Hatékony időtervezés a célok elérése érdekében. Hatékony időtervezés: az én ajánlásaim

Valószínűleg ez történik veled a végén legyen nehéz napodüresnek érzi magát, nem azért, mert fáradt, hanem azért, mert nem ért el semmilyen jelentős célt. Mindannyiunknak van erre kifogása: véget nem érő találkozások, gyakori elterelések, sürgős ügyek. De az eredmény ugyanaz - nem volt ideje megtenni semmit, amit előre eltervezött. Szóval hogyan tanulhatod meg úgy megtervezni az ügyeidet, hogy mindenre jusson időd? fontos feladatokat, család, szórakozás?

A tervezés fontossága

Ha hatékonyan és bölcsen tervezel, ez a készség lehetővé teszi, hogy:

• Értse meg, mennyi időbe telik egy bizonyos cél reális elérése.
• Ügyeljen arra, hogy legyen elég ideje a legfontosabb feladatai elvégzésére.
• Tervezzen időt az előre nem látható helyzetekre.
• Ne vállaljon túl sok olyan feladatot, amelyet nem tud elvégezni.
• Dolgozzon keményen személyes és karrier céljaiért.
• Legyen elég ideje a családra, a barátokra, az önfejlesztésre és a hobbira.
• Elérni .

Az időt nem lehet megvenni vagy lelassítani, de elpazarolhatjuk és sajnálhatjuk a múltat. A tervezés segít abban, hogy élvezze a jelent, és a jövőben is sikeres legyen.

Hogyan tervezd meg az idődet

Sok dolgot a legjobb ma és most megtenni, de a tervezés megkezdésének legjobb ideje a hét vagy hónap elején van, és ezt rendszeresen megtenni. Ha azonban szabadúszó vagy, most elkezdheted.

Több száz van belőle különböző módszerekés olyan alkalmazások, amelyek lehetővé teszik az idő hatékony tervezését. Például:

• Wunderlist
• Trello
• Todoist
• Any.do

Ezek a szolgáltatások kényelmesek, lehetővé teszik az adatok egyszerű bevitelét és fogadását Visszacsatolás grafikonok és kiegészítő információk formájában.

Határozza meg a rendelkezésre álló időt

Biztosan vannak olyan dolgaid, amelyeket minden nap csinálsz, és bizonyos időt töltesz velük. Csábító, hogy ezt is belefoglaljuk, de légy reális – tervezned kell Szabadidő. Döntse el előre, hogy mennyi szabadidőt fordít munkára, mennyit önfejlesztésre, mennyit pedig egészségre, családra, szórakozásra.

Tervezze meg fő tevékenységeit

Milyen lépéseket kell feltétlenül megtennie annak érdekében, hogy jól végezze munkáját? Ebből indulj ki, ne csináld rosszul, ne vedd el ezt az időt.

Határozza meg a kiemelt fontosságú elemeket

Ezek azok a dolgok, amelyeknek az első helyen kell lenniük, ami nem feltétlenül jelenti azt, hogy először ezeket kell megtennie (lehet, hogy ezekre egy bizonyos idő áll rendelkezésre, amely nem befolyásolja Önt). Ez azt jelenti, hogy időt kell szánni az alapos felkészülésre.

Például a legfontosabb prioritás az év tanulása. Beiratkozott egy tanfolyamra, és hetente háromszor este hattól nyolc óráig egy bizonyos helyen kell lennie. Ne hagyjon ki egyetlen leckét sem, ügyeljen arra, hogy ne késsen el a tanfolyamokról, és végezzen el minden házi feladatot, ha van. Ez az Ön legfőbb prioritása. Ne feledje azt is, hogy a tanfolyamokon való részvétel önmagában nem lesz elég, mert magas eredményeket az ember csak akkor fog elérni, ha új készségeket szövi az övébe mindennapi élet. Az angol esetében ez azt jelenti, hogy az adott nyelven könyveket olvasunk és filmeket nézünk. Lehet, hogy nem csinálja ezt minden nap, de tanfolyamokon kell részt vennie, és fel kell készülnie rájuk.

Tervezzen időt az előre nem látható helyzetekre

Az újoncok gyakori hiba a tervezés során, hogy azt gondolják, hogy minden pontosan a tervek szerint fog menni. Világunkban bárki és bármi elbukhat: emberek, körülmények, időjárás, árfolyam, kormányzati politika, saját test. Legyen tehát bölcs, és minden esetre szánjon rá néhány órát.

Tervezze meg szabad idejét

A diszkrecionális idő az az idő, amely a feladatok között marad, ha azokat a vártnál korábban fejezi be. Ez is egy szándékosan félretett időszak, amely alatt el szeretné érni céljait. Minden az Ön értékeitől és prioritásaitól függ. Néhány ember számára ez könyv olvasása vagy filmnézés lehet.

