Как привести дела в порядок, не теряя самообладания. Разберитесь с неприкаянными бумагами

В повседневной рабочей обстановке я часто ловлю себя на мысли, как быстро я забываю про чей-то звонок или письмо, если отступаю от собственной процедуры GTD (Getting Things Done – доведение дел до завершения). С GTD я познакомился по переводной статье на рубеже 2000-х. Идея мне понравилась, и я придумал свою систему. В двух словах: (1) фиксируйте всю входящую информацию, (2) выполняйте действия, которые требуют не более нескольких минут; (3) сортируйте оставшуюся информацию. Так вот, проколы у меня случаются, если я не зафиксировал информацию на входе. А привычка доверять записям у меня настолько устойчивая, что я не «роюсь» в памяти в поисках пропущенных писем… что и приводит к пропуску важного письма. Книга «Как привести дела в порядок» поможет вам повысить эффективность, поставив рутину на автопилот. Вы научитесь отделять второстепенные дела от важных, верно ставить цели и распределять приоритеты, работать со входящей информацией и задачами. В 2015 г. вышло второе английское издание, которое было переведено на русский язык в 2016 г. В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией.

Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. – 368 с.

Скачать краткое содержание в формате или

Часть I. Искусство получать результат

Глава 1. Новая методика для новой реальности

Все методы, представленные в моей книге, основаны на достижении двух основных целей: 1) объединить все задачи, которые нужно выполнить – сейчас, позднее или когда-нибудь, серьезные, мелкие или средней важности, – в логически упорядоченную и надежную систему, выходящую за пределы вашего сознания и вашего разума, и 2) приучить себя принимать фронтальные решения, касающиеся всех входных сведений, с которыми вы сталкиваетесь в жизни, чтобы у вас всегда был план дальнейших действий, который можно осуществить или пересмотреть в любой момент.

Списки приоритетов и перечни задач на каждый день стали основными инструментами, которые люди разработали, чтобы хоть как-то упорядочить свой выбор возможных дальнейших действий. Календарь, при всей своей важности, помогает эффективно упорядочить лишь малую часть задач, которые требуют решения. Заранее составленный план работ может быть перечеркнут первым же телефонным звонком или вмешательством начальства.

Есть способ получить полный контроль над ситуацией, сохраняя спокойствие. Такое состояние мастера боевых искусств называют «текучесть сознания». Это состояние работы, действия и бытия, в котором сознание сохраняет ясность и порождает конструктивные идеи (см. ).

Самое главное для внутреннего спокойствия – освобождение разума и готовность ко всему.

Большинство стрессовых ситуаций обусловлено неадекватной реакцией на обязательства, которые люди дают или принимают. Все, что вас не устраивает и, по вашему мнению, находится не на своем месте, – это незамкнутые циклы , отвлекающие ваше внимание. Если что-то занимает ваши мысли, то ваше сознание не свободно. Все, что вы считаете незавершенным, следует объединить в систему вне вашего сознания (я называю ее накопительной корзиной), к которой вам придется регулярно возвращаться, чтобы упорядочить ее содержимое. Вы должны решить, что нужно предпринять (если имеет смысл что-то предпринимать), чтобы выполнить каждую из задач. Вам следует объединить напоминания о действиях в систему, к которой вы будете регулярно обращаться.

Упражнение для тестирования модели. Опишите на бумаге ситуацию, которая в данный момент больше всего занимает ваше сознание. Теперь опишите одним предложением успешный результат, который принесет вам решение этой проблемы или выход из сложившейся ситуации. Теперь запишите первоочередные действия, которые следует предпринять, чтобы ситуация сдвинулась с места. Если в ходе этого маленького упражнения внутри вас произошли хоть какие-то изменения в лучшую сторону, подумайте о них.

Глава 8. Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии

Ваша система не должна оставаться статичной – она должна содержать только актуальную информацию, а кроме того, стимулировать периодическую и целесообразную оценку вашей жизни и работы на нескольких уровнях. Меня часто спрашивают: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?» Ответ прост: «Ровно столько, сколько мне нужно, чтобы спокойно заниматься своими делами». Фактически это несколько секунд дважды в день.

Сначала загляните в календарь, затем в свои списки действий. Волшебным ключиком к поддержанию эффективности процесса является еженедельный обзор. Еженедельный обзор – это все, что вам необходимо сделать, чтобы освободить голову и сфокусировать свою деятельность на следующие пару недель. Он включает все этапы управления рабочим процессом: сбор, обработку, организацию и обзор всех ваших обязательств и намерений, чтобы вы могли честно сказать: «Я точно знаю весь перечень задач, которые сейчас не делаю, но которыми мог бы заняться, если бы счел это нужным».

