Otthon » Gomba pácolás » Állami dokumentumok tűzése. A dokumentumok helyes felvillantása - lépésről lépésre

Állami dokumentumok tűzése. A dokumentumok helyes felvillantása - lépésről lépésre

Minden szervezet fokozatosan halmoz fel olyan anyagokat, amelyek lejártakor levéltári alapokba kerülnek. Az aktát általában egy év elteltével, az irodai munka befejezése után adják át a levéltárosnak.

Erre a célra a tokot az űrlapnak megfelelően készítik elő. Ez az eljárás több kötelező pontot tartalmaz:

Kedves olvasó! Cikkeink a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szólnak, de minden eset egyedi.

Ha tudni akarod hogyan oldja meg pontosan a problémáját - lépjen kapcsolatba a jobb oldalon található online tanácsadó űrlappal, vagy hívjon telefonon.

Gyors és ingyenes!
  • Ellenőrzi, hogy a dokumentumok milyen helyesen vannak elosztva a csoport között.
  • Összevarrják a tokot.
  • Gondosan ellenőrizze a lapok helyes számozását.
  • Készítsen hozzá tartozó feliratot.
  • Töltse ki a belső leltárt.
  • Ha szükséges, javítsa ki a kötésben szereplő adatokat.

A dokumentumok benyújtását olyan személynek kell elvégeznie, aki rendelkezik erre megfelelő jogosultsággal.

Jogszabályok

Az iratok benyújtásának eljárása első ránézésre nem okoz nehézséget, de tény, hogy nincs mindenki számára egységes iktatási eljárás. Annál is érdekesebb, hogy az adó- vagy levéltári hatóság alkalmazottjának joga van visszaküldeni véleménye szerint a hibásan benyújtott papírokat, és ez a körülmény csak megnöveli a papírmunka idejét, bár vannak jóváhagyott GOST-ok, amelyek szabályozzák ezt az eljárást.

  1. Annak ellenére, hogy a dokumentumok benyújtására és hitelesítésére nincs egységes szabvány, léteznek pl. „Módszertani ajánlások”, amelyben a szövetségi végrehajtó szervben végzett irodai munkára vonatkozó utasításokat dolgoztak ki, amelyek bizonyos szabályokat szabályoznak. Szerintük az A4-es formátumban iktatott dokumentumokat hitelesíteni kell. Ezeket az ajánlásokat az Orosz Levéltár 76. számú, 2009. december 23-án aláírt parancsa és a GOST R 51141-98 (az archiválásról és az irodai munkáról) fogalmazták meg.
  2. Amennyiben szükséges a Korlátolt Felelősségű Társaság bejegyzése, a 2004. február 26-án jóváhagyott, a jogi személyek állami nyilvántartásba vétele esetén használt dokumentációra vonatkozó „Követelmények…” 110. sz. magánszemélyként az egyéni vállalkozói tevékenységek nyilvántartásba vételekor és a megfelelő „Módszertani magyarázatok…” (1. cikk (3) bekezdés), elmagyarázva a jogi személy állami nyilvántartásba vételéhez használandó dokumentum-űrlapok kitöltésének sorrendjét.
  3. Természetesen, ha hirtelen kételyek támadnak, hogy minden helyesen történik, akkor valószínűleg van értelme az eljárás minden bonyodalmát azon a helyen tájékozódni, ahol a dokumentumokat be kell nyújtani. Valahol különösen kötelező az oldalszámozás és az egyes lapok hitelesítése.

Bárhogy is legyen, az általános szabály a következő: ha egy dokumentum két vagy több lapot tartalmaz, azokat össze kell tűzni.

Miért kerülnek iktatásra a dokumentumok?

Bizonyos helyzetekben a be nem iktatott dokumentumokat egyszerűen nem fogadják el.

Akik szándékoznak:

  • nyissa meg saját vállalkozását;
  • részt venni a folyamatban lévő pályázati tevékenységekben;
  • anyagok benyújtása igazságügyi vagy levéltári hatóságokhoz;
  • számviteli jelentéseket stb. nyújt be ellenőrzésre;

Milyen dokumentumokat kell benyújtani?

Leggyakrabban számviteli, pénztári és egyéb irodai papírokat kell benyújtania, például:

  • Háztartási könyvek;
  • adó- és tervdokumentumok;
  • közjegyzői ügyek;

Ha néhány fontos dokumentumot nem lehet eredeti formájukban továbbítani, hiteles másolatokat kell benyújtani.

A dokumentumok helyes összefűzése cérnával

Dokumentum tűzéséhez a következőkre lesz szüksége:

  • lyukasztó;
  • erős szállal, lehetőleg durvával;
  • pergamen vagy normál papírmatrica (pauszpapír használható).

A varrás a következő lépéseket tartalmazza:

  1. A tanúsító matricán a szöveg feltünteti a számozott, lepecsételt és aláírt lapok számát, a cég nevét, a meghatalmazott beosztását, dátumát, aláírását és átiratát.
  2. Minden lapot óvatosan egymás mellé helyezünk. Ezután egy lyukasztó segítségével lyukassza ki a szükséges számú lyukat. Ha a dokumentum két vagy három lapból áll, használhat egy csőrt vagy egy vastag tűt.
  3. Ha két lyukat használunk, a szálat átfűzzük rajtuk úgy, hogy a végei hátul legyenek. A menetet kétszer kell befűzni a megbízhatóság érdekében.
  4. A cérna farkát megkötjük, 5-6 cm hosszúra hagyjuk, a többit ollóval levágjuk. Az elkészített matricának fednie kell a csomót, de nem kell teljesen elrejteni. Ha az eltarthatóság meghaladja a tíz évet, pergamenpapírt (pauszpapírt) használnak a matricákhoz.
  5. A matricát előzetesen aláírják, de néha a ragasztó megszáradása után lebélyegzik és aláírják.
  6. A dokumentum összevarrásakor azt a hátoldalon található utolsó lapon az elkészített dokumentum adó- vagy egyéb intézménybe történő benyújtásáért felelős személy aláírásával hitelesíti. Néha minden oldalon alá kell írni.

Villogó módszerek

Általában háromféleképpen lehet összefűzni egy dokumentumot szálakkal: három, négy és öt lyuk használatával.

  1. Az első esetben a lyukakat háromszor lyukasztják a lapokon a bal széltől, egymástól legfeljebb három centiméter távolságra.
  2. Ezután a tokot megfordítják, és a középső lyukon egy szálat vezetnek át, amelynek vége kívül marad a dokumentum hátoldalán. Ezután a szálat átvezetjük a felső lyukon, onnan a másik oldalon, az alsó lyukon keresztül, majd ismét középre. Ennek eredményeként a cérna két vége a dokumentum hátoldalára kerül, ahol csomót kötnek, amelyre pecséttel és aláírással ellátott pergamenpapírt ragasztanak.
  3. Négy lyukkal (kb. 1,5 cm között) a tokot megfordítjuk, és a cérnát alulról a harmadik lyukba toljuk, majd a legalsó lyukon átvezetjük és egy kígyóval felvezetjük: a második alsó lyukon keresztül, a tokon kívül, a harmadik lyukba alulról, majd a felsőbe csavarjuk, és ismét a harmadik lyukba alulról. A tok hátulján két vége van kialakítva, amelyeket átkötnek és pergamen- vagy pauszpapírral lezárnak.

Lehetőség van a dokumentumok felvillantására is öt lyukkal, maga a villogó mechanizmus változatlan marad.

  • A különböző dokumentumok összefűzése különböző módon történik:
  • a számviteli bizonylatokhoz ötlyukú rendszert használnak;
  • levéltári és adózási célokra – háromból;

A pénztárgép anyagoknál a rögzítést gyakran a bal felső sarokban végzik;

Természetesen használhatja az általános szabályokat, de ne feledje, hogy egyes szerkezetek saját árnyalatokat adnak ehhez az eljáráshoz, amelyeket figyelembe kell venni.