Elemezze tevékenységeit

Tervezéskor nem lesz elég megpróbálni mindent elintézni. Talán az örök egyensúlyt kell keresnie. Még a legtöbbet is sikeres emberek rendkívül rugalmasak a tervezés során – ők, testük és annak képességei, hogy hetente javítsák a teendők listáját. Feladatait is átruházhatja, segítséget kérhet, feladatokat kiszervezhet.

A tervezés mélyebb megértéséhez vegyen részt a tanfolyamon. Ebben megismerheti az alapjait, valamint kiválaszthatja az Önnek megfelelő technikát.

Sok sikert kívánunk!

Oksana Klimenko A projektmenedzsment vezető tréner-tanácsadója, a moszkvai Just Consulting „Project Management” osztályának vezetője
„Új Menedzsment” magazin, 2007. évi 11. szám

Mit kell tenned, hogy a legjobbat hozd ki magadból értékes erőforrás— idő — az optimális felhasználáshoz? Hogyan lehet megtanulni hatékonyan tervezni és pontosan követni a tervezettet? Milyen készségekre van szükség sikeres megvalósítása napi tervek?

Kezdjük egy példával. A cégvezető abban a reményben köszönti az új napot, hogy mindent meg tud csinálni, amit mára eltervezett, és ha ez sikerül, akkor jó lenne még pár találkozót beszúrni a menetrendbe, és felhívni egy fontos partnert, akivel már régóta szerettem volna beszélni, de még mindig nem sikerült. Ilyenekkel optimista hozzáállás a menedzser/felsővezető elmegy dolgozni. Bejön az irodába, belemerül az üzletbe, és hamarosan azon kapja magát, hogy nagyon problémás lesz mindent ma megtervezni. Sürgős problémák merülnek fel, amelyek azonnali megoldást igényelnek, és a terv a felismerhetetlenségig megváltozik. A feladatok hógolyója lavinává fajul, katasztrofálisan hiányzik az idő, és a munkanap végén az önmagával elégedetlen menedzser holnapra halasztja mindazt, amire ma nem volt ideje.

Van olyan vélemény, hogy ha a terv nem valósul meg száz százalékosan, akkor eredménytelenül dolgozunk. Ez az egyik nagyon elterjedt mítosz a tervezéssel kapcsolatban, és természetesen, mint minden mítosz, ez sem állítja magát igaznak. Először is meg kell értened ezt a terv nem dogma, hanem folyamatosan változó menedzsment eszköz. Egyetértek azzal, hogy amikor hirtelen megváltozik az időjárás, azt mi is tapasztaljuk néha negatív érzelmek: vagy túl meleg van, vagy rosszkor jött az ősz esővel és széllel, vagy a kelleténél korábban olvadt el a hó... De az időjárás még változni fog - hangulatunktól függetlenül. És ezt természetesnek kell vennünk. Így van ez a tervezéssel is. Minél nyugodtabban reagálunk a tervek folyamatos módosításának szükségességére, és annál hamarabb ismerjük fel axiómaként, hogy A terv mindig változik a végrehajtás során, annál sikeresebben tudjuk megvalósítani.

Osztályozza az összes tevékenységét

Számos hatékony tervezési módszer létezik róluk, és speciális képzések, szemináriumok készültek róluk. Mindezt meg lehet és kell tanulni. Úgy is ismert mint különböző típusok tervezés, amelyek között a leggyakoribb a stratégiai, taktikai és operatív vagy aktuális. Az operatív tervezésnek csak néhány, külön figyelmet érdemlő aspektusával foglalkozunk. Mert a napi stressz és túlterheltség okozza a legnagyobb stresszt a menedzser napirendjében. Hogyan lehet ezt elkerülni? Tekintsünk több olyan besorolást, amely segíti a vezetőt a napi tervezés tudatosabb és pontosabb elvégzésében.

A tervezés egyik módja munkanap szerint:

• reggel (mit kell tenni a munkanap legelején);
• nap (a nap első és különösen a második felére vonatkozó feladatok);
• este (a munkanap végén vagy akár a végén megoldható kérdések).

Vagyis az összes holnapi feladat három blokkba van csoportosítva személyiségtípusodtól függően („reggeli ember vagy éjszakai bagoly”). A jelentős erőfeszítést igénylő feladatokat akkor lehet a legjobban megoldani, ha teljesítménye a legmagasabb.

A következő módszer az tevékenység típusa szerint:

• betűk;
• dokumentumokkal dolgozni;
• a vállalaton belüli tanácskozási tevékenységek (munkaértekezletek, értekezletek stb.);
• vállalaton kívüli tanácskozási tevékenységek (partnerekkel, beszállítókkal, ügyfelekkel stb. folytatott megbeszélések, tárgyalások).

Ezzel az osztályozással a következő napi munka mennyiségének meghatározásakor egyrészt felmérheti, hogy melyik típusú feladatokat végezték el a legtöbbször, másrészt pedig módosíthatja azokat úgy, hogy a monotónia megszűnjön. Ideális esetben a vezetőnek bizonyos órákat kell kijelölnie a levelekkel és egyéb dokumentumokkal való munkára, és meg kell jelölnie azokat a munkatervben.

