Jegyzet készítése. A jegyzetírás minden alkalomra jellemzői: minta

Az SZ-t a munkavállaló közvetlen felettese vagy más osztályvezető nevére állítja össze. Rövid időn belül lehetővé teszi:

értesítse a vezetőt az aktuálisan felmerült problémáról

javaslatot tenni a megszüntetésére, vagy egyeztetni egy másik munkavállalóval intézkedési tervet.

döntésre vagy parancs kiadására készteti a vezetőt

Ez is azt bizonyítja, hogy a problémát a munkafolyamatban felfedező szakember nem hagyta a helyzetet, hanem értesítette erről a menedzsmentjét, hogy azonnali döntést hozhassanak. Vagyis nem tétlen.

A feljegyzések típusai

Fontolja meg az üzleti levelek fő típusait:

információkérésről;

a munkavállaló által a munkavégzés során elkövetett jogsértésekről.

az alkalmazotti bónuszokról.

Ezenkívül CZ kísérheti egy dokumentumcsomag átadását a szervezeten belüli osztályok, részlegek, osztályok között (harmadik félként működő szervezetek esetében kísérőlevelek elkészítése szükséges). A munkavállalóknak is elküldhető azzal a kötelezettséggel, hogy meg kell indokolni a munkahelyről való távolmaradás okát.

Az SZ a munkaidővel kapcsolatos kérdéseket tartalmazhat.

Összeállítási szabályok

Az összeállítás során betartandó fő szabály a rövidség. A dokumentumnak egyértelműen meg kell határoznia a probléma lényegét, valamint a megoldási módokat. Az SZ szövege általában nem haladhatja meg a 6-7 sort. Az SZ-nek nincs egységes formája. Összeállításához a szolgáltatási jegyzet tetszőleges formáját használjuk.

Ennek ellenére az írás során figyelembe kell venni a GOST R 6.30-2003 követelményeit. A GOST szerinti feljegyzés elkészítéséhez, amelynek mintája fent látható, a következő részletekre van szükség:

a papírnak tartalmaznia kell egy „fejlécet”. Jelzi, hogy kinek szól (datív esetben a munkavállaló beosztása és teljes neve);

be kell írni a dokumentum összeállításának dátumát és számát;

a szöveg címe az SZ tárgyát jelöli;

a jelenlegi helyzet leírása, amely miatt feljegyzés készül: „Felhívom a figyelmét ...”, akkor a feljegyzés szövegének tartalmaznia kell egy konkrét kérést;

lent a fordító beosztása és teljes neve, aláírása átirattal.

A megszerkesztett dokumentumot a vállalkozás titkáránál bejövő levélként kell nyilvántartani. Ezek után biztos lehet benne, hogy az igazgató megkapja az SZ-t, és személyesen is megismerkedhet vele.

SZ elektronikus formában

Érdemes megjegyezni, hogy sok vállalkozás alkalmazta az elektronikus dokumentumkezelést. Ezért az SZ elektronikus formában is kiadható. Ebben az esetben a vállalkozás vállalati postájára küldik. A titkár a levelek további válogatásával, címzettekhez történő továbbításával foglalkozik.

Az önéletrajz átvitelének ezzel a módszerével papírt és időt takarítanak meg az alkalmazottak. Ebben az esetben a dokumentum összeállítása ugyanúgy történik, mint a papíron. Kívánatos, hogy rajta legyen a feladó elektronikus aláírása. Annak érdekében, hogy az elküldött dokumentumot a vezető elolvassa, küldéskor a küldőlapon lévő négyzet bejelölésével kérjen "értesítést a posta olvasásáról".

Minta dokumentum

A munkahelyi kérdések megoldása során gyakran szükségessé válik a fontos információk továbbítása a vezető felé. Néha a körülmények megkövetelik, hogy a körülmények magyarázatát, a hibákra való figyelmeztetést írásban rögzítsék.

Ebben az esetben nemcsak a tények helyes megállapítására van szükség, hanem a dokumentum helyes elkészítésére is. Az önéletrajz összeállítása gyakran nehéz, főleg tapasztalat hiányában. De ezt nem nehéz megtenni, ha egy feljegyzés példája van a szeme előtt. Ezért készítettünk mintákat, amelyek elolvasása után helyesen készíthet dokumentumot. Tekintsük a leggyakoribb eseteket, amelyek SZ elkészítését igénylik.

