ember megérti, hogy milyen állam szabotálja tevékenységét, küllőt rak a kerekeibe, és kellemetlen meglepetéseket okoz. Nem kell semmit kezdened azzal az érzéssel, amit felfedeztél, de meg kell nevezned és észre kell venned magadban.
3. A motiváció ilyen leegyszerűsített elemzése után bármilyen formában tervet készíthet, reális határidőket tűzhet ki, és a megbeszélt időpontban intézkedhet.

A sikeres embereket nézve nehéz elképzelni, hogy ők is a félelem és a vágy, a bizonytalanság és a törekvés közötti konfliktussal küzdenek. Úgy tűnik, ezek az emberek teljesek és céltudatosak, és nem ismerek kételyeket vagy aggodalmakat.

Ez rossz. Bárki, aki valami nehéz, új vagy felelősségteljes dologba kezd, egy bizonyos ponton motivációs válságot érez. Az önelemzés vagy a pszichológussal folytatott konzultáció segít megbirkózni ezzel és visszatérni a projekthez.

"Vigyázz az időre: ez az a szövet, amelyből az élet épül."

S. Richardson

Gyerekkorunktól kezdve fegyelmezésre tanítanak bennünket, és így vagy úgy, egész életünkben kénytelenek vagyunk bizonyos korlátozásokat betartani. Étkezés és alvás napirend szerint, foglalkozások órarend szerint, munka és pihenés a kijelölt időben. Könnyen engedelmeskedünk mások játékszabályainak, ezzel lényegében segítünk valakinek elérni a célját. De ha az önfegyelemről van szó, sokan nem hajlandók feladni még az apró gyengeségeket sem, például azt a szokást, hogy reggelente plusz 10 percet alszanak.

Ügyesség korlátozza magát bizonyos célok elérése érdekében- a legértékesebb készség, amellyel nem sokan rendelkeznek. De végül csak nekik sikerül. Híres politikusok, üzletemberek és színészek csak napi munkával járták be a hírnév útját céljuk nevében. A képesség, a tehetség, a zsenialitás is csak egy százaléka a sikernek, a többi kilencvenkilenc kemény munka.

Az önfegyelem az első lépés a személyes szabadság felé

Az időgazdálkodás minden ambiciózus személy személyes hatékonysági rendszerének fő összetevője. Nem mindegy, hogy mi a cél: fogyás, diploma megszerzése, saját vállalkozás indítása... ezek egyike sem valósítható meg önszervezőkészség nélkül. Az időgazdálkodás egy gyakorlati útmutató a cselekvéshez, melynek köszönhetően meghatározhatja saját élet prioritásait, és megalkothatja saját elképzelését a sikerről. A hatékony motivációk kialakítása nemcsak időt takarít meg, hanem egyénileg is fejlődhet. Az önfegyelem azt jelenti, hogy szigorú szabályok szerint élünk, amelyeket az ember saját érdekei szerint állít fel magának. Az ilyen merev határok furcsa módon nem korlátozzák az egyént. Ellen, ez az egyetlen út az igazi szabadsághoz.

Az időgazdálkodás a legjobb eszköz az önfejlesztéshez. A tervezés elsősorban a külső események, a környezet, az idő és a tér feletti kontrollt tanítja meg. Az önellenőrzési készségek, amelyeket az önmagunkon végzett munka eredményeként szereznek, lehetővé teszik, hogy az ember kezelje saját érzéseit, pillanatnyi vágyait és rossz szokásait. Az önuralom pedig az erős, erős akaratú természet jele. A koncentrációs készségek fejlesztése lehetővé teszi, hogy jobb eredményeket érjen el a munkahelyén, miközben kevesebb erőfeszítést kell költenie. Így felszabadul az idő az intellektuális és lelki fejlődésre. De nem ez az emberi élet értelme?

Az önfegyelmi készségeket nem lehet rövid idő alatt elsajátítani. Sőt, ezeket csak az akaraterő állandó edzésével tudod magadban fejleszteni. Ugyanez vonatkozik az időgazdálkodási rendszerre is. Mindenkinek, aki sikert akar elérni az életben, egyszerűen óvatosan kell bánnia az idővel.

7 legnépszerűbb időgazdálkodási technika

"Ha 9 órám lenne kivágni egy fenyőfát, 6 órát töltenék a fejsze élezésével."

Abraham Lincoln

Számos technika létezik az idő hatékony felhasználására. Figyelmébe ajánljuk a legnépszerűbb technikákat, amelyek nélkül egyetlen időgazdálkodási rendszer sem tud meglenni.

Eisenhower Mátrix

A technika nevét D. Eisenhower amerikai elnök tiszteletére kapta, aki a rá váró feladatokat 4 kategóriába osztotta, azok sürgősségétől és fontosságától függően.

Ennek alapján az esetek a legegyszerűbb mátrix celláiban a következőképpen helyezkedtek el:

• A kategória - sürgős és fontos, amelyet azonnal meg kell oldani;
• B kategória - döntésüket egy ideig el lehet halasztani, de nincs értelme halogatni őket;
• B kategória - olyan feladatok, amelyek végrehajtása harmadik félre átruházható;
• D kategória - olyan dolgok, amelyeket jobb azonnal a szemétbe dobni, mivel nem érik meg a ráfordított időt és erőfeszítést.

A szakértők szerint a legtöbb ember hibája a helytelen rangsorolás. Szívesebben vállalnak feladatokat az utolsó két kategóriában, mivel ezeket a feladatokat sokkal könnyebb elvégezni. A gyors eredmények hozzájárulnak a személyes hatékonyság hibás értékelésének kialakulásához. Valójában kiderül, hogy az a személy erőfeszítéseit lényegtelen tevékenységekre fordítja, hátrahagyva azt, ami igazán fontos.

Időmérő technika

Az alkalmazottak időkövetését évtizedek óta használják a munkafegyelem javítására. Az automatizálási és számviteli programok rögzítik az időben történő érkezést és távozást, valamint a munkavállaló munkanapjának hosszát. A modern technológiák azonban még tovább mentek. Ma már nemcsak megtudhatja, hogy egy személy jelen van-e a munkahelyén, hanem azt is, hogy mit csinál.

Eddig több száz ilyen vezérlőrendszert fejlesztettek ki. A programok automatikusan regisztrálhatnak: betegség miatti távollét, üzleti utak, szabadság, szabadság, rugalmas munkavégzés. A rendszer figyelembe veszi az ebédszünet hosszát, a korai indulást vagy késést, valamint a hiányzást.

Tökéletességük ellenére az időkövető modulok csak felületes időmérést biztosítanak, míg a kémprogramok, például a Maxapt QuickEye segítik a számítógépes tevékenységek nyomon követését. Segítségükkel a menedzser azonnal megérti, hogy Maria Ivanovna a számviteli osztályról nem a jelentéssel van elfoglalva, hanem az Odnoklassniki webhelyen kommunikál. Természetesen füstszünetekkel, teapartikkal, meghitt csevegésekkel és egyéb „szemétidővel” nem lehet percről percre időzítést kialakítani még ilyen programok segítségével sem, de erre legtöbbször nincs is szükség. .

Pareto módszer

Vilfredo Pareto törvénye kimondja: „Az erőfeszítések 20%-a az eredmények 80%-át adja, míg a maradék 80%-a csak az eredmények 20%-át adja.” Másképp is értelmezhető: „A munkavállalók 20%-a hozza a cégnek a profit 80%-át.” Egyszerűen fogalmazva, a csapatnak csak 1/5-e dolgozik hatékonyan. A dolgozók túlnyomó többségének hatékonysága nagyon alacsony. Munkájuk egyszerűen az erőteljes tevékenység utánzata. Ha ezt az energiát a megfelelő irányba tereli, általános termelékenysége jelentősen megnő.