Советую выделять для обзора по два часа в районе полудня в последний рабочий день недели. Такой выбор времени можно назвать оптимальным по трем причинам:

• события прошедшей недели еще не успели стереться из памяти, и вы можете провести детальный анализ («Ах да, нужно не забыть связаться с ней по поводу…»);
• когда вы (непременно) обнаружите действия, которые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как все отправятся на выходные;
• здорово очистить все уровни сознания, чтобы развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Независимо от образа жизни вам нужен еженедельный ритуал для пересортировки задач.

Лучшие идеи насчет работы не посетят вас, пока вы работаете.

Глава 9. Действия: как выбрать лучший вариант

Ваш выбор текущих действий определяется критериями в таком порядке: контекст, запас времени, запас энергии, приоритетность. Составляйте напоминания о действиях по контексту: «Звонки», «Дома», «За компьютером», «Поездки», «Повестка встречи для Джо», «Повестка встречи для планерки» и т. д. Отсортированные по контексту списки позволяют избежать ненужных повторных размышлений, чем заняться.

В течение рабочего дня в любой момент вы заняты одним из трех типов деятельности: выполнением запланированной работы, выполнением работы по мере ее появления, планированием дальнейшей работы. К сожалению, многие позволяют себе с головой уйти в решение незапланированных спонтанных вопросов, пуская остальные два вида работы на самотек, что неизбежно вызывает проблемы. Часто бывает гораздо проще погрузиться в срочные дела, чем разобраться с корзиной «Входящие», электронной почтой и остальными своими открытыми вопросами.

Готовы ли ваши системы максимально эффективно поддержать вас в подобной ситуации в 10:26 утра в понедельник? Если вы все еще держите все задачи в голове и пытаетесь заносить в списки только «критически важные» дела, могу предположить, что ответ отрицательный.

Я заметил, что люди гораздо успешнее справляются с непредвиденными обстоятельствами и кризисами, чем с обработкой, организацией, обзором и оценкой той части своей работы, которая не настолько очевидна. Легче заняться тем, что «срочно», особенно когда накопилось много необработанных и относительно неконтролируемых задач на рабочем столе, в ящике электронной почты и в голове. Для многих людей неиссякаемый поток очевидных спонтанных дел становится удобным предлогом, чтобы избежать ответственности за планирование своей деятельности и управление списками задач.

Глава 10. Контроль над проектами

Всегда полезно иметь эффективные инструменты под рукой, чтобы сохранить идеи по проекту, как только они пришли в голову. Если вы ничего не записываете или не пользуетесь цифровыми устройствами, чрезвычайно сложно сохранять концентрацию на какой-то задаче дольше нескольких минут, особенно работая в одиночку. Но если вы используете физические инструменты, чтобы фиксировать ваши мысли, то конструктивно работать над задачей можно часами (в качестве таких инструментов я предпочитаю Word и Excel – Прим. Багузина ).

Часть III. Сила ключевых принципов

Глава 11. Полезная привычка собирать информацию

Когда люди, с которыми вы сотрудничаете, видят, что на вас всегда можно положиться в том, как вы принимаете, обрабатываете и организуете полученную от них информацию и свои обязательства, их доверие к вам растет.

Если отрицательные эмоции возникают в результате нарушения внутренних договоренностей, возможны три варианта действий, позволяющих устранить негативные последствия: не заключать договоренности, выполнить договоренность, пересмотреть договоренность.

Качество любой целостной системы определяется ее самым слабым звеном. И зачастую ахиллесовой пятой организации становится руководитель, неспособный обеспечить активную и своевременную коммуникацию в системе. Особенно часто я замечаю подобное в компаниях, где корзин «Входящие» либо не существует вообще, либо они переполнены и очевидно, что ими слишком долго никто не занимался. Такие компании обычно страдают от серьезных провалов в коммуникации, потому что их система ненадежна. Я консультировал руководителей, у которых календарь был просто переполнен записями о назначенных встречах. Однако, как только они начинали своевременно отвечать на электронные письма, ситуация коренным образом менялась. Когда сотрудники и другие люди начали по электронной почте получать то, что им было необходимо от руководителя, в формате обратной связи или каких-то решений, им больше не нужно было стараться попасть на личный прием для выяснения этих вопросов.