A napi feladatokat is rendezheti gazdálkodási területek szerint:

• pénzügy;
• értékesítés;
• Termelés;
• marketing;
• személyzeti menedzsment stb.

A lista összeállítása a társaság tevékenységi típusának megfelelően történik. Ennek (a listának) elég teljesnek kell lennie ahhoz, hogy semmiről se feledkezzünk meg, és mindent figyelembe vegyünk. Mit fog elérni egy ilyen tervezés? Először is, minden soron következő tevékenység (értekezletek lebonyolítása és azokon való részvétel, dokumentumok készítése és elemzése) egyértelműen összefüggésbe hozható az irányítási területtel, ill. adott személyek akik ezekkel az ügyekkel foglalkoznak és azok végrehajtásáért felelősek. És ez viszont lehetővé teszi, hogy feladatokat állítson be beosztottjai számára - (mondjuk felkészülni szükséges információ találkozásra). Másodszor, egy hónap elteltével lehetőség nyílik például annak elemzésére, hogy melyik terület kap elég figyelmet és melyik kevesebb, és megtudhatja az okokat. És végül, egy ilyen elemzés lehetővé teszi, hogy a jövőben egyenletesebben és célirányosabban tervezze meg munkáját.

Figyelembe véve azt a tényt, hogy minden folyamat bizonyos szakaszokon megy keresztül, a napi ügyek egy másik osztályozási típusát különböztethetjük meg - a folyamat szakasza szerint:

• beavatás (minden olyan dolog, amit el kell kezdeni, vagyis be kell indítani);
• tervezés (fejlesztés alatt álló és terveket igénylő események);
• végrehajtás (olyan dolgok, amelyeket most hajtanak végre);
• elemzés (dokumentumokkal, jelentésekkel való munka, valamint egyéb mentális jellegű problémák megoldása);
• ellenőrzés (egyes részlegek és alkalmazottak munkájának ellenőrzésére, a projektek végrehajtásának nyomon követésére irányuló események stb.);
• befejezés (befejezendő dolgok).

Most két, az Ön számára legkényelmesebb és legérthetőbb besorolást kell kiválasztania, amelyek a munkanap tervezésének leghatékonyabb eszközeivé válhatnak.

Példaként nézzük meg az esetek kezelési terület és folyamatszakasz szerinti rendezését.

Készítünk egy táblázatot (lásd lent). Az első oszlopban megadjuk a folyamat szakaszait, az első sorban - a menedzsment területeit. A soron következő feladatokat a kereszteződés celláiba helyezzük. Különféle markerek használata is kényelmes, bizonyos betűkkel és színekkel megjelölve az eseményeket. Betűkkel jelölheti ki a kívánt napszakot: U - reggel, D - délután, V - este. Tud különböző színek prioritás (piros - nagyon fontos, sárga - fontos, zöld - kevésbé fontos).

Fontos, hogy egy ilyen mátrixot fokozatosan töltsön ki a nap folyamán, ahogy a feladatok felmerülnek. Kész formában átviheti a teendőmátrixot asszisztensére, hogy módosítsa a következő napi ütemtervet, vagy megteheti ezt saját maga is. Így a kaotikus teendőlista helyett egy kényelmes és vizuális strukturált táblázatot kap. Nem marad más hátra, mint összefüggésbe hozni velük bizonyos napokonés órákig.

Talán két másik besorolási típust választ, amelyek alkalmasabbak az Ön számára. Mindenesetre az egyszerre két síkban való tervezés sokat ad nagyobb hatást mint a szokásos hosszú, munkaidőbe alig zsugorítható teendők listája elkészítése.

Javítsa és fejlessze tervezési készségeit

Nem titok, hogy a sikeres tervezéshez bizonyos készségekre van szükség. Ez a fő dologra, az építkezésre összpontosít logikai láncok, a gondolkodás rugalmasságának előtérbe helyezése, a nagy mennyiségű információval való munka, a teljes kép szisztematikus látásmódja stb. Ha a nap folyamán változások következnek be az ütemtervben, akkor jól jön az a lehetőség, hogy gyorsan és egyszerűen válthasson egyik témáról a másikra, néha az előzőhöz nem kapcsolódóan. A kis- és középvállalatoknál ilyen kép figyelhető meg. A menedzser a dokumentumokkal dolgozik, minden figyelmét a fontos pénzügyi mutatókat tartalmazó beszámolóra összpontosítva bizonyos időszak. És hirtelen bejön például egy osztályvezető az irodába, és, mint a híres orosz vígjátékban, az ég felé emeli a kezét, és így kiált: „Főnök! Minden elveszett!" Ezt követően izgalmát nehezen fékezve elmondja, hogy a munka a kudarc szélén áll, szinte lehetetlen bármin változtatni, és minden remény a vezetőben van. Néhány másodperc alatt át kell váltania a jelentésről az osztályra, elemeznie kell a helyzetet, és gyorsan meg kell hoznia a hatékony vezetői döntést.

