Segít fejleszteni önmagad és a tiédet. Hogyan készítsünk önfejlesztési tervet, és összpontosítsunk arra, amire szükségünk van

Soha nem fog elkésni a vonatról, ha életében legalább egyszer lekéste.
J.K. Chesterton

Munka közben minden nap vagy határidőket szabsz meg, vagy megbeszéled azokat. A határidők fontosak, és mindannyiunknak megvannak. Szinte minden munkának megvan a határidő.

Hogyan kerüljük el a hibákat a munkavégzési határidők meghatározásakor?

Egyes határidők nyilvánvalóak, mert egy munkát egy bizonyos időpontig be kell fejezni, és egy másik munka előfeltételévé kell válnia. Például a havi jelentéseket minden hónap végén be kell nyújtani, hogy a könyvelő személyzet figyelemmel kísérhesse a szervezet általános teljesítményének minőségét. Az egyéb határidők önkényesek. Például irattárak elemzése: itt is beállíthatsz magadnak egy számodra reálisnak tűnő határidőt, de ha nem tartod be, akkor semmi rossz nem történik.

A határidők kitűzése során felmerülő problémák fő oka az, hogy vagy egyáltalán nem kapcsoljuk össze a valósággal, vagy egyetértünk azokkal, amelyeket felkínálnak, anélkül, hogy átgondolnánk a történések értelmét.

Hogyan tanulhatom meg betartani a határidőket?

A határidők betartása érdekében próbálja meg betartani azokat szabályokat követve:

• Amikor felkérik, hogy tartsa be a határidőt, nézze meg a teendők listáját, és nézze meg, hogy valóban talál-e időt a munka elvégzésére anélkül, hogy elmulasztja a határidőt.
• Soha ne használja a „lehető leghamarabb” kifejezést. Ez értelmetlen. Ha sok papírmunkája van a „lehetőleg leghamarabb” felirattal, akkor nem tudja, mivel kezdjen először foglalkozni, és tegyen, amit akar. Mindig adjon meg az embereknek egy konkrét dátumot és időt, és ennek indokát. (Például beszéljen kudarcának következményeiről. Ezt még a felső vezetés és az ügyfelek is értékelni fogják).
• Miután megkapta a „lehetőleg leghamarabb” megjelölésű dokumentumot, hívja fel a feladót, és tudja meg, hogy pontosan mikor kell jelentést tennie.
• Ugyanez vonatkozik a „sürgős” szóra is. Milyen sürgősségi fogalomból induljunk ki? Nem tudod, miből indulj ki. Ezért itt is tüntessen fel egy konkrét dátumot és időpontot, valamint a határidő elmulasztásának okait/következményeit. Ha „sürgős” megjelöléssel ellátott valamit kap, hívja fel azt, aki küldte, és derítse ki, mikor kell valóban megtenni.
• Ha olyan dokumentumot küld valakinek, amelyet vissza szeretne kapni, vagy csak választ szeretne kapni, mindig jelölje meg a válaszadás határidejét, és ha szükséges, a határidő okát.
• Ha üzenetet hagy az üzenetrögzítőn, tüntesse fel a szükséges művelet elvégzésének határidejét és a határidő kitűzésének okát.
• Ha van határidő, előzetesen ellenőrizze a munka elkészültét (nem a utolsó pillanat!). Tudja, hogy még nem kapta meg a munka eredményét, és valószínű, hogy a munka még nem készült el. Azáltal, hogy „közelebb tolsz” egy személyt a futamidő lejártához, előkészíted a terepet a dühödre, az ő részéről pedig a védekezésre.
• Írd fel a halogatások listájára, hogy mikor kell ellenőrizni a haladást az esedékesség előtt.
• A határidők meghatározásakor tájékoztassa az embereket, hogy nyomon fogja követni a munkát. Ezt megteheti udvariasan, ha például azt mondja: „Kedden felhívlak, megkérdezem, hogy vagy (ha van valami nehézség), stb.” Ezen kevesen fognak megsértődni. Inkább szívesen fogadják.

Tervezés az Alpok módszerével

Évről évre egyre felkészültebbek vagyunk
hogy elérje törekvéseit. De mi a célunk?
Lawrence Peter

Mi az Alpok módszere?

Az Alpok módszere viszonylag egyszerű, és néhány gyakorlat után átlagosan legfeljebb 10 percre lesz szüksége a napi terv elkészítéséhez.

A módszer öt szakaszból áll:

1. írási feladatok;
2. a tervezett intézkedések időtartamának értékelése;
3. időfoglalás (60:40 arány);
4. döntések meghozatala a prioritásokról és az átcsoportosításokról egyedi tranzakciók;
5. ellenőrzés (elszámolás a meg nem történtekről).

Mit nyújt az Alpok módszere?

Az Alpok módszer alkalmazása a következő fő előnyöket nyújtja:

• A legjobb hangulat a következő munkanaphoz.
• A következő nap tervezése.
• A napi feladatok világos megértése.
• A nap menetének megszervezése.
• A feledékenység leküzdése.
• Koncentráció a legfontosabbra.
• A „papír” munka mennyiségének csökkentése.
• Döntéshozatal a prioritások meghatározásáról és az átcsoportosításról.
• Csökkentse a rendetlenséget és a nem kívánt megszakításokat.
• A stressz és az idegi feszültség csökkentése.
• Javított önkontroll.
• Fokozott elégedettség és motiváció.
• Időnyereség a módszeres munkaszervezésnek köszönhetően.

Időtervezési technikák és módszerek sikeres alkalmazásával tudományos szervezet munkaerővel, napi 10-20%-át takaríthatja meg!

Hol kezdjem a tervezést az Alpok módszerével?

Az első szakasz a feladatok előkészítése. Ehhez írja le a „Napterv” űrlap megfelelő címsorai alá mindazt, amit másnap meg szeretne vagy tennie kell:

• feladatok a teendők listájából vagy a heti (havi) tervből;
• előző nap teljesítetlen;
• hozzáadott esetek;
• határidők, amelyeket be kell tartani;
• visszatérő feladatok.

Ehhez használjon rövidítéseket típusának megfelelő tevékenységek vagy címsorok a „Napterv” űrlapon, például:

IN- látogatások, találkozók;

D -ügyek delegálása;

TO- ellenőrzés;

P- folyamatban, akcióban;

PC- utazások, üzleti utak;

PR- írásbeli munka, üzleti levelek, diktálás;

VEL- titkár;

T- telefonbeszélgetések;

H - az olvasás folyamata (riportok, körlevelek, újságok stb.).

Az így összeállított napi feladatlista például így nézhet ki:

PC- új irodahelyiség;

IN

IN

P- piackutatási projekt;

TO

PR- Vasziljev (levél);

H - egy speciális magazin vezetőknek;

T

T

Kis gyakorlással összeállíthat egy listát a feladatokról, így:

• első közelítésként ossza el őket prioritás szerint;
• osztja őket elhúzódó és rövid, rövid életűekre;
• ellenőrizze újra a személyes kapcsolattartással kapcsolatos feladatokat, hátha azok racionálisabb módon (telefon használatával stb.) elvégezhetők.

P- piackutatási projekt;

IN- Ivanov (szakértői értékelés);

PC- új irodahelyiség;

H- egy speciális folyóirat a vezetők számára;

Rövid távú munkák:

TO- Sidorov (értékesítési statisztikák);

PR- Vasziljev (levél);

„Telefonblokk”:

T- Shishkin (számítógépes program);

T- Koskin (személyzethiány);

T- Szergej (esti biliárdjáték).

Ez azonban csak a kezdete a napi terv elkészítésének.

Mi a teendő a napi feladatlista meghatározása után?

Ne feledje, hogy a reális napi tervnek mindig arra kell korlátozódnia, amit ténylegesen meg tud tenni. A napi feladatok listájának meghatározása után meg kell becsülnie a tervezett műveletek hozzávetőleges időtartamát, például:

Nyilvánvaló, hogy az egyes esetek időtartamát nem lehet teljesen pontosan megbecsülni. Néhány tapasztalat megszerzése után azonban megtanulja pontosabban megtervezni az idejét. Ne feledje azt is, hogy a munka gyakran annyi időt igényel, amennyi a rendelkezésére áll. Tehát azáltal, hogy meghatározott időtartamot állít be az egyes feladatokhoz, rákényszeríti magát, hogy beleilleszkedjen ebbe az időbe. Sokkal koncentráltabban dolgozol, és következetesebben küszöbölöd ki a zavaró tényezőket, ha meghatározott időt szánsz egy adott feladatra.

Mennyi időt kell tartalékolni?