A Pareto-módszer lényege, hogy a fő feladatok 20%-át elkülönítjük a teljes tömegtől, és rájuk koncentrálunk. A döntés arról, hogy mi számít fontosnak és mi másodlagosnak, minden esetben egyedi lesz. Az Eisenhower-mátrix vagy az ABC elemzési módszer, amelyet leggyakrabban a Pareto-módszerrel kombinálva használnak, lehetővé teszi a dolgok kategóriákba bontását. Az ABC-elemzés a legegyszerűbb módja az esetek aktuális fontossági szintjük szerinti osztályozásának.

ABC - elemzés

Ezt a módszert tartják az esetek válogatásának legproduktívabb és legvizuálisabb módjának. Lehetővé teszi, hogy kigyomláljon mindent, ami felesleges, és a fő céljai elérésére összpontosítson. E módszer szerint minden eset kategóriákra van felosztva:

• Az A csoportnak van a legmagasabb prioritása, ezek fontos és sürgős ügyek. Az ilyen problémákat a lehető leggyorsabban meg kell oldani. Ezeknek a feladatoknak a hozzájárulása a végső cél eléréséhez 65%, bár az időnek csak 15%-át vesz igénybe. Vagyis az összes munka több mint fele minimális időn belül elkészül.
• A B csoportba a nem sürgős, de a végrehajtáshoz szükséges ügyek tartoznak. Az ilyen problémák megoldása harmadik félre ruházható át. Fontos ellenőrizni a teljesítési időt, mivel a B csoport esetei a határidők elmulasztása esetén az A kategóriába kerülnek.
• C csoport – olyan feladatok, amelyeket általában „irodai rutinnak” neveznek. A személyzet és a vezetők munkaidejének oroszlánrészét rájuk fordítják. Bár a riportok összeállítását, az írószer beszerzést és egyéb rutinmunkát egy alacsony képzettségű ember is könnyedén meg tudja oldani.

Önálló munkaidő-szervezés

Az önmenedzselés talán a leghatékonyabb időgazdálkodási taktika. Egyedi tantárgyra és a csapat egészére egyaránt alkalmazható. Az anyagi jutalmazás és büntetés rendszere lehetővé teszi, hogy a munkavállaló eredményesen dolgozzon. Egyszerűen fogalmazva, pénzbírságok vagy prémiumok Jól serkentik az egyént a rábízott feladat elvégzésére. Meg kell jegyezni, hogy magának a munkavállalónak is érdeklődnie kell a munkafolyamat kompetens megszervezésében.

Az önmenedzselés legfontosabb célja az egyes személyekben rejlő lehetőségek maximális kiaknázása a munkában, a kreativitásban és a magánéletben. Ennek a módszernek a használata a következő előnyökkel jár:

• A munkafeladatok elvégzéséhez szükséges idő és erőfeszítés csökken;
• Növekszik a termelékenység;
• A stressz, a szükséghelyzeti munka és a kapkodás okai megszűnnek;
• A munkával való erkölcsi elégedettség nő;
• A képesítések nőnek, és megjelenik a személyes fejlődés ösztönzése.

Az önmenedzselés a munkastílus elemzésével kezdődik, amely magában foglalja a teljes időleltárt. Lehetővé teszi, hogy azonosítsa a munkafolyamat megszervezésének erősségeit és gyengeségeit, és igazítsa azokat a megfelelő irányba. A tevékenységek minden típusának jegyzéke tartalmazza:

1. Alapvető munkafeladatok;
2. „Interferencia” vagy kényszerszünet, úgynevezett „szemétidő”.

Az időpazarlás okai lehetnek személyes tényezők, mint például a szervezetlenség, a munkafeladatokhoz való hanyag hozzáállás, az önfegyelem hiánya, a vágy, hogy mindent gyorsan, kapkodva tegyenek meg. Azonban a túlzott buzgóság és a vágy, hogy minden ügyet egyszerre vállaljanak, szintén ritkán ad pozitív eredményt.

A híres amerikai üzleti edző, Dan Kennedy úgy véli, hogy a telefonhívások, a nem tervezett látogatók és az elhúzódó találkozók jelentik a legrosszabb időt egy menedzser számára. Ha lehetséges, ezeket meg kell szüntetni vagy minimalizálni.

Pomodoro módszer

Ezt a vicces nevű taktikai technikát a múlt század 80-as éveiben az olasz Francesco Cirillo találta ki. Az egyik lemaradó diákként a fiatalember úgy döntött, hogy saját magát kezdi el, hogy javítsa teljesítményét. A részletes kihallgatás után rájött, hogy nem tud a tanulmányaira koncentrálni, mivel sok apró dolog eltereli a figyelmét. Aztán Francesco hozott egy paradicsom alakú időzítőt a konyhából, maga elé állította és beállította az órát.

A gyakorlatban kiderült, hogy képes volt 25 percig koncentráltan tanulni a természettudományokat. Ebben az időszakban a diákot soha nem vonták el a könyvtől. Ezt követően úgy döntöttek az osztályokra szánt összes időt blokkokra bontani. A félórás intervallumban benne volt a maximális koncentráció ideje - 25 perc, valamint a pihenőidő, amit csak azokra a nagyon apróságokra szánnak. A Pomodoro módszert ma már széles körben alkalmazzák egyszerűsége, hozzáférhetősége és hatékonysága miatt.

A legértékesebb dolog, amivel mindenki rendelkezik, és amit anélkül költünk el, hogy visszanéznénk, az. Nem fogja tudni visszavinni, megvásárolni vagy kérni. Csak egy kiút van – használja okosan. Olvassa el röviden az időgazdálkodásról szóló cikket. Tanuld meg hatékonyan használni.

Hogyan érjünk el célokat időgazdálkodással?

Mindenki ismeri az "idő pénz" kifejezést. A híres tudós és politikus, Benjamin Franklin mondta. Ha valami feltöltődik, akkor az idő örökre elmúlik. Hány fontos és sürgős dolog történik folyamatosan, hogyan tudod mindezt kezelni? Ez segíteni fog, vagyis.

Az időgazdálkodás elsajátítása önszerveződést, önkontrollt és képzést igényel.

A megvalósítás szakaszai

• cél kitűzése,
• prioritás,
• végrehajtás,
• ellenőrzés

A képzésnek el kell vezetnie ahhoz, hogy a fenti folyamatok ne csak szükséges eszközökké váljanak, hanem életformává is váljanak.

Cél

Hogyan kell eljárni ezen szabályok betartása mellett? Meg kell határozni, hogy mi az, ami sok időt vesz igénybe, és a napi tevékenységeket a szükségesség és hasznosság mértéke szerint értékelni. A fontos és sürgős ügyek elsőbbséget élveznek. Fontosak azok a dolgok, amelyek megtétele nélkül súlyos nemkívánatos következmények veszélye áll fenn. Az érthetőség kedvéért leírhatja a dolgokat egy füzetbe. Elemezze a leírtakat, keressen olyan dolgokat, amelyek időt veszítenek, emelje ki őket, és próbáljon megszabadulni az ilyen dolgoktól. Ezt az eszközt időzítésnek nevezik.

A jegyzetfüzet lapot két részre kell osztani, az egyikbe az időt, a másikba pedig az azt elfoglalt tevékenységet kell felírni. Vannak számítógépes programok az időzítéshez - ez is nagyon kényelmes.

További chipek

Van egy olyan amerikai frazeológia, mint az „egyél békát”. Ez azt jelenti, hogy valami nagyon kellemetlen dolgot csinál. Ezt a koncepciót széles körben használják a világon, és azt jelenti, hogy a kellemetlen dolgokat ne halasszuk későbbre, először tegyük meg őket, majd folytassuk az inspiráló dolgokat.

Gyakran figyelemreméltó erő kell ahhoz, hogy összeszedd magad, és rákényszerítsd magad arra, ami szükséges. A munkából hazatérve nagyon szeretne tévét nézni, és itt akaraterőt kell segítségül hívnia, elő kell vennie az elkészített tervet, és át kell váltania a kívánt hullámra. Gondolj és képzeld el, hogyan lesz minden egy bizonyos idő elteltével. növekszik az ügy iránti érdeklődés. Ez a legjobb ösztönző arra, hogy a tervezett tevékenységek tervezett útján haladjunk. Ha van egy víziója és egy elképzelése arról, hogy a rutinszerű, érdektelen dolgok hova vezetnek, lépésről lépésre segít a cél felé haladni. A cél az, amire gondolni kell.