Lehetséges olyan folyamatos tervezési készségek fejlesztése, amelyek segítenek megbirkózni a tervek váratlan változásaival? Adjunk egy sorozatot egyszerű gyakorlatok, melynek célja, hogy megtanulják hatékonyan tervezni és eligazodni az aznapra tervezett feladatok elvégzésének folyamatában. Mindegyik néhány percet vesz igénybe (pl. összetett feladatok közötti szünetekben is elvégezheti), és többé-kevésbé rendszeres edzéssel jelentősen növelheti a feladattervezés hatékonyságát.

Gyakorlat"Cél". Ez a gyakorlat fejleszti az egy fontos dologra való koncentrálás képességét. Rajzolj egy papírlapra egy nagy céltáblát – mint egy lőtéren. Rendezd véletlenszerű sorrendbe a következő nap feladatait a célpont köreibe, hagyd szabadon a középpontot. Távolabbi ügyek is elhelyezhetők egy lapon a célterületen kívül. Minél több különböző dologra és eseményre emlékszel, annál jobb. Most nézzen a célpont közepére, és összpontosítsa figyelmét egy dologra. Tartsa rajta a figyelmét egy percig. Ezután fordítsa a tekintetét a lap többi jegyzetére, mintha oldalról figyelne, és ezzel adjon magának egy kis pihenést. Nézze meg ismét a célpont közepét, és koncentráljon valamilyen más feladatra, szintén egy percig. Így azáltal, hogy felváltva egy dologra koncentrál és sok más dologra figyel, jól képzett lehet abban, hogy kiemelje a legfontosabbat, és elvesse a lényegtelent, ami lehetővé teszi, hogy a tervezés során gyorsan meghatározza az elsődleges és legfontosabb feladatokat.

Gyakorlat"TV váltás" Ezt az egyszerű és pszichológiai szempontból jól ismert eljárást „gomb-szindrómának” nevezik. Képzeld el gondolatban, hogy a kezedben van egy TV távirányító. Próbálja „átkapcsolni” gondolatait egyik témáról a másikra – minden alkalommal, amikor megnyom egy gombot egy képzeletbeli távirányítón. Válassza ki az Ön számára kényelmes váltási ütemet. Eleinte ezt lassan, majd fokozatosan felgyorsíthatja. Opcióként váltogathatja a dolgokon való gondolkodás időtartamát. A lényeg az, hogy a „távirányító gombja” jelzést jelent, hogy témáról témára váltson. Így megtanulja gyorsan átirányítani a figyelmét egyik kérdésről a másikra anélkül, hogy hosszabb időre elakadna egy témában.

Gyakorlat– Kösd össze a szavakat. Kreatív feladatok gondolkodási rugalmasságot követelnek meg az előadótól. A szokásos gondolkodásmód nem a legjobb asszisztens az optimális megoldás kidolgozásához, és nem valószínű, hogy elősegíti a kívánt eredmények elérését. A kreativitás és a spontaneitás ugyanolyan fontos összetevői a hatékony gondolkodási folyamatnak, mint a következetesség és a következetesség. Ezeket a képességeket játékokon keresztül fejlesztheted. A feladat a következő: egy olyan szópárban, amelyek teljesen függetlenek egymástól, meg kell találni valami közös dolgot. Először is készíthet egy listát a szópárokról (5-6 pár), majd egyesével próbálja megtalálni a közösséget mindegyikben. Például „krokodil” és „uralkodó”. Mi bennük a kozos? Egy másik lehetőség, hogy mindkettő lehet zöld. Az ilyen tréningek fejlesztik a gondolkodás rugalmasságát és segítik a problémák optimális megoldását minimális idő alatt.

Gyakorlat"Fa". Gyakran a prioritások helyes felállítása érdekében mindent meg kell tervezni a fontosság vagy az alapvetőség elve szerint: szilárdakat, amelyek alapján minden mást végrehajtanak, és kicsiket, de szükségeseket is. Rajzolj egy fát egy papírra, a gyökerektől a levelekig. És osztja el a feladatokat a következő módon: gyökerek - alapvető, fő prioritási ügyek; törzs - stratégiai fejlesztési irányok; fióktelepek - a menedzsment vagy az egyes üzleti területeken végzett tevékenységek; levelek - konkrét feladatok.

Miután megkapta az információ vizuális megjelenítését, folytassa a további munkával - tegyen pontosításokat, válassza ki az egyes területeken dolgozó személyzetet, meghatározott feladatokat stb.

Tervezz naponta, folyamatosan, fejleszd képességeidet, fejleszd képességeidet, találj ki új módszereket és módszereket. Tedd a tervezési folyamatot pozitív és kreatív élménnyé. Sok sikert a tervezéshez és az üzlethez!

