Módszertervezési technológia. Hogyan lehet azonosítani a kulcsfontosságú területeket? Az Eisenhower Mátrixról

Üdvözlet, kedves előfizetők! Jurij Okunev veled van.

Biztos abban, hogy minden lehetséges eszközt felhasznál az időfelhasználás optimalizálására? Mindjárt megjegyzem, hogy az Eisenhower-mátrix, az átlagos prioritás elve és a Pareto-törvény nem minden időmenedzseri eszköz! Vannak kétségei? És jól csinálták!

Ma az Alpa módszerről lesz szó az időtervezésben. Lehetővé teszi, hogy minden egyes feladatot a helyére helyezzen, és ugyanakkor hozzáértően megtervezze a célok ellenőrző listáját az egész napra.

Nem, nem, a hegyeknek, a hegymászásnak és a hozzájuk hasonlóknak semmi közük ehhez. A technikát egy Európában jól ismert német időgazdálkodási szakember, Lothar Seiwert fejlesztette ki a múlt században. Oroszországban elsősorban a könyvnek köszönhetően ismerik « Az időd a te kezedben van»

Az Alpa Principle több népszerű időgazdálkodási technikát egyesít, új és rendkívül fontos árnyalatokat adva hozzájuk. Ennek eredményeként egy teljes értékű, hatékony tervezési eszközt kap, amely figyelembe veszi a mindennapi feladatok olyan szempontjait, mint azok fontossága, sürgőssége és a megoldás összetettsége.

A módszer nem a legegyszerűbb, de ha megérti, akkor a módszer további munkája naponta legfeljebb 10-15 percet vesz igénybe. Ezért erősen javaslom, hogy tegyen erőfeszítéseket önmagáért.

Alpok módszer lépésről lépésre

Ez a rendszer magában foglalja a feladatelemzés és az időkövetés 5 szakaszát. Találjuk ki, mik ezek.

1. számú szakasz. Teendőlista készítése

Fogj egy lapot, és írd fel rá az összes célt, amit egy nap alatt el fogsz érni. Csak többé-kevésbé jelentős és időigényes feladatokat válasszon. Külön lapra írhat ki olyan apróságokat, mint a „levél berakása a postafiókba”.

2. számú szakasz. A prioritások felmérése

Most gondolja át, mely feladatok fontosabbak/sürgősebbek és melyek kevésbé sürgősek. Ebben segít az Eisenhower-mátrix, amelyről részletesen beszéltem.

A mátrix alapján ossza fel a feladatokat három oszlopba: fontos és sürgős; fontos és nem sürgős; sürgős, de nem fontos. Ahogy valószínűleg már sejtette, egy külön papírlap kis feladatokkal lesz a negyedik oszlop - olyan dolgok, amelyek nem sürgősek vagy fontosak.

Ebben az esetben azonnal használhatja a feladat típusának megfelelő rövidítéseket (találkozó, látogatás - „be”, vezérlés - „k”, végrehajtás közben - „p” stb.). Ez segít az esetek csoportokba sorolásában, és időt takarít meg.

3. sz. Időszámítás és időfoglalás

Felejtsd el egy időre a harmadik oszlopot, és fordítsd minden figyelmedet az első kettőre. Minden feladat mellett tüntesd fel a megoldáshoz szükséges hozzávetőleges időt. Például 30 perc vagy 1,5 óra.

Számolja ki, hogy összesen mennyi időbe telik ebben a két oszlopban az összes mai feladat elvégzése. Most elemezze a kapott adatokat a 60:40 arány alapján, azaz. A tervezett feladatok 60%-a a hirtelen megjelent új feladatok 40%-ához.

Ekkor ha 8 órás munkanapod van, akkor az általad összeállított feladatlista csak 5 órát fedjen le. A maradék 3 órát úgymond félre kell tenni, minden esetre.

4. sz. A prioritások meghatározása és a feladatok átcsoportosítása

Ha észreveszi, hogy a rábízott feladatok a munkaidő több mint 60%-át teszik ki, akkor először azokat az ügyeket kell előre hoznia, amelyeket ma és kizárólag az Ön személyes közreműködésével kell megoldani. A fennmaradó tételeket vagy át kell ütemeznie más napokra, vagy át kell ruháznia azokat más vállalati alkalmazottakra.

5. számú szakasz. Csapok és foltok + folyamatszabályozás

Néhány kiegészítést kell végrehajtania az összes manipuláció eredményeként kapott listán. Először is meg kell határoznia azokat a dolgokat, amelyek szigorúan egy adott órához vannak kötve - ezek az úgynevezett „csapok”.

Például „menj orvoshoz 8.45-kor”, „16.30-kor vedd át a nyomtatóból a kész rendelést”, „20.50-kor találkozz anyósommal a repülőtéren” stb.

Másodszor, el kell készítenie egy listát azokról a feladatokról, amelyeket beilleszthet az ütemtervébe a fő feladatok közötti szünetekben, vagy arra az esetre, ha hirtelen szabadideje van. Ezek úgynevezett „átmeneti foltok”. Ezeket az eredeti lista harmadik és negyedik oszlopából lehet átvenni. Például „foglaljon asztalt egy étteremben”, „tudja meg a thaiföldi utazás költségeit”, „vegyen születésnapi ajándékot egy kollégájának”, „rendeljen könyvet egy online áruházból” stb.