Глава 12. Важность определения дальнейших действий

Несколько очень опытных руководителей высшего звена признавались мне, что внедрение вопроса «Каким должно быть следующее действие?» в качестве операционного стандарта в их компании коренным образом повышало измеряемый результат деятельности. Этот подход навсегда изменил к лучшему их корпоративную культуру. Почему? Потому что этот вопрос вносит ясность, стимулирует ответственность, повышает продуктивность и расширяет возможности.

Глава 14. Методология GTD и когнитивная наука

Исследования, подтверждающие методологию GTD, появились в нескольких направлениях: позитивная психология, распределенное познание, облегчение когнитивной нагрузки от открытых вопросов, теория потока, теория руководства собой, стремление к цели через намерение осуществления, психологический капитал.

Мартин Селигман – президент Американской психологической ассоциации – призвал своих коллег сместить фокус с простого описания, изучения и диагностирования психических отклонений к тем чертам характера и особенностям человеческого поведения, которые свойственны удовлетворенным, счастливым людям, не обремененным психическими нарушениями. Конечно, его послание было просто расширенным представлением идей Абрахама Маслоу, выдвинутых еще в середине ХХ века, о персональной самоактуализации как богатейшей области исследования в психологии. Однако именно после призыва Селигмана к действию развилась в полноправный подраздел психологической науки.

Распределенное познание: ценность внешней системы. Ученые показали, что человеческий мозг предназначен для создания идей на основе определения моделей и образцов, но совсем не предназначен для хранения всей этой информации!

Популярной концепцией, которую часто связывают с методологией GTD, является – состояния оптимального рабочего режима и вовлеченности в деятельность. Состояние потока, как правило, сопровождается полной концентрацией на данной задаче, ощущением контроля над ситуацией и четким осознанием целей. Люди, находящиеся в состоянии потока, обычно знают, что должно произойти дальше, и получают немедленную обратную связь по мере выполнения задачи.

Теория руководства собой включают три стратегии. Стратегии, ориентированные на поведение, делают акцент на выполнении необходимой, но неприятной работы. Стратегии, ориентированные на награду, предназначены для ситуаций, в которых наградой или мотивацией для человека является само выполнение этой деятельности. Стратегии моделей конструктивного мышления способствуют созданию такого образа мышления, который окажет положительное влияние на результаты деятельности. Этот набор стратегий включает внутренний разговор, мысленную визуализацию, замещение неэффективных убеждений и предположений.

Психологический капитал состоит из четырех аспектов: самоэффективности, оптимизма, психологической устойчивости и надежды.

Глава 15. Путь к совершенству в GTD

За многие годы общения с людьми, использующими на практике методологию GTD, я выделил три стадии зрелости, которые они демонстрировали при применении этой методологии:

• использование основ управления рабочим процессом;
• реализация более сложной и комплексной системы управления жизненным циклом;
• совершенствование навыков GTD, чтобы создать ясное пространство и привести дела в порядок для еще более значимого самовыражения.

Некоторые базовые методы, даже если их применяли изначально, легко могут потерять свою полноту, актуальность и стать абсолютно бесполезными; к ним относятся следующие установки:

• избегать принимать решение о следующих действиях;
• полностью контролировать лист ожидания, вносить в него каждый результат, которого вы ждете от других или который нужно отследить через какое-то время;
• использовать списки «Повестка встречи» для управления коммуникацией с другими людьми;
• поддерживать простую, легкодоступную систему хранения справочной информации;
• поддерживать календарь в таком состоянии, чтобы задачи в нем были обязательны к исполнению, и он не был бы перегружен излишними записями;
• выполнять еженедельный обзор для поддержания системы в актуальном и действующем состоянии.

Даже если человек использовал всего несколько отдельных концепций GTD или не применяет систему регулярно, он все равно может добиться очевидных улучшений. Если вы не вынесли ничего, кроме правила «двух минут», одно это окупит себя сполна. Если вы выпишете на бумагу на несколько задач больше, чем сделали бы раньше, то уже будете лучше спать. Если вы будете полностью очищать папку «Входящие» в электронной почте хотя бы время от времени, это уже повод для празднования. И если вы просто зададите себе или другим вопрос, каким должно быть следующее действие, хотя раньше этого не делали, вы еще на шаг приблизитесь к состоянию продуктивности без стресса.

Когда я работал в издательстве еженедельника, у нас был контрольный список для изменения текущего шаблона на новый. Это позволяло избежать ошибок в колонтитулах, выходных данных и т.п. – Прим. Багузина

Главы 14 и 15 появились в 2015 г. во втором издании книги на английском языке. – Прим. Багузина.

