Si të zhvilloni takime efektive. Planerka - "orë e qetë" ose një hap drejt suksesit

Takimet e planifikimit, takimet operacionale dhe takimet janë pjesë përbërëse e ditës së punës së pothuajse çdo punonjësi. Herët a vonë, udhëheqësi përballet me nevojën për të zhvilluar në mënyrë të pavarur një takim të planifikimit ditor. Por siç ndodh shpesh, askush nuk e mëson këtë. Prandaj, shpesh lind pyetja - si të zhvillohet një takim planifikimi?

Qëllimet e takimit të planifikimit

Gjëja e parë që duhet të bëni është të përcaktoni qëllimet që dëshironi të arrini me takimin. Si rregull, qëllimi kryesor i takimeve të tilla është krijimi i një hapësire të vetme informacioni midis të gjithë punonjësve, si rezultat, arritja e një pune më të lartë dhe më koherente. Planifikuesit ndihmojnë në zgjidhjen e detyrave të mëposhtme:

1. Përcaktimi i qëllimeve dhe objektivave për ekipin;
2. Sjellja e informacionit të përgjithshëm për të gjithë ekipin;
3. Zgjidhja e çështjeve të përgjithshme;
4. Motivimi dhe përfshirja e personelit;
5. Trajnimi i punonjësve, nëpërmjet transferimit të praktikave më të mira;

Pajtohem, arritja e qëllimeve të tilla është me interes të madh për çdo menaxher. Prandaj, praktika e planifikimit të takimeve është kaq e zakonshme në biznes. Por arritja e efikasitetit nga takimet nuk është aq e lehtë, është e rëndësishme t'i përmbaheni një plani veprimi të përcaktuar qartë dhe të përgatiteni për çdo takim planifikimi.

Takimi i planifikimit

Pra, ne kemi përcaktuar që mbledhja është një gjë e rëndësishme dhe e dobishme, por për të mos e kthyer këtë mjet në një tjetër torturë të kotë të vartësve, drejtuesi duhet t'i qaset me gjithë seriozitet përgatitjes së mbledhjes planifikuese. Më herët kemi diskutuar qëllimet e takimit, detyra e udhëheqësit, në varësi të qëllimit, është të hartojë një plan për takimin e planifikimit. Natyrisht, takimi për shitësit dhe për menaxherët TOP do të jetë rrënjësisht i ndryshëm nga njëri-tjetri. Edhe pse vetë struktura do të jetë afërsisht e njëjtë.

Një pikë shumë e rëndësishme në mbajtjen e çdo takimi është t'u jepni vartësve mundësinë për të folur sa më shpejt të jetë e mundur. Është e dëshirueshme që në minutat e para të përfshihen sa më shumë pjesëmarrës në takimin e planifikimit. Kjo do të ndihmojë në ngritjen e ekipit.

Sekretet e suksesit të takimit të planifikimit

Më e rëndësishmja! Që një takim të jetë interesant, duhet të përgatiteni për të. Suksesi i një takimi varet nga disa faktorë të rëndësishëm:

1. komponent informacioni. Informacioni i dhënë në takim duhet të jetë i dobishëm dhe interesant. Nëse informacioni është i mërzitshëm dhe monoton, atëherë bëni një mënyrë interesante të prezantimit të informacionit. Hiqni informacionin e mërzitshëm dhe jo të dobishëm;
2. komponent emocional. Edhe tema më interesante mund të shkatërrohet nga prezantimi i gabuar. Kujtoni mësuesit tuaj nga universiteti, në disa leksione i gjithë auditori është duke fjetur, dhe në disa të tjera është plot.
3. Udhëheqësi që drejton mbledhjen. Sa më autoritar të jetë mikpritësi, aq më mirë e percepton audienca. Nëse autoriteti juaj nuk është i lartë, punoni me kujdes në pikat 1 dhe 2.

Rregullat për mbajtjen e një takimi planifikimi

Punonjësit e vonuar

Dikush është gjithmonë vonë për një takim. Punonjës të tillë sjellin destruktivitet të madh dhe ju duhet të luftoni me dëshpërim. Unë do t'ju fal vetëm për të rënë dakord paraprakisht me të gjithë anëtarët e ekipit se çfarë bëjmë me ata që vijnë vonë. Ka disa shembuj: një i vonuar u sjell të gjithëve kafe ose fruta, një i vonuar tregon një shaka, një i vonuar këndon një këngë etj. Gjëja më e rëndësishme është që të gjithë t'i dinë rregullat dhe të gjithë t'i zbatojnë ato. Nëse rregulli mendohet dhe pranohet nga ekipi, atëherë ju do ta ulni vonesën në minimum.

Të njëjtat orare takimesh

Është shumë e rëndësishme të ndiqni një orar të rreptë takimesh. Nuk ka asgjë më të keqe se takimet e paplanifikuara, ajo prish planet e vartësve, nuk i lejon ata të përgatiten siç duhet. Qëndrimi ndaj takimeve të tilla është fillimisht negativ, gjë që nuk ka një humor pune.

Çdo takim duhet të njoftohet paraprakisht, është mirë që të mos ndryshohen datat dhe orët e takimeve përveç rasteve kur është absolutisht e nevojshme.

Mos i vononi takimet

Është shumë e rëndësishme të ndiqni orarin, nëse keni vendosur që takimi të mos zgjasë më shumë se 30 minuta, atëherë mbajeni fjalën. Sa më i gjatë të jetë takimi, aq më pak efektiv është. Nëse keni nevojë të zgjidhni çështje komplekse dhe kërkon shumë kohë për të përpunuar detajet, atëherë krijoni grupe pune të punonjësve kompetentë. Shpesh, pjesa më e madhe e takimit shpenzohet për zgjidhjen e çështjeve organizative dhe shumica e dëgjuesve përgjithësisht largohen nga dialogu.

Flet vetëm prezantuesja

Shoh shpesh një foto kur punonjësit kanë frikë nga shefi i tyre dhe si rrjedhojë takimi kthehet në monolog diktatori. Si rregull, e gjithë kjo ndodh në heshtje vdekjeprurëse, dhe tensioni ndihet në ajër. Stili direktiv i menaxhimit nuk është i përshtatshëm në takime, ai bie ndesh me thelbin e kësaj ngjarjeje. Idealisht, të gjithë pjesëmarrësit duhet të flasin në takimin e planifikimit.

Diskutimi i çështjeve private

Ndonjëherë një nga pjesëmarrësit në takimin e planifikimit mund të përpiqet ta përdorë këtë ngjarje për të zgjidhur një çështje private. Si rregull, është e dobishme për një punonjës të ngrejë një pyetje publikisht. Kjo qasje mund ta kthejë takimin në një farsë. Prandaj, është e nevojshme që menjëherë të ndalen manipulimet e tilla dhe të caktohet koha për zgjidhjen e çështjeve private.

Ndikimi i takimit në punë

Gjithçka për të cilën keni rënë dakord në takim duhet të kryhet nga ana juaj. Nëse nuk ka kontroll, punonjësit do të përshtaten shpejt dhe do të ndalojnë ndjekjen e porosive tuaja.

Si të kontrolloni efektivitetin e një takimi

Efektiviteti i montimit është mjaft i lehtë për t'u kontrolluar. Pyetni vartësit tuaj se çfarë ndodhi në takim? 5 minuta pas takimit, 3 orë më vonë dhe të nesërmen. Përgjigjet për këto pyetje janë reagime për organizatorin e takimit të planifikimit. Nëse ka shumë informacion, bëni punonjësit të mbajnë shënime. Por në çdo rast, të gjithë duhet të regjistrojnë informacionin.

Tashmë janë shkruar shumë udhëzime dhe rekomandime se si të zhvillohen takimet e planifikimit. Ne kemi analizuar informacionin e publikuar për ju dhe i kemi përmbledhur në një metodë. Pra, si të organizoni dhe zhvilloni siç duhet, ose më saktë në mënyrë efektive një takim planifikimi.

Synimi:

Organizoni dhe zhvilloni takime planifikimi sa më efikase të jetë e mundur. Gjeni një zgjidhje për problemin e shprehur për diskutim ose vendosni drejtimin për zhvillimin e situatës në një drejtim konstruktiv.

Është interesante të mbahet një takim planifikues në mënyrë që pjesëmarrësit të mos kenë kohë për të gogëzuar dhe të mos kenë ndjenjën e kohës së humbur.

Plani i veprimit

1. Njihuni me metodën e propozuar të organizimit të një takimi planifikimi. 2. Përgatituni, përgatitni materialet e nevojshme dhe ftoni pjesëmarrësit. 3. Mbani një takim planifikimi. 4. Përmblidhni rezultatet e takimit të planifikimit dhe njihni të gjithë pjesëmarrësit me to.

Çfarë ju nevojitet për të zhvilluar një takim planifikimi: Gjëja e parë që kërkohet për të zhvilluar një takim planifikimi është një pyetje ose një temë për një takim planifikimi. E dyta janë njerëzit që do të marrin pjesë në takimin e planifikimit. E treta është vendi i takimit të planifikimit. Së katërti - koha e takimit të planifikimit. Së pesti - rregulloret për mbledhjen e planifikimit. Së gjashti - materiale të improvizuara. I shtati është drejtuesi i mbledhjes së planifikimit ose sekretari.

Formatet e planifikuesit.

1. Takimi përmbledhës, informativ i planifikimit. Takime të tilla planifikimi mund të mbahen çdo javë në fillim të javës për drejtuesit e të gjitha departamenteve në organizatën tuaj.

Për çfarë janë këta planifikues?

2. Takimi i planifikimit – shpërndarja e detyrave aktuale.

Zakonisht mbahet në fillim të çdo dite pune. Formati është i qartë - menaxheri u jep vartësve detyra për ditën. Edhe koha e ngjarjes nuk duhet të zgjatet - të gjithë morën detyrën dhe shkuan për ta përfunduar atë.

3. Planifikimi i takimit për të diskutuar çështjen e ngritur.

Ju formuloni pyetjen tuaj paraprakisht, të cilën vetë jeta dhe situata aktuale në tregun tuaj e kanë formuluar për ju. Ju shprehni qëllimin e takimit të planifikimit, dërgoni këtë informacion tek pjesëmarrësit. Kërkojuni atyre të përgatiten (nëse është e nevojshme) për këtë temë. Përcaktoni paraprakisht rregullat dhe sekretarin e mbledhjes së planifikimit. Dërgoni rezultatet e takimit të planifikimit për të gjithë pjesëmarrësit. Koha për një takim të tillë planifikimi nuk është më shumë se dy orë. Por ka raste kur nevojitet më shumë kohë. Në këtë rast, ai do të planifikojë pushime të organizuara prej 15-20 minutash për çaj dhe vetëm pushim. (Përgatitni edhe çajin dhe ëmbëlsirat paraprakisht!)