Így egyértelmű feladatsort kapsz erre a napra (vagy a következőre, ha előre tervezed) Ez pedig mindig hatalmas plusz és komoly lépés az időd maximális kontrollja felé.

Mit nyújt az Alpa módszer?

Igen, csak egy csomó hasznos és fontos dolog!

• Világos elképzelés arról, hogy mit fogsz csinálni ma/holnap.
• Annak világos megértése, hogy mennyi időre lesz szüksége a meglévő problémák megoldására.
• Annak megértése, hogy milyen feladatokat ruház át asszisztenseire, kollégáira, vagy halassza későbbre.
• Az egész nap nagy pontosságú megtervezése 10 perc alatt.
• További idő rendelkezésre állása mindenféle vis maior helyzetre, nem tervezett ügyekre, és egyszerűen csak a „nyugodni” lehetőség.
• Legyen időd apró, de szükséges feladatok megoldására, és legyen időd magadra és kedvesedre.
• A határidők elmulasztásának valószínűségének csökkentése stb.

**
Általánosságban elmondható, hogy ennek a rendszernek köszönhetően Ön egyszerűen a szervezet és a termelékenység megszemélyesítője! Higgye el, szeretni fogja ezt az érzést, és hamarosan egyszerűen nem tud nélküle létezni.

Csak úgy fokozhatod a hatást, ha regisztrálsz az enyémre, amelyből még egyedibb technikákat és időgazdálkodási technikákat sajátíthatsz el. Sőt, az én irányításom alatt azonnal kipróbálja az összes technikát működés közben, ami garantálja a valóban kiváló eredményt és a minimális hibákat a jövőben.

És ha továbbra is kérdései vannak, hívlak egyéni konzultációra. Részletek.

Ez minden mára. Elbúcsúzunk. Iratkozzon fel a hírlevélre, és hívja meg barátait az oldalra. Sok érdekes dolog vár még ránk. Viszlát! Üdvözlettel, Jurij Okunev.

Évről évre egyre jobban felkészülünk arra, hogy megvalósítsuk törekvéseinket. De mi a célunk? Lawrence Peter

Mi az Alpok módszere?

Az Alpok módszere viszonylag egyszerű, és néhány gyakorlat után átlagosan legfeljebb 10 percre lesz szüksége a napi terv elkészítéséhez.

A módszer öt szakaszból áll:

1) feladatok összeállítása;

2) a tervezett intézkedések időtartamának értékelése;

3) időfoglalás (60:40 arányban);

4) döntéshozatal az egyes műveletek prioritásairól és átcsoportosításáról;

5) ellenőrzés (elszámolás a meg nem történtekről).

Mit nyújt az Alpok módszere?

Az Alpok módszer alkalmazása a következő fő előnyöket nyújtja:

A legjobb hangulat a következő munkanaphoz.

A következő nap tervezése.

A napi feladatok világos megértése.

A nap menetének megszervezése.

A feledékenység leküzdése.

Koncentráció a legfontosabbra.

A „papír” munka mennyiségének csökkentése.

Döntéshozatal a prioritások meghatározásáról és az átcsoportosításról.

Csökkentse a rendetlenséget és a nem kívánt megszakításokat.

A stressz és az idegi feszültség csökkentése.

Javított önkontroll.

Fokozott elégedettség és motiváció.

Időnyereség a módszeres munkaszervezésnek köszönhetően.

Az időtervezési technikák és a tudományos munkaszervezés módszereinek sikeres alkalmazásával napi 10-20%-át takaríthatja meg!

Hol kezdjem a tervezést az Alpok módszerével?

Az első szakasz a feladatok előkészítése. Ehhez írja le a „Napterv” űrlap megfelelő címsorai alá mindazt, amit másnap meg szeretne vagy tennie kell:

feladatok a teendők listájából vagy a heti (havi) tervből;

előző nap teljesítetlen;

hozzáadott esetek;

határidők, amelyeket be kell tartani;

visszatérő feladatok.

Használjon olyan rövidítéseket, amelyek megfelelnek a tevékenység típusának vagy a „Napterv” űrlap címsorainak, például:

BAN BEN- látogatások, találkozók;

D -ügyek delegálása;

NAK NEK- ellenőrzés;

P- folyamatban, akcióban;

PC- utazások, üzleti utak;

STB- írásbeli munka, üzleti levelek, diktálás;

VAL VEL- titkár;

T- telefonbeszélgetések;

H - az olvasás folyamata (riportok, körlevelek, újságok stb.).

