A tervezési megbeszélésre könnyű felkészülni, itt a lehetőség. Tervezési megbeszélés az alkalmazottakkal: hatékony terv
A tervezési értekezlet lehető leghatékonyabb megszervezése és lebonyolítása.
Keressen megoldást a megvitatásra felvetett problémára, vagy határozza meg az irányt a helyzet konstruktív irányba történő fejlesztéséhez.
Érdekes egy tervezési értekezletet tartani, hogy a résztvevőknek ne legyen idejük ásítozni, és ne érezzék elvesztegetett időt.
Cselekvési terv
1. Ismerkedjen meg a tervezett tervezési értekezlet szervezési módszerével.
2. Készüljön fel, készítse elő a szükséges anyagokat és hívjon meg résztvevőket.
3. Tartson egy tervezési értekezletet.
4. Foglalja össze a tervezési értekezlet eredményeit, és ismertesse meg velük az összes résztvevőt.
Hogyan szervezzünk tervezési értekezletet
Első, ami a tervezési értekezlet lebonyolításához szükséges, az a tervezési értekezlet kérdése vagy témája. Milyen munkahelyi problémát szeretne megoldani? Milyen pozitív hatással lesz a szervezet munkájára a tervezési értekezlet. Előzetesen tájékoztassa a tervezési értekezlet résztvevőit ezzel a kérdéssel. Így időt takarít meg a tervezési értekezleten, és a beszélgetés résztvevői máris érdekes ötletekkel jelentkezhetnek az Ön kérdésében.
Második– ezek azok az emberek, akik részt vesznek a tervezési értekezleten. Milyen profilú szakemberekre és milyen szintű vezetőkre, vagy milyen vonalbeli alkalmazottakra van szüksége, hogy megtalálja a választ a feltett kérdésre?
Harmadik– a tervezési értekezlet helyszíne. Fontos, hogy ez egy külön helyiség, vagy akár egy speciális tárgyalóterem. Ahol mindenki számára elegendő hely lesz, ott kívülállók (a tervezési értekezleten részt nem vevő munkavállalók) nem zavarhatják Önt, és nem csörögnek a telefonok.
Negyedik– a tervezési értekezlet időpontja. Kívánatos, hogy minden résztvevő számára kényelmes vagy állandó legyen. Például a napi tervezési értekezleteket minden nap pontosan 8:30-kor tartják. Mindenesetre a tervezési értekezlet időpontjának kiválasztásakor a legfontosabb résztvevőkre kell összpontosítania. És írja fel előre, több órára, helyesebben napokra.
Ötödik– a tervezési értekezlet szabályzata. Fontos, hogy ne csak időben kezdjük el a tervezési értekezletet, hanem az is, hogy időben fejezzük be. Határozza meg előre a kérdések megvitatásának sorrendjét és az egyes résztvevőknek szánt időt. Korlátozza ezt, így a jelentések tömörek és a lehető leginformatívabbak lesznek. Például egy beszéd nem haladja meg a 10 percet.
Hatodik- rögtönzött anyagok. A minimálisan szükséges toll minden résztvevő számára és papír. Erről előre gondoskodjon Ön, hogy ne kelljen beszélgetési időt vesztegetnie azzal, hogy mit írjon és milyen formátumban. Szükség lehet még: flipchart, projektor, képernyő, laptop, nyomtató. Minden berendezést előzetesen fel kell készíteni és tesztelni kell.
Hetedik– a tervezési értekezlet vezetője vagy titkára, aki rögzíti az Ön kérdésének tárgyalásának menetét és eredményeit.
Tervezési értekezletek formátumai
1. Összegzés, információs tervezési értekezlet.
Az ilyen tervezési értekezleteket hetente a hét elején tarthatják a szervezete összes osztályának vezetői.
Miért van szükség ilyen tervezési találkozókra?
2. Tervező értekezlet - aktuális feladatok elosztása.
Általában minden munkanap elején tartják. A formátum kézenfekvő – a menedzser az aznapi feladatokat adja ki beosztottainak. Szintén nem kell húzni az időt – mindenki megkapta a feladatot, és elment teljesíteni.
3. Tervezési értekezlet a felvetett kérdés megvitatására.
Előre megfogalmazod a kérdésedet, amit neked fogalmaztak meg magát az életet és a piac jelenlegi helyzetét. Mondja el a tervezési értekezlet célját, és küldje el ezt az információt a résztvevőknek. Kérje meg őket, hogy (ha szükséges) készüljenek fel erre a kérdésre. Előzetesen határozza meg a tervezési értekezlet szabályait és titkárát. A tervezési értekezlet eredményeit minden résztvevőnek megküldjük. Egy ilyen tervezési megbeszélés ideje nem több, mint két óra. De vannak olyan helyzetek, amikor több időre van szükség. Ebben az esetben tervezzen 15-20 perces szervezett szüneteket a teázásra és a pihenésre. (Teát és édességet is készítsen előre!)
4. Kreatív tervezési értekezlet.
Edzői munkára jelentkezés
1) Kreativitás-erőforrás fejlesztése a növekedés érdekében (önfejlesztés, szakmai növekedés, vállalkozásfejlesztés)
2) Belső konfliktusok megoldása, krízisek leküzdése a kreativitás erőforrásainak felhasználásával
Tervezési ülések és értekezletek lebonyolítása
A havi tervezési értekezletek, heti megbeszélések és napi megbeszélések szisztematikus lebonyolítása az értékesítési osztály és a szervezet egészének fejlesztésének legfontosabb eszköze. És az önfejlesztő értékesítési részleg szerves része - az üzleti folyamatok leírása és az üzlet robotpilóta indítása után.
Milyen előnyökkel jár a tervezési ülések és értekezletek megtartása?
? A vezető részt vesz az operatív irányításban. Tisztában van a szervezet minden aktuális eseményével, tud a fontos eseményekről, újításokról.
? A menedzser időben értesül a problémákrólértékesítési osztály, és módosítja a megoldási lehetőségeket. A gyakorlatban a vezető gyakran akkor vesz tudomást a problémákról, amikor azok már lendületbe jöttek és komoly károkat okoztak.