4. Takimi i planifikimit kreativ. Kur idetë tuaja nuk janë të mjaftueshme (ose thjesht nuk ekzistojnë, kjo ndodh gjithashtu). Një takim i tillë planifikimi bëhet më së miri në formatin e një sesioni idesh, ose një metodë tjetër krijuese për të gjetur ide që është e përshtatshme për ju.

5. Planifikimi i takimit - si një mënyrë për të zgjidhur situatat e konfliktit në një ekip.

Ne jemi të gjithë qenie njerëzore, ne jemi të gjithë qenie njerëzore… dhe ka konflikte të dukshme dhe të fshehura në punë. Dhe kur ju, si lider, shihni se situata është afër kritikës, thjesht jepini njerëzve mundësinë të flasin.

Drejtoni energjinë e tyre të konfliktit = shkatërrimit drejt krijimit. Mbani një takim planifikimi për punonjësit në formatin e një diskutimi të lirë, jepuni atyre mundësinë të debatojnë hapur, por pa “sulme” dhe ofendime.

Si ta bëjmë atë? "Zgjidhni" me kompetencë konfliktin - kjo është detyra juaj e drejtpërdrejtë. Kërkoni ndihmë nga profesionistët e tjerë të HR ose nga menaxhmenti i lartë. Zgjidhni një temë që është relevante, por, le të themi, neutrale për të gjithë pjesëmarrësit. Dhe merrni rolin e një vëzhguesi dhe dëgjoni të gjithë me kujdes, vetëm duke i drejtuar pjesëmarrësit në një drejtim konstruktiv dhe mos i lini të arrijnë në një rrugë pa krye.

Sigurohuni që të përmblidhni diskutimin e temës së deklaruar, të nxirrni përfundime dhe të familjarizoni të gjithë pjesëmarrësit me to. Pjesëmarrësit nuk kanë nevojë të informohen se takimi mbahet për të zgjidhur situatat e konfliktit. Me përjashtim të rasteve kur është tema e zgjidhjes së konfliktit që vendoset si synim i mbajtjes së një takimi planifikues.

Sot dua të flas për një mjet specifik menaxhimi. Ky artikull është një përgjigje ndaj një letre nga një mik nga Kazakistani.

"Pershendetje! Kam nevoj per ndihme ne forme keshille. Kam qene ne nje takim me nje akim rrethi (guvernator sipas jush). Ka nje problem. Ka 2 deputete hajdute qe nuk punojne (dhe nuk duan te punojne dhe s'ka kuptim mokas, ulen per hir te statusit) dhe po ashtu eshte e pamundur t'i pushosh se jane te mbuluar nga lart.Dhe akoma nuk duan qe dikush te beje punen e tyre.Keshtu moj akim është në kurth. Sepse ai duhet të tërheqë rrethin dhe duhet të bëjë punën. Do të doja të dija si ta zgjidhja këtë problem. Faleminderit paraprakisht..."

Mendoj se një problem i tillë nuk haset vetëm në Kazakistan, por jo vetëm në institucionet shtetërore. Ndonjëherë një mik i tillë do të ulet në shoqëri, gjithçka duket se është mirë me të, por nuk ka rezultate. Dhe duket se nuk ka asgjë për t'u ankuar dhe asgjë për të pushuar. Çfarë duhet bërë në këtë rast?

Unë sugjeroj një mënyrë të thjeshtë - një takim javor

• Takimi nuk duhet të zgjasë.

Maksimumi - 30-40 minuta.

• Një ditar po mbahet në planifikues

Ky ditar regjistron gjithçka që udhëheqësit do të arrijnë gjatë javës.

• Takimi i planifikimit fillon me faktin që qëllimi i kompanisë është lexuar.

Do të thotë qëllimi i madh. Për shembull: "Rusia e begatë, duke dhënë një kontribut të denjë në qytetërimin botëror". Pas kësaj, lexohet qëllimi aktual, për shembull: "Rrisni të ardhurat me 5 herë këtë vit".

• Pas kësaj, drejtuesi i takimit të planifikimit u kërkon drejtuesve të departamenteve të tregojnë me radhë se çfarë kanë bërë javën e kaluar për të arritur qëllimin.

Në të njëjtën kohë, funksioni kryesor i takimit drejtues është të sigurojë që drejtuesi që flet të mos "derdhë ujë" dhe të mos lejojë fraza të tilla si "ne rritëm efikasitetin e departamentit të shitjeve me 15%". Në këtë rast, ai thjesht pyet me mirësjellje se çfarë hapash konkretë u ndërmorën dhe cili ishte rezultati.

Një përgjigje, për shembull, mund të jetë:

Ne kemi shitës të trajnuar. dërguam mbi 500 email për klientët tanë të mundshëm. Në total janë pranuar 118 telefonata nga klientët e interesuar dhe janë lëshuar 53 fatura për një total prej 3 milionë e 600 mijë. Të ardhurat totale për departamentin këtë javë arritën në 1,8 milionë rubla. që është 15% më shumë se javën e kaluar.

Kjo përgjigje është e pranueshme. Moderatori mund të inicojë duartrokitje të shkurtra nga drejtues të tjerë.

Nëse udhëheqësi po përpiqet të "derdhë ujë" ose "të hedhë një hije mbi gardhin e ujit", detyra e liderit është të bëjë që udhëheqësit e tjerë ta shohin këtë. Për shembull, një frazë e tillë është e përshtatshme: "Nuk ishte një javë e lehtë. Ne menduam shumë ..."

Nëse përpjekjet e tilla vazhdojnë, drejtuesi i mbledhjes e ndërpret folësin dhe i thotë se mbledhja është tani, dhe nëse nuk ka rezultate konkrete, kalojmë në pjesën tjetër. Ose mund t'i kërkojë sekretarit të lexojë shënimet nga takimi i fundit i planifikimit dhe çfarë saktësisht ishte planifikuar të arrihej këtë javë në këtë departament.

Për shembull:

1. 1. Kryeni një anketë të re produkti me 400 klientë. I bërë? Nr.
   2. Lëshoni fatura për një shumë totale prej 2 milion 800 mijë rubla. I bërë? Ekspozuar për 17 mijë rubla.Trajnoni shitësit. I bërë? Jo, ishim të dërrmuar.
   3. Mjaft qartë. Le të kalojmë te tjetra.

Dua të vërej se në një takim të tillë planifikimi, ai zbulohet dhe bëhet i dukshëm për të gjithë menaxherët e tjerë që arrijnë rezultate dhe e ndihmojnë me të vërtetë kompaninë të ecë drejt qëllimit, dhe që me mjeshtëri pretendojnë të jenë një çorape fleksibël dhe imitojnë aktivitete të dobishme.

• Pasi të gjithë të kenë ndarë rezultatet e tyre, vendoset një objektiv për javën e ardhshme për të gjithë kompaninë dhe lehtësuesi arrin marrëveshje midis pjesëmarrësve për këtë qëllim.

Lehtësuesi kërkon nga ana e udhëheqësve të thonë se çfarë do të bëjnë për të arritur këtë qëllim në zonat e tyre, dhe kjo është e regjistruar në një ditar.

Udhëheqësit mund t'u kërkojnë udhëheqësve të tjerë të bëjnë diçka shtesë nëse departamentet e tyre janë të lidhura dhe ata kanë nevojë për veprim të përbashkët. Për këtë arrihet një marrëveshje dhe regjistrohet në ditar.

• Pas gjithë kësaj, drejtuesi i takimit pyet nëse janë gati për të arritur qëllimin këtë javë dhe shpall FILL!

Kjo formë e thjeshtë dhe efektive e mbajtjes së një takimi planifikimi ju lejon të arrini rezultate interesante. Menaxherët ose fillojnë të prodhojnë me të vërtetë dhe arrijnë rezultate, ose ikin nga kompania me pretekste të ndryshme, duke i lënë vend liderëve të rinj që vërtet duan të kontribuojnë në ekip, dhe jo vetëm të portretizojnë pamjen e aktivitetit të dobishëm, duke qenë në rrezet e lavdisë. dhe nder, duke mos marrë asnjë fitim.

Epo, dhe më e rëndësishmja, kjo formë lejon që edhe drejtuesit shumë produktivë të arrijnë edhe më shumë, gjë që ju uroj sinqerisht.

ARTIKUJ PËR TË NJËJTËN TEMË

	Ngjarjet publike
E shtunë, 23 shkurt 2019 - ora 09:00

Arritja e një pune të mirëkoordinuar, të shpejtë dhe efikase të ekipit nuk është një detyrë e lehtë për asnjë drejtues. Detyra e shefit është të zhvillojë një strategji të vetme veprimi për secilin vartës, të monitorojë punën e tyre dhe ta korrigjojë atë. Për të arritur punë të frytshme, duhet të kuptoni se si të mbani takime, si t'u jepni siç duhet udhëzimet vartësve për një periudhë të caktuar.

Takimi i planifikimit - diskutimi dhe shpërndarja e detyrave të punës të planifikuara për një kohë të caktuar. Takime të tilla mund të ndahen me kusht në disa lloje në varësi të llojit, kohës dhe numrit të tyre.

Lloji i parë përfshin takime raportuese (takime të tilla janë të nevojshme që menaxhmenti të raportojë se si po kryhen detyrat e punës në këtë moment), takimet e diskutimit (kur shqyrtohen propozimet dhe diskutohen ndryshimet në planin e veprimit) dhe takimet motivuese (ku secili merr detyrë në procesin e zgjidhjes së çështjes kryesore).

Në varësi të kohës, mund të keni takime ditore, javore ose mujore.

Nëse marrim si bazë faktorin sasior, takimet e planifikimit mund të ndahen në të përgjithshme ose masive (në të cilat janë të pranishëm të gjithë punonjësit) dhe të mbyllura (kur një grup ose departament i veçantë jepet).

