Menaxhimi i kohës ose menaxhimi i kohës. Çfarë është menaxhimi i kohës dhe parimet e tij themelore

Procesi dhe strategjia e menaxhimit të kohës kanë për qëllim shfrytëzimin sa më efikas të kohës. Në këtë artikull do të përpiqemi të kuptojmë se cilat metoda dhe aftësi jo vetëm që rrisin produktivitetin, por gjithashtu kontribuojnë në zhvillimin e një lloji të caktuar të të menduarit. Përveç kësaj, merrni parasysh problemin e shpërdoruesve që ju konsumojnë shumë më tepër nga sa mund ta imagjinoni.

Si mund ta marr sërish kontrollin e jetës sime?

Sot është shumë e lehtë të mbingarkosh veten me informacion, komunikim dhe detyra. Shumë shpesh, e gjithë kjo thjesht na bën më të mirën, duke lënë vetëm një ndjenjë depresioni nga fakti se është thjesht fizikisht e pamundur të përballesh me disa detyra në të njëjtën kohë. Situata të tilla çojnë në stres dhe lodhje kronike. E gjithë pika e suksesit qëndron në teknikat e thjeshta, por shumë efektive të menaxhimit të kohës.

Menaxhimi i kohës: çfarë është?

Në përgjithësi, debati mbi faktin se një menaxhim i tillë i kohës mund të marrë një kohë shumë, shumë të gjatë.

Sipas Wikipedia, kjo është një teknologji për organizimin e kohës dhe rritjen e efikasitetit të përdorimit të saj.

Të mësuarit e një aftësie ose strategjie të re është një proces që kërkon shqyrtim të kujdesshëm. Në fillim do të ndiheni të pakëndshëm: kjo nuk duhet të jetë e frikshme, sepse praktikimi i diçkaje të re kërkon gjithmonë shumë përpjekje dhe shpenzim shumë kohë përpara se zakoni të zërë rrënjë në jetën e përditshme.

7 parime të menaxhimit të kohës

Kuptimi i rregullave kryesore të menaxhimit të kohës do ta lehtësojë shumë fillimin tuaj në zotërimin e kësaj shkence.

Ndiqni kohën tuaj

Mënyra e vetme për të përmirësuar aftësitë e menaxhimit të kohës është të mësuarit dhe të kuptuarit e zakoneve tuaja aktuale të menaxhimit të kohës. Për shembull, mund të shkruani në një fletore çdo 15 minuta atë që po bëni aktualisht. Brenda një jave, do të kuptoni saktësisht se ku po e kaloni kohën tuaj në mënyrë efektive dhe ku po e humbisni atë. Pasi të keni analizuar informacionin e marrë, përcaktoni se si mund të përmirësoni produktivitetin.

Mos provoni as strategji të reja derisa të keni sukses në këtë pikë.

Përcaktoni qëllime të rëndësishme

Pasi të keni identifikuar zakonet tuaja të menaxhimit të kohës, jeni gati për nivelin tjetër - përcaktimin dhe analizimin e qëllimeve specifike. Ato duhet të jenë:

• specifike (përsa i përket rezultatit përfundimtar);
• i matshëm (nganjëherë është e vështirë të përcaktohet se si mund të vlerësohet fakti i arritjes së një qëllimi);
• i arritshëm (vlerësimi real i burimeve të veta materiale dhe jomateriale);
• realiste (përsa i përket periudhës kohore të planifikuar për arritjen e qëllimeve);
• të përcaktuara në kohë (tregues i qartë i kornizës kohore të caktuar për zbatimin e qëllimeve).

Bëni një plan për veprime të mëtejshme

Pas formulimit të qëllimeve përcaktojnë planin vijues. Vizatoni në letër një skemë të përgjithshme veprimesh që do t'ju çojnë në qëllimet tuaja të dëshiruara. Më pas ndajini ato në detyra specifike me afate të qarta. Pas kësaj, krijoni një listë të detyrave të përditshme. Lëreni të përmbajë një maksimum prej gjashtë detyrash jashtëzakonisht të rëndësishme që duhen përfunduar.

Është shumë e rëndësishme t'i kushtoni më shumë kohë detyrave thelbësore dhe jo urgjente(në fund të fundit, shumë prej nesh shpesh kalojnë pothuajse tërë ditën "duke shuar zjarret", domethënë duke zgjidhur çështje të vazhdueshme aktuale). Duke rënë në një kurth të veçantë të rutinës rutinë, është e vështirë të përqendrohesh te prioritetet.

Ndani detyrat në pjesë

Duke grupuar detyrat në kategori të ngjashme, Do të bëheni më produktivë dhe efikasë në menaxhimin e kohës tuaj. Për shembull, mund të caktoni një periudhë të caktuar të ditës për telefonatat e nevojshme ose për të punuar në email. Kur koha e caktuar për të përfunduar një detyrë specifike mbaron, ju vetëm duhet të kaloni te artikulli tjetër në plan (edhe nëse nuk keni pasur kohë për të bërë të gjitha telefonatat e nevojshme ose për të dërguar emaile të planifikuara). Ju mund t'i ndani detyrat në:

• stacionare (ato që kryeni në tavolinën tuaj);
• dinamike (ato që nuk kërkojnë praninë në zyrë).

Vendosni korniza specifike kohore për përfundimin e detyrave

Kur vendosni detyra, përcaktoni menjëherë se sa kohë do të duhet për t'i përfunduar ato. Pa afate të qarta, do të shpenzoni shumë kohë në detyra të tjera që kërkojnë kohë. Kjo është arsyeja pse është e rëndësishme që çdo artikull në listën tuaj të jetë realist dhe i arritshëm.

Mundohuni sa më shumë që të jetë e mundur për të përfunduar një veprim të caktuar brenda afatit të caktuar kohor dhe kur të mbarojë koha, merrni menjëherë një detyrë të re. Mos lejoni që perfeksionizmi t'ju ndalojë të arrini sukses!

Ndiqni parimin Pareto

Ligji i Paretos ose Rregulli 80/20 thotë se 80% e përpjekjeve tuaja prodhojnë 20% të rezultateve tuaja. Dhe anasjelltas: 20% e përpjekjeve janë 80% e rezultateve. Duke ditur këtë sekret përpiquni të identifikoni detyrat prioritare që ndikojnë më shumë në suksesin e ardhshëm në fund të ditës, muajit ose vitit. Fokusohuni fillimisht në zbatimin e këtyre detyrave dhe më pas filloni të bëni 80% të veprimeve që sjellin vetëm 20% të rezultateve.

Balanconi orarin tuaj

Dhe së fundi bëni një plan për rutinën tuaj ditore/javore/mujore, e cila do t'ju lejojë të ecni përpara duke u fokusuar në qëllimet, detyrat dhe aktivitetet më të rëndësishme. Pasojaështë një mënyrë e shkëlqyer për të formuar dhe forcuar zakone të reja që do t'ju ndihmojnë të menaxhoni kohën në mënyrë efektive. Sigurohuni që të mbani një ekuilibër midis jetës suaj personale dhe profesionale.

Zhvillimi i një plani nuk ka të bëjë vetëm me krijimin e një liste të gjërave për të bërë. Detyrat duhet të shkruhen në atë mënyrë që plani të mund të plotësohet ose ndryshohet në lëvizje. Kjo mund të bëhet si më poshtë:

• shkruani të gjitha detyrat. Lista duhet të jetë gjithëpërfshirëse, por koncize, pasi është shumë e vështirë të punohet me një plan shumë të gjerë;
• vlerësoni sasinë e kohës për të përfunduar çdo detyrë; jepni kohë shtesë për ngjarje të paparashikuara. Si rregull, për të gjitha veprimet e planifikuara shpenzohet shumë më tepër kohë sesa pritej. Mos harroni të përfshini detyrat e përsëritura që i kryeni rregullisht;
• vendosin prioritete.

Si të menaxhoni kohën: 6 strategji efektive

Zbatimi i strategjive të caktuara çdo ditë do ta bëjë shumë më të lehtë arritjen e produktivitetit dhe efikasitetit maksimal.

Jini fleksibël në planin tuaj

Duhet të kuptoni: të jetosh një ditë sipas një plani të qartë është më shumë një gjë e rrallë sesa realitet. Ngjarjet e paparashikuara mund të ndryshojnë papritur rrjedhën e ditës suaj, pjesërisht ose edhe plotësisht. Duhet të përgatiteni paraprakisht për një kthesë të papritur të ngjarjeve duke ofruar një plan alternativ. Ky tampon do ta bëjë shumë më të lehtë për ju që të përballeni me rrethana të paparashikuara gjatë ditës. Megjithatë, duhet të jeni të kujdesshëm ose të rrezikoni të humbni në të gjitha këto skenarë. Ndani një kohë të caktuar për ngjarjet e forcës madhore, pastaj vazhdoni të përfundoni detyrat tuaja prioritare të planifikuara. Mendoni më shumë duke u fokusuar në gjëra më premtuese.

Organizoni saktë punën tuaj

Organizimi i punës suaj fillon me organizimin e mendimeve tuaja. Nëse keni shumë informacion që qarkullon në kokën tuaj, punoni për të krijuar një zakon për t'i shkruar ato në letër. Kur planet, detyrat dhe idetë transferohen në fletoren e punës, mendja juaj do të pastrohet dhe do ta keni shumë më të lehtë të organizoheni.

Jini të qëndrueshëm në përcaktimin e kufijve kohorë

Ndërsa fleksibiliteti në planifikimin dhe rutinat e përditshme është i rëndësishëm, qëndrueshmëria në kufizimet kohore është thelbësore kur bëhet fjalë për detyra dhe aktivitete specifike. Sigurohuni që të përcaktoni sasinë e kohës për detyrat prioritare dhe t'i përmbaheni gjithmonë këtyre kufijve(epo, nëse nuk arrini ta përfundoni detyrën përpara afatit). Një konsistencë e tillë në menaxhimin e kohës zgjidh shumë probleme të menaxhimit të kohës.

Organizoni saktë ambientin tuaj të punës

A humbisni minuta të vlefshme çdo ditë duke kërkuar dokumente? Nëse po, ekziston një mënyrë e thjeshtë për të ndaluar humbjen e kohës. Thjesht duhet të organizoni letrat/dosjet tuaja në mënyrë që të gjeni lehtësisht dhe shpejt gjithçka që ju nevojitet në çdo kohë. Kushtojini vëmendje kompjuterit tuaj dhe sistemit të postës elektronike. Nëse kërkon shumë kohë për të gjetur ikonën, dosjen ose skedarin e duhur, kjo do të thotë se edhe sistemi i ruajtjes së informacionit kërkon përmirësim. Në fakt, krijimi i rendit ideal në vendin e punës është shumë i lehtë. Është shumë më e vështirë ta mirëmbash atë vazhdimisht. Mënyra më e lehtë është t'i vendosni gjërat në vendin e tyre ose të renditni letrat menjëherë pas marrjes. Tashmë në momentin kur lini qoftë edhe një fletë letre në një vend të padëshiruar, humbni kontrollin e situatës.

Përdorni përkujtuesit

Dy mënyra të thjeshta për t'ju kujtuar detyrat e planifikuara:

• përdorimi i afisheve;
• Mban me vete një regjistrues zëri.

Këto opsione janë metodat më të mira për të kujtuar idetë e shpejta që më vonë mund t'i transferoni në listën tuaj të përditshme të detyrave.

Identifikoni zakonet e këqija

Gjatë organizimit të procesit të punës dhe mjedisit të punës, përpiquni t'u kushtoni vëmendje zakoneve që vjedhin kohën, duke penguar kështu arritjen e progresit dhe suksesit. Identifikoni këto zakone duke punuar për t'i hequr qafe njëherë e përgjithmonë.

9 teknika për menaxhim efektiv të kohës

Pavarësisht se sa i zënë jeni gjatë ditës, mund të gjeni pak kohë për të filluar të përdorni një nga teknikat e mëposhtme për të përmirësuar aftësitë tuaja të menaxhimit të kohës. Në këtë mënyrë, sigurisht që do të jeni në gjendje të menaxhoni më mirë jo vetëm orarin tuaj të punës, por edhe të planifikoni në mënyrë efektive pushimet tuaja.

Njohuri kompjuterike

Përmirësimi i aftësive kompjuterike konsiston në përdorimin e saktë të softuerit. Kjo ju lejon të kurseni ndjeshëm kohë, energji dhe përpjekje për të kryer veprime specifike. Edhe krijimi i shkurtoreve për programet tuaja më të njohura në desktop mund të kursejë ndjeshëm kohën e shpenzuar për të shkruar një raport ose për të përgatitur një prezantim.

Kreativiteti

Qasja kreative lejon zhvillojnë ide unike, duke ndihmuar në kursimin e kohës dhe rritjen e produktivitetit gjatë gjithë ditës.

Të menduarit kritik dhe aftësitë për zgjidhjen e problemeve

Të jesh në gjendje të vlerësosh në mënyrë kritike situatën, ju shpenzoni disa herë më pak kohë në procesin e të menduarit, dhe më shumë kohë në punë dhe në përfundimin e detyrave.

Delegacioni

Mundësia për t'ia deleguar punën dikujt tjetër ju lejon të kurseni ndjeshëm kohë. Të kesh një palë duar të dyta për detyra që kërkojnë kohë ju lejon të përqendroheni në gjëra të tjera.

Aftësia për të paguar një specialist të kontraktimit ose asistent personal për të kryer mirë detyrat është një lloj katalizatori që mund të rrisë ndjeshëm produktivitetin personal.

Aftësitë negociuese

Mosmarrëveshja me të tjerët për çështjet e punës shpesh na largon nga çështjet më të rëndësishme. Përvetësimi i aftësive efektive të negociatave do t'ju ndihmojë të arrini shpejt një marrëveshje të kënaqshme, e cila nga ana tjetër do të lirojë më shumë kohë për të zgjidhur probleme të tjera.

Intelekti emocional

Kur emocionet negative ju pushtojnë, ju bëheni joproduktiv, duke humbur kohë të vlefshme. Inteligjenca emocionale përfshin proces aktiv i kontrollit të emocioneve. Duke mësuar t'i ushtroni ato në mënyrë korrekte, do të rrisni produktivitetin dhe do të përmirësoni rezultatet e punës suaj.

Multitasking

Kaloni pak kohë duke grupuar detyra dhe plane, si dhe zhvillimin dhe përmirësimin e aftësive për të kryer shumë detyra. Megjithatë, detyrat shumë të rëndësishme që kërkojnë shumë vëmendje dhe mendim duhen marrë seriozisht. Në këtë rast, multitasking luan një shaka mizore me ju: ju shpenzoni më shumë kohë sesa arrini të kurseni.

Aftësitë e vendimmarrjes

Gjithçka është e thjeshtë këtu: Sa më shpejt të merren vendime, aq më shumë kohë kurseni!

Lexim me shpejtësi

Duke rritur shpejtësinë e leximit, do ta bëni rrisni sasinë e informacionit që mund të përthithni.

5 metoda për t'ju ndihmuar të merrni më shumë kohë

Edhe duke përdorur të paktën disa nga këto metoda në baza ditore, është shumë më e lehtë të arrihet qëllimi kryesor i menaxhimit të kohës - përdorimi më produktiv i kohës.

Përdorimi i pohimeve

Praktika e vërteton këtë pohime të thjeshta me qëndrim pozitiv– hapi i duhur drejt realizimit të qëllimeve tuaja.