SZ a bónuszokról a munkavállaló ösztönzésére irányuló megbízás kiadásának alapja. Ezt a dokumentumot a munkavállaló közvetlen felettese állítja ki a szervezet igazgatójának nevére. Jelzi a dolgozó érdemeit, a bátorítási kérést, a dolgozó és az összeállító adatait. Az SZ mérlegelése és pozitív döntése után az igazgató jutalmakra vonatkozó végzést ad ki. Hogyan írjunk feljegyzést a rendezői mintához:

Abban az esetben, ha a munkavégzés során olyan körülmények merültek fel, amelyek miatt a munkavállaló nem tudta maradéktalanul ellátni munkakörét, a magyarázó. Leírja az okokat. Hogyan írjunk emlékeztető mintát:

Az SZ-t akkor használják, ha a munkavállalónak fel kell vennie a kapcsolatot a vezetővel, és kérnie kell a munkaszükségletekhez szükséges pénzeszközök elosztását. Ebben az esetben a dokumentum rögzíti az anyagbeszerzéshez szükséges termelési igény tényeit. Hogyan írjunk feljegyzésmintát helyesen:

Szavatossági idő

Az orosz kulturális minisztérium 2010. augusztus 25-i rendeletével jóváhagyott, az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus vezetői archív dokumentumok listája, a tárolási időszakok feltüntetésével. 558, SZ legalább öt évig meg kell őrizni a vállalkozás irattárában. Szükség esetén a szervezet igazgatója jogosult a tárolási időt meghosszabbítani. Az elektronikus formában kiadott CZ tárolási időtartamát a társaság alapszabálya határozhatja meg.

A különböző tevékenységi területeken dolgozó polgároknak gyakran váratlan helyzetekkel kell megküzdeniük, ezért érdekli őket az írásmód kérdésére adott válasz. Memoés hol tudok mintát venni?

Ez a dokumentum az egyik legnépszerűbb és legelterjedtebb módszer a cégek és alkalmazottak számára. Ebben a cikkben elmondjuk, hogyan írjon helyesen feljegyzést, és adjon minta emlékeztetőt felülvizsgálatra.

Feljegyzés írásának szükségessége

A feljegyzés egy vállalaton belüli munkafolyamat, amely lehetővé teszi az aktuális termelési helyzetek gyors, rövid időn belüli megoldását. A szolgáltatási megjegyzés a következő célokat szolgálja:

• • A hivatalnok gyors értesítése a pillanatnyilag felmerült problémáról
  • Javaslattétel a megszüntetésére, vagy a tervezett intézkedési terv egyeztetése

A feljegyzés benyújtásának számos pozitív vonatkozása van a vállalkozás gyártási folyamatában. Ez a dokumentum közvetlen bizonyítéka annak, hogy a szakember, miután a munkafolyamatban olyan problémát fedezett fel, amelyért felelős, azonnal jelezte azt a vezetőség felé.

Azokban a helyzetekben, amikor a szakember nem tud önállóan megbirkózni egy előre nem látott helyzettel, és egy feljegyzés segítségével más szakemberek elé terjeszti, ezzel az intézkedéssel mentesíti magát a rossz minőségű vagy idő előtti hiba miatti felelősség alól. problémás kérdés megoldása.

A feljegyzés konkrét formája nem került kialakításra, ezért a papírt bármilyen formában elkészítik és átadják a vezetőségnek, mind papíron, mind elektronikus kommunikációs eszközökön keresztül.

Jegyzet készítése

Fentebb kitaláltuk, hogy milyen esetekben szükséges feljegyzést írni és benyújtani a vezetőségnek. Most nézzünk meg egy példát a vizsgált dokumentum összeállítására, és mint fentebb említettük, a feljegyzéshez nincs külön forma, de vannak általánosan elfogadott követelmények a dokumentum tartalmára vonatkozóan.

Ezek közé tartozik:

1. Az irat jobb felső sarkában fel kell tüntetni a feljegyzés címzettjét. Meg kell írni annak a személynek a vezetéknevét, keresztnevét, családnevét, beosztását, akinek a nevében a feljegyzés készül.
2. Ezen adatok alá írják a dokumentum számát és nevét.
3. Ezt követően a szakember feltárja annak a problémás kérdésnek a lényegét, amellyel a vállalkozásnál végzett tevékenysége során találkozott. Vagy olyan helyzetet ír le, amellyel ő maga nem tud megbirkózni, és ehhez más szakemberek segítségére van szükség.
4. Továbbá javaslatokat kell előírni a jelenlegi helyzet megoldására. Vagy a feljegyzés szerzője kimondja azokat a lépéseket, amelyeket elvár attól a tisztviselőtől, akinek a nevében a dokumentumot benyújtják.
5. A dokumentum alján fel van tüntetve a feljegyzést küldő személy vezetékneve, neve, családneve és beosztása.

Szükség esetén minden dolgozó állampolgár használhatja ezt a feljegyzéssablont.

Hogyan írjunk feljegyzést - minta és példa az írásra

Nézzünk egy konkrét példát a feljegyzés (minta) írására. Az alábbi példa egy feljegyzés szövegét tartalmazza, amely mintaként használható üzleti dolgozat írásakor.

Memo példa

Az alábbiakban példát mutatunk be egy papíralapú feljegyzés írására, ahol a fellebbezés tárgya és a feljegyzés címzett jogi személy, valamint a probléma lényege fiktív.

A "Kamelia" JSC igazgatója
Kravcsenko Anatolij Petrovics
Krasznodar 2015. július 15

MEMO

2015. július 13-a óta a vállalkozás melegüzletében lévő kemence használhatatlanná vált, a meghibásodás kijavításához az alábbi listából kell pótalkatrészeket vásárolni. Az alkatrészek és a meghibásodás megszüntetésére irányuló munka teljes költsége 15 700 (tizenötezer-hétszáz rubel 00 kopecks).