Az így összeállított napi feladatlista például így nézhet ki:

PC- új irodahelyiség;

BAN BEN

BAN BEN- Ivanov (szakértői értékelés);

P- piackutatási projekt;

NAK NEK- Sidorov (értékesítési statisztikák);

STB- Vasziljev (levél);

H - egy speciális magazin vezetőknek;

T

T

Kis gyakorlással elkészítheti a feladatok listáját, így:

első közelítésként ossza el őket prioritás szerint;

osztja őket elhúzódó és rövid, rövid életűekre;

ellenőrizze újra a személyes kapcsolattartással kapcsolatos feladatokat, hátha azok racionálisabb módon (telefon használatával stb.) elvégezhetők.

Példa:

P- piackutatási projekt;

BAN BEN- Ivanov (szakértői értékelés);

PC- új irodahelyiség;

H- egy speciális folyóirat a vezetők számára;

Rövid távú munkák:

NAK NEK- Sidorov (értékesítési statisztikák);

STB- Vasziljev (levél);

„Telefonblokk”:

T- Shishkin (számítógépes program);

T- Koskin (személyzethiány);

T- Szergej (esti biliárdjáték).

Ez azonban csak a kezdete a napi terv elkészítésének.

Mi a teendő a napi feladatlista meghatározása után?

Ne feledje, hogy a reális napi tervnek mindig arra kell korlátozódnia, amit ténylegesen meg tud tenni. A napi feladatok listájának meghatározása után meg kell becsülnie a tervezett műveletek hozzávetőleges időtartamát, például:

Nyilvánvaló, hogy az egyes esetek időtartamát nem lehet teljesen pontosan megbecsülni. Néhány tapasztalat megszerzése után azonban megtanulja pontosabban megtervezni az idejét. Ne feledje azt is, hogy a munka gyakran annyi időt igényel, amennyi a rendelkezésére áll. Tehát azáltal, hogy meghatározott időtartamot állít be az egyes feladatokhoz, rákényszeríti magát, hogy beleilleszkedjen ebbe az időbe. Sokkal koncentráltabban dolgozol, és következetesebben megszabadulsz a zavaró tényezőktől, ha egy bizonyos feladatra meghatározott időt szánsz.

Mennyi időt kell tartalékolni?

A napi terv elkészítésekor tartsa be az időtervezés alapszabályát, miszerint a terv legfeljebb az idő 60%-át fedje le, és kb. 40%-át hagyjon tartalék időnek a váratlan dolgokra. Ha 10 órás munkanapot feltételez, az azt jelenti, hogy legfeljebb 6 órát kell a tervvel lefednie. A célod azonban legyen egy 8 órás munkaidő, körülbelül 5 órás tervezett idővel!

Ha idejének több mint 60%-át tervezte, akkor az összeállított feladatok listáját könyörtelenül a megadott paraméterekhez kell illesztenie, meghatározva a prioritásokat, delegálva a feladatokat és csökkentve a rájuk szánt időt. A munka fennmaradó részét vagy át kell vinni a következő napra, át kell húzni, vagy túlórával kell befejezni.

Hogyan végződik az Alpok módszerrel történő tervezés?

A tervezés negyedik szakasza: döntések meghozatala a prioritásokról, csökkentésekről és átcsoportosításokról. Cél: csökkentse a napi feladatok elvégzésére szánt időt 5-6 órára.

Ehhez először világos prioritásokat határozzon meg ügyeinek, és ezeknek megfelelően tisztázza a napi feladatokat. Másodszor, még egyszer ellenőrizze a kiszámított időigényét, és csökkentse az összes feladatra fordított időt a feltétlenül szükségesre. Tekintse meg az egyes műveleteket az átcsoportosítás és ésszerűsítés lehetősége szempontjából.

A végső változatban a napi terv így nézhet ki:

És végül, az ötödik szakaszban figyelemmel kíséri a napi terve végrehajtását, és átviszi azt, amit nem tett meg egy másik napra. A tapasztalatok azt mutatják, hogy nem minden feladatot lehet elvégezni, és nem minden telefonbeszélgetésre kerülhet sor, ezért azokat másnapra kell átütemezni. Ha sokszor elhalasztod ugyanazt a feladatot, akkor ez teherré válik számodra, és akkor két lehetőség van: végre határozottan felvállalod és a végére viszed, vagy felhagysz ezzel a feladattal, hiszen néha a probléma magától megoldódik.

Készítsen tervet a munka megkezdése előtt, mégpedig a távozó nap estéjén: magabiztosabban és kipihentebben indul haza, másnap reggel pedig nagyobb erőkoncentrációval kezdi az új napot!

Már reggel hazafelé és munkába menet a tudatalattid feldolgozza az aznapi feladatokat, és előkészíti a lehetséges megoldásokat. Mivel a fő feladatok megfogalmazása a szemed előtt van, és a megoldási módok körvonalazódnak, a munkával teli új nap már nem tűnik szürkének és nehéznek, hanem előreláthatónak, tervezettnek és kezelhetőnek.

Tervezési technológia az Alpok, Pareto, Eisenhower módszerekkel

Sok embernek nehézséget okoz a tervezés, mert ezt csak „gondolkodásnak” látják, ami gyakran azt jelenti, hogy „a térbe bámulunk” vagy „álmodozunk”. Ezért a tervezés gondolatát valami konkrétummá kell alakítani, a tervezést inkább „írásbeli munkának”, mint „szellemi munkának” tekintve. A tervezéssel eltöltött idő „Döntési időként” definiálható, mert ez a tervezés lényege: döntések meghozatala arról, hogy mit, mikor és hogyan tegyünk.

