Alpok módszere. Időgazdálkodási rendszer

Mennyi mindent szeretnénk elérni egy nap alatt, és milyen gyakran nincs elég időnk minderre. Ahhoz, hogy mindent menedzselhess, meg kell tanulnod megtervezni az idődet, felállítani a prioritásokat, és meg kell értened, hogyan és milyen célokat tűzz ki magad elé. Ebben segíteni fog Alpok módszere , ami az egyik legjobb időgazdálkodási módszer. Ebben a cikkben megtudhatja a hatékonysága felé vezető út 5 szakaszát.

A technikát a német időgazdálkodási szakember, Lorat Seiwert fejlesztette ki, aki széles körben ismert, mint a „Your Time is in Your Hands” című könyv szerzője. Alpok módszere olyan neve van, mint a hegycsúcsokra lépésről lépésre való feljutás szimbóluma - kitűzött célokat.

Fontos tudni! A csökkent látás vaksághoz vezet!

A látás műtét nélküli korrigálására és helyreállítására olvasóink az egyre népszerűbb IZRAELI OPTIVÍZIÓ - a legjobb termék, most már csak 99 rubelért kapható!
Gondosan átnézve úgy döntöttünk, hogy figyelmébe ajánljuk...

Bármilyen sürgős ügyben használható. Ehhez listát kell készítenie a tennivalókról, és helyesen rangsorolnia kell azokat. Világosan meg kell értenie az egyes konkrét ügyek fontossági fokát.

Ez a módszer valójában nagyon könnyen használható, és legfeljebb 10 percet vesz igénybe. Ezzel a módszerrel naponta akár 20%-át is megtakaríthatja. Ez azt jelenti, hogy több ideje marad önmagára, a kikapcsolódásra és a családjára. Remek kilátás, nem?

Az Alpa-módszer szakaszai

Alpok módszere öt szakaszból áll

1. szakasz. Teendőlista készítése

Ebben a szakaszban nemcsak listát kell készítenie arról, hogy mit szeretne csinálni, hanem fontossági sorrendbe is kell helyeznie az összes dolgot.

A legjobb, ha három oszlopba írjuk őket.A oszlop – a legfontosabb dolgokat, amiket nem lehet halogatni . B oszlop – fontos tennivalók ma és C oszlop – kisebb, nem sürgős ügyek.

Ezenkívül a listának tartalmaznia kell olyan dolgokat is, mint a beteljesületlen és váratlan dolgok, amelyek a nap folyamán felmerülhetnek. Nem szabad olyan apró, lényegtelen dolgokat felvenni a listára, amelyek néhány perc alatt megoldhatók. Nem érdemes leírni az időt. Nagyjából meg kell érteni azt is, hogy mely feladatok hosszúak és rövidek az elvégzéséhez, és meg kell jelölni azokat a listán, például különböző színekkel.

2. szakasz. Egy feladat elvégzéséhez szükséges idő becslése

Hogy megértse, van egy minta, amely 100%-ban működik a gyakorlatban: pontosan annyi időbe telik, amennyire szüksége van egy feladat elvégzéséhez.

Hiszen bármilyen feladatot órákig el lehet húzni, vagy 30 perc alatt elvégezni, ha nagyon keményen próbálkozol.Ezért időkorlátokat kell szabnod magadnak. Ez segít egy adott feladat elvégzésére koncentrálni, és nem zavarja el a figyelmét a különféle megszakítások.

3. szakasz. Ideiglenes készletfoglalás

Az Alpa időtervezési módszerének megvan a maga csavarja. Munkaidőd 60%-a alatt minden tervezett feladatot el kell végezned, 40%-ot pedig előre nem látható és spontán ügyekre kell hagynod.

Például, ha a munkanapja 8 órás, akkor az összes feladatot 5 óra alatt kell elvégeznie. Gondolja át, hogyan teheti ezt meg a legjobban, gyorsítsa fel a munkatempót, ruházza át a feladatokat más alkalmazottakra, keressen asszisztenseket, vagy szűkítse az ütemtervét. Kevesebb időt szánhat egy feladat elvégzésére, rangsorolhatja azt, de ha egyáltalán nincs ideje, akkor tegye át a dolgokat egy másik napra.

4. szakasz. Minden tervezett feladatot egy időkeretbe csomagolunk

Miután meghatározta az összes feladat elvégzéséhez szükséges időt, próbálja azt a munkaideje 60%-ába beszorítani.

Hogyan kell csinálni? Egyes feladatokat elhalaszthat holnapra, nem tud befejezni valamit, lerövidítheti az értekezletet, segítséget kérhet vagy átruházhat feladatokat másokra.Ha a dolgok tökéletesítéséről van szó, akkor azokat a megadott időn belül tökéletesre kell hoznod.Ne felejtse el felírni azokat, amelyek egy adott időponthoz kötődnek a teendők listájába.A nap megfelelő felépítéséhez vegye figyelembe a bioritmusait is. Jobban tudod, hogy melyik napszakban a legmagasabb a teljesítményed. Ez idő alatt tervezd meg a legfontosabb dolgokat.

Az is fontos, hogy készítsen egy rövid listát a feladatokról, arra az esetre, ha van szabadideje. Például egy ügyfél késik az Önnel való találkozóról, vagy Ön úton van. Megnézheti e-mailjeit, telefonálhat, vagy elfoglalhatja magát a holnapi terv elkészítésével. Ügyeljen a C oszlopra a teendők listáján. Talán lesz időd néhányat megcsinálni ezekben a szünetekben.

5. szakasz. Az utolsó szakaszbanAlpok módszere az időtervezéshez

Ez a dolgok elvégzésének és figyelemmel kísérésének tényleges szakasza.

Nyilvánvaló, hogy nem minden feladatot lehet időben elvégezni; Ha van valami, amit folyamatosan átütemez, akkor gondolja át, mennyire sürgős, és törölje le teljesen, vagy hagyja abba az átütemezést, és végezze el.