  1. Lépésről lépésre a dokumentumok elkészítéséhez
  2. A dokumentumok biztonságának növelése érdekében a tetejére egy fedelet helyeznek, amely lehet normál vagy speciális - hosszú ideig., hosszú távú tároláshoz vegyen kemény, meglehetősen sűrű kartont. Az állami szervekben tárolandó dokumentumokat savmentes kartonból készült borítóval kell ellátni.
  3. Ha a benyújtott ügyben lapokat használnak, negyedik formátum (A4), használjon 22,9 x 32,4 centiméter méretű fedelet, azaz valamivel nagyobb, mint a lap mérete.
  4. Ha a fájlba iktatott lapok mérete nem szabványos, akkor a borító megfelelő méretű lesz, oldalsó ráhagyás nélkül.
  5. Hogy plusz erőt adjon, a borító elejére és hátuljára vékony csíkok formájában kartont varrnak, amelyen egy szál halad át.
  6. Csak írószert vagy szilikát ragasztót használhat., más típusok (tészta és hasonlók) elfogadhatatlanok, amint azt a meglévő speciális előírások jelzik.

Az ívek összetévesztésének elkerülése, valamint azok elvesztésének elkerülése érdekében a dokumentumot számozni kell. Ez az eljárás a legfontosabb varráskor, és sajátos finomságai és szabályai különböztetik meg:

  1. Mielőtt elkezdené a számok hozzáadását, ürítse ki az összes üres lapot a fájlból, és vegye ki a leltári űrlapot, mivel nem kell számozni.
  2. Következő, Minden beszúrt lap dátum vagy egyéb kritérium szerint van rendezve(ábécé stb.). Jellemzően kivételt képeznek a pályázatok, amikor a szervező cég maga diktálja a dokumentumok sorrendjét.
  3. Egy egyszerű ceruzával a közönséges lapokat a jobb oldalon lévő felső sarkokban számozzák; bevarrt fotók, térképek, rajzok - éppen ellenkezőleg, felül a bal sarkokban a hátoldalon.
  4. Nagy formátumú lapok esetén az oldalszám a jobb felső sarokban látható. Ha a térkép több egymáshoz ragasztott lapot tartalmaz, akkor ez egynek számít a dokumentumokban, és egy számmal lesz számozva. Ilyen helyzetben a kártya hátoldalára felirat készül, amely jelzi az összeragasztott lapok számát. Példa: „5. lap, ragasztott kártya nyolc lapon.”
  5. A beillesztett fényképek, az esetleges kivágások vagy diagramok ugyanígy vannak számozva. Példa: "A 8. számú lapon 3 (három) kivágás, 2 (két) diagram és 4 (négy) fénykép van ráragasztva, lásd a leírást a hátoldalon."
  6. Ha egy ilyen betétet csak az egyik sarkánál ragasztanak, az külön lap lesz, és külön kell számozni.

A nagy formátumok összefűzése a következőképpen történik:

  • a lapot úgy hajtogatják, hogy formátuma a szükségessé váljon;
  • továbbá a hajtogatott lapot felhelyezik a dokumentumokra, és világossá válik, hová kell mennie a szálnak;
  • pontosan ezen a helyen lyukakat készítenek, amelyeken a menet áthalad;

Ha a toknak saját számozása van valamelyik folyóiratban vagy prospektusban, az csak akkor változik, ha egybeesik az általánossal. Minden más esetben át kell számozni, és a lapok az általános lista szerint menjenek.

Ha bármilyen anyag speciális borítékban van, azokat külön-külön számozzák. A borítékhoz (csomaghoz) hozzá van rendelve a saját sorszáma, amelyet a leltárban fel kell jegyezni. Mindent, ami a csomagban van, a melléklet külön leírásában fel kell tüntetni.

Ha egynél több részről vagy kötetről van szó, mindegyiket külön számozzák.

Ha az oldalak számozása során tévedés történik, a hibás számot átlósan áthúzzuk, mellé a helyes számot helyezzük és aláírással igazoljuk.

Ha nagyon nagy számban fordulnak elő hibák, az összes lapot teljesen át kell számozni, a régi igazolási bejegyzést át kell húzni, és egy másikat kell készíteni. Kivételként megengedett az oldalak jelölése betűkkel: 4a, 4b stb.

Ha minden lap meg van számozva, akkor minden egy hitelesítő felirattal zárul, amely jelzi, hogy hány lapot adtak le, milyen állapotban vannak a bevarrt fényképek, térképek, kivágások (esetleg szakadtak, sérültek), hiányoznak-e lapok, stb. Ezután egy aláírást rögzítenek a vezetéknév és a kezdőbetűk dekódolásával, aki benyújtotta az ügyet. A bejegyzés a lapok dátumával és formátumával zárult.

Az iktatott oldalak ellenőrző összehasonlításához leltár készül, amely nincs számozva és az ügy elején található.

Azt írja ki:

  • cég,
  • hely neve;
  • aktuális szám;
  • hivatalos pozíció;
  • az előadó vezetékneve, keresztneve, családneve;

A beruházási leltár formája táblázatos, ahol fel van tüntetve:

  • a szám, amikor a csatolt dokumentumot összeállították;
  • hogy hívják;
  • mely oldalakon található az ügy;
  • hány lapban;

Minden benyújtásra előkészített dokumentumnak általános leltárt kell tartalmaznia. Ezenkívül a borítékok formájában lévő mellékletek külön leltárt is tartalmazhatnak.

A dokumentumok sértetlenségük biztosítása érdekében összetűzve vannak. Az egymást követő számozás, valamint a lapok zsinórral vagy cérnával történő rögzítése teljesen megoldja ezt a problémát.

Néha a fűzés szükséges a szervezet által megállapított szabályok szerint, néha - a törvény szerint. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan kell megfelelően villogni a dokumentumokat az irodai munkában.

Milyen dokumentumokat kell tűzni?

Az irodai munkában a dokumentációt leggyakrabban összetűzzük az archívumba való átvitelhez, illetve a bankhoz és más pénzintézetekhez történő benyújtáskor. A dokumentum firmware-re is szükség van a költségvetésen kívüli alapokhoz és a Szövetségi Adószolgálathoz történő jelentésekhez. A dokumentumot nem csak össze kell tűzni, hanem számozni is kell. A papírokat cérnával vagy szalaggal, vagy speciális gépekkel varrják össze.

A következő típusú dokumentációkra firmware vonatkozik:

  • megrendelések (általános és személyes);
  • személyzeti ütemterv;
  • jelentések (például költségjelentés);
  • számlák;
  • a befejezett munka aktusai;
  • pénztárkönyv;
  • nyilatkozatok.

Pályázati részvételi jelentkezés benyújtásakor és egyéb esetekben is szükséges a dokumentációs lapok összefűzése.

Videó - hogyan lehet összefűzni a dolgokat az archívumba helyezés előtt:

Szabályozó aktusok

Az a szabályozási keret, amely ma a villogó dokumentációk eljárását szabályozza, nagyon széles, azonban a szabályozások többsége hosszú ideje nem került aktualizálásra.

Így a firmware-dokumentáció folyamatát szabályozó fő jogi aktus az Orosz Föderáció Adó- és Vámügyi Minisztériumának 2003. április 18-i rendelete, amely általános utasításokat tartalmaz bizonyos típusú papírok kitöltésére, beleértve a firmware-t is.

Ezen a dokumentumon kívül a következő szabályozások különböztethetők meg:

  • GOST R 51141-98 „Irodavezetés és archiválás. Kifejezések és meghatározások".
  • A Szövetségi Adószolgálat 2012. január 25-i végzése N ММВ-7-6/25. E rendelet értelmében a szervezet vagy egyéni vállalkozó regisztrációjához szükséges dokumentumok benyújtásakor a dokumentumok kötelező kötése megszűnik, azonban a Szövetségi Adószolgálat továbbra is előnyben részesíti a varrott lapok elfogadását.

Videó - a dolgok helyes rögzítése:

A firmware dokumentációt egyes tevékenységi területeken a területért felelős szervezetek külön szabályzatai szabályozzák. Így a bankszektor firmware-jét az Orosz Föderáció Központi Bankjának „Az Orosz Föderáció Központi Bankjában végzett irodai munkáról szóló” utasítása szabályozza.

A kormányhivatalokkal szemben támasztott követelmények

A dokumentumok kormányzati szervekhez történő benyújtásának követelményei eltérnek a dokumentumokra vonatkozó követelményektől, például az archívumba történő benyújtáskor. Tehát a papírok bírósághoz vagy adóhivatalhoz történő benyújtásához kövesse az alábbi szabályokat:

  • a dokumentumokat 3 lyukban kell rögzíteni;
  • a szúrások közötti távolság nem haladhatja meg a 3 cm-t;
  • a papírt cérnával vagy vékony zsineggel varrják össze;
  • Az utolsó oldalra 3x5 cm méretű papírt ragasztunk, amelyre hitelesítő aláírás és pecsét kerül.

