A vezető személyes munkájának racionalizálásának módszerei. Mit nyújt az Alpa módszer? Csomagolás keretekbe

Üdvözlet, kedves előfizetők! Jurij Okunev veled van.

Biztos abban, hogy minden lehetséges eszközt felhasznál az időfelhasználás optimalizálására? Mindjárt megjegyzem, hogy az Eisenhower-mátrix, az átlagos prioritás elve és a Pareto-törvény nem minden időmenedzseri eszköz! Vannak kétségei? És jól csinálták!

Ma az Alpa módszerről lesz szó az időtervezésben. Lehetővé teszi, hogy minden egyes feladatot a helyére helyezzen, és ugyanakkor hozzáértően megtervezze a célok ellenőrző listáját az egész napra.

Nem, nem, a hegyeknek, a hegymászásnak és a hozzájuk hasonlóknak semmi közük ehhez. A technikát egy Európában jól ismert német időgazdálkodási szakember, Lothar Seiwert fejlesztette ki a múlt században. Oroszországban elsősorban a könyvnek köszönhetően ismerik « Az időd a te kezedben van»

Az Alpa Principle több népszerű időgazdálkodási technikát egyesít, új és rendkívül fontos árnyalatokat adva hozzájuk. Ennek eredményeként egy teljes értékű, hatékony tervezési eszközt kap, amely figyelembe veszi a mindennapi feladatok olyan szempontjait, mint azok fontossága, sürgőssége és a megoldás összetettsége.

A módszer nem a legegyszerűbb, de ha megérti, akkor a módszer további munkája naponta legfeljebb 10-15 percet vesz igénybe. Ezért erősen javaslom, hogy tegyen erőfeszítéseket önmagáért.

Alpok módszer lépésről lépésre

Ez a rendszer magában foglalja a feladatelemzés és az időkövetés 5 szakaszát. Találjuk ki, mik ezek.

1. számú szakasz. Teendőlista készítése

Fogj egy lapot, és írd fel rá az összes célt, amit egy nap alatt el fogsz érni. Csak többé-kevésbé jelentős és időigényes feladatokat válasszon. Külön lapra írhat ki olyan apróságokat, mint a „levél berakása a postafiókba”.

2. számú szakasz. A prioritások felmérése

Most gondolja át, mely feladatok fontosabbak/sürgősebbek és melyek kevésbé sürgősek. Ebben segít az Eisenhower-mátrix, amelyről részletesen beszéltem.

A mátrix alapján ossza fel a feladatokat három oszlopba: fontos és sürgős; fontos és nem sürgős; sürgős, de nem fontos. Ahogy valószínűleg már sejtette, egy külön papírlap kis feladatokkal lesz a negyedik oszlop - olyan dolgok, amelyek nem sürgősek vagy fontosak.

Ebben az esetben azonnal használhatja a feladat típusának megfelelő rövidítéseket (találkozó, látogatás - „be”, vezérlés - „k”, végrehajtás közben - „p” stb.). Ez segít az esetek csoportokba sorolásában, és időt takarít meg.

3. sz. Időszámítás és időfoglalás

Felejtsd el egy időre a harmadik oszlopot, és fordítsd minden figyelmedet az első kettőre. Minden feladat mellett tüntesd fel a megoldáshoz szükséges hozzávetőleges időt. Például 30 perc vagy 1,5 óra.

Számolja ki, hogy összesen mennyi időbe telik ebben a két oszlopban az összes mai feladat elvégzése. Most elemezze a kapott adatokat a 60:40 arány alapján, azaz. A tervezett feladatok 60%-a a hirtelen megjelent új feladatok 40%-ához.

Ekkor ha 8 órás munkanapod van, akkor az általad összeállított feladatlista csak 5 órát fedjen le. A maradék 3 órát úgymond félre kell tenni, minden esetre.

4. sz. A prioritások meghatározása és a feladatok átcsoportosítása

Ha észreveszi, hogy a rábízott feladatok a munkaidő több mint 60%-át teszik ki, akkor először azokat az ügyeket kell előre hoznia, amelyeket ma és kizárólag az Ön személyes közreműködésével kell megoldani. A fennmaradó tételeket vagy át kell ütemeznie más napokra, vagy át kell ruháznia azokat más vállalati alkalmazottakra.