? Minden alkalmazott célokat tűz ki maga elé egy napra, egy hétre, egy hónapra. A célok megvalósítását figyelemmel kísérik. Ez megakadályozza, hogy a szervezet minden alkalmazottja NE fejlődjön. Fontos a havi fejlődés.
? Minden dolgozó tehet javaslatot a cég fejlesztésére, az értékesítés növelésére, a szolgáltatás javítására.
Az alkalmazottak ösztönözhetők arra, hogy újításokat és változtatásokat javasoljanak. Például fizesse ki a profit (vagy potenciális nyereség) 30%-át a megvalósítás első hónapjában – ha a vezetőség jelentősnek tartja az innovációt és életre hívja. Ezzel a technológiával számos nagyvállalat, mint például a DeLL az IdeaStorm szolgáltatással és a Sberbank milliós többlethasznot tudott keresni, csökkentette a költségeket és jelentősen javította az ügyfélszolgálat minőségét.
A Sberbankban a gyűjtő azt javasolta, hogy a beszedés után távolítsák el az iroda bejegyzését, amely a Belső Gyűjtemény kitöltésére szolgált. Most már hetente egyszer kitöltheti. Így gyűjtők ezrei spóroltak meg napi egy utat, csökkentve ezzel az eljárás költségeit. Az innovatív gyűjtő több mint 300 000 rubelt kapott.
? A jelentéseket időben benyújtják a cég tevékenységéről. A menedzser tartja az ujját a pulzuson: ellenőrzi az értékesítési volument, az új ügyfelek számát, az új és a régi ügyfelek értékesítési volumenét, a hirdetési és egyéb költségvetések alakulását, a számviteli jelentéseket; promóció új értékesítési csatornákon, új termékeken és szolgáltatásokon keresztül. A Plus visszajelzést kap a mutatók növekedéséről vagy csökkenéséről. Például miért csökkentek 11%-kal az eladások a múlt hónaphoz képest, vagy miért vonzottak 28%-kal több új ügyfelet ebben a hónapban?
Ez lehetővé teszi, hogy:
Az aktuális problémák időben történő azonosítása és megoldási terv felvázolása, a terv végrehajtásáért felelősök és az ellenőrzési pont (határidő) kijelölése;
Az értékesítési tervek azonnali módosítása;
Összefoglalni a hónap, hét eredményeit és összevetni a korábbi időszakok eredményeivel, elemezni a változások okait;
Gyűjtsd össze a csapatot, jutalmazd a győzteseket, tarts motiváló találkozókat;
Vázolja fel a stratégiai fejlesztési tevékenységeket;
Készítsen költségvetést és készítsen fizetési ütemtervet.
1. Reggeli értekezletek
A reggeli tervezési értekezletekre szükség van az értékesítési osztályon: a menedzserek általában nehezen indulnak el, és sok időbe telik a munkába állás. A munkaidő első másfél-két órát a reggeli beszélgetésekkel, füstszünetekkel, teával és kávéval, valamint az e-mailek ellenőrzésével töltik. A nyolcórás munkanapon belüli két óra pedig évi három hónapot jelent, amelyben az alkalmazottak nem dolgoznak, hanem pénzt kapnak érte.
1. lépés: Ki vezeti a tervezési értekezleteket
Általában az értékesítési osztály vezetője, de az általános vagy kereskedelmi igazgató is bevonható.
2. lépés. Mennyi ideig tart a reggeli találkozó?
A tervezési értekezlet idejét szigorúan szabályozni kell - 10-20 perc, nem több. Ez elég ahhoz, hogy „bekapcsolja” a vezetőket és felállítsa őket a produktív munkára. Fontos, hogy a tervezési értekezletet ne húzzuk egy óráig. A taktikai kérdések megoldásához hetente egyszer szükséges általános tervezési értekezletet tartani.
A vezetők bármilyen kifogása, például: „Most nincs időm megbeszéléseket tervezni, ég a munka. Miért vesztegeti az időt?" – azonnal le kell állítani. Az üzleti folyamatok megszervezése során Ön és munkatársai különböző pozíciókból néznek: vezetők - a „gyorsabban be kell zárnunk az ügyfelet”, Ön pedig - abból a pozícióból, hogy a rendszert óraszerűen működtesse. Ezen túlmenően, 15 perc nem valószínű, hogy egy ügyfél elvesztéséhez vagy egy üzlet kudarcához vezet, különösen a nap elején. Fontos, hogy a reggeli találkozókat rituáléként valósítsuk meg, és soha ne hagyjuk ki őket. 21-30 nap után mindenki megszokja, hogy ez a munkanap szerves része, és nem szabotálja a folyamatot. Fontos, hogy a megvalósítás első napjától egyetlen napos megszakítást ne engedjünk meg.
3. lépés Milyen kérdéseket vitatnak meg a délelőtti megbeszélésen?
Tervek jóváhagyása és célok kitűzése a mai napra. Emellett rendelkezésre áll egy munkanapló a hívások listájával és az előző napi értékesítési tervről szóló jelentés. Ráadásul a vezetők beszámolnak a tegnap kitűzött célok eléréséről - válaszolnak a kérdésekre, hogy pontosan mik voltak a célok, mit sikerült elérni és mi nem sikerült, milyen segítségre van szükség. Minden vezető kitűz egy célt az adott napra – mindegyik egy kis táblázatba kerül, amelyhez minden vezető és az osztályvezető hozzáfér. Példacélok: „nyomást gyakorolni az ABC LLC ügyfelére, megerősíteni három kulcsfontosságú ügyfél kifizetését, megbeszélni egy találkozót egy új, ígéretes ügyféllel.”
A célok három kategóriába sorolhatók:
1) napi célok az ügyfelek számára;
2) fizetési célok;
3) a kintlévőségekkel való munka.
4. lépés Töltse ki a táblázatot(5.12. táblázat)
5.12. táblázat Napi terv
Első feladat osztályvezető - ellenőrizze a jelentéseket.
Második feladat– adja meg a vezetők által kitűzött célok listáját. Fontos, hogy kitűzzék saját céljaikat.
