Az üzleti dokumentáció nyelve és stílusa: általános jellemzők, alapvető követelmények, jellemző hibák.

A nyelvi eszközökről és stílusról információk bemutatása Az üzleti levélnek a következő szabványos követelményei vannak:

1. az információ megjelenítésének pontossága,
2. a nyelv és a szövegeszközök szabványosítása és egységesítése,
3. semleges előadásmód,
4. a nyelv és a stílus formalitása és szigora üzleti levél(az információ legszigorúbb és visszafogottabb bemutatása, ami viszont kizárja a szövegben való felhasználás lehetőségét üzleti beszéd kifejező és érzelmileg feltöltött nyelvi eszközökkel),
5. rövidség (a levél nem haladhatja meg az egy vagy két oldalt, különben az információ észlelése nehéz lesz),
6. az információk teljessége (a dokumentumnak elegendő információt kell tartalmaznia ahhoz, hogy ésszerű legyen megoldások információi),
7. világosság,
8. a használt szavak és kifejezések egyértelműsége,
9. logika,
10. tárgyilagosság,
11. szerint a szöveget helyesen kell bemutatni jelenlegi szabályokat helyesírás és írásjelek, hivatalos üzleti stílusban.

E követelmények be nem tartása egyrészt megnehezíti a dokumentumokkal való munkát, másrészt megfosztja vagy csökkenti jogi és gyakorlati jelentőségét.

A hivatalos dokumentumok nyelve klisék, közhelyek és szabványok halmaza. A szabványosított kifejezések megkönnyítik a szöveg olvashatóságát és felgyorsítják a hivatalos levél elkészítését.

az első azokat a motívumokat tartalmazza, amelyek a levél megírásához szolgáltak,

a második részben javaslatok, kérések, határozatok, végzések.

Tipikus hibák az üzleti levelezés nyelvezetében és stílusában

Sajnos az üzleti levelek írói gyakran sok hibát követnek el. Ezek oszthatók a következő típusok: szerkezeti, szintaktikai, morfológiai, lexikai, stilisztikai, technikai.

Szerkezeti hibák.

A szerkezeti hibák forrása az üzleti levél hibás felépítése és részeinek aránytalan elhelyezkedése. Fontos, hogy a tartalom minden aspektusa meghatározott helyet foglaljon el az üzleti levél logikai felépítésében, és ne essen egybe más szempontokkal. Ennek a feltételnek a be nem tartása hosszú bevezetésekhez és bonyolult motivációs rendszerekhez vezet.

Szintaktikai hibák.

A mondat helytelen szórendjéhez kapcsolódó hibák.

A részvételi kifejezések konkrét használatának megsértése.

A résztvevő kifejezés eszközül szolgál egy olyan cselekvés közvetítésére, amely egyidejűleg vagy egy másik cselekvéssel összefüggésben történik. A határozói kifejezések használatának hibái könnyen kijavíthatók, ha a mondatokat határozószókkal helyettesítjük olyan mondatokkal, amelyek körülményei szavak kombinációival fejeződnek ki.

A szerkezet tudatlanságából eredő hibák összetett mondat. Az üzleti levelek írói gyakran szükségtelenül bonyolítják a szöveget. Bár az üzleti levél sajátosságai megkövetelik fokozott figyelmet az előadás részleteire, de nem mindig és nem minden részlet megfelelő a szövegben.

Ezért az indokolatlanul bonyolult szintaktikai szerkezeteket egyszerűsíteni kell. Ez történhet a szöveg közvetlen redukálásával és feldolgozásával is, például úgy, hogy egy összetett szöveget különálló, egyszerű összetételű és felépítésű kifejezésekre bont.

Morfológiai hibák.

Hibák a melléknevek teljes és rövid formáinak használatakor.

Figyelembe kell venni, hogy a hivatalos üzleti beszédben gyakoribbak a melléknevek rövid formái. Teljes nevek Az ilyen szövegekben előforduló jelzők helytelennek bizonyulnak, és köznyelvnek, sőt népnyelvnek is tűnnek.

Lexikai hibák.

Visszaélés szavakat és kifejezéseket.

Nem megfelelő vagy indokolatlan használat idegen szavak.

Az idegen szavak kölcsönzése természetes módja bármely nyelv gazdagításának. Gyakran előfordulnak idegen szavak az üzleti nyelvben, olyan fogalmakat jelölve, amelyekhez már hozzá van rendelve az orosz megfelelője. Azonban nincs értelme idegen szót használni, ha van egy orosz kifejezés jelentése ezt a koncepciót. Az idegen szókincs használatát három körülmény határozza meg: a szóhasználat szükségessége, helyénvalósága és pontossága.

Tautológia. Szemantikai ismétlődések, amelyek olyan esetekben fordulnak elő, amikor egy mondatban azonos gyökű szavak szomszédosak. A tautológiai ismétlések disszonánssá teszik a kifejezést. Ráadásul megnehezítik az észlelést, mert magukra vonják a figyelmet.

Hibák a szinonim szavak használatában. A szinonim szavak használatának hibái gyakran abból fakadnak, hogy kétértelmű szó csak az egyik jelentésében lehet egy másik szinonimája.

Stiláris interferencia.

A beszéd mesterséges meghosszabbítása. A szakértők azt tanácsolják: „Ne írd le azt, amit szóban nem mondanál el.” Modern hivatalos levelezésünkben azonban gyakran vannak példák a beszéd mesterséges meghosszabbítására. Az üzleti levelezés nyelvén a túl hosszú kifejezések elfogadhatatlanok.

Technikai interferencia.

Ezek az interferenciák közé tartoznak az elírások, hibák, a szöveg integritásának mechanikai sérülései (szakadások, borítékra ragasztás stb.). A technikai beavatkozás fő oka az üzleti levél megírásakor elkövetett gondatlanság.