Planifikimi i takimeve ka disa përparësi:

• Ruan disiplinën, zvogëlon numrin e vonesave.
• Ndihmon për të vendosur qartë dhe qartë detyrat për ekipin. Një plan afatshkurtër për ditën është shumë më i dobishëm dhe produktiv sesa një plan gjashtëmujor.
• Tregon performancën aktuale. Kjo cilësi zgjerohet nëse në mbledhjen e planifikimit punonjësit paraqesin raporte progresi tek eprorët e tyre.

Mos harroni për rolin e lartë motivues të takimeve. Kryerja e një takimi me kompetencë do të thotë të ndikojë pozitivisht në gjendjen shpirtërore të punonjësve, të japësh një ngarkesë për punë të frytshme dhe të stimulosh përmirësimin e performancës. Për më tepër, kjo pronë kontribuon në krijimin e marrëdhënieve pozitive midis ekipit dhe eprorëve.

Ne anen tjeter, planifikimi i takimeve ka edhe anët e veta negative.:

• Takimet e gjata marrin forcë dhe energji nga punonjësit.
• Takimet e papritura dhe të paplanifikuara zakonisht janë joefektive.

Për të shmangur faktorë të tillë negativë, duhet t'i zhvilloni takimet me kujdes.

Mendimi i ekspertit

Në takimin e planifikimit, punonjësit ofrojnë ide të reja për zhvillimin e biznesit dhe rritjen e shitjeve

Hasmik Gevorgyan,

CEO dhe një nga pronarët e zinxhirit të dyqaneve Provocatsia në Moskë

Ne shpërblejmë dhe mbështesim plotësisht punonjësit tanë që janë të interesuar në rritjen e ndërgjegjësimit të markës. Ekspertët tanë kanë vendosur të mbajnë takime të veçanta 2 herë në muaj, ku punonjësit shprehin mendimet dhe sugjerimet e tyre se si të zhvillojnë kompaninë dhe të rrisin shitjet. Autorët e projekteve dhe ideve më interesante marrin një bonus deri në 15% të pagës së tyre.

Disa nga printimet tona më të mira të bluzave u projektuan dhe u sugjeruan fillimisht nga punonjësit. Falë punonjësve tanë, ne rrisim shikueshmërinë e kompanisë duke sponsorizuar ngjarje kulturore rinore.

Një shembull i mrekullueshëm: një nga punonjësit tanë në Tula ofroi të merrte pjesë në organizimin e garave sportive komunale dhe mbrëmjeve në klube. Kreativiteti dhe qëllimi i këtij punonjësi u bënë çelësi i faktit që reklamat tona u shfaqën në kafenetë e njohura të qytetit. Në fund të fundit, shitjet në qytetin e Tula u rritën me 2 herë. Në mënyrë të ngjashme, të ardhurat e punonjësit u rritën gjithashtu - disa muaj më vonë ai u bë drejtor i dyqanit.

3 komponentë të takimeve të planifikimit të suksesshëm

1. komponent informacioni. Bëni materialin interesant dhe të dobishëm për dëgjuesit. Nëse informacioni i mërzitshëm nuk mund të shmanget, përpiquni ta paraqisni atë në një mënyrë të pazakontë. Informacioni i dhënë në takimin e planifikimit duhet të jetë i dobishëm dhe emocionues. Nëse do të keni një takim të suksesshëm, është mirë të mos jepni informacione të pakuptimta dhe të mërzitshme.
2. komponent emocional. Materiali magjepsës me paraqitje të dobët është material i keq. Mos harroni universitetin - ishte e mërzitshme të kalonit kohë në disa klasa, studentët flinin fjalë për fjalë në klasë, dhe në të tjera të gjithë donin të arrinin në fund të çështjes dhe të diskutonin.
3. Udhëheqësi që drejton mbledhjen. Autoriteti i folësit ndikon drejtpërdrejt në asimilimin e informacionit. Nëse nuk keni arritur ende aftësi të larta retorike, punoni më shumë në pikën e parë dhe të dytë përpara se të mbani takimin.

Si të zhvillohen takime planifikimi, duke shmangur rezistencën nga punonjësit

Nuk është sekret që punonjësit shpesh kanë një qëndrim negativ ndaj planifikimit të takimeve. Vlen të kuptohen arsyet e këtij perceptimi.

Së pari, origjina origjinale e takimeve të tilla të planifikimit lidhet me njerëzit me një kohë kur pajisjet e komunikimit nuk lejonin koordinimin e punës së njerëzve dhe ishte e nevojshme të mblidheshim personalisht me të gjithë ekipin dhe të diskutonim çështje të rëndësishme të punës për orë të tëra. Duke qenë se thjesht nuk kishte mënyra të tjera për të zbuluar apo diskutuar pika të rëndësishme, mijëra pyetje, komente dhe sugjerime për punën e grumbulluar për takimin. Ndaj takimi duhej të mbahej për disa orë.

Së dyti, shumë punonjës zyre janë të mërzitur nga fakti që takimi i planifikimit merr 1/5 e gjithë kohës së punës. Në të njëjtën kohë, nuk ka aq shumë për të diskutuar - fjalimi i shefit zakonisht merr gjysmën e të gjithë takimit.

Së treti, nëse mbani një takim çdo ditë, atëherë punonjësit së shpejti do ta trajtojnë atë si një ngjarje "për shfaqje". Punonjësit nuk do të raportojnë të detajuara dhe interesante për ecurinë e punës apo ndonjë ndryshim, sepse ato thjesht mund të mos ndodhin në një kohë kaq të shkurtër. Qëllimet kryesore të çdo kompanie janë planet afatgjata, kështu që nuk duhet të merrni kohë të vlefshme nga punonjësit për të dëgjuar "gjërat janë normale, ne po punojmë". Vetëm në raste kritike, situata emergjente dhe detyra urgjente bëhet e nevojshme mbajtja e takimeve të përditshme.

Si të zhvilloni një takim planifikimi duke zgjedhur formatin e duhur

1. Takimi informues

Ju mund të mbani një takim të tillë planifikimi të hënave, ta bëni atë një ngjarje javore për çdo departament të kompanisë suaj, për çdo drejtues departamenti. Qëllimi i këtij takimi është të zbulohet se çfarë është arritur në javën e kaluar, çfarë është arritur dhe çfarë është planifikuar për këtë javë. Menaxherët mund të komunikojnë informacione të rëndësishme për vartësit dhe t'i motivojnë ata të punojnë në mënyrë produktive. Mos e vononi kohën - është mirë që një takim të mbahet brenda 30 minutave.

2. Shpërndarja e detyrave

Ky takim i shkurtër bëhet më së miri herët gjatë ditës. Menaxherët shpërndajnë detyrat e përditshme dhe ua shpjegojnë punonjësve. Nëse nuk ka pyetje ose informacione të rëndësishme, një takim i tillë planifikimi nuk do të marrë shumë kohë pune nga punonjësit.

3. Takimi i planifikimit

Është e nevojshme të zhvillohet një takim i tillë planifikimi pasi të gjithë punonjësit të jenë njoftuar paraprakisht me shkrim ose elektronik. Lërini të përgatiten për temën, caktoni një kohë takimi dhe sekretarin e takimit. Gjithashtu dërgoni konkluzionet dhe rezultatet nga takimi për të gjithë ata që ishin të pranishëm ose duhet të jenë në takimin e planifikimit. Është e rëndësishme të theksohet se një takim i tillë planifikimi nuk duhet të mbahet për një kohë të gjatë. Nëse kjo ende nuk mund të shmanget, sigurohuni që të organizoni pushime për pushim ose një rostiçeri.

4. Planifikimi kreativ

Nëse këtë herë nuk keni asgjë për t'i ofruar ekipit, një opsion i mirë do të ishte të zhvilloni një takim planifikimi në një format jo standard. Mund të jetë një konkurs për idenë më të mirë ose një sesion idesh.

5. Planifikimi i takimit për zgjidhjen e konflikteve

Mos harroni për faktorin njerëzor dhe keqkuptimet e mundshme në ekip.

Pozicioni i saktë i shefit është të identifikojë dhe zgjidhë një problem të tillë. Mbajtja e një takimi për këtë qëllim do të jetë më shumë se kurrë e mirëpritur. Ju duhet t'i jepni çdo personi mundësinë për të shpjeguar pozicionin e tij dhe për të treguar se çfarë saktësisht nuk i përshtatet. Formati i një takimi të tillë nuk duhet të jetë i rreptë, lërini njerëzit të flasin ose të debatojnë, duke argumentuar mendimin e tyre. Pasi të keni identifikuar vështirësitë së bashku, duhet t'i kapërceni ato. Nuk është e nevojshme ta merrni vetë, specialistët e burimeve njerëzore dhe menaxherët e lartë do t'ju ndihmojnë.

Ju duhet të zhvilloni një takim duke zgjedhur një temë interesante për të gjithë - në mënyrë që të gjithë të dëshirojnë të flasin, dhe ju të keni mundësinë të rregulloni bisedën dhe të rregulloni drejtimin e saj.

Përmblidhni takimin, mblidhni gjithçka që është thënë nga pjesëmarrësit dhe prezantoni rezultatet.

Nuk ka nevojë të paralajmërohen kolegët që në fillim se mbledhja e planifikimit po mbahet për shkak të një konflikti që ka lindur. Përjashtim bëjnë takimet e veçanta të organizuara ekskluzivisht për zgjidhjen e situatave të tilla.

Si të rritni përfitimet e planifikimit

Takimet, takimet dhe mbledhjet e organizuara keq me planifikim janë absolutisht të padobishme dhe madje të dëmshme. Sepse në vetvete ato nuk krijojnë vlerë të shtuar, por një sasi e madhe kohe mund të shpenzohet për to.

Mësoni rregullat për organizimin e takimeve efektive nga revista "Commercial Director", e cila do të lëvizë rrjedhën e punës me një minimum kohe të shpenzuar.

Si të organizoni takime planifikimi çdo ditë: një algoritëm hap pas hapi

Hapi 1. Përcaktoni qëllimet e takimit të planifikimit të mëngjesit

Çdo organizatë duhet të paraqesë dhe planifikojë rezultatet e punës së saj. Bazuar në qëllimet e përcaktuara, duhet të hartoni një plan me faza për zbatimin e tyre.

Zgjidhni qëllimet nga lista që janë të përshtatshme për biznesin tuaj:

• Vendosja e qëllimeve

Gjëja kryesore për të cilën ia vlen të mbahen takime kolektive është planifikimi i detyrave. Plani ditor i një punonjësi nuk duhet të përfshijë më shumë se 3 detyra dhe 1 fokus. Në mënyrë ideale, secili punonjës vetë përshkruan detyrat dhe fokusohet për ditën dhe ia raporton këtë menaxherit.