Pohimet e mëposhtme janë të përshtatshme për përmirësimin e aftësive të menaxhimit të kohës:

• Çdo ditë e përdor kohën time në mënyrë më efikase;
• çelësat e një jete të suksesshme janë në duart e mia;
• Arrij të bëj gjithçka, duke krijuar një jetë më interesante dhe më të suksesshme për veten time.

Pushime të rregullta

Trupi dhe mendja kanë nevojë për pushime të vazhdueshme. Duket se puna e vazhdueshme për pesë orë mund të rrisë produktivitetin. Në fakt, duhet kuptuar se Pa pushim, truri ynë shpenzon shumë më tepër kohë në operacionet bazë: procesi krijues ngadalësohet dhe madje ulet aftësia për të zgjidhur problemet. Në të kundërt, pushimet e rregullta freskojnë mendjen dhe kreativitetin, lehtësojnë procesin e të menduarit dhe përmirësojnë rrjedhën e informacionit.

Aftësia për të refuzuar

Duke iu përgjigjur me besim "jo" kërkesave për ndihmë ose mbështetje, ju nuk i lejoni njerëzit e tjerë të manipulojnë ju dhe kohën tuaj personale. Sigurisht, çdo rast duhet të konsiderohet individualisht, duke qenë në gjendje të dallojë paturpësinë nga një kërkesë e sinqertë.

Sistematizimi i proceseve

Një sistem procesi i mirëmenduar mund të zvogëlojë ndjeshëm kohën e caktuar për të kryer detyra specifike. Kur krijoni skema të tilla, duhet patjetër pyesni për thjeshtimin e veprimeve ekzistuese. Konsideroni situatën jo vetëm si kursim kohe, por edhe energji, para ose përpjekje.

Angazhimi për përmirësim të vazhdueshëm

Mundohuni të përmirësoni veten dhe aftësitë tuaja çdo ditë. Kjo do të jetë e dobishme pavarësisht se në çfarë detyre jeni duke punuar ose çfarë funksioni po kryeni, pasi kjo taktikë ju lejon të përmirësoni aftësitë tuaja të të menduarit dhe të zgjeroni vetëdijen tuaj se si të përballeni më mirë me rutinën tuaj të përditshme. Ju mësoni t'i bëni vetes pyetjet e duhura në mënyrë korrekte dhe në kohën e duhur, përgjigjet për të cilat mund të kursejnë kohë dhe para.

Mënyra e të menduarit të një menaxheri efektiv të kohës

Menaxhimi efektiv i kohës, metodat dhe strategjitë efektive janë vetëm gjysma e rrugës drejt suksesit. Ju duhet të zhvilloni një mentalitet që do të mbështesë natyrshëm të gjitha këto aspirata, duke zgjeruar vetëdijen tuaj për kornizën kohore. Shikoni më nga afër një mentalitet që fokusohet në përdorimin cilësor të kohës.

Bëni pyetjet e duhura

Hapi i parë drejt një mentaliteti cilësor të kohës është bërja e pyetjeve të duhura. Përgjigjet ndaj tyre duhet të stimulojnë zhvillimin e një zinxhiri mendor në temën e veçorive të menaxhimit të kohës. Nja dy herë në ditë Bëjini vetes tre pyetjet e mëposhtme:

• Si mund ta shfrytëzoj sa më shumë kohën time në këtë pikë?
• Si ndikojnë këto veprime në të ardhmen time?
• A jam unë personi më i mirë për këtë detyrë?

Bëhuni një realist optimist

Realizmi optimist është të kesh një qëndrim pozitiv për gjithçka që ka të bëjë me kryerjen e detyrave në mënyrën më efikase dhe efektive. Përveç kësaj, kjo cilësi nënkupton gjithashtu një vlerësim objektiv i të gjitha llojeve të pengesave, sfidave, problemeve që dalin në rrugën drejt arritjes së qëllimit.

Jini proaktiv, jo reagues

Proaktiviteti do të thotë që jeni fizikisht dhe emocionalisht i përgatitur për të përfunduar detyrat për të cilat jeni përgjegjës. Pavarësisht surprizave dhe forcave madhore, ju qëndroni adekuat dhe të qetë, mbani gjithçka nën kontroll. Mendimi proaktiv do t'ju çojë në vendimet e duhura dhe do t'ju bëjë më produktivë.

Në të kundërt, nëse reagoni ndaj ngjarjeve ose rrethanave të caktuara shumë emocionalisht, më pas do të përjetoni frikë të vazhdueshme, dobësi dhe stres.

Përdorni përqendrim të fokusuar

Për të pasur sukses në menaxhimin e kohës, duhet të përqendroni të gjithë vëmendjen tuaj ekskluzivisht në një detyrë specifike. Largohuni nga shpërqendrimet dhe përqendrohuni plotësisht në detyrën prioritare.

Mos kërkoni përsosmërinë

Nëse jeni mësuar të kërkoni përsosmërinë në çdo gjë që bëni, mos prisni perfeksionizëm nga menaxhimi i kohës. Duhet kuptuar se perfeksioni është një koncept mjaft subjektiv. Nëse diçka ju duket perfekte, nuk do të thotë domosdoshmërisht që të tjerët mendojnë kështu. Dhe anasjelltas: gjërat që janë të papërsosura në sytë tuaj mund të jenë kulmi i perfeksionizmit për dikë. Pra, pyesni veten: a janë vërtet të nevojshme ato dhjetë minuta shtesë të dedikuara për të përfunduar detyrën? A do të ndikojnë në rezultatin përfundimtar? Nëse jo, nxirrni përfundimet tuaja!

Tregoni përkushtim dhe disiplinë

Jini të ndërgjegjshëm dhe të qëndrueshëm në kryerjen e detyrave. Një nivel i lartë i vetëdisiplinës do t'ju lejojë të përfundoni detyrat në kohë pa humbur afate. Kjo veçori është një karakteristikë e guruve të menaxhimit në kohë reale.

Jini entuziast

Pavarësisht surprizave apo problemeve që ju vijnë gjatë ditës, buzëqeshni dhe mbani një humor të mirë. Shikoni gjithçka si një sfidë për të ecur drejt qëllimit tuaj. Gjithashtu Entuziazmi do të mbajë nivelet tuaja të energjisë të larta edhe kur duket se gjithçka përreth fjalë për fjalë po shembet.

Zhvillimi i aftësive të menaxhimit të kohës: 5 ushtrime

Koha është një fenomen subjektiv dhe truri ynë ka aftësinë të kontrollojë perceptimin e këtij fenomeni. Ja përse, Menaxhimi i kohës është një mënyrë e përshtatshme e të menduarit.

Për të mësuar të mendoni saktë, duhet të kryeni ushtrime të veçanta. Duke i përdorur ato, ju do të jeni në gjendje të jetoni me vetëdije dhe plotësisht çdo orë të jetës suaj.

"Koha është para" është një thënie popullore, por krejtësisht e rreme. Koha nuk është para, koha është jeta juaj!

Është shumë e rëndësishme të plotësoni këto ushtrime(nga fillimi në fund) edhe kur do t'ju krijojë ndonjë shqetësim.

Mos harroni se truri mëson më mirë kur ekspozohet ndaj kushteve sfiduese.

Duke përdorur ushtrimet e mëposhtme ju mund të merrni deri në shtatë orë shtesë në javë, Prandaj, justifikimet si "pa kohë" thjesht nuk funksionojnë. Konsideroni këtë si një investim në një nga monedhat më vitale.

Këto metoda kanë më shumë gjasa të jenë përvoja të njëhershme sesa zakone të reja. Përdorni ato jo vazhdimisht, por vetëm për një kohë.

1. Krijoni kushte ekstreme. Filloni projekte shtesë ose vendosni qëllime të reja për veten tuaj, duke caktuar afate të shkurtra për zbatimin e tyre. Kjo do të çojë në mbingarkesë të punës. Po, mund të mos jetë përvoja më e lehtë, por është në rrethana kaotike që mund të zotëroni shpejt parimet bazë të menaxhimit të kohës. Në fakt, ky do të bëhet një reagim i natyrshëm i trurit ndaj situatës që ka lindur.
2. Gjatë gjithë ditës, krijoni vizualizime të shkurtra, por të qarta të orëve të ardhshme. Pavarësisht nëse e keni të shënuar këtë kohë në fletore apo jo, thjesht mbyllni sytë për disa sekonda dhe imagjinoni veten duke kryer veprime specifike gjatë tre deri në pesë orët e ardhshme. Ky ushtrim përmirëson shumë aftësinë tuaj për të menaxhuar kohën dhe për të organizuar punën tuaj.
3. Planifikoni ditën tuaj deri në minutë. Shkruani në një copë letër çdo veprim që ju pret nesër në mëngjes. Madje shtoni në listë gjëra të tilla si larja e dhëmbëve ose nxjerrja e plehrave. Qëllimi i ushtrimit: të mësoni mendjen tuaj të organizojë kohën në detaje. Jetoni të nesërmen sipas planit tuaj, duke shënuar çdo hap të përfunduar me një shenjë triumfuese. Epo, në mbrëmje, analizoni se sa keni arritur të realizoni gjithçka që keni planifikuar dhe nxirrni përfundime. Përgatitni të njëjtin plan të detajuar për ditën tjetër. Në total, do t'ju duhet të përsërisni ushtrimin tre ditë me radhë. Epo, atëherë bëjeni përsëri, por pa letër - regjistroni të gjitha gjërat në kujtesën tuaj. Kapërceni detajet e vogla dhe fokusohuni në detyrat me prioritet më të lartë të ditës së ardhshme.
4. Sa herë që e shtyni, bëni pesë mbledhje. Po, kjo nuk është shaka. A e keni kontrolluar emailin tuaj pa nevojë? Pesë mbledhje. Keni bredhur pa qëllim në rrjetet sociale? Pesë mbledhje.

   Metoda është mjaft e diskutueshme, por ajo ka të paktën dy përparësi:

   • më në fund e kuptoni se sa shpesh shpërqendroheni nga veprimet e panevojshme, duke humbur kohën tuaj. Kështu, ju mund të reduktoni ndjeshëm periudhat e zvarritjes;
   • lëvizja fizike përshpejton qarkullimin e gjakut dhe siguron akses në më shumë oksigjen në tru, gjë që ndikon drejtpërdrejt në rritjen e motivimit dhe përmirësimin e përqendrimit në procesin e punës së mëtejshme. Pak njerëz e kuptojnë vlerën e ushtrimeve për menaxhimin cilësor të kohës.

1. Merrni një kronometër dhe përdorni atë nga mëngjesi në mbrëmje. Kur filloni një detyrë të re, përcaktoni qartë sasinë e kohës që jeni gati t'i kushtoni asaj. Filloni një kohëmatës dhe qëndroni në planin tuaj. Vendosni afate të menjëhershme për çdo detyrë menjëherë përpara se të filloni. Konsideroni gjithashtu aktivitete që humbasin kohë ose humbasin kohë. Për shembull, vendosni sa kohë mund të shpenzoni duke parë foto qesharake në internet dhe më pas filloni një kohëmatës.

Detyra e fundit do t'ju mësojë të kontrolloni kohën aktuale gjatë kryerjes së detyrave. Kjo aftësi është themeli i vërtetë i menaxhimit të kohës.

6 shpenzuesit më të zakonshëm të kohës

Sado e dobishme të zhvillojmë zakone efektive të menaxhimit të kohës, është po aq e rëndësishme të kuptojmë se sa kohë humbim në aktivitete që nuk japin asnjë vlerë. Disa shembuj do t'ju ndihmojnë të kuptoni qartë se si humbim shumë më tepër kohë sesa mund ta imagjinojmë.

Zvarritje dhe dembelizëm

Zvarritja është zakoni i shmangies së disa aktiviteteve duke shpikur justifikime të ndryshme. Duhet të jemi veçanërisht të kujdesshëm, pasi një vonesë e tillë shpesh na kap aty ku nuk e presim. Edhe gjërat e thjeshta si planifikimi i tepërt, marrja e pushimeve të gjata të drekës, marrja e shumë pushimeve janë të gjitha shenja të zvarritjes.

Shikoni për këto sinjale dhe punoni për të zhvilluar një mentalitet të fokusuar në menaxhimin efektiv të kohës.

Kurthi i pritjes

Të presësh, qoftë në radhë në supermarket apo në pritje të një takimi pune, do të thotë vetëm një gjë: po humbisni kohën tuaj në vend që të bëni diçka më të rëndësishme dhe produktive. Sidoqoftë, edhe gurutë e menaxhimit në kohë reale ndonjëherë thjesht nuk mund t'i shmangin situatat e tilla. Por nëse përgatiteni plotësisht, mund të përfitoni akoma nga kjo. Për shembull, përgatitni materialet e leximit paraprakisht ose bëni telefonatat e nevojshme gjatë kësaj kohe.

Duke i kushtuar çdo minutë pune veprimeve që ju afrojnë qëllimit tuaj të ardhshëm, ju përdorni me mençuri burimin personal më të vlefshëm - kohën.

Shqetësuesit

Çdo gjë që shpërqendron vëmendjen tuaj çon në humbje të përqendrimit dhe ndërprerje në procesin e të menduarit krijues. Studimet kanë treguar se kthimi në punën e ndërprerë mund të zgjasë nga pesë deri në pesëmbëdhjetë minuta. Për të shmangur situata të tilla, paralajmëroni familjen / kolegët / miqtë / vartësit tuaj se nuk do të jeni në dispozicion për një periudhë të caktuar kohe.

Kërkoni të mos ju shqetësojnë nëse nuk ka një arsye urgjente.

Zakoni i punësimit të vazhdueshëm

Shfaqja e të qenit vazhdimisht i zënë është forma më e zakonshme e zvarritjes. Gjatë ditës, ne të gjithë kryejmë shumë detyra të jashtme që nuk kanë të bëjnë fare me planet tona.

Prandaj, kthehuni gjithmonë te rregulli 80/20: filloni të bëni ato 20 për qind që përcaktojnë 80 për qind të suksesit. Dhe vetëm pasi t'i përfundoni ato, vazhdoni me 80 përqind të mbetur të detyrave.

Grackat teknologjike

Në planin afatgjatë, teknologjia mund të jetë edhe shumë e dobishme. Nëse e abuzoni, do t'ju harxhojë shumë kohë, duke provokuar një gjendje zvarritjeje.

Shpenzimi i tepërt i kohës në internet, kontrollimi i vazhdueshëm i postës elektronike, shikimi i televizorit, biseda në telefon ose shikimi i programeve radio mund t'ju marrë gjithë kohën: thjesht nuk do të keni kohë për të përfunduar detyrat prioritare.

Tre emocione që humbin kohë

Tre lloje të emocioneve që vazhdimisht ju marrin kohën janë ankthi, stresi dhe ndjenja e mbingarkuar. Ata e bëjnë të pamundur menaxhimin aktiv të kohës.

Por nëse arrini të përdorni dhe zbatoni në mënyrë aktive të gjitha parimet, metodat dhe strategjitë e sugjeruara të diskutuara në këtë artikull, këto emocione negative në asnjë mënyrë nuk do të ndikojnë në produktivitetin tuaj gjatë gjithë ditës.

konkluzioni

Zbatimi i zakoneve të menaxhimit të kohës në jetën tuaj kërkon shumë përpjekje dhe përpjekje, por praktika e vazhdueshme dhe aplikimi i përditshëm do t'ju çojnë drejt kënaqësisë dhe lirisë. Duke i kushtuar kohë praktikimit të këtyre strategjive dhe metodave, duke trajnuar një mënyrë të caktuar të menduari, jo vetëm që do të fitoni më shumë kohë, por do të rifitoni fjalë për fjalë gëzimin e një jete aktive.