A napi terv elkészítésekor tartsa be az időtervezés alapszabályát, miszerint a terv legfeljebb az idő 60%-át fedje le, és kb. 40%-át hagyjon tartalék időnek a váratlan dolgokra. Ha 10 órás munkanapot feltételez, az azt jelenti, hogy legfeljebb 6 órát kell a tervvel lefednie. A célod azonban legyen egy 8 órás munkaidő, körülbelül 5 órás tervezett idővel!

Ha idejének több mint 60%-át tervezte, akkor az összeállított feladatok listáját könyörtelenül a megadott paraméterekhez kell illesztenie, meghatározva a prioritásokat, delegálva a feladatokat és csökkentve a rájuk szánt időt. A munka fennmaradó részét vagy át kell vinni a következő napra, át kell húzni, vagy túlórával kell befejezni.

Hogyan végződik az Alpok módszerrel történő tervezés?

A tervezés negyedik szakasza: döntések meghozatala a prioritásokról, csökkentésekről és átcsoportosításokról. Cél: csökkentse a napi feladatok elvégzésére szánt időt 5-6 órára.

Ehhez először világos prioritásokat határozzon meg ügyeinek, és ezeknek megfelelően tisztázza a napi feladatokat. Másodszor, még egyszer ellenőrizze a kiszámított időigényét, és csökkentse az összes feladatra fordított időt a feltétlenül szükségesre. Tekintse meg az egyes műveleteket az átcsoportosítás és ésszerűsítés lehetősége szempontjából.

IN végleges változat a napi terv így nézhet ki alábbiak szerint:

És végül, az ötödik szakaszban figyelemmel kíséri a napi terve végrehajtását, és átviszi azt, amit nem tett meg egy másik napra. A tapasztalatok azt mutatják, hogy nem minden feladatot lehet elvégezni, és nem minden telefonbeszélgetésre kerülhet sor, ezért azokat másnapra kell átütemezni. Ha sokszor elhalasztod ugyanazt a feladatot, akkor ez teherré válik számodra, és akkor két lehetőség van: végre határozottan felvállalod és a végére viszed, vagy felhagysz ezzel a feladattal, hiszen néha a probléma magától megoldódik.

Készítsen tervet a munka megkezdése előtt, mégpedig a távozó nap estéjén: magabiztosabban és kipihentebben indul haza, másnap reggel pedig nagyobb erőkoncentrációval kezdi az új napot!

Már hazafelé és reggel munkába menet a tudatalattid feldolgozza az aznapi feladatokat és felkészül lehetséges megoldások. Mivel a fő feladatok megfogalmazása a szemed előtt van, és a megoldási módok körvonalazódnak, a munkával teli új nap már nem tűnik szürkének és nehéznek, hanem előreláthatónak, tervezettnek és kezelhetőnek.

Franklin tervezés

Szereted az életet? Akkor ne pazarold meggondolatlanul az idejét
mert ez az a cucc, amiből az élet készül.
Benjamin Franklin

Mik a Franklin-tervezés jellemzői?

A nyugati vállalatok számos menedzsere és vezetője sikeresen használja a tervezési rendszert, amelynek létrehozását Benjamin Franklinnek tulajdonítják. Azok, akik ezt a rendszert a gyakorlatban használják, megjegyzik, hogy jelentősen növeli a munka hatékonyságát - mind a hatékonyabb időgazdálkodás, mind a munka tervezése révén.

Ellentétben a már eltöltött idő alapján felépített rendszerekkel, Franklin rendszere „előre orientált” – azzal működik, amit tenni kell. A globális feladat részfeladatokra oszlik, amelyek még kisebb részfeladatokra oszlanak. Vizuálisan ez a rendszer egy lépcsős piramis formájában jeleníthető meg, alkalmazásának folyamata pedig e piramis építési folyamataként ábrázolható:

Hogyan néz ki a gyakorlatban a „piramisépítés” folyamata?

1. Először lefektetik a piramis masszív alapját, amely az összes többi emelet támasztékaként szolgál. Az ember meghatározza életértékeit (nagyjából azt, hogy mit akar az élettől). Egyrészt ez az anyagi gazdagság és a bizalom holnap. Másnak - virágzó család, szerető feleség és boldog gyerekek. A harmadikra ​​- dicsőség és magasság társadalmi helyzet. A negyedikre - hatalom. Az ötödiknek - tudás. Meghatározási szakasz életértékek a legfontosabb a piramis felépítésében - ha ebben a szakaszban hibát követnek el (például egy személy a „tudást” és az „emberek kiszolgálását” választja, bár valójában a „hírnév” és a „magas társadalmi státusz” a legfontosabb számára ), akkor később elkerülhetetlenül csalódni fog.
   Így, Az első dolog, amit meg kell tennie, egy listát kell készítenie az életértékekről, és ne féljen túl sok időt szánni rá – fontos, hogy jól átgondolja a listát. Gondoskodni kell arról, hogy a választott értékek ne mondanak ellent egymásnak .
2. Következő szakasz- a piramis második emeletének építése, amely az elsőn nyugszik. Az összeállított lista alapján az embernek el kell döntenie, hogy mit szeretne elérni. Például, ha valaki úgy gondolja, hogy számára a „hírnév”, a „hatalom” és a „magas társadalmi státusz” a legfontosabb, akkor dönthet úgy, hogy az Egyesült Államok elnöke szeretne lenni. Szükséges tedd magad elé globális cél . Fontos megbizonyosodni arról, hogy a választott cél valóban megfelel az összes összeállított életértéknek előző szakaszban lista.
3. A piramis harmadik emelete a másodikon nyugszik. Összeállította főterv- ami nagyjából szükséges az előző szakaszban kitűzött cél eléréséhez. Például ahhoz, hogy az Egyesült Államok elnöke lehessen, először egy állam kormányzójának vagy valamelyik állam polgármesterének kell lennie. nagyobb városok USA, rendelkeznie kell párt- és/vagy anyagi támogatással, ismert előadónak kell lennie, kifogástalan hírnévvel kell rendelkeznie, tiszteletreméltó házas férfinak kell lennie, meg kell szereznie felsőoktatás egy tekintélyes oktatási intézmény stb. Így van megírva a terv. A cél kitűzése után mestertervet kell készítenie a cél eléréséhez.
4. A piramis negyedik emelete egy hosszú távú (több évre szóló) időközi terv, amely konkrét célokat és konkrét határidőket jelez. Nagyon fontos annak jelzése, hogy a főterv melyik tétele(i) járulnak hozzá e konkrét cél eléréséhez. Még fontosabb egy konkrét határidő megjelölése. Például, ha valaki azt tervezi, hogy elnök lesz, és tudja, hogy ehhez felsőfokú végzettséggel kell rendelkeznie, akkor ötéves tervébe beillesztheti a következő tételt: „A 2020-as évek vége előtt diplomázzon kitüntetéssel a Harvard Egyetemen. szociológus és politológus végzettséggel” – ez egyrészt megadja a szükséges felsőfokú végzettséget, másrészt képes leszek ismeretséget kötni számomra fontos emberekkel.” Így, kellene készítsen tervet a következő 4-5 évre , felteszi a kérdést: „Mit tehetek a következő években a főtervben megfogalmazott célok elérése érdekében?” A tekintetben fontos jelezze konkrét célokatés több hónapos pontos határidők , és azt is jelölje meg, hogy a főterv melyik pontja felel meg e cél elérésének .
5. Az ötödik emelet rövid távú (több héttől több hónapig terjedő) terv. Amikor egy hosszú távú tervet nézünk, az ember felteszi magának a kérdést: „Mit tehetek a következő hetekben vagy hónapokban, hogy elérjem ezt vagy azt a célt?” A hosszú távú terv elemei konkrétabb feladatokra vannak lebontva. Például, ha a hosszú távú terv tartalmazza a következő tételt: „Diploma a Harvard Egyetemen”, akkor a rövid távú terv olyan elemeket tartalmaz majd, mint a „Jelentkezés a Harvard Egyetemre”, „Végezzen vizsgára felkészítő tanfolyamokat” stb. Kellene 2-3 héttől 2-3 hónapig terjedő időszakra készítsen tervetés az előző szakaszhoz hasonlóan néhány napos pontossággal adjon meg konkrét határidőket.
6. Végül a piramis hatodik emelete a nap terve. Amint sejthető, rövid távú terv alapján áll össze - a kis feladatokat egy nap alatt teljesen megoldják, a nagyobbakat részfeladatokra osztják. Például a „Dokumentumok benyújtása a Harvard Egyetemre” feladat olyan részfeladatokra oszlik, mint például „Tudja meg, milyen dokumentumokat és kinek kell benyújtani”, „Teljesítsük szükséges dokumentumokat", "Dokumentumok küldése" és "Győződjön meg arról, hogy a dokumentumok beérkeznek", amelyek mindegyike egy adott napra ütemezhető. Általában az aznapi tervet nem csak előző nap készítik el, hanem különféle feladatok listájából áll, amelyek az előző hetekben ehhez a naphoz rendelték, gyakran napközben is módosítanak rajta, lehetőleg napi tervet készítenek. jelölje meg az egyes feladatok elvégzésének idejét.