1. Kezdje el este tervezni a következő napot. Ez nagyobb önbizalmat és erőkoncentrációt tesz lehetővé holnapra.
2. Először csináld meg a legfontosabb dolgokat.
3. Ne felejtse el rendszeresen megváltoztatni a tevékenység típusát és a pihenést, hogy a munka ne fárasszon.
4. Ha van szabadidőd, töltsd ki a C oszlopból vagy más rövid feladatokkal.
5. Ne felejtsd el, hogy mindent a munkaidő 60%-ába kell belesűríteni.
6. Az Alpa módszer szerint, ha váratlan dolgaid vannak, írd át újra az üzleti tervet.
7. Ne félj a rugalmas munkaidőtől. Ha betartja az Alpa módszer minden szakaszát, akkor lesz ideje mindennel megbirkózni.

Az Alpa-módszer előnyei

• Megtanulsz céltudatosan dolgozni.
• Használja okosan az idejét, és csoportosítsa össze a hasonló dolgokat.
• Tudod majd okosan használni az intervallumokat a munkád során.
• Fejlődik az önfegyelem.
• Szabaduljon meg a stressztől és a feszültségtől.
• Abbahagysz mindent elfelejteni.
• Kezdje el elérni céljait.
• Ez munkakedvbe hozza.
• Motivációja és munkával való elégedettsége nőni fog.
• A munkahelyi eredményeidnek köszönhetően hangulatod javulni fog.

Hogyan szervezzen szünetet a feladatok között közvetlenül a munkahelyén?

A pihenés a tevékenység változása. Alekszandr Gorbacsov, az időgazdálkodás szakértője azt tanácsolja, hogy a váltásokat így szervezzék meg:

• Munka az irodában/irodán kívül.
• Papírmunka/emberek.
• Egyedül dolgozom/szocializálódok.
• Analitika/kreativitás.
• Olvasok, hallgatok/beszélek, írok.
• Csendes rutin/kihívás.

Ügyeljen arra, hogy forgatja a terheket. Ha helyesen szervezi meg munkáját, akkor csak pihenni fog. Jó megközelítés, nem?

Ha tevékenységváltásról és kötelező pihenésről beszélünk, akkor a pomodoro alapú időgazdálkodás elvére kell figyelnünk. Ez azon a tényen alapul, hogy bármilyen feladatot 25 percig kell elvégezni, teljes mértékben rá koncentrálva. Ezután tartson 5-10 perc szünetet, és kezdje újra, hogy folytassa ezt a feladatot, vagy lépjen egy másikra. 25 perc az az időtartam, amit a módszer szerzője paradicsomnak nevez, és folyamatosan mennyiségben méri. Például ez a probléma nehéz, és 5 pomodorot igényel, ami öt 25 percet jelent.

Természetesen ahhoz, hogy az Alpa-módszerrel kezdje meg az időtervezést, önfegyelemre van szüksége. Próbálja megtervezni és megszervezni az idejét ezzel a módszerrel egy hónapig. Kezdje holnaptól. Miért halaszt egy ilyen hasznos feladatot későbbre? Gyorsan észreveszi ennek a módszernek a csodálatos eredményeit, sokkal többet fog végezni, és ami a legfontosabb, lesz szabadideje önmagára.

Tehát azonnal készíts egy tervet holnapra. Mindössze 10 perc alatt lehetősége van arra, hogy magabiztosnak érezze magát a jövőben, koncentrált erővel és pozitív hozzáállással a következő napra.

Az időtervezés pszichológiai aspektusa az Alpa módszerrel

Amikor először készül fel a munkára, munkába menet, de még munkából hazafelé is, tudatalattija feldolgozza a napi tennivalókat, amelyeket el kell végeznie, vagy amelyeket már megtett. Gondolatait folyamatosan lefoglalja néhány feladat. Amikor van egy terved a napra. Aztán minden világosabbá válik, abbahagyod az aggódást, hogy elfelejtesz valamit, vagy nem lesz időd. A terve nem csak önbizalmat ad, hanem megtisztítja a fejét a gondolatok és aggodalmak állandó körforgásától.

Egy tervvel nem vonják el annyira a figyelmedet a külső dolgok, és ne halaszd el a kiemelt feladatokat távoli időpontokra, hiszen minden „polcokba” van rendezve a fejedben, és egyértelműen megérted, mi a fontos és legfontosabb most az Ön számára.Az Alpok időgazdálkodási módszeresegíti az embert önmaga fejlesztésében.

2. Tervezés: hogyan készülj fel a feladatok elvégzésére
2.4. Napi tervek készítése az Alpok módszerével

A tervezés, mint már említettük, azt jelenti felkészülés a célok elérésére. Ezzel kapcsolatban céltervekről is beszélnek. Teljesen másképp fogod tudni felfogni a körülötted lévő világot, ha tudod, mit és mikor (miért) akarsz, pl. ha van konkrét időtöltési terve.

Alapvetően fontos, hogy legyen egy írásos terv a napra.
- A fejedben őrzött napi terveket könnyen elutasítják.
- Az aznapi írott tervek emlékezetkönnyítést nyújtanak.
- Az írott terv pszichológiailag hat a munkára való önmotivációra. Üzleti tevékenysége egyre fókuszáltabbá válik, és a napi program szigorú követésére összpontosít.
- Emiatt kevésbé vagy elterelve, és motiváltabb, hogy csak a tervezett feladatokra koncentrálj.
- Az aznapi eredmények figyelésének köszönhetően nem „veszíted el” a befejezetlen feladatokat (átvitel a következő napra).
- Az írásbeli rögzítéssel növeli a tervezés hatékonyságát, hiszen jobban felméri az időigényt és az „interferenciát”, valamint reálisabban tervezheti a tartalékidőt.
- A nap következetes tervezése meghatározza személyes munkamódszerének fejlesztését
- Ha világos, hogy mit kell tenni a nap folyamán, akkor automatikusan igyekszik racionalizálni a munkáját, és emellett tudatosan ellensúlyozni egy belső vagy külső rend „beavatkozását”. Ilyenkor nem vonják el a figyelmét a felesleges telefonbeszélgetések, csak a legszükségesebbre szorítkozik. Ha a nap végén felteszed magadnak a kérdést, hogy valójában mit is tettél, akkor ennek oka elsősorban az, hogy nincs világos napi cél.
- Egy reális napi tervnek elvileg csak azt kell tartalmaznia, amit szeretne vagy amire szüksége van, és aznap meg is tudja tenni. Mert minél megvalósíthatóbbnak tartod a céljaidat, annál több erőt koncentrálsz és mozgósítasz azok megvalósítására.