A számviteli beszámolókra speciális követelmények vonatkoznak, az utolsó oldalon lévő csomót selyempapírral kell lezárni.

Hogyan kell helyesen flashelni a dokumentumokat

A dokumentumok összefűzhetők cérnával, csipkével vagy szalaggal. Ezt a folyamatot felelősségteljesen kell megközelíteni, mert ha rossz minőségű vagy gyenge a firmware, akkor a papírok könnyen szétválaszthatók, amit nem szabad megengedni, mert úgy vannak összevarrva, hogy nem lehet rájuk más dokumentumot rakni, vagy elveszíteni egy részét. abból.

Ezenkívül, ha papírokat varr a kormányzati szervekhez benyújtandó, akkor a rosszul kitöltött firmware azt a tényt eredményezheti, hogy a Szövetségi Adószolgálat, a költségvetésen kívüli alapok vagy a bíróság egyszerűen megtagadja azok elfogadását.

2 defektben

A 2 lyukkal rendelkező firmware nagyon egyszerű. A lyukakat tűvel vagy lyukasztóval is készíthetjük. A lyukasztóval készített lyukakon persze egyszerűbb a cérnát, szalagot vagy madzagot átvezetni.

A szúrásoknak a lap bal szélén kell lenniük (mint egy normál könyvnél), körülbelül 1-2 cm-re attól. Miután átszúrta a papírt, többször át kell vezetnie a szálat a lyukon, és az utolsó oldalon csomóval kell megkötnie a szál végeit.

Videó, amely bemutatja, hogyan varrják össze a dokumentumokat cérnákkal 2 lyukon keresztül:

Minden lap jobb felső sarkában meg kell adni az oldalszámot.

Ezt követően a varrott dokumentációt úgy kell rögzíteni, hogy a cérna végeire 3x5 cm-es papírt ragasztunk úgy, hogy a végek kilógjanak alóla. A papíron „Fűzve és számozott” felirat látható, és az oldalak száma is feltüntetésre kerül. Ezt követően, attól függően, hogy hol adják át a papírokat, olyan részleteket helyeznek el a papíron, mint a tisztviselő aláírása, pecsétje és dátuma.

3 lyukhoz

Valamivel bonyolultabb a dolog a három szúrással történő varrással, különösen, ha azonnal átszúrja a lapokat egy cérnával és egy tűvel, nem pedig lyukasztással. Három lyuk papírra varrásához kövesse az alábbi lépésenkénti utasításokat a diagrammal:

  1. Végezze el az első szúrást tűvel és cérnával a varrandó dokumentum hátoldalán, a lap közepén

  1. A második tűvel történő szúrás a dokumentum elülső oldalán történik

  1. A következő szúrást a harmadik lyuk hátuljából kell elvégezni

  1. A következő lépésben átvezetjük a tűt és a cérnát az első lyukon - a dokumentum közepén az elülső oldalon

  1. Ezután meg kell húzni a szálakat úgy, hogy szorosan összehúzzák a varrott lapokat, és csomót kössenek a képen látható módon

A videó világosan elmagyarázza, hogyan kell varrni dokumentumokat 3 lyukkal:

4 lyukhoz

Ez a fajta firmware csak olyan dokumentumokhoz készült, amelyek különleges státuszúak.

A dokumentáció 4 lyukba varrásához kövesse az alábbi ábrát és lépésről lépésre:

Ha a tűzés alatt álló dokumentum sok lapot tartalmaz, akkor lyukasztóval, fúróval vagy speciális géppel négy lyukat készíthet előre.

  1. A befűzést a második furat hátuljáról kell kezdenie a szélétől.

  1. Ezután a szálat befűzik a széléhez legközelebb eső lyukba és az előzőleg átvezetett lyukba.

  1. Ezután ugyanúgy befűzzük a cérnát, mint az első lépésben.

  1. Következő - az elülső oldaltól a következő lyukig

  1. Extrém szúrásban a hátsó oldalon

  1. A lyuk elülső oldaláról, amelyen a negyedik lépésben áthaladtunk

  1. És kösse össze a szál végeit

  1. Ugyanakkor megpróbáljuk úgy húzni a szálat, hogy az szorosan összenyomja a dokumentumlapokat

  1. Nem marad más hátra, mint a szálat csomóba kötni

  1. Vágja le a szálvégek felesleges hosszát

Ha az iratokat megfelelően összevarrták, nem kell mást tenni, mint megszámozni az íveket, és a köteg tetejére egy darab papírt ragasztani „__________ (_____________) lapokkal összevarrva, számozni és lepecsételve” felirattal, és le kell írni a szükséges adatokat. a tanúsító (beosztás, aláírás és teljes név).

Videó - hogyan varrjunk egy tokot 4 lyukkal:

A sarokba

Egyes papírok sarokkötésűek lehetnek, azaz a bal felső sarokban. Ehhez egy vagy két lyukat kell készítenie a sarokban, és többször át kell vezetnie a szálat.

Videó - példa a dokumentumok sarkon keresztül történő összefűzésére:

Egy papírlapot, mint más esetekben, egy cérnacsomóra ragasztanak, és ráhelyezik a tanúsításhoz szükséges részleteket.

A lapok számozása

A legtöbb esetben a lapok számozása a varráskor nem okoz nehézséget, azonban figyelembe kell venni néhány árnyalatot:

  • leggyakrabban az oldalszámokat arab számokkal írják, növekvő sorrendben;
  • A lapszám a jobb felső sarokban látható. A szám nem fedheti át a lap tartalmát;
  • ha vannak pályázatok, akkor azokat is számozni kell (folyamatos számozást alkalmazunk);
  • ha a dokumentációhoz borítékos leveleket csatolnak, akkor először a számot a borítékra kell helyezni, majd csak a levél lapjain;
  • ha olyan esetet számoz, amelyben több kötet van, akkor mindegyiket külön-külön kell számozni;
  • Ha nem szabványos formátumú lapot kell számozni, akkor a szám a jobb felső sarokban is megjelenik. Ha a lap túlnyúlik az iraton, akkor azt az általános módon hajtogatják és iktatják;
  • ha a lap több szkennelt apró töredéket (például csekket) tartalmaz, akkor javasolt a laphoz leltárt készíteni és a dokumentációs csomaghoz csatolni, az általános sorrendben számozva.

A bekötött dokumentum hitelesítése

Az ívek összevarrása és számozása után a dokumentációs csomagot hitelesíteni kell. Ennek igazolására papírt ragasztanak a hátoldali cérnacsomóhoz, hogy a cérna végei szabadon maradjanak.

A papíron fel kell tüntetni a lapok számát (számokkal és szavakkal egyaránt). Ha a bekötött irat szakadt vagy sérült oldalakat tartalmaz, ezt a hitelesítő papíron is fel lehet tüntetni.

Ezután jelzi annak a személynek a nevét, beosztását és aláírását, aki a lapokat összevarrta vagy hitelesítette (például vezető). A papír tetejére pecsétet helyeznek el úgy, hogy annak lenyomata mind a tanúsító papíron, mind az utolsó lapon rajta legyen.

Helyesbítések

A firmware frissítése során az ügyintéző számos hibát véthet, amelyek szerencsére javíthatók. Nézzük ezek közül a leggyakoribbakat:

  • Néhány papír hiányzik. Előfordul, hogy az ügyintéző egy részét nem csatolta egy már bekötött irathoz. Ebben az esetben két megoldás létezik: a hiányzó részt külön kötetként iktathatjuk, vagy újraindíthatjuk a dokumentumot. Semmi esetre sem szabad egyszerűen beszúrni a hiányzó részt egy már összevarrt papírcsomagba;
  • számozási hiba volt. Ha a számozásból hiányzik egy levél, akkor lehet irodalmi számozáshoz folyamodni, vagyis a szám mögé írni egy betűt, például 14, 15, 15a, 16... Ha a számozásban súlyos hibákat követnek el, akkor áthúzhatja a helytelen számokat, és újra beírhatja őket. Ha a tanúsító papíron feltüntetett lapszám hibás, akkor az abban szereplő lapok számát is helyes számra kell javítani.