Pontosan hogyan néz ki a napi feladattervem elkészítésének folyamata a Franklin rendszer használatával?

A Franklin rendszer egy napon belül használatba veszi következő találkozó tervezés: minden feladat három kategóriába sorolható: elsődleges, másodlagos és jelentéktelen.

Ahogy a név is sugallja, prioritás sürgős feladatok – orrvérzés, de megoldva! Másodlagos olyan feladatok, amelyeket szintén kívánatos a lehető leggyorsabban megoldani, de semmi szörnyű nem történik, ha be utolsó lehetőségként, egy-két napot késni fognak (ha azonban túl sokáig halogatod egy kisebb feladat megoldását, az prioritássá válhat). Végül, jelentéktelenúgy gondolják a feladatokat, amiket valamikor meg kell oldani (persze jó lenne ma), de a határidők nem sürgetnek, és ha ma nincs idő, akkor elhalaszthatod holnapra, holnaputánra vagy az elejére a következő hónapban.

A nap folyamán az embernek prioritási sorrendben kell beosztania az időt - először a kiemelt feladatokkal kell foglalkoznia, amikor azok megoldódnak - át kell térni a másodlagosra, és csak akkor tud lényegtelen dolgokat csinálni, ha marad ideje. Például a következő dolgokat tervezi mára:

1. A programfejlesztés befejezése stratégiai fejlesztésügyfele számára.
2. Fejezd be a „Marketingkutatás” magazin cikkét.
3. Gratulálunk Petrovnak, cége alkalmazottjának születésnapjához.
4. Tájékozódjon az áprilisi marketing szemináriumról, amelyen részt fog venni.
5. Vedd fel a kabátodat a vegytisztítóból.
6. Válasz Kudryavtseva olvasó levelére, amelyet a Marketingkutatás magazin szerkesztője küldött Önnek.

Az első feladat kiemelt fontosságú számodra, mert... Ma lejár a program munkavégzési határideje, és az ügyfélnek ma, maximum holnap, de legkésőbb reggel 8 óráig meg kell kapnia. A harmadik feladat szintén prioritást élvez - ezen a napon kell gratulálni a születésnapjához.

A negyedik és a hatodik feladat másodlagos – mindkettőt belül kell elvégeznie a következő napokban, jó lenne ezt ma megtenni, de ha túl elfoglalt vagy és nem tudsz ezekre a dolgokra időt szánni, nyugodtan elhalaszthatod holnapra.

A második és az ötödik feladat kevéssé fontos számodra (mivel a cikk beküldésének határideje még messze van, és a kabát a vegytisztítóban lehet) - ezeket leteheti anélkül, hogy különösebb kárt okozna.

Ennek eredményeként a lista, ha feladatprioritás szerint van rendezve, a következő formájú legyen:

1. Fejezze be a fejlesztést stratégiai terv fejlesztés.
2. A szünetben gratuláljon Petrovnak a születésnapjához.
3. Ha időm engedi, tájékozódjon az áprilisi marketing szemináriumról.
4. IN szabadidő fejezze be a marketingről szóló cikket.
5. Szabadidődben vedd fel a kabátodat a vegytisztítóból.
6. Ha lesz időm, válaszolok Kudrjavceva olvasó levelére, amelyet a Marketingkutatás magazin szerkesztője küldött Önnek.

Aki átgondoltan tervezi a napját, annak általában sikerül minden kiemelt feladatot megoldania, gyakran van ideje a másodlagos feladatokkal is foglalkozni, és ha szerencséje van, marad ideje a lényegtelen feladatokra is.

Ha egy feladatot nem oldanak meg a nap folyamán, akkor az átkerül a következő napi tervbe. Ha valamilyen feladat a napló egyik lapjáról a másikra vándorol, befejezetlen marad, alaposan gondolja át, hogy kell-e egyáltalán foglalkozni ezzel a feladattal? Ha szükséges, biztos abban, hogy helyesen határozta meg a prioritást?

Léteznek-e speciális nyomtatványok a Franklin rendszerben az iratvezetéshez?

Igen, biztosítva vannak. Az amerikaiak speciális naplókat használnak, hogy megkönnyítsék a Franklin-rendszer használatát.

A napló első (vagy utolsó) oldala az életértékek listájának (piramis 1. emelete), a globális cél leírásának (2. emelet) és a főterv rögzítésére szolgáló táblázatnak (3. emelet) van fenntartva. .

A napló elején több, megfelelően megjelölt oldal található az év céljainak listájához (sőt, a távlati terv a 4. emelet).

Minden hónap és/vagy hét elején egy oldalt különítenek el az adott időszakra vonatkozó feladattáblázathoz (rövid távú terv - 5. emelet).

Végül minden napnak van saját oldala, amelyen egy táblázat található az aznapi feladatok listájához (6. emelet). Ezenkívül a táblázat oszlopokat is tartalmaz a feladatok prioritásának jelzésére (a kiemelt fontosságú feladatokat „A” betűvel, a másodlagosakat „B” betűvel, a nem fontosakat „C” betűvel javasolt megjelölni) és a jel, amely a feladat állapotát jelzi. Ezeket az oszlopokat menet közben kell kitölteni, és a nap végén feltétlenül ellenőrizni kell. Az elvégzett feladatokat ajánlatos "betűvel" jelölni V". Törölve, - ilyen vagy olyan okból, - "" betűvel X" (a feladat törlésének okát is célszerű megadni.) Elhalasztott feladatoknál a bejegyzés átmásolódik egy másik nap (leggyakrabban a következő) tervébe, és az "Állapot" oszlopba az aktuális napra , akkor egy nyíl rajzolódik ki, és a bejegyzés beírásának dátuma bekerül a napitervbe ez a feladat.

Példa egy naplóoldalra a Franklin-módszerrel végzett munka tervezéséhez.

Mit tegyek, ha a nap előrehaladtával változnak a terveim?

Mint érti, ezek a tervek semmiképpen sem megváltoztathatatlanok. Például nagy valószínűséggel a nap folyamán módosítja a napi tervet. Ezzel nincs semmi baj, ellenkezőleg, ajánlott rendszeresen felülvizsgálni a terveit.

• a rövid távú terveket egy-két hetente javasolt felülvizsgálni.
• hosszú távú terveket négy-hat havonta legalább egyszer ellenőrizni kell (és szükség esetén módosítani kell).
• A főtervet évente egyszer felül kell vizsgálni. akkor érdemes kritikusan szemügyre venni a kitűzött globális célt (vonz még? Akarsz igazítani?) és még a felírt életértékeket is megpróbálni újragondolni.

„Közvetlen” tervezés iratszekrények és időnaplók segítségével

On jövő héten nem lesznek válságok.
Nem szerepelnek az órarendemben.
Henry Kissinger

Ha továbbra is folyamatosan módosítanom kell a terveimet, nem lenne egyszerűbb „közvetlen” nyilvántartást vezetni az eltöltött időről? Léteznek ilyen rendszerek, és mi a hatékonyságuk?

Természetesen léteznek ilyen rendszerek. Például a munka tudományos szervezésével foglalkozó hazai szakemberek körében széles körben ismert a biológus és matematikus időkövető rendszere, A.A. Ljubiscseva. 1916 óta (Ljubiscsev ekkor 26 éves volt) elkezdett éves óránkénti nyilvántartást vezetni eltöltött idejéről. 56 éven keresztül NAPONTA feljegyezte, hogy mennyi időt töltött az alapokkal tudományos munka, mennyi idő - kiegészítő munkára, milyen egyéb munkát végeztek el, mennyi időt veszítettek és miért. Minden hónapban összesítést, minden évben éves mérleget készítettek. Még egyszer hangsúlyozni kell: a nyilvántartásokat 56 éven keresztül naponta őrizték! Erről a rendszerről többet megtudhat a „PRAKTIKUM” oldalunkon.