Az Alpok módszerének öt szakasza

A figyelmedbe bemutatott módszer viszonylag egyszerű, és néhány gyakorlat után átlagosan legfeljebb 10 percet vesz igénybe a napi terv összeállítása.

Viszonylag könnyen megjegyezhető, mert memotechnikára épül: a kezdőbetűk tárgyfogalmakat szimbolizálnak. Még ha úgy tűnik is, hogy megfulladsz a „teendők halomában”, ne add bele magad a sorsba, hanem cselekedj az „Alpok” módszere szerint.

A módszer öt szakaszból áll:
1) feladatok összeállítása;
2) a fellépések időtartamának értékelése;
3) időfoglalás (60:40 arányban);
4) döntéshozatal a prioritásokról és az átcsoportosításról;
5) ellenőrzés (elszámolás a meg nem történtekről).

Első szakasz: írásbeli feladatok

A „Napterv” űrlap megfelelő címsorai alá írja le mindazt, amit másnap meg szeretne vagy tennie kell:
- feladatok a teendők listájából vagy a heti (havi) tervből;
- előző nap nem teljesített;
- hozzáadott esetek;
- betartandó határidők; visszatérő feladatok.

Használjon olyan rövidítéseket, amelyek megfelelnek a tevékenység típusának vagy a „Napterv” űrlap címsorainak:
B - látogatások, találkozók;
D - ügyek delegálása;
K - vezérlés;
P - folyamatban, akcióban;
PC - utazások, üzleti utak;
PR - írásbeli munka, üzleti levelek, diktálás;
S - titkár;
T - telefonbeszélgetések;
H - az olvasás folyamata (jelentések, körlevelek, újságok stb.).

Az így összeállított napi feladatlista például így nézhet ki:
PC - BMW eladó (használt autók);
B - Muller úr (számítógépes program);
B - Schulte úr (szakértői értékelés);
P - piackutatási projekt;
T - Schmidt úr (értékesítési statisztikák);
PR - Mr. Gunther (levél);
CH - speciális magazin menedzserek számára;
T - Mayer úr (személyzethiány);
T - Helmut (esti kocogás).

Kis gyakorlással összeállíthat egy listát a feladatokról, így:
- első közelítésképpen ossza el őket prioritás szerint;
- osztja fel elhúzódó és „rövid”, rövid távúra;
- ellenőrizze újra a személyes kapcsolattartással kapcsolatos feladatokat, hogy azok racionálisabb módon (telefon használatával stb.) elvégezhetők-e.

Példa:

Ez azonban csak a kezdete a napi terv elkészítésének. A reális napi tervet mindig arra kell korlátozni, amit ténylegesen meg tud tenni.

Második szakasz: a részvények futamidejének becslése

Minden feladathoz írja fel a hozzávetőleges teljesítési időt, adja össze és határozza meg a hozzávetőleges teljes időt.

Azzal érvelhet, hogy az egyes esetek időtartamát nem lehet elég pontosan megbecsülni. Ez igaz. Egy bizonyos mennyiségű tapasztalat megszerzése után azonban felhasználhatja az időtervezés alapját. Hiszen tevékenysége során nehézségekbe ütközik a piac, a forgalom és a költségek megítélésében is.

Ne feledje azt is, hogy a munka gyakran annyi időt igényel, amennyi a rendelkezésére áll. Tehát azáltal, hogy meghatározott időtartamot állít be az egyes feladatokhoz, rákényszeríti magát, hogy beleilleszkedjen ebbe az időbe.

Sokkal koncentráltabban dolgozol, és következetesebben hárítod el a zavaró tényezőket, ha meghatározott időt szánsz egy adott feladatra. Próbáljon meg 10 napra írásos terveket készíteni, és egyre magabiztosabb lesz benne.

Harmadik szakasz: idő lefoglalása tartalékban

A napi terv elkészítésekor tartsa be az időtervezés alapszabályát, miszerint a terv legfeljebb az idő 60%-át fedje le, és kb. 40%-át hagyjon tartalék időnek a váratlan dolgokra.

Ha 10 órás munkanapot feltételez, ez azt jelenti, hogy az Ön érdeke, hogy a tervével legfeljebb 6 óra legyen. A célod azonban legyen egy 8 órás munkaidő, körülbelül 5 órás tervezett idővel!

Ha idejének több mint 60%-át tervezte, akkor az összeállított feladatok listáját könyörtelenül a megadott paraméterekhez kell illesztenie, meghatározva a prioritásokat, delegálva a feladatokat és csökkentve a rájuk szánt időt. A munka fennmaradó részét vagy át kell vinni a következő napra, át kell húzni, vagy túlórával kell befejezni.

Negyedik szakasz: Döntés a prioritásokról, csökkentésekről és átcsoportosításokról

Cél: csökkentse a napi feladatok elvégzésére szánt időt 5-6 órára.
- Állítson fel világos prioritásokat ügyeinek, például ABC-elemzés segítségével, és ezeknek megfelelően tisztázza a napi feladatokat (lásd 3. fejezet).
- Ellenőrizze a kiszámított időigényét, és csökkentse mindenre az időt a feltétlenül szükségesre; próbálj a valóság talaján maradni,
- Tekintsük át az egyes részesedéseket delegálási és racionalizálási lehetősége szempontjából (lásd a 3.5-ös „átruházást”).

Példánkban az utolsó napi terv így néz ki:

Ötödik szakasz: a visszavonás ellenőrzése és átadása

A tapasztalatok azt mutatják, hogy nem minden feladatot lehet elvégezni, és nem minden telefonbeszélgetésre kerülhet sor. Ezért másnapra kell átütemezni őket.

Ha sokszor elhalasztja ugyanazt a feladatot, az megterhelő lesz számodra, és két lehetőség van:
- Végre határozottan felveszed és a végére viszed;
- Ön visszautasítja ezt az ügyet, mert néha a probléma megoldódik magától.