Посвящается Кэтрин,

моему замечательному партнеру в жизни и в работе

Успевайте жить!

Уже достаточно давно сокращение GTD стало столь же привычным для многих людей в России, как USB или GPRS. На интернет-форумах, посвященных тайм-менеджменту и личной эффективности, система «Getting things done» обсуждается так же активно, как выбор ежедневника или постановка жизненных целей.

К счастью, за десять лет существования российского Тайм-менеджерского сообщества вопрос «Планировать или не планировать время?» перестал быть актуальным. Не планировать время, опаздывать на встречи, забывать о принятых на себя обязательствах так же неприлично, как не пользоваться вилкой и ножом в ресторане. Тайм-менеджмент за прошедшие несколько лет занял такое же место в нашей жизни, как спортзал или бассейн. Быть в хорошей физической форме – естественно. Способы могут быть разными – плавание, йога, волейбол… – суть одна. Аналогично модно и естественно – успевать все, ничего не забывать, всегда находить время на работу, отдых, общение с семьей и друзьями.

Главный вопрос – какие выбрать способы самоорганизации, условно говоря, «что мне больше подходит: плавание или тренажерный зал?». Как проще, комфортнее и с удовольствием настроить личную систему управления временем? В зависимости от психологического типа кому-то легче есть ножом и вилкой, кому-то – японскими палочками. В любом случае нужна определенная система, последовательность, методология.

В каждой развитой стране есть эксперты, специализирующиеся на тайм-менеджменте. Российскому читателю хорошо известны книги Лотара Зайверта, руководителя гейдельбергского Института стратегии и планирования времени; Стивена Кови, президента американской корпорации FranklinCovey; Брайана Трейси, специалиста по лидерству и эффективности; Керри Глисона, Стефана Рехтшафена, Джулии Моргенстерн и др. Некоторые работы еще не переведены на русский язык и ждут своего часа – книги Марка Форстера (Великобритания), Харольда Тейлора (Канада) и др. К числу таких специалистов относится и Дэвид Аллен, система которого хорошо известна в США и приобрела уже много поклонников в нашей стране.

Рабочий график самого Дэвида впечатляет: на год вперед известно расписание его семинаров в крупнейших городах США и Европы. Его книга ясна, практична, рецептурна, технологична. С некоторыми принципами и рекомендациями стоит поспорить, и, несомненно, русскому переводу книги уготована роль катализатора активных дискуссий. Но бесспорно одно: книга востребованна и полезна. Ее популярность в России еще в англоязычном оригинале тому подтверждение.

Желаю вам, читатель, с помощью проверенных опытом и практичных рекомендаций Дэвида Аллена научиться успевать жить. Жить насыщенной, эффективной, красивой жизнью, в которой каждая минута Времени имеет свой вес и высочайшую ценность.

Успехов вам!

Глеб Архангельский,

генеральный директор компании «Организация Времени»,

создатель российского Тайм-менеджерского сообщества

www.improvement.ru

От автора

Перед вами кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или – или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность – один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором – как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Я, как и многие из вас, долгое время искал ответы на вопросы: что делать, когда и как. И теперь, спустя двадцать с лишним лет, потраченных на разработку и внедрение новых методов повышения индивидуальной и организационной продуктивности, после многих исследований и попыток самосовершенствоваться, я могу с уверенностью заявить, что единого универсального решения не существует. Никакие компьютерные программы, семинары, персональные планировщики и утверждения личной миссии не смогут упростить ваш рабочий день и не станут принимать за вас решения день ото дня, каждую неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы найдете способ повысить продуктивность своей работы и упростить процесс принятия решений хотя бы на один уровень, перед вами откроется новый круг обязанностей и творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некоей простой формулой.

Но, несмотря на отсутствие каких-либо простых средств, позволяющих довести до совершенства личную организованность и продуктивность, мы можем предпринять определенные шаги для их повышения. Год от года в ходе работы над собой я находил все более глубокие и важные вещи, на которых стоило сосредоточить внимание, идеи, о которых стоило задуматься, и дела, которыми стоило заниматься. Я нашел простые процессы, позволяющие существенно повысить способность человека творчески и конструктивно подходить к мирским заботам, освоить которые под силу каждому.

Эта книга – итог более чем двадцатилетней работы, посвященной исследованию индивидуальной продуктивности. Это руководство по максимизации результатов и минимизации затрат в мире, где работа с каждым днем становится все более объемной и требует решения многочисленных спорных вопросов. Я провел много часов, обучая людей «на передовой» – на рабочих местах, – помогая им обрабатывать и упорядочивать текущие задачи. Открытые мною методы доказали свою эффективность в самых разных организациях, во всех сферах деятельности, в разных культурных средах, даже в школе и дома. После двадцати лет подготовки и обучения самых опытных и продуктивных работников я понял, что мир нуждается в моих методах.