Végül A. Ljubiscsev időkövető rendszere a következőket biztosította számára:

• tudta értékelni valós idejű ami a rendelkezésére állt.
• a számviteli eredmények birtokában megtehetné Vel magas fokú pontosan tervezze meg az idejét. Meg kell jegyezni, hogy a múltbeli tapasztalatok elemzése lehetővé tette A. Ljubiscsev számára, hogy nagy pontossággal tervezze meg a konkrét könyvek elolvasásának és írásának idejét
• tudta hatékonyabban használja fel az időt hétköznapi ember szükséges veszteségnek minősülnek. „A legapróbb részletekig átgondolt az „idővesztéssel” való megszabadulása Utazáskor kis formátumú könyveket olvas, nyelveket tanul. angol nyelv, ő például főleg az „idő homályában” tanulta meg - D. Granin.
• a rendszer megengedte neki megértse és hatékonyabban használja fel a teljesítményében bekövetkezett változásokat."Hogyan oszlott el a könyvolvasás a nap folyamán? Reggelente, amikor friss a fejem, komoly irodalmat veszek (filozófiából, matematikából). Ha másfél-két órát dolgoztam, akkor továbblépek több könnyű olvasmány- történelmi vagy biológiai szöveg. Amikor elfárad a fejed, felkapod a fikciót."írta A. Ljubiscsev.

Hogyan néz ki a gyakorlatban az időkövetés a „direkt” tervezési rendszerekben?

A „közvetlen” tervezési rendszerekben az időszervezés kiindulópontja az eltöltött idő pontos írásbeli rögzítésével. Ez ún napi időkártyák vagy "időnaplók". Az alábbiakban egy ilyen kártya példáját mutatjuk be. Az időkövetés egyéb űrlapjait megtalálja a „PRAKTIUM”-unkban.

Napi időkártya töredéke

Le kell írnom mindent, amit napközben csinálok?

Nem kell mindent leírni, ami elveszi az időt, csak jegyezze meg mindegyiket figyelemváltás az alábbiakban leírtak szerint.

Jegyezze fel a figyelemváltás pillanatát, bármennyire is rövid életűnek tűnik. Például elvonhatják a figyelmét a munkatársak, telefonhívások, hívások a vezetőséghez, előre nem tervezett látogatók, sürgős találkozók és még sok más.

Jegyezze fel ezeket a figyelemeltolódásokat, ahogy történnek.. Vannak, akik tévesen azt hiszik, hogy mindenre emlékezni fognak, így a nap végén nyomon követhetik az időt. A memória azonban rossz útmutató, így ez a megközelítés soha nem ad elegendő információt.

Mire kell még figyelni a kártya kitöltésekor?

A fentieken túlmenően a menetlevél kitöltésekor fontos az alábbi ajánlások betartása:

• Kezdje nyomon követni az idejét a munkába érkezés pillanatától, és folytassa a munkanap végéig.
• Ha hazaviszi a munkát, tüntesse fel az otthon töltött időt a kártyán.
• Jegyzetei legyenek rövidek, és használjon rövidítéseket
• Amikor elkezdi kitölteni a kártyákat, kezdje az oszlopokkal "Idő", „Tevékenység típusa” és „Eltöltött idő”.
• Az oszlop kitöltéséhez "Prioritás" használja a 3. fejezetben található anyagokat.
• Oszlop „Jegyzetek” Az egyéni átmeneti veszteségek elemzésével töltheti ki.

Véleményem szerint egy ilyen időkövető rendszer fenntartása igen nagy hátrány- ez túl fáradságos munka.

Valójában az „időkártyák” karbantartása nem vesz igénybe több mint 5-10 percet naponta. Ha ez valóban sok időt vesz igénybe, akkor túl sok részletbe megy bele. Használjon több rövidítést. Ha számítógépet használ, próbáljon meg beírni egy időkártyát az űrlapba táblázatot, amely lehetővé teszi, hogy a nap végén automatikusan összefoglalja az egyes tevékenységeket.

Mi az az "időnapló"?

Az Időnapló az Ön személyes munkafájlja, amelyben külön lapok vannak összevarrva a napi időkövetésről, és egyéb információkat gyűjtenek össze, amelyek lehetővé teszik az idő hatékony tervezését. Az időnapló segítségével nem csak az összes rövid és hosszú távú határidőről kap teljes képet, hanem minden tervről, beosztásról, többé-kevésbé nagy projektek. Rugalmasan reagálhat a helyzet bármely változására, és bármikor frissítheti terveit.

Mi a felépítése egy tipikus „időnaplónak”?

Az „időnapló” általában a következő szerkezettel rendelkezik:

1. Naptári rész.

• Ebben a részben havi, tíznapos és napi tervekhez különböző nyomtatványokat „varrhat fel” köztes regiszterekkel. Különleges jelentősége csatolva a napi tervhez. Az alapelv: napi egy lap.
• A naptárban helyezze el a megfelelő hónapokra és évtizedekre vonatkozó megjegyzéseket, amelyek megkönnyítik a határidők és célok áthelyezését az egyes hetekre és napokra.
• Használat után a megfelelő sorrendben bekötheti az egyes napilapokat, és idővel archívumot kaphat élete idejéről és sikereiről - megbízható segédeszköz a jövőbeni sikerek tudatos tervezéséhez.
• Az új „bejövő” napilapokat a tíznapos és havi lapokból minden határidővel és feladattal ellátni kell. Az olyan dátumok, mint a születésnapok, évfordulók, szabadságok, fizetési napok stb. átkerülnek a megfelelő lapokról, így minden személyes ügyét integrálhatja, és semmi sem vész el, feltéve, hogy ezeket rendszeresen kitöltik és ellenőrzik.

Hivatalos és privát dátumok szakasza. Ide, a megfelelő lapokra, nyomtatványokra le tudod írni, és mindig magadnál tarthatod. létfontosságú információkat, Például:

• szervezeti mini tervek;
• születésnapi lista
• különböző események időzítése;
• szórólapok, emlékeztetők stb.

Címek és telefonszámok rovatban. Mindig kéznél lesznek a leggyakrabban használt legfontosabb telefonszámok és címek.

Tipikus hibák az időtervezés megszervezésénél

Helyzet:„Nehéz számomra az időgazdálkodás, mert természetemnél fogva szervezetlen ember vagyok.”

Hiba: Ha fiatalkorában nem tanulta meg az önszerveződést, akkor egész életében szervezetlen embernek tekintheti magát. Az igazság azonban az, hogy bármely életkorban bárki megtanulhatja beosztani az idejét. Ehhez nem kell más, mint a hajlandóság arra, hogy változtatásokat hajtson végre az életében, valamint annak ismerete, hogy hol, mikor és hogyan kell ezeket a változtatásokat végrehajtani.

Helyzet:„Hiszem, hogy az időgazdálkodás kivonja az életből a kiszámíthatatlanságot, és rutinszerűvé teszi.”

Hiba: Az, hogy egyértelműen meghatározza céljait és prioritásait, nem jelenti azt, hogy egy unalmas és kiszámítható rutinba fog beleszippantani. Sőt, mikor jobb szervezettség az idődből többet fogsz adni magadnak több szabadságot akciók. Például egy forró napon érdemes korán hazamenni. De indulás előtt hirtelen eszébe jut, hogy be kell fejeznie egy jelentést, amelyről majdnem megfeledkezett. Ennek eredményeként nem csak nem indul el korán, hanem későn is marad munka után. Ha előre lejárt volna a bejelentése, módosíthatja munkabeosztását, és megpróbálhatja korán befejezni a jelentést, hogy időt szabadítson fel a munkanap végén.

Helyzet:"Ahhoz, hogy többet tegyek, még keményebben kell dolgoznom..."

Hiba: Ha túl sokat dolgozol és túlhajszolod magad, nemcsak nem növeled saját termelékenységedet, de nagy valószínűséggel a munka minőségét is csökkented, amelyre annyi időt és energiát fordítasz! Tanuld meg a lehető legtöbb „elfoglaltságot” kiiktatni az életedből, és helyettesíteni olyan munkával, amely a leghatékonyabban használja fel idejét.

Helyzet:„Minden célom és tervem a fejemben van. Úgy gondolom, hogy nem kell papírra jegyezni őket.”

Hiba: A tervek és célok nem szerepelnek benne írásban, helyesebb figyelembe venni szándékait. Törekvéseit világosan meghatározott cselekvési tervekké kell lefordítani, mielőtt végrehajtaná azokat. Ugyanez vonatkozik a célok kitűzésére is. A fejedbe zárva nem valószínű, hogy nap mint nap irányítják a cselekedeteidet.

Helyzet:"Hogyan sorolhatnám fel a céljaimat, amikor annyira akarok az élettől?"

Hiba: Valóban, ha el akarja érni az összes lehetséges vagy akár csak az összes kívánt célt, akkor az élete egyszerűen nem lesz elég. Ha megpróbálja „befogni a hatalmasat”, nagy valószínűséggel sokkal kevesebbet fog elérni, mint amennyit kevesebb egyértelműen meghatározott céllal elért volna. Próbálja meg elkülöníteni a fő célokat a másodlagos céloktól. Vannak, akik egyszerűen tétováznak a választásban. Mint a pillangók, úgy repkednek egyik dologról a másikra, és nem engedik meg maguknak, hogy bármin is elég sokáig maradjanak ahhoz, hogy bármit is elérjenek. Ne kövesd el ezt a hibát. Tanuljon meg rangsorolni (erről a 3. fejezetben tájékozódhat).