A dokumentumok firmware-ére van szükség annak érdekében, hogy kizárják a lapok helyettesítésének vagy beillesztésének lehetőségét. A dokumentum fontosságától függően 2, 3 vagy akár 4 lyukban is összevarrható. A varrás után az íveket megszámozzák, és az egységhez csatolják az ívek számát és a tanú nevét feltüntető igazoló papírt. A papír tetejére bélyegzőt, dátumot és egyéb szükséges adatokat helyeznek el.

Videó - dokumentumok felvillantása az archívum számára és keménytáblás készítés:

Sziasztok mindenkinek! Ma elmondjuk, hogyan kell a dokumentumokat helyesen és problémamentesen benyújtani. Bármely vállalkozás vagy annak szerkezeti részlege, mérettől függetlenül, legalább egyszer találkozott olyan igénnyel, mint az iratok benyújtása.
Ez az igény akkor merül fel, ha irattárba iktatásra vagy különféle jogi eljárások lefolytatására készülnek az iratok. A dokumentumok benyújtásának számos módja van, amelyeket ebben a cikkben megvizsgálunk.

Dokumentumok iktatása a vállalkozásnál

Minden vállalkozásnál változó mennyiségű dokumentum keletkezik az év során, amelyek egy részét a tárolási idő lejárta után az archívumba kell átvinni. Ebbe a kategóriába tartoznak a már elkészített dokumentumok, vagy a szervezet alkalmazottaihoz közvetlenül kapcsolódó papírok. A megállapított eljárásnak megfelelően a dokumentumokat az irodai munkában való forgalomba hozataluk befejezésétől számított egy év elteltével kell a levéltárba benyújtani.

A feladatkörök, amelyek magukban foglalják a dokumentumok elkészítését és azok irattárba történő közvetlen benyújtását, a vállalkozás alkalmazottaira ruházhatók, akik az iratkezelésért felelősek. Egyes esetekben az ilyen feladatokat titkárra, könyvelőre vagy bármely más felelős személyre ruházzák. A leírt opciók bármelyikében az ilyen kötelezettséget megrendeléssel kell rögzíteni.

Ezen túlmenően egy külön egység titkársága is bevonható az irattárba történő benyújtás dokumentációjának előkészítésébe. Mindenesetre a dokumentáció átadása csak azok végleges és teljes lebonyolítása után történhet, semmi más.

Az iratok benyújtásának szakaszai

Ez az eljárás felosztható több szakaszban:
A dokumentációt kötelezően ellenőrizni kell, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyesen oszlik el a megfelelő dokumentumcsoportokba;
Megfelelően el kell kezdeni a dokumentumok benyújtását;
Dokumentum oldalszámozásának ellenőrzése;
A mellékelt felirat megfelelő formázása szükséges;
Minden dokumentumról belső leltárt kell készíteni;
A kötésben feltüntetett adatok javítása (szükség esetén). Itt arról van szó, hogy változás történhetett a vállalkozás elnevezésében, regisztrációs indexében, változtak a határidők vagy az alcímek. Mindezekben az esetekben a változásokat a kötésen rögzíteni kell;
Leltár készítése a folyamatban lévő dokumentumokról.

Lehetségesnek tűnik a dokumentumok részleges iktatása, ha azok tárolási ideje nem haladja meg a tíz évet.

Ezen kívül megengedett:
Ne rendszerezze a dokumentációt;
Ne számozza meg az összes dokumentációt;
Ne használja a tanúsító feliratot;
A firmware-dokumentáció frissítésének elutasítása.

A dokumentáció iktatási műveleteinek jogszabályi szabályozása

A dokumentumkezelés és a kapcsolódó irodai munka nagyon összetett folyamat. Gyakran vannak olyan helyzetek, amikor a hibás végrehajtás miatt a már elkészített és az archívumban letétbe helyezett dokumentumok visszakerülhetnek. Ez egy logikus kérdéshez vezet: hogyan kell helyesen iktatni a dokumentumokat? Ezt a működést Módszertani ajánlások szabályozzák az irodai munka területén. Ezeket az ajánlásokat a Szövetségi Levéltár 2009. december 23-án hatályba lépett rendelete rögzíti.

Ez a jogalkotási aktus az, amely ajánlásokat fogalmaz meg a dokumentumok benyújtásának eljárására vonatkozóan. Ezeket be kell tartani, hogy elkerüljük a hibásan kitöltött dokumentumok visszaküldését, illetve azt, hogy az archívum megtagadja azokat tárolásra.

Az egyes szervezetek belső archívumában meghatározott ideig tárolhatók a dokumentumok, ezt követően a dokumentációt állami levéltárba kell átadni tárolásra, illetve megsemmisíteni, ha a törvény ezt lehetővé teszi.

A dokumentáció archív tárolási ideje

A törvény szigorúan szabályozza a dokumentumok tárolásának időtartamát. Ezek a határidők közvetlenül a dokumentáció típusától függenek:
Az üzleti könyveket, a közjegyzői nyilvántartásokat és a személyi állományra vonatkozó dokumentációt 75 évig meg kell őrizni;
A privatizációs eljárással (az állami lakásvagyon magánszemély tulajdonába adása) kapcsolatos valamennyi dokumentumot 75 évig megőrzik;
A találmányok szabadalmi dokumentációját 20 évig tárolják;
A tőkeépítéssel kapcsolatos dokumentációt 20 éve követik nyomon;
A tervezési tevékenységgel kapcsolatos dokumentációt 20 éve archiváljuk;
A különféle tudományos munkákat és kutatásokat 15 évig meg kell őrizni;
A mezőgazdasághoz kapcsolódó tevékenységekkel foglalkozó szervezet összes irattári dokumentuma 5 évig tárolva marad;
A filmes és fotós tevékenységgel kapcsolatos különféle dokumentációkat 5 évig tároljuk;
3 év – fotó és videó dokumentáció.

Vállalkozás felszámolása vagy átszervezése esetén minden olyan dokumentációt, amely nem rendelkezik tárolási idővel, megőrzésre állami levéltárba kell átadni. A vállalkozás személyi állományára vonatkozó dokumentumok is átadásra kerülnek.

Ha a szervezet nem állami, akkor ebben az esetben a jogszabályok külön szabályozást írnak elő a kapcsolatokra vonatkozóan. Pontosabban a következő elv érvényesül: a törvény előírja a szerződés megkötését a Szövetségi Levéltári Szolgálattal, de ha egy ilyen megállapodást késve kötnek (bármilyen okból), akkor az archívum csak azt a dokumentumcsomagot köteles elfogadni, közvetlenül kapcsolódik a személyzeti szervezethez. De a fennmaradó dokumentumok sorsáról és tárolásuk későbbi helyéről a vállalkozás felszámolási bizottságának elnökének kell döntenie.

Felvillantandó dokumentumok :
A törvénynek megfelelően minden olyan dokumentum, amely két vagy több oldalból áll, firmware alá tartozik. Ez a szabály a törvényi dokumentumokra is vonatkozik. Fontos, hogy az irattárba történő tárolásra nem átruházott dokumentumokat természetesen nem lehet összefűzni.

Miért lehet szükség a dokumentumok flashelésére?

A dokumentáció gyorsításának szükségességét leginkább az befolyásolja, hogy ily módon próbálják megvédeni a dokumentumokat az egyes lapok esetleges eltávolításától vagy cseréjétől. Ezért kell a dokumentumokat szálak segítségével összefűzni és számozni. Ezután a dokumentációt lepecsételjük.

A firmware alá tartozó dokumentumok listája tartalmazza a számviteli és személyi dokumentumokat, valamint a szervezet nyereségkönyveit és más különösen fontos megállapodásokat.

A firmware alá tartozó dokumentumok további listája tartalmazhat közjegyző által hitelesített másolatokat és fordításokat.
Az így elkészített dokumentumok sokkal könnyebben tárolhatók, és sokkal kevesebb helyet foglalnak el. Ezen túlmenően a cérnákkal történő kötés és az azt követő lezárás lehetővé teszi, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a dokumentáció holisztikus megjelenésű. Jelenleg nem találtak ki alternatív, a törvénynek megfelelő módszereket.