A hosszú, közép- és rövid távú tervezés során listát kell készíteni, és meg kell határozni a prioritásokat. A listában szereplő összes feladat azonos értékű. A lista összeállítása után a feladatokat az aktuális fontosságuk sorrendjében kell felosztani, a prioritások meghatározásával kiegészítve. Egyetlen lista sem lehet teljes, hacsak nem mutatja be az elemek fontossági sorrendjét. Az önmenedzselés gyakorlatában léteznek olyan időtervezési módszerek, amelyek alkalmazása a saját életének racionális megszervezését szolgálja.

Tervezés a Pareto-elv szerint

Olyan helyzetben, amikor az ember túlterhelt tevékenységekkel és feladatokkal, amelyek elvégzésére nincs elég ideje, és nem mer lemondani számos nem túl fontos dologról, célszerű a 80/20-as szabályt a gyakorlatban alkalmazni. . A Pareto-elv kimondja: „Ha minden tárgyat értékük sorrendjében helyezünk el, akkor az érték 80%-a az összérték 20%-át kitevő tárgyakból származik, míg az érték 20%-a a 80-at alkotó tárgyakból származik. %-a az összesnek.”

A 80/20-as szabály alapján egy 10 feladatból álló listán 2 biztosítja a 80%-os sikert. Ezért meg kell találnia ezt a 2 dolgot, be kell vonnia az „A” kategóriába, és végre kell hajtania. Ennek az elvnek megfelelően a maradék 8 megtörténhet, mert eredményeik értéke sokkal kisebb lesz, mint a két legtermékenyebb dologé. A gyakorlat azt mutatja, hogy:

· A kereskedelmi tranzakciók költségének 80%-át az összes ügyfél 20%-a biztosítja;

· a termelés 80%-át a vállalkozások 20%-a biztosítja;

· a betegség miatti hiányzások 80%-át a munkavállalók 20%-a teszi ki;

· a használt dosszié 80%-a 20%-tól származik

dosszié mappák;

· A szennyeződés 80%-a az alapterület azon 20%-án halmozódik fel, ahol a legtöbb

· a mosás 80%-a a ruházati cikkek 20%-án történik;

· A legjobb tévézési idő 80%-a a műsorok felső 20%-ától származik

jobban szeretik a tévénézők;

· Az újságolvasók az idő 80%-át a megjelent anyagok 20%-ának olvasásával töltik

fürdőszoba az újságban;

· a telefonhívások 80%-át a telefon-előfizetők 20%-a kezdeményezi;

· a szükséges adatok 80%-a az információs források 20%-ából származik;

· az iskolában a tanárok energiájuk 80%-át a tanulók 20%-ára fordítják (általában

problémás vagy tehetséges);

· Az ételek 80%-át az éttermek legjobb 20%-ában fogyasztják el.

Ezek a tények megerősítik a gyenge eredményeket hozó tevékenységekbe való belemerülés veszélyét, és megerősítik annak fontosságát, hogy az erőfeszítéseket a termelékenységet jelentősen növelő tevékenységek húsz százalékára összpontosítsuk.

A Pareto-elv tökéletesen megmagyarázza a történteket, de nem mindig segít előre megtalálni a kiutat a helyzetből. Az tény, hogy soha nem lehet előre megmondani, melyik 20% lesz hatékony. Ennek az elvnek megfelelően életünk elégedettségének 80%-a a ráfordított erőfeszítések 20%-ából származik – a siker nagy része csupán néhány lépés eredménye. Ez azt jelenti, hogy ahhoz, hogy több időt találjon arra, ami előnyös, muszáj kevesebbet csinálj ebből, ami haszontalannak bizonyul. Más szóval – ne pazarolja az idejét!

Az időt más szempontok alapján is be lehet osztani, mint az élvezetet. Ez lehet: anyagi stabilitás biztosítása, karrier előrelépés, jó fizikai forma megőrzése stb. Fontos meghatározni a hasznos időtöltés jelentését, mivel „ idő, elpazarolt, ezt a létezést, és az idő, jó hasznát venni, ez az élet"(EdwardJung).

Tervezés az Alpok módszerével

Az Alpok tervezési módszere viszonylag egyszerű, a napi terv elkészítése átlagosan legfeljebb 10 percet vesz igénybe. A tervkészítési folyamat 5 szakaszból áll:

1. Feladatok előkészítése;

2. A tervezett intézkedések időtartamának becslése;

3. Időfoglalás (60:40 arányban);

4. Döntéshozatal a prioritásokról és az egyén átcsoportosításáról

tevékenységek;

5. Ellenőrzés (elszámolás a meg nem történtekről).

Az önirányítási gyakorlatban létező számos tervezési módszerben az „Alpok” módszer alkalmazása a következő fő előnyöket nyújtja:

· Jobb hangulat a következő munkanaphoz.

· A következő nap tervezése.