1. A hivatalos dokumentumok nyelve és stílusa

A stílus a nyelv sajátossága, amely a kommunikáció feladataihoz kapcsolódó nyelvi eszközök kiválasztásában, kombinációjában és rendszerezésében nyilvánul meg. Vannak olyan funkcionális stílusok, pl. stílusok, amelyeket a nyelvnek az emberi tevékenység egy adott területéhez kapcsolódó fő funkcióinak megfelelően különböztetnek meg, például újságírói, tudományos, művészeti és irodalmi, köznyelvi, hivatali és üzleti.

Minden információnak szüksége van egy nyelvre, amelyen rögzítik, továbbítják és érzékelik. Ez összetett folyamat speciális terminológiával is elvégezhető - minden funkcionális stílus fő összetevője. A hivatalos üzleti kommunikáció stílusa az élet különböző területein: gazdasági, társadalmi-politikai és kulturális emberek között a tények rendkívüli pontossággal, rövidséggel, konkrét bemutatásával és a kétértelműség elkerülésével kapcsolatos igény hatására alakult ki. A hivatalos üzleti stílus egy funkcionális nyelvtípus, amely a hivatalos üzleti kapcsolatok szféráját főként írásban szolgálja ki.

Az üzleti dolgozatok változatosak lehetnek műfajban és tartalomban, mennyiségben és nyelvi kifejezésmódban. A legtöbb üzleti papír tartalmilag a nem egyéni kommunikáció szférájához kapcsolódik (bár magánszemélyek is részt vesznek a releváns tevékenységekben), de az egyéni-személyes szempont nem tükröződik a dokumentum nyelvezetében és stílusában. Az üzleti stílus funkciója, hogy a tartalom közvetítéséhez szükséges forma betartása alapot ad a dokumentum hivatalos ügynek tekinteni. Ezért az üzleti papírok nyelvezetét a stilisztikai szigor és az előadás objektivitása jellemzi. A hivatalos üzleti stílusban nem szabad érzelmességnek, szubjektív értékelésnek és köznyelvnek lenni. Ez az, ami közelebb hozza a stílust üzleti papírok mérsékelt könyves, tudományos stílusra, de az előadásmód személytelensége a dokumentumnyelv jellegzetessége.

Mivel a dokumentumok jogi normákhoz kapcsolódnak, a bemutatás stílusának objektivitását a dokumentum igenlő és előíró jellege hangsúlyozza. A dokumentumokat általában úgy állítják össze, hogy vagy a bennük lévő információkat figyelembe vegyék, vagy a megfelelő határozatot szükségszerűen végrehajtsák. A bíróság, az ügyészség, a rendőrség és a közigazgatás aktusai hivatalos üzleti stílusban készülnek. „Az ilyen dokumentumok tudományos elemzéseken alapulnak public relations ezért pontosnak és a lehető legtömörebbnek kell lenniük, és ezt megfelelő nyelvezet használatával kell elérni. A tisztségviselő jellegzetes vonása üzleti stílus a szavak sajátos jelentésük szerinti használata. A hivatalos dokumentumokban előforduló hibák elkerülése érdekében ne engedje meg, hogy az üzleti információkat az újságírás elemeivel kombinálják (például határozattervezetekben, bizonyos típusú jelentésekben, jegyzőkönyvekben stb.).

A hivatalos üzleti stílus jellemzői

Holisztikus struktúraként minden dokumentumnak meg kell felelnie bizonyos követelményeknek. Ez

A hivatalos anyag rövid és tömör bemutatása;

A megfogalmazás pontossága és bizonyossága, a kifejezések egyértelműsége és egységessége;

A jogalkotás technikai technikáinak alkalmazásának sorrendje.

A hivatalos üzleti stílust az jellemzi, hogy a szavakat csak azokban a jelentésekben használjuk, amelyeket az általános irodalmi használat normáiként ismernek el, valamint a kifejezetten a hagyományos értelemben vett jelentésekben. üzleti dokumentumokat, amelyek nem sértik stilisztikai egységességüket, és megfelelnek az üzleti nyelv szabványosításának általános trendjének.

A szókincs kiválasztása nagy odafigyelést igényel lexikális jelentése szavak Az egyes szavak lexikális jelentésének nem ismerete olyan hibákhoz vezet, mint például: „javítani kell az állattenyésztéshez szükséges tenyésztéstechnikai és állategészségügyi szolgáltatásokat” (az állattenyésztés szolgáltatását javíthatja, de az állattenyésztést nem), „csökkenteni kell a termelési költségeket ” (áruk, termékek árát csökkentheti, de költségét nem; lehetséges opció: „önköltségi ár csökkentése”).

Nem megengedett a neologizmusok használata, még a hagyományos modelleken kialakítottak is, például „konstruálni”, „átszervezés”, valamint a köznyelvi szókincshez kapcsolódó szavak, például „titkár”, „laboratóriumi asszisztens”.

Ha helytelenül választ ki egy szót számos hasonló, jelentésükben eltérő gyökből, eltorzíthatja a jelentést. Például a „jelen” és a „biztosít” szavakat gyakran összekeverik. bevezetni- 1) bemutatni, tájékoztatni ("munkavállalók listáját bemutatni", "bizonyítékot szolgáltatni") 2) bemutatni valakit - "új munkavállalót bevezetni a csapatba" 3) petíciót benyújtani (előléptetésért, jutalomért); „a következő rangnak bemutatni”, „a rendnek bemutatni”); csata képe”), 6) ábrázolni, megmutatni (viccesen bemutatni"). Biztosítani –

1) valakinek a rendelkezésére vagy használatba adása („lakást, járműveket biztosít”); 2) adjon jogot, lehetőséget valami megtételére, megvalósítására („engedélyt, „szót”); H) lehetővé teszi, hogy önállóan cselekedjen, vagy felügyelet nélkül hagyja („magára hagyni”, „a véletlenre bízni a dolgokat”).

A gondolat pontos és tömör kifejezésének képtelensége a következő hibákhoz vezet: „április hónapban” (április csak egy hónap, valami más), „tájékoztató üzenet” (bármely üzenet információt tartalmaz) stb. Ismétlések, mint például: " előnyöketés a van előnyöket ovaniya", " pálya kérjük vegye figyelembe pálya kényelmes tények", "adott yavl teljesen kb yavl feltételek között jelenik meg”...