Руководители организаций стремятся привить «предельную продуктивность» себе и своим подчиненным в качестве базового стандарта. Они, как и я, знают, что по окончании рабочего дня за закрытыми дверями остаются телефонные звонки, на которые у них не хватило времени ответить, задания, которые нужно кому-то передать, непроработанные во время встреч и дискуссий вопросы, невыполненные обязанности и десятки непрочитанных электронных сообщений. Многие деловые люди преуспевают потому, что решенные ими проблемы и реализованные ими возможности являются в конечном итоге более важными, чем недоработки в их портфелях и кабинетах. Но при нынешних темпах жизни и развития бизнеса это равновесие становится очень шатким.

С одной стороны, нужны проверенные инструменты, которые помогут людям сосредоточить свои стратегические и тактические усилия и не позволят упустить из виду ничего важного. С другой стороны, необходимо создать рабочую среду и методы, которые не дадут способным сотрудникам «сгореть» на работе под давлением стресса. Нужны устойчивые стандарты стиля работы, которые уберегут от стресса самых лучших и способных сотрудников.

Это касается не только организаций, в этом нуждаются и школы, где детям по-прежнему не объясняют, как анализировать полученную информацию, как сосредоточиться на результате и какие шаги предпринять, чтобы его достичь. Эти знания нужны каждому из нас: ведь они позволят использовать все открывающиеся перед нами возможности, чтобы самосовершенствоваться и постоянно улучшать окружающий нас мир.

Силу, простоту и эффективность принципов, о которых я расскажу в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», лучше всего можно испытать на собственном опыте: в реальном времени, в реальных условиях, в реальном мире. Естественно, цель книги – изложить сущность великого искусства управления рабочим процессом и достижения высокой продуктивности. Я попытался изложить материал таким образом, чтобы раскрыть перед вами общую картину и в то же время дать вам почувствовать вкус моментального результата по мере прочтения книги.

Книга разделена на три части. Первая часть раскрывает общую картину, содержит краткий обзор системы, поясняет ее уникальность и актуальность, а затем непосредственно знакомит с основными методами в сжатой и доступной форме. Во второй части рассказывается, как применять принципы системы на практике. Здесь вы сможете потренироваться и шаг за шагом научитесь применять описанные модели в повседневной жизни. В третьей части описаны еще более высокие и эффективные результаты, которых можно достичь, если сделать методологию и модели неотъемлемой частью вашей работы и личной жизни.

Присоединяйтесь! Я хочу, чтобы вы не просто поверили, но и убедились в том, что эти методы можно и нужно использовать лично вам. Я хочу, чтобы вы поняли: то, что я обещаю, не только возможно, но и вполне доступно каждому из вас. И я хочу, чтобы вы знали: все, что я предлагаю, очень просто реализовать. Для этого не нужны никакие особые навыки. Вы уже умеете концентрировать внимание, записывать важную информацию, принимать решения о желаемых результатах и будущих действиях, взвешивать альтернативные варианты и делать выбор. Вы убедитесь, что многие поступки, которые вы постоянно совершали инстинктивно и интуитивно, действительно верны. Я расскажу вам о том, как вывести эти основные навыки на новый уровень эффективности. Я помогу вам воплотить все эти навыки в новой манере поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я постоянно ссылаюсь на программы подготовки и семинары по теме продуктивности. Последние двадцать лет я работал консультантом по управлению как в одиночку, так и в составе небольших групп. Моя работа состояла преимущественно в индивидуальном обучении повышению продуктивности и проведении семинаров, посвященных методам, изложенным в книге. Я и мои коллеги подготовили более тысячи человек, провели тренинги для сотен тысяч специалистов и организовали сотни групповых семинаров. Из этого опыта я черпал впечатления и примеры для данной книги.

Суть этой книги прекрасно передал мой клиент, который написал: «Когда я только начал применять принципы этой программы, они спасли мою жизнь… Когда же я сделал их своей привычкой, они изменили мою жизнь. Это вакцина от ежедневной схватки “не на жизнь, а на смерть”, когда “проект надо было закончить еще вчера”, и противоядие от дисгармонии, которую многие люди сами вносят в свою жизнь».