Fontos, hogy mindent időben, az utolsó pillanatban tegyünk. Ilyenkor az idegesség és a fölösleges mozgások sok időt vesznek igénybe, mert attól tartanak, hogy nem leszek időben. Vannak, akik összegyűjtötten dolgoznak tudással és hozzáértéssel, míg mások nyüzsögnek és sok felesleges mozdulatot tesznek, nagyon elfáradnak, és kevesebbet teljesítenek. Ha van szabadidőd, érdemes előre megcsinálni a szükséges dolgokat, ami segít gyorsabban elvégezni a következő feladatot. Terveiben teret kell hagynia az előre nem látható, váratlan feladatoknak is.

Fanatizmus nélkül

„Nem azért fáradunk és fáradunk el, mert keményen dolgozunk, hanem azért, mert rosszul dolgozunk, szervezetlenül, hülyén dolgozunk.”

Fiziológus N.E. Vvedensky

Idő – menedzser t egy időgazdálkodási technika, amely olyan szabályokat és elveket tartalmaz, amelyek segítenek az embernek megfelelően megszervezni az idejét és a maximális hatékonyság elérését bármely tevékenység során. Az időgazdálkodás segítségével az ember tudatosan tudja kontrollálni a különböző típusú tevékenységekre fordított időt, miközben növeli munkájának vagy szabadidős tevékenységének hatékonyságát, produktivitását. A tervezés, az elosztás, a prioritások meghatározása és a célok kitűzése segít az embernek megbirkózni a modern élet őrült ritmusával. Az időgazdálkodás segít az embernek, hogy mindent stressz nélkül csináljon, és elkerülje a krónikus fáradtságot.

Kezdetben az időgazdálkodási technikákat csak a vállalkozás vezetésében és a munkaszervezésben alkalmazták. De manapság az időgazdálkodási módszereket az ember személyes életében is alkalmazzák, hogy legyen ideje megbirkózni a mindennapi problémákkal, és megfelelően megszervezni szabadidejét és pihenését.

Az időgazdálkodás története

A 20-as években a Munkaügyi Tudományos Szervezet azt mondta, hogy az időfelhasználás hatékonysága magának az embernek a személyes hatékonyságától függ. Megjelent a Liga „Time”, amely „Harc az időért” címmel cikkeket közölt az újságokban. A 70-es években népszerűvé vált a Lyubishchev biológus által kifejlesztett időmérő módszer. Ez a módszer a hatékony emberi gondolkodás fejlesztésének eszköze, amely hozzájárul a személyes idő racionális gazdálkodásához és a személyes hatékonyság növeléséhez.

2007-ben megnyílt az első időgazdálkodási osztály Moszkvában a Pénzügyi és Ipari Intézetben. Ma ez az irány nagyon népszerűvé és népszerűvé vált. Rengeteg tréning, szeminárium folyik a tervezésről és a racionális időgazdálkodásról.

Időkezelő ez egy olyan személy, aki figyelembe veszi az emberek pszichológiai jellemzőit, a munkakörülményeket, és hatékonyabb munkarendet kínál. Képes feltárni minden rejtett tartalékát az emberben, és javasolni, hogyan növelje hatékonyságát.

Az időmenedzser és a kliens közötti kommunikáció folyamata hasonló egy pszichológiai konzultációhoz, melynek során meghallgatja az illetőt, tippeket, tanácsokat ad az idő beosztásához, mennyi időt szánjon a pihenésre, hogyan állítsa fel a prioritásokat. Hogyan tervezd meg a napodat úgy, hogy mindent stressz nélkül végezhess.

Az időmenedzserek nem csak egyéni tanácsadást nyújtanak. A cégek gyakran meghívják őket szakértőként, hogy segítsenek javítani a munkafolyamatokon. Mindenekelőtt tanítsa meg a menedzsert, hogy helyesen ossza el a munkaidejét, és helyesen ossza el a felelősséget a csapatban. Tanulmányozzák a vállalat tevékenységét és az egyes problémák megoldásához szükséges időt. Az információgyűjtés és elemzés után az időmenedzser kiigazítja a vállalat napi rutinját.

• Egyes feladatokra fordított idő elemzése.
• Célok kitűzése, megfogalmazása, meghatározása.
• Terv készítése a cél elérésére, valamint a prioritások meghatározása.
• A cél megvalósítása. Tipp arra, hogy milyen lépéseket kell tenni a terv szerint.
• Listák készítése azokról a dolgokról, amelyeket meg kell tenni.
• Rögzítési idő időzítéssel.

Milyen előnyei vannak annak, aki megtanulta megfelelően megtervezni az idejét?

„Az elvesztegetett idő a létezés; a hasznosan felhasznált idő az élet.”

E. Jung

• Eléri a kitűzött célokat.
• Sokkal gyorsabban eléri céljait, mint mások.
• Bármilyen tevékenységi területen képes sikereket elérni.
• Több ideje van a pihenésre, a családdal és a barátokkal való kommunikációra.
• Sokkal több dolgot tud csinálni egy adott idő alatt.
• Növelheti jövedelmét és nyugdíjba vonulhat, ha helyesen osztja el a felelősséget az alkalmazottak között.
• Megszabadul a krónikus fáradtságtól, nincs kitéve a stressznek.
• Mindig van egy világos cselekvési terve.
• Érzi a belső szabadságot, és önállóan irányítja életét.

Az időgazdálkodás típusai

Manapság sokféle megközelítés létezik az időgazdálkodás problémájára. A szakértők három fő típust különböztetnek meg:

• Személyes (személyes) időgazdálkodás. Összefügg az ember személyes önfejlődésével, a nap megfelelő és gyümölcsöző megszervezésének képességével.
• Professzionális időgazdálkodás segít az embernek hatékonyan végezni munkáját, helyesen megszervezni a munkaidejét, vagy okosan elosztani a feladatokat egy csapatban.
• Társas időgazdálkodás szabályozza több ember interperszonális kapcsolatait vagy időgazdálkodását. Például vállalati.

Az időgazdálkodás alapfogalmai

Időgazdálkodási koncepció - ez az idő megértésének és érzékelésének módja. Az időgazdálkodás fogalma segít meghatározni az okot és a célt, amiért az embernek meg kell tanulnia az idővel való gazdálkodást. Ismerje fel ennek a folyamatnak az értékét, valamint ismerje meg az időgazdálkodás alapelveit.

Időgazdálkodási technikák– egy bizonyos műveletsor, amely segít megoldani egy adott problémát.

Időgazdálkodási rendszer– olyan koncepciók és módszerek összessége, amelyek segítségével a lehető leggyorsabban és hatékonyabban érheti el célját.

A munka nem megfelelő megszervezése vagy a tevékenységek vezetés általi írástudatlan szervezése azt a tényt okozza, hogy a vállalat alkalmazottai állandó időhiányt éreznek. Ez befolyásolja a vállalkozás egészének hatékonyságát és sikerét.

Az időhiány a következő esetekben fordul elő:

• Nincs napi munkarend.
• Ha a menedzser-asszisztens nincs tisztában napi rutinjával.
• A telefonhívások és a látogatók gyakran elvonják a figyelmet az alaptevékenységről.
• Ha a vezető nem tudja, hogyan kell elosztani a felelősségeket.
• Ha a munkát állandó sietséggel végzik, ami gyors fáradáshoz vezet.
• Ha az alkalmazottak nem alkalmasak a beosztásukra.
• Ha az alkalmazottak nem megfelelően mérik fel képességeiket és munkavégzési sebességüket.
• Ha az alkalmazottak nem motiváltak (például túl alacsony a fizetés).