Mindannyiunknak vannak olyan helyzetei, amikor panaszkodni kezdünk, hogy semmi dolga. Az ilyen problémák elkerülése érdekében hatékony időtervezést kell alkalmaznia, ahelyett, hogy elhamarkodottan végezné el feladatait. Figyelmébe ajánlom javaslataimat, hogyan tervezze meg az idejét úgy, hogy mindig mindent tudjon intézni.

Én személy szerint hosszú évek óta nem láttam az életemet napi terv nélkül. Tovább Ebben a pillanatban Háromon dolgozom egyáltalán nem rokon barát Egy barátommal dolgozom, van időm a családomra szánni, időnként elmegyek nyaralni a természetbe, ugyanakkor nem buktam el semmit.

Természetesen vannak időszakok, amikor a munkatevékenység alábbhagy, előre nem látható nehézségek lépnek fel, azonban alapvetően a terveim elmaradásának abszolút objektív okai vannak - megbetegedtem, megváltoztam. funkcionális felelősségek munkahelyen stb.

Az időtervezés alapszabályai

Ha nem tudja, hogyan kell időt betervezni, az ajánlásaim biztosan hasznosak lesznek az Ön számára. Hadd mutassam be őket listaként:

1. Az első dolog, amire mindenképpen ügyelnie kell, egy teendőtervező beszerzése. Ez lehet egy jegyzettömb, egy tervező a telefonon, a számítógépen stb. A fő követelmény az, hogy a tervezési eszköz mindig a szeme előtt legyen.

Ezekre a célokra használom jegyzetfüzet telefonon. Ez nagyon kényelmes, mert tanulmányozhatja tervét a buszon, a munkahelyén, az üzletben, vagyis bárhol is van.

Elég gyakran látom, hogy barátok és rokonok a falra vagy a hűtőszekrényre tűzött teendőlistákat használnak. Ez egy jó lehetőség, ha dolgozik, vagy otthoni tervet készít.

BAN BEN másképp Amikor kimész a szabadba, minden munkád a faladon vagy a hűtődön marad, így annak a valószínűsége, hogy nem lesz időd megtenni valamit, vagy elfelejted, majdnem 100%.

1. Feltétlenül írja le a terv pontjait. Például, ha sportol, akkor a „sport” vagy az „edzés” kifejezések hozzáadása a teendők listájához teljesen helytelen. Ne légy lusta a tervet részletesebben leírni, például „30 fekvőtámasz”, „5 perc bemelegítés”, „10 felhúzás” stb.

Kérdezi, mi értelme az ilyen ütemezéseknek? Minden nagyon logikus. Egyetlen „sport” szót áthúzni sokkal könnyebb, mint figyelmen kívül hagyni az apró tennivalók teljes listáját. Ennek köszönhetően sokkal gyakrabban és jobban fogsz sportolni, ha részletesen megtervezed az idődet.

1. A jól kidolgozott terv nem csak egyszeri, hanem mindennapi feladatokat is magában foglal. Előfordul, hogy az emberek nem írnak bele a terveikbe a mindennapi élettel, boltba járással stb. kapcsolatos dolgokat. Ha folyamatosan elhanyagolod ezeket a feladatokat, akkor nagyon hamar rájössz, hogy a koszban élsz, félkész ételeket eszel, és már régóta nem végezte a napi reggeli gyakorlatokat. Szerintem nem kell sokáig magyarázkodni, hogy ezek a változások hogyan befolyásolják az életed minőségét.

Ha a tervezés nem működik

Ha a tervezés nem hozza meg a várt eredményeket, akkor valamit rosszul csinálsz, vagy még nem alakult ki a tervezés szokása. Soha ne add fel.

Már egy hónap tervezés után sokkal könnyebbé válik a dolgod, és egy év a tervek használata után olyan eredményt érsz el, hogy tanácsokat tudsz majd adni másoknak.

A cikkben az időgazdálkodás témájával kezdtünk foglalkozni, most pedig a tervezés szabályairól.

Ahogy Benjamin Franklin mondta: „Az idő pénz.” Több mint 250 éve használjuk ezt az axiómát.

Néhány modern üzleti filozófus azonban úgy véli, hogy az idő és a tőke az egyenértékű fogalmak csak két okból:

• az idő és a pénz korlátozott erőforrások;
• időnek és pénznek ára van.

Sokak szerint az idő sokkal értékesebb, mert:

• pénzért nem kaphat több időt;
• senkinek nincs több vagy kevesebb ideje nálad.

„Pontosan annyi időd van, mint Michelangelónak, Leonardo da Vincinek, Thomas Jeffersonnak, Pasteurnek, Helen Kellernek, Albert Einsteinnek” – Jackson Brown;

• pénzt lehet kölcsönkérni, de időt soha nem lehet kölcsönkérni;
• a pénzt holnap el lehet költeni, de az időt csak ma.