Për të vendosur qëllime realiste dhe të arritshme, përdorni . Është më mirë të planifikoni punën në numra të caktuar. Vizualizoni informacionin: është më mirë të organizoni një ngjarje në një dhomë me një projektor ose një tabelë në të cilën shkruani detyrat kryesore. Përqendrohuni në ditën që shënoni në mënyrë specifike me një shënues dhe theksoni atë gjatë bisedës.

Është më mirë që secili punonjës të shkruajë planin e tij.

• Reagime nga punonjësit

Shumë shpesh, punonjësit, të përballur me një problem apo një situatë të pakuptueshme, nuk ia raportojnë shefit të tyre. Si rregull, kjo diskutohet midis kolegëve dhe nuk konsiderohet e denjë për t'i raportuar menaxhmentit. Është e nevojshme të vendosni kontakte të vazhdueshme me vartësit. Punonjësit duhet të kenë zakon t'i tregojnë menaxherit për atë që i shqetëson dhe i emocionon në procesin e kryerjes së detyrave të tyre.

Në këtë rast, udhëheqësi duhet të mbajë takime të veçanta për të dëgjuar çdo problem dhe për t'iu përgjigjur në mënyrë të përshtatshme, edhe nëse ai beson se situata nuk ia vlen t'i kushtohet shumë vëmendje. Gjithashtu, kërkoni rrënjën e problemit, jo fajtorin. Caktoni një person specifik përgjegjës për rregullimin e problemit dhe caktoni një afat të qartë për këtë.

• Transferimi i përvojës dhe trajnimi

Bëhuni i pari që flisni - tregoni kolegëve tuaj se si do ta kryenit vetë detyrën e caktuar. Filloni një diskutim, pyesni punonjësit se si ta bëjnë këtë apo atë punë më mirë dhe më frytdhënëse. Ju mund të mbani një takim planifikimi në formatin e një loje ose të merrni një çështje biznesi në mënyrë që të gjithë të mund të marrin pjesë në diskutim.

Ju mund të zhvilloni trajnime: tregoni ose përsërisni skriptet, përgjigjet tipike, përfitimet e produktit, promovimet e kompanisë dhe të ngjashme me kolegët. Përfshini të gjithë ekipin në këtë proces.

Mos e përsërisni veten, mësojuni punonjësve diçka të re çdo ditë, zhvilloni ato!

• Rritja e shpirtit të ekipit

Flisni për kompaninë si një ekip i lidhur ngushtë - përdorni fjalët "ne", "ekipi ynë" në fjalimin tuaj.

Raportoni gjëra të reja dhe interesante për ditën e fundit: çfarë ndodhi dje, lajmet e kompanisë, sukseset e saj (madje edhe ato të vogla). Nëse keni një listë të brendshme postare, kjo nuk do të thotë që çdo person e lexon atë. Prandaj, gjërat më interesante dhe më të rëndësishme mund të tregohen përsëri në takimin e planifikimit. Nëse informacioni nuk është plotësisht pozitiv, punonjësit do të kenë mundësinë të diskutojnë një plan veprimi.

Mos harroni data të rëndësishme për punonjësit, flisni për to (ditëlindjet e vetë punonjësve, familjet e tyre, fëmijët, një ngjarje e rëndësishme për kompaninë, etj.).

• Motivimi i ekipit

Mund të zhvilloni një takim për të ngarkuar skuadrën me pozitivitet për ditën e ardhshme. Për këtë ju duhet:

• Lavdëroni një nga punonjësit (shitësi më i mirë, cilësi e mirë, mirënjohje nga klienti, zgjidhja e një situate të vështirë, etj.).
• Kur caktoni detyra, shpjegoni se si puna do të ndikojë pozitivisht në qëllimet e përgjithshme të kompanisë. Lërini secilin punonjës të dijë se ata janë të rëndësishëm.
• Përdorni fjalë dhe fraza motivuese: "Le ta bëjmë!", "Tregoni se çfarë jeni të aftë!" e kështu me radhë.
• Tregoni se besoni në secilin punonjës, thoni shpesh fraza të tilla si "Ne mundemi", "Ne do të kemi sukses", "Jam i sigurt", etj.

Një rregull i rëndësishëm për të mbajtur takime produktive është të flisni vetëm për gjëra pozitive, mos qortoni askënd në takimin e planifikimit, mos qortoni ekipin. Në mëngjes ia vlen të flasim vetëm për pozitiven!

Sigurohuni që të përdorni të gjitha qëllimet e përmendura më lart, por jo të gjithë kanë nevojë për takime menjëherë.

Hapi 2. Ne hartojmë rregulloret

Pasi të keni zgjedhur objektivat e takimeve tuaja të mëngjesit, duhet të vendosni se si t'i drejtoni ato. Rregulloret mund të shtypen dhe varen në zyrën ku mbahet takimi i planifikimit.

Vendosni për sa kohë keni ndërmend ta mbani takimin dhe shkruajeni atë në rregulla. Pesëmbëdhjetë minuta është koha e mjaftueshme për të pasur një takim efektiv. Përveç kësaj, bëni një plan specifik: për çfarë do të flisni në takim. Për këtë ju duhet:

Takimi duhet të zhvillohet në një notë pozitive. Përshëndetni ekipin, shënoni një nga punonjësit për punën e bërë dhe suksesin gjatë ditës së kaluar. Në fund të takimit, ju mund të përgëzoni ekipin, t'i uroni një ditë të mbarë ose t'i motivoni ata të punojnë në mënyrë produktive.

Në fillim të takimit të planifikimit, raportoni atë që është bërë gjatë ditës së kaluar. Vendosni detyra të reja bazuar në atë që tashmë është bërë. Pas kësaj, mund të kryeni stërvitje ose të filloni përsëritjen.

Merrni reagimin e ekipit, bisedoni me të në fund të takimit, në mënyrë që të mos zvarritni ngjarjen. Nëse tema për diskutim është shumë e vështirë dhe kërkon më shumë se dy minuta, çoje atë në një takim të veçantë planifikimi ose cakto një punonjës të caktuar për ta zgjidhur atë.

Hapi 3. Përgatitja për takimin

Për të zhvilluar siç duhet dhe me kompetencë një takim planifikimi, duhet të përgatiteni paraprakisht për të. Përgatitja për takimin e mëngjesit bëhet më së miri në mbrëmje dhe sigurohuni që të shkruani gjithçka.

Detyrat e ditës duhet të jenë në përputhje me qëllimet afatgjata dhe të marrin parasysh problemet që lindën nga dita e mëparshme. Më vete, për çdo artikull, shkruani për çfarë do të flisni: lajme pozitive, probleme, ngjarje të fundit, të mësuarit.

Hapi 4. Ne mbajmë një takim planifikimi

Filloni takimin me një plan. Thuaj përshëndetje ekipit. Mbani gjurmët e kohës në mënyrë që takimi të mos zgjasë më shumë se 15 minuta.

Gjatë takimit, vëzhgoni reagimin e punëtorëve në secilën fazë të takimit. Kështu që ju mund të përcaktoni se çfarë ishte interesante për ekipin dhe çfarë jo. Nëse ka ndonjë informacion për të cilin punonjësit nuk janë të interesuar, mendoni nëse mund të hiqet nga plani ose mënyra se si paraqitet mund të ndryshohet.

Ju mund të kuptoni se sa efektivisht keni kryer një takim planifikimi nga treguesi i cilësisë së punës së punonjësve, niveli i shitjeve. Nëse produktiviteti është rritur, atëherë takimi i planifikimit është organizuar në mënyrë korrekte.

Mendimi i ekspertit

Si të zhvilloni një takim jo standard të planifikimit të mëngjesit

Dmitry Grishin,

Kryetar i Bordit të Drejtorëve dhe një nga themeluesit e Mail.Ru Group në Moskë

Për ne, mbajtja e takimeve të një formati të pazakontë është një gjë e zakonshme. Secili merr më pak se gjysmë ore. Takimet e planifikimit janë të hapura për të gjithë, çdo punonjës mund të marrë pjesë, dhe jo vetëm ata që lidhen drejtpërdrejt me temën e takimit të planifikimit. Ne flasim në këmbë për t'u larguar nga formati i zakonshëm i punës në vendin e punës.

Gjetja e sa më shumë ideve kreative për zgjidhjen e problemeve që kanë lindur, qoftë edhe ato që duken krejtësisht joreale, është qëllimi kryesor me të cilin filluam të zhvillojmë takime të tilla planifikimi. Propozimet kritikohen rreptësisht deri në pikën, pa emocione, duke folur vetëm për anën teknike të çështjes.

Çdo gjë e propozuar nga ekipi futet në një bazë të dhënash të veçantë. Mbajtja e ngjarjeve të këtij formati do të thotë t'u jepni punonjësve mundësinë të dëgjojnë njëri-tjetrin dhe të mos varen nga një problem i parëndësishëm. Të gjithë ndihen të përfshirë në një kauzë të përbashkët, të rëndësishme për kompaninë, dhe kjo, si asgjë tjetër, jep një nxitje për të punuar.

Si të zhvilloni një takim planifikimi në departament

Secili prej nesh e kupton se sa shumë duhet të bëjnë drejtuesit e departamenteve. Përveç punës së zakonshme, ata marrin përsipër zgjidhjen e problemeve dhe organizimin e përgjithshëm të të gjithë departamentit. Efektiviteti i punës së shefit varet nga metodat dhe mjetet e menaxhimit që ai përdor. A ia vlen të harxhosh kohë dhe të bësh takime në këtë rast?

E gjitha varet nga qasja e udhëheqësit ndaj çështjes së planifikimit të takimeve. Në një rast, shefat i qasen mbajtjes së takimeve të planifikimit në një mënyrë shumë formale, edhe nëse rregullat e kompanisë parashikojnë që takime të tilla duhet të mbahen. Një udhëheqës i tillë beson se gjëja kryesore është më shumë përpjekje, më pak takime. Drejtuesit e tjerë të departamenteve vendosin të mbajnë takime me iniciativën e tyre, sepse e dinë se sa efektiv është një mjet i tillë për përmirësimin e cilësisë së punës në grup.