Ka shumë përkufizime të menaxhimit të kohës. Çdo autor që përpiqet të zbulojë temën e specifikuar sjell diçka të re në përkufizimin e konceptit të specifikuar. Megjithatë, ngarkesa semantike e këtij koncepti mbetet ende e njëjtë. "Menaxhimi i kohës" si një proces që synon përdorimin e vetëdijshëm dhe të përgjegjshëm të kohës së dikujt (biznes, personal, etj.), duke i lejuar dikujt të vendosë qëllime kuptimplota dhe t'i arrijë ato në një kohë sa më të shkurtër.

Menaxhimi i kohës mund të përkufizohet si planifikimi, organizimi i shpërndarjes dhe monitorimi i përdorimit të kohës së punës në një organizatë dhe kohës së vetë menaxherit në mënyrë që të rritet efikasiteti i departamenteve individuale dhe i organizatës në tërësi.

Për shkak të faktit se ekonomia e tregut filloi të zhvillohet në Rusi jo shumë kohë më parë, dhe gjithashtu duke marrë parasysh mentalitetin e popullit rus në Rusi, menaxhimi i kohës ka karakteristikat e veta. Planet duhet të rishikohen vazhdimisht; qëllimet me të cilat përballet menaxheri nuk janë gjithmonë të qarta dhe të qëndrueshme. Shumëllojshmëria e qëllimeve, e kombinuar me ekzistencën e grupeve dhe interesave të ndryshme, shpesh çon në kontradikta. Pamundësia për të vendosur qëllime të qarta dhe të qëndrueshme çon në një shkelje që në fazën e parë të vetë-menaxhimit. Për rrjedhojë, proceset e planifikimit dhe vendimmarrjes bëhen të vështira (lindin detyra të papritura, është e pamundur të përcaktohen qartë prioritetet).

Në vendin tonë, pjesa e kohës së shpenzuar për punë rutinë në buxhetin kohor të menaxherëve është e madhe. Kjo tregon probleme me delegimin midis menaxherëve rusë. Shumë prej tyre nuk i delegojnë punët rutinë, ose sepse vartësit tashmë janë të mbingarkuar me punë, ose sepse besojnë se ata vetë do ta bëjnë këtë punë më mirë. Si rezultat, menaxheri nuk ka kohë të mjaftueshme për detyra vërtet të rëndësishme dhe afatgjata. Një veçori tjetër në përdorimin e kohës së punës është se në kompanitë ruse marrëdhëniet miqësore midis kolegëve janë më të zakonshme. Shumë njerëz preferojnë ta fillojnë ditën e tyre të punës me komunikim joformal me kolegët dhe jo me detyrat më të rëndësishme; diskutimi i kushteve të kontratës mund të kthehet pa probleme në një bisedë miqësore. Në Rusi, imazhi i një lideri është zhvilluar si një person që vazhdimisht i mungon koha, dhe sa më shumë kohë i mungon, aq më domethënës duket. Disa menaxherë pretendojnë me entuziazëm se punojnë 12-13 orë në ditë, duke shprehur kështu përkushtimin ndaj punës së tyre. Objektivisht, kjo do të thotë vetëm se një person nuk mund të vendosë përparësi dhe të organizojë siç duhet kohën e tij. Në thelb, sa efektivisht një menaxher e menaxhon kohën e tij varet nga personaliteti i tij, nga fakti nëse ai dëshiron të thjeshtojë aktivitetet e tij, duke futur vazhdimisht rregullat dhe parimet e vetë-menaxhimit në punën e tij, sepse kjo nuk kërkon ndonjë përpjekje të mbinatyrshme as për një udhëheqës rus, as për një person nga ndonjë vend tjetër.

"Menaxhimi i kohës" përfshin elementët e mëposhtëm:

1. Vendosja e qëllimeve: aftësia për të veçuar atë që është më e rëndësishmja nga shumë, aftësia për të shndërruar problemet në detyra realiste të punës me nënshtrimin e qëllimeve dytësore ndaj atyre kryesore, duke përdorur formulime të përgjegjshme, duke krijuar motivim adekuat dhe duke vendosur kritere të qarta për arritjen. qellimi.

2. Përqendrohuni te rezultatet: “Ata që duan të arrijnë, kërkojnë mundësi, ata që nuk duan, flasin për rrethanat.” Fokusi në rezultatet përfshin fleksibilitet të arsyeshëm, i cili ju lejon të përshtateni me ndryshimet në situatë, megjithatë duke ruajtur kursin për detyrat e caktuara, inteligjencën e përditshme, e cila ju lejon të kapërceni pengesa të ndryshme dhe të përdorni në mënyrë adekuate edhe periudha të vogla të kohës së punës për aktivitete produktive. , dhe aftësia për t'u marrë me orët e punës tradicionale të lavamanëve.

3. Metodat dhe teknikat e matjes së kohës - njohja e teknikave themelore për regjistrimin efektiv të kohës së punës: përzgjedhja e detajeve optimale të kohës, një formë e përshtatshme regjistrimi, aftësia për të hequr një protestë kundër vetëkontrollit, frekuenca optimale e analizës dhe skema për analizimin e kohës së punës.

4. Metodat dhe teknikat e planifikimit - aftësia për të vendosur prioritete, të kuptuarit e parimit Pareto dhe njohja me sistemin e përcaktimit të qëllimeve të jetës së B. Franklin, metoda Alpa, matrica Eisenhower dhe analiza ABC, njohja e rregullave për përpilimin e një -lista do, përdorimi i kohës së vogël dhe të mesme.

5. Teknikat e vetëorganizimit në punë - taktikat e përdorimit të mbështetjes së jashtme dhe stimulimit negativ, organizimi i mjedisit: "përkujtues", gjoba dhe përforcim pozitiv, mënyra për të krijuar një humor pozitiv emocional.

6. Puna me informacion - aftësi në kërkimin e synuar, aftësi për të punuar me tekst, nxjerrje në pah pikat kryesore nga informacioni dytësor, njohje e veçorive të motorëve të kërkimit në internet, prezantimi i informacionit në një formë të pranueshme për klientin.

7. Organizimi i vendit të punës - organizimi hapësinor i vendit të punës, punë efikase me letra, mënyra për të ruajtur me lehtësi korrespondencën, duke eliminuar ndërhyrjet në punë.

8. Puna me organizator - njohja e veçorive të organizatorëve në letër dhe elektronike, zgjedhja e modelit optimal, rregullat për mbajtjen e shënimeve në organizator, zotërimi i mënyrës së punës me organizatorin.

9. Shpërndarja e kohës dhe e përgjegjësive: aftësia për të thënë "Jo", një ndjenjë e së drejtës për të dhënë detyra dhe për të kërkuar ndihmë, shqetësim për pushimin në kohë, përdorim i kujdesshëm i kohës së njerëzve të tjerë dhe të kuptuarit e përshtatshmërisë së delegimit, aftësisë. për të negociuar me punonjësit dhe eprorët.

10. Aftësia për të organizuar njerëz dhe situata: të kuptuarit e përshtatshmërisë së një qasjeje formale dhe "njerëzore", zakoni i të kuptuarit para reagimit, taktikat e përdorimit të kërkesave dhe kërkesave, aftësia për të luajtur me interesat dhe për të integruar qëllimet e veta në qëllimet e njerëzve të tjerë.

11. Udhëheqja efektive: aftësia për të vendosur kontakte me punonjësit, përdorimi i një qasjeje individuale, aftësia e një qasjeje pozitive, detyra të synuara dhe të menduara, aftësia për të vendosur detyra specifike dhe të realizueshme, disiplinë e kërkuar e performancës, përdorimi i mostrave dhe metoda të tjera të trajnimit në sfond për punonjësit.

12. Organizimi i takimeve dhe puna në grup - aftësia për të vendosur një qëllim të qartë për takimin dhe për të formuluar rendin e ditës, njohja e pengesave tipike në organizimin efektiv të takimeve dhe aftësia për t'i kapërcyer ato, aftësia për të punuar me ambiciet personale të pjesëmarrësit.

Shumë studiues që studiojnë problemet e organizimit të kohës së punës identifikojnë arsyet e mëposhtme për mungesën e kohës së punës:

1. Nxitim i vazhdueshëm. Në një gjendje nxitimi të vazhdueshëm, menaxheri nuk ka kohë të fokusohet në detyrën që po kryen për momentin. Ai ndjek rrugën që i erdhi fillimisht në mendje, në vend që të mendojë për mënyra të tjera, ndoshta më racionale për të zgjidhur një problem të caktuar.

2. Mungesa e një shpërndarjeje të qartë të punës sipas shkallës së rëndësisë së tyre. Në të njëjtën kohë, udhëheqësi fillon të bëjë gjërat më të lehta dhe më të këndshme, jo aq të rëndësishme. Si rezultat, ai nuk ka kohë të mjaftueshme për të zgjidhur problemet kryesore, afatgjata.

3. Përmirësime të vazhdueshme në shtëpi. Puna e një menaxheri lidhet në një masë të caktuar me aktivitetin intelektual, kështu që është e vështirë të ndahen proceset mendore që lidhen me këtë aktivitet në ato të kryera gjatë punës dhe kohës së lirë. Kjo çon në depërtimin e kohës së punës në kohën e lirë. Në të njëjtën kohë, punonjësi nuk ka kohë për të pushuar, gjë që ndikon në performancën dhe shëndetin e tij.

4. Një rrjedhë e madhe detyrash rutinë, shpesh urgjente, puna për të cilën kërkon shumë kohë.

5. “Hajdutët e kohës” – të paparashikuara dhe të shkaktuara nga planifikimi i pamjaftueshëm. Hajdutët më të mëdhenj të kohës janë telefonatat, vizitorët e paftuar dhe detyrat që menaxheri merr përsipër sepse nuk mund ta refuzojë kërkesën.

6. Ngatërresa. Ky është rezultat i organizimit të dobët të ditës, dhe ndonjëherë varet edhe nga impulsiviteti dhe karakteristikat e personit.

7. Motivim i dobët i punës. Pasoja është produktiviteti i ulët, i cili krijon një mungesë kronike të kohës.

Analiza e përdorimit të kohës do të ndihmojë në identifikimin e humbjeve të përkohshme, për të treguar pikat e forta dhe të dobëta të stilit të praktikuar të punës. Një analizë e tillë është thjesht e nevojshme nëse nuk dihet se si shpenzohet koha, nuk dihet sa kohë duhet për të përfunduar detyra të caktuara, nuk dihet se cilët faktorë stimulojnë ose kufizojnë performancën. Për të analizuar një problem, ju nevojitet gjurmimi i besueshëm i kohës. Mënyra më efektive për të gjurmuar kohën është duke mbajtur shënime. Është më mirë të mbani shënime gjatë punës, sepse... Nëse e bëni këtë në mbrëmje, mund të humbisni diçka. Niveli i detajeve në të dhënat duhet të jetë i tillë që mund të gjykohet rëndësia dhe domosdoshmëria e çdo lloj pune. Për të marrë pamjen më objektive, duhet të mbani shënime për një periudhë javore (ose më gjatë, nëse është e nevojshme). Në fletë... është e nevojshme të regjistrohen jo vetëm ndërhyrjet e jashtme, por edhe rastet kur iniciatori i prishjes së ditës së punës ka qenë vetë menaxheri. Pikat e forta në përdorimin e kohës së punës duhet të theksohen dhe të zbatohen në punën e përditshme. Për dobësitë, duhet të zhvilloni një strategji për t'i kapërcyer ato. Para së gjithash, çdo punë duhet të analizohet duke përdorur pyetjet e mëposhtme:

A ishte e nevojshme puna? (nëse më shumë se 10% e kohës së punës është shpenzuar jo në punë të nevojshme, kjo tregon probleme me delegimin dhe prioritizimin);

A ishte i justifikuar investimi në kohë? (nëse më shumë se 10% e kohës së punës përbëhej nga detyra për të cilat koha e shpenzuar nuk ishte e justifikuar, duhet të analizoni arsyet pse koha e kaluar ishte shumë e madhe dhe të përpiqeni t'i merrni parasysh në punën e ardhshme);

A ia vlente të bëhej puna? (nëse më shumë se 10% e kohës së punës është shpenzuar për detyra, zbatimi i të cilave ishte jopraktik, atëherë duhet t'i kushtoni vëmendje planifikimit, organizimit dhe vetë-realizimit);

A ishte përcaktuar qëllimisht afati kohor për përfundimin e punës? (nëse më shumë se 10% e kohës së punës është shpenzuar në detyra, intervali kohor për të cilin është përcaktuar spontanisht, atëherë ka probleme me planifikimin e kohës së punës).

Sa më i lëvizshëm dhe i ndryshueshëm të jetë mjedisi i jashtëm, aq më e madhe është nevoja për planifikim si mjet për të zhvilluar një linjë të caktuar sjelljeje në këtë mjedis. Studiuesit amerikanë kanë krijuar një korrelacion të lartë pozitiv midis planifikimit dhe suksesit në jetën e njeriut. Në të vërtetë, një person që e kupton qartë se çfarë dhe kur duhet të bëjë, ka përparësi të dukshme ndaj dikujt që detyrohet të kalojë rastësisht nga një çështje në tjetrën, duke mos vënë re se pjesa e luanit të kohës shpenzohet për zgjidhjen e detyrave dytësore që mund t'i delegohen. vartësit .

Planifikimi kryhet në faza, fillimisht për një periudhë të gjatë kohore (disa vite), pastaj kjo periudhë ndahet në periudha më të vogla kohore. Sa më e shkurtër të jetë periudha kohore, aq më i detajuar duhet të jetë plani. Pasi të jetë hartuar një plan për vitet e ardhshme, hartohet një plan vjetor dhe më pas hartohet një plan tremujor, i cili shërben si një mjet për monitorimin e buxhetit vjetor. Bazuar në treguesit e planit tremujor, hartohet një plan mujor dhe plane dhjetëditore, duke përfshirë tregues specifikë sasiorë që duhet të arrihen për periudhën në vijim. Faza e fundit në planifikimin e kohës së punës është plani ditor, i cili paraqet fazën më të rëndësishme të planifikimit. Është një listë detyrash specifike që duhet të kryhen gjatë ditës, dhe gjithashtu përfshin ndarjen e gjërave në grupe sipas rëndësisë së tyre dhe nënvizimin e detyrave që duhet të delegohen.

Parimet dhe rregullat për planifikimin e kohës tuaj të punës:

1. Raporti (60:40).

Përvoja tregon se është më mirë të hartohet një plan vetëm për një pjesë të caktuar të kohës së punës (60%).

Ngjarjet që janë të vështira për t'u parashikuar, momentet shpërqendruese ("fundosja e kohës") nuk mund të planifikohen plotësisht pa rezervë.

2. Bashkimi i detyrave - një plan veprimi.

Për të bërë një plan të mirë për të kaluar kohën, është e rëndësishme të keni gjithmonë një ide për detyrat e ardhshme. Këshillohet që t'i ndani ato në detyra afatgjata, afatmesme dhe afatshkurtra, të vendosni përparësinë e tyre dhe të veproni në përputhje me të.

3. Rregullsia - sistematiciteti - konsistenca. Ju duhet të punoni në plane kohore rregullisht dhe sistematikisht, duke e çuar vazhdimisht deri në fund punën që keni nisur.