A vállalkozás hatékonyságának javítása érdekében meg kell tanítani az alkalmazottakat, hogy készítsenek napi munkatervet. A terv elkészítésekor ideje 60%-át a fő feladatokra, 20%-át előre nem látható, 20%-át spontán ügyekre kell fordítania. A legfontosabb az, hogy megtanítsuk a csapatot, hogy rendszeresen és rendszeresen tervezzenek egy napot.

Az időgazdálkodás hatékonysága a menedzsmentben attól függ, hogy az alkalmazottak mennyire képzettek a tervezésre, a prioritások meghatározására, a feladatok elvégzésének időszabályozására, valamint a feladatok helyes sorrendjére.

E problémák megoldásához meghívhat egy időgazdálkodási szakértőt, vagy betaníthatja vállalkozása vezetőjét, aki maga osztja ki a feladatokat az alkalmazottakkal, és figyelemmel kíséri munkájuk hatékonyságát. A vezetőnek ki kell adnia a fő és több biztonsági mentési feladatot is. A nap végén a munkavállaló jelentést nyújt be az elvégzett munkáról.

A személyes idő kezelése az időgazdálkodásban

Ami a személyes időgazdálkodást illeti, a személyes életben az időgazdálkodás alapvető szabályai vannak:

1. Soha ne vigyél haza munkát.
2. Szervezze meg mindennapi életét úgy, hogy az minimális időt vesz igénybe.
3. Tervezze meg előre szabadidejét. Ennek tartalmaznia kell az érzelmi élvezetet (moziba, színházba, koncertbe, múzeumba járás). És fizikailag is (sport, tánc stb.).
4. A kikapcsolódáshoz ne csak a hétvégéket használja, hanem a héten legalább egy napot. Például biciklizz munka után, vagy menj el szaunába a barátaiddal.
5. Nyaralás alatt korlátozza a hívásokat, a levelezést és az internetet, hogy valóban pihenjen.

1. Az időgazdálkodás alapszabálya a helyes célmeghatározás.

Ha megtanulja egyértelműen meghatározni céljait, és azt is meghatározza, hogy mely feladatok másodlagosak, sok időt takaríthat meg.

Ha valamire fordítod az idődet, az azt jelenti, hogy abban a pillanatban elhiszed, hogy ez nagyon fontos. De ez igaz? Kérdezd meg magadtól, vajon ennek a cselekvésnek az eredménye segít-e közelebb kerülni a célodhoz? Mi a cél? A cél az ember vágya valamire, amikor az egész folyamat a végeredményre irányul.

A cél kitűzésekor először a főbb értékeiről kell döntenie.

Ismerje meg képességeit és motivációit. Elemezze a problémákat, szükségleteket és nehézségeket, amelyek a cél felé vezető úton felmerülhetnek. Világosan mutassa be célját a legapróbb részletekben, annak végeredményét. Tervezze meg cselekvéseit, keressen forrásokat és kezdje el a megvalósítást.

Különféle módszerek léteznek a célok kitűzésére. De minden módszernek van egy közös algoritmusa a célok kitűzésére:

1. A cél legyen a lehető legpontosabb, egyértelmű végeredménnyel.
2. A cél elérésének szükségességét igazolni kell. Miért van erre szükség és mit kapok tőle?
3. A célnak reálisnak kell lennie, és az elérésének mechanizmusának világosnak kell lennie.
4. Egyértelműen meg kell határozni azokat a határidőket, amelyeken belül a célt el kell érni.

2. Az időgazdálkodás második alapszabálya a prioritás.

Nagyon fontos tudni, hogyan kell rangsorolni. Vannak dolgok, amelyek kisebb jelentőséggel bírnak a cél elérésében, és vannak, amelyek főszerepet játszanak.

3. Az időgazdálkodás harmadik alapszabálya a tervezés.

A cél kitűzése után a következő lépés a tervezés. A tervezés az időgazdálkodás szerves része. A következő fő szakaszokból áll:

1. Időgazdálkodási terv készítése.
2. A projekt elkészítésének szakasza, amely során manőverezhet és átgondolhatja a cél elérésének különböző lehetőségeit.
3. A szükséges erőforrások azonosításának szakasza.
4. Azon emberek azonosításának szakasza, akik segíthetnek a cél felé vezető úton.
5. A tervezési eredmények rögzítésének szakasza üzleti projekt, térkép formájában.

Amikor az ember elkezd tervezni, aktiválódik a gondolkodás és a kreativitás. Amikor tervet készítesz, célod konkrétabbá válik, kezded megérteni, mit is akarsz valójában, és hogyan érd el. Ez egyfajta gyakorlati útmutató a cselekvéshez.

Amíg az ember nem készít tervet, hogy megvalósítsa, amit akar, addig folyamatosan ezen a témán gondolkodik. De nem a gondolatok, hanem a tettek visznek közelebb a célodhoz. Ha olyan részletes tervet készítenek, amely figyelembe veszi a cél elérésének különböző módjait, mozgásteret ad. Egyes eszközökkel és módszerekkel nem működik, másokat ki lehet próbálni. A tervezés rugalmasságot és felkészültséget fejleszt az emberben bármilyen helyzetre.

A terv elkészítése nagy esélyt ad a sikerre. A terv megléte önbizalmat ad önmagában és képességeiben. Minden sikeres ember és vállalkozó tervez.

Alapvető tervezési technikák. Rövid leírás

1. ABC tervezés azon alapul, hogy először a legjelentősebb dolgokat kell megtenni (az A betű alatt), majd a B-t és a C-t.

Az A kategóriás esetek a legfontosabbak. Az összes eset 15%-át teszik ki, és az eredmények 65%-át hozzák. B – fontos ügyek, amelyek az összes ügy 20%-át teszik ki, és az eredmények 20%-át hozzák. A C kategória a legkevésbé fontos ügyek, 65%-ot tesznek ki, és 15%-os eredményt adnak.

2. Pareto szabály vagy a „80/20” elvet. Ez az elv minden napi tevékenységre vonatkozik. Az egy nap alatt végzett tevékenységek 80%-a a kívánt eredmény 20%-át adja. A tervezett fontos dolgok 20%-a pedig 80%-kal közelebb visz az eredményhez.

Például: az emberek 20%-a birtokolja a tőke 80%-át, az emberek 80%-a a tőke 20%-át. Az ügyfelek 20%-a 80%-os, az ügyfelek 80%-a 20%-os profitot ad.

3. Időzítés- ez a módszer az, hogy percről percre fel kell írnod ​​minden cselekedetedet és azt, hogy mennyi időt töltöttél velük. Ez segít megérteni, hol és mivel tölti az idejét, és hogyan módosíthatja az ütemezést.

4. Feladatlista készítése- Ez a legegyszerűbb tervezési módszer, amely lehetővé teszi az idő és a feladatok tervezését.

Hogyan készítsünk egy helyes teendőlistát és hogyan tartsuk be?

1. Először is vigyázz magadra. Mennyi időre van szüksége a különböző feladatok elvégzéséhez?
2. Írj egy teendőlistát estére.
3. Írjon le konkrét pontokat. Például: menj el a boltba. Csatoljon bevásárlólistát ehhez a cikkhez.
4. Tervezze meg az egész napját, ne csak a munkát.
5. Kezdje a napot egyszerű feladatok végrehajtásával. Azonnal bepipálni a négyzeteket és felvidítani az egész napot azzal a gondolattal, hogy a teendők listáját követni nem olyan nehéz. Például a gyakorlatok elvégzése és a reggeli elkészítése.
6. A teendők listájának mindig láthatónak kell lennie.
7. Ne tegyél fel 7 prioritást élvező dolgot a listádra, hogy ne kelljen attól tartanod, hogy nem sikerül valami.