A szövegalapú hivatalos dokumentumokra nem jellemző a figuratív frazeológia vagy a redukált stilisztikai felhangú kifejezések használata.

Az olyan szabványos beszédfigurák, mint: „a Kormány rendeletével összefüggésben”, „pénzügyi segítségnyújtás érdekében”, „a kialakult nehéz helyzettel kapcsolatban...” - folyamatosan reprodukálják a hivatalos dokumentumokat, szereznek be. stabil karakter és szerepükben közel állnak a frazeológiai egységekhez. A dokumentumok nyelvén ugyanazt a funkciót töltik be, mint az olyan stabil kombinációk, mint a „figyelembe vesz”, „felhívja a figyelmet”. De ha a normákat megsértik egy adott frazeológiai egység használatának sajátosságainak tudatlansága miatt, hibák fordulnak elő. Például az „engedélyezni” („engedélyezni”) igét a „valamit megtenni, elkövetni” jelentésében általában a „megsértés”, „hiba”, „hibás számítás” szavakkal és néhány más, negatívra jellemző főnévvel kombinálják. jelenségeket, de konkrét cselekvést ne nevezzen meg: „engedjük meg a durvaságot, arroganciát”. Helytelenek az olyan kombinációk, mint a „hibák (hibák, meghibásodások, lopás) engedélyezése”, amelyekben a főnevek a hibák, téves számítások stb. eredményét jelzik.

A hivatalos dokumentumok elkészítése nehéz és összetett folyamat, amely sok munkavállalói időt vesz igénybe.

Felhívjuk figyelmét, hogy a dokumentumok szerves része a vállalkozás képe, egyedi névjegykártya. Egy csúnya, „rosszul” elkészített nyomtatványon, olvashatatlan betűtípussal nyomtatott dokumentum nemkívánatos benyomást kelt a vállalkozásról. Ugyanezen okból kikerült az üzleti gyakorlatból Nyugaton a vállalkozás nevével ellátott gumibélyegző, amelynek lenyomatát egy papírlapra ragasztják, és egyre ritkábban használják Oroszországban.

A dokumentumokban foglalt információk bármely szervezet stabil működéséhez szükségesek. Ennek alapján megfelelő vezetői döntések születnek. Sok esetben a dokumentumok jelentik a fő érvet vitatott helyzetekben, megerősítve ezzel a „dokumentum” kifejezés elsődleges meghatározását „bizonyítási módszerként”.

Így néz ki az egyik modern ajánlás egy orosz vállalkozónak: „Az üzleti életben az üzlet gyakran együtt él a megtévesztéssel. Ne higgy az ígéreteknek. Csak egy jól megszerkesztett, jogilag kötelező érvényű dokumentum garancia a sikeres tranzakcióra!”

Hány választottbírósági tárgyalásra kerül sor, hány veszteség éri a vállalkozásokat a véletlenül vagy szándékosan hibásan elkészített dokumentumok miatt!

A dokumentumok tárolásának zavara az értékes információk elvesztésének kockázatával járhat, ami negatívan befolyásolhatja a vállalkozás tevékenységét.

A vállalatvezetők személyes felelősséget viselnek a dokumentumok összeállításáért, biztonságáért és helyes végrehajtásáért.

A dokumentumok, köztük az üzleti levelek elkészítése bizonyos szintű kultúrát és speciális készségeket igényel. De egy üzletembernek fejlesztenie kell ezt a képességét.

Ezenkívül az üzleti leveleket, más dokumentumokhoz hasonlóan, az állami szabványok követelményeinek megfelelően kell elkészíteni, amelyek nemcsak az állami és végrehajtó hatóságokra vonatkoznak. Orosz Föderáció, hanem minden szervezetnek, függetlenül azok szervezeti és jogi formájától és tevékenységi típusától.

1. Vezetési okmányok formáinak nyilvántartása.

A dokumentumokkal való munka során irányítani kell előírások Orosz Föderáció, amelyek előírják a dokumentumok elkészítését bizonyos szabályokat, az esetek nómenklatúrájának (listájának) vezetése.

Az olyan forma, amelyben sok hely van a vállalat logójának és nevének, és kevés a szövegnek, kényelmetlen a használata. Ezért ajánlatos a felső mező határától 1,5-2 cm-t elkülöníteni a embléma alatt.

Modern design az űrlap regisztrációja, „tiéd” vállalati identitás minőségi papír, teljes készlet információkat a vállalkozásról. A lapon való helyes elhelyezkedésük különösen fontos az üzleti partnerre gyakorolt ​​kedvező hatás érdekében.

A vállalati nyomtatványokat nyomtatással vagy személyi számítógép használatával állítják elő, és meghatározott részletekkel és egy bizonyos rend a helyszíneiket.

Nyomtatvány belső dokumentumokhoz (végzések, jegyzőkönyvek, határozatok);

Űrlap külső dokumentumokhoz (levelek, faxok).

A belső dokumentumok nyomtatványa tartalmazza a cég logóját és a cég nevét.

A külföldi partnerekkel dolgozó vállalkozásoknak speciális űrlapokra van szükségük, amelyek a partner nyelvén vagy angolul duplikálják az adatokat. Ha a részletek egy sarokban vannak elrendezve, a részleteket a bal felső rész oroszul, a jobb oldalon pedig idegen nyelven nyomtatja ki. Amikor az űrlap részleteit hosszirányban rendezik el, a részleteket először oroszul nyomtatják ki, és lent - idegen nyelven.

Minden űrlapon, a dokumentumokhoz hasonlóan, margóknak kell lenniük.

balra - 20 mm (8 géppel írt karakter vagy vonás),

felső - legalább 10 mm,

jobb és alsó - legalább 8 mm.