· A napi feladatok világos megértése.

· A nap folyásának megszervezése.

· A feledékenység leküzdése.

· Koncentráció a legfontosabbra.

· A „papír” munka mennyiségének csökkentése.

· Döntéshozatal a prioritások meghatározásával és az átcsoportosítással kapcsolatban.

· Csökkentse az interferenciát és a nem kívánt megszakításokat.

· A stressz és az idegi feszültség csökkentése.

· Fokozott önkontroll.

· Fokozott elégedettség és motiváció.

· Időnyereség a módszeres munkaszervezésnek köszönhetően.

A gyakorlat azt mutatja, hogy az időtervezési technikák és a munka tudományos megszervezésének módszereinek sikeres alkalmazásával reális lehetőség nyílik napi 10-20%-os időmegtakarításra. Az Alpok módszerrel történő tervezési folyamat a következő szakaszokból áll:

Első fázis- feladatok elkészítése. Az aznapi feladatok elkészítéséhez írja le a következő napi feladatokat:

· feladatok a teendők listájából vagy a heti (havi) tervből;

· előző nap nem teljesített;

· hozzáadott esetek;

· betartandó határidők;

· ismétlődő feladatok.

A feladatlista összeállításának meg kell felelnie a következő követelményeknek:

· első közelítésként ossza el őket prioritás szerint;

· elhúzódó és rövid, rövid élettartamúakra osztani;

· ellenőrizze újra a személyes kapcsolattartással kapcsolatos feladatokat, hogy azok racionálisabb módon (telefon használatával stb.) elvégezhetők-e.

A napi terv elkészítésének realizmusa az, hogy a feladatok listáját csak a ténylegesen szükséges dolgokra korlátozzuk. Tovább második szakasz A napi terv összeállításakor meg kell becsülni a tervezett tevékenységek hozzávetőleges időtartamát.

Nyilvánvaló, hogy bizonyos feladatok időtartamát nem lehet teljesen pontosan megbecsülni. Másrészt azonban emlékezni kell arra, hogy minden munka gyakran annyi időt igényel, amennyi az ember rendelkezésére áll. Ezért az egyes feladatok elvégzésére meghatározott időtartam meghatározása azt jelenti, hogy ezt a feladatot csak a megadott időpontban kell végrehajtani. Ha egy meghatározott időtartamot határoznak meg egy feladat elvégzésére, az ember koncentráltabban dolgozik, amennyire csak lehetséges, megszabadul a különféle zavaroktól.

Harmadik szakasz A terv készítése azt jelenti, hogy időt kell lefoglalni előre nem látható körülményekre. Az Alpok módszer lényege, hogy a terv legfeljebb az idő 60%-ára terjedjen ki, és 40%-át tartalékidőként kell hagyni előre nem látható körülményekre. Így egy nyolcórás munkanapot szigorúan csak öt órára kell tervezni (ami a munkaidő 60%-a), és három órát kell tervezetlenül hagyni konkrét, de váratlan feladatokra.

Abban az esetben, ha az idő több mint 60%-át tervezik, az összeállított feladatlistát feltétlenül a megadott paraméterekhez kell hozni, prioritások meghatározásával, hatáskörök átruházásával és a feladatokra korábban meghatározott idő csökkentésével. Ha a munka elvégzése után nem sikerül hatvan százalékra csökkenteni a tervezett időt, akkor a prioritásoknak megfelelően másnapra kell halasztani a dolgokat. Ez azt jelenti, hogy az „A” és „B” kategóriából a feladatok nem vihetők át a következő napra, a „C” kategóriából történő feladatok áthelyezése nem befolyásolja jelentősen az aznapi eredményeket.

Negyedik szakasz a tervezés a prioritások meghatározásáról és a delegálás művészetének alkalmazásáról szól. Ennek a szakasznak az a célja, hogy a napi feladatok elvégzésére szánt időt 5-6 órára csökkentsük. Ennek érdekében először is meg kell határozni az ügyek prioritásait, és ezeknek megfelelően tisztázni kell a napi feladatokat. Másodszor, minden feladatnál ellenőrizni kell a konkrét időigényt, és ennek megfelelően csökkenteni a feladatokra fordított időt a feltétlenül szükségesre.

Fontos, hogy minden intézkedést értékeljünk átruházásának és racionalizálásának lehetősége szempontjából. Az elemzés befejezése után a napi terv végleges változatának kialakult szerkezettel kell rendelkeznie.

Tovább ötödik szakasz Az elkészített napi terv végrehajtásának nyomon követése, a meg nem végzettek áthelyezése másik napra. A tapasztalatok azt mutatják, hogy nem minden feladatot lehet elvégezni, és nem minden ütemezett telefonbeszélgetésre kerülhet sor, ezért azokat másnapra kell átütemezni. Ha ugyanazt a feladatot többször is elhalasztják napról napra, akkor két lehetőség van: határozottan a végére hozni, ezáltal befejezni, vagy megtagadni emiatt a feladat elvégzését.

irreleváns.