Mivel a rendszeres emlékeztető naptárban nincs elegendő hely a napi tervekhez, és az egyes lapoknak megvan az a hátránya, hogy elveszik az átfogó áttekintést, ezért javasolt a rendszeres és következetes munka egy speciális időnaplóval. Alkalmas lehet napi és egyéb időtervek készítésére (lásd 2.5).

Az időfelhasználás racionalizálása bürográfia segítségével

Még tovább racionalizálhatja tervét, ha a betűrövidítéseken kívül más rövidítéseket és grafikus szimbólumokat, úgynevezett bürográfiát is használ a legfontosabb elemek jelzésére.

Például:

Használjon más saját jelöléseket is. A személyes kreativitást itt nem kell korlátozni. A bürográfia segítségével növelheti egy ilyen segédeszköz időnaplóként való hatékony felhasználását.

Mit ad az Alpok módszere?

Ha először 20, majd 10, majd csak 5 percet tölt el az „Alpok” módszerrel, az időben többszörös nyereséget hoz. Az alábbiakban felsoroljuk a főbb érveket a módszer mellett.

Az Alpok módszerének 20 előnye
- Jobb hangulat a következő munkanaphoz.
- A következő nap tervezése.
- A napi feladatok világos megértése.
- A nap menetének megszervezése.
- A feledékenység leküzdése.
- Koncentráció a legfontosabbra.
- A „papír” munka mennyiségének csökkentése.
- A napi célok elérése.
- Fontosabb és kevésbé fontos ügyek azonosítása.
- Döntéshozatal a prioritások meghatározásával és az átcsoportosítással kapcsolatban.
- Racionalizálás feladatcsoportosítással.
- Csökkentse az interferenciát és a nem kívánt megszakításokat.
- Önfegyelem a feladatok elvégzésekor.
- A stressz és az idegi feszültség csökkentése.
- Az előre nem látható események nyugodt észlelése.
- Fokozott önkontroll.
- Sikerélmény a munkanap végén.
- Fokozott elégedettség és motiváció.
- A személyes eredmények növekedése.
- A módszeres munkaszervezésnek köszönhetően időnyereség.

Az időtervezési technikák és a tudományos munkaszervezés módszereinek sikeres alkalmazásával napi 10-20%-át takaríthatja meg!

Próbálj meg minden nap 1 órát nyerni – az „arany órát”!

Próbálja meg megtervezni és megszervezni a munkanapját az Alpok módszerével egy hónapig. Ehhez némi önfegyelemre lesz szükség, de gyorsan értékelni fogja a mindennapi időtervezés előnyeit.

mikor kezded? Talán holnap?
Dátum ___________

Készítsen tervet a munka megkezdése előtt, mégpedig a távozó nap estéjén: magabiztosabban és kipihentebben indul haza, másnap reggel pedig nagyobb erőkoncentrációval kezdi az új napot!

Pszichológiai háttér

Már reggel hazafelé és munkába menet a tudatalattid feldolgozza az aznapi feladatokat, és előkészíti a lehetséges megoldásokat. Mivel a fő feladatok megfogalmazása a szemed előtt van, és a megoldási módok körvonalazódnak, a munkával teli új nap már nem tűnik szürkének és nehéznek, hanem előreláthatónak, tervezettnek és kezelhetőnek.

Már nem vonják el Önt olyan könnyen a külső dolgok, amelyek miatt korábban a fő problémák megoldását addig halasztotta, amíg az utóbbiakat sietve, túlórák rovására és általában kevésbé kielégítően megoldották.

1. A minimum, amit vállalni kell, az aznapi részletes tervekkel együtt, általánosságban egy éves terv.
2. A következő lépésben további tíznapos, majd havi tervet is megadhat.
3. Az integrált, folyamatos időtervezés a negyedéves tervre is kiterjed, így az időtervezési rendszer minden szakaszát - a bővített éves tervtől a napi tervig - magában foglalja.
4. A szakmai és személyes célokra vonatkozó hajlamainak és elképzeléseinek megfelelően a rendszert végső soron kiterjesztheti több életszakaszra és általában az egész életére vonatkozó tervek elkészítésére is. A mindennapi gyakorlatban az idő tervezésének és menedzselésének eszközeként érdemes a személyes önmenedzselés talán leghatékonyabb eszközét – az időnaplót – használni.

Az időgazdálkodás nagyon hasznos készség, mert az idő nagyon értékes erőforrás. Sokkal értékesebb, mint a pénz. Miért? Mert az idővel ellentétben a pénzt lehet keresni, megtakarítani, elveszíteni és újra keresni.

Idő = pénz?

Az idő azonban olyan erőforrás, amelyet nem lehet felhalmozni, visszaadni vagy helyreállítani. Az időt nem lehet pénzre cserélni. De a rendelkezésre álló időnek köszönhetően a pénz vonzódhat Önhöz. Vagyis az idő erejét felhasználva olyan terméket lehet létrehozni, amely pénzt vonz. Ezt meglehetősen könnyű megtenni. Csak meg kell tanulnia hatékonyan felhasználni az idejét. Mindannyiunknak 24 órája áll a rendelkezésünkre, de különböző emberek különböző eredményeket érnek el ezalatt az órákon. Miért történik ez?

Ez azért történik, mert egyesek olyan dolgokra vesztegetik az idejüket, amelyek nem okoznak örömet, olyan munkára, amely nem hoz hasznot. És valaki például folyamatosan teljesíti a baráti kéréseket, megfeledkezik a saját kérdéseiről, folyamatosan későbbre halasztja a megoldást. Sok embernek vannak nagy céljai, de nem szánnak időt ezek elérésére. Jó az időgazdálkodásod? Nézze meg az életét kívülről.

Hogyan használja fel legértékesebb erőforrását? Mára legalább egy lépéssel közelebb került a célod?
Igen, a természet általában mindannyiunknak ugyanannyi időt adott, ami a pénzről nem mondható el. Íme, milyen szerencsés valaki. Pontosabban az szerencsés, aki nem vesztegeti az időt.