A lapon a helytakarékosság érdekében számos cég csak a cég emblémáját és nevét tünteti fel az űrlap tetején, a címet, telefonszámot, faxszámot és banki adatokat közvetlenül a lap alsó margóján. .

Kényelmes az egyes részletek határait (például „szöveg fejléce”, „címzett”) sarkokkal megjelölni, hogy elkerüljük a nyomtatás során a helyükre vonatkozó hibákat.

A gyakran használt dokumentumok nyomtatványai, mint például az igazolások, a munkák szerződés szerinti átvételéről szóló okiratok és mások is tartalmazhatnak állandó szövegrészeket, amelyeket a dokumentumok elkészítésekor változó információkkal egészítenek ki.

2. A vezetői dokumentum nyelve.

A dokumentációs munkában nagy szerepet döntések, cselekvések, kapcsolatok verbális formáját játssza. A dokumentumok elkészítésekor figyelembe kell venni, hogy a nyelv nem passzív rögzítés hozott döntéseket, de aktívan serkentő szerepet tölt be a vezetői tevékenységekben. Így az irányelv és adminisztratív dokumentáció hatékonyságát nagymértékben az imperatívusz - a parancsok, utasítások, határozatok nyelvének imperatív felépítése - biztosítja. A megfelelő beszédszerkezeteket a kérést, követelést, köszönetet stb. tartalmazó dokumentumok írják elő. Az üzleti beszéd, az üzleti nyelv, az üzleti hivatalos levél bizonyos fogalmak. Üzleti nyelv- ez a hivatalos kapcsolatok nyelve, ez egy irodalmi nyelv.

A hagyományok és szokások a dokumentációban nagyon szívósnak bizonyultak. És most még mindig vannak elavult kifejezések, archaizmusok, kifejezések, beszédbélyegek, bürokrácia ("mely képek", "kérem, ne utasítsák vissza", "egyszerre irányítjuk", "az igazi adott" stb.). A dokumentumok elkészítésekor formális üzleti stílust kell használnia.

Az irodalmi nyelvnek számos stílusa van, művészi-fikciós, társadalmi-újságírói, tudományos, ipari-műszaki, történeti, hivatalos-üzleti stb., amelyek folyamatosan fejlődnek és állandó kölcsönhatásban állnak.

„Egy nyelv stílusa alatt – mondja a híres filológus A. N. Efimov – szokás megérteni egy történelmileg kialakult nyelvváltozatot, amely mind összetételében, mind az asszociáció jellegében különbözik. beszéd azt jelenti, és használatuk mintái értelmében. Minden stílushoz van egy jellegzetes, tipikus és egyben tiltott is.”

Minden stíluscsoportnak megvannak a maga fajtái. Így a művészi-fikciós stílus magában foglalja a prózát és a költőiséget; társadalom-újságíró - újság-magazin és irodalomkritikai stílusok. A dokumentumfilmes-üzleti stílus magában foglalja a jogalkotási és közigazgatási dokumentumok (rendeletek, rendeletek, utasítások, határozatok) stílusát, üzleti levelezés, távíró stílus stb.

Minden stíluscsoportnak megvannak a maga fajtái. Az okmányos üzleti stílus magában foglalja a jogalkotási és adminisztratív dokumentumok stílusát (rendeletek, parancsok, utasítások, határozatok), az üzleti levelezést, a távirati stílust stb.

Az összetett dokumentumok (jelentések, áttekintések, tanúsítványok stb.) szövegei részekre, szakaszokra, alszakaszokra, bekezdésekre, albekezdésekre vannak osztva, amelyek arab számozással vannak ellátva a GOST 1. 5-85 (Szabályok géppel olvasható dokumentumok és géppel olvasható dokumentumok tervezése). Az egyes részek száma tartalmazza a megfelelő számokat alkatrészek, magasabb, például: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 it. d.

2.1. Az irodalmi normáktól való eltérések a dokumentumszövegekben.

Gyakran előfordul, hogy tudatlanságból, figyelmetlenségből vagy hanyagságból különböző eltérések megengedettek a dokumentumok szövegében. Emiatt a szöveg érthetetlenné válik, tele szóbeli túlzásokkal, archaizmusokkal és bürokráciával. A kevéssé ismert szavak megnehezítik a szöveg megértését idegen eredetű, professzionalizmusok, neologizmusok. A népnyelv és a dialektika nem díszíti a dokumentumokat. A szöveg legjellemzőbb hiányosságait a továbbiakban tárgyaljuk.

3. Üzleti levél etikett.

Az üzleti levelezés a vállalat és a külső szervezetek közötti kommunikáció szerves eszköze. A legtöbb cégnél a levelek elsőbbséget élveznek más dokumentumokkal szemben. A levelezésben két fő dokumentumtípus különböztethető meg: a levél és a fax.

A levél az egyik fő dokumentumtípus.

A levél a különböző tartalmú, postai úton küldött dokumentumok általános elnevezése.

Az oktató (irányelv) levelek állami vagy önkormányzati szervektől származnak, és főszabály szerint ajánlásokat, utasításokat, felvilágosításokat tartalmaznak a jelentési kérdésekről, a környezetvédelmi adókról stb.

A garancialevelek garanciákat tartalmaznak a fizetésre, a szállítási időre vagy a termék minőségére.

A tájékoztató levelek közé tartoznak az üzeneteket, kéréseket, emlékeztetőket és javaslatokat tartalmazó levelek.

Kereskedelmi levelek a szerződések megkötése és teljesítése során készülnek. „A vevőktől az eladók felé intézett kéréseket képviselik árukról, szolgáltatásokról részletes tájékoztatás és/vagy áruszállítási ajánlat (ajánlat) küldése, eladói válaszok, panaszok, panaszokra adott válaszok, akkreditívek kérése.”

Panasz- (igénybejelentés) levélben a vállalkozások a szerződés feltételeinek a másik fél (partner) általi nem teljesítése vagy megsértése miatt okozott veszteségek megtérítését követelik. A panaszhoz csatolni kell az ilyen tényeket megerősítő dokumentumok másolatát. Az ilyen másolatok a fő irat (panasz) mellékleteként készülnek.