A siker titka a következetesség.
Benjamin Disraeli

Munkája során folyamatosan választania kell legjobb megoldás a rendelkezésre állók közül pillanatnyilag- Ezt központi funkció menedzsment - DÖNTÉSHOZAT.

A döntéshozatal magában foglalja a kiemelt feladatok és tevékenységek kiválasztását. A prioritások meghatározása azt jelenti, hogy eldöntjük, mely feladatoknak kell a legmagasabb prioritást biztosítani.

Tudsz döntéseket hozni?

Látsz valamit, és megkérdezed, hogy miért?
És elképzelek valamit, ami soha nem történt meg,
és azt is kérdezem "miért nem volt?"
Bernard Shaw

Hogyan értékelhetem, mennyire hatékonyan hozok döntéseket?

Egy döntés eredményességének értékelésének legegyszerűbb módja, ha megvárjuk a következményeit. Sajnos egy „utólagos” értékelés nem valószínű, hogy segít megváltoztatni valamit, amikor már megtetted döntés született katasztrofális eredményekhez vezetett. Ezért, mielőtt rohanna a felgyülemlett problémák azonnali megoldására, próbálja meg átgondolni a következő kérdéseket:

• Értékeljem a munkát, mielőtt elkezdem?
• A fontosságuk alapján rangsorolok dolgokat?
• Az ügy sürgőssége és fontossága alapján megfelelő mennyiségű időt szánok-e a döntés előkészítésére?
• Gyakran halogatom a döntések meghozatalát, és megvárom, míg a probléma magától megoldódik?
• Túl sok időt töltök apró, jelentéktelen dolgokkal vagy részletekkel?
• A beosztottaim vesztegetik az időmet?
• Hajlamos vagyok-e mindent magam csinálni?

Ha ezekre a kérdésekre igennel válaszolt, akkor valószínűleg problémái vannak a döntéshozatalban.

A vezetőnek mindig azonnal döntenie kell?

Igyekszel azonnal döntést hozni az összes neked szóló kérdésben, folyamatosan sarokba szorítod magad, felelősséget vállalva mindenért a világon. Ez az üzletvitel semmilyen körülmények között sem emelhető rendszerré. Nyilvánvaló, hogy amikor úgy dönt, hogy a tényeknek csak egy kis részével cselekszik, ez nyilvánvalóan nem elég! Ha ez a helyzet, akkor nagyon szerencsésnek kell lennie egyébként Jóvátehetetlen veszteségeket szenvedhet. Amikor ismét arra kérik, hogy azonnal döntsön valamiben, tedd fel magadnak az alábbi egyszerű kérdéseket:

• Egyáltalán szükséges ezt a problémát megoldani? Gondold át, mi lesz, ha nem teszed meg. Talán ennek a problémának a megoldása időpocsékolás, és nyugodtan elhagyható.
• Önnek kellene megoldania ezt a problémát? Miért kellene mindenért és mindenkiért felelősnek lenni? Lehet, hogy a beosztott, aki megkereste Önt, egyszerűen csak rád próbálja hárítani a felelősséget, bár ő maga is meg tudja oldani ezt a problémát.
• Azonnal döntenie kell? Talán van értelme a beosztottakat gyűjteni további információk hogy átgondoltabb és megalapozottabb döntést hozzon.

Addig nem hozok döntéseket, amíg nincs elég információm. Jól cselekszem?

A kérdés megválaszolásához meg kell értenie, hogy mennyi információt tart elegendőnek a döntés meghozatalához. Add oda neki számszerűsítése lehetetlen, de 100% szükséges információkat Soha nem fog tudni gyűjteni. Tehát ha ragaszkodik ahhoz, hogy minden tényt összegyűjtsenek, valószínűleg egyszerűen fél a döntéstől. Fogadja el a kockázatot elkerülhetetlennek. Tanulj meg döntéseket hozni anélkül, hogy előtted lenne minden tény.

Mielőtt belemerülne a döntéshozatali folyamatba, próbálja meg részletesen átgondolni a folyamat összes lépését. Használja javaslatainkat:

1. Világosan fogalmazza meg a megoldani kívánt problémát vagy problémát.
2. Határozza meg, mennyire sürgős és fontos ez a feladat vállalata, osztálya, munkacsoport stb.
3. próbálja meg felmérni, hogy a probléma megoldása mit ad Önnek személy szerint rövid távon és hosszú távú(pénzbeli jutalom, előléptetés, egyéb lehetőségek).
4. gondolja át a feladat elmulasztásának következményeit (nyereséges ügyfél elvesztése, kötbér fizetése, elbocsátás stb.)
5. Mérje fel, hogy lehetséges és értelmes-e ezt a feladatot másra ruházni.
6. Mérje fel, milyen erőforrásokra (anyagi és emberi) lesz szüksége a feladat megoldásához, és rendelkezik-e velük.
7. gondolja át, milyen információra lesz szüksége a probléma megoldásához.
8. próbáljon több megoldást találni, és válassza ki a legelfogadhatóbbat.
9. Miután kiválasztotta az egyik lehetőséget, értékelje annak erősségeit és gyengeségeit.
10. gondolja át, milyen következményei lesznek a döntésnek rövid és hosszú távon.

Eisenhower Prioritáselemzés

A sürgős ügyek általában nem a legfontosabbak,
és a fontosak nem a legsürgősebbek.
Dwight Eisenhower.

A vállalkozó élete olyan, hogy állandóan „pörögni” kell. Ezért mindig sok dolgom van, amit sürgősen el kell intéznem. Hogyan kezeljük ezt?

Először is fontos, hogy őszinte legyél önmagadhoz – ismerd be, hogy még mindig nincs elég idő mindenre. De nagy valószínűséggel nagyon jó eredményeket érhet el, ha a dolgoknak csak egy részét csinálja jól. Ezért meg kell tanulnia a dolgokat aszerint „rendezni”, hogy milyen mértékben szükséges befejezni őket, prioritást. Ezután kiválaszthatja, hogy a rendelkezésre álló idő alatt mely dolgokat érdemes elvégezni.

Hogyan tanuljunk meg prioritást adni az Eisenhower-módszerrel?

A Dwight Eisenhower által javasolt szabály egyszerű segítség, különösen akkor, ha gyorsan el kell döntenie, melyik feladatot részesítse előnyben. E szabály szerint a prioritásokat olyan kritériumok alapján határozzák meg, mint az ügy sürgőssége és fontossága. Egy feladat fontosságát az határozza meg, hogy a megvalósítás eredménye mennyire befolyásolja vállalkozását. Sürgősség – milyen gyorsan kell elvégezni a feladatot.

A sürgősségtől és fontosságtól függően Eisenhower 4 prioritási kategóriát javasolt az esetekre:

SÜRGŐS ÜGY NEM SÜRGŐS ESETEK I - Sürgős és fontos II – Fontos, de nem sürgős IN A ÉS N Y E Válságmegoldás Sürgős feladatok Projektek közeledő határidővel Új projektek tervezése A kapott eredmények értékelése Megelőző intézkedések Kapcsolatok építése Új kilátások, alternatív projektek azonosítása III - Sürgős, de nem fontos IV – Nem sürgős és nem fontos N E IN A ÉS N Y E Megszakítások, szünetek Néhány hívás Néhány találkozó Sürgős anyagok áttekintése Társadalmi tevékenységek Rutinmunka Néhány levél Néhány hívás Az idő "evői". Szórakozás

Eisenhower prioritási mátrixa

1. Sürgős/fontos ügyek . Ezek olyan ügyek, amelyek idő előtti végrehajtása jelentős károkat okoz az Ön vállalkozásában. Azonnal fel kell vennie őket, és saját maga végezheti el.
2. Kevésbé sürgős/ fontos feladatokat . Nem kell sürgősen elvégezni, általában várhatnak. Itt adódnak nehézségek, amikor ezek a feladatok előbb-utóbb sürgőssé válnak, és Önnek személyesen kell megoldania őket. a lehető leghamarabb. Ezért ellenőrizze még egyszer a fontossági szintet, és próbálja meg az ilyen típusú feladatokat részben vagy egészben az alkalmazottaihoz rendelni.
3. Sürgős/kevésbé fontos ügyek. Fennáll a veszélye annak, hogy a kapkodás „zsarnoksága” alá kerülünk, és ennek következtében teljesen átadjuk magunkat a döntésnek. konkrét feladat mert sürgős. Ha a feladat nem annyira fontos, akkor mindenképpen delegálni kell, mert nem igényel különleges tulajdonságokat a végrehajtásához.
4. Kevésbé sürgős/kevésbé fontos feladatok. Nagyon gyakran az ebbe a kategóriába tartozó esetek megállapodnak íróasztal, már tele van papírokkal. Ha hirtelen elkezdi csinálni ezeket a dolgokat, megfeledkezve az első kategória feladatairól, akkor ne panaszkodjon a túlterhelt munkáról. Még a beosztottjai sem vállalhatják ennek a csoportnak a feladatait.