Annak ellenére, hogy az idő és a tőke egyenértékűsége kérdésében eltérnek a vélemények, nyilvánvaló, hogy az üzleti élet bármely területén korlátozott az idő, és a tervezés hatékony eszköz kezelni ezt a felbecsülhetetlen értékű erőforrást.

… „A tervek haszontalanok, a tervezés felbecsülhetetlen” Dwight David Eisenhower, az Egyesült Államok 34. elnöke.

Tehát ha a legtöbbet szeretné kihozni az idejében rejlő lehetőségekből, ne feledjen néhány alapvető dolgot tervezési szabályok.

Alapvető tervezési szabályok:

1. Soha ne kezdje a napot, ha még nem tervezte meg papíron.

Ha a célod nincs leírva, akkor az egyáltalán nem létezik. A tervezett feladatok listája egy térkép, amely nem engedi, hogy elhagyja a célhoz vezető utat, vagy letérjen arról.

2. A tervezett feladatok írásos listájával való munka a tervezés első napjától kezdve növeli tevékenységeinek általános hatékonyságát.

Este készíts egy listát azokról a feladatokról, amelyeket másnap el kell végezni. Ennek köszönhetően mindig tudni fogja, hol kezdje a napot.

3. Egész nap dolgozzon a listán.

Ha van ilyen új feladat, vegye fel a prioritás figyelembevételével a korábban ütemezett feladatokhoz képest. A listán szereplő másik feladat elvégzése után feltétlenül húzza át. Ettől elégedett lesz a munkájával, lelkesedést és inspirációt ad a következő feladatok elvégzésére.

4. Tervezz magasról alacsonyra, hosszúról rövidre, tól életcél az aznapi tervhez.

Minden feladathoz adjon meg egy rögzített határidőt, hogy mikor kell elvégezni. ..."Egy teljesített produktív feladat ötven félkész feladatot ér." – Malcolm Forbes.

5. Egy összetett feladatot mindig apró részfeladatokra ossza fel.

Egy döntési fa segít itt, hol kulcsfontosságú feladat egy fa, megvalósításának részfeladatai pedig ágak. Folytassa az elágazást, amíg a teljes feladat elvégzésének folyamata egyszerűvé és átláthatóvá nem válik. Sokat segít itt a MindManager, melynek segítségével könnyedén készíthetsz interaktív vizuális gondolattérképet.

Mielőtt bármit is csinálna, emlékezzen az alapokra tervezési szabályokat Nem felejtem el 10/90 szabály: A feladat megkezdése előtti tervezéssel töltött idő 10%-a a megoldásra fordított idő 90%-át takarítja meg. És a sikered garantált!

És végül egy rövid videó az időgazdálkodásról Stephen Covey-tól, vezetési és életvezetési szakértőtől, tanártól és szervezetirányítási tanácsadótól.

HOGYAN KELL MINDENT CSINÁLNI VAGY HATÉKONY IDŐTERVEZÉS

Milyen gyakran hiányzik ideje a munkafeladatok elvégzésére? És miért marad ilyen az időtervezés? nehéz feladat? A tervezés során a leggyakoribb akadály, amellyel szembesülünk, az idő érzékelése. Ezért a legelső lépés az időgazdálkodás művészetének elsajátítása felé az, hogy kritikusan megvizsgáljuk, hogyan észleljük és kezeljük az idejüket.

Az időbeosztás elemzéséhez javaslom ezt a gyakorlatot a befejezetlen mondat módszerével.

Gyakorlat 1. Mi működik az Ön javára?

Folytatni a következő kijelentéseket a lehető legrészletesebben:

1. Nem számít, mennyire elfoglalt vagyok, találok időt ___________________________________
2. Pontosan tudom, mennyi időbe telik ____________________
3. Mindig késedelem nélkül kezdem a ____________________________________
4. Soha nem kések el __________________________________________________
5. Mindig elfoglalt vagyok _____________________________________________
6. Könnyebben betartom a határidőket, ha ______________________________
7. Azok a dolgok, amelyeket könnyen átruházok másokra: _________________________

Most tekintse át a válaszait, és határozza meg, milyen új dolgokat tanulhat meg magáról. Kérdezd meg magadtól, hogy miért vagy jó ezekben a feladatokban. Miért működik ez? Azért csinálsz bizonyos dolgokat, mert élvezed? Vagy azért, mert sikeresen foglalkozol velük? Lehet, hogy engedsz a külső nyomásnak ("Ha nem teszem ezt, kirúgnak, ezért mindig foglalkozom vele") vagy befolyásnak belső telepítések("Ha nem teszem ezt, nem leszek elégedett magammal.")? Kérdezd meg magadtól, hogy pontosan mi motivál ezekre a feladatokra.

Mindannyiunknak vannak olyan akadályai, amelyek megakadályozzák, hogy hatékonyan gazdálkodjunk az időnkkel. Ezért fontos tudni, hogy mi vezet a céltalan pazarláshoz. Talán az időpazarlás főbb forrásainak listája segít az időtartalék meghatározásában.