Külföldi partnerekkel kötött szerződések megkötésekor akkreditívek (L/C - Letter of credit) használatosak, amelyekben az eladó a vevő bankjától devizaszámlaszámmal ellátott garancialevelet és a banki fizetési garanciákat kéri az eladótól. az áruk vagy szolgáltatások vásárlója.

3.1. A levél szövegének jellemzői.

A levél szövegének tömörnek, következetesnek, meggyőzőnek és korrektnek kell lennie. A tényeket, eseményeket tárgyilagosan kell bemutatni, és a bemutatott kérdés minden aspektusát kellő teljességgel, tömören és világosan kell ismertetni.

A levél szövege leggyakrabban egy bevezető részből és egy fő részből áll.

A bevezető rész tartalmazza a levél megszövegezéséhez vezető okokat, tényekre, dátumokra és dokumentumokra való hivatkozással.

A levél második része megfogalmazza fő célját (ajánlat, visszautasítás, kérés, garancia stb.), pl.:

"A fentiek alapján kérjük, hogy a megadott összeget 10 banki napon belül utalja át folyószámlánkra."

A levél céljától és attól függően, hogy szerzője mire akarja összpontosítani a címzett figyelmét, más elrendezés is alkalmazható. logikai részek szöveg.

A legtöbb üzleti levelet ugyanazon kifejezések ismétlése jellemzi, amelyek elsajátítása után különféle levelek szövegét is meg lehet alkotni.

A levél (fax) elején a következő címlehetőségek szerepelhetnek:

„Kedves Igor Leonidovics!”;

„Zorin úr!”;

Akkor helyénvalóak lennének a hála szavak:

„Örömmel vettük levelét”;

„Nagyon köszönöm a 95/04/06-i faxot”;

A levél tárgyától függően használatosak következő forradalmak:

Emlékeztető

Emlékeztetünk arra, hogy...

A... lejárta után cégünk ajánlata érvényét veszti.

Kérem tájékoztassa...

Kérjük, fizessen... banki napon belül...

Mint tudják, az embereket a ruhájuk fogadja. Ezért a leveled „ruhái”, i.e. a borítéknak és a papírnak kifogástalannak kell lennie. Ellenkező esetben fennáll a veszélye, hogy levele olvasatlanul a papírhulladékba kerül, még akkor is, ha a címzett számára rendkívül értékes információkat tartalmaz. Ez különösen igaz az olyan levelekre, mint a cégbemutatók, termékajánlatok, áruk, szolgáltatások és álláspályázatok. A boríték legyen vastag, átlátszatlan, szabványos méret fehér papírból. A borítékon lévő címet nyomtatott formában vagy átlátszó ablakból kell kinyomtatni. Nincsenek korlátozások és szigorú szabályokat. Néha az álláshirdetések egyes országokban megkövetelik, hogy a kísérőlevelet vagy az önéletrajzot kézzel írják. Ebben az esetben célszerű tiszta és tiszta kézírással írni a borítékot. Ha információt kíván kérni, árut, szolgáltatásokat rendelni, akkor lehet, hogy a boríték és a papír sem a legdrágább, de mégis jó minőségű.

A papírnak, ha nem a cége szabványos fejléces papírját használja, a legszigorúbb követelményeknek is meg kell felelnie: A4-es formátumú, fehér, vastag, hiba- és foltmentes lap. Főleg, ha együttműködést ajánl, cégét képviseli vagy felveszi. Az aláírást úgy kell elkészíteni, hogy a címzettnek ne legyen kétsége afelől, hogy Ön nem rendelkezik megfelelő töltőtollal, vagy nem biztos abban, hogy lemásolja az aláírását. Jobb, ha tintával ellátott töltőtollat ​​veszünk.

Aranyszabály

Levelének első pillantásra szilárd benyomást kell keltenie.

3.2. Archaizmusok és klerikalizmusok

Az archaizmusok azok elavult szavak, használatból kiesett kifejezések és nyelvtani formák.

Ide tartoznak: tiltott (tilos helyett), fentiek (fent jelzett), ezentúl (továbbiakban), témában (for), ezért (tehát), hovatartozás szerint (célra), ezennel bemutatjuk (küldjük, csatoljuk) , kísérő (kísérő).

Az archaizmusok a következő szavakat is tartalmazzák: hálás, tájékozódni méltóztat, lóg, bízik, beír, ízlel, őriz és mások.

A klerikalizmusok összetett, nehézkes szavak és kifejezések, amelyek stabil archaikus szerkezettel és jellegzetes klerikális kötőszókkal és szövetséges szavak, valamint száraz, nagyképű hivatalos szavakat, például: növekvő eltérés a munkatermelékenység növekedése és a rendelkezésre álló berendezések között..., az iparbiztonsági előírások megsértése történik bányaműveletek; a munkabevezetés témakörében; a tervezett cél teljesítése minden mutató szerint; intézkedések kidolgozása szükséges a meglévő hiányosságok megszüntetésére...; van ma a továbbképzés ügyében; Petrovnak címzett üdvözlet (Petrov helyett) stb.

A hivatalos levelezésben sok klerikalizmus található.

4. Formális üzleti stílus.

Az üzleti kommunikáció nyelve a hivatalos üzleti stílus - funkcionális változatosság a menedzsment területén való kommunikációhoz tervezett nyelv. A nyelv egy funkcionális változata rendszerként értendő nyelvi egységek, kiválasztásuk és felhasználásuk módszerei, meghatározott társadalmi célok beszédkommunikáció.