A dokumentumok helyes iktatása és levéltárba történő benyújtása

Az archívumnak benyújtandó összes szükséges dokumentum teljes regisztrációját követően az utolsó szakasz az iktatás. A dokumentumok iktatásának megkezdéséhez teljesen el kell távolítani az összes fémtárgyat, például tűket, iratkapcsokat és kapcsokat. Ezt követően a dokumentumok eltávolításra kerülnek a mappából.

Ha a dokumentumok már megfelelően kitöltöttek, akkor egy üres lap kerül rájuk, amelyre egy kísérő felirat kerül. Ezenkívül a dokumentumköteg elejéhez lapokat is hozzáadhat, amelyek a belső leltár elkészítésére szolgálnak. Alternatív megoldás lehet a speciálisan elkészített leltári űrlap.

Hány lapot lehet egy mappába iktatni?

A törvény meghatározza a lapok maximális számát, amelyek összefűzhetők, majd egy fájlt alkothatnak. Így az aktákat úgy kell kitölteni, hogy az összes oldalszám ne haladja meg a 250 darabot. Valószínű, hogy az év során a cég nagyszámú papírt gyűjtött össze, amelyeket archiválni kell. Ebben az esetben külön kötetekre vannak osztva, amelyek legfeljebb 250 lapot tartalmazhatnak. A standard eljárásban a villogást kemény burkolattal végzik.

Ha a lapok különböző formátumúak, akkor egy ilyen kötet firmware-ét négy szúrási ponttal kell végrehajtani. Ez lehetővé teszi a különböző formátumú lapok legmegbízhatóbb egymáshoz rögzítését.

A hosszú eltarthatóságú dokumentáció összefűzésekor megengedett a lapok összefűzése a borítóval, azaz azokon keresztül.

A szabványos eltarthatósági idejű dokumentációk esetében a varrás a következőképpen történik: a varrás a kötés után következő lappal kezdődik. Ezt követően az első lap tetejére karton távtartót teszünk, majd az egészet összevarrjuk. A karton távtartó a menetek gyors kopás elleni védelmére szolgál.

Érdemes megjegyezni, hogy a dokumentáció örökre tárolható, ezért ellenőriznie kell a firmware határait. Vagyis a szálak ne zavarják a szöveget, és a firmware eljárás után is jól olvashatónak kell lennie.

A dokumentumokat közvetlenül egy mappában tárolhatja. De csak akkor, ha a dokumentáció tárolási ideje nem haladja meg a 10 évet.
Egyes vállalkozások speciális gépet használnak - füzetkészítőt. Az iratok kötésének ez a módja azonban csak belső tárolás esetén elfogadható, archív iktatásnál pedig elfogadhatatlan.

A dokumentumok elkészítésének következő szakasza a számozásuk. A számozás a dokumentációval való munka kényelmét szolgálja. Ezt fekete ceruzával vagy speciális számológéppel kell megtenni. Az oldalszámok a dokumentum jobb felső sarkában, kizárólag az elülső oldalon találhatók. A számozásnál fontos megjegyezni, hogy az oldalszámok ne fedjék át a fő szöveget, és a számozás ne történjen színes ceruzával vagy tintával.

A dokumentumok bekötésének megkönnyítése érdekében használhat irattári mappákat, fúrógépet vagy fűzőgépet.

Külön szabvány vonatkozik a banki készpénzes tranzakciókhoz kapcsolódó bizonylatok villogtatására. Ebben az esetben a már összefűzött iratmappa vastagsága elérheti a 10 centimétert.

Iratok felvillantásának előkészítése

Mielőtt elkezdené a varrást, a teljes papírköteget be kell igazítania. Ha a papírok különböző formátumúak, akkor azokat úgy kell elhelyezni, hogy kényelmes legyen a szúrás.

A szerelés befejezése után speciális géppel vagy hagyományos fúróval szükséges lyukakat készíteni vagy lyukakat fúrni, hogy a későbbiekben könnyen iktathassa a dokumentumokat. A furatok száma 2-től 5-ig terjedhet. Egyes speciális gépek azonnal be tudják fűzni a menetet az előkészített furatokba. Ha a fúrást hagyományos fúróval végzik, ügyeljen arra, hogy a furatok ne mozduljanak el.

Kézi befűzés

Ha a dokumentumokat kézzel varrja cérnával, szüksége lesz egy tűre és cérnára. A firmware telepítése két lyukon keresztül történik. A varrás után a cérna végeit meg kell kötni, a dokumentum hátoldalán, majd a kapott csomóra egy kis papírcsíkot ragasztani.

Ezt követően hitelesítő jegyzetet kell készíteni, amely tartalmazza a benyújtott lapok számát és azt, hogy ki hitelesítette az iratot. Ezt az eljárást úgy kell végrehajtani, hogy a pecsét és a felirat túlnyúljon a ragasztott papírcsík határain.

Ezután az oldalakat meg kell számozni. Amint azt a gyakorlat mutatja, a dokumentumok kézi iktatása nem olyan nehéz, azonban ha 5-nél több lapot varrnak, akkor meglehetősen problémás a tűvel történő átszúrás. Ebben az esetben lyukasztót használhat.

Fűzés lyukasztással

Mint korábban említettük, elég problémás 5-nél több lapot összeszúrni, így használhatunk lyukasztót vagy elektromos lyukasztót. Ilyen firmware-nél a következőket kell tennie: 4 lyukat kell a varrandó dokumentumok mezőjére tenni, ügyelve arra, hogy a szöveg olvasható maradjon, majd végezze el a befűzést.

A közjegyző által hitelesített okiratok, szerződések, pénztárkönyvek, banki bizonylatok, valamint az anyakönyvi naplók és a személyi iratok befűzhetők.

Kísérő feliratok dokumentumok benyújtásakor

Az okmányok összefűzési és számozási eljárásának befejezése után hitelesítő feliratot kell készíteni. A tanúsítványnak főszabály szerint információkat kell tartalmaznia a bekötött oldalak számáról és a firmware-ben szereplő, majd a tok hátuljára csatolt dokumentumok jellemzőiről.

A tanúsítványt a szervezet vezetőjének alá kell írnia.

Azt is meg kell jegyezni, hogy a kísérő feliratnak tartalmaznia kell a felelős személy aláírását és annak átiratát. Ezután a tokhoz is ragasztják, rögzítve a firmware szálak csomóját, és pecséttel igazolják, amelyet a matrica és magának a tok lapjának szélére helyeznek.

Reméljük, hogy helyesen értette, hogyan kell dokumentumokat benyújtani egy vállalkozásnál.

Nagy mennyiségű dokumentációt szeretne rendszerezni? Tudja meg, milyen iratok iktatási szabályait kell betartania, ha hivatalos papírokat használ az irodai munkában, vagy azokat levéltári tárolásra adja át.

A cikkből megtudhatja:

A dokumentumok iktatása nagyszerű módja a nagy mennyiségű munkadokumentáció rendszerezésének. Mind a jelenlegi irodai munkákban (például papírok ellenőrzésre történő átadásakor), mind pedig a bennük . Maga a folyamat látszólagos egyszerűsége ellenére fontos szervezési szempont. A hibák súlyos következményekkel járhatnak:

Ha a hivatalos papírok nincsenek megfelelően bekötve, a levéltár vagy a kormányzati felügyelet nem fogadhatja el azokat tárolásra vagy ellenőrzésre.

A rosszul rendszerezett dokumentáció okot adhat arra, hogy az érintettek megtagadják az együttműködést.

Ha a papírokat pontatlanul és rossz minőségben varrják, megnő annak a veszélye, hogy az összevarrt fájl feloszlik, vagy fontos hivatalos papírokat cserélnek ki. Ez viszont megnehezítheti a későbbi ellenőrzéseket.

A dokumentumok flashelésének szabályai: milyen dokumentációt kell flashelni

A hivatalos papírok felvillantása azért szükséges, hogy elkerüljük a dokumentumok véletlenszerű elvesztését. Ha a mappa összevarrva van, az összes benne lévő papír biztonságosan rögzítve van, és az egyes lapok cseréje nehéz feladattá válik. Ez segít megvédeni a hamisítványokat. Ezenkívül a varrott tokok kompaktabbak. Sokkal könnyebben tárolhatók és rendszerezhetők.