• Próbáljon ki minden tervezési módszert, és válassza ki a legmegfelelőbbet.
• Vezessen nyilvántartást.
• Ne próbálj meg mindent megtenni. Először a legfontosabb és legfontosabb dolgokat tegye meg.
• Tervezze meg minden napját. És készíts további tervet a hétre.
• Mindig vigyen magával tollat ​​és jegyzettömböt.
• Vezess sikernaplót, ez motivál, és emlékeztet arra, hogy jó úton jársz.
• Tanulj meg nemet mondani. Ez segít elkerülni a felesleges emberekkel való kommunikációt és a felesleges dolgokat.
• Mielőtt bármit tenne, gondolja át, mennyire sürgős, mennyire fontos, és hogyan visz ez a cselekvés közelebb a célhoz.
• Elemezze a szokásait, az idejét pazarló cselekedeteit. Az időzítéssel könnyen nyomon követheti azokat a műveleteket, amelyektől meg kell szabadulnia.
• Ne foglalkozz mások dolgával. Ne légy eszköz mások céljainak eléréséhez. Koncentrálj a célodra.
• Szánj időt az önfejlesztésre.
• Ne állj meg itt. Ha egyszer elért egy célt, tűzze ki a következőt.

1. Stephen Covey: A rendkívül hatékony emberek 7 szokása az időgazdálkodást az önfejlesztés elemének tekinti. Íme a tippjei:

• Először tedd meg, amit meg kell tenned. A fontos dolgokat ne halaszd későbbre.
• A célnak prioritásnak és fontosnak kell lennie. Menj felé.
• Hajtsa végre az összes műveletet a prioritások alapján.
• Ne pazarolj sok energiát egy jelentéktelen cél elérésére. Az elköltött forrásoknak és a végeredménynek arányosnak kell lennie.
• Keressen minden módot az élet megkönnyítésére.

2. David Allen azt tanácsolja, hogy megfelelően szervezze meg a munkaterületet, szerezzen be minden szükséges írószert. Tartson egy irattárat is, minden esethez hozzon létre egy megfelelő mappát. Allen azt is tanácsolja, hogy írjon 4 teendőlistát:

• Készítsen listát azokról a dolgokról, amelyeket a közeljövőben meg kell tenni;
• Adja hozzá az integrált megközelítést igénylő projekteket egy külön listához;
• Készítsen külön listát azokról a projektekről, amelyeket ilyen vagy olyan okból még nem lehet befejezni;
• A "egyszer" lista.

3.Julia Morgenstern azt tanácsolja, hogy először értékeljék mennyi időt tölt a feladatai elvégzésével. Milyen tényezők vonják el a figyelmét? Elterelheti a figyelmét a közösségi média, a további kötelezettségek, az irreális határidők vagy a pszichológiai akadályok.

• Minden művelethez be kell állítani egy időkeretet.
• Ha egy műveletet nem tud végrehajtani, akkor elemezze, hogy elhalasztható-e egy időre, átruházható-e más alkalmazottakra, vagy teljesen elhagyható-e.
• Válogasd szét a dolgokat és a tennivalókat, ürítsd ki a teret mindentől, amit nélkülözhetsz. Minden dolognak jelölje ki a helyét, és minden feladatnak egy időpontot.

"Egyél békát reggelire"

Hogy ne térjenek vissza gondolataid egész nap egy olyan feladathoz, amit nem akarsz elvégezni, vagy ami kellemetlen számodra, kezdd vele a napot. Így megszabadulsz az érzelmi stressztől és terhektől, amelyeket egész nap cipelned kellene.

"Elefánt steak"

Ha olyan globális feladattal áll szemben, amely sok műveletet igényel, ossza fel részekre ezt a munkát. Ne csinálj nagy ügyet egy tokból, vágd darabokra. Ez megkönnyíti a feladat végrehajtásának megkezdését. Ez a megközelítés is hozzájárul a probléma jobb megértéséhez.

Tanulj meg nemet mondani

Az időgazdálkodás megtanít arra, hogy ne legyen időd a lehető legtöbbet megtenni, hanem arra, hogy legyen időd helyesen megtenni, amit kell. Mondj nemet a szükségtelen dolgokra és emberekre. Ne váljon senki eszközévé céljai elérésében. Koncentrálj a céljaidra.

Törekedjen az automatizálásra és tevékenységeinek maximális leegyszerűsítésére.

Végezzen hasonló feladatokat egymás után, mivel az agy hozzászokik egy bizonyos tevékenységi területhez. És minden alkalommal gyorsabban megbirkózik velük.

Hallgassa meg a biológiai ritmusait. Olyan időben dolgozzon, amikor az erő és az aktivitás különleges hullámát érzi. A legkevésbé aktív időszakokban pihenjen. Figyelj tested szükségleteire. Néha egy 15 perces szünet is elég ahhoz, hogy „második szelet” kapjon.

A legjobb könyvek az időgazdálkodásról, amelyeket érdemes elolvasni:

• Hatékony időgazdálkodás. B. Tracy
• Időhajtás. Hogyan legyen ideje élni és dolgozni. G. Arhangelszkij
• Szigorú időgazdálkodás: vegye át az irányítást az élete felett. D. Kennedy
• Dolgozz kevesebbet, érj el többet. K. Gleason
• A pokolba mindennel! Fogd és csináld. R. Branson
• Extrém időgazdálkodás. N. Mrocskovszkij, A. Tolkacsov
• Gyakorlati tanfolyam az időgazdálkodásról. I. Abramovszkij
• Hogyan dolgozz heti 4 órát, és ne ragadj az irodában „harangtól harangig”, élj bárhol és gazdagodj meg. T. Ferris
• A dolgok elvégzése: A stresszmentes termelékenység művészete. D. Allen

Az időgazdálkodás hatékonysága attól függ, hogy betartja-e az alapvető szabályokat, valamint tisztában van-e azzal, hogy miért van erre szüksége, hogyan gazdálkodjon az idejével és milyen előnyökkel jár.

Hogyan válaszolj a következő interjúkérdésekre: Hogyan gazdálkodsz az időddel? Hogyan tervezed a munkanapodat? Milyen technikákat, módszereket alkalmaz a tervezés során? Mondjon példákat arra, hogyan használja az időgazdálkodási készségeket egy feladat sikeres végrehajtásához.

Ezekre a kérdésekre minden választ megtudhat, ha elolvassa ezt a cikket.

Mi az időgazdálkodás?

Időgazdálkodás- ez egy olyan tudás, készségek és képességek összessége, amelyeknek köszönhetően az ember tudja, hogyan kell prioritásokat felállítani, pontosan megtervezi az idejét, ezáltal növelve személyes termelékenységét a munkaidejének megszervezésében.

„Amíg nem tudod beosztani az idődet, addig nem gazdálkodhatsz semmi mással.”

1. Perfekcionizmus
2. Halogatás
3. A tudás hiánya
4. A szükséges eszközök és források hiánya

1. Perfekcionizmus nagyon megnehezíti a feladatok időben történő elvégzését. Sokan azt hiszik, hogy ez a tulajdonság erősség, de az állandó tökéletességvágy és az elért eredménnyel való elégedetlenség az egyik oka az eredménytelen időfelhasználásnak. Azáltal, hogy lehetőséget talál az „ideális” helyett a „valódi” eredmény elfogadására, jelentős erőforrásokat takarít meg más dolgokra. Van egy kifejezés: „a perfekcionizmus gonosz”, persze mindez meglehetősen relatív, és minden egyes helyzetben másként értékelhető ez a személyiségjellemző, azonban kétségtelenül az időgazdálkodás keretein belül: a perfekcionizmus GONOSZ!

2. Halogatás- a dolgok állandó halasztása későbbre, bizonyos feladatok elvégzésére való hajlandóság. A „HOLNAP” szó uralja a halogatással foglalkozó alkalmazottak szókészletét. Steve Jobs nagyon jól mondta az ilyen emberekről: „A szegény, sikertelen, boldogtalan és egészségtelen az, aki gyakran használja a „holnap” szót.