Eisenhower szabály:

A nem alapvető és nem sürgős feladatoktól tartózkodni kell!

Az önteszthez tekintse meg PRACTICUMunk anyagait.

Pareto elv

Ha kilenc órám lenne kivágni egy fát, abból hatot a fejsze élezésével töltenék.
Abraham Lincoln

"Pareto-elv": körülbelül 20% erőfeszítés és idő elegendő az eredmény 80% -ának eléréséhez. Ha lehetőséget talál arra, hogy az „ideális” helyett a „valódi” eredményt fogadja el, jelentős erőforrásokat takaríthat meg más dolgokra.

Milyen területeken alkalmazható a Pareto-elv?

A Pareto-elv valóban működik és leginkább alkalmazható különböző területeken. Ezt az elvet Vilfredo Pareto olasz közgazdász fogalmazta meg 1897-ben, és azóta megerősítette. kvantitatív kutatás a legtöbbben különböző területekenélet. Ezen elv szerint:

• a lakosság 20%-a földgolyó birtokolják a világ teljes vagyonának 80%-át
• A bűnözők 20%-a követi el a bűncselekmények 80%-át
• 20% kezdő termékek meghatározza a késztermék költségének 80%-át
• Az ügyfelek 20%-a határozza meg a vállalat bevételének 80%-át.

Hogyan működik a Pareto-elv az időgazdálkodásban?

Az időgazdálkodás gyakorlatával kapcsolatban a Pareto-elvek az alábbiak szerint fogalmazhatók meg:

• Az információk 80%-át a munkádhoz szükséges források 20%-ából szerzed be
• A meghozott döntések 80%-a belefér a különféle megbeszélésekre és tervezési ülésekre fordított idő 20%-ába
• Munkaidőd 20%-a biztosítja a produktív munkád 80%-át, vagyis mi határozza meg annak sikerességét.

Hogyan használhatom a Pareto elvet a vállalkozásomban?

Sokat találhatsz magadnak hasznos ötleteket a Pareto-elvet saját munkájára alkalmazva. Például becsülje meg igazán a részesedést szükséges könyveket a szekrényben, oszd meg hasznos információkat az újságban a szükséges fájlok megosztása a számítógéped lemezén...

Ön döntheti el, hogy mely ügyfelek érdemlik meg fő hangsúly(a nyereség 80%-át biztosító ügyfelek 20%-a). Vagy válassza ki a legtöbbet fontos fajokáruk (a termékpaletta 20%-a biztosítja a haszon 80%-át).

Ez az alapelv akkor is hasznos lehet, amikor szabványokat és célokat állít fel alkalmazottai számára – akár arra ösztönzi őket, hogy ragaszkodjanak az „ideális” eredmények eléréséhez, vagy arra, hogy összpontosítsanak. „jó” eredmények eléréséről V több projektek. Ha problémával szembesül, gondolja át: az okok milyen 20%-a járult hozzá 80%-ban az előforduláshoz kellemetlen helyzet? Mit tehet ebben a helyzetben, hogy 80%-os javulást érjen el?

Először oldja meg a felső 20%-ot fontos kérdéseket, és csak akkor – a kisebbek 80%-a!

Nagyon nehéz úgy felépíteni a munkáját, hogy elérje maximális haszon. Az időgazdálkodás nem csupán a sürgős feladatok listájának készítése, hanem az idő és a munkaterhelés elosztásának képessége is. Ismeretes, hogy egy terv elkészítése körülbelül 8 percet vesz igénybe, ugyanakkor egy óra időt takarít meg. Tervezéskor vegye figyelembe a következőket:

• a tervet papíron vagy elektronikus dokumentum formájában (és nem a fejében!) kell elkészíteni, és rendszeresen ellenőrizni kell vele;
• optimális pihenés - 10 perc minden munkaóra után;
• Hasznos és kényelmes a napló használata.

A sikeres időgazdálkodás bizonyos időtervezési technikák gyakorlatba ültetését jelenti. Elég sok elméleti fejlemény van ezen a területen. Ezek közül 3-at mutatunk be itt:

1. Pareto elv;
2. Alpa módszer;
3. ABC elemzés;

Pareto elv

A munkanap megtervezésekor érdemes figyelembe venni az egyensúlytalanság elvét, amelyet Vilfredo Pareto olasz közgazdász javasolt. Ez az elv a gazdaság számos területére vonatkozik, és a következő: az elköltött források 80%-a az eredmény 20%-át, a maradék 20%-a pedig az eredmény 80%-át adja.

Így, kisebb rész idő, erőfeszítés vagy erőforrások felelősek a legtöbb eredményért. Például az emberek csak idejük 20%-át töltik azzal, hogy munkájuk 80%-át elvégezzék. Kiderült, hogy az alkalmazottak idejük 80%-át teljesen eredménytelenül töltik.

Az erőforrások lehetnek pénz, alkalmazottak, anyagok vagy idő, az arány megmarad.

A Pareto-elv gyakorlati haszna abban rejlik, hogy alkalmazása a vállalat mindig korlátozott pénzeszközeinek és erőforrásainak a munka egy-egy szegmensére való koncentrálását jelenti, ahelyett, hogy azok szokásos sokirányú szétszórását alkalmaznák. Segít pontosan meghatározni azt a területet, ahol erőfeszítéseiből a maximális eredményre számíthat.

Alpok módszere

Az Alpa módszert hatékonyan használják a személyes idő tervezésére. Segítségével néhány perc alatt optimálisan megtervezheti minden feladatát. Röviden ez a következő:

Rögzítsen minden feladatot és határidőt.

Naplóba, jegyzettömbbe, papírlapra vagy elektronikus dokumentumba minden tennivalót le kell írni. Ezenkívül meg kell jelölni azt az időkeretet, amelyen belül teljesíteni kell. Nagyon fontos, hogy ezt a feladatot felelősségteljesen közelítsük meg, hiszen ez magában foglalja kész terv váratlanul kitalált esetek valószínűleg nem fognak sikerülni.

Határozza meg, mennyi ideig tart a munka egyes szakaszainak befejezése.

Most meg kell határoznia, hogy mennyi ideig tart az egyes feladatok elvégzése. Nem szabad megfeledkeznünk az ilyenekről? mint egy nyaralás ebédszünet, egy csésze kávét, hiszen ezek is időbefektetést igényelnek.

Vegye figyelembe a pufferidőt.

Bármennyire is gondosan számoljuk ki a feladat elvégzéséhez szükséges időt, ez még így is egy kicsit több időt vesz igénybe. Ezért célszerű csak a munkaidő 60%-ára tervezni a dolgokat, a maradék 40% puffer lesz. A fennmaradó rész hozzávetőleg felét az előre nem látható akadályok elhárítására, a második felét pedig a spontán akciókra és a működő kommunikációra fordítjuk.

Állítsa be a prioritásokat.

Ez a terv legfontosabb része. Meg kell határozni az egyes esetek prioritását (például értékelni kell ötpontos rendszer). Lehetséges, hogy a napra tervezett összes feladat egyszerűen nem fog beleférni a tervbe. Ez azt jelenti, hogy csak a legsürgősebb és legfontosabb feladatok kerüljenek oda. A többit felül kell vizsgálni (hogy rövidebb legyen a befejezésük), át kell ruházni vagy el kell halasztani.

Nézze meg végül.

A munkanap végén ismét vissza kell térnie a tervhez, hogy megnézze, milyen jól készült. Azokra a dolgokra is oda kell figyelni, amelyek még nem fejeződtek be.

ABC elemzés

Előfordul, hogy nem azokra a dolgokra fordítják az időt, amelyek a legfontosabbak. Az ABC elemzés lehetővé teszi, hogy megszabaduljon ettől a hiányosságtól.

Ennek lényege a prioritás:

„A” esetek.

Ezek a legfontosabb dolgok, amelyeket csak egyedül lehet megtenni. Általában ezek a legmunkaigényesebbek. A munkatervben ebből a csoportból csak 1-2 feladat szerepeljen, így ezek elvégzése 3 órát vesz igénybe.

„B” esetek.