5. lépés Skype-találkozók
A modern kommunikációs eszközök lehetővé teszik a tervezési értekezletek távolról történő megtartását, például Skype-on keresztül. A vezérigazgató a világ bármely pontjáról részt vehet a délelőtti megbeszélésen, és további feladatokat oszthat ki az értékesítési osztályra. Miután alkalmazottai megszokták a napi megbeszéléseket, ezt a folyamatot teljesen átviheti Skype módba. Ez a technológia elvileg más tervezési értekezletekre is alkalmazható, ha már kialakult a megtartásának hagyománya, akkor a szabályzat le van írva, és minden dolgozó tudja, milyen dokumentumokat kell benyújtania a tervezési értekezletre, és milyen kérdésekre kell választ adni.
2. A heti megbeszélések lebonyolítása
1.2. Amikor:
1.3. Ki vezeti:
1.4. Aki jelen van:
1.5. Megbeszélt kérdések:
1.6. Szükséges dokumentumok:
2. Eljárás.
2.1. Először közöljük a napirendet.
2.2. Rövid beszámoló a heti eredményekről.
2.4. Tervek meghatározása, módosítása.
2.5. Konkrét célok kitűzése a következő hétre.
2.6. Az alkalmazottak javaslatainak meghallgatása.
2.7. Milyen jelentések és dokumentumok kerülnek a vezetői asztalra.
3. Az ülés jegyzőkönyve.
(A titkár tölti ki.)
3. Példa „A heti találkozókra vonatkozó szabályok”
1. Cél, idő, résztvevők, dokumentumok.
1.1 Cél:
Elemezze az értékesítési tervek végrehajtását a hónap elejétől és a várható eladásokat a végén;
A korábban kiosztott feladatok elvégzésének ellenőrzése, új feladatok hozzárendelése vagy a meglévők átütemezése;
Az aktuális problémák azonosítása és megoldásukra lépésenkénti tervek előírása, rövid instrukciók írása, a terv végrehajtásáért felelősök és az ellenőrzési pont (határidő) kijelölése;
Kövesse nyomon a múlt heti feladatok elvégzését;
Jelentse be a vállalatnál történt fontos eseményeket és újításokat.
1.2 Amikor végrehajtják:
Minden hétfőn 10:00 és 11:30 között.
1.3 Ki végzi:
ügyvezető igazgató vagy (ha nincs jelen) főigazgató.
1.4 Aki jelen van:
főigazgató (ha szükséges).
ügyvezető igazgató (fejlesztési vezető).
Pénzügyi igazgató (főkönyvelő).
Értékesítési vezetők.
Technológus.
1.5 A megvitatott kérdések:
Fontos, hogy jegyezze fel a megvitatott standard kérdések listáját, és mindig nézze át azokat. Minden kérdés két kategóriába sorolható:
Rendszeres – az előírások szerint tárgyaltak;
Fejlesztési kérdések - az ülés terve (napirendje) szerint.
Minden kérdésre egy bizonyos időt kell szánni, és ez idő alatt van idő a megoldás kidolgozására, cselekvési tervet írni és felelőst kijelölni. Bár a stratégiai kérdésekről még sokáig lehet beszélni. Ebben az esetben a legfontosabb, hogy ne feledkezzünk meg a találkozó céljairól, és döntésre vigyük a kérdést. Ez sokkal jobb, mint egy tucat kérdést feltenni, és egyiket sem hozni logikus következtetésre.
Az ülésen négy-hat kérdés tárgyalható meg. Nehezebb az észleléshez és az aktív munkához.
1.6 Szükséges dokumentumok:
Minden jelentést nyomtatott formában adunk meg, és elektronikusan tárolunk megosztott hozzáférés céljából.
A könyvelő biztosítja:
Értékesítési jelentés a hétről és a hónap elejéről.
Értékesítési osztály vezetője:
Értékesítési jelentés minden vezetőről.
Napló a feladatok és a meghozott döntések rögzítésére.
Az ülés előtt az ügyvezető vagy a cégvezető ellenőrzi a szükséges dokumentumok rendelkezésre állását.
2. Eljárás.
2.1. Kihirdetjük a napirendet.
2.2. Rövid beszámoló a heti eredményekről. Fontos, hogy az alkalmazottak az elért eredményekről beszéljenek, és ne arról, hogy mit tettek a cél elérése érdekében. A jelentések elkészítése 5-15 percet vesz igénybe.
2.3. A projektek előrehaladásának megbeszélése.
2.4. A jelentések osztályonkénti elemzése, statisztikákkal kapcsolatos tervek meghatározása, módosítása.
2.5. Tűzz ki konkrét célokat a következő hétre. Jegyezze fel a jegyzőkönyvbe. Jelölje meg a felelősöket.
2.6. Hallgassa meg az alkalmazottak javaslatait az eladások növelésére, a szolgáltatás minőségére stb. Ezeket e-mailben külön dobozba gyűjtheti, és a megbeszélésen csak azokat veszi figyelembe, amelyeknek van jövője. Feladatok, felelősségek, határidők rögzítése a jegyzőkönyvbe.
2.7 Értékesítési osztály:
A vezetőkről szóló jelentést az asztalra teszik.
Meghatározzák a konkrét ügyfelek szállítási volumenének növelésének lehetőségét (ügyfélfejlesztés). Amire szükség van a készletek mennyiségének növeléséhez: szoftverek telepítése, eladók betanítása, promóciós termékek és minták biztosítása.
Meghatározzák a szállítás újraindításának lehetőségét azon ügyfélnek, aki a cég hibája miatt hagyta abba a megrendelést (a kereskedelmi igazgató személyes kapcsolattartója).
Technológus:
3.1. A titkár kitölti egy szabványos űrlapon, és elküldi minden résztvevőnek.
4. A havi megbeszélések lebonyolítása
1. Cél, idő, résztvevők, dokumentumok.
1.2. Amikor:
1.3. Ki vezeti:
1.4. Aki jelen van:
1.5. Szükséges dokumentumok:
2. Eljárás.
2.1. Kihirdetjük a napirendet.
2.2. Havi eredményjelentés. Minden részleghez.
2.3. Értékesítési tervek megvalósításának megbeszélése és a következő időszakra vonatkozó tervek elfogadása. A múlt hónapban kitűzött célok megbeszélése és megvalósításuk százalékos aránya.