Дэвид Аллен (David Allen)

Один из самых известных теоретиков личной эффективности. Он изобрёл методику управления временем Getting Things Done (GTD). Глава David Allen Company, вот уже более 20 лет он консультирует топ-менеджеров таких компаний, как Ford Foundation, New York Life, The World Bank. Аллен проводит тренинги по вопросам продуктивности по всему миру. Его статьи часто публикуются в Los Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times. Книги Дэвида Аллена разошлись тиражом 5 миллионов экземпляров.

Ещё месяц назад я думал, что каждый, кто интересуется вопросами продуктивности, пользуется методологией GTD или хотя бы тестировал её на пригодность. Реальность оказалась совсем другой. Поэтому для начала всё же стоит рассказать о системе .

Новичкам о GTD

В своей книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», ставшей мировым бестселлером, Дэвид Аллен описывает систему организации дел, которая поделила для меня тайм-менеджмент на классический ТМ и GTD (в дословном переводе - «доведение дел до завершения»).

В своё время GTD спасла меня от разрыва мозга и выгорания. Цель этой системы не только организовать и распланировать дела. Я бы сказал, что GTD - это система , предназначенная для нашего информационного века с постоянными входящими сигналами о том, что следует сделать, обдумать, прочитать, уточнить, узнать, посмотреть…

GTD - это больше, чем способ управления задачами и проектами. Эта методология занимается фундаментальными вопросами осмысленной работы, осмысленного образа жизни, психологического благосостояния, а не просто предлагает методы повышения производительности и продуктивности.

Главная задача системы Аллена - освободить ваш мозг для творчества и решения задач, дать спокойную уверенность в важности дела, которым вы занимаетесь именно сейчас. Как часто у вас бывают продуктивные и насыщенные полезными свершениями дни, от которых нет удовлетворения? Случается это, потому что вы занимаетесь совсем не тем. Или, возможно, тем, но точно сказать вы этого не можете. При этом в вашей голове постоянно прокручиваются списки невыполненных дел, лишая сосредоточенности, лёгкости и покоя. GTD поможет избавиться от этого балласта.

Кроме всего прочего:

1. Вы никогда ничего не упустите.
2. Будете иметь систему для быстрого и верного выбора следующих действий.
3. Станете более продуктивным, а не просто больше успевающим.
4. Избавитесь от львиной доли .
5. Научитесь и полюбите планировать свою жизнь, вместо того чтобы позволять это делать обстоятельствам или другим людям.
6. Освоите три модели выбора оптимального действия.
7. Обретёте контроль над проектами.
8. Научитесь концентрироваться на результате.

Что для этого нужно? Для начала прочтите книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок». Она состоит из трёх частей.

В первой части описывается общая картина, содержится краткий обзор системы и объяснение, в чём заключается её уникальность и актуальность, а затем даётся описание самих методов в сжатой и доступной форме. Во второй части рассказывается, как применять принципы системы. Это ваша личная практика пошагового применения описанных моделей в повседневной жизни. В третьей части описаны ещё более тонкие и значительные результаты, которых вы можете достичь, сделав эти методы и модели неотъемлемой частью вашей работы и личной жизни.

Параллельно с книгой читайте . В статьях найдётся много полезных советов от тех, кто уже давно практикует эту систему.

Что нового в переработанном издании

В предисловии к книге Дмитрий Иншаков - глава представительства Getting Things Done в России - пишет:

Новая редакция книги - это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитывающей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля. Особенное внимание было уделено унификации терминологии. По всем спорным моментам при переводе на русский язык мы обращались напрямую к Дэвиду. Перевод получился максимально аутентичным и близким к оригиналу по существу.

Мне сложно сказать, насколько близок перевод к оригиналу, но в остальном это действительно удачный текст: читается легко, информация подаётся просто и понятно.

Но является ли это издание самостоятельным произведением? Да, в книге много новой информации, учитывающей реалии цифрового века. Но в этом смысле она пригодится только новичкам и тем, кто, практикуя GTD, испытывал трудности в адаптации методологии к компьютерным и облачным сервисам. Это что касается переработки старой информации.

Но две новые главы совершенно меняют дело.

Глава 14. Методология GTD и когнитивная наука

Результаты исследований в области социальной и когнитивной психологии документально подтвердили эффективность принципов, составляющих основу этой методологии.

Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок»

В главе рассказывается о последних исследованиях в следующих областях:

• позитивная психология (не путать с позитивным мышлением);
• распределённое познание;
• облегчение когнитивной нагрузки от открытых вопросов;
• теория потока;
• теория руководства собой;
• стремление к цели через намерение осуществления;
• психологический капитал (PsyCap).