Nëse mentori i një departamenti të tërë beson se takimet duhet të mbahen thjesht sepse "është e nevojshme", atëherë ai nuk duhet të humbasë kohë duke planifikuar takime. Çdo ngjarje e organizuar vetëm për hir të pamjes ndikon në punë vetëm në mënyrë negative. Bazuar në vetë emrin, një takim planifikimi është një planifikim kompetent i veprimeve për të arritur qëllimet e mëdha të kompanisë.

Bazuar në Ciklin Deming, takimi i planifikimit është një kontroll periodik (Kontroll) i punës së ekipit me qëllim ndryshimin ose ridrejtimin e lëvizjes (Akt), nëse është e nevojshme.

Sa shpesh të mbahen takime planifikimi në departament? Takimet e përditshme në departament janë të nevojshme vetëm për punonjësit e rinj ose të papërvojë, të cilët nuk mund të përballojnë pa monitorim dhe këshilla të vazhdueshme nga eprorët. Për një ekip më koheziv dhe me përvojë, takimet duhet të mbahen një herë në javë, në të njëjtën ditë, afërsisht e njëjta në kohë dhe strukturë të takimit të planifikimit. Kjo është e nevojshme për qëllimin e disiplinës.

Më shpesh, udhëheqësi refuzon të mbajë një takim planifikimi, sepse e konsideron atë një humbje kohe. Ndërveprimi me ekipin kthehet në një monolog të shkurtër pa reagime nga punonjësit. Me këtë qasje, shumica e funksioneve humbasin, përveç ndoshta informuese dhe, pjesërisht, disiplinore.

Për çdo menaxher, bashkëveprimi me një grup është shumë më i vështirë sesa bashkëveprimi me secilin punonjës veç e veç. Menaxhimi i një ekipi të tërë në të njëjtën kohë është aftësia e një shefi me përvojë dhe të mirë. Një udhëheqës i tillë e di se si të zhvillojë saktë një takim planifikimi: shpejt dhe deri në pikën, ndërsa merr një "kthim" nga grupi, diskuton disa çështje me ta dhe, bazuar në këtë, rregullon punën e departamentit. Është mirë që të mbahet brenda një takimi gjysmë ore (+- 15 minuta). Është fiziologjikisht e vendosur tek një person pikërisht një kohë e tillë për përqendrimin më të madh të vëmendjes.

Prezantimi i një ngjarjeje të re - takimet e planifikimit - do të marrë pak kohë. Shpesh duhen më shumë se një takim për të funksionuar një mjet i tillë. Nëse shefi i departamentit fillon të dëgjojë përgjigjen e ekipit, ai do të marrë shumë informacione të reja që askush nuk i ka shprehur më parë. Por tani çështja ka dalë - pyeti vetë lideri! Do të jetë e nevojshme të përcaktohen role të veçanta për punonjësit dhe emërimi i tyre në punën e të gjithë grupit, të kapërcehen kundërshtimet dhe të argumentohet pozicioni i tyre në mënyrën më të mirë të mundshme. Shpesh, menaxherët nuk e përfundojnë zbatimin e një mjeti të ri dhe, duke qenë disa hapa larg rezultatit ideal, ata kthehen në një menaxhim më pak efektiv, domethënë të zhvillojnë biseda veçmas me secilin punonjës.

10 rregulla se si të zhvilloni një takim në mëngjes në departamentin e shitjeve

Shpesh menaxherët e shitjeve janë të mirë në përgjegjësinë bazë të bisedës me njerëzit dhe shitjes së një produkti, por në të njëjtën kohë ata nuk janë aspak në gjendje të veprojnë sipas planit, të analizojnë punën e bërë dhe të punojnë në mënyrë të qëndrueshme. Nëse menaxheri ka marrë tashmë shumë porosi për këtë muaj, ai pushon së punuari në mënyrë aktive, bën më pak telefonata të ftohta dhe nuk merret me klientët pasivë.

Duke vërejtur këtë trend, menaxheri mund ta informojë menaxherin për këtë në takimin e planifikimit, të thotë se largimi i tij nga puna është vërejtur dhe kontrolluar. Natyrisht, menaxherët do të kërkojnë një justifikim për të mos marrë pjesë në takim, me arsyetimin se janë të zënë. Ju mund të mbani një takim për një qëllim të menaxhimit administrativ, kur menaxheri mund të ndikojë në punën dhe ta përmirësojë atë nëse vëren një rënie ose një emergjencë.

Për të zhvilluar një takim planifikimi sa më efikas të jetë e mundur, duhet t'u përmbaheni këtyre rregullat:

Rregulli 1. Periodiciteti

Ju duhet të bëni takime në mëngjes në të njëjtën kohë çdo ditë, pavarësisht nga disponimi juaj. Me kalimin e kohës, takimi i planifikimit do të bëhet zakon dhe do të shërbejë si një sinjal për menaxherët për të filluar punën. Kishte raste kur mungesa e një takimi apo organizimi i dobët i tij thyente mënyrën e zakonshme të ditës së drejtuesve, hiqte humorin dhe dëshirën për të punuar.

Në takimin e planifikimit të mëngjesit, menaxherët duhet të shërohen plotësisht, të zgjohen dhe të kuptojnë - është koha për të filluar punën!

Rregulli 2. Disiplina

3 çelësat për një takim efektiv planifikimi është që të keni takime me një strukturë të saktë, qëllime të përcaktuara dhe në të njëjtën kohë. Nëse respektohen rregullat, takimi i planifikimit ndikon pozitivisht në punën e menaxherëve, devijimi prej tyre, përkundrazi, dëmton punën.

Takimi duhet të mbahet në të njëjtën kohë. Punonjësit duhet të mbërrijnë në zyrë paraprakisht dhe të mos vonohen. Ju duhet të përshtateni për të punuar para dhe gjatë takimit, në mënyrë që të mund të filloni menjëherë punën pas përfundimit të takimit të planifikimit. Çdo menaxher duhet të përgatitet paraprakisht për takimin e planifikimit, të vendosë qëllime për ditën dhe të llogarisë të gjithë treguesit në mënyrë që të mos marrë kohë nga i gjithë ekipi gjatë takimit dhe të mos shpërqendrohet nga vetja.

Nëse zgjidhni të keni një takim të bazuar në lojë, lini afërsisht 45 minuta për këtë. Kjo është më shumë se sa për një takim të rregullt planifikimi, por shumë efektive për punën e ekipit dhe performancën financiare të kompanisë.

Rregulli 3. Vrull

Takimi i mëngjesit krijon humorin për punonjësit për të gjithë ditën.

Nëse zhvilloni një takim planifikimi të mërzitshëm dhe jo interesant, atëherë nuk do të ketë asnjë efekt pozitiv nga puna atë ditë. Jepni informacion të qartë dhe interesant, mos lejoni që ekipi të largohet nga tema ose të pyesë për gjëra që nuk lidhen me punën e përgjithshme të ekipit.

Në takimin e planifikimit, ia vlen të flasim vetëm për atë që vlen për të gjithë punonjësit. Një ngjarje e tillë është një punë kolektive dhe jo vetëm kohë për t'u ulur jashtë.

Rregulli 4: Trajnoni menaxherët tuaj vazhdimisht

Çdo herë në fund të ditës së punës, pyetni menaxherët se si shkoi puna - çfarë vështirësish u shfaqën, cilat kundërshtime nga klientët nuk mund të kapërceheshin. Përmblidhni informacionin për të kaluar një pjesë të takimit të mëngjesit, duke zgjidhur situatën me ekipin.

Së pari, le të përshkruajë vetë menaxheri problemin që ka lindur. Pas kësaj, rishikoni shkurtimisht teorinë mbi temën, siç është një seksion argumentimi. Pas kësaj, organizoni një lojë idesh gjatë lojës: menaxheri që përballet me vështirësi do të marrë rolin e klientit, dhe pjesa tjetër e vartësve ofrojnë mundësi për zgjidhjen e problemit.

Diskutimi duhet të zhvillohet në atë mënyrë që çdo punonjës të marrë pjesë në kërkimin e një zgjidhjeje. Ju nuk keni nevojë të shpjegoni vetë dhe çdo herë se si të përballeni me vështirësinë, lërini ekipin të gjejë një rrugëdalje duke ndërvepruar me njëri-tjetrin.

Një qasje e tillë me mësimin e përditshëm do t'u mundësojë menaxherëve të përmirësohen vazhdimisht dhe të mos kenë frikë të përballen me një problem.

Rregulli 5

Rregulli është shumë i qartë nga titulli. Nëse ndaloni së kontrolluari punën e menaxherëve, nuk do të shihni punë efektive.

Rregulli 6. Motivimi i ekipit

Kur zhvilloni një takim planifikimi, raportoni jo vetëm rezultatet e përgjithshme për një ditë më parë, por gjithashtu nënvizoni menaxherët me performancën më të mirë dhe më të keqe. Kjo nuk do të ndikojë negativisht në punën e punonjësve, por vetëm do të japë një nxitje për të punuar po aq mirë ose për t'u përmirësuar nëse diçka dështoi dje.

Është e rëndësishme të theksohen jo vetëm treguesit sasiorë, por edhe cilësia e punës. Lavdëroni menaxherët që komunikuan me klientin më mirë se të tjerët. Ju mund të dëgjoni vetë bisedat e punonjësve ose të aplikoni për një raport në departamentin e kontrollit të cilësisë.

Rregulli 7. Specifikimi në plane

Kur planifikon ditën e tij në takimin e mëngjesit, menaxheri duhet të vendosë se çfarë shitjesh do të bëjë, kë do të takojë, sa do të marrë. Shtë e nevojshme të mësoheni me mbajtjen e ngjarjes në atë mënyrë që menaxherët t'i japin gjithmonë këto të dhëna në numra dhe emra specifikë të organizatave. Lëreni menaxherin të emërojë qartë kompanitë që do të telefonojë dhe të shkojë, edhe nëse ai nuk ka përgjigje specifike nga klientët e planifikuar për sot.

Përveç kësaj, plani ditor duhet të jetë pjesë e objektivit mujor. Me fjalë të tjera, nëse plani mujor i shitjeve është 500,000 rubla, atëherë shitësi nuk mund të planifikojë të marrë 15,000 rubla në ditë, pasi një ritëm i tillë nuk do të çojë në përfundimin e një detyre afatgjatë.

Është e domosdoshme të merreni me kundërshtimet e punonjësve tuaj, të cilët nuk duan t'i vendosin vetes një nivel të lartë, duke iu referuar supersticionit ose pakënaqësisë së thjeshtë. Mësojini punonjësit të vendosin qëllime ambicioze.