Jelenleg a berendezések javítására, karbantartására rendelkezésre álló keretösszeg elfogyott, a szükséges alkatrészek nem állnak rendelkezésre. A meleg üzletben az állásidő elkerülése érdekében kérjük:

1. A megadott pénzösszeget a dokumentumhoz csatolt lista szerint jelölje ki.
2. Biztosítson javítócsapatot az elhasználódott alkatrészek cseréjére.

Üdvözlettel: Onoprienko Valeria Viktorovna forró bolt vezetője.

Sok szervezetben zajlik az információcsere elektronikus kommunikáción keresztül, így az e-mailek használata megkönnyíti a feljegyzés benyújtását. A vállalaton belüli ilyen dokumentumáramlásnak nyilvánvaló előnye van - ez az alkalmazottak kérelmének figyelembevételének sebessége.

Hogyan írjunk feljegyzést elektronikus formában? A dokumentumnak nincs lényeges eltérése a klasszikus papíron lévő változathoz képest. Az elektronikus formában készült emlékeztető minta szinte semmiben sem különbözik a fent tárgyalt példától. Az elektronikus formában készült feljegyzés jelentős része hasonló lesz a példánkhoz. Különösen a bekövetkezett helyzet leírása és a munkavállaló által megfontolásra benyújtott javaslatok sorozata.

A különbség továbbra is megmarad - a feljegyzésben nem kell feltüntetni a címzettet. Az e-mailben a "Cím" sorban a felhasználó nevét kell feltüntetni, akinek a dokumentum címzettje. Ha az egész osztályhoz csak egy e-mail cím tartozik, akkor a „Tárgy” sorban meg kell adni a címzettet, vagyis annak a tisztviselőnek a nevét, akinek a feljegyzést elküldték.

Ezenkívül az e-mail (saját postafiók) használatakor gyakran már van egy aláírás, amely automatikusan bekerül a szövegbe. Ez jelentősen időt takarít meg, különösen a feljegyzés írásakor. Ha az Ön e-mail fiókja nem teszi lehetővé a feladó azonosítását (például, ha csak egy e-mail fiók van a vállalkozásnál), akkor a levél végén meg kell adnia beosztását és teljes nevét.

Ne felejtse el, hogy a dokumentum e-mailben történő elküldésekor fontos értesítést kérni arról, hogy a címzett elolvasta az Ön által küldött e-mailt. Ehhez jelölje be a megfelelő négyzetet. Egy ilyen értesítés annak bizonyítéka, hogy Ön egy bizonyos időpontban feljegyzést küldött egy adott tisztviselőnek.

A feljegyzés a modern irodai munka egyik legnépszerűbb dokumentumtípusa. A vállalat vezetése, strukturális részlegei és a szervezet alkalmazottai közötti interakció funkcióját látja el. A feljegyzés megírásához bizonyos szabályok betartása szükséges a tartalmára és kialakítására vonatkozóan. Ezen követelmények betartásával mindig hatékonyan tud információt közvetíteni kollégái és beosztottai felé.

Ebből a cikkből megtudhatja:

Miért van szükség emlékeztetőkre?

A szolgáltatási megjegyzés az információk és referenciadokumentumok csoportjába tartozik. Ennek a csoportnak a fő célja a vállalat részlegei és alkalmazottai közötti információcsere. Egy ilyen hivatalos levél szükségessége több esetben is felmerül:

ha azonnal értesíteni kell egy bizonyos tisztviselőt a felmerült problémáról;

javaslatokat tenni a probléma megoldására;

egyeztetni a tervezett intézkedésekről;

Ezen túlmenően egy ilyen levél céljai között szerepelhet információkérés, utasítások kiadása vagy értesítés. Erre akkor van szükség, ha a munkavállalónak meg kell magyaráznia vagy egyeztetnie kell kollégáival vagy a vezetői szempontokkal az üzleti kérdésekben. Ha a szóbeli kommunikáció nem elegendő, és az üzenetet dokumentálni kell, hivatalos írásos dokumentum készül.

Ne feledje, hogy az ilyen típusú dokumentáció nem szerepel a vezetési dokumentáció össz-oroszországi osztályozójában (OKUD). A benne szereplő információk nem tartalmazhatnak direktívákat vagy utasításokat. A jelenlegi jogszabályok nem írnak elő konkrét követelményeket az ilyen hivatalos papírokra. A regisztrációs eljárás során figyelembe kell venni a szervezet sajátosságait. Általában az irodai folyamatokat szabályozó vállalat helyi szabályozási aktusában rögzítik. Ilyen cselekedet például lehet.

Mi a különbség a hivatalos, a memorandum és a magyarázó megjegyzések között?

A szöveg nem tartalmaz üdvözletet és végső kívánságokat. A levél a következő szavakkal végződik: „szerintem... (szükséges, megfelelő stb.)”, „Javaslom...”, „Kérlek... (kiemelje ki, küldje el stb. vagy vonja le a szükséges következtetéseket) ”

Hogyan írjunk álláslevelet?