A beszédkommunikációnak a menedzsment területén számos sajátos jellemzője van, amelyeket az üzleti kommunikáció feltételei magyaráznak. Ebben a tekintetben különös jelentősége van annak, hogy az üzleti kommunikáció résztvevői alapvetően jogi személyek - szervezetek, intézmények, vállalkozások, tisztviselők, alkalmazottak. Azon információs kapcsolatok jellege és tartalma, amelyekbe bekerülhetnek, a szervezet irányító testületek hierarchiájában elfoglalt helyétől, kompetenciájától, tevékenységeinek funkcionális tartalmától és egyéb tényezőktől függ. A szervezetek közötti kapcsolatok stabilak és jogi normákkal szabályozottak, aminek következtében a szervezet információáramlása olyan „programozott” jellegű, amely megfelel a szervezet igényeinek és megfelel a vezető testületek és szervezetek rendszerében elfoglalt helyének.

Az üzleti kommunikáció sajátossága abban is kifejeződik, hogy a dokumentum szerzője és címzettje szinte mindig a szervezet egésze – „kollektív alany”, annak ellenére, hogy a legtöbb esetben a dokumentumot egy személy – a a szervezet vezetője. Ugyanez mondható el a dokumentum címzettjéről is.

A dokumentumkommunikáció másik fontos jellemzője az információ célzottsága. A vezetői információ nem lehet „általános” információ (mint például a televízió, rádió, újságinformációk és néhány más típus). A vezetői dokumentumnak mindig van pontos címe. Sőt, egy vezetői dokumentum szinte mindig „szűk célpont”, azaz egy adott szervezetnek vagy szervezeti körnek, tisztviselőknek és alkalmazottaknak szól.

Az üzleti kommunikációban lényeges tényező a vezetői cselekvések, helyzetek ismétlődése, hiszen a vezetői tevékenység mindig „játék a szabályok szerint”, amely meghatározza, hogy hasonló helyzetekben ugyanazokat a nyelvi eszközöket használják.

Más jellemző tulajdonságaüzleti kommunikáció - a szervezet által megoldott feladatok körének tematikus korlátozása. Egy intézmény funkciói leírhatók, osztályozhatók, szabályozhatók. Ennek eredményeként a vezetési dokumentumok létrehozásával kapcsolatos kérdések köre meglehetősen stabil.

Ebből következően az üzleti kommunikáció feltételei alakulnak ki következő tulajdonságokat vezetői információk:

· az információ célzása;

információk megismételhetősége;

Az üzleti kommunikáció feltételei emellett bizonyos követelményeket támasztanak a vezetői információkkal szemben, amelyek betartása meghatározza az üzleti kommunikáció hatékonyságát.

A vezetői információkkal szemben támasztott egyik legfontosabb követelményt a vezetési tevékenység lényege határozza meg, amely a vezetői döntések meghozatalából áll, azzal a céllal, hogy befolyásolják az irányító testületet a kezelt objektumokon. A döntéshozatal információszerzésen, feldolgozáson és felhasználáson alapul. Ebből következően a vezetési tevékenység eredményessége csak akkor lehet kellően magas, ha a döntések meghozatalához naprakész információkat, új, szükséges és a szervezet tevékenysége szempontjából fontos információkat használnak fel. A vezető testület csak a naprakész információk birtokában hozhat optimális vezetői döntéseket. Az információk relevanciáját mind a dokumentum tartalma, mind annak továbbításának, feldolgozásának, valamint az érdekelt szervezeti egységekkel és tisztviselőkkel való közlésének időszerűsége biztosítja.

Az információ relevanciája a vezetési információk számos egyéb tulajdonságához kapcsolódik, különösen:

· megbízhatóság (objektivitás);

· meggyőzőképesség (okoskodás);

· teljesség (az információ elegendősége) stb.

A megbízhatóság (objektivitás) követelménye azt jelenti, hogy az üzleti üzenetnek tükröznie kell a tényállást, és elfogulatlan, szenvtelen értékelést kell adnia az eseményekről.

Az információ meggyőző képességét (indoklását) az okozza, hogy a címzettet elköteleződésre (vagy nem elköteleződésre) kell rávenni. bizonyos cselekvéseket; Végrehajtása attól függ, hogy mennyire indokolt a dokumentum.

A teljesség követelménye azt jelenti, hogy a dokumentumnak tartalmaznia kell minden szükséges információt a megalapozott döntés meghozatalához. A kérdéskör bemutatásának mélysége a dokumentum céljától függ: egy tájékoztató levélben elég tényeket vagy eseményeket megnevezni egy felkérő levélben, a levél tárgyát pontosan meg kell jelölni és teljes mértékben meg kell indokolni. Az elégtelen információ további információk kérését teheti szükségessé, ami szükségtelen levelezést eredményezhet.

A dokumentum szövegének a dokumentum meghatározott nyelvét és stílusát kell használnia. A hivatalos üzleti stílus évszázados fejlődésének eredményeként olyan nyelvi eszközök és tartalomkifejezési módok alakultak ki, amelyek lehetővé teszik a kezelési információk leghatékonyabb rögzítését, minden követelménynek megfelelve.

A hivatalos üzleti stílus főbb jellemzői:

· semleges előadásmód;

· a prezentáció pontossága és egyértelműsége;

· a szöveg tömörsége, rövidsége.

Az előadás semleges hangneme a hivatalos üzleti kommunikáció normája, amely jelzi a szerző és a dokumentum címzettje közötti kapcsolat üzleti alapját, nem személyes jellegét, valamint a köztük lévő bizonyos távolság meglétét. Ezenkívül, mivel az üzleti kommunikáció résztvevői intézmények, szervezetek, vállalkozások, cégek, azaz jogi személyek nevében járnak el, és nem magánszemélyek, a dokumentumok szövegében a szubjektív mozzanat minimálisra csökken. Az érzelmileg kifejező konnotációval rendelkező szavak (kicsinyítő és ragaszkodó utótagú, túlzó és alulmondó utótagok, közbeszólások stb.) ki vannak zárva a dokumentumok nyelvéből.