Ezek olyan fontos ügyek, amelyeket más alkalmazottak kezelhetnek. A legtöbb Ebből delegálni kell, 2-3-at be kell építeni a saját menetrendbe. Ezeknek a feladatoknak a végrehajtása körülbelül egy órát vesz igénybe.

„C” esetek.

Ezek a legkevésbé fontos feladatok, de még így is sok időt vesznek igénybe. A munkarendnek nem szabad több mint 45 percet hagynia számukra. A csoport többi részét meg kell semmisíteni.

Napok a prioritások meghatározásával.

Nem egy zsúfolt nap, de szeretnék sok mindent elvégezni. Mit tegyek? Csodák nincsenek, de a nap felépítésének optimalizálása nagyon is lehetséges, és ezt a reggeli tervezéssel kell kezdeni. A prioritások meghatározásának képessége, a B. Franklin-féle életcélok kitűzési rendszerének megértése és ismerete, valamint az ABC elemzés, a teendőlista összeállításának szabályainak ismerete, a kis és közepes idő kihasználása.

Lista és prioritások

1. Először is vázolja fel a szokásos módon általános lista a nap ügyei. Listarészlet - optimális esetben 15 elem.

A nagyon rövid, 3 perces feladatokat egyáltalán ne írd le: olcsóbb azonnal elvégezni.

2. Állítsa be a prioritásokat: A (fontos és sürgős), B (fontos és nem sürgős), C (sürgős, de nem fontos). Nézze

Ha valóban elkezdi ezt csinálni, és ezt írásban, azaz felelősségteljesen csinálja, akkor megérti, milyen erős. Mert ez egy döntés az életed egész napjáról: mit fogsz valójában csinálni, és mit távolítasz el az életedből...

Három oszlop

A prioritásainak megfelelően írja át a listát három függőleges oszlopba: A, B és C. Ha egy-két szóban leírja a dolgokat, akkor beletelik egy percbe, és újra átgondolja, és érzi a prioritások helyességét. .

Írt.

Most meghajlítjuk a lapot, hogy a C oszlop kikerüljön a szemünk elől, és csak a legfontosabb és legfontosabb dolgok maradjanak látóterünkben és figyelmünkben.

Számoljuk a szükséges időt

Az egyes tételek mellé írjuk, hogy ma hány percet szeretne erre az ügyre szánni (tervezi, szüksége van rá). Ezeknek a számoknak az alapja az időkövetés során szerzett tapasztalat.

Hajtsa be teljes mennyiség jegyzőkönyv.

Csomagolás keretekbe

Rakjuk a "csapokat"

A „csapok” a nap eseményei, amelyek egy szigorúan meghatározott napszakhoz kötődnek. Írd be őket az időbeosztásodba.

Tárgyalások - 15.00. Találkozunk egy kávézóban Prechistenkán.

Ha szükséges, számoljon, és adjon hozzá egy határidőt. Nézze

A nap kompozíciójának elkészítése

Minden, ami fontos, már ismert: a nap időkerete világos, a csapok ki vannak jelölve, a teendők listája meghatározott. Most készítsen egy kompozíciót a napra. Az alapszabályok egyszerűek:

• a legfontosabbal kezdjük, a biztosítással legjobb idő a legfontosabbak a legfontosabbak,
• Majd a tevékenység jellegének változására ügyelve elrendezzük a dolgokat, hogy minden következő váltásban örömet, kikapcsolódást találjunk.

A "RAM" előkészítése

Az operatív feladatok rövid feladatok, amelyek gyorsan kitölthetik a váratlan szabadidőt.

A találkozó késik, van 15 szabad perced: mit kezdj magaddal? Ó, kinyomtatták a betűket, amelyeket most kényelmesen átnézhet. Tehát előre gondoskodunk arról, hogy a tervezett ütemtervben esetlegesen fellépő fennakadásokat valamivel értelmesen el lehessen fedni: átgondoljuk és listát készítünk az ilyen „operatív” feladatokról, rövid feladatokról.

Néha „foltoknak” nevezik őket – ami gyorsan elfedi a nap lyukait. Melyik név tetszik a legjobban, válaszd ki magad.

A C oszlop eseteiből általában kényelmes „operatívokat” készíteni: a dolgok meglehetősen sürgősek, de nem túl fontosak. Nem kötelező megcsinálni, de ha eljön az ideje, örömmel megcsináljuk.

Ennyi, kész a napi munkaterv, és készen állsz az események főbb fordulataira. Ha az események teljesen váratlan módon alakulnak, kijelentjük: „Új bemutatkozás!”, és az új körülményeknek megfelelően átírjuk a napi tervet. Általában nem tart tovább 10 percnél, aztán a megszokott módon élünk, rugalmas és átgondolt terv szerint.

Sok sikert neked!

Irodalom

• A.G. Gorbacsov. Időgazdálkodás. A vezér ideje. 24+2. M.: "DMK-press" kiadó, 2007.

Az Alpok módszerének öt szakasza

A figyelmedbe bemutatott módszer viszonylag egyszerű, és néhány gyakorlat után átlagosan legfeljebb 10 percet vesz igénybe a napi terv összeállítása. Viszonylag könnyen megjegyezhető, mert memotechnikára épül: a kezdőbetűk tárgyfogalmakat szimbolizálnak.

A módszer öt szakaszból áll:

1) feladatok összeállítása;

2) a fellépések időtartamának értékelése;

3) időfoglalás (60:40 arányban);

4) döntéshozatal a prioritásokról és az átcsoportosításról;

5) ellenőrzés (elszámolás a meg nem történtekről).

Első szakasz: írásbeli feladatok

A „Napterv” űrlap megfelelő címsorai alá írja le mindazt, amit másnap meg szeretne vagy tennie kell:

feladatok a teendők listájából vagy a heti (havi) tervből;

előző nap teljesítetlen; hozzáadott esetek; határidők, amelyeket be kell tartani; visszatérő feladatok.

Kis gyakorlással összeállíthat egy listát a feladatokról, így:

 első közelítésként oszd el őket prioritás szerint;

 osztja fel elhúzódó és „rövid”, rövid távúakra;

 ellenőrizze újra a személyes kapcsolattartással kapcsolatos feladatokat, hátha azok racionálisabb módon (telefon használatával stb.) elvégezhetők.

Ez azonban csak a kezdete a napi terv elkészítésének.

A reális napi tervet mindig arra kell korlátozni, amit ténylegesen meg tud tenni.

Második szakasz: a részvények futamidejének becslése

Minden feladathoz írja fel a hozzávetőleges teljesítési időt, adja össze és határozza meg a hozzávetőleges teljes időt.

Azzal érvelhet, hogy az egyes esetek időtartamát nem lehet elég pontosan megbecsülni. Ez igaz. Ha azonban már megszerzett némi tapasztalatot, akkor az időtervezés alapjául szolgálhat. Hiszen tevékenysége során nehézségekbe ütközik a piac, a forgalom és a költségek megítélésében is.

 Ne feledje azt is, hogy a munka gyakran annyi időt igényel, amennyi rendelkezésére áll. Tehát azáltal, hogy meghatározott időtartamot állít be az egyes feladatokhoz, rákényszeríti magát, hogy beleilleszkedjen ebbe az időbe.

 Sokkal koncentráltabban dolgozik, és következetesebben szabadul meg a zavaró tényezőktől, ha meghatározott időt szán egy bizonyos feladatra.

 Próbáljon meg 10 napra írásos terveket készíteni, és egyre magabiztosabb lesz ebben.

Harmadik szakasz: idő lefoglalása tartalékban

A napi terv elkészítésekor tartsa be az időtervezés alapszabályát, miszerint a terv legfeljebb az idő 60%-át fedje le, és kb. 40%-át hagyjon tartalék időnek a váratlan dolgokra.

Ha 10 órás munkanapot feltételez, ez azt jelenti, hogy az Ön érdeke, hogy a tervével legfeljebb 6 óra legyen. A célod azonban legyen egy 8 órás munkaidő, körülbelül 5 órás tervezett idővel! Ha idejének több mint 60%-át tervezte, akkor az összeállított feladatok listáját könyörtelenül a megadott paraméterekhez kell illesztenie, meghatározva a prioritásokat, delegálva a feladatokat és csökkentve a rájuk szánt időt. A munka fennmaradó részét vagy át kell vinni a következő napra, át kell húzni, vagy túlórával kell befejezni.

Negyedik szakasz: Döntés a prioritásokról, csökkentésekről és átcsoportosításokról

Cél: csökkentse a napi feladatok elvégzésére szánt időt 5-6 órára.

 Határozzon meg egyértelmű prioritásokat ügyeinek, például ABC-elemzés segítségével, és ezeknek megfelelően tisztázza a napi feladatokat (lásd 3. fejezet).