2.4. A következő havi költségvetés meghatározása, a szerződő felek részére történő kifizetések ütemezése és eljárása.
2.5. A győztesek díjazása a hónap eredményei alapján.
2.6. Motiváció: új KPI-k megvitatása, bónuszok és nem anyagi motiváció.
2.7. Stratégiai fejlesztési tevékenységek fejlesztése.
2.8. Marketing és reklámtevékenység fejlesztése.
2.9. Osztályonkénti összegzés.
2.10. Hallgassa meg az alkalmazottak javaslatait.
2.11. Milyen jelentések és dokumentumok kerülnek a vezető asztalára.
3. Az ülés jegyzőkönyve.
3.1. A titkár tölti ki.
5. Példa „A havi találkozókra vonatkozó szabályok”
1. Cél, idő, résztvevők, dokumentumok.
A havi ülés megtartásának rendjét a társaság vezérigazgatója határozza meg.
Cél:
Az értékesítési tervek végrehajtásának nyomon követése.
Az új értékesítési tervek jóváhagyása a kereskedelmi és ügyvezető igazgatóval együtt.
Jutalmazzák a nyerteseket, tartsanak motivációs találkozókat, gyûjtsék össze a csapatot.
Motiváció: vezessen be új KPI-ket, bónuszokat és nem anyagi motivációt.
Vázolja fel a stratégiai fejlesztési tevékenységeket.
Költségvetés, fizetési ütemezés.
Összegezve.
Amikor:
A hónap első keddje.
Ki vezeti:
Az ügyvezető igazgató vagy (a távollétében) a társaság vezetője.
Aki jelen van:
A cég vezetője.
ügyvezető igazgató (fejlesztési vezető).
Pénzügyi igazgató (főkönyvelő).
Értékesítési vezetők.
Technológus.
Logisztikai Osztály vezetője.
Szükséges dokumentumok:
Minden jelentést nyomtatott formában adunk meg, és elektronikusan is megosztjuk.
A könyvelő biztosítja:
Havi értékesítési jelentés.
Értékesítési osztály vezetője:
Értékesítési jelentés minden vezetőről (havi összefoglaló).
Minden résztvevőnél van:
Az egyes résztvevők kérdéseinek és aktuális problémáinak listája;
Egy-két ötlet, hogyan lehet a cég folyamatait javítani, hogyan lehet többet eladni és hogyan lehet javítani a szolgáltatáson.
2. Eljárás.
1) Az értékesítési tervek megvalósításának megvitatása és a következő időszakra vonatkozó tervek elfogadása. A múlt hónapban kitűzött célok megbeszélése és megvalósításuk százalékos aránya.
2) A következő havi költségvetés meghatározása, a szerződő felek részére történő kifizetések ütemezése és eljárása.
3) A győztesek díjazása a hónap eredményei alapján.
4) Motiváció: új KPI-k, bónuszok és nem anyagi motiváció megvitatása.
5) A stratégiai fejlesztést szolgáló intézkedések kidolgozása.
6) Marketing és reklámtevékenység fejlesztése.
7) Osztályonkénti összesítés.
A cég vezetője:
Kitér az elmúlt hónap eredményein alapuló jövőképére, a következő havi/negyedévi fejlesztésekre, a cég fejlődési irányára, és közvetíti az alapítók véleményét. Megbeszéli a fontos kérdéseket (szerinte). Feladatokat, azok teljesítésének határidejét tűzi ki és felelősséget szab.
Pénzügyi igazgató (főkönyvelő):
A havi értékesítési volumenről és a nyereség százalékáról összefoglaló jelentés kerül az asztalra; költségjelentés, szállítói és kintlévőségi beszámoló + összehasonlítás a múlt havi tartozással.
Három hónapot meghaladó követelések.
Milyen intézkedésekkel lehet csökkenteni a költségeket.
Értékesítési osztály:
Az asztalra kerül egy összefoglaló jelentés vezetőknek, értékesítési jelentés, tevékenységi jelentés és konverziós adatok.
Új értékesítési csatornák kialakításának lehetősége meghatározásra kerül.
Meghatározzák az új termékek igény szerinti előállításának lehetőségét.
Ügyfélszerzési csatornák az ügyfelektől származó értékesítési volumen százalékában csatornánként (15% - kontextuális hirdetés, 55% - hideghívások, 20% - újraaktiválás, 10% - ajánlások).
Új ügyfelek száma havonta (aktív értékesítési osztály).
A C kategóriából B-be és B-ből A-ba (ügyfélosztály) került fejlett ügyfelek száma.
Törzsvásárlói és A, B és C kategóriájú ügyfelek száma (ügyfélosztály).
Az újraaktivált ügyfelek száma és értékesítési volumene havonta (aktív értékesítési osztály).
Versenytársak elemzése: árak, termékek, akciók (ajánlatok).
Milyen tevékenységeket végeztek az értékesítési részleg fejlesztése érdekében: könyvek, tréningek, tanfolyamok stb. Mit valósítottak meg. Hogyan hatott ez az eladásokra?
Technológus:
Meghatározzák a negatív felülvizsgálat okát, megállapítják a felelőst és a befolyásolás mértékét.
Minden résztvevőnél van:
Kérdések és aktuális problémák listája;
Napló a feladatok és meghozott döntések rögzítéséhez;
Egy-két ötlet, hogyan lehetne javítani a vállalati folyamatokat, hogyan lehet többet eladni és hogyan lehet javítani a szolgáltatáson.
Az ülés előtt az ügyvezető vagy a cégvezető ellenőrzi a szükséges dokumentumok rendelkezésre állását.