2. gyakorlat. Az időpazarlás forrásai

Állítsd az időveszteségedet a számodra fontossági sorrendbe.

1. Felesleges telefonhívások.
2. Internet: közösségi média, chatek, fórumok, játékok.
3. Nem tervezett látogatók.
4. A prioritások hiánya a feladatokban.
5. Rosszul szervezett információcsere az osztályok között.
6. Technikai problémák a számítógéppel vagy a munkaprogramokkal.
7. A szervezeti tervezés hiánya.
8. Képtelenség meghallgatni másokat.
9. Az elkerülhető hibák kijavítása.
10. Határozatlanság.
11. rosszul szervezett és koordinálatlan találkozók.
12. Rendetlenség az asztalon.
13. Túlzott irodai bürokrácia

Most, hogy látta, milyen tényezők vehetik igénybe az idejét, kérdezze meg magát következő kérdés: "Mi nem működik?"

Ezt a gyakorlatot bent végezheti el szabad forma vagy használja az alábbi befejezetlen mondatokat.

3. gyakorlat. Mi nem működik?

Folytassa a következő kijelentésekkel. Adjon meg minél több példát.

1. Soha nincs időm ____________________________________________________________
2. Túl sok időt töltök a _____________________________________________
3. Nincsenek egyértelműen meghatározott céljaim _________________________
4. Egész nap akarok és tudok tanulni _____________________________________________
5. Mindig alábecsülöm azt az időt, ami ahhoz kell, hogy ______________________________
6. Mindig halogatom a kezdést __________________________________________________
7. Gyakran kések________________________________________________________

Válaszok a „Mi nem működik?” gyakorlatban. listája lesz arról, hogy mit kell javítania. Gyakran tekintse vissza ezt a listát, hogy megállapítsa, milyen messzire jutott el céljai elérése felé.

Néha rosszabbul teljesít bizonyos feladatokban, mint másokban, de nem azért, mert hiányoznak a készségei, hanem a személyes preferenciák és a konkrét feltételek miatt, amelyek között el kell végeznie ezeket a feladatokat. Akár észreveszi, akár nem, mindannyiunknak vannak bizonyos preferenciái azzal kapcsolatban, hogy mikor és hogyan kell fellépni különböző feladatokat vagy üzlet. Ha odafigyelünk preferenciáinkra, sokkal könnyebben megvalósítjuk, amit elterveztünk.

4. gyakorlat. Az Ön preferenciái az időtervezési folyamatban

Írja fel az alternatívák alábbi listáját egy papírra, és jelölje be, melyiket szeretné.

A legtöbb esetben inkább:

Dolgozzon másoktól függetlenül

Dolgozz együtt csapatként

Koncentrálj rá rövid időszakok idő

Koncentráljon hosszú ideig

Egyszerre egy dologra koncentrálj

Multitask (több dolgot csináljon egyszerre)

Elfoglalt munkarend

Lassú és egyszerű ütemezés

Tervek és kiszámíthatóság

Meglepetés és spontaneitás

Szigorú határidők

Hosszú idő a feladat elvégzéséhez

Gondolkodjon sokáig egy feladat elvégzésén

Hozz gyors döntéseket

Ezekre a kérdésekre nincs jó vagy rossz válasz. Az számít, hogy a válaszaid milyen eredményeket tudnak elérni nagyobb megértés okai annak, hogy mi működik és mi nem. Ezek az információk segítenek megtervezni az Ön számára legmegfelelőbb és leghatékonyabb munkafeladatok elvégzésének ütemezését.

Tervezési módszerek

Nagyon sok időtervezési módszer létezik. Először is azt javaslom, hogy fontolja meg a leggyakoribbakat:

• · Egyszerű tervezési módszer. Minden elvégzendő dolgot rögzítenek egy naplóban vagy szervezőben, amint megérkeznek. A feladatokat általában egy oszlopba tervezzük és számozzuk.
• · Elsőbbségi ütemezési módszer . Ez a módszer nagyon hasonló az előzőhöz. A különbség az, hogy az ügyeket fontosság és sürgősség szerint rangsorolják.
• · Hat probléma módszer . Minden, amit a közeljövőben meg kell tenni, le van írva. Ezek közül kiválasztják a 6 legfontosabbat, amit holnap meg kell tenni. Számozd meg a feladataidat csökkenő fontosság szerint, és írd le a naplódba! Reggel kezdje el a dolgokat fontossági sorrendben csinálni.
• · D. Eisenhower módszere. A fontosságtól és sürgősségtől függően az ügyeket négy fő blokkba sorolják: A, B, C, D.

Feladatok A - sürgős/fontos

Feladatok B - sürgős/nem fontos

Feladatok C - nem sürgős/fontos

Feladatok D - nem sürgős/nem fontos.