Fontos megjegyezni, hogy nem minden céges papírt kell tűzni, hanem csak a többoldalasakat, amelyeket a regisztrációs vagy szabályozó hatóságoknak kell benyújtani. Felvillantják a pályázati dokumentációt és iratokat is, mielőtt az archívumba továbbítják őket.

A dokumentumoknak több fő típusa van, amelyek általában tűzve vannak:

  • Archívum (az archívumba való átvitelhez szükséges fájlokban található);
  • Bejövő és kimenő levelezés a jegyzőtől;
  • könyvelés (előzetes beszámolók, , számlák, pénztárkönyvek, forgalmi lapok, elvégzett munkákról szóló igazolások, fuvarlevelek, bérkivonatok);
  • Személyzet ( , személyzet);
  • Ellenőrzésre elküldve (a szabályozó hatóságoknak küldött papírok: adó, Nyugdíjpénztár);
  • Közjegyző által hitelesített másolatok és fordítások;

Ez alól kivételt képeznek az adószolgálathoz benyújtott dokumentumok. Általában nincs varrva, mert ez megnehezíti a vele végzett későbbi munkát.

A dokumentumok firmware-je a GOST szerint

Jelenleg egyesült a dokumentumok szálakkal való összefűzésének szabályaiÁltal GOST nem létezik. Az irodai munka terminológiáját meghatározó egységes szabvány (GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás”) nem tartalmazza ennek az eljárásnak a leírását. Így jogszabályi szinten a folyamatot csak a Szövetségi Levéltár által jóváhagyott ajánlások szabályozzák (2009. december 23-i 76. számú végzés). A 3.5.3. Ezek az irattárba helyezésre történő ügyek előkészítésére vonatkozó ajánlások arra utalnak, hogy az ügy teljes nyilvántartásba vétele többek között magában foglalja az ügy iktatását és bekötését. Ennek a bekezdésnek a 24. számú melléklete írja le részletesebben az eljárást.

A szigorú, egyértelmű szabályok hiánya miatt a különböző hatóságokhoz történő továbbításra szánt papírok előkészítése jelentősen bonyolult - különböző ajánlások alapján kell eljárnia.

A dokumentumok villogtatásához szükséges anyagok:

A dokumentumok tűzésének számos általános módja van.

A választás a vezetőség követelményeitől, az ügy céljától és a rendelkezésre álló berendezésektől függ.

  1. A klasszikus módszer a lapok cérnával történő rögzítése. Így szokták felvillantani a kis mennyiségű dokumentációt. A dokumentumok összefűzéséhez használjon tűt vagy lyukasztót. A varrás után a cérnát tanúsító feliratú matricával rögzítjük.
  2. Mert Csavarhúzót és vastag kötelet használnak.
  3. Bizonyos esetekben speciális felszerelést is használhat - dokumentumfűzőgépet vagy iratfűzőgépet. Ezt a fajta varrást leggyakrabban a nyomdákban használják.

Készülék dokumentumok villogtatására

A tűzőgépek vagy iratgyűjtők jelentősen felgyorsítják a dokumentumok összefűzésének folyamatát. Az ilyen dokumentumok összefűzésére szolgáló eszközök lehetővé teszik meglehetősen nagy számú lap rögzítését műanyag vagy fém rugó segítségével. Műanyagra rögzítve a mappa könnyen hímzhető.

Egyes esetekben, például amikor , termikus kötőanyagot célszerű használni. Ez egy ragasztó zökkenőmentes ragasztásra szolgáló eszköz. Ez a fajta rögzítés optimális nagyszámú laphoz (több mint 80-100).

Meglehetősen gyakori, hogy a dokumentumokat fém vagy műanyag fűzőlyukakkal varrják össze.

A könyvkötőgépeket is széles körben használják, amelyek lehetővé teszik a klasszikus varrást tűvel és cérnával. A legtöbb hivatalos dokumentum bekötéséhez a kötözőgép használata optimális.

Szálak dokumentumok összefűzéséhez

A varráshoz általában bankzsineget, Mylar szalagot vagy speciális varrószálat használnak. Ha ezek az anyagok nincsenek kéznél, használhat közönséges kemény szálakat. Ha a lapokat pamut varrócérnával varrják, azt többször összehajtják, hogy megbízhatóbb legyen a rögzítés.

Néha a szálak kiválasztásakor az „LSH” rövidítés látható a névben. Például lavsan szál az LSh-210 dokumentumok összefűzéséhez. Ez a menet típusának és lineáris sűrűségének megjelölése. Ez a jelölés azt jelenti, hogy a cérna poliészter szálakból készül, és sűrűsége 210 tex. Az ilyen szálak ellenállnak a savnak, a szerves oldószereknek, a legtöbb gyenge lúgnak, a mikroorganizmusoknak és a penésznek, a magas páratartalomnak és a hőmérséklet-változásoknak. Tartósak és könnyen használhatók.

Matricák villogó dokumentumokhoz

Matricák szükségesek a szál rögzítéséhez a szegély hátulján. Információkat tartalmaznak a lapok számáról, és nyomtatási funkciót hajtanak végre, amely megerősíti . Az ilyen matricák tervezésére számos követelmény vonatkozik:

  • A papírmatrica téglalap alakú, mérete 60x40 mm.
  • A matrica felragasztásakor a cérnacsomót eltávolítják alatta, és a végei szabadon maradnak.
  • A „Számozott, fűzött és lezárt _____ lappal” felirat kötelező, ahol kötőjel helyett a lapok számát írják.
  • Szabad helyet kell hagyni a jelölésnek, amely jelzi a felelős személy beosztását, teljes nevét, aláírását és az aláírás dátumát.
  • A matrica pecséttel van hitelesítve, melynek lenyomatának részben magára az iratgyűjtőre kell esnie.

Dokumentum firmware-sémák

Minden dokumentumot először el kell készíteni a varráshoz:

  • Távolítsa el a kapcsokat és a gemkapcsokat;
  • Válogassa a papírokat dátum szerint és számozza meg őket;
  • Készítsen fedelet (standard - 229x324 mm);
  • Ellenőrizze a lapok számozását, és helyezze őket egyenletes kötegbe;

Dokumentumok varrása 3 lyukú cérnával

Három defekt varrásához 3 lyukat kell készítenie a láb bal szélén, egymástól legfeljebb 3 cm távolságra. A távolság a lap szélétől 15-20 mm, a szövegtől - 15 mm. A szükséges szálhossz 70-80 cm.

A szálat át kell vezetni a láb hátulján lévő hátsó lyukon keresztül a középső lyukon, 7 cm-t hagyva a külső oldalon, hogy rögzítse a „Számozott, befűzött és lezárt” matricát felső lyukon és a hátsó oldalra visszatérve az alján keresztül, amikor ismét a láb tetejére kerül, újra át kell vezetni a középső lyukon, és fordítva ki kell hozni.

Ezt követően a szálat el lehet vágni, 7-8 centimétert hagyva, és a meglévő maradékkal megkötni. A kapott csomóra egy tanúsító matricát kell ragasztani, a szál végeit kívül hagyva.

A 4 defektes dokumentumok villogásának sémája

A 4 defektes dokumentumok villogása hasonló séma szerint történik. Ez abban különbözik, hogy a lyukak közötti távolság nem lehet több 15 milliméternél.

Először a szálat a láb hátsó részéből vezetjük át a második felső lyukon. Ezt követően a legfelső lyukon keresztül a szál visszakerül a hátsó oldalra. Következő - ismét a második lyukba felülről, majd - az arctól a hátsó felé a harmadikon keresztül. A cérnát ezután a negyedik lyukon keresztül kivezetik az arcra, majd a harmadik lyukon keresztül átvezetik a láb hátsó részébe. Ezen a ponton a varrási folyamat befejezettnek tekinthető. Már csak egy csomót kell kötni, és a tetejére ragasztani egy matricát, amelyen az iratgyűjtőben lévő lapok számáról van információ.

  • számozási hiba esetén a hibás számot át kell húzni, a helyes számot kell beírni és a javított részre igazoló feliratot kell tenni;
  • bizonyos esetekben (ha a számozás befejezése után egy további lapot kell beiktatni a fájlba) megengedett a betűs számozás;
  • ha nagy formátumú lapot kell a mappába helyezni, azt kibontott állapotban a jobb felső sarokban számozni kell, A4-es formátumra hajtogatni, a többivel pedig gondosan átvarrni a bal szélen;
  • amikor belekeverednek , először a borítékot kell számozni, majd a mellékelt lapokat;
  • A külön kötetként kialakított tokok mellékletei külön számozással vannak ellátva.