Mint minden más hivatalos dokumentum, az iroda is A4-es lapra készül. Lehet kézírással vagy számítógéppel gépelve. A kezdeményező aláírását minden esetben kézzel kell írni.

Jegyzet regisztrációja a GOST szerint: minta magyarázatokkal

Jelenleg az orosz jogszabályok egyetlen olyan szabályozási jogi aktust sem tartalmaznak, amely szabályozná a hivatalos levél tartalmára és annak kialakítására vonatkozó követelményeket. Korábban a hivatalnok megkülönböztethette a hivatalos leveleket, a Dokumentumtípusok és -fajták tömör szótára (amelyet a Szövetségi Iratkezelési és Archiválási Kutatóintézet Főarchívuma dolgozott ki) definíciói alapján:

Hivatalos - tájékoztat bizonyos munkák elvégzéséről, egyik tisztviselő elküldi a másiknak;

Jelentéstétel - felsőbb vezetésnek címezve, a kérdést az összeállító következtetéseivel és javaslataival együtt ismerteti;

Az 1993. december 30-i N 299-es orosz állami szabvány (OKUD) rendelettel jóváhagyott, OK 011-93 irányítási dokumentáció jelenlegi össz-oroszországi osztályozójában nem szerepel önálló típusként feljegyzés. Csak a jelentésről van szó. Ugyanakkor a munkafegyelem megsértésével kapcsolatban említik, és rendelkezik saját kóddal, az N 0286041 egységes formájú. Megjegyzendő, hogy a jelentést a szervezet vezetőjének tájékoztatására az egység vezetője készíti. egy konkrét helyzetről a vezetői döntés ösztönzése érdekében.

A hivatalos hivatalos levelek írását azonban széles körben alkalmazzák a hivatali gyakorlatban. A hatósági dokumentáció lebonyolításának egységessége érdekében javasolt az "Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok készítésének követelményei" c.

Ez a GOST kötelezi a jegyzőt, hogy a hivatalos hivatalos levél formáját használja a helyes végrehajtáshoz, és követelményeket állapít meg az ilyen nyomtatványokra:

szabványos formátum - A4 (210 x 297 mm) és A5 (148 x 210 mm);

anyag - fehér papír vagy világos színű papír;

margók: jobb - legalább 10 mm., bal, felső, alsó - legalább 20 mm.

A hivatalos levél számítógépen történő elkészítésekor a Times New Roman betűtípus használata javasolt, 12-14 pontos mérettel és 1-1,5 pontos sortávolsággal. A szolgáltatás szövegét tiszta változatban kell kinyomtatni: foltok és javítások nélkül. Ha a szöveget több oldalon rendezi, mindegyiket számozni kell, a második oldaltól kezdve. Az arab számokat az oldalszavak és írásjelek nélküli számozáshoz használják. A szám a felső mező jobb oldalán található.

A részletek kötelező összetétele a feljegyzés helyes végrehajtásához (lásd a mintát):

• a szerkezeti egység neve; — 1
• a dokumentumtípus neve; — 2
• létrehozás dátuma; — 3
• regisztrációs azonosító szám; — 4
• a szöveg címe; — 5
• szöveg; — 6
• címzett adatok; — 7
• a fordító kézzel írott aláírása (a pozíció megjelölésével); — 8
• vízum jóváhagyása; — 9
• felbontás. — 10

Memo példa

Hogyan írjunk feljegyzést elektronikus formában?

Hogyan lehet hivatalos hivatalos leveleket regisztrálni?

Az irodai munka egyik fő feladata, hogy operatív keresést biztosítson a szervezet dokumentumbázisában. Ez a funkció a dokumentáció átviteléhez kapcsolódik a fordítótól az előadóhoz. A hivatalos iratok hatalmas skálája közötti keresés megkönnyítése érdekében rendszerint regisztrációs űrlapokat használnak.

A feljegyzés értékes szervezeti információ hordozója. Az abban megfogalmazott kérdéskör megköveteli a társaság vezetőségének bizonyos adminisztratív döntését. A határozatot a vezető vagy meghatalmazottja határozattal is kiadhatja. Következésképpen a szolgáltatókat más belső dokumentumokkal együtt nyilvántartásba kell venni.

Dokumentáció, a szervezetben elfogadott eljárásrend szerint. A hatósági levél kiállításának szabályai tartalmazzák a hozzárendelt azonosító szám mintáját. A hozzárendeléshez általában a dokumentáció időrendi sorrendjét, a faj és a szerkezeti egység betűjelét használják. Így például a 0204-СЗ-OP szám hozzárendelhető egy belső dokumentumhoz. Ebből arra lehet következtetni, hogy a magazinban 204-es a sorszáma, a cég értékesítési osztályán készített szervizfájlról van szó.

A regisztrációs szám az összeállítás helyén és az átvétel helyén is adható. Ezt a mindenkori irodai munkára vonatkozó utasításnak kell meghatároznia.