Mos harroni se plani duhet të jetë real dhe i realizueshëm, dhe jo vetëm i thënë. Menaxheri duhet të kuptojë se detyra e caktuar për ditën është reale dhe të përpiqet ta arrijë atë.

Rregulli 8. Kontrolloni gatishmërinë e të gjithë ekipit

Para se të dërgoni vartësit tuaj në vendet e tyre, kontrolloni gatishmërinë e tyre. Po flasim si për burime të jashtme (materiale për prezantime, kartëvizita, baza të të dhënave telefonike, etj.), ashtu edhe për ato të brendshme, "njerëzore" - nëse të gjithë kanë disponimin e duhur ose ju duhet të punoni me dikë veçmas për t'i motivuar aktivitete prodhuese.

Rregulli 9

Për të përfunduar takimin e planifikimit, dilni me një frazë të ndritshme motivuese që do të shërbejë si një sinjal për të filluar punën - për shembull, "Për biznes!", "Përpara!" etj.

Një frazë e tillë do të shërbejë si një spirancë që do të aktivizojë gjithashtu ekipin.

Rregulli 10. Vizualizimi

Për të drejtuar aeroplanin me efektivitet më të madh, është e domosdoshme të hartohet një tabelë në të cilën do të bashkangjiten rezultatet e takimit dhe vlerësimi, në mënyrë që punonjësit të mund të shohin arritjet e përgjithshme, performancën e tyre dhe sa afër janë me zbatimin. të planit mujor.

Si të organizoni një takim planifikimi çdo javë

Nëse dëshironi të zhvilloni një takim planifikimi në mënyrë efektive, duhet të merrni parasysh dy kushte. Para së gjithash, koha e caktuar për takimin nuk duhet të jetë e gjatë, rreth gjysmë ore. E dyta është regjistrimi gjatë takimit të planifikimit. Qëllimet e shprehura nga udhëheqësit duhet të shkruhen.

Planifikuesi javor përbëhet nga katër faza:

Faza 1. Njoftimi i qëllimeve të kompanisë

Është më mirë të organizohen takime javore duke filluar me një përmbledhje të qëllimit primar ose afatgjatë të firmës. Për shembull, "Kompania e begatë me një treg të gjerë". Pas kësaj, emërtoni detyrën për një periudhë më të shkurtër - si "Rrisni të ardhurat e organizatës për këtë vit me 3 herë".

Hapi 2: Drejtuesit e ekipit tregojnë me radhë se çfarë bënë javën e kaluar për të arritur qëllimin e tyre.

Është e nevojshme të zhvillohet një takim planifikimi për të gjetur informacion specifik nga drejtuesit për punën e bërë. Nuk duhet të lejohen frazat e përgjithshme, fjalimet joinformative, si "Arritëm të rrisim efikasitetin e departamentit me 10%". Në një rast të tillë, ia vlen të pyesim drejt se çfarë masash janë marrë.

Nëse drejtuesi i departamentit vazhdon të japë informacione të një natyre të përgjithshme, drejtuesi i mbledhjes duhet ta ndërpresë atë dhe të pyesë drejtpërdrejt nëse ka informacione të denjë për t'u rishikuar në mbledhje. Nëse jo, duhet ta çoni përpara takimin, duke ia kaluar fjalën një njësie tjetër.

Nëse mbani takime të këtij formati, mund të shihni qartë rezultatet e punës së secilit departament të kompanisë. Për më tepër, në këtë mënyrë del se cilët nga drejtuesit po punojnë fort për të mirën e organizatës, dhe cilët thjesht pretendojnë.

Faza 3. Është vendosur një objektiv për javën e ardhshme për të gjithë kompaninë dhe lehtësuesinkërkonpëlqimin e pjesëmarrësve për këtë qëllim

Jepini secilit drejtues mundësinë të tregojë se çfarë do të bëjë departamenti i tij këtë javë, si do ta zbatojë planin. Regjistroni detyrat e planifikuara në një ditar.

Përveç kësaj, drejtuesit e departamenteve do të kenë mundësinë të ndërveprojnë me njëri-tjetrin: t'i kërkoni një departamenti tjetër të bëjë diçka nëse nevojiten përpjekje të përbashkëta. Pas diskutimit, synime të tilla duhet gjithashtu të regjistrohen në një ditar.

Faza 4. Udhëheqësi i takimit pyet nëse janë gati për të arritur vërtet qëllimin e kësaj jave dhe shpall fillimin.

Kjo formë planifikimi ndihmon për të arritur rezultatet më pozitive. Drejtuesit e departamenteve fillojnë të punojnë shumë dhe të arrijnë performancë të lartë në departamentin e tyre ose të lirojnë pozicionin për personel më të vlefshëm. Me ndihmën e takimeve të tilla mund të kuptohet se cili nga kolegët po bën përpjekje maksimale, e cili po krijon vetëm paraqitje.

Mendimi i ekspertit

Opsioni më i mirë për takimet e planifikimit javor është me shumë nivele

Vladimir Kiselev,

Drejtor i Përgjithshëm, partner i CJSC "Company SHERP" në Moskë

Takimet javore të planifikimit janë ngjarje të detyrueshme për çdo kompani, ku rishikohen dhe diskutohen rezultatet e punës dhe vendosen qëllimet për javën e ardhshme. Është më mirë të organizohen takime në çdo nivel. Fillimisht takohen drejtuesit e departamenteve dhe Drejtori i Përgjithshëm dhe më pas mbahen takime planifikuese në secilin departament me mbikëqyrësin e tij të drejtpërdrejtë. Në konferencat dytësore, drejtuesit mund të shpallin gjithashtu informacion që vlen për të gjithë kompaninë dhe çdo punonjës.

Është e rëndësishme që të mbahet një takim planifikimi jo vetëm brenda kornizës strikte të temës së deklaruar, por edhe për t'u mundësuar punonjësve të gjejnë informacione me interes dhe të diskutojnë çështjet e punës. Roli i takimeve të tilla është shumë i madh: kështu mëson ekipi për qëllimet e reja, ndryshimet në plan apo lajme të tjera. CEO duhet të mbajë takime me punonjësit që nuk marrin pjesë në takimet javore të planifikimit një herë në muaj ose tremujor.

Si të zhvilloni takime planifikuese me kreativitet

1. Zgjidhni një vend të pazakontë

Takimet nuk kufizohen vetëm në zyrë. Kërkoni një vend të bukur në qytetin tuaj, një shëtitore, një rrugë këmbësore ose një kafene. Gjëja kryesore është që ju mund të arrini shpejt atje nga puna dhe në punë.

Një vend që kolegët do të pëlqejnë: një kafene, një argjinaturë, një zonë parku. Paralajmërimi i vetëm është se vendi duhet të jetë afër zyrës në mënyrë që të gjithë të mund të arrijnë shpejt atje.

2. Programoni një kohë jo standarde

Mundohuni të mbani takime jo në mëngjes, por, për shembull, në drekë (vetëm pa e lënë ekipin pa ushqim) ose 30 minuta para përfundimit të ditës së punës (kjo përshpejton ritmin e punës!).

3. Materialet e përdorura

Jepni zyrën jo të gjithë pjesëmarrësve, por një sërë letre dhe një stilolaps për 2-3 persona. Kështu, ata vetë do të vendosin se kush dhe çfarë do të shkruajë.

4. Hiqni telefonat e të gjithëve para takimit

Një zgjidhje e mirë është që takimi të mbahet pa shpërqendrime. Në fillim, kjo do të shkaktojë një siklet dhe konfuzion, por më pas do të rrisë ndjeshëm përqendrimin dhe përfshirjen e pjesëmarrësve në zgjidhjen e problemeve.

5. Ndryshoni formatin e ngjarjes

Mund të zhvilloni një takim planifikimi me telefon ose Skype për të diversifikuar ritmin e zakonshëm kur të gjithë janë mësuar të ulen në një dhomë takimesh.

Mendimi i ekspertit

A mund të jetë efektiv një takim planifikimi me puro, nargjile dhe uiski?

Nikolai Novoselov,

Drejtor i ArtNauka, Moskë

Bazuar në përvojën personale, mund të them se rritja e numrit të takimeve ka një ndikim negativ në produktivitetin e kompanisë. Ne u përpoqëm të zhvillonim një "ditë të heshtjes së zyrës" dhe u siguruam që kjo qasje të jepte një rezultat më të mirë sesa vetë takimi i planifikimit. Fatkeqësisht, kjo metodë nuk na shkon plotësisht, nuk mund të kalojmë një ditë pa takime çdo javë, pasi jemi të angazhuar në fushën e eventit.

Punonjësit do të donin të merrnin pjesë në një takim planifikimi më shumë nëse do të mbanin takime me një puro dhe do të pinin uiski. Në një mjedis të tillë pothuajse informal, kolegët mund të thonë shumë më tepër dhe të shprehin mendimet e tyre me ndershmëri. Nuk kisha frikë se do të shfaqej familjariteti në ekip nëse do të mbaheshin takime të tilla planifikimi. Marrëdhëniet midis punonjësve nuk kanë ndryshuar, njerëzit thjesht ndihen më të qetë, shprehin mendimin e tyre për situatën dhe japin këshilla të mira.

Si të zhvillohen takime planifikimi duke përdorur përvojën e kompanive të suksesshme

Mbajtja e duhur e takimeve me ekipin nuk nënkupton gjithmonë organizimin e takimeve në formatin e zakonshëm, kur të gjithë mblidhen dhe ulen në karrige. Në kompanitë moderne, në të cilat metodat jo standarde po zënë rrënjë shpejt, gjithnjë e më shumë njerëz po përpiqen të mbajnë takime në këmbë. Takimet "në këmbë" ndihmojnë për të hequr qafe bisedat boshe, të zgjatura, për të dëgjuar vetëm informacionin më të rëndësishëm.

Atomic Object, një kompani e zhvillimit të softuerit, kohë më parë vendosi të mbajë takime në këmbë. Falë këtij formati krijues, menaxhimi arrin rezultate maksimale: pa arsyetim të panevojshëm, pyetje të parashtruara qartë dhe përgjigje të sakta. Praktika tregon se takimet në këmbë zgjasin jo më shumë se 7 minuta - ekipi planifikon ditën, dëgjon udhëzimet dhe menjëherë fillon të punojë. Nëse zhvilloni takime të kësaj forme, punonjësit nuk do të kenë mundësi të pushojnë dhe do të duhet të veprojnë dhe të flasin më aktivisht.