5. számú szakasz. Csapok és foltok + folyamatszabályozás

Az összes manipuláció után számos kiegészítést kell végrehajtania a listán. Először is meg kell határoznia azokat a dolgokat, amelyek szigorúan egy adott órához vannak kötve - ezek az úgynevezett „csapok”.

Például: „8.45-kor menjen orvoshoz”, „16.30-kor vegye át a nyomtatóból a kész rendelést”, „20.50-kor találkozzon anyósommal a repülőtéren” stb.

Másodszor, el kell készítenie egy listát azokról a feladatokról, amelyeket beilleszthet az ütemtervébe a fő feladatok közötti szünetekben, vagy arra az esetre, ha hirtelen szabadideje van. Ezek úgynevezett „átmeneti foltok”. Ezeket az eredeti lista harmadik és negyedik oszlopából lehet átvenni. Például „foglaljon asztalt egy étteremben”, „tudja meg a thaiföldi utazás költségeit”, „vegyen születésnapi ajándékot egy kollégájának”, „rendeljen könyvet egy online áruházból” stb.

Így egyértelmű feladatsort kapsz erre a napra (vagy a következőre, ha előre tervezed) Ez pedig mindig hatalmas plusz és komoly lépés az időd maximális kontrollja felé.

Mit nyújt az Alpa módszer?

Igen, csak egy csomó hasznos és fontos dolog!

• Világos elképzelés arról, hogy mit fogsz csinálni ma/holnap.
• Annak világos megértése, hogy mennyi időre lesz szüksége a meglévő problémák megoldására.
• Annak megértése, hogy milyen feladatokat ruház át asszisztenseire, kollégáira, vagy halassza el későbbre.
• Az egész nap nagy pontosságú megtervezése 10 perc alatt.
• További idő rendelkezésre állása mindenféle vis maior helyzetre, nem tervezett ügyekre, és egyszerűen csak a „nyugodni” lehetőség.
• Legyen időd apró, de szükséges feladatok megoldására, és legyen időd magadra és kedvesedre.
• A határidők elmulasztásának valószínűségének csökkentése stb.

**
Általánosságban elmondható, hogy ennek a rendszernek köszönhetően Ön egyszerűen a szervezet és a termelékenység megszemélyesítője! Higgye el, szeretni fogja ezt az érzést, és hamarosan egyszerűen nem tud nélküle létezni.

A hatást csak akkor tudod fokozni, ha regisztrálsz az enyémre, amelyből még egyedibb technikákat és időgazdálkodási technikákat sajátíthatsz el. Sőt, az én irányításom alatt azonnal kipróbálja az összes technikát működés közben, ami garantálja a valóban kiváló eredményt és a minimális hibákat a jövőben.

Ha pedig továbbra is kérdései vannak, hívlak egyéni konzultációra. Részletek.

Ez minden mára. Elbúcsúzunk. Iratkozzon fel a hírlevélre, és hívja meg barátait az oldalra. Sok érdekes dolog vár még ránk. Viszlát! Üdvözlettel, Jurij Okunev.

Napok a prioritások meghatározásával.

Nem egy zsúfolt nap, de szeretnék sok mindent elvégezni. Mit kellene tennem? Csodák nincsenek, de a nap felépítésének optimalizálása nagyon is lehetséges, és ezt a reggeli tervezéssel kell kezdeni. A prioritások meghatározásának képessége, a B. Franklin-féle életcélok kitűzési rendszerének megértése és ismerete, valamint az ABC elemzés, a teendőlista összeállításának szabályainak ismerete, a kis és közepes idő kihasználása.

Lista és prioritások

1. Először is, a szokásos módon készítsen egy általános napi tennivalók listáját. Listarészlet - optimális esetben 15 elem.

Nagyon rövid, 3 perces feladatok, egyáltalán ne írd le őket: olcsóbb azonnal elvégezni.

2. Állítsa be a prioritásokat: A (fontos és sürgős), B (fontos és nem sürgős), C (sürgős, de nem fontos). Néz

Ha valóban elkezdi ezt csinálni, és ezt írásban, azaz felelősségteljesen csinálja, akkor megérti, milyen erős. Mert ez egy döntés az életed egész napjáról: mit fogsz valójában csinálni, és mit távolítasz el az életedből...