Külső feljegyzés mérlegelése: megállapodás és állásfoglalás

A feljegyzések elbírálásának minimális időtartamát a szervezet belső szabályozási aktusa határozza meg. Az érdeklődők áttanulmányozzák a dokumentumot, majd jóváhagyó vízumot ragasztanak rá. Az abban tárgyalt kérdésben a vezetői döntés meghozatala után a társaság vezetője meghozza végleges állásfoglalását ebben a kérdésben. Ez a felülvizsgálati folyamat utolsó lépése.

A külső hivatalos levelezés figyelembevételének eljárása kissé eltérő. A belsőtől eltérően az ilyen típusú dokumentációt fejléces papírra állítják össze, és közvetlenül a vállalkozás vezetője írja alá. A címzett szervezet teljes nevét az alapszabálynak megfelelően használjuk.

Ezt a dokumentumot megfontolásra benyújtják minden érdeklődőnek, aki vízumot ragaszt rá (vagy külön kérvényezőlapra). A vízum általában az aláírásból és a vízumtiszt beosztásának megnevezéséből, az átiratból (vezetéknév és kezdőbetűk), valamint az aláírás dátumából áll. Ha az eredeti hivatalos hivatalos levelet a címzett szervezetben kívánják megőrizni, a vízumot az utolsó lap hátoldalának alján kell elhelyezni. Ha az eredetit visszaküldik a fordítónak, a jóváhagyási jelet a másolat elülső oldalának alján kell elhelyezni. A cég belátása szerint (ha a helyi szabályozás rögzíti) a megfigyelés laponként történhet, pl. minden lapra, beleértve a mellékleteket is, fel kell tüntetni a jeleket.

Ha a címzettnek olyan észrevétele van, amelyet a szolgáltatás összeállítója felé szeretne közölni, azt külön lapon megteheti, amelyet aláírva csatolnak a fődokumentumhoz.

A mérlegelés utolsó szakasza, akárcsak egy belső hivatal esetében, a vezető döntése az egyik vagy másik közigazgatási határozat meghozatala után. A felbontás közvetlenül az eredetire helyezhető, vagy külön lapra is elkészíthető. Tartalmazza az előadók adatait (vezetéknevek, kezdőbetűk és beosztások), a megrendelés tartalmát (ha van), a végrehajtási határidőket, a vezető aláírását és az állásfoglalás dátumát.

Aldokumentumok:

Teszt „Mindent a jegyzetekről”.

1. A feljegyzés végrehajtását a következők szabályozzák:

• GOST
• Helyi szabályozás

2. Mi a neve a felsőbb tisztviselőhöz intézett feljegyzésnek?

• Jelentés
• Magyarázó
• magyarázó

3. A feljegyzés tartalma nem tartalmazza:

• Kérések és javaslatok
• Utasítások és parancsok
• Az összeállító következtetései a problémahelyzetről

4. A vezető határozata a hivatalban kifejtett kérdésben:

• Felbontás
• Diszpozíció

5. Milyen sorrendben történik a bejegyzések sorrendje a naplóban?

• Időrendi
• Betűrendes
• Tetszőleges

A legtöbb kérdést és zűrzavart általában a belső dokumentáció okozza, mivel azt hivatalosan nem szabályozzák jogszabályi aktusok. Különböző tevékenységi területeken eltérő szabályok vonatkozhatnak a hivatal, feljegyzés, magyarázó jegyzet írására. A feljegyzés a belső üzleti levelezés egyik leggyakoribb formája. Hogy miben különbözik a többi belső dokumentumtól, milyen elemek kötelezőek hozzá, vagy változhatnak, milyen esetekben lehet szükség, azt ebben a cikkben igyekszünk elmagyarázni. A különböző célokra készített írásbeli feljegyzések mintáit is átadják.

Emlékeztető: a dokumentum lényege

A feljegyzés a szervezeten belüli írásbeli kommunikáció egyik formája. Az ilyen típusú levelezés sajátos különbsége a „horizontális” orientáció - a kommunikáció olyan alkalmazottak között zajlik, akiket nem kötnek össze alárendeltségi viszonyok, azaz hivatalos státuszban egyenlőek.

REFERENCIA! Ha a feljegyzést magasabb beosztású alkalmazottnak küldik, akkor azt nem szolgálati jegynek, hanem jelentésnek nevezik.

Ez a dokumentum információra és hivatkozásra vonatkozik, azaz egy adott problémára vonatkozik, amelyet a feladó nem tud megoldani a címzett (a cég másik alkalmazottja vagy részlege) nélkül. Egyes esetekben a feladat pusztán tájékoztató jellegű is lehet: a címzett tudomást szerez bizonyos tényekről.

A feljegyzés célja

A belső levelezés fő célja az operatív irányítás, vagyis a felmerülő kérdések és/vagy problémák leggyorsabb és leghatékonyabb megoldása. A szolgáltatási megjegyzés jellemzői, hogy célja:

• kezdeményezni bármely határozat meghozatalát;
• bizonyos információkat közöl a címzettel;
• beszámolni bizonyos, esetleg korábban felvetett kérdésekről;
• válaszoljon az előző szervizjegyzetben feltett kérdésre (ebben az esetben az eredeti jegyzet számát kell feltüntetni).