"Az idő pénz. A rendelkezésedre álló idő pénz, ami nincs."

Bevallom: valamikor én, mint talán néhányan közületek, nem értettem teljesen ennek a kifejezésnek a jelentését. A munkahelyünkön pénzt keresünk, otthon pihenünk. De milyen nyaralás ez? Például egész nap feküdhet a kanapén a tévé előtt, vagy felkelhet és pénzt kereshet. Igen, legalább például takarítsd ki a szekrényt a felesleges holmiktól, és add el a bolhapiacon. Ez persze a legelemibb példa, de minden nagy apróságból indul ki.

A használt dolgokkal való pénzkeresésről már írtunk

Ne feledje: sem mi magunk, sem senki más nem felelős egy olyan értékes erőforrás elosztásáért, mint az idő. A legfontosabb az, hogy eldöntse, hová fekteti be ezt az erőforrást.

Időgazdálkodás: Két csoportról és egy tervről

Itt meg kell értenie a különbséget a „munka” és a „keresni” között. Más szóval, mindannyian két csoportra oszthatók. Akik pénzért adják el idejüket, és akik megveszik.
Az első esetben egy munkáltatónál dolgozol, és fizetésért cserébe adod (azaz eladod) neki az idődet. A második esetben megveszed mások idejét, és egy olyan vállalkozásba fekteted, amely pénzt vonz.
Az időgazdálkodás, vagy más szóval a világos terv megléte teszi lehetővé az emberek második csoportjának, hogy mások idejének megvásárlásával idejét felszabadítsa valami több létrehozására (keresésére).

Például egy webhely tulajdonosa havi 200 dolláros fizetésért megveszi egy alkalmazott idejét, aki megtölti az oldalt tartalommal. Egy hónapon belül az oldal 1000 dollár profitot termelt. A webhely tulajdonosa 200 dollárt fizetett a vásárolt időért, és 800 dollárt keresett.

De ne gondolja, hogy ez a 800 dollár csak úgy az égből hullott a tulajdonosra. Ez nem történhetett volna meg jól átgondolt stratégia, terv, napi kontroll és megfelelő időfelhasználás, vagyis saját időgazdálkodási módszerünk nélkül. Hiszen a tulajdonost a motiváció hajtja, saját, érdekes ötletét életre hívja, és felszabadítva ideje egy részét egy másik ember idejének megvásárlásával, projektje fejlesztésére irányítja. Ésszerű csere (értsd: időfelhasználás) eredményeként keresett (értsd: pénzt vonzott). A webhely tulajdonosa számára az volt a prioritás, hogy hová fektesse idejét. Volt egy célja, és bölcsen használta fel idejét annak elérésére.

Ha nincs hová fektetni az idejét, miért spórolja meg? Érdemes elgondolkodni azon, hogy mit szeretsz jobban: eladni az idődet vagy megvenni mástól, hogy felszabadítsa a sajátodat valami grandiózus létrehozásához?

"Az időt nem szereti elvesztegetni"- mondta Henry Ford. "Az idő pénz", érvelt Benjamin Franklin. Mindenkinek azt tanácsolom, hogy emlékezzen erre a két mondatra. De hogyan tanulhatod meg úgy beosztani az idődet, hogy elegendő legyen a munkára, a családra, a pihenésre, sőt még valami új létrehozására is? Hiszen a házimunkát és a társasági életet még nem mondták le. Próbáljuk meg kitalálni.
Először el kell döntenie, hogy pontosan mennyi időre van szüksége önmagára, családjára, barátokra, hobbira, bizonyos nyereséget biztosító munkára. Ennek függvényében kerülnek meghatározásra a prioritások.

Szabály 8-8-8

Bármely üzleti iskolában vagy képzésben gyakran emlegetik a három nyolcas szabályát.
Ezt a szabályt még a 17. században fogalmazta meg a híres tanár, Jan Komensky. Ez így megy: nyolc órát a munkára, nyolcat az alvásra, nyolc órát a kulturális időtöltésre kell szánni.

Ez a szabály időgazdálkodásra is alkalmas, mert abban is használatos, mert Igény szerint mindegyik nyolc alcsoportra osztható.

Például a „pihenés” magában foglalhatja az öngondoskodást vagy a sétát. „Munkában” - találkozás kollégákkal, leendő üzleti partnerekkel. Hogy neked mi a pihenés és a munka, azt te döntöd el. Például egyeseknek a másnap tervezése a munka, de másoknak a kikapcsolódás, akár a szórakozás.

A lényeg az, hogy ragaszkodjunk ehhez a felosztáshoz, és ne „lopjuk el” a „munka” idejét a „pihenésből”, vagy a „pihenésből” a „munka”.

És ami a legfontosabb, semmilyen körülmények között és semmilyen körülmények között nem szabad "ellopni" az időt az "alvásból".

Ennek az egyszerű szabálynak a betartásával mindent elérhet, sőt még többet is. Ez a fajta elérhető időgazdálkodás koncentráltabbá és szervezettebbé teszi az életét.

A titokról 40%

De hogyan kell ezt a gyakorlatban megtenni? Itt olyan technikát használhat, mint a 60/40.

A 60/40-es technika egy kísérletileg levezetett időgazdálkodási elv, amely szerint a napi terv elkészítésekor az idő 40%-át szabadon kell hagyni. Vagyis időnk 60%-át tervezett munkával töltjük, 20%-át „kiszámíthatatlan” munkával, 20%-át pedig spontán módon felmerülő vagy véletlenszerű munkával.

Próbálja meg megtervezni saját tevékenységeit a következő hétre. Csak azokat írd le, amelyeket feltétlenül, azaz terv szerint kell kitölteni. Ossza el a fennmaradó 40%-ot előre nem látható és kapcsolódó ügyekre. Pl. egy folyóirat kihelyezése tervezett feladat, az illusztráció pótlása előre nem látható feladat, a jobbítás érdekében több oldal lapozásának vágya pedig velejáró, spontán.

Tehát ha váratlan dolog adódik, lesz rá idő, ha pedig minden sikerül, akkor lesz szabadidő, amit akár pihenésnek, akár a lista következő apróbb feladatának megoldására használhatsz fel.