4. Planifikimi realist. Ato. Ju duhet të planifikoni vetëm një vëllim të tillë detyrash që menaxheri mund t'i përballojë realisht.

5. Rimbushja e kohës së humbur. Është më mirë të kompensoni kohën e humbur sa më shpejt të jetë e mundur, për shembull, është më mirë të punoni më gjatë në mbrëmje sesa të kompensoni atë që humbi një ditë më parë gjatë gjithë ditës tjetër.

6. Regjistrimi i rezultateve në vend të veprimeve.

Ju duhet të regjistroni rezultate ose qëllime në plane, dhe jo vetëm ndonjë veprim, në mënyrë që përpjekjet fillimisht të synojnë drejtpërdrejt në arritjen e qëllimit. Kjo do të ndihmojë në shmangien e aktiviteteve të paplanifikuara.

7. Vendosja e standardeve të përkohshme.

Përvoja tregon se, si rregull, në punë shpenzohet aq kohë sa është në dispozicion. Prandaj, është e nevojshme të përcaktohen standardet e sakta kohore, për të siguruar në plan saktësisht aq kohë për këtë apo atë detyrë sa kërkon realisht.

8. Afati.

Për të shmangur zvarritjen dhe shtyrjen, duhet të vendosni afate të sakta për të gjitha aktivitetet.

9. Ripërpunim – rikontroll.

Plani duhet të ripunohet dhe të rishikohet vazhdimisht nga pikëpamja nëse disa detyra mund të kryhen plotësisht.

10. Koordinimi i planeve të përkohshme. Për të zbatuar më me sukses planet e tij, menaxheri duhet t'i koordinojë ato me planet e njerëzve të tjerë (sekretari, shefi, vartësit, kolegët).

Vendosja e një qëllimi- faza më e rëndësishme në planifikim, pasi një qëllim i formuluar qartë shërben për të përqendruar përpjekjet në fusha të rëndësishme. Përcaktimi i qëllimeve kërkon shprehjen e nevojave, interesave, dëshirave ose qëllimeve tona të qarta dhe të fshehura në formën e synimeve të qarta dhe në formulime të sakta, si dhe orientimin e veprimeve dhe veprimeve tona drejt këtyre qëllimeve dhe zbatimit të tyre.

Vendosja e një qëllimi do të thotë të shikosh nga e ardhmja. Orientimi dhe përqendrimi i forcave dhe aktivitetit tonë në atë që duhet arritur. Kështu, qëllimi përshkruan rezultatin përfundimtar. Nuk ka të bëjë me atë që bën një person, por me arsyen pse e bën atë. Qëllimet ofrojnë një sfidë dhe motivojnë një person për të ndërmarrë veprime. Pa qëllime, nuk ka asnjë kriter vlerësimi me të cilin mund të matet përpjekja. Qëllimet, përveç kësaj, janë gjithashtu një shkallë për vlerësimin e asaj që është arritur. Edhe metoda më e mirë e punës është e pavlefshme nëse nuk e përcaktoni qartë dhe pa mëdyshje paraprakisht atë që një person dëshiron të arrijë.

Qëllimet janë “nxitësit” e veprimeve, motivet që përcaktojnë veprimtarinë njerëzore. Nëse një individ i ka vendosur një qëllim vetes, atëherë si rezultat lind një gjendje tensioni e cila vepron si një forcë lëvizëse dhe e cila zhduket vetëm kur të arrihet qëllimi.

Për të vendosur qëllime, duhet të mendoni për të ardhmen. Të menduarit tradicional brenda kuadrit të detyrave specifike mund të çojë në humbjen e një personi në detaje. Të menduarit në terma të qëllimeve promovon nënshtrimin e të veçantave ndaj së tërës. Bëhet e qartë se në cilin drejtim duhet të lëvizni dhe cili duhet të jetë rezultati përfundimtar.

Vendosja e qëllimeve është një proces i përhershëm, pasi qëllimet nuk vendosen një herë e përgjithmonë. Ato mund të ndryshojnë me kalimin e kohës, për shembull nëse, gjatë monitorimit të zbatimit, rezulton se përfaqësimet e mëparshme ishin në thelb të pasakta ose se kërkesat rezultuan shumë të larta ose shumë të ulëta.

Vendosja e qëllimeve do të thotë të kryesh me vetëdije veprimet e dikujt në përputhje me një linjë ose udhëzim udhëzues. Themelore për këtë është vetëdija se ku dëshiron të shkojë një person dhe ku nuk dëshiron të shkojë (d.m.th., vetëvendosja), në mënyrë që të mos përfundojë aty ku duan të tjerët ta çojnë. Qëllimet shërbejnë për të përqendruar forcat në fusha vërtet kyçe.

Njohja e qëllimeve tuaja dhe ndjekja e tyre në mënyrë të vazhdueshme do të thotë të përqendroni energjinë tuaj në atë që ka vërtet rëndësi, në vend që të humbni energjinë tuaj.

Njohja e qëllimeve tuaja mund të nënkuptojë vetë-motivim të rëndësishëm për punën tuaj. Sukseset e rastësishme janë të mira, por të rralla. Sukseset e planifikuara janë më të mira sepse janë të menaxhueshme dhe ndodhin më shpesh.

Një parakusht për planifikim - dhe për këtë arsye sukses - është të dish saktësisht se çfarë, kur dhe në çfarë mase duhet të arrihet. Vendosja e qëllimeve është një parakusht absolut për planifikimin, vendimmarrjen dhe punën e përditshme.

Shumë studiues në fushën e "menaxhimit të kohës" identifikojnë rregullat e mëposhtme për përcaktimin e qëllimeve:

1. Fusha e qëllimeve.

Qëllimet e menaxhimit përcaktohen nga periudha e planifikimit. Nëse hartohet një plan për të ardhmen, atëherë këtu vendosen qëllimet më të përgjithshme, strategjike. Ato pasqyrojnë rezultatet më të rëndësishme, globale që duhet të arrijë një person për të përmbushur detyrat që i janë caktuar.

Kur hartohet një plan për një periudhë 3-5 vjeçare, qëllimet formulohen më konkretisht dhe shumë prej tyre kanë karakteristika sasiore shumë specifike. Këto synime mund të lidhen me përmirësimin e mirëqenies së vetë personit, për shembull, blerja e një apartamenti, një makine ose regjistrimi i një fëmije në një institucion arsimor prestigjioz.

Qëllimet më specifike janë ato që duhet të arrihen brenda një periudhe më të shkurtër kohore. Në këtë rast, zhvillohen detyra plotësisht specifike dhe vendosen tregues që duhet të arrihen.

Ndërsa horizonti i planifikimit i afrohet një dite specifike, shtrirja e qëllimeve ngushtohet. Gjatë përcaktimit të qëllimeve për një periudhë të caktuar, një person është i angazhuar njëkohësisht në planifikimin e kohës, duke përcaktuar se në cilat intervale kohore duhet të arrihet çdo rezultat specifik.

2. Qartësia, specifika dhe matshmëria e qëllimeve.

Mënyra më e lehtë për të siguruar arritjen efektive të një qëllimi është ta paraqisni atë në një mënyrë që e bën atë të matshme. Gjetja dhe përcaktimi i qëllimeve të jetës personale do të thotë t'i jepni drejtim jetës suaj. Kjo do të krijojë kushte për një vlerësim objektiv të ecurisë së punës, si dhe të masave të marra nga një person për të arritur këtë qëllim. Një nga metodat për specifikimin e qëllimeve është regjistrimi i tyre me shkrim, i cili ndihmon në regjistrimin shpeshherë të ideve dhe dëshirave pak a shumë të guximshme. Kështu, një person mëson të ndjekë vazhdimisht qëllimet e tij dhe t'i qartësojë ato. Me shkrim, qëllimet gjithashtu kapen vizualisht dhe kanë më pak gjasa të harrohen. Nëse qëllimet janë të përcaktuara qartë, atëherë ato bëhen automatikisht të detyrueshme: të regjistruara në letër, ato inkurajojnë analizën e përhershme, kontrollin e dyfishtë dhe rishikimin.

3. Arritshmëria e qëllimeve.

Qëllimet që menaxhmenti vendos për organizatën dhe punonjësit e saj duhet të korrespondojnë me burimet financiare, prodhuese dhe të tjera në dispozicion. Përndryshe, një organizatë që e ngre shumë lart shiritin mund të gjendet në një situatë katastrofike.

4. Qëllimet mbështetëse reciproke.

Qëllimet nuk duhet të kundërshtojnë njëri-tjetrin, por përkundrazi, duhet të mbështesin njëri-tjetrin në mënyrë që arritja e njërit qëllimi të mos ndërhyjë në arritjen e të tjerëve. Kjo ju lejon të kontrolloni në mënyrë më efektive procesin e përfundimit të detyrave të caktuara, nëse lindin ndonjë problem, mund ta gjeni shpejt dhe eliminoni shkakun.

Për të arritur sukses, duhet të mësoni se si të zgjidhni qëllimet e duhura. Çdo person ka një qëllim kryesor, më të rëndësishëm, i cili ndahet në shumë qëllime të vogla të ndërmjetme të një niveli më të ulët, arritja e të cilave siguron arritjen e një qëllimi të nivelit më të lartë dhe, në fund të fundit, një qëllimi më të lartë. Është e nevojshme të vendosen qëllime të qarta, të dakorduara reciprokisht, të cilat mund të shndërrohen në veprime të drejtpërdrejta në mënyrë që ato të mund të planifikohen drejtpërdrejt. Qëllimet e përcaktuara qartë të regjistruara në letër bëhen automatikisht të detyrueshme dhe inkurajojnë analizën, rishikimin dhe rishikimin e vazhdueshëm.

Për të arritur diçka dhe për të qenë i suksesshëm, duhet të shpenzoni kohë dhe para. Për të arritur qëllimin sa më mirë dhe në një kohë të pranueshme, nevojiten disa metoda dhe qëndrim i kujdesshëm:

Çfarë synimesh dëshironi të arrini?

A pajtohen me njëri-tjetrin?

A ka një të ashtuquajtur qëllim më të lartë dhe qëllime të caktuara të ndërmjetme në rrugën drejt atij kryesor?

A e dini se çfarë mund të bëni vetë për këtë (anët e forta) dhe për çfarë duhet të punoni akoma (dobësitë)?

Gjetja e qëllimeve personale mund të arrihet përmes katër hapave të mëposhtëm.

(1) Zhvillimi i ideve të përgjithshme për aspiratat e jetës.

(2) Diferencimi në kohë të qëllimeve të jetës.

(3) Zhvillimi i ideve udhëzuese në fushën profesionale.

(4) Inventari i qëllimeve.

Ekzistojnë rregulla për organizimin e ditës së punës, të cilat mund të ndahen në 3 grupe:

rregullat për fillimin e ditës, pjesën kryesore të ditës dhe fundin e ditës.

Rregullat për fillimin e ditës.

1. Filloni ditën me një humor pozitiv. Përpiquni të gjeni diçka pozitive për të filluar çdo ditë, sepse mendësia me të cilën i qaseni sfidave përpara është thelbësore për të arritur suksesin. Bëjini vetes tre pyetje çdo mëngjes:

1. Si mund të më afrojë kjo ditë drejt arritjes së qëllimeve të mia?

2. Çfarë duhet të bëj për të marrë sa më shumë gëzim prej saj?

3. Çfarë mund të bëj sot për të ruajtur stilin tim të jetesës (për të mbështetur shëndetin tim)?

Krijimi i një qëndrimi pozitiv zakonisht nuk merr më shumë se dy minuta. Jepini vetes këto dy minuta përpara se të filloni "rutinën tuaj standarde të mëngjesit".

2. Hani një mëngjes të mirë dhe shkoni në punë pa u nxituar. Pa gjumë, pa mëngjes, duke shkuar në punë sa më shpejt të jetë e mundur - një fillim i tillë thjesht mund të prishë ditën! Mos thoni që nuk keni kohë për një mëngjes të qetë, sepse kjo është çështje e përcaktimit të prioriteteve (në mënyrë që të flini mjaftueshëm dhe të keni kohë për të ngrënë një mëngjes të bollshëm, thjesht duhet të shkoni në shtrat më herët).

3. Filloni punën në të njëjtën kohë. Ky është një element i vetëdisiplinës që promovon mobilizimin e forcës.

4. Kontrolloni dy herë planet tuaja ditore. Përdorni metodën e analizës ABC ose parimin Eisenhower. Është vërtetuar se dhjetë minuta përgatitje për ditën e punës mund të kursejnë deri në dy orë kohë pune. Ndaj fitoni këto dy orë! Për më tepër, kur hartoni një plan për ditën tuaj të punës, merrni parasysh rregullin e mëposhtëm: ju duhet të planifikoni jo më shumë se 60% të kohës tuaj, dhe 40% është një fond rezervë për çështje të papritura dhe urgjente.

5. Merreni me biznes pa hezitim. Ju duhet të refuzoni kategorikisht një "ritual mëngjesi" të tillë si përshëndetjet e përsëritura, diskutimet e gjata të lajmeve të fundit, etj. (Mendoni për humbjet e kohës). Kontaktet sociale, natyrisht, janë të nevojshme, dhe ju nuk jeni një robot. Megjithatë, ato mund të riplanifikohen për periudha më pak stresuese, si dreka dhe pasditja.

6. Së pari, detyrat kryesore. Ju duhet të filloni ditën tuaj të punës me detyra nga grupi A; të gjitha detyrat e tjera mund të presin. Mos e shikoni fillimisht korrespondencën tuaj - posta e biznesit në hyrje rrallë merret me çështje që kanë përparësinë më të lartë dhe duhet të plotësohen menjëherë.

7. Koordinoni planin ditor me sekretaren. Një sekretare, nëse keni një të tillë, është partneri juaj më i rëndësishëm kur bëhet fjalë për krijimin e kushteve optimale të funksionimit. Ju duhet t'i kushtoni asaj kohën e parë të ditës tuaj të punës, edhe nëse është disa minuta. Sekretari duhet të jetë i vetëdijshëm për punët tuaja. Bini dakord me të për të gjitha afatet, prioritetet dhe planet për ditën. Një sekretar i mirë dyfishon efikasitetin e shefit të tij, dhe një sekretar i keq e zvogëlon atë përgjysmë.

Rregullat e planifikimit të mesditës.

1. Përgatitni tavolinën tuaj për punë. Hiqni nga tabela të gjitha letrat që janë të panevojshme për zgjidhjen e problemave të grupit A. Nuk duhet të ketë më shumë se gjashtë dokumente në desktop në të njëjtën kohë. Kjo justifikohet psikologjikisht: së pari, letrat shtesë konsumojnë kohë dhe së dyti, rendi në tryezë stimulon rendin në mendime.

2. Vendosni afate. Ndonjëherë ju besohen detyra, sepse jeni edhe vartës i dikujt. Pra, afatet e vendosura për zgjidhjen e një problemi shumë shpesh pranohen pa kushte, edhe nëse nuk përshtaten mirë në planet tuaja. Por ne duhet të përpiqemi t'i përshtatim ato me interesat tona dhe "të bëjmë pazare për kohën". Shkurtimisht, kërkoni dyfishin e kohës së nevojshme për të përfunduar një detyrë të caktuar; kjo është shpesh më e lehtë nga sa mendoni. Sa i përket caktimit të detyrave për vartësit, ju këshilloj t'u jepni atyre rreth një të tretën më pak kohë nga sa mendoni se është e nevojshme për të zgjidhur problemin. Nëse kjo është e mjaftueshme, ju do të kurseni kohë, nëse jo, prapë nuk do të humbni.