Nem tudlak megmenteni a perfekcionizmustól és a halogatástól, az a célom, hogy tudást adjak, a legjobb technikákat és módszereket nyújtsam, valamint megismertessem az időgazdálkodási készségek elsajátításához szükséges erőforrásokkal és eszközökkel. Függetlenül attól, hogy felhasználja-e a kapott információkat vagy sem - minden kizárólag az Ön vágyától függ. A cikk elolvasása után azonban soha nem leszel ugyanaz.

Először is azt javaslom, hogy határozza meg időgazdálkodási készségeit. Pass

A kognitív disszonancia abban rejlik, hogy egyrészt nem tudjuk irányítani az időt, mint olyat. Végül is itt az idő, amit nem tudunk irányítani, és úgy tűnik, hogy az idő irányít minket, és nem mi irányítjuk. Megszoktuk, hogy az időt örökkévalónak és határtalannak érzékeljük. Úgy tűnik, mindig sok van belőle. Másrészt az idő mindannyiunk egyik legértékesebb erőforrása. Fontos megérteni, hogy az időnek megvannak a maga határai. Megtöltheti haszontalan dolgokkal, vagy megtöltheti olyan dolgokkal, amelyek megfelelnek a feladatainak és elvezetnek a végső célhoz.

Kontrollálhatjuk magunkat, hogyan tervezzük meg a napunkat és hogyan töltjük a munkaidőnket. Ennek az erőforrásnak az intelligens, produktív és gazdaságos felhasználása fontos része a munkavállaló értékelésének.

Az időhatékonyság kétféleképpen érhető el:

1. Érthető eredményeket érhet el időmegtakarítással. Ez azt jelenti, hogy tudja, hogyan kell egy feladatot minimális idő alatt elérni.
2. A munkaidő hatékony tervezése csökkenti az elvégzett feladatok számát és mennyiségét.

Ebben a cikkben összegyűjtöttem a hat legjobb időgazdálkodási technikát. Segítségükkel megtanulhatja napi szinten megtervezni és irányítani kiemelt feladatait.

Hogyan tanuld meg beosztani az idődet?

6 legjobb időgazdálkodási módszer:

1. Pareto elv
2. Eisenhower Mátrix
3. Gondolattérképek
4. Franklin piramisa
5. ABCD módszer
6. Először edd meg a békát

1. Pareto-elv

A Pareto-elv kimondja, hogy az okok, erőfeszítések és befektetések kis hányada felelős az eredmények nagy részéért. Ezt az elvet Vilfredo Pareto olasz közgazdász fogalmazta meg 1897-ben, és azóta az élet különböző területein végzett kvantitatív kutatások is megerősítették:

Az erőfeszítés 20%-a hozza az eredmények 80%-át

A Pareto-elv az időgazdálkodás területén a következőképpen fogalmazható meg: hozzávetőlegesen 20%-os erőfeszítés és idő elegendő az eredmény 80%-ának eléréséhez.
Hogyan lehet pontosan meghatározni, hogy mennyi erőfeszítést kell fordítani a jó eredmény eléréséhez? Képzelje el, hogy Önt érdeklő kérdésekre keresi a választ egy könyvben. A vizsgált elv szerint a szöveg 20%-ában megtalálja a szükséges információk 80%-át. Ha pontosan tudja, mi érdekli, gyorsan átlapozhatja a könyvet, és csak az egyes oldalakat olvassa el figyelmesen. Ezzel az idő 80%-át takaríthatja meg.

2. Eisenhower Mátrix

Valószínűleg ez ma a leghíresebb időgazdálkodási koncepció, amely lehetővé teszi a prioritások meghatározását. Ez a technika, amelynek létrehozását Dwight Eisenhower amerikai tábornoknak tulajdonítják, lehetővé teszi, hogy a dolgokat sürgősségük és fontosságuk szerint rendezze. Mindenki tudja, hogy egy idő alatt csak korlátozott számú feladatot lehet elvégezni. Néha a munka veszélyeztetése nélkül csak egy. És minden alkalommal el kell döntenünk, PONTOSAN MILYEN? Dwight Eisenhower amerikai elnök az ügyeit több fontos kategóriába sorolta, amikor megtervezte.
Az úgynevezett Eisenhower-mátrixnak megfelelően minden esetet a diagramon feltüntetett négy típus valamelyikébe kell besorolni.

Eisenhower Mátrix

Egy feladat fontosságát az határozza meg, hogy a megvalósítás eredménye mennyire befolyásolja vállalkozását. A sürgősséget pedig két tényező határozza meg egyszerre: egyrészt az, hogy milyen gyorsan kell elvégezni ezt a feladatot, másrészt az, hogy ennek a feladatnak az elvégzése egy adott dátumhoz és időponthoz van-e kötve. A fontosság és a sürgősség együttes mérlegelése befolyásolja a prioritások meghatározását.

Nézzük meg közelebbről, hogy a négy típus mindegyikébe milyen esetek sorolhatók be.

I. típus: „fontos és sürgős”.
Ezek olyan ügyek, amelyek, ha nem fejezik be időben, jelentős károkat okoznak az Ön vállalkozásában (például engedélyek megújítása, adóbevallások benyújtása stb.). Az ilyen esetek bizonyos hányada elkerülhetetlenül jelen lesz minden ember életében. Előzetes felkészüléssel (a II. típusú számít - „fontos, de nem sürgős”) azonban számos válság megelőzhető (például a jog tanulmányozásával, jó kapcsolatok kialakításával befolyásos személyekkel).

Ezek lehetnek határidős vagy vészhelyzeti projektek is. Például egészségügyi problémák miatt orvoshoz fordulni, szigorú határidőre beadni egy cikket egy folyóiratba, vagy jelentést készíteni egy tanulmány eredményeiről. Itt nincs más választásunk. Ennek a csoportnak a munkáját el kell végezni, pont. Ellenkező esetben komoly problémák lesznek.

II. típus: „fontos, de nem sürgős”.
Ezek olyan dolgok, amelyek a jövőre összpontosítanak: képzés, az üzletfejlesztés ígéretes területeinek tanulmányozása, a berendezések fejlesztése, az egészség és a teljesítmény helyreállítása. Cselekvések, amelyek a stratégiai célhoz vezetnek. Például tanuljon meg egy idegen nyelvet, hogy egy másik, ígéretesebb szervezetbe költözhessen. A problémák megelőzéséről is szól – jó fizikai formában tartásról. Sajnos gyakran elhanyagoljuk az ilyen ügyeket, és a megoldásukat háttérbe szorítjuk. Emiatt soha nem tanulják meg a nyelvet, a jövedelmek nem nőnek, hanem csökkennek, veszélybe kerül az egészség. Hiszen ha évente legalább egyszer nem megy el a fogorvoshoz, előbb-utóbb elkerülhetetlenné válik a sürgős felkeresés.

III. típus: „nem fontos, de sürgős”.
Sok ilyen dolog valójában nem ad sok értéket az életedhez. Csak azért tesszük, mert megtörténnek velünk (hosszú telefonbeszélgetés vagy egy levélben érkező hirdetés tanulmányozása), vagy megszokásból (kiállítások látogatása, ahol már nincs újdonság). Ez ugyanaz a mindennapi rutin, amely sok időnket és energiánkat veszi fel.

IV. típus: „nem fontos és nem sürgős”.
Ez mindenféle módja az "idő megölésének": alkoholfogyasztás, "könnyed olvasás", filmnézés stb. Gyakran folyamodunk ehhez, amikor már nem marad erőnk a produktív munkához (nem tévesztendő össze a valódi pihenéssel). és a szeretteivel és barátaival való kommunikáció - nagyon fontos ügyek).

Miközben vállalkozása sikerére törekszik, először megpróbálja megvalósítani azokat a dolgokat, amelyeket „fontosnak” azonosított – először a „sürgős” (I. típus), majd a „nem sürgős” (II. típus). A fennmaradó időt a „sürgős, de nem fontos” (III. típusú) ügyekre fordíthatjuk.
Hangsúlyozni kell, hogy a munkavállaló munkaidejének nagy részét „fontos, de nem sürgős” ügyekkel kell tölteni (II. típus). Akkor sok krízishelyzet megelőzhető, és az új üzletfejlesztési lehetőségek felbukkanása már nem lesz váratlan az Ön számára.