Ознакомившись с исследованиями, я понял, почему GTD работает и как улучшить эффективность самой методологии и жизни в целом.

Глава 15. Путь к совершенству в GTD

Эта глава полезна и новичкам, и мастерам GTD, а также тем, кто начал, но разочаровался и бросил. Дэвид Аллен объясняет, в чём причина неудачи и как её устранить.

Глава описывает три уровня владения методологией и объясняет, как их пройти. Предвижу возражения в стиле «Надо тратить время на выполнение дел, а не на изучение всяких ТМ-систем». Это верно только для тех, кто видит освоение GTD как самоцель. Для меня же это инструмент, и чем он совершеннее, тем легче, приятнее и быстрее работа с ним. Пятнадцатая глава вдохновила серьёзнее взяться за GTD и довести практику до автоматизма, что позволит испытывать меньше стресса и усталости при большей .

Резюме

Итак, что мы имеем в итоге:

1. Отличный перевод.
2. Переработанный для цифрового мира материал.
3. Две новые главы с ценным контентом.

В книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» представлено огромное количество рекомендаций на тему того, как привести в порядок свои дела, используя особую технологию под названием «GTD» (). Представленная методика направлена на то чтобы помогать человеку справляться с потоком дел на работе и в личной жизни.

Методика «GTD» является результатом двадцатилетней работы Дэвида Аллена, а её эффективность и действенность оценена уже не одним поколением менеджеров, как за рубежом, так и в России.

В этой книге вы найдёте всю необходимую информацию о том, как работать много, хорошо и с удовольствием, как заниматься сбором и обработкой информации, как мгновенно определяться с нужным действием, осуществлять и контроль работы, выделять главное и второстепенное и при всём этом сохранять ясное сознание и упорядоченное мышление.

О Дэвиде Аллене

Дэвид Аллен – по личной продуктивности и эффективности, автор методики «GTD», руководитель консалтинговой компании «David Allen Company», работающей с организациями «The World Bank», «New York Life», «Ford Foundation» и другими. Дэвид Аллен проводит авторские тренинги во многих странах мира, а его статьи печатаются такими изданиями как «New York Times», «Wall Street Journal», «Los Angeles Times» и т.д.

Наверняка вам будет интересно узнать, что работа «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была переведена на пятнадцать языков и стала лучшей книгой по бизнесу по версии журнала «Time». Автор при помощи своей методики помог миллионам людей справиться с огромным потоком всевозможных дел.

В начале книги вы найдёте информацию об авторе, благодарность автора и предисловие. Книга представлена тремя частями, состоящими из тринадцати глав в общей сложности. Первая часть посвящена искусству получения результата, вторая – получению результатов без стресса, а третья – ключевым принципам системы автора.

Несомненно, книга Дэвида Аллена достойна пристального внимания и углублённого изучения. И, хотя передавать детальное содержание каждой части и главы вне нашей компетенции (гораздо лучше это сделает сам автор), мы всё же хотели бы рассказать вам о некоторых интересных идеях из книги.

Принцип методики «Getting Things Done»

Базовым принципом методики GTD является то, что человек должен перестать фиксировать в своём мозге списки текущих задач. Чтобы это сделать, необходимо «вывести» эти списки на какой-то внешний носитель. Переставая удерживать в себе эту информацию, мозг больше не беспокоится, и на выполнении важных задач.

Искусство получать результат

Всё, что , вы должны оформить в конкретную систему, к которой вы будете систематически возвращаться с целью упорядочивания содержимого. Вам требуется понять, в чём заключается задача, и определиться с тем, как она может быть решена. После этого необходимо внести в свою систему данные о действиях, которые вы решили выполнять.

Пять этапов завоевания контроля над рабочим процессом

Выполнение любой работы состоит из пяти этапов:

• Сбор воедино всех проблем, которые занимают наше внимание
• Уяснение сути проблем и определение шагов для их решения
• Организация результатов
• Разработка альтернативных вариантов
• Разработка программы действий

Условия эффективного сбора информации

Всего существует три главных условия:

• Все незамкнутые циклы необходимо «перенести» из головы на внешний накопитель – в систему сбора данных
• Необходимо использовать наименьшее количество «ёмкостей», в которые собирается информация
• Необходимо систематически освобождать место для новой информации

Планирование

Мысли о больших делах заставляют двигаться мелкие дела. Контроль ситуации зиждется на чётко сформулированных результатах и первостепенных действиях, а также напоминаниях, которые объединены в эффективную систему. Детальные планы позволяют разрешать сложные ситуации.