3. Shmangni veprimet që shkaktojnë reagime. Shumë udhëheqës priren të angazhohen në gjithnjë e më shumë aktivitete, probleme dhe ide të reja, dhe në këtë mënyrë shkaktojnë një reagim përkatës ndaj veprimeve të tyre, dhe kjo mund të ketë një ndikim në orarin kohor. Për shembull, shumë shpesh, pasi ka marrë pjesë një herë (për interes të pastër) në një takim, një menaxher merr përgjegjësi shtesë që nuk përfshihen në planin e tij. Atij mund t'i besohet diçka, të përfshihet në një grup pune etj. Prandaj, është mirë që të gjitha veprimet (letrat, bisedat telefonike, koordinimi i afateve etj.) të kontrollohen nga pikëpamja e domosdoshmërisë dhe rrezikut. të një përgjigjeje.

4. Hiqni dorë nga problemet shtesë të ngutshme që lindin. Në çdo ndërmarrje, në çdo departament lindin rrethana të ndryshme urgjente ose situata të paparashikuara. Duhet mbajtur mend se shpërqendrimi nga të ashtuquajturat rrethana urgjente çon në harrimin e përkohshëm të çështjeve të rëndësishme të planifikuara. Nëse ia vlen ta bëni këtë - vendosni në secilin rast specifik, në varësi të rrethanave.

Menaxhimi i kohës, rregullat bazë, veçanërisht të rëndësishme.

Ju ndoshta dëshironi të dini se si të fitoni vazhdimisht para në internet nga 500 rubla në ditë?
Shkarkoni librin tim falas
=>>

Nuk është sekret që ne jetojmë në një botë ku ngjarjet, ditët, vitet zëvendësojnë njëra-tjetrën me shpejtësi të madhe dhe shpesh heqin dorë sepse ndihesh sikur po rrotullohesh si një ketër në një rrotë dhe nuk arrin kurrë asgjë.

Sa shpesh dëshironi të kishte të paktën 30 orë në ditë dhe sa shpesh mungesa e kohës çon në pakënaqësi në rritje me jetën, me veten, dhe kjo është një rrugë e drejtpërdrejtë drejt depresionit, sindromës së lodhjes kronike dhe sëmundjes.

A ka rrugëdalje nga kjo situatë? Le ta kuptojmë.

Menaxhimi i kohës - ata që nuk kanë kohë janë vonë. Si të bëni gjithçka brenda një dite

Në botën moderne, koha është pasuria dhe burimi kryesor, përdorimi i saktë i të cilave çon në sukses. Dhe për një biznesmen informacioni, koha është para dhe nëse e kapni veten duke menduar se jeni ulur në kompjuter për 2-3 orë, por në fakt nuk keni bërë asgjë për të përfituar nga biznesi juaj në internet, atëherë kjo mund të barazohet me humbjen e parave.

Nëse mendime të tilla ndodhin çdo ditë, do të thotë se çdo ditë po humbisni para. Dhe kjo situatë duhet ndryshuar. Koha është një burim i kufizuar, nëse e humbisni sot, nuk do të jeni në gjendje ta kompensoni atë nesër.

Dhe në përgjithësi, secilit prej nesh i jepet një kohë e caktuar dhe nuk mund ta rrisim këtë kufi për asnjë shumë parash. Pra, le të mësojmë ta përdorim kohën tonë në mënyrë produktive.
Sa shumë gjëra nuk janë bërë dhe sa kanë mbetur ende për t'u bërë. Shaka.

Dhe në mënyrë që shakaja të mos bëhet një çakëll i përditshëm që ju tërheq prapa, ne fillojmë të studiojmë mënyrat për të menaxhuar gjithçka brenda një dite, si t'i vendosim gjërat në rregull në kokën tonë dhe të mësojmë trupin tonë me një seri veprimesh të qëndrueshme.

Menaxhimi i kohës - menaxhimi i kohës

Ekziston një mësim i veçantë - menaxhimi i kohës, i cili mëson teknikat për menaxhimin e duhur të kohës tuaj. Ka një numër të madh trajnimesh dhe seminaresh për menaxhimin e kohës.

Ekzistojnë fusha të veçanta të menaxhimit të kohës: menaxhimi i kohës për gratë, menaxhimi i kohës për fëmijët, menaxhimi i kohës për menaxherët dhe madje edhe menaxhimi ekstrem i kohës.

Nëse mendoni se problemi i mungesës së kohës dhe aftësisë për ta menaxhuar është vetëm një problem i kohës sonë, nuk është kështu. Pra, në vitet 20 të shekullit të 20-të, u krijuan institute të tëra që studionin organizimin shkencor të punës dhe përdorimin efikas të kohës.

U krijua një institut qendror i punës, drejtor i të cilit ishte A.K. Gastev. Dihej metoda e biologut A.A. Lyubishchev - koha, e cila konsiston në analizimin e sasisë së kohës që një person shpenzon për një veprim të veçantë dhe zhvillimin e menaxhimit më efektiv të kohës së tij.

Departamenti i Menaxhimit të Kohës

Ekziston edhe një departament i menaxhimit të kohës, i cili u hap sot në 2007 në bazë të Universitetit Financiar dhe Industrial Synergy.

Në ditët moderne, menaxhimi efektiv i kohës është një fushë e rëndësishme dhe njohuri e nevojshme, pa të cilën nuk mund të ndërtohet një biznes i suksesshëm, gjë që është shumë e rëndësishme, përfshirë biznesmenët fillestarë të informacionit.

Në fund të fundit, detyra e një biznesmeni informacioni, dhe në të vërtetë e çdo personi që kryen biznesin e tij nëpërmjet internetit, është liria, domethënë mundësia për të kaluar më shumë kohë duke bërë atë që do, duke qenë me familjen e tij, duke udhëtuar dhe këtu nuk mund të bëni pa pasur aftësi të menaxhimit të kohës.

Dua t'ju paralajmëroj menjëherë, mos shpresoni që pasi të keni lexuar një mori librash të njohur për menaxhimin e kohës, menjëherë do të jeni në gjendje të organizoni jetën tuaj ashtu siç dëshironi.

Po, gradualisht do të ndodhë, por së pari do të duhet të punoni shumë. Për ta bërë këtë, ju duhet të përvetësoni një aftësi - aftësinë e veprimeve të rregullta që do të kursejnë shumë kohë dhe do t'ju lejojnë të kryeni veprime më të dobishme, të dalloni të rëndësishmen nga dytësore dhe të zgjidhni përparësitë.

Menaxhimi i kohës, ose si të menaxhoni gjithçka në punë brenda një dite. Menaxhimi i kohës për menaxherët, gratë, fëmijët

Motoja e tij është të kesh kohë për të jetuar dhe punuar. Kur organizon kohën, Gleb Arkhangelsky i kushton vëmendje të madhe organizimit të rekreacionit. Dhe të dyja pushimet gjatë ditës së punës, dhe pushimet dhe madje edhe gjumi. Besimi se pushimi i duhur rrit produktivitetin.

Biznesmeni i famshëm i informacionit ka një libër "Extreme Time Management", i cili është i lehtë për t'u shkarkuar në internet. Unë rekomandoj të lexoni.

Në formë elektronike, libri i Nikolai Mrochkovsky dhe Alexey Tolkachev "Menaxhimi i kohës ekstreme" mund të shkarkohet duke klikuar në lidhjen dhe duke klikuar butonin e rrjetit social më poshtë

Thelbi i librit të Nikolai Mrochkovsky është se në një formë të lehtë, të pavëmendshme përshkruhet se brenda një jave humbësi Gleb, i cili nuk arrin të bëjë asgjë në jetë, nën drejtimin e fqinjit të tij të suksesshëm Max, ndryshon jetën e tij.

Për më tepër, në të gjitha fushat, në punë, me të afërmit, me vajzat, duke ndjekur rekomandimet e Maxit, Gleb ndryshon dhe bëhet më i suksesshëm.

Libri është i lehtë për t'u lexuar pasi është shkruar në një stil artistik.
Për veten time personalisht, pasi kam studiuar veprat e autorëve të ndryshëm për menaxhimin e kohës, kam formuluar rregullat e mëposhtme, të cilave përpiqem t'u përmbahem.

Rregullat e menaxhimit të kohës

• Rregulli i parë i menaxhimit të kohës

Vendosni se çfarë dëshironi dhe pse keni nevojë për të. Vendos qellimet. Duhet të theksohet se qëllimet duhet të jenë reale, edhe nëse keni disa prej tyre, njëri do të rrjedhë në tjetrin, por ju duhet të dini saktësisht se si t'i arrini këto qëllime.

• Rregulli i dytë i menaxhimit të kohës

Po planifikojnë. Këtë e bëj në një tabelë shënuesi, e cila është para syve të mi gjatë punës. Unë shkruaj atë që duhet bërë të nesërmen para se të shkoj në shtrat. Tabela e shënuesit është e ndarë në dy kolona.

Në të majtë është një kolonë me detyra të vështira, në të djathtë është një kolonë me detyra të buta, domethënë ato dytësore.

Në detyrat e vështira përfshijmë një detyrë të detyrueshme për ditën e nesërme, e cila nuk mund të bëhet, përveç nëse ndodh, natyrisht, një forcë madhore (gruaja lind, fqinjët përmbyten, një meteorit bie në shtëpi, makina vidhet) .

Nga rruga, loja e futbollit e ekipit tuaj të preferuar nuk i ndryshon planet tuaja. Ju duhet të bëni detyrën dhe kaq. Nuk mund të ketë rrugë tjetër.

Ose shtoni edhe futbollin në listën tuaj. Çështja është planifikimi i qartë dhe zhvillimi i aftësive të ekzekutimit.

Një detyrë e rreptë për sa i përket kohës së ekzekutimit nuk duhet të zgjasë më shumë se gjysmë dite. Në këtë drejtim, është e nevojshme të vlerësohet më realisht vëllimi i punës.

Ajo vjen me përvojë dhe nuk mund të quhet e vështirë. Nëse zgjidhja e një problemi kërkon disa veprime, atëherë është më mirë ta ndani atë në faza. Pse është më mirë të shkruani në një tabelë shënuesi?

Është i përshtatshëm kur keni gjithmonë një detyrë prioritare përpara syve tuaj. Kur puna mbaron, e lani duke u ndjerë i kënaqur.

Festimi i arritjeve të vogla

Dhe emocioni më i madh është kur në mbrëmje keni një tabelë krejtësisht të pastër para jush, në të cilën ka hapësirë ​​për të shkruar gjërat për të bërë për ditën tjetër. Kjo do të thotë, trajnerët motivues madje kanë një kusht të detyrueshëm për trajnimin e suksesit - festimin e arritjeve të vogla.

Kështu, duke festuar gjëra të vogla, duke zgjidhur probleme të vogla, ne hamë copa të elefantit të madh - qëllimet tona globale për të cilat ne përpiqemi.

Më parë, kam shkruar për një biznesmen informacioni i cili ka një video të dobishme motivuese ku tregon se si të hahet një elefant i madh. Shikoni këtë video, është mbresëlënëse.

Planifikimi duhet bërë në kohë, sepse çfarë kuptimi ka nëse bëni gjithçka që planifikoni, por në të njëjtën kohë privoni veten nga gjumi dhe aktivitetet shëndetësore.

Prandaj, planet duhet të jenë realiste dhe të arritshme brenda kohës së caktuar të punës. Po, kjo është e mundur, sepse, duke pasur një plan të qartë veprimi, nuk do të shpërqendroheni nga gjërat që nuk janë planifikuar, që do të thotë se do të arrini të bëni gjithçka.

Në fund të fundit, nëse analizoni se sa kohë është shpenzuar për të komunikuar në rrjetet sociale, ICQ, pushimet e duhanit, pushimet, shpërqendrimet për çështje të tjera, atëherë bëhet e qartë pse nuk keni kohë për të bërë asgjë.

Kontrolloni emailin tuaj dhe faqet e mediave sociale një herë në mëngjes dhe mos u përfshini në korrespondencë boshe. Kushdo që nuk planifikon do të jetë gjithmonë prapa planit, i shpërqendruar nga detyra të parëndësishme dhe do të jetë një dështim, duke fajësuar të tjerët, megjithëse çështja është paaftësia për të organizuar punën e tyre.

Rregulli i dytë i menaxhimit të kohës doli të ishte po aq i detajuar sa ky. Le të kalojmë te rregulli i tretë, një rregull shumë i rëndësishëm i njerëzve të suksesshëm - rregulli i përcaktimit të prioriteteve.

• Rregulli i tretë i menaxhimit të kohës

Ne i shpërndajmë të gjitha detyrat sipas rëndësisë së tyre. Në krye kemi gjërat më të rëndësishme, dhe më pas ato dytësore. Ne bëjmë gjërat më të rëndësishme në mëngjes.

Nuk është një detyrë që është e lehtë për t'u bërë ose e shpejtë për t'u përfunduar, por gjëja më e rëndësishme për sot. Eshte shume e rendesishme.

Ekziston edhe një rregull nga një konsulent i famshëm biznesi (për historinë e suksesit të të cilit mund të lexoni një artikull në blog) i quajtur "hani bretkosën".

E thënë thjesht, nëse keni bërë detyrën më të vështirë në fillim të ditës (hëngët një bretkocë), atëherë do të jetë shumë më e lehtë më vonë, sepse gjëja më e pakëndshme tashmë ju ka ndodhur.

Kështu funksionon këtu edhe matrica ose katrori i David Eisenhower. Ideja është që të gjitha çështjet ndahen në katër grupe: të rëndësishme dhe urgjente, të rëndësishme dhe jo urgjente, të parëndësishme dhe urgjente, të parëndësishme dhe jourgjente.

Për më tepër, ndodh që disa gjëra të parëndësishme ose jo urgjente, siç thonë ata, të shpërndahen, domethënë të humbasin rëndësinë e tyre, për një sërë arsyesh përtej kontrollit tuaj, dhe thjesht nuk keni nevojë t'i bëni më.

Këtu duhet përmendur gjithashtu se duhet të përcaktoni vetë një listë të atyre gjërave që nuk do t'ju afrojnë aspak qëllimit tuaj, por do t'ju marrin kohën.

Është më mirë të bëni një listë të gjërave të tilla dhe gradualisht, ndërsa analizoni ditën tuaj, shtoni gjithnjë e më shumë gjëra të reja në të, të cilave mund t'u thoni jo.

Rregulli i tretë i menaxhimit të kohës gjithashtu nuk na funksionoi mirë, pasi është shumë i rëndësishëm dhe kërkon reflektim. Le të kalojmë te Rregulli i Katërt i Menaxhimit të Kohës.

• Rregulli i katërt i menaxhimit të kohës

Rendi dhe suksesi në biznes do të thotë rregull në vendin tuaj të punës. Po, po, lidhja është e drejtpërdrejtë. Mendoni se sa kohë shpenzoni për të kërkuar letrën që ju nevojitet ose skedarin që ju nevojitet në kompjuterin tuaj.

Organizoni vendin tuaj të punës në mënyrë që të kënaqeni duke qenë atje.

I shfaq të gjitha shkurtoret e programit në vijën e sipërme horizontale dhe vendos shkurtoren e koshit të riciklimit në fund djathtas. Nuk kam asgjë përveç kësaj, plus miniaplikacionin e motit dhe kohës.