3. Az ülés jegyzőkönyve.
3.1. Az ülés jegyzőkönyvének kitöltése. A titkárnő tölti ki. Az ülés után jegyzőkönyvet küldünk minden résztvevőnek.
Az ülés/tervező értekezlet jegyzőkönyve
01M szám, 2014.02.02., Szentpétervár
Az értekezletek lebonyolítása A menedzser különféle tevékenységei közül a megbeszélések emésztik fel a legtöbb időt. Aligha van más olyan tevékenység, amelyben annyi időt veszítenének el az alkalmazottak, mint a lebonyolítás során
Álomcsapat című könyvből. Hogyan hozzunk létre egy álomcsapatot szerző Sinyakin OlegTervezési értekezletek a semmiről Heti értekezlet az irodában Hétfőnként Résztvevők: értékesítési igazgató, osztályvezetők - szükség szerint minden hétfőn összeültek az értékesítési osztály vezetői, és beszámoltak arról, hogy mi történt és mi nem. Kevés
A Vezesd az embereket veled című könyvből írta Novak DavidA megfigyelések fontosak Vezetőként ügyeljen arra, hogy az emberek ne keverjék össze a fejlődést az eredményekkel. Öt kiló fogyása jó, de az eredmények nyomon követése és megtekintése nagyon fontos, különösen, ha ez a következő öt kiló fogyásához vezet,
Az Infobusiness teljes kapacitással című könyvből [Duplán értékesítés] szerző Parabellum Andrej Alekszejevics Egy menedzser szabályai és tabuk című könyvéből szerző Vlasova Nelly MakarovnaHogyan kell változtatásokat végrehajtani? A változás a legállandóbb jelenség, és pontosan ezen a helyen lépünk a leggyakrabban kedvenc gereblyénkre. A dudoroktól szinte lehetetlen megszabadulni, de az óvatosság és a ravaszság enyhítheti az ütéseket. Vegyünk megelőző tablettákat, mint
A Reklámügynökség könyvből: hol kezdjem, hogyan sikerüljön szerző Golovanov Vaszilij Anatoljevics4. kérdés Hogyan és hol kell interjúkat készíteni? Cselekvési terv: válassza ki az üzletvitel és az értékesítés helyét, módját és technológiáját; eldöntjük, hogy szükségünk van-e irodára (most és általában); irodát bérelünk interjúkhoz, képzésekhez és menedzserek munkájához (nem
Az MBA in Your Pocket: A Practical Guide to Developing Key Management Skills című könyvből írta Pearson Barry A Pénzügyi menedzsment egyszerű című könyvből [Alaptanfolyam vezetőknek és kezdő szakembereknek] szerző Alekszej Gerasimenko A Marketing kormányzati és állami szervezetek számára című könyvből szerző Kotler Philip A Személyzeti tanúsítás - a kölcsönös megértés útja című könyvből szerző Brigitte Sivan A szerző könyvéből A szerző könyvébőlHogyan kell egy találkozót lebonyolítani? Az emeleteken való séta és a biztonsági őrrel való konfliktus sok időt vett igénybe. Az órámra pillantva rájöttem, hogy nem lesz időm bemenni az irodába - két perc volt hátra az ülés kezdetéig. Egyenesen a tárgyalóba mentem, ahol hagyományosan tartottak
Borisz Metlenko
Forrás: „értékesítési” menedzser ABC-je
Ma meglepődve értesültél arról, hogy a főnök úgy döntött, közelebb kerül az emberekhez, és hétfőtől egy ötperces megbeszélésen kell beszámolnod az elvégzett munkáról, és nyilvánosan terveket kell készítened. Ha van valami ötleted
Ma meglepődve értesültél arról, hogy a főnök úgy döntött, közelebb kerül az emberekhez, és hétfőtől egy ötperces megbeszélésen kell beszámolnod az elvégzett munkáról, és nyilvánosan terveket kell készítened. Ha fogalmad sincs, hogy mindezt hol kell megközelíteni és mire számíthatsz, olvass tovább, jól fog jönni.
Úgy tűnik, a főnököd végre eljutott egy olyan könyvhöz, mint a „Csapatvezetés a dumákhoz”, vagy idősebb társaitól kapta a tanácsát. Valójában ez a vezetői munka egyik alapszabálya:
1. Állítson be egy feladatot
2. Végrehajtók kijelölése
3. Határozzon meg határidőket
4. Az előadók figyelemmel kísérése a feladat végrehajtása során.
Az ötperces megbeszélésen készült jelentés azt jelenti, hogy az alkalmazottak nyomást gyakorolnak magukra, és segítenek kontrollálni magukat. A főnök pedig leül, új utasításokat ad és jegyzeteket készít a naplójába. Ennek az eljárásnak az a célja, hogy légkört teremtsen a csapatban: „Nincs rejtegetnivalónk – egy csapat vagyunk. A vezetőség folyamatosan figyeli az eseményeket. A személyzet nincs elhagyva. A nagy testvér figyel téged."
Ez azért van így, hogy tudja, mi motiválja a vezetőségét.
Két hírem van számodra: az egyik jó, a második... döntsd el magad.
A jó hír az, hogy kevés vezető képes pontosan betartani saját szabályait. (Ez az egész zűrzavar a találkozók tervezésével hamarosan véget érhet)
Még egy hír:
Ha ezt korábban nem fogadták el az Ön szervezetében, akkor változás jön, és lehetősége van arra, hogy észrevegye és megbecsülje magát. A karrierről beszélek.
1. Terveinek reálisnak kell lenniük.
Az igazi terv az, amely mögött valódi cselekvés áll. Olyan feladat, amelyet jól ismer, és elképzeli, hogyan kell elvégezni az első lépéstől az utolsó lépésig. Minden munka előtt vagy közben feltett kérdésre világos és alapos választ kell adnia. (A konkrét, nem pedig homályos kategóriákban gondolkodó menedzserek ezt értékelik).
Példákat hozok arra, hogyan lehet megkülönböztetni egy absztrakt főnököt a konkréttól.
A tisztán gondolkodó főnök olyan fordulatokat használ beszédében, amelyeknek minden szava látható és érezhető. – Nem látok eredményt. – Mutasd meg pontosan, mit csináltál! "Nem vagy látható, nem érzed magad a munkában." „Vedd magadra” stb. Az eredményekre koncentrál, eleme a pontos számok és a pontos dátumok.