Amikor először használja ezt a rendszert a prioritások meghatározására, valószínűleg sok ilyen elemet szeretne „fontos” kategóriába sorolni. A tapasztalatszerzés során azonban elkezdi pontosabban felmérni egy adott ügy fontosságát. A prioritási rendszer használatának megtanulása eltart egy ideig. Hol szerezhetem be? Valószínűleg az időgazdálkodási technikák elsajátítását a „fontos, de nem sürgős” kategóriába sorolja.
Stephen Covey (a „A rendkívül hatékony emberek hét szokása” című nemzetközi bestseller szerzője) figuratív kifejezése szerint időt kell találni a „fűrész élezésére”, akkor gyorsabban megy a tűzifa előkészítése.

Példázat

Egy ember látott egy favágót az erdőben, aki nagy nehezen egy teljesen tompa fejszével vágott ki egy fát. A férfi megkérdezte tőle:
- Kedves, miért nem élezed meg a fejszéd?
- Nincs időm fejszét élezni - vágnom kell! - nyögte a favágó...

Ezért „önként” kell szánnia egy bizonyos időt a tevékenységeinek megtervezésére, megtagadva a kevésbé fontos dolgokat. Ha ezt megteheti, új készségeit felhasználva még több időt szabadíthat fel legközelebb, és többet tanulhat belőle. Tehát a munka hatékonyságának javítása iránti eltökéltsége révén fokozatosan felszabadítja az időt személyes termelékenységének fejlesztésére.

A rangsorolás kritériumai
Általában egy-egy feladat fontosságának megítélésekor elsősorban azokat a dolgokat tartjuk fontosnak, amelyeket sürgősen (vagy „tegnap”) kell elvégezni. A teljesítetlen feladatok, ígéretek felhalmozódása problémákat okoz cégének, és személyesen is kellemetlen érzéseket kelt. Ezeket a „sürgős” ügyeket igyekszünk elsőként kezelni. De nem a sürgősség lehet az egyetlen tényező a teendőlista írásakor és a teljesítési sorrend meghatározásakor.
A tapasztalat azt mutatja, hogy bár sok sürgős dolog elvégzése (vagy elmulasztása) nem lesz nagy hatással a vállalkozására, számos nem sürgős dolog megalapozhatja a jövőbeli sikereket. Ezért a sürgősség mellett mérlegelni kell, hogy ez vagy az az ügy mennyire befolyásolja a vállalkozás sikerét, vagyis meg kell határozni és figyelembe kell venni a jelentőségét.

3. Gondolattérképek

Ez Tony Buzan fejlesztése – az intelligencia, a tanulás pszichológiája és a gondolkodás problémáival foglalkozó híres író, előadó és tanácsadó. Az „elmetérképek” kifejezésnek vannak olyan fordításai is, mint „mentális térképek”, „mentális térképek”, „elmetérképek”.

Gondolattérképek egy olyan módszer, amely lehetővé teszi, hogy:

Hatékonyan strukturálja és dolgozza fel az információkat;
gondolkodj kreatív és intellektuális potenciálod felhasználásával.

Ez egy nagyon szép eszköz olyan problémák megoldására, mint prezentációk tartása, döntések meghozatala, időtervezés, nagy mennyiségű információ memorizálása, ötletelés, önelemzés, komplex projektek kidolgozása, személyes tréning, fejlesztés stb.

Alkalmazások:
1. Előadások:
rövidebb idő alatt több információt ad, miközben jobban megértik és emlékeznek rád;
üzleti találkozók és tárgyalások tartása.

2. Tervezés:
időgazdálkodás: terv a napra, hétre, hónapra, évre...;
komplex projektek fejlesztése, új vállalkozások...

3. Ötletbörze:
új ötletek generálása, kreativitás;
komplex problémák kollektív megoldása.

4. Döntéshozatal:
világos elképzelés az összes előnyről és hátrányról;
kiegyensúlyozottabb és átgondoltabb döntés.

4. Franklin piramisa

Ez egy kész tervezési rendszer, amely segít az idő helyes beosztásában és a céljai elérésében. Benjamin Franklin (1706-1790) - amerikai. öntözött aktivista B. Franklint fantasztikus munkaképesség és egyedi céltudatosság jellemezte. Húszévesen tervet szőtt, hogy élete végéig elérje céljait. Egész életében ezt a tervet követte, egyértelműen megtervezte minden napját. Céljai elérésére irányuló tervét „Franklin-piramisnak” hívják, és valahogy így néz ki:

1. A piramis alapja a fő életértékek. Mondhatnánk, ez a válasz arra a kérdésre: „Milyen küldetéssel jöttél erre a világra?” Mit szeretnél kihozni az életből? Milyen nyomot akarsz magad után hagyni a Földön? Van olyan vélemény, hogy a bolygónkon még az emberek 1%-a sem él, aki ezt komolyan gondolná. Más szóval, ez egy irány vektora az álmod felé.

2. Az életértékek alapján mindenki globális célt tűz ki maga elé. Ki akar lenni ebben az életben, mit tervez elérni?

3. A célok elérését szolgáló mesterterv konkrét köztes célok rögzítése a globális cél elérése felé vezető úton.

4. Az egy három, öt évre szóló tervet hosszú távúnak nevezzük. Itt fontos a pontos határidők meghatározása.

5. Egy hónapra, majd egy hétre szóló terv rövid távú terv. Minél átgondoltabb, minél gyakrabban elemzi és módosítja, annál hatékonyabb lesz a munka.

6. A célok elérése szempontjából az utolsó pont egy terv minden napra.

5. ABCD módszer

Az ABCD módszer hatékony módja a mindennapi feladatok rangsorolásának. Ez a módszer egyszerű és annyira hatékony, hogy rendszeres és hozzáértő alkalmazása esetén a tevékenységi területén a legproduktívabb és legtermékenyebb emberek közé emelheti.
A módszer erőssége az egyszerűség. Íme, hogyan működik. Kezdje azzal, hogy listát kell készítenie mindarról, amit az elkövetkező napon meg kell tennie. Gondolkozz papíron.
Ezután tegye az A, B, C, D vagy D betűt a lista minden eleme elé.

"A" típusú problémaúgy definiálható, mint az adott időpontban a legfontosabb dolog, amit meg kell tennie, vagy súlyos következményekkel járhat. Az A típusú feladat lehet, hogy meglátogat egy fontos ügyfelet, vagy jelentést ír a főnökének. Ezek a feladatok az életed igazi, érett „békáit” jelentik.
Ha egynél több „A” feladat áll előtted, azokat prioritásba sorolod úgy, hogy A-1, A-2, A-3 stb. címkével látod el őket. Az A-1 feladat a legnagyobb és legrondább „béka” mind amivel meg kell küzdened.

"B" típusú problémaúgy van meghatározva, mint amit tennie kell. Ennek ellenére a következmények annak végrehajtása vagy be nem tartása esetén meglehetősen enyhék. Az ilyen feladatok nem mások, mint „ebihalak” az életedben. Ez azt jelenti, hogy ha nem végzi el a megfelelő munkát, akkor valaki elégedetlen lesz, vagy hátrányba kerül, de mindenesetre ezeknek a feladatoknak a fontossági szintje meg sem közelíti az „A” típusú feladatok szintjét. Egy kevésbé sürgős ügyben történő hívás kezdeményezése vagy az e-mailek lemaradása lehet a B típusú feladat lényege.
A következő szabályt kell követnie: soha ne kezdjen el B típusú feladatot, amíg még van egy befejezetlen A feladat. Soha ne hagyd, hogy az ebihalak elvonják a figyelmedet, miközben a nagy "béka" arra vár, hogy megeszik!