Ez a 40%, ami előre nem látható feladatokra van félretéve, ez a mentőöv és az időgazdálkodás titka. A 60/40-es időgazdálkodás valóban működik velük. Ez a feladatmegosztás az, ami önbizalmat ad abban, hogy a kötelező feladatok ütemezése semmilyen körülmények között nem tolódik el, és mindenben, mindenhol időben leszel. Tanuljon meg prioritásokat felállítani, ne engedjen a kísértésnek, hogy az előző befejezése nélkül kezdje el a következő feladatot.

Azonban…

Az élet valósága azonban azt mutatja, hogy az idő és a feladatok ilyen ideális elosztása mellett is előfordulnak olyan kiszámíthatatlan pillanatok, amelyek túlmutatnak azon a 40%-on. Mi a teendő ebben az esetben?

Érdemes megtanulni többet és szélesebbre látni, ezt tanácsolja nekünk az időgazdálkodás. Ilyen esetekben egyszerűen cserélje fel a „munka” kifejezést a „pihenés” kifejezésre, és egységesítse őket. Például a munkahelyén úgy döntött, hogy frissíti a szoftvert, és ezért az elkészíteni tervezett magazint visszaszorították. Cserélje le ezt a munkát egy hellyel, például egy pihenésre szánt idővel. Igyál kávét, sétálj egyet. És amikor végre leül a számítógéphez, tartsa be a tervet. Tanuljon meg váltani, amint váratlan pillanat jelenik meg. Néha ez olyan egyszerű, mint megváltoztatni a testhelyzetét az asztalnál.

Az Alpokról

Egy másik meglehetősen hatékony időgazdálkodási módszer, amely lehetővé teszi az idő kezelését és oda irányítását, az „Alpok” módszer. Lényege, hogy a tervezés során minden feladathoz meg kell adni egy időbecslést (időegyenértéket). Egy ilyen időfelmérés lehetővé teszi, hogy valóban megértse, milyen feladatot fog ma biztosan elvégezni, melyik feladatot csak részben, és melyiket egyáltalán nem. Az Alpok módszerével akár napi négy órát is megtakaríthat! Ez a megértés az, amely lehetővé teszi, hogy nagy mennyiségű munkát végezzen el kapkodás nélkül. Ezzel a módszerrel időt takaríthat meg, amit végül felhasználhat valami új létrehozására vagy pénzkeresetre.

Érdekes videó a témában:

Az Eisenhower Mátrixról

A rövid távú időtervezésnél hasznos lesz az úgynevezett Eisenhower-mátrix. Az időgazdálkodásban ez az egyik leghatékonyabb módszer a napi feladatok tervezésében. Különösen azok számára hasznos, akiknek nagyszámú ügyük van, amelyeket a lehető leggyorsabban kell megoldani. Amellett, hogy segít rendezni a dolgokat, az Eisenhower Mátrix lehetővé teszi, hogy rendet rakj az életedben.

Az Eisenhower Mátrix időgazdálkodási módszer, amelyet az Egyesült Államok 34. elnökéről neveztek el, aki feltalálta.

Dwight Eisenhower (1890-1969) amerikai államférfi és katonai vezető, az Egyesült Államok 34. elnöke, akit kiváló szervezőkészség jellemez. Ezt a mátrixot én találtam ki és használtam az időm tervezésére.

Az Eisenhower-mátrix szerint minden esetet, például ma, négy csoportra kell osztani: A, B, C, D.

• V: fontos és sürgős ügyek (olyan dolgok, amelyek nagyon fontosak az Ön számára).
• B: fontos, de nem sürgős ügyek (csak fontos ügyek).
• C: sürgős, de lényegtelen ügyek (vis maior).
• D: Nem sürgős és nem fontos (olyan dolgok, amelyeknek nincs gyakorlati haszna az Ön számára).

Amikor tervet készítesz, megbánás nélkül húzd át a D csoportba tartozó dolgokat. Ezek lehetnek például „lógás” egy közösségi oldalon, egy sorozat századik epizódjának megtekintése, huszadik füstszünet, fél óra beszélgetni egy barátoddal egy új kabátról, amit tegnap láttál a boltban stb. A D csoport dolgai „emésztik” az idődet, az időt, amit pénzteremtésre és pénz vonzására használhatsz fel.
Ez az egyszerű időgazdálkodás megtanítja a dolgokat fő, másodlagos és lényegtelen dolgokra osztani.

Pareto-szabály

És itt jön a segítség a 80/20 Pareto-szabály vagy elv, amely szerint sok jelenségnél a következmények 80 százalékát az okok 20 százaléka okozza. Ez az ötlet számos iparágban alkalmazásra talált. Beleértve az időgazdálkodást. Olvass tovább, és lepődj meg.

A Pareto-elvről már írtunk. . Érdekes és nagyon hasznos.

Végül is kiderül, hogy a bármilyen ügy megoldására fordított idő első 20%-ában 80%-ban oldjuk meg a feladatot. Az esetek fennmaradó 80%-ában csak üzletünk 20%-át fejezzük be.
A Pareto-elv szerint az aránytalanság az okok, eredmények és elért eszközök, az ezekért tett erőfeszítések és jutalmak közötti kapcsolat szerves tulajdonsága.

A 80/20 elve egyértelműen mutatja ezt az egyensúlyhiányt:

• Befektetett pénzeszközeinek/erőfeszítéseinek 20%-a a bevétele 80%-áért felelős;
• Az Ön esetének következményeinek 80%-a a rendelkezésre álló okok 20%-ából ered;
• Egy eset megoldására irányuló erőfeszítéseinek 20%-a biztosítja az esetek 80%-át.

De ilyen hatást csak megfelelő időtervezéssel érünk el, amint azt fentebb tárgyaltuk.
A Pareto-szabály legfőbb értéke, hogy ez az elv nem mond ellent életünk logikájának. Ez csak világossá teszi: bátran feltételezhetjük, hogy időnk egy részét hatékonyabban dolgozzuk, mint a többit... És ha figyelembe vesszük, milyen erőfeszítéseket teszünk egy ügy megoldására, és összehasonlítjuk a kapott eredménnyel, akkor „szemet szemre” mászhatunk. Ez a disszonancia annyira nyilvánvaló lesz.