Egy absztraktan és csak elvont módon gondolkodó főnök így hangzik: „Vázoljuk a kilátásokat.” „Megbeszéljük az interakció lehetőségeit”, „A rendelést a lehető leggyorsabban teljesíteni kell.” Az ilyen személy általában folyamatorientált. Rengeteget tud dolgozni, állandóan el van foglalva valamivel, de a kibocsátás a nullához közelít.
(Azoknak, akik ismerik az NLP-t: A konkrét vezető kinesztetikus-vizuális vagy vizuális-kinesztetikus. Az absztrakt vezető auditív. Ellenőrzés, megfigyelés)
2. Tartalmazzon ellenőrizhetetlen feladatokat a tervében. (Erőteljes tevékenység szimulátora)
Az ellenőrizhetetlen tervek a tevékenységed azon területei, amelyeket csak akkor lehet ellenőrizni, ha egész nap a lelked fölött ülsz. Miért van erre szükség? De miért. Nem számít, milyen programokat dolgozol ki, bármilyen projektet hozol létre, a körülmények minden bizonnyal közbelépnek és akadályoznak. Ilyenek lesznek a kollégák, hozzátartozók kérdéseikkel, problémáikkal, a rossz idő csapadékával, a felettesek pedig saját beszámolójukkal. Az előre nem látható munkák és ellenőrizhetetlen tervek előmozdítása érdekében. (Nem javaslom a túlhasználatot, elég lesz heti 1-2 teszteletlen feladat)
– Mit csináltál 2 óra munkaidőben? - kérdi a főnök.
– Fogadásra vártam a Lakás- és Kommunális Bizottságban, ahogy arról a hétfői tervezőülésen beszámoltam önnek – válaszolja vidáman.
Ennyi, nincs kérdés.
Egy általam ismert programozó írt egy alkalmazást, ami elindításakor futó digitális oszlopokat, kék sávokat mutatott a folyamatjelzők változó százalékokkal stb. Amikor el kellett mennie a saját dolgára, elindította ezt a programot, és mindenkinek azt mondta: „Ne nyúljon a számítógéphez, az adatbázisom újraindexelés alatt áll”, és elment. Ennek ellenére minden feladatát és fejlesztését időben leadta.(!)
3. A munkafeladatok elvégzéséhez szükséges idő megbeszélésekor kérjen másfél-kétszer többet, mint amennyire valóban szüksége van.
Van egy szabály: egy projekt befejezése kétszer annyi időt és háromszor annyi pénzt vesz igénybe, mint az eredetileg számított.” Lényegtelennek hangzik, igaz? Ez azonban az élet által megerősített szabály egy okos könyvből. Akkor találkoztam vele először, amikor a barátaimmal nyitottunk egy kávézót, ahol később én voltam a menedzser. A szabály két nap és száz rubel pontossággal működött. Aztán még sok megerősítés érkezett. Nézz körül, kérdezd meg a barátaidat. Ha jobb mutatóik vannak, az azt jelenti, hogy van mit tanulnom tőlük.
4. Az aktuális rutinhoz, ami nem hoz kézzelfogható eredményt és sok időt vesz igénybe, már a 3-4. kérj magadnak egy asszisztenst vagy azt a képességet, hogy ezt a munkát egy kevésbé aktív vagy tehermentes alkalmazottra helyezzék át. (Ha hozzád van rendelve, ez a csapatod kialakításának kezdete).
Ez tulajdonképpen a tervezésről szól. Térjünk át a beszámolókra.
5. Kerülje a közbenső eredmények jelentését., kivéve persze, ha hosszú távú projektről van szó, vagy a menedzsment nem követeli meg azonnali jelentéstételt.
Az embereknek tudniuk kell, MIT csinálsz, nem HOGYAN csinálod.
Előbb-utóbb eljön a mesteri tudás - ez az a képesség, hogy gyorsan és egyszerűen megbirkózz a munkával. Sajnos ebben az országban nem szeretik a könnyedséget, itt a nem szakember kemény, kitartó munkáját tartják nagyra. (a nem profik olcsóbbak)
Ha továbbra is azt kérdezik tőled: "Milyen szakaszban van a SOMETHING GLOBAL megvalósítása???" - legyen készleten egy világos és egyszerű válasz, például: „A dokumentumok ügyfelek általi mérlegelésének szakaszában.” „Elvi megállapodás született arról, hogy ezen a (jövőbeni) héten találkozunk.” stb.
6. Rövidség, pontosság, világosság. Ezek a kritériumok a tervezési értekezleten elhangzott beszédéhez. Készüljön fel további kérdések megválaszolására.
7. Az elvégzett munkáról szóló beszámolónál ne szerénykedj. Nincs szükséged mások babérjaira, de ami a tiéd, az csak a tiéd. Ha valaki segített neked, feltétlenül ismerd el (az emberek megköszönik). Ha közbeavatkoznak, fenyegetőzz: "Bejelentem a hatóságoknak a tervezési értekezleten."
És még egy kis kitérő. Kérjük, ne tekintse ezt a szöveget útmutatónak a feletteseivel való kavaráshoz. Az itt leírtak segítenek abban, hogy kényelmes munkakörülményeket teremtsen magának. Jegyezd meg, hogy nem dolgozol, hanem dolgozol. Sajnos van még egy szabály az irodai életben: „Aki szánt, az lovagol.” Ezek az ajánlások lehetővé teszik, hogy saját munkaterületet építsen ki az irodában, védve a vezetőség szükségtelen követeléseitől ("Látod, el vagyok foglalva!", "Soha nem hagytalak cserben, így adj lehetőséget, hogy pénzt keressek" az Ön számára általában”), és egyúttal minden rendelkezésre álló lehetőséget felhasznál a hatékony munkavégzés és a karrier növekedés érdekében.
Nagyon szívesen fogadok észrevételeket, kritikákat és javaslatokat.