"B" típusú problémaúgy definiálható, mint amit nagyszerű lenne megtenni, de amitől semmilyen következménye nem várható, akár megteszi, akár nem. A B típusú feladat lehet egy barát felhívása, egy csésze kávé fogyasztása, ebédelés egy kollégával vagy személyes ügyek intézése munkaidőben. Az ilyen „események” egyáltalán nem befolyásolják a munkáját.

"G" típusú probléma olyan munkaként értékelik, amelyet átruházhat valaki másra. Ebben az esetben az a szabály, hogy mindent át kell ruháznia másokra, amivel csak lehet, így időt szabadíthat fel magának az A típusú feladatok elvégzésére, amelyeket Ön és csakis te tudsz elvégezni.

"D" típusú probléma olyan munkát jelent, amely teljesen eltávolítható a teendők listájáról. Ez egy olyan feladat lehet, amely korábban fontos volt, de most már nem aktuális, sem Ön, sem mások számára. Gyakran ez egy olyan munka, amelyet minden nap végzel, akár megszokásból, akár azért, mert örömét leli benne.

Miután jelentkeztél ABCD módszer a napi tennivalók listájához, teljesen megszervezte munkáját, és megalapozta a fontosabb feladatok gyorsabb elvégzését.

A legfontosabb feltétele annak, hogy az ABCD módszer valóban működjön Önnél, hogy megfeleljen a következő követelménynek: késedelem nélkül kezdje el az A-1 feladatot, majd dolgozzon rajta, amíg teljesen be nem fejeződik. Használja akaraterejét, hogy elkezdje és folytassa az Ön számára pillanatnyilag legfontosabb feladatot. Fogja meg a legnagyobb „békáját”, és „egye meg” megállás nélkül az utolsó falatig.
Az a képesség, hogy elemezze az aznapi tennivalók listáját, és kiemelje az A-1 feladatot, kiindulópontként szolgál majd ahhoz, hogy valóban nagy sikereket érjen el tevékenységében, növeli önbecsülését, önbecsüléssel és önérzettel tölt el. büszke az eredményeire.
Amikor megszokja, hogy teljes mértékben a legfontosabb feladatára, vagyis az A-1 feladatra koncentráljon – más szóval a fő „békájának” megevésére –, akkor kétszer, sőt háromszor többet fog megtanulni, mint az emberek. körülötted.

6. Először edd meg a békát

Átmenet nehézről könnyűre

Biztosan hallottad már ezt a kérdést: "Hogyan ennél meg egy elefántot?" A válasz természetesen „darabról darabra”. Hogyan ennéd meg a legnagyobb és legrosszabb „békádat”? Ugyanígy: konkrét lépésenkénti cselekvésekre bontaná, és a legelsőtől kezdené.

Kezdje a munkanapját a legnehezebb feladattal, és végezze el, amilyen gyorsan csak tudja. Segít felismerni, hogy még sok a tennivalód, és a munkaidő korlátozott. Ha először a legnehezebb dolgot csinálod meg, hatalmas elégedettség érzése lesz. Használja ezt a szabályt minden nap, és látni fogja, mennyi energiát kap, és milyen hatékonyan telik a munkanapja. Ha egy problémás feladatot folyamatosan a nap végére halogatsz, az azt jelenti, hogy továbbra is ezen a feladaton fogsz gondolkodni egész nap, és ez megakadályozza, hogy más feladatokra koncentrálj! Először edd meg a békát, majd folytasd darabonként az elefánt elfogyasztását!

Időtervezési eszközök

Tervezze meg minden napját előre.
Tervezés útján költözünk
a jövő a jelenbe, és ezáltal mi
lehetőség valamit tenni
már most is vele kapcsolatban

Alan Lakin

A „tervezők” fő generációi
A munkaidő-szervezés ma ismert technológiái, eszközei több generációra oszthatók - a különbségek itt az információrögzítés elveiben és a felhasználás technológiájában vannak.

A 20. századig a munkaidő-tervezés primitív módszerekkel zajlott: feljegyzések, teendők listája stb. A múlt század elején az üzletág fejlődésével párhuzamosan olyan új eszközök is elterjedtek, amelyek megkönnyítették a vezető munkáját. időt tervezni.
A háztartási naptár irodai munkához való adaptálásának ötlete a 19. században merült fel, és asztali naptár formájában 1870-ben valósult meg. Minden napra a naptár egy-egy oldala került kiosztásra, amelyen a dátum, nap, hónap és év szerepelt. A jegyzetek szabad helye lehetővé tette a szükséges jegyzetek elkészítését: tárgyalások, értekezletek, kiadások, értekezletek. Csaknem egy évszázada az asztali naptár a vezetők fő időtervezési eszköze.

Az asztali naptár fejlesztésének eredménye a napló és a heti tervező lett. A napló egy laza levelű, folyamatos naptár, kényelmes jegyzettömb formájában, különböző formátumokban. A naplót magával viheti találkozókra és üzleti utakra.
A menedzser számára még kényelmesebbnek bizonyult a heti napló, amelyben meg lehetett tervezni a munkahetet és a napot, nyomon követni a rögzített feladatok végrehajtását, elemezni az eltöltött időt (mivel megjelent a munkanap óránkénti bontása), stb. gyorsan kereshet információt (elvégre most 52 hétbe volt csoportosítva, nem 365 napba). A 80-as években a heti naptárak gyakorlatilag felváltották az asztali naptárakat, és annyira elterjedtek, hogy a vállalkozások üzleti stílusának elemévé váltak.

A naptár, a jegyzettömb és a telefonkönyv egyetlen kényelmes eszközben történő kombinálásának tervezési ötlete 1921-ben sikeresen megvalósult „szervező” formájában (az angol szervezőtől). A hangszer utólagos fejlesztése formátum, dizájn, papírminőség és külső dekoráció változtatásával történt. Itt egy eszközben egyesítették az információtároló eszközöket és a technikai eszközöket (naptár, jegyzettömb, cím- és telefonkönyv, névjegykártyatartó, toll, mikroszámológép). Ugyanakkor az iratok egyértelmű osztályozása és rendszerezése nem volt.

A híres „időmenedzsert” 1975-ben hozták létre Dániában. Megvalósította a személyes eredmények célzott tervezésének ötletét, amely a funkciók szabványos osztályozóján („kulcsfeladatok”) és a globális események megvalósítására szolgáló technológián („elefánt feladatok”) alapul. Ugyanakkor az „időmenedzser” alkalmazása csak a természettől fogva szervezett és fegyelmezett emberek számára bizonyult elfogadhatónak, és jelentős anyagi ráfordítást is igényelt a képzéshez és az elsajátításhoz.
Ennek ellenére az ilyen típusú „szervező” elnevezés – „időmenedzser” – közhasználatú szóvá vált, és ma az idő, mint menedzsment erőforrás aktív felhasználásának általános megközelítését jelöli.

A tudományos és technológiai fejlődés az elmúlt évtizedekben technológiai szempontból alapvetően új elektronikus időtervezési eszközök létrehozásához vezetett: elektronikus notebook, különféle szervizprogramok PC-khez, mobiltelefonokhoz, okostelefonokhoz stb.

A legjobb modern időgazdálkodási technológiák:

1.Trello egy ingyenes webalkalmazás projektek kezelésére kis csoportokban. A Trello lehetővé teszi, hogy produktívabb és együttműködőbb legyen. A Trello táblák, listák és kártyák gyűjteménye, amelyek segítségével szórakoztató, rugalmas és könnyen megváltoztatható módon szervezheti és rangsorolhatja a projekteket.

2. Evernote – webszolgáltatás és szoftverkészlet jegyzetek készítésére és tárolására. A jegyzet lehet egy formázott szövegrész, egy teljes weboldal, egy fénykép, egy hangfájl vagy egy kézzel írott jegyzet. A jegyzetek más fájltípusú mellékleteket is tartalmazhatnak. A jegyzetek jegyzetfüzetekbe rendezhetők, címkézhetők, szerkeszthetők és exportálhatók.