    • Hány éve folyik vita a könyvek, újságok és papírdokumentumok sorsáról? Nincs belőlük kevesebb, se az első, se a második, se a harmadik. Lehet, hogy a növekedési ütem lassul. Néha szükségessé válik a dokumentumok több lapra tűzése. Ezt tűzőgéppel nem tudod megtenni, és ragasztani sem. Mit tegyek? Kell tűzött iratok. Igen, pontosan varrás! Vagyis az összes dokumentumot cérnával és tűvel kell vennie, és össze kell rögzítenie őket. A hogyan kell helyesen tűzni egy dokumentumot s? Az ezt megkövetelő hatóságok egyike sem ad részletes utasításokat, szabályokat vagy mintákat. Bár úgy tűnik, nos, fényképezzen hogyan kell az iratokat tűzniés mindenki jobban lesz. És végül is helyesen kell összefűznie a dokumentumokat, és nem úgy, ahogy akarja, hanem a „helyesen” a „szabály” szóból származik. A dokumentumok helyes tűzése jelenti a legnagyobb nehézséget a hamisítás során, ezért ezt tartják a legmegbízhatóbb módszernek a többoldalas (többlapos) dokumentumok megőrzésére.

    Sajnos nincsenek egyértelmű utasítások és előírások (ugyanazok a „szabályok”) a dokumentumok villogtatására. Vannak azonban a különböző hatóságok általános követelményei, például az A4-es formátumú dokumentumok villogására vonatkozó általános ajánlások a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó, jóváhagyott módszertani ajánlásokból származnak. A Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i N 76 rendelete és a GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás” alapján. A legtöbb ilyen szabályozás azonban a 10 évnél hosszabb ideig őrzött dokumentumokra vonatkozik, és a könyvelőknek tudniuk kell, hogy az állam kötelezi bizonyos vállalkozási dokumentációk meghatározott számú éven keresztüli tárolását, azaz irattári tárolását, majd bizonyos irattári átadását. dokumentumokat az állami levéltárba. De ezek mind inkább „virágok” és figyelmet igényelnek azok a helyzetek, amikor az adóhatóság megköveteli a dokumentumok másolatát, majd a kért dokumentumokat a Szövetségi Adószolgálat követelményei szerint kell elkészíteni. Ezek a követelmények viszont az Orosz Föderáció adótörvényének 1. cikkén alapulnak. 93. Dokumentumkérés adóellenőrzés során, valamint az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat 2019. évre vonatkozó új, 2018. november 7-i, ММВ-7-2/628@ sz.

    Általában a készség a dokumentumokat megfelelően összefűzni többször is szükség lehet. Például a jelentések benyújtásakor össze kell tűzni a Nyugdíjpénztárba benyújtott dokumentumokat, valamint össze kell tűzni az adóhivatal bevallási okmányait (ez lehet például bevételi és kiadási könyv*), stb. Néha szükséges, hogy az illetékes osztályok alkalmazottai összefűzzék a dokumentumokat a bankban. Végül folyamatosan össze kell varrnia a számviteli és pénztári dokumentumokat, ezt a pályázati dokumentumok elkészítésekor, valamint az irattári tárolásra történő benyújtásakor.

    Elvileg minden könyvelő könyvelő programokkal dolgozik, most nem nélkülözhetjük őket. De legtöbbször a papíroknak van jogi jelentősége, mert dokumentumok e-mailben formanyomtatványok csak akkor rendelkeznek jogi erővel, ha digitális aláírással vannak aláírva. És ebben az esetben nincs szükség papíron sokszorosításra. Ez vonatkozik a számlákra és sok más dokumentumra. Elvileg, ha szeretne papír nélkül dolgozni, vagy csökkenteni szeretné, és könnyedén elvégezheti az összes számítást 🙂, akkor az első számú online könyvelési szolgáltatáshoz fordulhat Oroszországban - a „Kontur Accounting” minden könyvelőtől. SKB Kontur cég. A legnépszerűbb könyvelési terület, amelyre az online könyvelést használják, a bérszámfejtés - ennek a legolcsóbb tarifája - 1500 rubel negyedévente (beleértve a jelentést is)! Ez egy nagyon érdekes alternatíva az 1C-hez, és dolgozhat az 1C-ből letöltött adatbázisokkal! Sokan meg fognak lepődni, de nem kell tanulnod ahhoz, hogy a Kontur Accountingban dolgozhass, még kevésbé, hogy fizetős tanfolyamokon vegyen részt, nem kell implementálni, licencelni, programozót hívni stb. A randevúzást/munkát nagyon könnyű elkezdeni egy gyors és egyszerű regisztráció után, a szolgáltatást egy egész hónapig használhatod:

    De ez mind jó és szép, de a számviteli osztálynak még sokáig kell dolgoznia a papírokkal, és ezt most meg kell tenni! És mivel különböző jelentésű dokumentumokat kell összetűzni, a lapok alakja, a tok vastagsága (lapköteg), így az ajánlásokban/szabályokban/gyakorlatokban több lehetőség is van a lépésről-lépésre történő utasításokra. Valószínűleg a kényelem kedvéért fel kell osztania a varrástárgyakat:

    1) több A4-es lapot

    2) könyvelés, beleértve a pénztárbizonylatokat, bizonylatokat

    A különbség pusztán külső - az előbbiek önmagukban vannak összetűzve (általában minden dokumentumot külön tűznek), az utóbbiak fájlba tűzhetők (minden fájl tetszőleges számú dokumentumból állhat), és ennek megfelelően karton hátlapok.

    Ennek megértéséhez nézzen meg egy fotót a dokumentumfűzésről a legegyszerűbb példa segítségével - több A4-es lapból álló dokumentumhoz:

    De ha meg szeretné nézni a videó utasításait, akkor arra is hivatkozhat. Annak elkerülése érdekében, hogy a videó megkettőzze a fényképet, egy másik helyzet jelenik meg, amikor a dokumentumokat felül lehet/kell összetűzni. balra sarok:

    Tehát mit kell készíteni a dokumentumok összefűzése előtt:

    - dokumentum(ok)
    - bélyegző (ha van, nem mindig van rá szükség, de nem valószínű, hogy felesleges)
    - szálak (súlyos)
    - egy tűt
    - lyukasztás
    - irodai ragasztó
    - körülbelül 4*6 cm méretű matricapapír

    Ezután a lap bal oldalán, körülbelül fél mezőnyi távolságban szöveg nélkül, tűvel három-öt darab lyukakat készítenek. A szúrásokat szimmetrikusan, 3 cm távolságra és szigorúan függőlegesen kell elhelyezni.

    Szóval, foglalkozzunk mindennel sorban.

    1) Dokumentumok elkészítése.

    Először lyukakat (lyukakat) kell készítenie, a legtöbb dokumentumhoz elegendő hármat készíteni. A lyukakat (lyukakat) szimmetrikusan és szigorúan függőlegesen kell elhelyezni. Ha a dokumentumokat cérnával kell összevarrni, és a dokumentumok több lapból állnak, akkor tűvel is lehet lyukakat készíteni, vagyis azonnal „varrni”, bár használhatunk lyukasztót is. Különösen fontos dokumentumokhoz jobb öt lyukat készíteni. Úgy vélik, hogy a dokumentumok három lyukon keresztül történő összevarrása nem elég megbízható, és a helyettesítés lehetősége továbbra is fennáll. Az 5 lyukon keresztüli firmware pedig a dokumentumvédelem határa, amelyre a firmware képes. A lyukak általában a bal oldalon legyenek, mindenkinek van tapasztalata az ívek „lyukasztásában” és az iratgyűjtőkbe való behelyezésben, így nem lehet nehézség, mert tulajdonképpen a lyukak elhelyezkedése az iratok összefűzéséhez; azonos.