The Wall Street Journal raporton se edhe gjatë Luftës së Parë Botërore, ishte zakon të mbaheshin takime të shkurtra planifikimi, pasi ngadalësia ishte e papranueshme. Më vonë, një format i ngjashëm u transferua në biznes, në të cilin lindi nevoja për të shpejtuar ndërveprimin dhe shkëmbimin e informacionit.

Përfitimet e formatit të ri të takimit janë vërtetuar shkencërisht. Studiuesi akademik Alain Bluedorn i Universitetit të Misurit ka zbuluar se ngritja në këmbë për një takim planifikimi do të thotë më pak kohë për punonjësit, por arrin, nëse jo më mirë, atëherë saktësisht të njëjtat rezultate në krahasim me takimet e zakonshme.

Rezultatet e sondazhit Versioni i parë kryer në vitin 2011, rreth 80% e punonjësve nga 6000 të anketuar konfirmuan se është zakon që kompanitë e tyre të mbajnë takime të shkurtra çdo ditë.

Përveç gliderëve “në këmbë”, kompanitë perëndimore kanë ardhur me risi të tjera për punë më efikase.

Për shembull, në një kompani Facebook vendosi të mbajë takime të shkurtra 15 minuta para pushimit, duke përcaktuar fillimisht kohëzgjatjen e takimit. Punonjësit thonë se kjo metodë sjell rezultate të mira: njerëzit flasin shkurt dhe vetëm për këtë temë.

Nëse është e nevojshme të luftohet disiplina në kompani, për të zvogëluar numrin e vonesave, është e nevojshme të zhvillohen takime të shkurtra. Është më mirë të mos ftoni të vonuar në diskutim, sepse, duke mos ditur disa nga informacionet, ata do të ndërhyjnë në takim dhe do të zvarritin kohën duke bërë pyetje të panevojshme.

Në shoqëri AdobeSistemet vendosi të mbajë takime planifikuese dhe në të njëjtën kohë të merret me vonesat. Madje parashikonin edhe penalitete për ata që vijnë në kohën e gabuar. Koha e humbur për fajin e të ardhurve të vonuar u barazua me kohën që mund të ishte shpenzuar për zhvillimin e programeve. Pra, dënimi për çdo vonesë është 1 $.

Kompania kuti çeliku shpiku veçorinë e vet - sinjali për fillimin e takimit është përbërja e Elvis Presley - "Pak më pak bisedë" ose "Më pak bisedë".

Nëse punonjësit e organizatës nuk kanë kohë për të zhvilluar jo vetëm një takim të rregullt, por edhe një takim të shkurtër planifikimi, mund të mbani një takim duke përdorur mjete komunikimi. Në raste të tilla, ju mund të zgjidhni të komunikoni përmes chat-it ose e-mail-it të kompanisë në mënyrë që t'u transmetoni kolegëve informacionin e nevojshëm bazë. Në të njëjtën kohë, mbajtja e takimeve “në këmbë” është akoma më efektive se çdo takim tjetër planifikimi.

Informacion rreth ekspertëve

Hasmik Gevorgyan, CEO dhe bashkëpronar i zinxhirit të dyqaneve Provocatsia, Moskë. SH.PK “Provokim-prodhim”. Fusha e veprimtarisë: prodhim dhe shitje veshjesh dhe aksesoresh me stampa provokuese. Territori: zyra qendrore - në Moskë; prodhimi - në Tver; shitore dhe dyqane - në më shumë se 100 qytete të Rusisë, Bjellorusisë, Ukrainës dhe Kazakistanit. Numri i punonjësve: 55 (në shoqërinë mëmë).

Dmitry Grishin, Kryetar i Bordit të Drejtorëve dhe bashkëthemelues i Mail.Ru Group, Moskë. Dmitry Grishin ka qenë kreu i bordit të drejtorëve që nga marsi 2012. Në vitin 2005, ai u bë një nga bashkëthemeluesit e Mail.Ru Group, ku nga nëntori 2010 deri në tetor 2016 shërbeu si CEO i kompanisë (Rusi). Dmitry ka qenë me Mail.Ru që nga viti 2000; në vitin 2001 është emëruar drejtor teknik i kompanisë, nga viti 2003 deri në vitin 2010 ka shërbyer si drejtor i përgjithshëm. U diplomua në Fakultetin e Robotikës dhe Automatizimit të Integruar të Universitetit Teknik Shtetëror të Moskës. N. E. Bauman. Në vitin 2012, ai themeloi GrishinRobotics, një firmë kapitali sipërmarrës për të investuar në robotikën e konsumatorit në mbarë botën.

Vladimir Kiselev, Drejtor i Përgjithshëm, partner i SHERP Company CJSC, Moskë. Vladimir Kiselev - Drejtor i Përgjithshëm dhe partner i lartë i konsulencës "Company SHERP" që nga viti 2000. Ai punon në fushën e menaxhimit të personelit që nga viti 1996, që nga viti 1998 ai drejtoi shërbimin e menaxhimit të personelit të një kompanie të madhe të larmishme. CJSC "Company SHERP" ekziston që nga viti 2000, është e angazhuar në formimin e ekipeve menaxheriale shumë efektive dhe zhvillimin e biznesit të klientëve, duke përdorur teknologji inovative të pronarit.

Nikolai Novoselov, Drejtor i ArtNauka, Moskë. IP Novoselova T.A. (Shkenca e Artit). Fusha e veprimtarisë: realizimi i shfaqjeve, ndërtimi i ekipit dhe prezantimet e bazuara në eksperimente shkencore. Territori: zyra qendrore në Moskë, tetë zyra përfaqësuese në Rusi. Numri i stafit: 10. Numri i shfaqjeve në vit: 340.

Orët e takimeve dëshpëruese në zyrë nuk janë një mit, as një grotesk dhe as heronj shakash. Realitetet e jetës së sotme janë të tilla që deri në 50% të kohës së punës shpenzohet për muhabet boshe që nuk sjellin asnjë rezultat. Jeta e përshpejtuar dikton rregulla të reja të kulturës së zyrës, mbajtja e takimeve të shpejta dhe produktive është pjesë e etikës së korporatës.

Çfarë është një takim biznesi?

A mund të klasifikohet një takim pesëminutësh, një takim planifikimi, një takim si takime zyre? Cilat janë synimet e këtij formati të punës kolegjiale? Cilat janë metodat e pranuara përgjithësisht për kryerjen e tij dhe si të arrihet ndikimi më i lartë pas përfundimit të takimit?

Një takim biznesi është një format i punës në një kompani, duke ndjekur qëllimin e planifikimit të rregullt dhe monitorimit të ekzekutimit të detyrave të planifikuara të të gjitha departamenteve të organizatës. Ky është një mjet efektiv për menaxhimin e personelit dhe marrjen e reagimeve të shpejta nga punonjësit. Vërtetë, ky mjet funksionon me sukses vetëm në duart e aftë të një drejtuesi kompetent.

Para futjes së një forme të tillë komunikimi me punonjësit në modalitetin e punës, zakonisht lëshohet një urdhër i duhur, të cilin secili pjesëmarrës në takim e merr kundrejt nënshkrimit për shqyrtim dhe zbatim. Trupi i urdhrit tregon qëllimet, objektivat, orën dhe datat e takimeve të biznesit, si dhe listën e pjesëmarrësve, rregullat dhe strukturën e rendit të ditës.

Qëllimi i përgjithshëm i mbajtjes së takimeve të biznesit është përfshirja e punonjësve, shërbimeve dhe divizioneve, si menaxherët ashtu edhe personeli i linjës, në procesin e menaxhimit dhe vendimmarrjes.

Takimet e biznesit përfshijnë takime planifikimi, takime operacionale, takime pesëminutëshe, në të cilat bihet dakord për vektorin e zhvillimit të kompanisë në tërësi dhe zhvillohen taktikat dhe strategjia e ndërmarrjes, vendosen detyra specifike. Në takimet e planifikimit, zgjidhen çështjet aktuale, një lloj kujtesë, një pajtim i kursit të përgjithshëm. Operativka - një takim i shpejtë për të zgjidhur ndonjë problem ose situatë konflikti në ekip. Qëllimi kryesor i një takimi biznesi është vendosja dhe zgjidhja e problemeve të reja.

Nëse një kompani fillon të ngatërrohet rreth këtyre koncepteve, efikasiteti i orarit të punës do të ulet vazhdimisht.

Gabimet kryesore gjatë takimeve të biznesit

Një takim joefektiv tradhton papjekurinë e drejtuesit dhe/ose organizatorit të këtij formati të komunikimit të punonjësve. Në çdo biznes, nevojiten përvojë dhe aftësi që mund të përcjellin linjën e përgjithshme të kompanisë tek punonjësit dhe të përfitojnë maksimumin prej tyre.

Sinjali kryesor i sjelljes së pahijshme të takimit është pakënaqësia e ndërsjellë me rezultatet: udhëheqësi pret përgjigje nga vartësit e tij, të cilët, nga ana tjetër, duan të marrin kushtet më të favorshme për veten e tyre. Mirëpo, në të njëjtën kohë, në takim, askush, me askënd, nuk pajtohet për asgjë.

Në të njëjtën kohë, zhvillohet sëmundja e zyrës - një imazh hipokrit i pjesëmarrjes së interesuar në takimet e biznesit, të cilat, në fakt, janë muhabet boshe, një diskutim për thashethemet e zyrës. Për punonjësit e punësuar, ngjarje të tilla janë argëtuese në natyrë, ekziston një mundësi tjetër për të mos punuar, për të mos kryer detyrat e përditshme.

Shumë shpesh, pas një muhabet të tillë të rregulluar, menaxheri fillon të kërkojë rezultate nga punonjësit, ndodh një konflikt interesi, i ndjekur nga shkarkimi i punonjësve, ndonjëherë edhe departamente të tëra.

Një nga gabimet më të zakonshme gjatë takimeve të biznesit është prezantimi i pastrukturuar i vendimit të drejtuesit, kur në vend të stuhive të ideve, menaxheri i lartë vendos kërkesa të tepërta dhe ekipi, në pamundësi për t'i përmbushur ato, nga ana e tij parashtron arsyet pse propozimi nuk mund të të përmbushen.

Kjo ndodh sepse shpesh vetë lideri nuk e di se çfarë dëshiron, dhe nuk kërkon mënyra për të arritur rezultatet e dëshiruara.