A bemutatás pontossága szükséges a dokumentum szövegének egyértelmű megértéséhez és a félreértések kiküszöböléséhez. Az üzleti kommunikációban a vezetői tevékenység minden szakaszában rendkívül fontos, hogy a dokumentum szerzője és címzettje megfelelően érzékeli a szöveget. Ugyanakkor a szövegészlelés sebessége nem rendelkezik különös jelentősége, hiszen egy dokumentum szövege a vizuálisnak szánt írott szöveg, nem auditív észlelés, és szükség esetén újraolvasható. A lényeg az, hogy a tartalom a lehető legpontosabban kerül közvetítésre.

Az előadás pontosságát a terminológiai szókincs használatával, stabil kifejezések - nyelvi képletek használatával, hiányával érik el. átvitt szavakés kifejezések, szavak korlátozott kompatibilitása, pontosítások, kiegészítések, tagmondatok használata bevezető szavak és kifejezések formájában, rész- és határozói kifejezések stb.

A szöveg tisztaságát mindenekelőtt kompozíciós szerkezetének helyessége, hiánya határozza meg logikai hibákat, átgondoltság és a megfogalmazás egyértelműsége.

A szöveg lakonikus megjelenítése a nyelvi eszközök gazdaságos felhasználása, a beszédredundancia kiküszöbölése.

A hivatalos üzleti stílus figyelembe vett sajátosságai nagy szerepet játszanak a nyelvi egységek rendszerének kialakításában és a dokumentumszövegekben való felhasználásuk módszereiben.

KÖVETKEZTETÉS

A vezetői dokumentum elkészítése munkaigényes folyamat, amely megköveteli a fordítótól bizonyos ismereteket és készségeket. A dokumentumok a vállalkozás egyfajta névjegykártyái. A dokumentum szövegének következetesnek, tömörnek, meggyőzőnek és korrektnek kell lennie. A dokumentumban szereplő információkat az összes állami szabványnak megfelelően kell összeállítani. A hivatalos dokumentumoknak mindenképpen tartalmazniuk kell minden szükséges adatot.

A dokumentum nyelve ösztönző funkciót tölt be a vezetői tevékenységben, ezért az üzleti dokumentumok elkészítésekor a hivatalos üzleti stílust kell használni, amely magában foglalja a jogalkotási és adminisztratív dokumentumok stílusát, az üzleti levelezést stb.

Az összetett dokumentumok szövegeit bekezdésekre, fejezetekre, alfejezetekre, albekezdésekre stb.

A levelek és a faxok a vezetői dokumentumok fő típusai.

A levelek lehetnek utasítások, garanciák, tájékoztatás, reklám, kereskedelmi, követelések, kérdőívek, értesítő levelek, meghívó levelek, válaszlevelek. Tartásban és célban különböznek egymástól. A levél szövege általában egy bevezető részből áll, amely feltünteti a levél megszövegezéséhez vezető okokat, tényekre, dátumokra, dokumentumokra való hivatkozásokkal és egy bevezető részből áll, amely a fő célt tartalmazza.

Az üzleti kommunikáció feltételei a vezetői információ következő tulajdonságait alkotják:

· az információ hivatalos jellege;

· az információ célzása;

információk megismételhetősége;

· tematikus korlátozás.

A vezetői dokumentumok helyes végrehajtása a munkában tárgyalt hivatalos üzleti stílus jellemzőivel, az üzleti levelek tartalmára és kialakítására vonatkozó követelményekkel elősegítheti a szervezet tevékenységének kívánt eredményeit és a szervezet tisztességes képének kialakítását.

Hivatkozások

1. Vezetői tevékenység dokumentálása: előadások / O. I. Bondyreva - M.: végzős Iskola, INFRA-M, 2006. - 474 p.

2. Bykova T.A., Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Dokumentumok előkészítése utólagos tárolásra és felhasználásra. Oktatási módszer. juttatás. M., 1996. 68 p.

3. Hivatalos iratok készítése, lebonyolítása: Gyakorlati. Előny / Under. szerk. TV. Kuznyecova. M.: JSC Business School „Intel-Sintez”, 1999. 224 p.

4. Az orosz nyelv magyarázó szótára / szerk. S. I. Ozhegova, N. Yu Shvedova. - M.: INFRA-M, 2007. - 944 p.

6. Az Orosz Föderáció állami szabványának 2003.03.03-i N 65-ös határozata „Az Orosz Föderáció állami szabványának elfogadásáról és végrehajtásáról” (az „Egységes dokumentációs rendszerrel együtt. Egységes rendszer szervezeti és adminisztratív dokumentációt. Dokumentációs követelmények. GOST R 6.30-2003")

Hivatalos okmányok készítése, lebonyolítása: Praktikus. Előny / Under. szerk. TV. Kuznyecova. M.: JSC Business School „Intel-Sintez”, 1999. 224 p.

Az orosz nyelv magyarázó szótára / szerk. S. I. Ozhegova, N. Yu Shvedova. - M.: INFRA-M, 2007. – 398s

Könnyű beküldeni jó munkáját a tudásbázisba. Használja az alábbi űrlapot

Diákok, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik a tudásbázist tanulmányaikban és munkájukban használják, nagyon hálásak lesznek Önnek.

Közzétéve: http://www.allbest.ru/

Az Omszki Régió Oktatási Minisztériuma

Költségvetési szakember oktatási intézmény Omszk régió

"Omszki Állami Vezetési és Szakmai Technológiai Főiskola" (BPOU OGKUiPT)

Gazdálkodási és Bölcsészettudományi Tanszék

Tanfolyam

A hivatalos dokumentumok nyelve és stílusa

Pivina Veronika Andreevna

Bevezetés

1. Fogalmak egy hivatalos dokumentumról. A hivatalos irat helye és szerepe a gazdálkodásban

1.1 Hivatalos dokumentum

2.3 Hivatalos dokumentumok szerkesztése, szerkesztése

2.4 Gyakori hibák

Következtetések

Alkalmazás

Bevezetés

Mindannyiunknak üzleti szövegeket kell írnia. Munkavállalási jelentkezéskor sok embernek kell elkészítenie szolgálati levél szövegét, okiratot, jegyzőkönyvet vagy jegyzőkönyvet készíteni.