    Azt is meg kell jegyezni, hogy könnyen lehet lyukat készíteni több A4-es lap számára, de a lyukasztót egy köteg lap bizonyos vastagságára tervezték. De mi van akkor, ha például a készpénzes dokumentumokat vastag kötegbe kell tűzni? Ebben az esetben érdemes csírát használni (valószínűleg nem könnyű ilyet találni az irodában), vagy ha nagyon nehéz az ügy, például nagyon vastag kötegbe kell összevarrni a számviteli bizonylatokat, akkor használjon éles szöget és kalapácsot. A hatály nem irodai, de mit tehet?

    Ezután a dokumentum(ok)ban sorszámozni kell az íveket: először a gemkapcsokat kell kivenni, majd a dokumentumokat sorba rakni és az első laptól az utolsóig számozni.

    2) Varrás.

    Általában cérnával kell összetűznie a dokumentumokat, de néha vékony szalagot is használhat (amint a fenti videón látható). Bár sok könyvelő inkább nem szálakkal, hanem bankzsinórral vagy LSh-210 varrószálakkal varrja össze a dokumentumokat. Vagyis a durva szál továbbra is kívánatos.

    A dokumentumokat kétszer összevarrják a szilárdság érdekében, és a cérna fennmaradó részét kihúzzák a hátsó oldalra a központi lyukból, és levágják, de a szabad végből körülbelül 6 cm-nek kell maradnia. Ezt követően a szálakat csomóba kötjük, hogy rájuk lehessen ragasztani egy nyomattal ellátott papírdarabot (lásd a fenti fotót/videót)

    3) A bekötött dokumentum igazolása

    Először matricapapírt kell készítenie, ezt például a Wordben megteheti egy táblázat létrehozásával és kitöltésével. Ezután nyomtassa ki a lapot, és vágja ki a táblázatot. Minta:

    Fűzve, számozva, aláírva
    és bélyegző ___ (___________________________) lap___

    Főigazgató
    JSC "ZAO"

    I.I. Ivanov

    Selyempapírt kell választania, mivel a csomónak jól láthatónak kell lennie, ezért vastag papír nem használható. Ragassza fel a matricapapírt úgy, hogy fedje a csomót és a szálak hosszának azt a részét, amelynek szabadnak kell lennie (lásd a fotót/videót). Ezt a papírt írószer ragasztóval (folyékony üveg) kell ragasztani. Ezt követően pecsétet és aláírást kell elhelyezni (a szervezet vezetője vagy meghatalmazott személy által), és az aláírás és a pecsét széleinek túl kell nyúlniuk a matricapapír határain. Ezt követően a tömítés lenyomatát és a menetcsomót a tetejére ragasztóval bevonjuk. Utóbbira nem mindig van szükség, az adóhivatal például kivonat ad ki a nyilvántartásból, de a pecsétet és az aláírást nem töltik meg ragasztóval. Tehát önállóan kell meghatároznia a tűzendő dokumentumok fontossági fokát. A dokumentumok tűzésekor a maximális szigor általában a legfontosabb számviteli bizonylatokra vonatkozik. Hiszen a revizorok és a revizorok olyan emberek, akiknek nincs szánalom a szemében és nincs szívük :) És így hogyan kell helyesen tűzni a dokumentumokat senki nem tanít senkit, akkor a tesztelés során könnyen találnak hibát.

    Hiszen vannak vitás helyzetek.

    Néha nem arról van szó hogyan kell helyesen tűzni a dokumentumokat, szükség van erre egyáltalán? A tény az, hogy a szabályozó hatóságok néha megkövetelik a másolatok hitelesítését. És lehet, hogy nem szereti az alternatív lehetőséget – amikor az összes dokumentumot iktatják. Például volt ilyen eset.

    Az ellenőrök dokumentumokat követeltek a cégtől. Az adózó a másolati példányaikat együttesen nyújtotta be, az utolsó lapra egy-egy feliratot, amelyen az ívek száma, a cégbélyegző és a képviselő aláírása szerepelt. Az irattartót nem vitték el az ellenőrök – azt mondják, minden példányt külön kellett volna hitelesíteni. Az adózó a bírósághoz fordult, hogy kötelezze a felügyelőséget a cég által hitelesített dokumentumok átvételére.

    A bíróság támogatta az adóhatóságot (a Moszkvai Kerületi Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálat 2009. november 5-i, KA-A41/11390-09 sz. határozata). Annak ellenére, hogy minden ív be volt kötve és sorszámozott, a bírák úgy döntöttek, hogy az adótörvénykönyv előírja, hogy minden dokumentumot külön kell hitelesíteni.

    Tehát mielőtt varrna, tájékozódjon arról, hogy a szabályozó hatóságok pontosan mit szeretnének megkapni. Főleg ellenőrzés esetén (szembejövő forgalom stb.)

    Amit hasznos tudni a könyvelőnek:

    A digitálisan aláírt dokumentumok papíron szinte soha nem sokszorosulnak, és ennek megfelelően nem igényelnek tárolást, tűzést stb. Ezeket elektronikusan egy speciális távközlési szolgáltató elektronikus archívumában tárolják. Különösen az egyszerűsített, beszámításos vagy általános adórendszert alkalmazó vállalkozások kezelhetők a már említett online könyveléssel, amely az önfrissülő, ingyenes egyéni beszámolási naptártól a tetszőleges számú vállalkozás kiszolgálásáig mindent tartalmaz. Természetesen az 1C és más számviteli programok alternatívájának tekinthető, de lényegében ez egy minőségi ugrás a könyvelő munkájának automatizálásában. Az elektronikus archívum automatikusan létrejön, nem kell dokumentumokat küldeni sehova, frissíteni a bejelentőlapokat, számítási eljárásokat, képleteket stb. központilag történik, és nem igényel felhasználói beavatkozást, a vállalati jelentési naptár mindig naprakész, kéznél van, és csak azt tartalmazza, hogy az adott vállalkozásnál mit kell tenni, a rendszer értesíti erről e-mailben, SMS-ben igen, és megjelenik egy értesítés a személyes fiókjában, megnézhet egy videót az egyéb szolgáltatásokról, és ami a legfontosabb, próbálja ki! És nem lecsupaszított demóverzióban, hanem a regisztrációt követő egy hónapon belül teljesen működő rendszerben. A Kontur Accounting új felhasználói egyébként szinte sehol nem látható ajándékokat kapnak - regisztráció után egy hónapot, bármilyen fizetett tarifára váltás után negyedet ajándékba. Az ilyen ajándékokat promócióként adjuk új felhasználóknak, a promóciós kód 5000, a Számviteli kontúrba csak a regisztrációs oldalon adhatja meg, a megfelelő mező mindig látható. Ez egyrészt vonzó és kellemes, másrészt egyszerűen szükségszerűség, bár a Számviteli Kontúrhoz könnyen kapcsolódhat és könnyen lekapcsolható, de a könyvelő számára alapvetően új lehetőségek megismerése még erőfeszítést igényel. , és ami a legfontosabb, szükséges, hogy az igények egybeessenek a lehetőségekkel . Ezért tettünk annyit az új felhasználókért :)

    * Az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2005. december 30-i, N 167n számú rendelete „Az egyszerűsített adózási rendszert alkalmazó szervezetek és egyéni vállalkozók bevételi és kiadási könyve formanyomtatványának jóváhagyásáról, valamint a kitöltési eljárásról” :

    1.5. A bevételek és kiadások könyvét be kell fűzni és számozni kell. Az adózó által sorszámozott és befűzött Bevétel- és költségelszámolási könyv utolsó oldalán fel van tüntetve az abban található oldalak száma, amelyet a szervezet vezetője (egyéni vállalkozó) aláírásával igazol és pecséttel lepecsétel. a szervezet (egyéni vállalkozó - ha van), és az adóhatóság tisztviselőjének aláírásával is hitelesítette és a karbantartás megkezdése előtt az adóhatóság pecsétjével lepecsételt. Az adózási időszak végén elektronikusan vezetett, papírra nyomtatott adózó számozott és befűzött bevételi és kiadási könyvének utolsó oldalán a benne foglalt oldalak száma feltüntetésre kerül, melyet az adózó cégvezető aláírásával igazol. a szervezet (egyéni vállalkozó) és a szervezet pecsétjével (egyéni vállalkozó - ha van), és az adóhatóság tisztviselőjének aláírásával is igazolja és az adóhatóság pecsétjével lepecsételi.



    Előző cikk: Következő cikk:

    © 2015 .
    Az oldalról | Kapcsolatok     | Webhelytérkép