Három oszlop

A prioritásainak megfelelően írja át a listát három függőleges oszlopba: A, B és C. Ha egy-két szóban leírja a dolgokat, akkor beletelik egy percbe, és újra átgondolja, és érzi a prioritások helyességét. .

Írt.

Most meghajlítjuk a lapot, hogy a C oszlop kikerüljön a szemünk elől, és csak a legfontosabb és legfontosabb dolgok maradjanak látóterünkben és figyelmünkben.

Számoljuk a szükséges időt

Az egyes tételek mellé írjuk, hogy ma hány percet szeretne erre az ügyre szánni (tervezi, szüksége van rá). Ezeknek a számoknak az alapja az időkövetés során szerzett tapasztalat.

Adja össze a percek teljes számát.

Csomagolás keretekbe

Rakjuk a "csapokat"

A „csapok” a nap eseményei, amelyek egy szigorúan meghatározott napszakhoz kötődnek. Írd be őket az időbeosztásodba.

Tárgyalások - 15.00. Találkozunk egy kávézóban Prechistenkán.

Ha szükséges, számoljon, és adjon hozzá egy határidőt. Néz

A nap kompozíciójának elkészítése

Minden, ami fontos, már ismert: a nap időkerete világos, a csapok ki vannak jelölve, a teendők listája meghatározott. Most készítsen egy kompozíciót a napra. Az alapszabályok egyszerűek:

• a legfontosabb dolgokkal kezdjük, biztosítva a legjobb időt a legfontosabb ügyekre,
• Majd a tevékenység jellegének változására ügyelve elrendezzük a dolgokat, hogy minden következő váltásban örömet, kikapcsolódást találjunk.

A "RAM" előkészítése

Az operatív feladatok rövid feladatok, amelyek gyorsan kitölthetik a váratlan szabadidőt.

A találkozó késik, van 15 szabad perced: mit kezdj magaddal? Ó, kinyomtatták a betűket, amelyeket most kényelmesen átnézhet. Tehát előre gondoskodunk arról, hogy a tervezett ütemtervben esetlegesen fellépő fennakadásokat valamivel érdemben le lehessen fedni: átgondoljuk és listát készítünk az ilyen „operatív” feladatokról, rövid feladatokról.

Néha „foltoknak” nevezik őket – ami gyorsan elfedi a nap lyukait. Melyik név tetszik a legjobban, válaszd ki magad.

A C oszlop eseteiből általában kényelmes „operatívokat” készíteni: a dolgok meglehetősen sürgősek, de nem túl fontosak. Nem kötelező megcsinálni, de ha eljön az ideje, örömmel megcsináljuk.

Ennyi, kész a napi munkaterv, és készen állsz az események főbb fordulataira. Ha az események teljesen váratlan módon alakulnak, kijelentjük: „Új bemutatkozás!”, és az új körülményeknek megfelelően átírjuk a napi tervet. Általában nem tart tovább 10 percnél, aztán a megszokott módon élünk, rugalmas és átgondolt terv szerint.

Sok sikert!

Irodalom

• A.G. Gorbacsov. Idő beosztás. A vezér ideje. 24+2. M.: "DMK-press" kiadó, 2007.

Évről évre egyre jobban felkészülünk arra, hogy megvalósítsuk törekvéseinket. De mi a célunk? Lawrence Peter

Mi az Alpok módszere?

Az Alpok módszere viszonylag egyszerű, és néhány gyakorlat után átlagosan legfeljebb 10 percre lesz szüksége a napi terv elkészítéséhez.

A módszer öt szakaszból áll:

1) feladatok összeállítása;

2) a tervezett intézkedések időtartamának értékelése;

3) időfoglalás (60:40 arányban);

4) döntéshozatal az egyes műveletek prioritásairól és átcsoportosításáról;

5) ellenőrzés (elszámolás a meg nem történtekről).

Mit nyújt az Alpok módszere?

Az Alpok módszer alkalmazása a következő fő előnyöket nyújtja:

A legjobb hangulat a következő munkanaphoz.

A következő nap tervezése.

A napi feladatok világos megértése.

A nap menetének megszervezése.

A feledékenység leküzdése.

Koncentráció a legfontosabbra.

A „papír” munka mennyiségének csökkentése.

Döntéshozatal a prioritások meghatározásáról és az átcsoportosításról.

Csökkentse a rendetlenséget és a nem kívánt megszakításokat.

A stressz és az idegi feszültség csökkentése.