Az önmenedzselés szakértői erősen ajánlják

Tervezze meg a napot előző este. Ez annak köszönhető, hogy az összeállítás

egy munkanap utáni terv segít az önbizalom és a koncentráció megszerzésében

erőt másnap. Az emberi tudatalatti tehát feldolgozásra kerül

áttekinti a másnapi feladatokat és előkészíti a lehetséges megoldásokat. Következő

Ebből következően az új munkanap előreláthatóvá, tervezetté és

kezelhető.

Tervezés az Eisenhower-elv szerint

Az Eisenhower-elvet alkalmazni kell a napi teljesítmény során

terveket, az összes soron következő ügyet fontossági fokuk szerint osztályozva

azonnal csináld. Pontosan az esetek ezen kategóriájával kapcsolatban van

kifejezés, hogy „Úgy kell élni, hogy a fontos dolgok ne alakuljanak át

sürgősen"

elég idő. Általában ezek az egyén saját tökéletességével kapcsolatos ügyek.

fejlesztések különböző területeken. A gyakorlat megmutatja, mi történik gyakran

Bárány". Ezért szükséges az „A” esetek részletes elemzése

fontosságuk és sürgősségük témája. Gyakran előfordul, hogy az ember dolgozik

okok keresése helyett következményekkel. Talán nem kellene

töltsön annyi időt a megbeszélésekre, de beépül a vállalati kultúrába

túra üzleti filozófiája és professzionális megközelítése. Vagy a tökéletesség

szervezze meg saját munkáját a maximalizálás érdekében

krízishelyzetek és előre nem látható körülmények megelőzése.

az élet fontos és sürgős természetének mániája, ami a legtöbbre jellemző

emberek, mivel minden sürgős ügy automatikusan besorolásra kerül

fontos. Az élettapasztalat azt mutatja, hogy a „C” kategóriás esetek gyakrabban fordulnak elő

mind a rohanó munkák, a feszültségek és a folyamatos krízishelyzetek okozója

helyzetekben. A törvények szerint azonban a menedzsment egy jól szervezett

A vállalkozásban nem szabad felhajtásnak és indokolatlan kapkodásnak lenni.

Ezeket célszerű elkerülni. A paradoxon az, hogy általában ezek azok

éppen azokat a dolgokat, amelyeket könnyű és kellemes elvégezni. Az adatok végrehajtásának időtartama

az emberek túlnyomó többsége azzal igyekszik kezdeni a munkanapját

nem fontos és nem sürgős feladatok ellátása.

Az önmenedzselés egyik alapelve az

a fontos és a másodlagos, a fontos és a lényegtelen dolgok elkülönítésének képessége,

sürgős a nem sürgősből.__

Praxeológia és az optimális időtervezési rendszer

Nem számít, mennyire elfoglalt az ember, mindig szánjon időt a tervezésre

vándorló. Minél kevesebb szabadidőd van, annál fontosabbá válik

gondos időtervezés. Okosabb a tervezésre költeni

csak tíz perccel a nap elején vagy végén, mivel ezek a költségek több mint

kompenzálják.

Gyakran az ember azt mondja, hogy nagyon elfoglalt, és eldönti, mi legyen a tervben.

Nincs rákölthető idő, ami tévedés. Ha a nap nincs megtervezve

van, akkor gyakran van időhiány. Ráadásul olyan helyzetben, amikor

amikor nincs megtervezve az idő, kétségtelenül lehetetlen megkülönböztetni a fontosat

ügyeket a kevésbé fontosaktól, sürgőseket a nem sürgősektől. Ezért biztosítsd magad és mások

az emberek, hogy egyáltalán nincs idő az ügyeik megtervezésére,

az elkapó továbbra is időt tölt, de véletlenszerűen és meggondolatlanul, ami negatív

jelentős hatással lesz élete racionális szervezésére. Ezért szükséges

a munkaidő és a magánélet tervezésének nehézségét nem az okozza

áfa. __________sok előnnyel jár, ha egy tervvel kezdi a napot.

vaniya, hiszen ahogy a terv készül, az ember aktívabb

előkészítésének, majd végrehajtásának folyamatába kerül be. « Hogy, aki ka-

Minden reggel megtervezi a napi tevékenységet, és következetesen végrehajtja ezt a tervet,

lát, hogy a tervezés nagyon jól kikövezi számára az utat a labirintusban-

gazdag és aktív életet. Az idő megszervezése olyan, mint egy sugár

Sveta, amely minden ügyén átfut. De ott, ahol nincs terv, ahol az idő irányítása a véletlenre, az uralmára van bízva

pusztítást végezni"- írta Victor Hugo. Átgondolva, hogy mit kell tenni, könnyű

folytassa a terv megvalósításával. Pontos meghatározással

a prioritások kevésbé valószínű, hogy elvonják a figyelmet végrehajtásuk során

megvalósítás.

Sok éves tapasztalattal rendelkezik a különböző tervezési eszközök használatában

hallani, hogy nem csak konkrét eszközökről van szó a tervezéshez (újra

lapozható naptárak, naplók, szervezők, elektronikus jegyzetfüzetek

ki stb.), hanem abban a tervezési rendszerben, amelyet egy személy használ. Alapító

praxeológia (a hatékony emberi tevékenység tudománya) T. Kotarbin-

Skii úgy gondolta, hogy az optimális tervezési rendszert a következőkre tervezték:

1) Biztosítsa a cél elérését.