A. Sürgős és fontos feladatok először és önállóan kell elvégezni. Soha nem delegálják őket másokra.

B. Sürgős és lényegtelen feladatok. Ha ez nem annyira fontos, de mégis nagyon sürgősen el kell végezni, akkor ezeket a feladatokat átruházhatja valamelyik kollégájára.

C. Nem sürgős vagy fontos. Tekintettel arra, hogy nem túl sürgős, gyakran egy bizonyos időre félreteszik a dolgokat, mert... más fontos, sürgősebb és kevésbé fontos feladatokkal lehet elfoglalva. A veszély az, hogy ezek a feladatok hirtelen nagyon sürgőssé válnak. Végezzen el minden feladatot időben, anélkül, hogy a nem sürgős feladatok sürgőssé válnának.

D. Nem sürgős vagy fontos. Sokan panaszkodunk, hogy nincs elég időnk, és mégis sok időt töltünk éppen ezekkel a dolgokkal. Ha valóban meg kell tennie őket, a lehető legkevesebb időt szánjon rájuk.

• · A 80/20 elv vagy a „Pareto-szabály”. Megállapítást nyert, hogy az I. kategóriás feladatok 20%-os ráfordítással (ráfordított idővel) az eredmények 80%-át, a II. kategóriájú feladatok pedig 80%-os időráfordítással 20%-os sikert (eredményt) biztosítanak.

1. Értsd meg, hogy az időgazdálkodás nem mítosz. Nem számít, mennyire szervezett vagy, van egy nap 24 órája. Az idő múlása nem változik. Valójában csak annyit tehetünk, hogy úgy szervezzük meg magunkat, hogy a rendelkezésünkre álló időt hatékonyan tudjuk kihasználni.

2. Találja ki, hol vesztegeti az idejét. Sokan közülünk nem veszik észre „időpazarlásunk forrásait”. Tekintse meg és alakítsa ki valódi képét az időfelhasználásról. Ez az első lépés a hatékony tervezéshez.

3. Készítsen tervet a munkanapjára. Tervezze meg a következő napi tevékenységeit előző este. Tekintse át a listát, mielőtt elkezdi a napot. A listának általánosnak kell lennie, és egy papírlapra kell elhelyezni, nem pedig szétszórt papírdarabokra. A nap végén számolja meg az elért eredményeit. A befejezetlen feladatokat helyezze át másnapra, és próbáljon az elsők között elvégezni azokat.

4. Válassza ki időgazdálkodási eszközét , ami kényelmes lesz az Ön számára: napló vagy szervező, és minden feladatot és tervet írásban rögzítsen. Lehetőség szerint mindig vigye magával a tervezőjét, mert... nem tudhatod, mikor kapsz egy bizonyos feladatot.

5. Állítsa be a prioritásait. Minden napnak az aktuális feladatai rangsorolásával kell kezdődnie. Értékelje a feladatait az egyik segítségével fenti módszerek időtervezés.

6. Bontsa fel a nagy feladatokat részekre vagy lépésekre. Ebben az esetben nem fognak elárasztani léptékükkel, sürgősségükkel és jelentőségükkel. Az az érzés, hogy a feladat túl nagy, túlterheltséget és zavarodottságot eredményez.

7. Ne halassza későbbre. Ha minden feladatát időben elvégzi, azok nem igényelnek felesleges erőfeszítést és időt öntől. Természetesen ügyelnie kell arra, hogy a rutin és az aktuális ügyek ne takarják el igazán fontos feladatait, céljait.

8. Határozzon meg konkrét határidőket. Ez segít abban, hogy bölcsebben használja fel az idejét. A munkája pontosan annyi időt vesz igénybe, amennyit rászán. Ha nem ad meg konkrét határidőket, akkor a szükségesnél tovább tarthat.

9. Tisztítsa meg az íróasztalát. Csak a legszükségesebb dolgokat szabad az asztalon tárolni. Tisztítsa meg asztalát a felesleges dolgoktól és papíroktól. Mindennek a helyén kell lennie, hogy ne kelljen időt vesztegetnie ennek vagy annak a dokumentumnak a keresésére.

10. Felelősségek átruházása. Az idő hatékony felhasználása érdekében a munkateher egy részét másokra kell ruháznia. Csak delegálás egyszerű feladatokat segéd jellegű, mert a stratégiai és fontos feladatokat önállóan kell ellátni.

Ezeket az ajánlásokat felhasználva hatékonyan gazdálkodhat az idejével tetszés szerintés ne legyen a körülmények túsza. Az idő felbecsülhetetlen értékű erőforrás. Ha elvesztetted valahogy, akkor örökre elvesztetted, ezt a pillanatot nem lehet visszaadni. Ez más lesz, de ezek más lehetőségek. Ne feledje, hogy a „tegnap” már elmúlt, a „holnap” még nem jött el. Neked csak „ma” van, tehát használd hatékonyan és hatékonyan magad és a Vállalat érdekében.