Ju thoni që keni shumë programe dhe ikonat mezi futen në pesë rreshta. Kjo do të thotë që duhet të keni dy ose tre dosje: një dosje me shfletues, programe të rëndësishme dhe një dosje me programe të përdorura rrallë.

Shumica e shkurtoreve mund të vendosen në këto dosje dhe, sipas nevojës, mund t'i hapni ato duke hapur dosjen.

Shikoni pamjen e ekranit se si duket në kompjuterin tim. Pamja e ekranit është e klikueshme dhe mund të zmadhohet.

Në këtë mënyrë, ju do të heqni qafe rrëmujën në desktopin tuaj dhe rrëmujën në kokën tuaj. Pa rregull, sigurohuni që patjetër do të ketë një rrëmujë në kokën tuaj.

Njëherë e një kohë, desktopi im ishte krejtësisht ndryshe. Falë trajnimit “Antikasha në kokë”, i cili më ndihmoi të kuptoj rëndësinë e rendit.

Jo vetëm që kam komente të mira për stërvitjen “Antikasha në kokë”, por edhe partnerët e mi flasin pozitivisht për përfitimet e tyre pas përfundimit të trajnimit.

Dhe kalojmë te Rregulli i Pestë i Menaxhimit të Kohës.

• Rregulli i pestë i menaxhimit të kohës

Mos harroni të përdorni kohën tuaj të udhëtimit, për shembull, duke vozitur ose duke pritur për diçka.

Ju mund të dëgjoni libra audio gjatë vozitjes ose në transportin publik. Për shembull, Nikolai Mrochkovsky "Extreme Time Management", ose Gleb Arkhangelsky "Time Drive. Si të kesh kohë për të jetuar dhe punuar.”

Dhe zbatojini këshillat në praktikë në vendin e punës.

• Rregulli i gjashtë i menaxhimit të kohës

Nëse dikush mund ta kryejë detyrën tuaj me një kosto më të ulët se ju vetë, delegojani këtë detyrë atij. Në sistemin e menaxhimit të kohës, kjo quhet metoda e delegimit.

Për shembull, kur bëni blogje, mund t'u jepni disa artikuj autorëve të shkrimit për të shkruar. Lexoni artikullin rreth, ku ka lidhje me shkëmbimet e përmbajtjes. Aty mund të porosisni një artikull.

• Rregulli i shtatë i menaxhimit të kohës

Ne përdorim një qasje shkencore në ndërtimin e biznesit tonë, përkatësisht ligjin Pareto. Ai qëndron në faktin se 20% e përpjekjeve çojnë në 80% të rezultateve, dhe 80% e mbetur e përpjekjeve çojnë në 20% të rezultateve.

Kështu, ne përqendrohemi në 20% të parë të përpjekjeve. Për shembull, veçojmë ata klientë ose ato raste që sjellin 80% të fitimit dhe përqendrohemi në zbatimin e tyre.

Nëse jeni të fejuar, atëherë bëni atë që ju sjell para. Në kohën e mbetur, ju mund të angazhoheni në blogim, optimizim SEO, promovim dhe promovim të blogut.

• Rregulli i tetë i menaxhimit të kohës

Duajeni veten, jepini vetes shpërblime për detyrat e përfunduara. Për më tepër, këto shpërblime le të mos jenë në fund të një biznesi të madh, por në mes apo edhe në fillim, paraprakisht.

Librat më të mirë për menaxhimin e kohës

Unë paraqes një përzgjedhje librash të dobishëm për menaxhimin e kohës.

• David Allen: Getting Things Done. Arti i produktivitetit pa stres"
• Gleb Arkhangelsky "Time Drive"
• Brian Tracy "Lëre neverinë, ha bretkosën"
• Tracy "Menaxhimi efektiv i kohës"

• "Menaxhoni kohën tuaj"
• Matthew Edlung Koha është para. Si ta nënshtroni kohën dhe ta bëni atë të funksionojë për ju: në biznes, në krijimtari, në jetën tuaj personale"
• Julia Morgenstern “Menaxhimi i kohës. Arti i planifikimit dhe menaxhimit të kohës dhe jetës suaj"
• Steve Prentice "Menaxhimi i Integruar i Kohës"
• Don Aslett, Carol Cartaino "Si të menaxhojmë jetën dhe punën"
• Lothar Seiwert "Koha juaj është në duart tuaja"
• "Menaxhimi i ngushtë i kohës"

• Timati Ferris "Si të punosh 4 orë në javë dhe të mos ngecesh në zyrë nga zilja në zile, të jetosh kudo dhe të bëhesh i pasur"
• Alan Lakein "Arti i të mbajturit lart"
  
• Regina Leeds “Rendi i plotë. Një plan javor për t'u marrë me kaosin në punë, në shtëpi dhe në kokën tuaj"
• Carrie Gleason “Puno më pak, realizo më shumë. Programi i efektivitetit personal"

Shumë nga bashkëkohësit tanë përpiqen për hiper-produktivitet.

Me siguri, ju njihni njerëz që nxitojnë nga detyra në detyrë, duke kontrolluar vazhdimisht emailin, duke organizuar diçka, duke telefonuar diku, duke kryer punë, etj.

Njerëzit që e bëjnë këtë shpesh ndajnë besimin se "të jesh vazhdimisht i zënë" do të thotë se po punoni shumë dhe po bëheni më të suksesshëm.

Ky besim mund të jetë i vërtetë vetëm në një masë të caktuar, dhe shpesh çon në "produktivitet" të pamend, domethënë një nevojë të vazhdueshme për të bërë diçka dhe një tendencë për të humbur kohë në detyra të vogla. Por është më mirë të keni një qasje të ndryshme.

Duhet të punojmë më zgjuar, jo më shumë.

Fjala e vjetër thotë se duhet të punosh më zgjuar, jo më shumë. Kjo deklaratë duhet të merret si bazë kur i qasemi punës së çdo lloji.

Në vend të një qasjeje robotike për zgjidhjen e problemeve, duhet të pyesni veten se çfarë mund të bëhet në mënyrë më racionale ose plotësisht të përjashtuar nga lista e detyrave të planifikuara.

Duke menaxhuar kohën tuaj në mënyrë efektive, ju nuk pyesni veten se si mund të kryeni më shumë detyra brenda një dite, por përpiquni ta thjeshtoni dhe shpejtoni procesin për të shmangur mbisforcimet.

Ka të bëjë me krijimin e hapësirës në jetën tuaj për relaksim dhe kohë cilësore.

Ka vërtet orë të mjaftueshme në ditë për të bërë gjithçka që dëshironi, por ju duhet ta gjeni atë kohë.

Shpresojmë që kjo listë me 21 këshilla do t'ju shtyjë në drejtimin e duhur.

Mos harroni se ka këshilla dhe truke të panumërta për të menaxhuar në mënyrë efektive kohën tuaj. Ne i gjejmë këto këshilla të dobishme, megjithëse ju mund të keni mendimin tuaj për këtë çështje.

Lëreni që kjo listë të shërbejë si një katalizator që ju të mendoni rregullisht se si të përmirësoni produktivitetin tuaj.

1. Përqendrohuni në gjërat kryesore.

Kryeni së pari detyrat më të rëndësishme. Ky është rregulli i artë i menaxhimit të kohës. Çdo ditë identifikoni dy ose tre detyra që janë prioritare dhe kryejini ato së pari.

Pasi t'i plotësoni ato, dita tashmë mund të konsiderohet e suksesshme. Kaloni në gjëra të tjera ose shtyni pjesën tjetër për ditën tjetër, sepse tashmë i keni përfunduar gjërat më të rëndësishme.

2. Mësoni të thoni jo.

Marrja e shumë detyrave në një kohë të kufizuar mund t'ju mësojë se si të mashtroni projekte të ndryshme dhe të menaxhoni kohën tuaj. Dhe kjo është e shkëlqyer.

3. Flini të paktën 7-8 orë gjumë.

Disa njerëz mendojnë se sakrifikimi i gjumit është një mënyrë e mirë për të rritur produktivitetin dhe për të liruar disa orë shtesë në ditë. Por ky nuk është rasti.

Shumica prej nesh kanë nevojë për 7-8 orë gjumë që trupi dhe mendja të funksionojnë në mënyrë optimale. Do ta ndjeni, dëgjoni trupin tuaj. Mos e nënvlerësoni rëndësinë e gjumit.

4. Përqendrohuni plotësisht në detyrën në fjalë.

Mbyllni të gjitha dritaret e tjera të shfletuesit. Vendoseni telefonin tuaj në modalitetin e heshtur larg shikimit. Gjeni vetes një vend të qetë, të izoluar për të punuar ose aktivizoni muzikën nëse ju ndihmon (për shembull, ndonjëherë më pëlqen të dëgjoj muzikë klasike ose tinguj të natyrës).

Përqendrohuni në një detyrë të vetme, zhytuni në të. Asgjë tjetër nuk duhet të ekzistojë në këtë moment.

5. Filloni herët.

Pothuajse të gjithë ne vuajmë nga sindroma e zvarritjes. Duket se detyra është aq e thjeshtë sa gjithmonë keni kohë ta përfundoni dhe të përfundoni duke e zvarritur.

Largohuni nga zvarritja kronike, pasi është shumë më e këndshme të shmangni mbisforcimin duke përfunduar detyrat e planifikuara paraprakisht. Nuk është aq e vështirë, mjafton vetëm vendosmëria juaj e fortë.

6. Mos u hutoni nga detajet e vogla.

Ne shpesh i shtyjmë projektet duke u fiksuar pas detajeve të vogla për një kohë të gjatë. Kjo është tipike për perfeksionistët.

Por është shumë më efektive të ecësh përpara, të plotësosh një fushë më të madhe të projektit, duke hedhur poshtë dëshirën e mëparshme për të gërmuar vazhdimisht në diçka. Është më mirë të përfundoni gjithçka sa më shpejt që të jetë e mundur dhe të rishikoni pikat individuale pas përfundimit.

7. Bëjini zakon detyrat e rregullta.

Nëse keni përgjegjësi të rregullta (si shkrimi i artikujve për blogun tuaj, etj.), ju mund t'i planifikoni ato dhe t'i bëni zakon. Bëjeni këtë çdo ditë dhe mos ndryshoni rutinën, atëherë truri juaj do të disiplinohet dhe aktiviteti do të kthehet në një zakon. Bëhet krejtësisht e natyrshme dhe e këndshme. Provoje!

8. Kontrolloni sasinë e kohës së kaluar në TV / Internet / lojëra.

Koha e kaluar në rrjetet sociale, duke luajtur lojëra ose duke parë TV mund dhe duhet të monitorohet. Mundohuni të përcaktoni vetë numrin e orëve të shpenzuara në aktivitetet e listuara. Ata kanë tendencë t'ju shpërqendrojnë shumë më tepër sesa do të dëshironit.

9. Vendosni një kufi kohor për çdo detyrë.

Në vend që thjesht të uleni në një projekt duke menduar: "Unë do të ulem këtu derisa të mbaroj gjithçka", provoni të riformuloni: "Unë do të punoj në këtë detyrë për tre orë".

Kufizimi kohor do t'ju shtyjë të jeni më të përqendruar dhe më efikas, edhe nëse ktheheni dhe ripunoni pak më vonë.

10. Lini një hapësirë ​​kohore midis detyrave.

Kur nxitojmë nga detyra në detyrë, e kemi të vështirë të vlerësojmë veprimet tona dhe të qëndrojmë të fokusuar dhe të motivuar.

Pushimi midis detyrave mund të jetë një frymë e freskët për trurin tonë. Mund të bëni një shëtitje të shkurtër, të meditoni ose të bëni diçka tjetër për lehtësim mendor.

11. Mos mendoni për tërësinë e listës suaj të detyrave.

Një nga mënyrat më të sigurta për të mbingarkuar veten është të mendoni për madhështinë e listës suaj të detyrave. Sado të mendoni për të, nuk do të bëhet më e shkurtër.

Në një moment të caktuar në kohë, duhet të përqendroheni në një gjë. Kjo është një detyrë e vetme. Bëni gjithçka hap pas hapi. Mbani qetësinë.

12. Ushtrimi dhe ushqimi.

Studime të shumta lidhin produktivitetin e punës me një mënyrë jetese të shëndetshme. Gjumi i mjaftueshëm, stërvitja dhe një dietë e shëndetshme do të rrisin nivelet e energjisë, do të pastrojnë mendjen dhe do ta bëjnë më të lehtë përqendrimin tuaj.

13. Bëni më pak.

« Bëni më pak"është një mënyrë tjetër për të thënë" bëj atë që ka më shumë rëndësi" Kjo taktikë përsëri përfshin fokusimin në gjërat që kanë më shumë rëndësi.

Ndaloni, jepni përparësi detyrave tuaja dhe kushtojini vëmendje atyre. Bëni më pak gjëra, por ato duhet të jenë prioritet dhe të kenë më shumë vlerë se pjesa tjetër.

14. Përfitoni nga ditët e pushimit, por mos e teproni.

Nëse mendoni për këtë, mund të habiteni se sa shumë mund të zvogëloni ngarkesën tuaj të punës gjatë javës duke bërë pak punë në fundjavë. Vetëm 2-4 orë në ditë. Koha juaj e lirë vështirë se do të vuajë.

15. Sistematizoni procesin.

Të qenit i organizuar do t'ju kursejë shumë kohë dhe nuk duhet të jeni personi më i organizuar në botë për ta bërë këtë. Sistematizimi i punës suaj nuk është aspak i vështirë.

Krijoni një sistem për regjistrimin e dokumenteve. Sigurohuni që të gjithë artikujt të ruhen siç duhet. Çregjistrohu nga postimet e panevojshme dhe shkarko email-in tënd. Optimizoni, racionalizoni dhe racionalizoni.

16. Mbushni kohën tuaj të lirë.

Si rregull, të gjithë kanë kohë të paplotësuar. Këto janë orë të kaluara në dhomat e pritjes, në linjat e dyqaneve, në transportin publik, në trajnerë eliptikë, etj.
Gjeni gjërat që mund të bëni ndërsa e bëni këtë. Leximi zakonisht bën dhe mos harroni librat audio për t'i dëgjuar ndërsa prisni.

17. Izolohuni.

Pa shpërqendrime, pa justifikime. Ndonjëherë mënyra e vetme për të bërë diçka është të mbylleni në dhomën tuaj. Izolimi ndihmon shumë njerëz.

18. Qëndroni në planin tuaj të veprimit.

Ne e përmendëm këtë pjesërisht, por nuk do të dëmtonte ta përsërisnim. Mos devijoni nga plani juaj!

Qëndroni në planet tuaja, jini profesionistë dhe ndiqni. Vullneti i fortë dhe qëndrueshmëria do t'ju çojnë drejt qëllimit tuaj të synuar.

19. Përfundoni së bashku detyrat e lidhura.

Le të themi se gjatë fundjavës duhet të kryeni dy detyra programimi, të shkruani tre ese dhe të bëni dy video. Në vend që të merrni detyra në mënyrë spontane, identifikoni grupet e detyrave të ngjashme dhe plotësoni ato në mënyrë sekuenciale.

Detyrat e ndryshme kërkojnë lloje të ndryshme të të menduarit, kështu që ka kuptim ta lini trurin tuaj të vazhdojë të kryejë detyra tipike në vend që të kalojë në diçka tjetër.