Цель

Если у вас есть , значит, у вас в руках есть всё, что нужно для реализации своих планов; если же цель размыта, то вы никогда не сможете победить. Благодаря вопросу «Зачем?» вы имеете возможность распределять ресурсы, и создавать мотивацию. Простые и чёткие цели есть начало сложных и разумных действий.

Идея

Ещё один важный вопрос – это вопрос «Как?». Когда вас начинают посещать идеи, происходит это, как правило, в произвольном порядке. Чтобы мышление стало более продуктивным и производительным, записывайте или фиксируйте свои идеи на каком-либо внешнем носителе.

Организация рабочего пространства

Важно подготавливать и – это поможет снизить ваше подсознательное сопротивление к необходимости решать обыденные проблемы, а также пробудит в вас интерес к таковым. Главными элементами рабочего пространства являются рабочий стол и место для почты.

Сбор информации: «загон для рутинных проблем»

Перед обработкой сведений их следует собрать в одно целое. Все незавершённые дела и предстоящие задачи нужно помещать в папку «Входящие». Если вы считаете, что что-то можно просто выкинуть в мусорный бак, так и поступите. Основной целью сбора информации является максимально быстрое помещение материалов в общую корзину, чтобы грамотно «окопаться и наметить линию фронта».

Обработка информации: опустошение корзины

Запомните следующе правила:

• Проблемы должны обрабатываться по порядку
• Проблемы должны обрабатываться по одной
• Проблемы должны обрабатываться с одинаковой тщательностью

Если эти правила будут нарушаться, вам не избежать проблем, которые вы оставите без внимания.

Справочные материалы

Многое из того, что вы найдёте в общей корзине, не будет требовать от вас активных действий, но будет обладать потенциальной полезностью. Если вы увидели нечто, что хотели бы сохранить, сделайте ярлык, прикрепите его к этому «нечто» и отправьте в ящик. Если же документ можно оставить без внимания, выбросьте его.

Сортировка материала: создание «правильных» корзин

Всего можно выделить семь типов материала, который подлежит отслеживанию и контролю с организационной точки зрения:

• Сопутствующие материалы к проектам
• Информация из календаря (сведения, действия и т.д.)
• Списки первоочередных шагов
• Списки ожиданий
• Справочные материалы
• Списки возможных в перспективе идей

Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии

Вы должны организовывать свою деятельность и систему так, чтобы иметь представление о любых вариантах действий, когда это нужно. Как правило, просмотреть все проблемы можно всего за несколько секунд, но это возможно только в случае, когда вы изучаете нужные списки дел в нужное время.

Разберитесь с неприкаянными бумагами

Найдите все ненужные клочки бумаги, чеки и квитанции, которые завалялись в недрах рабочего стола, на полках, в ящиках, в карманах и т.д. Сложите всё, что вы нашли, и поместите в общую корзину для обработки.

Обработайте свои записи

Изучите все записи своего учётного журнала, записки в блокноте, заметки на листах и распределите их все по конкретным категориям. Категории могут быть следующими:

• Документы, которые требуют активного вмешательства
• Проекты
• Ожидания
• События календаря
• Возможные в перспективе идеи

Упорядочьте любые справочные записи и материалы

Вы должны распределить все материалы на требующие прочтения и требующие просмотра. Затем посмотрите на события в календаре, которые должны произойти. После определите действия, которые касаются подготовки и организации будущих мероприятий.

Выбросьте всё из головы

Необходимо записать все новые проекты, предстоящие действия, шаги и ожидания, которые ещё не были зафиксированы. Как только это сделано, нужно пересмотреть перечни проектов, оценить состояние их готовности и убедиться в том, что в имеющейся системе есть хотя бы одно действие по каждому из проектов и замыслов.

Выделите время на отметку выполненных действий, убедитесь, что есть напоминания о следующих шагах, пересмотрите список ожиданий, зафиксируйте все действия, которые требуют отслеживания.

Подходите к делу творчески и действуйте решительно

Подумайте о том, нет ли у вас каких бы то ни было новых необычных идей, пускай даже самых сумасшедших, но которыми можно было бы дополнить свою систему? Производите такой обзор каждую неделю – формируйте , создавайте условия и подготавливайте инструментарий.

Напоследок

Всегда старайтесь помнить о том, что нет большего наслаждения в жизни, нежели то, которое испытываешь, преодолевая трудности, достигая успехов, желая чего-то нового и претворяя это в жизнь.

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» способна помочь любому человек стать полноценным хозяином своей жизни.