2) Ne igényeljen túl sok időt az elsajátításhoz.

3) Legyen kényelmes a használata.

Manapság számos időtervezési rendszer és technika létezik.

menüt, és a legjobbat választani meglehetősen nehéz, mivel mindegyikben megtalálható mindkettő

előnyei és hátrányai is.

Csak egy szabad ember érheti el a tökéletességet a használat során

szabadidejének felhasználása és általában. Ebben az összefüggésben azonban

A szövegben a szabadság szükséges tulajdonság, de nem elégséges. Más feltételek

vii a következők: az emberi lelki szükségletek és birtoklás túlsúlya

minőségi eszközök.

Immanuel Kant (1724-1804) olyan ritmikusan élt, hogy szomszédai

megnézték az óráját, amikor sétálni ment. Köztudott, hogy egész életét leélte

agglegény élete és munkásságának második periódusa, több mint harminc év,

az emberek kognitív és erkölcsi képességeinek tanulmányozása

ka. A kreatív egyének többnyire óvatosan bántak az idővel.

én és talán nehéz olyan produktív kreatív embert találni, aki

raj nem lenne szigorú működési mód. Tudományos forrásokban megteheti

megerősítést találni arra, hogy olyan tehetséges személyek, mint: Archimedes és

Arisztotelész, Roger Bacon és Newton, Henri Poincaré és Dumas – apja, Engels

Lenin, Vavilov és mások pedig az időfelhasználás rendszerének kiépítésére törekedtek.

Ezt a rendszert úgy tervezték, hogy egy nap alatt garantálja a magas termelést

- és egy életre.

Azonban, mint minden szabálynál, itt is vannak kivételek. Különösen

Avicenna (Ibn Sina), miután ötvenhat évének nagy részét rejtőzködve, föld alatt és bolyongásban töltötte, számos művet hagyhatott maga mögött, amelyek közül

ebből 270 maradt fenn a mai napig. A kortársak csak találgathatnak

a meg nem őrzött művek száma és mennyit tudott ez a nagyszerű ember

stabil, kényelmes körülmények között.

Az Alpa módszer a tervezés továbbfejlesztett módja, a kitűzött cél megvalósítására való előzetes felkészülés.

Az Alpa módszer az időtervezésben bármilyen sürgős időszakra alkalmazható: közepes, rövid, hosszú. Ehhez ajánlatos írásban elkészíteni a teendők listáját. Első pillantásra úgy tűnik, hogy minden dolog egyenlő értékű. De mindenesetre fontossági sorrendben kell elosztania a dolgokat, és kiemelnie a prioritásokat és a fontossági fokot.

Az Alpa módszere nagyon egyszerű. A terv elkészítése nem tart tovább 5-10 percnél. A gyakorlatban bebizonyosodott, hogy a tervezési módszerek és technikák folyamatos alkalmazásával a napi időmegtakarítás eléri a 10-20%-ot.

A terv elkészítésének szakaszai

Az Alpa-módszer öt lépésből áll:

1. számú szakasz. A napi feladat kialakítása, használja a „Napi tervek” kategória listáját. Készítsen egy listát a következő nap feladatairól:

• Befejezetlen feladatok;
• Új feladatok hozzáadva;
• Kötelező, fontos ügyek;
• Feladatok a heti vagy havi tervezési tervből;
• Váratlan feladatok.

Összeállításkor a következő követelményeknek kell megfelelnie:

• Adjon első helyet a fontos és elsőbbséget élvező eseteknek;
• Válassza ki a rövid és hosszú távú feladatokat;
• Válasszon racionális módot a feladatok elvégzésére (lehetséges megoldás telefonon, Skype-on, SMS-ben).

Nem szabad az összes feladatot egymás után felírni, csak a ténylegesen szükséges feladatokat.

2. számú szakasz. Becsülje meg az egyes feladatok elvégzésének becsült idejét.
Létezik egy minta: minden feladathoz annyi időre van szükség, mint amennyi egy személy rendelkezésére áll. Ezért, Állítson be hozzávetőleges határidőt a teljesítésre, és próbálja meg betartani. Az ember koncentrál, megszabadul a kisebb beavatkozásoktól.

3. sz. Ideiglenes készletfoglalás.
Az Alpa-módszer fénypontja az hogy a tervezett munka a munkaidő 60%-ában elkészüljön, a fennmaradó időt - 40%-ot tartalékként kell elkülöníteni előre nem látható hirtelen körülményekre.

Példák:
8 órát dolgozol. Ez azt jelenti, hogy van 3 óra tartalék, és 5 óra alatt teljesíti a tervezett feladatot (siess, húzza meg a munkarendjét).
Ha 10 órát dolgozol. Ez azt jelenti, hogy 4 órája van tartalékban, és 6 óra alatt teljesíti a feladatokat.