A reggeli ötperces megbeszélés (operatív értekezlet) megszervezése és lebonyolítása. Szabályok, tippek, ajánlások. (10+)
Tippek helyzetmegbeszélés lebonyolításához
Az operatív értekezlet nagyon hatékony irányítási eszköz lehet, vagy egy erőteljes időelnyelővé válhat, amely nagymértékben csökkenti a munka hatékonyságát. Hogyan lehet megbizonyosodni arról, hogy az ötperces RAM hasznot hoz, és nem kárt?
Találkozási célok tervezése
Milyen gyakran kell tervezői értekezletet tartani? Attól függ, miért csináljuk. Milyen gyorsan változik a helyzet, milyen gyakran kell ellenőrizni, hogy a munkaterv megvalósul-e, és módosítani kell.
Fontos! Egy operatív értekezleten nem lehet felelősségteljes, kidolgozást, megbeszélést igénylő döntést hozni. Az ilyen döntéseket részletesebb üléseken hozzák meg. Megvalósításukat a fent hivatkozott cikk ismerteti. Tervezési értekezletre van szükség ahhoz, hogy:
- vagy győződjön meg arról, hogy minden a terv szerint halad,
- vagy megérti, hogy vannak kisebb eltérések, amelyek a jelenlegi sorrendben, tanácsokkal vagy segítséggel megoldhatók a lemaradóknak,
- vagy megállapítja, hogy komolyabb kiigazítások vagy új tervezési megoldások szükségesek, kijelöli a kérdés áttanulmányozásáért, a témában való teljes körű értekezlet előkészítéséért és megtartásáért felelősöket.
Terv, működési szabályzat
A fentiek alapján megfogalmazhatjuk az alapvető szabályokat:
Munkaterv. Részletes munkatervnek kell lennie. Ennek a tervnek olyan részletesnek kell lennie, mint egy ötperces megbeszélésnek. Például, ha minden nap operatív értekezletet tartunk, akkor a tervnek napi részletezésben kell lennie, legalább pár héttel előre. Ellenkező esetben egyszerűen nem lesz mit megvitatni a tervezési értekezleten. Értelmetlen hallgatni a munkavállaló beszámolóját a napközben végzett munkáról, ha nem tudni, mit kellett volna aznap csinálnia.
Előírások. Minden résztvevő jelentésére minimális időt kell szánni. Általában körülbelül öt percet szánnak rá, de kevesebb idővel is boldogulhat. Előfordulhatnak speciális esetek, amikor például egy alkalmazott hírt közöl. Időt kell neki adni a hírek mennyisége alapján. A vitára ugyanannyi időt szánnak, mint a jelentésre. A megbeszélés során pontosító kérdéseket tehet fel, rövid tanácsokat adhat, egyeztethet arról, hogy a következő tervezési értekezlet előtt mit kell tennie a munkavállalónak. Ha az operatív értekezleten nem lehetséges a kérdés megvitatása a megadott időn belül, akkor az utána történő kidolgozást kell tervezni, csak azon munkatársak részvételével, akik a témával kapcsolatban állnak. Ez lehetővé teszi, hogy ne terelje el és ne veszítse el mások idejét, akiknek semmi közük a problémához.
Jegyzőkönyv. Minden meghozott döntést jegyzőkönyvben kell rögzíteni. Aztán a következő tervezési értekezleten egyszerűen felvesszük az előző jegyzőkönyvet, és ellenőrizzük, hogy minden résztvevő megtette-e azt, amit az előző ülésen elterveztek. Ha egy alkalmazott nem tudott elvégezni egy feladatot, el kell döntenie, hogyan segítsen neki. Hülyeség azt várni, hogy anélkül, hogy az első héten elvégzi a feladatot, a következőben megcsinálja. Ki kell deríteni, hogy a munkavállaló milyen nehézségekbe ütközött, és hogyan lehet ezeket közös erőfeszítésekkel leküzdeni.
Hasznos egy operatív értekezlet?
A megfelelően szervezett ötperces foglalkozások lehetővé teszik, hogy:
- Minden alkalmazottat tájékoztatni kell a munka előrehaladásáról.
- Minden alkalmazottnak világos elképzelése van arról, hogy mit kell most tennie.
- Gyorsan diagnosztizálja, ha egy alkalmazott nehézségekbe ütközik, azonnal segítsen, tanácsoljon és nyomjon.
Példa az értekezlet protokolljára
A jegyzőkönyvet táblázatban tartom. Az első függőleges oszlopban felsorolom a tervezési értekezlet összes résztvevőjét. Az első sor a dátumokat tartalmazza. Minden dátumhoz két oszlop tartozik. Az elsőt ezen a napon a tervezési értekezleten töltik ki, a másodikat pedig a következő tervezési értekezleten az elmúlt hét eredményei alapján, egyidejűleg a következő heti tervek kitöltésével. Az első oszlop kimerevíthető, a többi pedig fokozatosan balra tolható, így csak a múltbeli és az aktuális dátumokat láthatja. És ha kell, meg lehet nézni a korábbi dátumokat is.
| 15.07.13 | 22.07.13 | |||
| Gyakorlat | Eredmény | Gyakorlat | Eredmény | |
| Támogatási Osztály vezetője | Válaszoljon az ügyfelek kéréseire az új verzió időzítésével kapcsolatban Készítse el a megoldatlan problémák listáját a megvalósítással kapcsolatban az ügyfélnél 1 Írjon alá egy törvényt az ügyféllel 2 | Határidők megtörténtek, az ügyfelek tájékoztatása megtörtént, és a fejlesztési osztályhoz benyújtották az aktust, észrevételek vannak | Kövesse nyomon az új verzió elkészítésének munkáját a fejlesztési részleggel együtt dolgozza át az ügyfél megjegyzéseit 2 | |
| Fejlesztési Osztály vezetője | Készítsen elő egy új modult a megjelenítéshez. Változtassa meg a könyvelési mechanizmust. Javítsa ki a jelentési űrlap hibáját | Az új modul nem készült, hibákat észleltek a számviteli mechanizmusban változás történt. | A támogatási osztállyal együtt dolgozza ki az ügyfél problémáinak listáját 1 A támogatási osztállyal együtt dolgozza ki az ügyfél megjegyzéseit 2 Az értékesítési osztállyal közösen készítse elő a modult a bemutatóra | |
| Értékesítési Osztály vezetője | Készítsen és küldjön javaslatot egy új modul szállítására 10 ügyfélnek. Az új modul bemutatása a 3. és 4. ügyféllel | A kereskedelmi javaslatok elkészítése és elküldése megtörtént. A bemutató az új modul elérhetetlensége miatt nem valósult meg. | Küldjön kereskedelmi ajánlatokat további 10 ügyfélnek. Kövesse nyomon egy új modul bemutatóra való előkészítését | |
| Módszertani Osztály vezetője | Készítsen áttekintést a jogszabályi változásokról | Szemle elkészítve | Feldolgozza az 1. ügyfél kérelmét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az megfelel az elfogadott módszertannak | |
Top Gear UK: a tervezési megbeszéléseket a legjobb nyugodt légkörben tartani
Sok csapat gyakorolja a tervezési értekezleteket, amelyeken a vezetők elosztják a feladatokat és felvázolják a közeljövő általános munkataktikáját. Sok kormányhivatal hétfőn délelőtt tart tervezési ülést.