Minek kell szerepelnie egy feljegyzésben, és mi nem

Mivel a feljegyzés segéddokumentum, nem szabályozzák sem az OKUD-ban, sem más szabályzatban foglalt kötelező szabályok és előírások. Megírásakor célszerű figyelembe venni az Orosz Föderáció "Egységes dokumentációs rendszerek" GOST R 6.30-2003 szabályait.

A feljegyzés kötelező adatai sok tekintetben hasonló bármely üzleti dokumentumban szükségeshez.

1. Információk a feljegyzést küldő osztályról.
2. Annak az osztálynak a neve, ahová a dokumentumot elküldték.
3. A közvetlen címzett neve és beosztása.
4. A levelezés neve (jelen esetben "jegyzet").
5. A jegyzet címe vagy tárgya, amely röviden ismerteti a témát.
6. A dokumentum "törzs" a helyzet közvetlen megfogalmazása, információk, kérések, megoldások, a probléma megoldására irányuló javaslatok stb.
7. A feljegyzés dátuma és száma.
8. A feljegyzés feladójának beosztása, teljes neve, aláírása.

Lehetséges kiegészítő elemek tartalmazhat:

• a helyzet megoldásában érdekelt más személyek vízumai;
• alkalmazások (a megjegyzés szövegében legyen link az elérhetőségükre).

Kizárva a feljegyzésekben:

• megrendelések;
• megrendelések;
• keselyűk „jóváhagyom”, „megengedem” stb.

Az ilyen korlátozást a címzett és a feladó státuszának egyenértékűsége indokolja. A feljegyzés azonban, nem lévén közvetlen megbízás, fontos vezetői döntések alapjává válhat, ami a megbízás kiadásában is kifejezhető.

Dekoráció

A jegyzetekre olyan formázási követelmények vonatkoznak, amelyek a szervezet összes dokumentumára érvényesek. Kényelmes, ha ezeket a helyi előírások rögzítik. Általában az általánosan elfogadott üzleti gyakorlatot követik:

• A4-es papír;
• Nyomtatási betűtípus Times New Roman 12 másfél szóközzel;
• dátumformátum "nn.hh.yy";
• a „fejléc” helye az oldal közepén vagy a bal szélén;
• bonyolult beszédfordulatok, szükségtelen verbális konstrukciók, érzelmi pillanatok hiánya.

Memo online

Ha a szervezet kellően számítógépes munkafolyamattal rendelkezik, akkor a feljegyzéseket nem papír, hanem elektronikus formában lehet elküldeni. Néha még egyszerűbb és kényelmesebb is, mert a papír adathordozó elveszhet vagy megsérülhet, az elektronikus szöveg pedig biztonságosan tárolódik a számítógép memóriájában. Amikor egy feljegyzés szövegét az interneten keresztül küldi, érdemes figyelembe venni néhány további szempontot.

1. Űrlapok, sablonok és mintajegyzetek létrehozhatók, a vezetőség jóváhagyja, és külön fájlba vagy mappába menthető, amelyhez a helyi hálózat bármely felhasználója hozzáférhet.
2. A címzettet nem a feljegyzés „fejlécének” szövegében kell feltüntetni, hanem a „Cím” vagy a „Tárgy” sorban, ha az elektronikus forrás megosztott.
3. Az aláírás automatikusan beilleszthető a jegyzet szövegébe, amivel a fordító időt takarít meg.
4. Javasoljuk, hogy mindig kérjen e-mail olvasási visszaigazolást: ez további visszaigazolásként szolgál a feljegyzés kézhezvételéről, valamint annak időben történő elküldéséről.

Úti okmányok helyett szolgálati jegyzet

Az Orosz Föderáció Kormányának 1595. számú rendelete után, amely 08.01.-én lépett hatályba. 2015-től megszűnnek az utazási utalványok, a szolgálati kiosztás és az utazási megbízási jelentés, a feljegyzés fontos dokumentum, amely segíti az utazási idő és erőforrások felhasználásának megerősítését. Ha a vezetőség a helyi törvényben nem írt elő ilyen előírást, akkor erre a célra feljegyzés használata nem kötelező. Azonban egy ilyen dokumentum lehet az egyetlen megerősítése annak tényének, hogy a munkavállaló utazott és valamilyen járművet használ. Ha a munkavállaló nem közterületen, hanem személyes, bérelt vagy hivatali járművel indul útra, akkor nagy valószínűséggel üzleti útról hazatérve feljegyzést kell készítenie. Ez képezi majd a visszatérő munkavállalónak fizetendő napidíj kiszámításának alapját, valamint igazolja az étkezési, szállás- és járműfenntartási költségeket.

Az "utazási" feljegyzés tartalma

A munkavállaló szabad formában az alábbi információkat adja meg üzleti útjáról:

• az indulás és a visszatérés dátuma;
• az utazás célja vagy utalás az utazási megbízásra;
• a járműre vonatkozó információk (név, modell, márka, rendszám);
• pályázatok leírása - fuvarlevél, pénztári csekk, szállás okmányai, gépkocsi tankolás stb.