20. Gjeni kohë për heshtje.

Në botën e sotme, shumë njerëz janë vazhdimisht në lëvizje dhe nuk marrin kohë për të ndaluar thjesht. Megjithatë, praktika e heshtjes ka efekte të mahnitshme. Si veprimi ashtu edhe mosveprimi duhet të luajnë një rol kyç në jetën tonë.

• Si dhe pse në menaxhimin e kohës këshillohet të ndahen detyrat në "të vështira" dhe "fleksibile".
• Pse duhet të vendosni synime specifike afatgjata?
• Si ta detyroni veten të bëni detyra intensive të punës (të mëdha dhe të gjata).
• Planifikimi i kohës së punës: si ta mbani produktivitetin tuaj në të njëjtin nivel.
• Cili program i menaxhimit të kohës është drejtori i përgjithshëm i MC-Bauchemie Rusia.

Menaxhimi i kohes mund të krahasohet me ushtrimet fizike: duhet të rrisni ngarkesën gradualisht dhe të stërviteni vazhdimisht. Sa më rregullisht të ushtroheni, aq më e mirë është aftësia juaj fizike. Prandaj, opsioni ideal për të futur një program të menaxhimit të kohës në jetën tuaj është të zotëroni teknikat hap pas hapi, ditë pas dite.

Shpesh mund të dëgjoni nga pronarët e bizneseve se ata janë aq të zënë sa thjesht nuk kanë kohë për të planifikuar kohën e tyre. Kjo krijon një lloj rrethi vicioz: nuk ka kohë për të menaxhuar kohën. Për të zgjidhur këtë problem, duhet të kuptoni: shpenzimi i 25 minutave sot për planifikimin e së nesërmes nuk është humbje, por investim. Duke planifikuar të nesërmen tuaj, do të jeni në gjendje të ndani kohë për të zgjidhur detyrat tuaja kryesore, kështu që nuk ka nevojë të shtyni menaxhimin e kohës së mësimit dhe të prisni një moment më të favorshëm: nuk ka gjasa të vijë së shpejti.

Menaxhimi i kohës: program javor

Planifikimi i kohës së punës

Planifikimi bëhet baza për punë efektive. Është menaxhimi i kohës (planifikimi i kohës së punës) që bëhet baza për organizimin e punëve tuaja. Shumica e njerëzve përballen me shumë detyra të ndryshme çdo ditë, disa prej të cilave duhet të përfundojnë në një hark kohor shumë të shkurtër, ndërsa të tjerët mund të presin. Organizimi i këtyre detyrave në një sistem të përshtatshëm dhe efektiv bëhet parimi bazë i planifikimit të kohës tuaj.

Unë rekomandoj që në prag të javës së punës, të dielën, t'i ndani detyrat e planifikuara për të hënën në kategoritë "të vështira" dhe "fleksibile". Ato të ngurta kanë një afat specifik kohor (për shembull, një takim në orën 14:00), ndërsa ato fleksibile kanë një afat ("përgatitja e një raporti deri të premten"). Për të organizuar këtë skemë, është më mirë të përdorni parimin e mëposhtëm. Në planifikuesin ose ditarin tuaj, duhet ta ndani faqen vertikalisht në gjysmë - përgjatë vijës në të majtë ne listojmë detyrat tona "të vështira", në anën e djathtë - ato "fleksibile", pa e lidhur këtë të fundit me një kohë të caktuar. Duke e shpërndarë ditën tuaj në këtë mënyrë, do të jeni në gjendje të shihni se midis detyrave "të vështira" ka një interval kohe që mund t'i kushtohet detyrave "fleksibile".

Një menaxhim i tillë i kohës do t'ju lejojë të merrni të gjithë pamjen e ditës së ardhshme - një person fiton besimin se po i përmbahet një skeme të planifikuar dhe efektive. Nuk ka nevojë të shqetësoheni nëse ka shkelje në planin tuaj - sepse jeta gjithmonë bën rregullime. Thjesht duhet të përshtateni me rrethanat duke bërë ndryshimet e nevojshme në planin tuaj. Është gjithashtu e rëndësishme të merret parasysh se është joreale të planifikosh "në mënyrë të ngurtë" më shumë se 40-60% të kohës së punës. Sa më fleksibël të jetë dita, aq më mirë.

Unë rekomandoj të planifikoni ditën tuaj të ardhshme një natë më parë - mbrëmjen e ditës së mëparshme. Në mëngjes do të ndiheni shumë më rehat. Duhet patjetër të përfshini në listën tuaj të detyrave "fleksibile" "të bëni një plan veprimi për ditën tjetër".

Si ta strukturoni punën tuaj në mënyrë që të mund të bëni gjithçka: hakime të jetës nga menaxherët kryesorë të Metro dhe Tele2

Artikulli në revistën elektronike "General Director" përmban një përzgjedhje të teknikave për rritjen e efektivitetit personal nga drejtuesit e tregut. Menaxherët kryesorë të kompanive Tele2, Mitsubishi Electric, 220 Volt dhe Metro treguan se cilat metoda i ndihmojnë ata të bëjnë më shumë. Teknikat mund të përdoren menjëherë dhe nuk kërkojnë trajnim të veçantë.

Parimet e menaxhimit të kohës dhe prioritizimit

Pas stërvitjes të hënën në hartimin e një teknike për planifikimin e detyrave "të vështira" dhe "fleksibile", duhet të kaloni në një nivel të ri të menaxhimit të kohës - duke marrë parasysh përparësinë e planeve tuaja. Shumë shpesh, përpilimi i një liste detyrash "fleksibile" bëhet mjaft kaotik - detyrat urgjente renditen në fund, dhe planet dytësore vendosen në krye. Kjo qasje do të çojë patjetër në kaos në zbatimin e planeve tuaja të nesërmen.

Për të shmangur këtë problem, duhet të renditni gjërat në bazë të rëndësisë së tyre. Prioritetet vendosen në bazë të disa kritereve. Për shembull, nëse një detyrë shtrohet nga një pronar biznesi, ajo do të duhet të adresohet menjëherë. Nëse çështja nuk ka të bëjë me detyrat tuaja profesionale, atëherë mund të presë. Lista e kritereve të tilla do të jetë individuale për secilin person - duhet t'i mendoni paraprakisht.

Të martën në mëngjes ne i japim përparësi detyrave tona "fleksibile". Për këtë mund të përdoren teknika të ndryshme. Për shembull, ne i rregullojmë gjërat në listën tonë në përputhje me përparësinë e detyrave, ose pikturojmë kolona me ngjyra të ndryshme që korrespondojnë me një shkallë të caktuar rëndësie. Detyrat më të rëndësishme mund të shfaqen me të kuqe, ato më pak të rëndësishmet me të verdhë dhe gjërat që mund të presin me të gjelbër.

Kjo qasje ju lejon të arrini një planifikim të detajuar të ditës suaj. Por ia vlen të kuptohet se në detaje nuk do të thotë minutë pas minutë. Ju thjesht do të dini se çfarë duhet të bëni nesër, me çfarë do t'ju duhet të filloni, me çfarë do të duhet të përfundoni - e gjithë dita tashmë është planifikuar.

Vendosja e qëllimit dhe "kujtimet"

Vendosja e qëllimeve është një teknikë e rëndësishme e menaxhimit të kohës në aspektin e organizimit të kohës së punës dhe në aspektin filozofik. Në fund të fundit, jeta jepet një herë, ndaj duhet t'i kushtohet gjërave më të rëndësishme. Kjo kërkon aftësinë për të planifikuar dhe vendosur qëllime. Megjithatë, është e nevojshme një kujdes - mos u mashtroni shumë nga tendencat e modës. Për shembull, në seminaret tona, shumë pjesëmarrës vunë re se në të ardhmen e afërt (5-10 vjet) ata i vendosën vetes përafërsisht të njëjtat qëllime - e mahnitshme, një zyrë e bardhë borë, shumë vartës dhe makina më e mirë. Sigurisht, ëndrrat e tilla nuk mund të quhen të këqija, por shpesh një person nuk mund t'i përgjigjet pyetjes - çfarë saktësisht po bën ai që do t'i lejojë atij të arrijë një pasuri të tillë, një zyrë dhe një makinë?

Prandaj, rekomandohet të mbani një "memoar" (për shembull, një skedar të veçantë në një kompjuter ose një fletore, gjithçka varet nga preferencat personale). Tregoni në të çdo mbrëmje ngjarjen kryesore të ditës së kaluar, dhe në fund të javës përcaktojmë fjalën kyçe të javës, pastaj muajin. Duhet të zgjidhet vetëm një ngjarje specifike - pozitive ose negative, e lidhur me punën ose fusha të tjera. Kushti kryesor duhet të jetë vërtet kyç. Ju duhet të filloni "kujtimet" tuaj të mërkurën. Por para kësaj, ju duhet të shkruani qëllimet tuaja për një periudhë të caktuar - për shembull, për 1, 2 ose 10 vjet. Pastaj bëjmë analiza periodike të "kujtimeve" tona. Falë kësaj, do të jetë e mundur të kuptoni interesat kryesore të jetës suaj - çfarë i përket me të vërtetë kategorisë së rëndësisë. Prandaj, do të jetë e mundur të vlerësoni korrektësinë e lëvizjes suaj drejt qëllimit. Ose mund të zbulohet se vetëm po largoheni nga qëllimi juaj ose doli të jetë krejtësisht i panevojshëm. Në praktikën time, çdo ditë shikoj shënime që janë bërë në të njëjtën ditë, por në vitet e mëparshme - arrij të krahasoj dhe analizoj vlerat e mia dhe ndryshimet që kanë ndodhur me to.

Ju do të mësoni se si të menaxhoni kohën dhe energjinë në mënyrë efektive.

Menaxhimi i kohës dhe qëllimet afatgjata

Kur të kuptoni prioritetet tuaja dhe vizionin tuaj për të ardhmen, mund të flisni për gatishmërinë tuaj për të ndërmarrë hapin tjetër - një hartë të qëllimeve afatgjata. Harta përshkruan synimet afatgjata të një personi si më poshtë. Janë 2 akse të vendosura horizontalisht – vitet (duke filluar nga ajo aktuale) dhe mosha e personit. Fushat kryesore tregohen vertikalisht (marrëdhëniet familjare, karriera, zhvillimi personal, etj.). Ju duhet të tregoni objektivat e përafërt në kryqëzimin e viteve tuaja dhe zonave kryesore. Një avantazh i rëndësishëm i hartimit të një harte të tillë është unifikimi i qëllimeve profesionale dhe personale në një plan të përbashkët.

Sigurisht, disa ndryshime në kartën tuaj janë të mundshme herë pas here. Sidoqoftë, falë saj, është e mundur një skicë e përafërt e së ardhmes, duke përshkruar rrugën tuaj të përafërt për udhëtime të mëtejshme. Prandaj, këtë të enjte po vizatojmë hartën tonë të parë të synimeve afatgjata.

Si të zotëroni menaxhimin e kohës në një javë (udhëzime)

"Elefantët" dhe "bretkosat"

Ne tashmë kemi një plan për të bërë dhe një listë qëllimesh në dispozicionin tonë, kështu që të premten fillojmë të mendojmë për motivimin e nevojshëm për të arritur qëllimet tona. Për të hartuar një plan të tillë, ne mund të rekomandojmë një teknikë mjaft të thjeshtë bazuar në ndarjen e kushtëzuar të detyrave tuaja në "bretkosa" dhe "elefantë".

"Elefantët" janë çdo detyrë e vështirë, voluminoze që ende duhet të bëhet (relativisht, "hani"). Fillimisht, mund të duket se "të hash një elefant të tillë" është thjesht e pamundur. Por...një elefant mund të pritet në copa për të përgatitur shumë “biftekë” të vegjël për menunë tuaj të përditshme. Problemi është i ngjashëm me detyrat komplekse, voluminoze - të cilat ndahen plotësisht në komponentë që mund të trajtohen veçmas. Për shembull, në fund të vitit lind nevoja për të përgatitur një raport vjetor. Ne kemi një punë vërtet në shkallë të gjerë përpara nesh - me kërkimin e materialeve komplekse, organizimin e aktiviteteve, etj. Ne duhet ta ndajmë detyrën e përgjithshme komplekse në pjesë të veçanta - për shembull, të shkruajmë 3 paragrafë çdo ditë ose të përshkruajmë një temë të veçantë. Falë kësaj, ju do të jeni në gjendje të përballoni përgatitjen e raportit në kohë pa shqetësime dhe stres të vazhdueshëm. Përvoja konfirmon se falë kësaj qasjeje, ju mund t'i zgjidhni problemet tuaja komplekse më shpejt, duke shpenzuar më pak përpjekje.

Situata është e ngjashme me "ngrënia e bretkosave". Termi "bretkocë" nënkupton një çështje të vogël, por të pakëndshme. Edhe pse nuk ka zgjidhje, duhet bërë. Një "bretkocë" e tillë mund të bëhet një "elefant" me kalimin e kohës nëse nuk "hahet" në kohën e duhur. Për shembull, ju duhet të shprehni pakënaqësinë me raportet e shpenzimeve ose të zgjidhni sirtarët e poshtëm të tavolinës suaj. Kur organizohen siç duhet, "bretkosat" bëhen gjithashtu "biftekë" të shijshëm, në të cilët kemi ndarë "elefantët". Për ta përdorur këtë teknikë në praktikë, marrim një "elefant", të cilin e ndajmë në pjesë. Pastaj ne tregojmë listën e "bretkosave" dhe rregullojmë të gjithë këtë informacion në tabelën e mëposhtme.

Në anën e majtë janë të gjitha "biftekët" dhe "bretkosat" për çdo ditë. Në anën e djathtë tregohet përmbushja ose mospërmbushja e këtyre qëllimeve. Nëse një punë e caktuar nuk pritej atë ditë, lini një vend bosh. Nëse ishte menduar, por nuk mund të përfundonte, duhet të vendosni një vizë. Kur arrini një qëllim specifik, duhet të vendosni një plus ose një shenjë. Nuk ka nevojë të shqetësoheni për vizat tuaja, por megjithatë, nëse ka shumë prej tyre në një kolonë të caktuar, atëherë duhet të mendoni për këtë dhe t'i merrni punët. Vendoseni këtë tabelë në një vend të dukshëm ose në ditarin tuaj. Është e rëndësishme të shihni tryezën tuaj disa herë në ditë - pa harruar qëllimet tuaja dhe për motivim shtesë.

Ritmi në aktivitetet e pushimit dhe burimeve

Java e punës përfundon me ardhjen e fundjavës. Mund të relaksoheni dhe të njiheni me teknika më të këndshme, të përshtatshme të menaxhimit të kohës për organizimin kompetent dhe të plotë të pushimeve tuaja. Të shtunën e kësaj jave, mund të rekomandohen 2 teknika të menaxhimit të kohës.

Ritmi në pushim. Një person nuk mund të përqendrojë vëmendjen e tij në një temë për më shumë se 40 (rrallë 80) minuta. Prandaj, duhet t'i jepni vetes një pushim 5-minutësh afërsisht një herë në orë. Për shembull, ndërsa lexoni një libër ose shikoni revistat e biznesit që janë grumbulluar gjatë kësaj jave pune, ju duhet të pushoni çdo orë - duke qenë në heshtje, duke bërë një shëtitje, etj. Kjo përvojë mund të adoptohet për vendin e punës nga java e ardhshme .