 Ellenőrizze újra kiszámított időigényét, és csökkentse az összes feladatra fordított időt a feltétlenül szükségesre; Próbálj meg a valóság talaján maradni.

 Tekintsünk minden részvényt átruházásának és racionalizálásának lehetősége szempontjából.

Példánkban a végső változatban a napi terv így néz ki: Ötödik szakasz: a visszavonás ellenőrzése és átvitele

A tapasztalatok azt mutatják, hogy nem minden feladatot lehet elvégezni, és nem minden telefonbeszélgetésre kerülhet sor. Ezért másnapra kell átütemezni őket.

Ha sokszor átütemezed ugyanazt, akkor ez teherré válik számodra, és két lehetőség van:

Végre határozottan felveszed, és végiglátod a befejezésig;

Feladod, mert néha a probléma magától megoldódik.

Mivel a hétköznapi emlékeztető naptárban nincs elég hely a napi tervekhez, és az egyes lapoknak az a hátránya, hogy elvesznek általános áttekintés, ajánlott rendszeresen és következetesen speciális időnaplóval dolgozni. Alkalmas lehet napi és egyéb időtervek készítésére (lásd 2.5).

Az időfelhasználás racionalizálása bürográfia segítségével

Még tovább egyszerűsítheti a tervét, ha a jelző betűrövidítésekkel együtt lényeges elemei használjon más rövidítéseket és grafikus szimbólumok, az úgynevezett bürokrácia.

Használjon más saját jelöléseket is. A személyes kreativitást itt nem kell korlátozni.

A bürográfia segítségével növelheti hatékony felhasználása ilyen támogatás mint egy időnapló.

Az Önt érdeklő információkat az Otvety.Online tudományos keresőben is megtalálhatja. Használja a keresési űrlapot:

Bővebben az „ALPS” MÓDSZER témáról:

1. Vezető (szakember) munkanapjának egyéni tervezése. Munkanapi tervek készítése „Alpok” módszerrel.
2. A szociálpszichológia alapmódszerei. Felügyeleti módszer, kísérleti módszer, szociálpszichológiai kísérlet, dokumentumelemzési módszer, tesztelési módszer.
3. 5. A pszichológiai genetika kutatási módszerei: ikercsalád módszer, örökbefogadott gyermek módszer, kontroll iker módszer

nap óta prioritásaik meghatározása.

Nem egy zsúfolt nap, de szeretnék sok mindent elvégezni. Mit tegyek? Csodák nincsenek, de a nap felépítésének optimalizálása nagyon is lehetséges, és ezt a reggeli tervezéssel kell kezdeni. Prioritásrendezési képesség, megértés Pareto elvés ismeri B. Franklin életcélokat kitűző rendszerét, Alpok módszere , Eisenhower mátrixÉs ABC elemzés, a tennivalók összeállításának szabályainak ismerete, a kis és közepes idő kihasználása.

Lista és prioritások

1. Először is, a szokásos módon készítsen egy általános napi tennivalók listáját. Listarészlet - optimális esetben 15 elem.

A nagyon rövid, 3 perces feladatokat egyáltalán ne írd le: olcsóbb azonnal elvégezni.

2. Állítsa be a prioritásokat: A (fontos és sürgős), B (fontos és nem sürgős), C (sürgős, de nem fontos). Nézze Eisenhower Mátrix

Ha valóban elkezdi ezt csinálni, és ezt írásban, azaz felelősségteljesen csinálja, akkor megérti, milyen erős. Mert ez egy döntés az életed egész napjáról: mit fogsz valójában csinálni, és mit távolítasz el az életedből...

Három oszlop

A prioritásainak megfelelően írja át a listát három függőleges oszlopba: A, B és C. Ha egy-két szóban leírja a dolgokat, akkor beletelik egy percbe, és újra átgondolja, és érzi a prioritások helyességét. .

Írt.

Most meghajlítjuk a lapot, hogy a C oszlop kikerüljön a szemünk elől, és csak a legfontosabb és legfontosabb dolgok maradjanak látóterünkben és figyelmünkben.

Számoljuk a szükséges időt

Az egyes tételek mellé írjuk, hogy ma hány percet szeretne erre az ügyre szánni (tervezi, szüksége van rá). Ezeknek a számoknak az alapja az időkövetés során szerzett tapasztalat.

Adja össze a percek teljes számát.

Csomagolás keretekbe

Határozza meg a reális időmennyiséget, amellyel gazdálkodhat, és ebbe az összegbe csomagolja be azt, amit mára tervezett. Lásd a cikket 500 egyenlő 300 plusz 200. A cikk is hasznos lehet Feddhetetlenség

Rakjuk a "csapokat"

A „csapok” a nap eseményei, amelyek egy szigorúan meghatározott napszakhoz kötődnek. Írd be őket az időbeosztásodba.

Tárgyalások - 15.00. Találkozunk egy kávézóban Prechistenkán.

Ha szükséges, számoljon, és adjon hozzá egy határidőt. Nézze Határidő

A nap kompozíciójának elkészítése

Minden, ami fontos, már ismert: a nap időkerete világos, a csapok ki vannak jelölve, a teendők listája meghatározott. Most készítsen egy kompozíciót a napra. Az alapszabályok egyszerűek:

• a legfontosabb dolgokkal kezdjük, biztosítva a legjobb időt a legfontosabb ügyekre,
• Majd a tevékenység jellegének változására ügyelve elrendezzük a dolgokat, hogy minden következő váltásban örömet, kikapcsolódást találjunk.

A "RAM" előkészítése

Az azonnali feladatok rövid feladatok, amelyek gyorsan kitölthetik a váratlan szabadidőt.

A találkozó késik, van 15 szabad perced: mit kezdj magaddal? Ó, kinyomtatták a betűket, amelyeket most kényelmesen átnézhet. Tehát előre gondoskodunk arról, hogy a tervezett ütemtervben esetlegesen fellépő fennakadásokat valamivel értelmesen el lehessen fedni: átgondoljuk és listát készítünk az ilyen „operatív” feladatokról, rövid feladatokról.

Néha „foltoknak” nevezik őket – ami gyorsan elfedi a nap lyukait. Melyik név tetszik a legjobban, válaszd ki magad.

A C oszlop eseteiből általában kényelmes „operatívokat” készíteni: a dolgok meglehetősen sürgősek, de nem túl fontosak. Nem kötelező megcsinálni, de ha eljön az ideje, örömmel megcsináljuk.

Ennyi, kész a napi munkaterv, és készen állsz az események főbb fordulataira. Ha az események teljesen váratlan módon alakulnak, kijelentjük: „Új bemutatkozás!”, és az új körülményeknek megfelelően átírjuk a napi tervet. Általában nem tart tovább 10 percnél, aztán a megszokott módon élünk, rugalmas és átgondolt terv szerint.

Sok sikert neked!

Irodalom

• A.G. Gorbacsov. Időgazdálkodás. A vezér ideje. 24+2. M.: "DMK-press" kiadó, 2007.

Psychologos psychologos

Pszichológus - oktatási projekt, enciklopédia gyakorlati pszichológia, amelyet szakemberek alkottak széleskörű felhasználásra. Itt: a fő egyértelmű meghatározásai pszichológiai fogalmak, modern nézetek szakemberek, videó illusztrációk valamint gyakorlati ajánlások személyes és üzleti problémák megoldásához.

Itt van minden, amit tudnod kell a pszichológiáról, hogy jobbra változtasd az életedet. Minden rövid és lényegre törő.

A tanárok a Psychologoson dolgoznak Gyakorlati Pszichológiai Egyetem, élén dr. pszichológiai tudományok, professzor Nyikolaj Ivanovics Kozlov. A portál bemutatja szintonikus megközelítés- pszichológia józan ész Mert egészséges emberek. A szinton megközelítés a modern legjavát integrálja pszichológiai megközelítésekönálló, hazai fejlesztések alapján. A pszichológus együttműködik Oroszország legnagyobb egyetemeivel: RSUH , SPbGIPSR , KIPU stb.

A Psychologos saját hírleveleket készít: népszerű, „életről” szóló, hétköznapi felhasználók számára, akiknek egyszerű és praktikus megjegyzésekre és tippekre van szükségük gyakorlati pszichológia, - és professzionális, pszichológus kollégáknak, ahol elméleti és módszertani kérdések kerülnek megvitatásra, a munka „konyhája” gyakorlati pszichológus. A bal felső sarokban található „Feliratkozás” űrlap kitöltésével feliratkozhat erre vagy arra a hírlevélre. Csak írja be az e-mail címét, és kattintson az OK gombra.

Előző cikk: Mekkora a fénysebesség Következő cikk: Harmonikus rezgések Az oszcillációs frekvencia fizikai képlete