A dokumentumot először a szervezet számviteli osztályához, majd a vezetőséghez kell benyújtani jóváhagyásra.

Miért írsz, ha mondhatod?

A dolgozók egy része pusztán formalitásnak tekinti a feljegyzések elkészítését, és az elkészítésére fordított idő elpazarolt. De sok esetben egy feljegyzés nemcsak a felmerült probléma megoldásának leghatékonyabb eszköze lehet, hanem a szükséges bizonyítékok láncolatának feltétlenül nélkülözhetetlen láncszeme is. Ez akkor történik, amikor egy bizonyos személy figyelmét fel kell hívni az információra dokumentum. Ez az igény a következő helyzetekben merülhet fel.

1. A cégnek számos strukturális részlege van, és a kérdés szóbeli megoldása időigényesebb lehet, mint a hivatalos levelezés irányítása.
2. A megjegyzés közvetlen megerősítése a fontos információk továbbításának időszerűségének.
3. Az információátadás dokumentált formája a felelősség egy részét mentesíti a küldőtől.
4. Az üzleti út időpontjának és a munkavállaló személyes szállítóeszközének az utazáshoz való igénybevételének igazolása.
5. A hivatalos levelezés megerősíti a vállalat bizonyos intézkedéseit, például igazolja az adózás előtti kiadásokat (vitatott esetekben).

PÉLDÁUL. Az adóhatóság tárgyi eszköz (reklámanyag) utáni adó elmulasztása miatt bírságot rótt ki a társaságra. A reklámosztály feljegyzései alapján megállapították, hogy ezek az anyagok (az emlékeztetőkben szerepelnek) egy évnél rövidebb ideig használtak, ami azt jelenti, hogy tárgyi eszközök közé nem sorolhatók.

Példák feljegyzések írására

üzleti úti feljegyzés

A "Climatcontroltech" LLC vezérigazgatója
Nerubasszkij Szergej Nyikolajevics
Tyulpanov Alekszandr Lvovicstól,
hivatalban lévő menedzser
a szerviz részleg berendezéseinek karbantartása

MEMO
egy tulai üzleti útról.

Tájékoztatom, hogy a 2016. szeptember 10-én kelt 27. számú rendelet értelmében 2016. szeptember 11-én személyes autómmal (Skoda Octavia, állami rendszám: A869AB 267 RUS) indultam üzleti útra Moszkvából Tulába. ). 2016. szeptember 16-án 19:00-kor tértem vissza Moszkvába.
Az üzleti utam tényleges időtartama 6 naptári nap volt.
Mellékelem az utazási költségekről szóló igazolást:
- 2016.11.09. keltezett fuvarlevél 1 nyomtatott lapon.
– A Rosneft benzinkutak 2016. szeptember 11-i (Moszkva-Tula autópálya) és 2016. szeptember 16-i (Tula) pénztárbizonylatának másolata.
- A "Profit" szálloda 2016. szeptember 16-i nyugtája.

A szerviz részleg berendezés vezetője tulipánok A.L. Tulipán (aláírás) 2016.09.17

Szolgáltatási jegyzet a termékek kiadásáról

Kereskedelmi Marketing Osztály
Piontkovszkaja Regina Szemjonovna, osztályvezető
Értékesítési Osztály vezetője
LLC "Csoda"
Vetrov Szergej Afanasjevics

MEMO
11-TSN szám 2016.08.23
a termékek kiadásáról.

Arra kérem Önt, hogy koordinálja a TM "Frutonyanya" kampányát, amelynek célja a márka gyümölcsleveinek kiskereskedelmi értékesítésének növelése és a forgalmazás növelése.
Az akciót 2016 októbere és novembere között tervezik megtartani Rjazanban és Vlagyimirban, kiskereskedelmi egységek alapján. A működési mechanizmus további ajándékot biztosít 1 csomag Frutonyanya TM gyümölcslé formájában, ha több mint 3 csomagot vásárol. A nyereményalap felosztása az alábbiak szerint történik:
- Ryazan - 500 csomag 200 ml-es;
- Vladimir - 350 csomag 200 ml-es.

Az akcióban nem részt vevő többi terméket vissza kell juttatni a raktárba. Kereskedelmi Marketing Osztály vezetője Piontkovszkaja R.S. Piontkovskaya (aláírás) 2016. augusztus 23

)? A különböző tevékenységi területek képviselőinek időszakonként meg kell küzdeniük egy ilyen kérdéssel. A jegyzet az egyik legelterjedtebb és legnépszerűbb interakciós mód a vállalat alkalmazottai és a vállalat vezetése között. Az alábbiakban egy minta emlékeztetőt adunk, és elmondjuk, hogyan írjon helyesen feljegyzést.

Miért kell feljegyzést írni?

A feljegyzés a belső munkafolyamat egyik formája, amely lehetővé teszi az aktuális termelési helyzetek leghatékonyabb és leggyorsabb megoldását.