Vannak, akik időpocsékolásnak tartják a találkozók megtervezését, másrészt viszont az aktuális kérdések rendszeres megbeszélése nélkül minden bizonnyal sok lesz az összehangolatlan cselekvés. Itt is, mint mindig, az egyensúly a fontos.
Például sok kormányzati ügynökség hetente gyakorolja a tervezési értekezleteket, és ott gyűjti össze az összes munkatársat. Ez az időpazarlás klasszikus példája. Nem minden héten merülnek fel olyan sürgető problémák, amelyek az egész csapat számára fontosak. Az ilyen eseményeken azonban mindenkinek jelen kell lennie. Még azokat is, akiket az aktuális napirend sem közvetlenül, sem közvetve nem érint. A találkozók és a tervezési ülések az időbeosztás klasszikus példáivá váltak az elvesztegetett időre.
HOGYAN LEHET A TÖKÉLETES TERVEZŐ?
Semmi sem tökéletes. Senki sem tudja, hogyan kell helyesen lebonyolítani egy tervezési értekezletet. Itt túl sok a változó. Az, hogy a csapatának milyen tervezési találkozóra van szüksége, attól függ, hogy hány embere van, és milyen típusú tevékenységben vesz részt. Csak röviden tudom elmondani, mit láttam a különböző szervezeteknél.
Amikor az intézetben dolgoztam, két szerkezeti részlegben volt lehetőségem dolgozni. Mindketten gyakorolták a találkozót a vezetővel. Szabálytalanul zajlottak, és mindkét esetben meglehetősen eredményesek voltak. Sikerült minden sürgető kérdést megbeszélnünk. Egyetlen hátulütője volt ezeknek a tervezési értekezleteknek – néha (nem mindig) unalmasak voltak, hiszen nem minden kérdés foglalkoztatott így vagy úgy.
Dolgoztam egy magánszervezetben is, ahol egyáltalán nem voltak tervezési értekezletek. Mindenesetre, miközben programozóként dolgoztam, volt szerencsém a rendezővel négyszemközt beszélni körülbelül 2,5 év alatt. A munkaidő hátralévő részében a közvetlen munkámmal foglalkoztam, és a jelenlegi módban megbeszéltem a munka eredményét a vezetővel. Ez elég volt a szemnek.
Egy másik szervezetben napi tervezési értekezleteket láttam, amelyeket minden reggel gyakorolnak, függetlenül attól, hogy van-e aktuális napirend vagy nincs. Az én ízlésemnek a napi tervezési értekezletek túl sok. Például, ha minden reggel minden csapattag 15 percet szán egy tervezési értekezletre, és további 15 percet a napi tevékenységekhez való visszatérésre, akkor egy héten belül minden alkalmazottra 2,5 óra kiesés jár. Ez a teljes munkaidő több mint 5%-a. Egy hónap alatt már több mint 10 órát gyűjtöttem össze. Egyetértek - ez észrevehető.
A délelőtti tervezői értekezletek mellett tapasztaltam az esti tervezési értekezletek gyakorlatát is, amelyek nyugodt légkörben zajlanak, amikor már sok minden megtörtént, és senki sem siet. Én személy szerint jobban szeretem ezt a formát, mint a reggeli tervezési értekezletet.
Ami a heti tervezési értekezleteket illeti, valószínűleg szükség lesz rájuk. De meg kell próbálnia a legsűrítettebb formában lebonyolítani őket. Ne húzza órákig a megbeszéléseket. Főleg, ha nagyszámú ember vesz részt a tervezési értekezleten.
MIÉRT GONOSZ A REGGEL TERVEZŐ?
Amíg az emberek munkára készülnek, addig ébrednek, eltelik egy kis idő. Aztán csak elkezdik intézni a dolgukat – és a reggeli tervezési értekezlet eltereli a figyelmüket. Aztán a tervezési értekezlet után újra munkába állnak. És - ne adj isten, valaki elvonja a figyelmüket a munkájukról a tervezési értekezlet után. Aztán délelőtt 11 órakor ebédelni kell, ebéd után pedig álmos lesz. A reggel a legjobb és legtermékenyebb időszak. Nem költeném napi tervezési értekezletre.
TALÁLKOZÓK A FOLYOSÓN ÁLLÓ
Ha kevés ember van a csapatban, akkor miért ne a folyosón állva tarthatnánk megbeszéléseket. Az ülő életmóddal ez egészségesebb, és sokkal szabadabbnak érzi magát. Sok üzleti coach azt tanácsolja, hogy ezt a napi gyakorlatba ültessék be. Ezt az ötletet továbbviheti, és megvitathatja a munkahelyi kérdéseket a vacsoraasztalnál vagy edzés közben a vállalati edzőteremben. Gondoljon csak bele: két dolgot csinál egyszerre, emellett a leglazább légkörben vitatja meg a munkahelyi projektjeit, és nyíltabban beszélhet kollégáival, mint az irodában.
Előző cikk: Mekkora a fénysebesség Következő cikk: Harmonikus rezgések Az oszcillációs frekvencia fizikai képlete