Példa

A cégtulajdonos látni fogja, hogy az „N” és a „G” részleg munkatársai ugyanolyan hatékonysággal dolgoznak, így nincs ok az egyik osztály fizetésének emelésére, illetve a béremelésre mindkét. Tanya titkárnő meg fogja érteni: minden hívást vagy látogatót egyforma figyelemmel kell kezelni, mert így nem marad le valami igazán fontosról, ami pozitívan befolyásolja a növekedést és a fizetési szintet. Az egyetemet végzett Ivan pedig látni fogja: az élet adta lehetőségek egyformán értékesek pénzügyi szempontból, függetlenül attól, hogy milyen jövőbeli utat választ.

Tehát nem az a kérdés, hogy mennyi időnk van a pénz vonzására. Mindenkinek ugyanannyiban van – a nap 24 órájában. A kérdés az, hogyan használjuk ki ezt az időt. Az időgazdálkodás gyakran összehasonlítja az időt a pénzzel, és mindkét „kategóriát” a vízzel. Miért? Mert a pénz és az idő úgy folyik, mint a víz. A különbség csak az, hogy valaki hagyja, hogy az idő csak úgy folyjon, és valaki tudja, hová, milyen üzletbe/termékbe fektesse be erejét és profitot termeljen.
De ha az időd nem válik pénzzé, talán nem pénzre van szükséged, hanem valami másra? Talán el kellene gondolkodnod azon, hogy miért nincs mindig elég időd „arra a másikra”?

Napok a prioritások meghatározásával.

Nem egy zsúfolt nap, de szeretnék sok mindent elvégezni. Mit kellene tennem? Csodák nincsenek, de a nap felépítésének optimalizálása nagyon is lehetséges, és ezt a reggeli tervezéssel kell kezdeni. A prioritások meghatározásának képessége, a B. Franklin-féle életcélok kitűzési rendszerének megértése és ismerete, valamint az ABC elemzés, a teendőlista összeállításának szabályainak ismerete, a kis és közepes idő kihasználása.

Lista és prioritások

1. Először is, a szokásos módon készítsen egy általános napi tennivalók listáját. Listarészlet - optimális esetben 15 elem.

A nagyon rövid, 3 perces feladatokat egyáltalán ne írja le: olcsóbb azonnal elvégezni.

2. Állítsa be a prioritásokat: A (fontos és sürgős), B (fontos és nem sürgős), C (sürgős, de nem fontos). Néz

Ha valóban elkezdi ezt csinálni, és ezt írásban, azaz felelősségteljesen csinálja, akkor megérti, milyen erős. Mert ez egy döntés az életed egész napjáról: mit fogsz valójában csinálni, és mit távolítasz el az életedből...

Három oszlop

A prioritásainak megfelelően írja át a listát három függőleges oszlopba: A, B és C. Ha egy-két szóban leírja a dolgokat, akkor beletelik egy percbe, és újra átgondolja, és érzi a prioritások helyességét. .

Írt.

Most meghajlítjuk a lapot, hogy a C oszlop kikerüljön a szemünk elől, és csak a legfontosabb és legfontosabb dolgok maradjanak látóterünkben és figyelmünkben.

Számoljuk a szükséges időt

Minden elem mellé írjuk, hogy hány percet szeretne ma (tervezi, szüksége van) erre az ügyre szánni. Ezeknek a számoknak az alapja az idő követése során szerzett tapasztalat.

Adja össze a percek teljes számát.

Csomagolás keretekbe

Rakjuk a "csapokat"

A „csapok” a nap eseményei, amelyek egy szigorúan meghatározott napszakhoz kötődnek. Írd be őket az időbeosztásodba.

Tárgyalások - 15.00. Találkozunk egy kávézóban Prechistenkán.

Ha szükséges, számoljon, és adjon hozzá egy határidőt. Néz

A nap kompozíciójának elkészítése

Minden, ami fontos, már ismert: a nap időkerete világos, a csapok ki vannak jelölve, a teendők listája meghatározott. Most készítsen egy kompozíciót a napra. Az alapszabályok egyszerűek:

• a legfontosabb dolgokkal kezdjük, biztosítva a legjobb időt a legfontosabb ügyekre,
• Majd a tevékenység jellegének változására ügyelve elrendezzük a dolgokat, hogy minden következő váltásban örömet, kikapcsolódást találjunk.

A "RAM" előkészítése

Az operatív feladatok rövid feladatok, amelyek gyorsan kitölthetik a váratlan szabadidőt.

A találkozó késik, van 15 szabad perced: mit kezdj magaddal? Ó, kinyomtatták a betűket, amelyeket most kényelmesen átnézhet. Tehát előre gondoskodunk arról, hogy a tervezett ütemtervben esetlegesen fellépő fennakadásokat valamivel érdemben le lehessen fedni: átgondoljuk és listát készítünk az ilyen „operatív” feladatokról, rövid feladatokról.

Néha „foltoknak” nevezik őket – ami gyorsan elfedi a nap lyukait. Melyik név tetszik a legjobban, válaszd ki magad.

A C oszlop eseteiből általában kényelmes „operatívokat” készíteni: a dolgok meglehetősen sürgősek, de nem túl fontosak. Nem kötelező megcsinálni, de ha eljön az ideje, örömmel megcsináljuk.

Ennyi, kész a napi munkaterv, és készen állsz az események főbb fordulataira. Ha az események teljesen váratlan módon alakulnak, kijelentjük: „Új bemutatkozás!”, és az új körülményeknek megfelelően átírjuk a napi tervet. Általában nem tart tovább 10 percnél, aztán a megszokott módon élünk, rugalmas és átgondolt terv szerint.

Sok sikert!

Irodalom

• A.G. Gorbacsov. Idő beosztás. A vezér ideje. 24+2. M.: "DMK-press" kiadó, 2007.