Javított önkontroll.

Fokozott elégedettség és motiváció.

Időnyereség a módszeres munkaszervezésnek köszönhetően.

Az időtervezési technikák és a tudományos munkaszervezés módszereinek sikeres alkalmazásával napi 10-20%-át takaríthatja meg!

Hol kezdjem a tervezést az Alpok módszerével?

Az első szakasz a feladatok előkészítése. Ehhez írja le a „Napterv” űrlap megfelelő címsorai alá mindazt, amit másnap meg szeretne vagy tennie kell:

feladatok a teendők listájából vagy a heti (havi) tervből;

előző nap teljesítetlen;

hozzáadott esetek;

határidők, amelyeket be kell tartani;

visszatérő feladatok.

Használjon olyan rövidítéseket, amelyek megfelelnek a tevékenység típusának vagy a „Napterv” űrlap címsorainak, például:

BAN BEN- látogatások, találkozók;

D -ügyek delegálása;

NAK NEK- ellenőrzés;

P- folyamatban, akcióban;

PC- utazások, üzleti utak;

STB- írásbeli munka, üzleti levelek, diktálás;

VAL VEL- titkár;

T- telefonbeszélgetések;

H - az olvasás folyamata (riportok, körlevelek, újságok stb.).

Az így összeállított napi feladatlista például így nézhet ki:

PC- új irodahelyiség;

BAN BEN

BAN BEN- Ivanov (szakértői értékelés);

P- piackutatási projekt;

NAK NEK- Sidorov (értékesítési statisztikák);

STB- Vasziljev (levél);

H - egy speciális magazin vezetőknek;

T

T

Kis gyakorlással összeállíthat egy listát a feladatokról, így:

első közelítésként ossza el őket prioritás szerint;

osztja őket elhúzódó és rövid, rövid életűekre;

ellenőrizze újra a személyes kapcsolattartással kapcsolatos feladatokat, hátha azok racionálisabb módon (telefon használatával stb.) elvégezhetők.

Példa:

P- piackutatási projekt;

BAN BEN- Ivanov (szakértői értékelés);

PC- új irodahelyiség;

H- egy speciális folyóirat a vezetők számára;

Rövid távú munkák:

NAK NEK- Sidorov (értékesítési statisztikák);

STB- Vasziljev (levél);

„Telefonblokk”:

T- Shishkin (számítógépes program);

T- Koskin (személyzethiány);

T- Szergej (esti biliárdjáték).

Ez azonban csak a kezdete a napi terv elkészítésének.

Mi a teendő a napi feladatlista meghatározása után?

Ne feledje, hogy a reális napi tervnek mindig arra kell korlátozódnia, amit ténylegesen meg tud tenni. A napi feladatok listájának meghatározása után meg kell becsülnie a tervezett műveletek hozzávetőleges időtartamát, például:

Nyilvánvaló, hogy az egyes esetek időtartamát nem lehet teljesen pontosan megbecsülni. Néhány tapasztalat megszerzése után azonban megtanulja pontosabban megtervezni az idejét. Ne feledje azt is, hogy a munka gyakran annyi időt igényel, amennyi a rendelkezésére áll. Tehát azáltal, hogy meghatározott időtartamot állít be az egyes feladatokhoz, rákényszeríti magát, hogy beleilleszkedjen ebbe az időbe. Sokkal koncentráltabban dolgozol, és következetesebben hárítod el a zavaró tényezőket, ha meghatározott időt szánsz egy adott feladatra.

Mennyi időt kell tartalékolni?

A napi terv elkészítésekor tartsa be az időtervezés alapszabályát, miszerint a terv legfeljebb az idő 60%-át fedje le, és kb. 40%-át hagyjon tartalék időnek a váratlan dolgokra. Ha 10 órás munkanapot feltételez, az azt jelenti, hogy legfeljebb 6 órát kell a tervvel lefednie. A célod azonban legyen egy 8 órás munkaidő, körülbelül 5 órás tervezett idővel!

Ha idejének több mint 60%-át tervezte, akkor az összeállított feladatok listáját könyörtelenül a megadott paraméterekhez kell illesztenie, meghatározva a prioritásokat, delegálva a feladatokat és csökkentve a rájuk szánt időt. A munka fennmaradó részét vagy át kell vinni a következő napra, át kell húzni, vagy túlórával kell befejezni.