A feljegyzés célja, hogy a tisztviselőt értesítsék a fennálló problémáról, javaslatot tegyenek annak megoldására, illetve a tervezett intézkedésekről való megállapodásra.

Az ilyen dokumentumok további előnye, hogy közvetlen bizonyítéka annak, hogy a szakember rávilágított a feladatkörébe tartozó problémára. Ha a szakember a problémát önállóan nem tudja megoldani, és feljegyzés formájában más szakembereknek megoldásra bocsátja, ezzel elhárítja a felelősségét a probléma időszerűtlen vagy rossz minőségű vizsgálatáért.

A feljegyzéseknek nincs speciális formája, bármilyen formában készülnek, továbbíthatók papíron vagy elektronikus kommunikációs eszközökön keresztül.

Példa emlékeztető összeállítására, annak formája, sablonja

Hogy milyen esetekben kerül benyújtásra az általunk mérlegelt üzleti papír, azt mi találtuk ki. Most el kell döntenie egy feljegyzés írásának példáján. Mint fentebb említettük, a feljegyzésnek nincs speciális formája. Vannak azonban általános követelmények a dokumentum tartalmára vonatkozóan.

Ezek tartalmazzák:

1. A kézbesítési feljegyzés címzettjének kötelező feltüntetése. A jobb felső sarokban meg kell írnia a vezeték-, kereszt- és családnevet, valamint annak a személynek a pozícióját, akinek a fellebbezést elküldték.
2. A dokumentum neve és száma alább látható.
3. A következő lépés a probléma lényegének megfogalmazása, amellyel a dokumentum készítője találkozott, vagy a kezelendő helyzetet.
4. Az alábbiakban javaslatokat adunk a probléma megoldására, illetve azokat a lépéseket, amelyeket a feljegyzés szerzője elvár a címzetttől.
5. A dokumentum végén fel kell tüntetni a fellebbezést küldő személy vezetéknevét és kezdőbetűit, valamint beosztását.

Szükség esetén használhatja ezt a feljegyzéssablont.

Hogyan írjunk feljegyzést: mintaterv

Hogyan írjunk feljegyzést (mintát), vegyünk egy egyszerű példát. A feljegyzés szövege megegyezhet az alábbival.

Memo példa

A Gvozdika LLC igazgatója

Slobodin Vlagyimir Alekszandrovics

MEMO

2018. január 02. óta a cukrászdában eltört a szállítószalag. Javításához a mellékelt lista szerint alkatrészeket kell vásárolni. A javítási munkák teljes költsége, figyelembe véve az alkatrészek vásárlását is, 12 500 (tizenkétezer-ötszáz rubel 00 kopecks). Tekintettel arra, hogy a műhely leállásának elkerülése érdekében a berendezések javítási és karbantartási kerete kimerült, és a szükséges alkatrészek nem állnak rendelkezésre

1. A szükséges pénzösszeg kiosztása a mellékelt lista szerint.
2. Biztosítson javítócsapatot a munkához.

Üdvözlettel: a cukrászüzlet vezetője, Dmitrienko Denis Sergeevich.

Az alábbiakban elmondjuk, hogyan írjunk feljegyzést elektronikus formában.

Az elektronikus dokumentumkezelés jellemzői

Ha a szervezet lehetővé teszi az adatcserét elektronikus kommunikációval, beleértve az e-mailt is, akkor a feljegyzés küldése egyszerűsödik. Az ilyen vállalkozáson belüli iratforgalom előnyei közé tartozik a kérelmek elbírálásának hatékonysága is.

Hogyan írjunk feljegyzést elektronikus formában? Pontosan ugyanaz, mint a klasszikus papíron. A dokumentumok között nincs lényeges eltérés. Az ilyen formátumú minta gyakorlatilag nem különbözik az előző példától.

Az Ön feljegyzésének fő része (azaz maga a helyzet leírása és a megfontolásra benyújtott javaslatok) pontosan ugyanaz marad, mint a példánkban.

Az egyetlen kivétel az, hogy a feljegyzésben nem kell feltüntetni a címzettet. A "Cím" sorba annak a felhasználónak a neve kerül beírásra, akinek a fellebbezést elküldték. Ha megosztott erőforráson keresztüli dokumentumok cseréjéről beszélünk (például osztályonként egy e-mail cím), akkor a Tárgy sorban meg kell adni, hogy az üzenet kinek szól.

Ráadásul az e-mail (egyéni postafiók) használatakor a legtöbb esetben már van egy aláírás, amely automatikusan bekerül a levél szövegébe. Ezzel jelentősen időt takaríthat meg, beleértve a jegyzet írását is. Ha a levele nem teszi lehetővé a feladó azonosítását (például megosztott postafiók használata esetén), feltétlenül tüntesse fel nevét és beosztását a levél végén.

Fontos: ha információkat küld e-mailben, ne felejtsen el értesítést kérni az elküldött üzenet elolvasásáról (ehhez be kell jelölnie a megfelelő négyzetet). Ez az értesítés annak bizonyítéka, hogy egy adott időpontban valóban küldött egy emlékeztetőt egy adott címzettnek.