Sekretet e takimeve efektive

Që takimi të mbahet me efikasitetin më të lartë dhe të sjellë rezultate domethënëse, nismëtari i kësaj forme kolegjiale të punës duhet të dijë disa sekrete.

Përcaktimi i qëllimit të takimit. Çdo biznes fillon me vendosjen e duhur të synimeve. Para se të mbledhë punonjësit për një takim biznesi, organizatori duhet t'i përgjigjet një numri pyetjesh:

Mundësia e mbajtjes së një takimi;

Rregullore të sakta dhe temë të saktë;

Shënuesit me të cilët do të jetë e mundur të gjykohet efektiviteti i ngjarjes.

Lideri është një strateg që është në gjendje të vendosë një detyrë të qartë dhe specifike. Vartësit janë specialistë që dinë se çfarë mjetesh duhet të përdorin për të zbatuar detyrat.

Caktimi i personave përgjegjës për mbledhjen. Çdo takim biznesi zhvillohet sipas ligjeve standarde të zhanrit - së pari, kryhet përgatitja e plotë, caktimi i personave përgjegjës për ftesën e punonjësve, për mbledhjen e pritshmërive dhe sugjerimeve, duke udhëhequr çdo pikë të rendit të ditës, interpretuesit dhe sekretarët, rregullimin e fazat e mbledhjes, plotësimi i procesverbaleve dhe raporteve.

Përzgjedhja optimale e pjesëmarrësve. Suksesi i takimit varet kryesisht nga ata që do të marrin pjesë në takimin e biznesit. Është e papranueshme përfshirja e punonjësve të paaftë në ngjarje të tilla, të cilët janë në gjendje ta çojnë ngjarjen në drejtimin tjetër. Përzgjedhja e specialistëve që janë të gatshëm të diskutojnë çështjet e ngritura në një takim biznesi duhet t'i besohet një organizatori-strategu kompetent.

Vendosja e një rregulloreje. Një takim biznesi, në varësi të çështjeve që trajtohen dhe madhësisë së kompanisë, zakonisht përshtatet brenda kohëzgjatjes standarde - nga tridhjetë minuta në dy orë. Takimi i planifikimit duhet të përfundojë në pesë deri në dhjetë minuta, dhe operativ - brenda dyzet minutave - një orë.

Përgatitja e një plani takimi. Para hapjes së takimit të biznesit, çdo pjesëmarrës merr një plan të detajuar të agjendës, materiale raportuese, sipas të cilave ai mund të përgatisë pyetjet dhe / ose raportet e tij.

Shembull i strukturës së agjendës. Ky dokument mund të përfshijë pika kyçe që lidhen me menaxhimin operacional, taktik dhe/ose strategjik të kompanisë. Struktura e axhendës zakonisht përfshin një listë specifike të detyrave të diktuara nga planet e ndërmarrjes dhe mënyrat për t'i zgjidhur ato. Përveç kësaj, mund të ketë detyra shtesë në rendin e ditës që është e dëshirueshme të kryhen në të ardhmen e afërt.

Mbajtja e një takimi. Në mënyrë që një takim biznesi të mbahet sa më me efikasitet dhe të mos kthehet në një paligjshmëri të zgjatur, duhet ta filloni atë saktësisht në kohë, të kaloni shpejt nga pyetja në pyetje, pa u lëkundur. Është e nevojshme të përmblidhet rezultati i ndërmjetëm pas çdo çështje të diskutuar, duke treguar kohën dhe datën e saktë, punonjësit përgjegjës për zbatimin. Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të reduktohen diskutimet në minimum, duke lejuar vetëm sqarime në zhvillimin e zgjidhjeve.

Matjet e efikasitetit. Çdo takim i mbajtur duhet të analizohet për pajtueshmërinë me qëllimet dhe objektivat e vendosura. Efektiviteti i një takimi matet nga proporcionaliteti i rezultatit të dëshiruar në lidhje me kostot e nevojshme për realizimin e tij.

Kontroll dhe analizë. Pasi të arrihet efektiviteti i takimit të biznesit, është e nevojshme të kontrollohet rezultati dhe të bëhet një analizë e plotë. Aftësia për të matur, analizuar dhe kontrolluar të gjitha të dhënat është cilësia e një lideri të mençur që mund ta sjellë kompaninë në liderin e tregut.

Shënim për udhëheqësin e zgjuar

Një takim biznesi mbahet më së miri në fillim të ditës, kur punonjësit janë në gjendje të gjenerojnë zgjidhje kompetente.

Kodi i etikës së korporatës duhet të përmbajë një algoritëm, orar të takimeve dhe shpeshtësinë e tij, rregulloret, qëllimet dhe objektivat. Është mirë që një takim i tillë të mbahet të hënën, kur duhet të vendosni mini-detyrat për javën dhe të bëni një bilanc të periudhës së kaluar raportuese.

Çdo punonjës duhet të dijë kohën, vendin dhe datën e takimeve të rregullta të biznesit dhe të jetë i përgatitur për to. Ky pikë pasqyrohet më së miri në përgjegjësitë e punës së çdo punonjësi, duke treguar shkallën e përgjegjësisë dhe pjesëmarrjes së tij. E tillë është etika e marrëdhënieve të shërbimit, shkelja e së cilës sjell sëmundje të rënda të ekipit.

Në kuadër të takimeve, mjaft shpesh ka rezistencë nga ana e punonjësve, e cila duhet të diagnostikohet në kohë dhe të hiqet me mjeshtëri, pa sjellë sabotazhe dhe konflikte të brendshme interesi. Nëse në kompanitë me stil menaxherial autoritar, një rezistencë e tillë nuk ndodh në takime për shkak të frikës ose pasigurisë, ajo duhet të provokohet artificialisht. Përndryshe, në procesin e kryerjes dhe zgjidhjes së detyrave të vendosura, mund të shfaqen probleme serioze për shkak të mosbesnikërisë së punonjësve ndaj kompanisë.

Për të parandaluar këtë praktikë, është e nevojshme të minimizohen problemet në fazën e zgjedhjes së një qëllimi dhe vendosjes së një detyre për vartësit. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të shpërndani "vathë për të gjitha motrat", domethënë të zëni stafin me gjëra të rëndësishme: t'i besoni dikujt fazat e vështira të zhvillimit dhe zbatimit të një projekti, t'i delegoni kontrollin mbi ekzekutimin të tjerëve, motivoni të tjerët për "bëma" duke rritur autoritetin në ekip, duke emëruar përkohësisht duke vepruar si menaxher linjë ose demotivoni punonjës veçanërisht të zellshëm.

Përgjegjësia e punonjësve për përmbushjen e detyrave të caktuara duhet të shpërndahet në mënyrë të tillë që ato të mund të kontrollohen me lehtësi. Në çdo takim, është e nevojshme të përmblidhen dhe të festohen veçanërisht punonjësit e dalluar dhe të ndëshkohen ata që janë fajtorë dhe sabotojnë punën para të gjithë ekipit. Pas krahëve të punonjësve nuk duhet të lejohen diskutime dhe vendime, pasi rreziku i shpërthimit të konflikteve brenda kompanive shfaqet në çast.

Është e dobishme për secilin udhëheqës të dijë dallimet midis takimeve të zyrës, takimeve të planifikimit dhe takimeve operacionale nga stuhia e ideve, shkëmbimi i mendimeve, diskutimet. Të dy formatet e menaxhimit përfshijnë marrjen e reagimeve, por në mënyra të ndryshme. Takimet e biznesit janë një teknologji për menaxhimin e njerëzve dhe vendosjen e detyrave taktike dhe strategjike, dhe formati i diskutimit është komunikimi joformal, një tregues që drejtuesi është i papërvojë dhe nuk di të menaxhojë takimin, ta drejtojë atë në drejtimin e duhur.

Për më tepër, takimi i biznesit ndahet në:

Udhëzues, kur udhëheqësi shpërndan udhëzime të sakta dhe merr reagime nga vartësit;

Operacionale, brenda së cilës zgjidhen detyrat aktuale;

Problematike, kur zgjidhet ndonjë problem i ekipit dhe zhvillohet një plan me faza për tejkalimin e situatës aktuale të krizës.

Shumë kompani moderne mëkatojnë me një konfuzion të formateve të biznesit, duke e tërhequr ekipin në humnerën e konfuzionit, konflikteve dhe diskutimeve të çështjeve krejtësisht jofunksionale. Strukturimi i formatit është pjesë e një kulture që i nënshtrohet standardeve strikte të korporatës.

Vlerësimi i efektivitetit të takimeve të biznesit

Si të kuptoni që një takim biznesi u mbajt me kompetencë dhe jashtëzakonisht efikase? Pyetjeve të mëposhtme duhet të marrin përgjigje:

A u arritën qëllimet e vendosura përpara ngjarjes?

A është marrë në konsideratë e gjithë agjenda? A janë diskutuar të gjitha çështjet?

A keni ndjekur rregullat e vendosura?

A u janë komunikuar të gjitha vendimet ekzekutuesve?

A i kuptuan saktë interpretuesit detyrat dhe afatet e tyre?

Kur u përgjigjeni këtyre pyetjeve, do të lindë një komponent sasior - sa njerëz janë të përfshirë në zgjidhjen e çështjes, sa orë pune u nevojiten për të përfunduar detyrat, sa para nevojiten për këtë, e kështu me radhë. Një shënues sasior është një mjet i mirë për të analizuar performancën me kalimin e kohës dhe për ta krahasuar atë me periudhat e kaluara.

Si rregull, takimet e kryera në mënyrë efektive, kur të gjitha qëllimet arrihen në kohën e duhur, sjellin rezultate të prekshme.

Drejtimi i një takimi shumë efektiv është një art i vërtetë, ku drejtuesi hyn si dirigjent, sekretari si violinë e parë dhe i gjithë ekipi si një orkestër e tërë. Përgatitja e kujdesshme dhe zhvillimi kompetent i një takimi biznesi përcakton se çfarë rezultati do të performojë ky organizëm i gjallë - muzikë klasike që mund të ngjallë emocione entuziaste dhe të frymëzojë fitoret e ardhshme, ose një kakofoni tingujsh që vret gjithçka përreth.

Menaxhimi i zgjuar lëviz drejt jush, zotërinj!

Zhanna Pyatirikova posaçërisht për portalin e biznesit BZZN.ru

Artikulli i mëparshëm: Sa është shpejtësia e dritës Artikulli vijues: Karakteristikat e elementit të karbonit dhe vetitë kimike