Hogyan végződik az Alpok módszerrel történő tervezés?

A tervezés negyedik szakasza: döntések meghozatala a prioritásokról, csökkentésekről és átcsoportosításokról. Cél: csökkentse a napi feladatok elvégzésére szánt időt 5-6 órára.

Ehhez először világos prioritásokat határozzon meg ügyeinek, és ezeknek megfelelően tisztázza a napi feladatokat. Másodszor, még egyszer ellenőrizze a kiszámított időigényét, és csökkentse az összes feladatra fordított időt a feltétlenül szükségesre. Tekintse meg az egyes műveleteket az átcsoportosítás és ésszerűsítés lehetősége szempontjából.

A végső változatban a napi terv így nézhet ki:

És végül, az ötödik szakaszban figyelemmel kíséri a napi terve végrehajtását, és átviszi azt, amit nem tett meg egy másik napra. A tapasztalatok azt mutatják, hogy nem minden feladatot lehet elvégezni, és nem minden telefonbeszélgetésre kerülhet sor, ezért azokat másnapra kell átütemezni. Ha sokszor elhalasztod ugyanazt a feladatot, akkor ez teherré válik számodra, és akkor két lehetőség van: végre határozottan felvállalod és a végére viszed, vagy felhagysz ezzel a feladattal, hiszen néha a probléma magától megoldódik.

Készítsen tervet a munka megkezdése előtt, mégpedig a távozó nap estéjén: magabiztosabban és kipihentebben indul haza, másnap reggel pedig nagyobb erőkoncentrációval kezdi az új napot!

Már reggel hazafelé és munkába menet a tudatalattid feldolgozza az aznapi feladatokat, és előkészíti a lehetséges megoldásokat. Mivel a fő feladatok megfogalmazása a szemed előtt van, és a megoldási módok körvonalazódnak, a munkával teli új nap már nem tűnik szürkének és nehéznek, hanem előreláthatónak, tervezettnek és kezelhetőnek.

Először is emlékezzünk a SMART-ra.
A SMART egy keretrendszer a célok kitűzésére.

A cél a következő legyen:

Különleges– konkrét.
Például: Starktól szeretnék egy piros biciklit, 7 sebességes.

Mérhető– mérhető.
Például: bicikli 20 ezerért.

Ambiciózus– ambiciózus, ugyanakkor a lehetőségekkel összhangban álló. Például: Jelenleg robogóval járok, de kerékpárt tervezek venni.

Reális– igazi. A kerékpárok ára százezerbe is kerülhet, de most 20-ért megengedhetek magamnak egyet. Reálisan fel kell mérnie a képességeit.

Időzített– időben meghatározva. A nyílt végű célnak nincs határideje. Ha egy célt hosszú időre tűznek ki, akkor azt részcélokra kell lebontani.
A cél tehát kitűzve, már csak a tervek elkészítésének és megvalósításának megtanulása van hátra.

Alpok módszere

A tervet papírra kell vinni, mert a fejben lévő terveket könnyen elutasítják, a szklerózison kívül még senki sem mondta le. Általánosságban elmondható, hogy a tervet feltétlenül papírra kell vinni, mert még dolgoznunk kell vele.

Az Alpok módszere 5 szakaszból áll.

1. Feladatok elkészítése.
Itt szerintem minden világos. Egy papírra egy oszlopba írjuk a következő napi feladatainkat. Ha naponta karbantart egy tervet, akkor adjon hozzá mindent, ami tegnap még nem készült el, természetesen, ha még nem veszítette el relevanciáját.
Ha túl lusta ugyanazt leírni, vagy sokat kell írnia, akkor használhat rövidítéseket, szimbólumokat, képeket, pl.
T – hívás telefonon
PR – írásbeli munka
B – látogatások, vendégek
$ - számlákat fizetni
- kapjon bért
Kávészünet
gratulálok a barátodnak
találkozás a főnökkel
Általában van hely a kreativitásnak.

2. A cselekvések időtartamának becslése.
A részvények nem csak értékpapírok, hanem akciók is, latinul fordítva.
Ha már van tapasztalata a feladatok elvégzésében, akkor legyen hozzávetőleges elképzelése arról, hogy ez vagy az a feladat mennyi időt vesz igénybe, vagy használja a fantáziáját, de nem sok! Ez alapján a tervben az egyes feladatok mellé tegyük fel, hogy hány óra kell a teljesítéshez.