Tegyük fel, hogy a tervezett idő 60%-ánál több feladat van. Ehhez tekintse át a teendők listáját. Emelje ki az előnyöket, ruházza át a jogokat, csökkentse a rendelkezésre álló időt. Ezt követően sem sikerült 60%-ra csökkenteni a tervezett időt. Tehát helyezze át a befejezetlen feladatokat egy másik napra..

4. sz. A kiemelt ügyekre kiemelt megoldások alkalmazásával és a jogok átruházásának művészetével 5-6,5 órára csökkentjük a kiosztott esetek idejét. Ennek a szakasznak a célja: a napi feladatok és prioritások ismételt tisztázása. Valamint a befejezésükhöz szükséges idő.

Az egyes feladatok elemző értékelése racionalizálás és delegálás céljából. A végleges változat kivitelezése a kialakult struktúra szerint.

5. szakasz döntő. A tervezett üzleti terv végrehajtása és ellenőrzés. A gyakorlatból egyértelműen látszik, hogy nem minden feladatot lehet időben elvégezni. Néhányat holnapra kell halasztani.
Tegyük fel, hogy észreveszi, hogy bizonyos ügyeket időnként elhalasztanak. Két lehetőség van: állítsa le az átvitelt – végezze el teljesen. Vagy ez a feladat irrelevánssá vált, fel kell hagyni vele.

Az önmenedzselés területe fejlődik, ez A szakértők azt javasolják, hogy a napodat estére tervezd, ez segít önbizalmat szerezni, és a következő napra koncentrálni az erődet. Tudat alatt az ember feladatokat dolgoz fel és konkrét megoldásokat készít. Ez azt jelenti, hogy az új munkanap kezelhető, eredményes és előrelátható lesz..

Így racionálisan tervezheti és szervezheti saját teljes életét.

Példa az Alpok módszerére

Tegyük fel, hogy Ön üzletember, egy nagy cég tulajdonosa. Lehetetlen az összes utasítást teljesen leírni. Ezért Ön és a titkár munkáját megkönnyíti azáltal, hogy az adott tevékenység típusának megfelelően rövidített betűket használ.

B – találkozó, látogatások;
D – feladatok delegálása;
K - ellenőrzés, megfigyelés;
P - munkában, folyamatban;
PC - üzleti utak, utazások;
PR - diktálás, kézzel írt üzleti tevékenység;
S - személyi titkár;
T - telefonbeszélgetések;
C - levelezés (újságok, riportok, körlevelek).

Tervezés az Alpok módszerével a napi teendők listájához:

PC - egy új kereskedési hely;
V - Petrov (számítógépes szolgáltatás);
V - Serov (jogi segítségnyújtás);
P - a piaci kereslet tanulmányozása;
K - Matveev (termékértékesítés);
PR – Cheranev (kérés-levél);
Ch - különleges. vezetőknek szóló folyóirat:
T - Udoev (nem alkalmazott);
T - Denis (szaunázás egy barátjával).

Az Alpok módszer példája jól néz ki, táblázatban összefoglalva:

Kiemelt ügyek: A - sürgős, fontos; B – fontos, de nagyon sürgős; B - sürgős, de nem túl fontos.

Jobb a legfontosabb munkát végezni, ismerve a gyümölcsöző munkája idejét. Ne feledkezzen meg a pihenésről és a tevékenység megváltoztatásáról, hogy a munkája örömet okozzon.

Példa: Ne ütemezze az üléseket egymás után. Szánj rá időt reggel és délután.

Ha hirtelen van néhány perc szabadidőd, ne pazarold el, foglald el egy rövid feladattal: nézd át a levelezésedet, hívd fel egy barátodat.

Hirtelen a terveim drámaian megváltoztak: egy váratlan üzleti út, egy üzleti találkozó. Gyorsan, időtervezési módszerek szerint, Alpa módszer szerint 5-10 percen belül átírhat egy teendőtervet.

Általában véve ne félj a rugalmas munkaidőtől. Egy jól átgondolt terv az Alpa-módszer öt szakaszát alkalmazva soha nem fog csalódást okozni.

Az Alpa-módszer előnyei

• Céltudatos cselekvések a munkanap során;
• Racionalizálás hasonló esetek csoportosításával;
• Az elpazarolt időközök csökkentése;
• Stabil önfegyelem;
• Az idegi feszültség csökkentése;
• A feledékenység elleni küzdelem;
• Konkrét célok elérése a munkahelyen;
• Munkaszellem;
• Fokozott elégedettség és motiváció;
• Munkateljesítmény észlelése, magas hangulat a műszak végén.
• A kiemelt esetek azonosítása és végrehajtása;
• A munka potenciáljának és személyes eredményeinek növekedése;
• A műszakok megfelelő megszervezése, nyerjen és nyerjen időt.

Az időgazdálkodásban számos módszer létezik a napi feladatok tervezésére. Ide tartozik: az Eisenhower-mátrix, a Pareto-elv, az ABC-elemzés, de az Alpa-módszer racionális időtervezés, és öt szakaszból áll.

Azt tanácsolom, hogy vegye figyelembe. És ha érdekel, használd az életben.