Aktivitetet e burimeve. Ato janë të afta të rigjallërojnë ose qetësojnë (ndërrim maksimal, duke promovuar pushim më efektiv dhe të shpejtë). Për shembull, disa preferojnë të ecin përgjatë shkallëve nga kati i 1-rë deri në majë dhe mbrapa, të tjerë qëndisin kryqe dhe të tjerë bëjnë një pushim duke shijuar kafe me rum. Këtu është e rëndësishme që një person të vendosë për një aktivitet të përshtatshëm që do të kontribuojë në restaurimin më efektiv të energjisë së brendshme. Efektiviteti i rivendosjes së performancës varet nga cilësia e pushimit. Ju mund t'i kushtoni të gjithë të shtunën shëtitjeve dhe relaksimit në park ose një udhëtimi në qendrën argëtuese me të gjithë familjen. Ju duhet të merrni parasysh se cilat aktivitete burimore mund të përfshini në orarin tuaj të punës për javën e ardhshme.

Përkëdhelni veten dhe sistemi juaj i menaxhimit të kohës është gati

E diela është një ditë e mrekullueshme për të uruar veten për një kurs të suksesshëm njëjavor, falë të cilit keni arritur të vendosni sistemin tuaj të menaxhimit të kohës. Nuk dëmton të përkëdhelësh pak veten. Për ta bërë këtë, ju mund t'i përmbaheni teknikës së gëzimeve të ndërmjetme. Zgjidhni diçka veçanërisht të këndshme për veten tuaj - diçka që e doni, por nuk mund ta përballoni çdo ditë. Për shembull, plotësoni dietën tuaj me diçka të shtrenjtë dhe të shijshme, duke vizituar vendet tuaja të preferuara, duke biseduar me njerëz të dashur për ju, duke bërë banja dielli, duke kaluar kohë në natyrë, thjesht duke i dhënë një orë përtaci, etj. Këto gëzime i krijohen vetes me një sasi të caktuar. të punës. Përdoreni këtë diagram për të planifikuar ditën tuaj të punës, javën apo edhe vitin. Për ta bërë këtë, mund të krijoni një tabelë që tregon shpërblimin për arritjet tuaja. Shfaqet një motivim shtesë dhe puna bëhet shumë më interesante. Në fund të së dielës, duhet të bëni një plan pune për të hënën, bazuar në teknikat e menaxhimit të kohës që diskutuam.

• Produktiviteti i punës: si ta rrisim atë ​

Mitet për menaxhimin e kohës

1. "Menaxhimi i kohës nuk u shpik për rusët." Menaxhimi i kohës u shpik për biznes dhe sukses - nëse kjo është e rëndësishme për rusët, atëherë planifikimi i kohës është i nevojshëm.
2. Koha është përtej kontrollit tonë. Po, një person nuk mund të menaxhojë kohën, por planifikimi i përdorimit të saj është i disponueshëm për ne. Prandaj, shumë menaxherë ishin në gjendje të vlerësonin përfitimet e menaxhimit të kohës për planifikimin e jetës së tyre.
3. Kur punoni me menaxhimin e kohës, do t'ju duhet të kaloni gjithë jetën tuaj sipas një orari, pa të drejtë zgjedhjeje. Jo, kjo nuk është ajo për të cilën është menaxhimi i kohës - ju gjithmonë mund t'i ndryshoni planet tuaja. Menaxhimi i kohës është krijuar për liri, me aftësinë për të zgjedhur se çfarë të bëni.
4. Menaxhimi i kohës nuk është absolutisht i përshtatshëm për individë krijues. Përvoja konfirmon efektivitetin e menaxhimit të kohës për njerëzit krijues. Për shembull, mos shkruani muzikë ndërsa prisni muzën. Në vend që të planifikoni që muza të trokasë në derë nesër nga ora 7.30 deri në orën 9.30, është më mirë të planifikoni të shkruani disa vargje gjatë 2 javëve të ardhshme ose të plotësoni një foto para fundit të vitit.
5. "Menaxhimi i kohës është shumë i vështirë." Po, ka disa hollësi - por materialet tona dhe metodat mjaft të thjeshta do t'ju lejojnë të zotëroni shkencën e vlefshme - duke bërë një investim në suksesin tuaj.
6. Për të pasur sukses në jetë nuk duhet të planifikoni, por të punoni, pa pushime apo ditë pushimi. Për të punuar në mënyrë efektive dhe të këndshme, keni nevojë për pushim të duhur. Teknikat e menaxhimit të kohës ndihmojnë në lirimin e kohës për pushim dhe liri.

Flet CEO

Alexander Mondrus, Drejtori i Përgjithshëm i MC-BauchemieRussia, Shën Petersburg

Kam arritur të zotëroj menaxhimin e kohës mjaft lehtë. Kur fillova të punoja në këto fusha, ai korrespondonte me idetë dhe planet e mia për të gjetur burime shtesë kohore. Më duhej vërtet një menaxhim më i mirë i kohës. Për më tepër, nga natyra jam një person mjaft sistematik - kështu që normalisht e pranova idenë e mbajtjes së matjes së kohës, të analizimit të kostove dhe të përpilimit të tabelave të ndryshme.

M'u deshën rreth 2 muaj për të zotëruar teknikat bazë të menaxhimit të kohës - përcaktimin e prioriteteve dhe kohës. Falë tyre, arrita të kuptoj se çfarë është ora. Fillova ta ndjeja shumë më mirë. Në atë kohë, fillova të punoja si menaxher në një kompani të re - kështu që pata çdo mundësi për të praktikuar aftësitë e mia në ekipin e punës. Fillova të përfshij në mënyrë aktive pothuajse të gjithë menaxherët e lartë në zotërimin e kësaj teknike, dhe ata tashmë kanë përfshirë punonjësit e tyre. Të gjithë këta faktorë më lejuan të njihem në mënyrë gjithëpërfshirëse dhe harmonike me teknikat e ndryshme të menaxhimit të kohës.

Në biznesin tim punoj në mënyrë aktive me mjete të ndryshme elektronike të komunikimit. Në veçanti, unë planifikoj gjërat duke përdorur programin Microsoft Outlook - funksionaliteti i tij mbështet shumë, duke përfshirë vendosjen e prioriteteve, ndarjen e qëllimeve në "të vështira" dhe "fleksibile", ju lejon të pikturoni gjërat me ngjyra të ndryshme, etj. Pozicioni im përfshin gjithashtu punën me media letre, Prandaj, për të kontrolluar këto detyra, ai formoi sistemin e tij, duke prezantuar një sërë përmirësimesh për zgjidhjet e Gleb Arkhangelsky.

Unë mbaja një fletore të trashë për secilin drejtues. Gjatë takimit, në këtë fletore regjistroj tezat, shënimet, detyrat etj., Pas takimit, ia jap fletoren sekretarit, i cili i fut të dhënat në formën e detyrave ose takimeve të ardhshme në Outlook. Dhe tashmë duke përdorur Outlook, unë monitoroj ecurinë e mëtejshme të punës. Komoditeti i punës me një fletore - gjatë një takimi mund të shikoni të gjithë historinë e një çështjeje specifike (në këtë drejtim, mediat elektronike janë të papërshtatshme). Por Outlook është shumë më i përshtatshëm për menaxhim.

Ka sirtarë me tabaka tërheqëse në zonën time të pritjes - ato përmbajnë dokumente për nënshkrim. Ato grupohen në dosje fleksibël transparente, secila prej të cilave përmban emrin e një departamenti të veçantë. Kompania gjithashtu ka një procedurë për përgatitjen e nënshkrimeve - me përmirësime dhe shtesa çdo gjashtë muaj. Detyrat e sekretarit përfshijnë monitorimin e paraqitjes së të gjitha dokumenteve sipas rregulloreve të miratuara. Dhe ka stimuj për respektimin e rregulloreve, megjithëse ka disa dënime simbolike. Për shembull, një dokument i papërgatitur për nënshkrim do të kushtojë 3 kg. mollë jeshile. Në pritje vendosëm një vazo të madhe me mollë - duke treguar mbishkrimin "Sot filani po ju trajton". Nëse rregulli i vendosur shkelet, një person do të duhet të dorëzojë para për të blerë mollë.

Kur planifikoj ditën time, përpiqem të rezervoj kohë për rrethana të pasigurta. Sepse në çdo rast, diçka ndodh gjithmonë. Edhe pse 80-90% e kohës së punës rezulton e planifikuar. Kjo rutinë e ngurtë ofron përfitime të rëndësishme për mua, megjithëse nuk është pa të meta. Personalisht më pëlqen ky sistem, megjithëse jam i detyruar të mbetem peng i tij. Nëse diçka është caktuar për një kohë të caktuar (planet përfshijnë një numër të madh njerëzish), bërja e ndryshimeve në orarin tuaj do të jetë mjaft problematike. Një situatë nga praktika - ne po kërkojmë furnizues, por doli që dy orë prezantim nuk na mjaftojnë, na duhen të paktën dy të tjera. Por "dritarja" tjetër është planifikuar vetëm pas një muaji.

Edhe pse unë arrij të zgjidh një numër të madh detyrash të ndryshme me kohën e lirë, dhe jo brenda një afati të përcaktuar rreptësisht. Për shembull, ndërsa udhëtoni nëpër qytet, mund të zgjidhni çështje të tjera përmes telefonit - falë shoferit, unë mund të zgjidh probleme shtesë.

Falë menaxhimit të kohës, kam kohë edhe për jetën time personale. Kur planifikoj vitin tim, filloj gjithmonë me planet personale dhe familjare - caktoj një datë pushimi, të cilën e diskutoj me gruan time dhe ndaj kohë për aktivitetet e mia të preferuara dhe komunikimin me djalin tim. Kur hartoj një orar, përpiqem të marr parasysh ngjarjet e punës, datat e të cilave i di paraprakisht. Prandaj, nuk i planifikoj punët e mia personale për këtë periudhë. Edhe pse ngjarjet e punës që shfaqen në të ardhmen nuk do të më heqin kohën e planifikuar për qëllime personale dhe familjare.

7 rregulla të menaxhimit të kohës

1. Imagjinoni që sot është dita juaj e fundit. Një rregull i pazakontë, por mjaft i përshtatshëm. Thjesht pyesni veten, "çfarë do të bëja nëse do ta dija që sot ishte dita e fundit e jetës sime." Ju duhet të mendoni për këtë pyetje para se të shkoni në shtrat dhe në mëngjes pasi të zgjoheni.
2. Filtro informacionin. Për të shmangur mbingopjen e trurit tuaj me shumë informacione të panevojshme, pa humbur kohë shtesë, mësoni të zgjidhni më të dobishmet, më të nevojshmet dhe përpiquni të hiqni të panevojshmen. Për shembull, mësoni të analizoni informacionin në një faqe interneti, duke u fokusuar vetëm në gjërat më të rëndësishme.
3. Eliminoni "humbësit e kohës" nga jeta juaj. Ndoshta problemi i parë që pengon kontrollin e plotë dhe përdorimin efikas të kohës. Minimizoni kohën e kaluar në rrjetet sociale, duke komunikuar në Skype ose email. Ndërsa kryeni një detyrë të dobishme, do të jetë e dobishme të fikni gjithçka që ju tërheq vëmendjen. Ju gjithashtu duhet të mbani një ditar të veçantë që tregon të gjitha aktivitetet e kota që ju marrin kohën, por nuk ju afrojnë me qëllimin tuaj.
4. Përqendrohuni nga fillimi në fund në një detyrë. Në fund të fundit, të qenit i hutuar nga disa gjëra dëmton efektivitetin e detyrës suaj. Nuk ka nevojë të shpërndani vëmendjen dhe përpjekjen duke kaluar në një detyrë të re përpara se të përfundoni atë të mëparshme.
5. Mbani tavolinën tuaj të rregullt. Njerëzit e pasur punojnë gjithmonë në një tryezë të pastër - është edhe komode dhe kursen kohë në kërkimin e gjithçkaje që u nevojitet.
6. Thuaj "JO" më shpesh. Ju duhet të mësoni t'u thoni jo disa njerëzve, detyrave, etj., nëse ato kërkojnë kohën tuaj, por nuk janë të dobishme.
7. Punoni në kohë të caktuara. Duke vëzhguar me kujdes veten, ju mund të përcaktoni bioritmet tuaja të përshtatshme gjatë ditës kur punoni në mënyrë më efikase.

Libra të dobishëm për menaxhimin e kohës

1. Lucy Jo Palladino. Përqendrimi maksimal. Si të ruani efikasitetin në epokën e të menduarit për klip. M.: Mann, Ivanov dhe Ferber, 2015. – 336 f. Shën Petersburg, 2015. - 288 f.
2. Nikolai Mrochkovsky, Alexey Tolkachev. Menaxhimi ekstrem i kohës. edicioni i 3-të. Botues Alpina, 2015. - 2014 f.

Gabimet e njerëzve që përpiqen të menaxhojnë kohën

1. Ata marrin shumë përsipër. Ju mund dhe duhet të përmirësoni aftësitë tuaja, por duhet të dini se kur të ndaloni. Në një moment të caktuar, numri i detyrave mund të bëhet shumë i madh, duke shkaktuar stres dhe konflikt. Për të parandaluar këtë problem mund të:

• Kërkoni ndihmë. Ju duhet të jeni në gjendje të kapërceni veten dhe të kërkoni ndihmë kur është e nevojshme.
• përdorni rregullin 80/20. Përcaktoni listën e detyrave kryesore që ato duhet të përbëjnë pjesën më të madhe të kohës dhe përpjekjes suaj.

2. E komplikojnë sistemin e menaxhimit të kohës. Ndonjëherë sistemi i menaxhimit të kohës rezulton të jetë shumë i ndërlikuar. Nëse sjell rezultate, shkëlqyeshëm. Përndryshe, kur shfaqen joefikasitete kohore, ia vlen të merren parasysh ndryshimet. Merrni parasysh thjeshtimin dhe racionalizimin e sistemit tuaj të menaxhimit të kohës, në mënyrë që të mos shpenzoni gjysmën e kohës duke e menaxhuar atë.

3. I zënë por i paefektshëm. Humbja e shumë kohë në detyra të padobishme dhe me prioritet të ulët është një problem serioz. Një mënyrë për t'u marrë me këtë gabim është të pyesni veten: "A do të jetë e dobishme ajo që po bëj?" Nëse përgjigja është negative, duhet të mendoni për zgjidhjen e problemeve më të dobishme. Kjo pyetje është e përsosur si një mbrojtës ekrani në kompjuterin tuaj, ose mund ta printoni në letër dhe ta vendosni në një vend të dukshëm.

4. Ata nuk pushojnë. Trupi i njeriut ka një kufi që nuk do të funksionojë pa ndërprerje. Sigurisht, mund të punoni për një kohë shumë të gjatë pa pushim, por nuk ka kuptim ta bëni këtë - efikasiteti gradualisht zvogëlohet. Nëse jeni të lodhur, mos harroni të bëni pushime - shpërblejeni veten për punën me një shëtitje, momente relaksi ose ushqim të shijshëm. Për të përcaktuar se kur saktësisht keni nevojë për pushim, duhet të eksperimentoni. Është e rëndësishme të gjesh një ekuilibër personal midis pushimit dhe punës. Dhe mos kini frikë t'i jepni vetes mundësinë për të pushuar kur keni vërtet nevojë për të.

Kopjimi i materialit pa leje lejohet nëse ka një lidhje dofollow në këtë faqe

Artikulli i mëparshëm: Sa është shpejtësia e dritës Artikulli vijues: Lëkundjet harmonike Formula e fizikës së frekuencës së lëkundjeve