3. Időfoglalás (60:40).
Egy átlagos munkanap 8 órás. 60% 5 óra. Ezen időn belül meg kell terveznie az összes feladat elvégzését.
A többi - 40%, 3 óra - tartalékban kell maradnia váratlan ügyekre. És általában minden nap történnek váratlan dolgok, beleértve a nem tervezett hívások fogadását és a beosztottakkal folytatott beszélgetéseket is, még egy kávészünet is felemészt egy egész órát. Élő emberek vagyunk, minden megtörténik.

4. Döntéshozatal a prioritásokról és az átcsoportosításokról.
Ha nincs időd a munkanap 60%-ára, akkor gondold át a feladatokat, esetleg lehet valamit delegálni, vagy a végrehajtás módját módosítani, gondolj bele, mindenesetre holnap megfontoljuk az egyik a prioritások meghatározásának módjai.

5. Irányítás (elszámolás a meg nem történtekről).
A nap végén kihúzhatja a tervből az összes elvégzett feladatot, és átviheti a következő napra mindazt, amit nem végzett el.
De ha rendszeresen, hosszú időn keresztül, például egy hónapon belül elhalasztja a feladatok elvégzését olyan okok miatt, amelyek csak Öntől függenek, akkor nézzen szembe az igazsággal, vagy azonnal elkezdi befejezni, vagy megtagadja a feladatot, majd ahogy Isten akarja.

Ha minden nap készítesz egy tervet, akkor azt 5 perc alatt, vagy még kevesebben belül automatikusan megcsinálod. Esténként komponálj, akkor reggel gyorsabban leszel működőképes.

Az Alpok módszere viszonylag egyszerű, és néhány gyakorlat után átlagosan legfeljebb 10 percre lesz szüksége a napi terv elkészítéséhez.

A módszer öt szakaszból áll:

1) feladatok összeállítása;

2) a tervezett intézkedések időtartamának értékelése;

3) időfoglalás (60:40 arányban)

4) döntéshozatal az egyes műveletek prioritásairól és átcsoportosításáról;

5) ellenőrzés (a nem gyártott dolgok elszámolása). Nézzük őket:

Az Alpok módszerrel történő tervezés első szakasza a feladatok megfogalmazása. Ehhez írja le a „Napterv” űrlap megfelelő címsorai alá mindazt, amit másnap meg szeretne vagy tennie kell:

Feladatok feladatlistából vagy heti (havi) tervből;

Előző nap beteljesítetlen;

Feltételek, amelyeket be kell tartani;

Ismétlődő feladatok.

Használjon olyan rövidítéseket, amelyek megfelelnek a tevékenység típusának vagy a „Napterv” űrlap címsorainak, például: B - látogatások, értekezletek; D - ügyek delegálása; K - vezérlés; P - folyamatban, akcióban; PV - utazások, üzleti utak; PR - írásbeli munka, üzleti levelek, diktálás; S - titkár; T - telefonbeszélgetések;

H - az olvasás folyamata (jelentések, körlevelek, újságok stb.). Az így összeállított napi feladatlista például így nézhet ki:

PC új irodahelyiség; V - Shishkin (számítógépes program);

P - piackutatási projekt;

PR - Vasziljev (levél);

Egy rövid edzés után képes leszel feladatlistát készíteni, így:

Első közelítésként oszd el őket prioritás szerint;

Ossza fel őket hosszú és rövid, rövid távú;

Ellenőrizze újra a személyes kapcsolattartással kapcsolatos feladatokat, hátha racionálisabb módon (telefon használatával stb.) elvégezhetők.

P - piackutatási projekt;

V - Ivanov (szakértői értékelés);

PC - új irodahelyiség;

CH - speciális magazin vezetőknek;

Rövid távú munkák:

K - Sidorov (értékesítési statisztikák);

PR - Vasziljev (levél);

"Telefonblokk":

T - Shishkin (számítógépes program);

T - Koshkin (személyzethiány);

T - Szergej (esti biliárdjáték).

A második szakasz az eltöltött idő meghatározása. Ne feledje, hogy a reális napi tervnek mindig arra kell korlátozódnia, amit ténylegesen meg tud tenni.