Az Alpok módszerének öt szakasza

A figyelmedbe bemutatott módszer viszonylag egyszerű, és néhány gyakorlat után átlagosan legfeljebb 10 percet vesz igénybe a napi terv összeállítása. Viszonylag könnyen megjegyezhető, mert memotechnikára épül: a kezdőbetűk tárgyfogalmakat szimbolizálnak.

A módszer öt szakaszból áll:

1) feladatok összeállítása;

2) a fellépések időtartamának értékelése;

3) időfoglalás (60:40 arányban);

4) döntéshozatal a prioritásokról és az átcsoportosításról;

5) ellenőrzés (elszámolás a meg nem történtekről).

Első szakasz: írásbeli feladatok

A „Napterv” űrlap megfelelő címsorai alá írja le mindazt, amit másnap meg szeretne vagy tennie kell:

feladatok a teendők listájából vagy a heti (havi) tervből;

előző nap teljesítetlen; hozzáadott esetek; határidők, amelyeket be kell tartani; visszatérő feladatok.

Kis gyakorlással összeállíthat egy listát a feladatokról, így:

 első közelítésként oszd el őket prioritás szerint;

 osztja fel elhúzódó és „rövid”, rövid távúakra;

 ellenőrizze újra a személyes kapcsolattartással kapcsolatos feladatokat, hátha azok racionálisabb módon (telefon használatával stb.) elvégezhetők.

Ez azonban csak a kezdete a napi terv elkészítésének.

A reális napi tervet mindig arra kell korlátozni, amit ténylegesen meg tud tenni.

Második szakasz: a részvények futamidejének becslése

Minden feladathoz írja fel a hozzávetőleges teljesítési időt, adja össze és határozza meg a hozzávetőleges teljes időt.

Azzal érvelhet, hogy az egyes esetek időtartamát nem lehet elég pontosan megbecsülni. Ez igaz. Ha azonban már megszerzett némi tapasztalatot, akkor az időtervezés alapjául szolgálhat. Hiszen tevékenysége során nehézségekbe ütközik a piac, a forgalom és a költségek megítélésében is.

 Ne feledje azt is, hogy a munka gyakran annyi időt igényel, amennyi rendelkezésére áll. Tehát azáltal, hogy meghatározott időtartamot állít be az egyes feladatokhoz, rákényszeríti magát, hogy beleilleszkedjen ebbe az időbe.

 Sokkal koncentráltabban dolgozik, és következetesebben szabadul meg a zavaró tényezőktől, ha meghatározott időt szán egy bizonyos feladatra.

 Próbáljon meg 10 napra írásos terveket készíteni, és egyre magabiztosabb lesz ebben.

Harmadik szakasz: idő lefoglalása tartalékban

A napi terv elkészítésekor tartsa be az időtervezés alapszabályát, miszerint a terv legfeljebb az idő 60%-át fedje le, és kb. 40%-át hagyjon tartalék időnek a váratlan dolgokra.

Ha 10 órás munkanapot feltételez, ez azt jelenti, hogy az Ön érdeke, hogy a tervével legfeljebb 6 óra legyen. A célod azonban legyen egy 8 órás munkaidő, körülbelül 5 órás tervezett idővel! Ha idejének több mint 60%-át tervezte, akkor az összeállított feladatok listáját könyörtelenül a megadott paraméterekhez kell illesztenie, meghatározva a prioritásokat, delegálva a feladatokat és csökkentve a rájuk szánt időt. A munka fennmaradó részét vagy át kell vinni a következő napra, át kell húzni, vagy túlórával kell befejezni.

Negyedik szakasz: Döntés a prioritásokról, csökkentésekről és átcsoportosításokról

Cél: csökkentse a napi feladatok elvégzésére szánt időt 5-6 órára.

 Határozzon meg egyértelmű prioritásokat ügyeinek, például ABC-elemzés segítségével, és ezeknek megfelelően tisztázza a napi feladatokat (lásd a 3. fejezetet).

 Ellenőrizze újra kiszámított időigényét, és csökkentse az összes feladatra fordított időt a feltétlenül szükségesre; Próbálj meg a valóság talaján maradni.

 Tekintsünk minden részvényt átruházásának és racionalizálásának lehetősége szempontjából.

Példánkban a végső változatban a napi terv így néz ki: Ötödik szakasz: a visszavonás ellenőrzése és átvitele

A tapasztalatok azt mutatják, hogy nem minden feladatot lehet elvégezni, és nem minden telefonbeszélgetésre kerülhet sor. Ezért másnapra kell átütemezni őket.

Ha sokszor átütemezed ugyanazt, akkor ez teherré válik számodra, és két lehetőség van:

Végre határozottan felveszed, és végiglátod a befejezésig;

Feladod, mert néha a probléma magától megoldódik.

Mivel a rendszeres emlékeztető naptárban nincs elegendő hely a napi tervekhez, és az egyes lapoknak megvan az a hátránya, hogy elveszik az átfogó áttekintést, ezért javasolt a rendszeres és következetes munka egy speciális időnaplóval. Alkalmas lehet napi és egyéb időtervek készítésére (lásd 2.5).

Az időfelhasználás racionalizálása bürográfia segítségével

Még tovább racionalizálhatja tervét, ha a betűrövidítéseken kívül más rövidítéseket és grafikus szimbólumokat, úgynevezett bürográfiát is használ a legfontosabb elemek jelzésére.

Használjon más saját jelöléseket is. A személyes kreativitást itt nem kell korlátozni.

A bürográfia segítségével növelheti egy ilyen segédeszköz időnaplóként való hatékony felhasználását.

Az Önt érdeklő információkat az Otvety.Online tudományos keresőben is megtalálhatja. Használja a keresési űrlapot:

Bővebben az „ALPS” MÓDSZER témáról:

1. Vezető (szakember) munkanapjának egyéni tervezése. Munkanapi tervek készítése „Alpok” módszerrel.
2. A szociálpszichológia alapvető módszerei. Felügyeleti módszer, kísérleti módszer, szociálpszichológiai kísérlet, dokumentumelemzési módszer, tesztelési módszer.
3. 5. A pszichológiai genetika kutatási módszerei: ikercsalád módszer, örökbefogadott gyermek módszer, kontroll iker módszer