A napi feladatok listájának meghatározása után meg kell becsülnie a tervezett műveletek hozzávetőleges időtartamát, például:

A harmadik lépés a 60/40 arány kialakítása.

A napi terv elkészítésekor tartsa be az időtervezés alapszabályát, miszerint a terv legfeljebb az idő 60%-át fedje le, és kb. 40%-át hagyjon tartalékidőként váratlan ügyekre. Ha 10 órás munkanapot hagysz ki, ez azt jelenti, hogy legfeljebb 6:00-nál kell a tervvel fedezned. A cél azonban egy 8 órás munkanap legyen, körülbelül 5:00 óra beosztással.

Ha az időd több mint 60%-át betervezted, akkor az általad összeállított feladatlistát mindenképpen hozd a megadott paraméterekhez, prioritásokat állíts fel, feladatokat delegálj és csökkentsd a rájuk szánt időt. A többi feladatot vagy másnapra kell halasztani, vagy teljesen át kell húzni, vagy túlórával kell teljesíteni.

Nyilvánvalóan az egyes esetek időtartama nem értékelhető egyértelműen. Néhány tapasztalat megszerzése után azonban megtanulja pontosabban megtervezni az idejét. Ne feledje azt is, hogy a munka gyakran annyi időt igényel, amennyi a rendelkezésére áll. Tehát azáltal, hogy meghatározott időtartamot szab meg az egyes feladatokra, rákényszeríti magát, hogy elkötelezi magát az adott időpont mellett. Sokkal koncentráltabban dolgozol, és következetesebben kerülöd az akadályokat, ha egy adott feladatra meghatározott időt szánsz.

A tervezés negyedik szakasza: döntések meghozatala a prioritásokról, csökkentésekről és átcsoportosításokról. Cél: csökkentse a napi feladatok elvégzésére szánt időt 5-6:00-ra. A végleges változatban a napi terv így nézhet ki (4.1. táblázat):

4.1. táblázat.

Ezért:

Először, világos prioritásokat határozzon meg ügyeinek, és ezeknek megfelelően tisztázza a napi feladatokat;

Másodszor, ellenőrizze újra a kiszámított időigényét, és csökkentse mindenre az időt a feltétlenül szükségesre. Tekintse meg az egyes tevékenységeket a delegálási és racionalizálási lehetőség szempontjából.

És végül, az ötödik szakaszban a napi terv végrehajtását figyelemmel kísérik, és ami nem történt meg, azt átteszik egy másik napra. A tapasztalatok azt mutatják, hogy nem sikerült minden feladatot elvégezni, és nem minden telefonbeszélgetés megtörténhet, ezért azokat másnapra kell átütemezni. Ha sokszor elhalasztod ugyanazt a feladatot, akkor ez teherré válik számodra, és akkor két lehetőség van: végre határozottan felvállalod, és véghez viszed, vagy felhagysz ezzel a feladattal, mert néha a probléma magától megoldódik.

Készítsen tervet a munka megkezdése előtt, mégpedig előző este: magabiztosabban és kipihentebben fog hazamenni, másnap reggel pedig több energiával fog új napot kezdeni.

Már reggel hazafelé és munkába menet a tudatalattid feldolgozza az aznapi feladatokat, és előkészíti a lehetséges megoldásokat. Mivel a fő feladatok megfogalmazása a szemed előtt van, és a megoldási megközelítések körvonalazódnak, egy új, munkával teli nap már nem tűnik szürkének és nehéznek, hanem előreláthatónak, tervezettnek és kezelhetőnek.

Az Alpok módszer alkalmazása a következő fő előnyöket nyújtja:

A legjobb beállítás a következő munkanaphoz.

A következő nap tervezése.

A napi feladatok világos megértése.

A nap menetének összeállítása.

A feledékenység leküzdése.

Koncentráció a legfontosabbra.

A papírmunka mennyiségének csökkentése.

Döntéshozatal a prioritások meghatározásáról és a bizalom átadásáról (delegáció).

Csökkentse az akadályokat és a nem kívánt megszakításokat.

A stressz és az idegi feszültség csökkentése.

Javított önkontroll.

Fokozott elégedettség és motiváció.

Időnyereség a módszeres munkaszervezésnek köszönhetően.

Az időtervezési technikák és a tudományos munkaszervezés módszereinek sikeres alkalmazásával napi 10-20%-át takaríthatja meg.