De egy ilyen szöveg helyes és gyors összeállításához fontos legalább általános vázlat ismeri a hivatalos iratok nyelvének sajátosságait és az azzal kapcsolatos követelményeket. E követelmények be nem tartása legjobb esetben megnehezíti a dokumentummal való munkát, rosszabb esetben pedig megfosztja gyakorlati és jogi jelentőségétõl.

A vezetői tevékenységek dokumentálása az irodai munka alapja, és az egyik legnehezebb megoldás a dokumentumokkal való munka során. A döntések és cselekvések verbális megfogalmazása fontos szerepet játszik. A nyelv nem a meghozott döntések passzív rögzítőjeként működik, hanem aktív serkentő szerepet játszik a vezetői tevékenységekben.

A szakmai kommunikáció nyelve megköveteli a fő egyértelmű értelmezését kulcsfogalmak kifejezésekkel kifejezve. Ez különösen fontos a menedzsment dokumentációs támogatása szempontjából: az üzleti kommunikáció nyelve szorosan kapcsolódik a jogszabályi és szabályozási aktusok szókészletéhez, és arra támaszkodik, és egy-egy kifejezés pontatlan használata jogi következményekkel járhat.

Az emberi tevékenység egy bizonyos területén használt nyelv változatosságát nyelvi stílusnak nevezzük.

A stílus a nyelv funkcionális változata. Minden információnak szüksége van egy nyelvre, amelyen rögzítik, továbbítják és érzékelik. Ezt az összetett folyamatot speciális terminológiával lehet végrehajtani – ez minden funkcionális stílus alapeleme. A hivatalos dokumentáció nyelvére és stílusára az úgynevezett hivatalos üzleti beszédstílus szempontjából a szöveges dokumentumok összeállításának törvényei vonatkoznak. Ennek a stílusnak megvan a maga specifikus különbségek a köznyelvi beszédből és az irodalmi nyelv egyéb stílusaiból (tudományos, publicisztikai, művészi). A hivatalos üzleti kommunikáció stílusa az élet különböző területein: gazdasági, társadalmi-politikai és kulturális emberek között a tények rendkívüli pontossággal, rövidséggel, konkrétsággal és a kétértelműség elkerülésével kapcsolatos igény hatására alakult ki.

A fentiek alapján megállapíthatjuk, hogy a kutatási téma releváns, mind elméleti, mind gyakorlati pontok látomás.

A munka célja: azonosítani jellegzetes vonásai a hivatalos iratok modern nyelve és stílusa.

1. Tanulmányozza a hivatalos dokumentum fogalmát! Határozza meg a hivatalos dokumentum helyét és szerepét az irányításban.

2. Adjon rövid leírást a modern orosz nyelv stílusairól! Azonosítsa a hivatalos dokumentumok írásához használt modern üzleti stílus jellegzetességeit.

Tárgy: hivatalos dokumentumok.

Tárgy: a hivatalos dokumentumok nyelve és stílusa.

A munka felépítése: az első fejezet a hivatalos okiratok szövegének összeállításának sajátosságainak és funkcióinak figyelembevételével, valamint a hivatalos dokumentumok kezelésben betöltött helyének és szerepének meghatározásával foglalkozik.

A második fejezet a modern orosz nyelv stílusait vizsgálja meg, azonosítva a modern üzleti stílus, mint a hivatalos dokumentumok írására használt nyelvi stílus sajátosságait.

A kurzusmunka céljainak megoldása során felhasználtuk következő módszereket kutatás:

· kutatási irodalom elemzése;

· összehasonlítások;

· elemzés és szintézis;

· szisztémás;

Gyakorlati jelentősége: a hivatalos dokumentumok nyelvi követelményeinek be nem tartása legjobb esetben is nehézségeket okoz a dokumentummal való munkavégzésben, rosszabb esetben pedig megfosztja gyakorlati és jogi jelentőségét. Ezért, hogy ne találja magát ebben a helyzetben, ez a kurzusmunka néhányat tisztázni fog gyakorlati kérdéseket ebben a témában.

1. A hivatalos dokumentum fogalma. A hivatalos irat helye és szerepe a gazdálkodásban

1.1 Hivatalos dokumentum

Fontolja meg a hivatalos dokumentum meghatározását:

A hivatalos dokumentum olyan hivatalos dokumentum, amelyet egy szervezet aktuális tevékenysége során használnak. Az iratokat hivatalos iratoknak nevezzük, mert azokat a vállalkozás vagy intézmény nevében állítják ki, és meghatalmazott képviselői írják alá. A hivatalos dokumentumnak formális üzleti stílust kell használnia. Ennek a dokumentumnak tömörnek, következetesnek kell lennie, és pontosan kell bemutatnia a tényeket és a meghozott döntéseket.

A hivatalos dokumentumnak van formája és tartalmi elemei. A hivatalos dokumentum formája kialakításának és tartalmi elemeinek összessége, összetételük, terjedelmük, elrendezésük sorrendje és kölcsönös kapcsolata szempontjából értékelve. Tervezési elemek: név, különböző címek, dátumok, regisztrációs számokat stb.

Van egy nyelv a hivatalos dokumentumokhoz, amelyeknek meg kell felelniük a következő követelményeknek:

1. A hivatalos üzleti stílus és a modern irodalmi nyelv normáinak való megfelelés, elsősorban azok, amelyek segítik a gondolatok tisztább és teljesebb kifejezését.

2. Normál esetben gyakran léteznek olyan nyelvi lehetőségek, amelyek a legmegfelelőbbek, legmegfelelőbbek és ezért előnyösebbek. Például az olyan opciók kiválasztásakor, mint a „segítségnyújtás - segítség”, „hibázni - hibázni”, figyelembe kell vennie az ebben az esetben használt stílushagyományokat.

3. A hivatalos dokumentumokban használt szavak jelenléte, az adminisztratív és hivatali beszédben.

4. Fogalomhasználat és szakmaiság, elsősorban jogi és számviteli.

5. A standard tartalmi vonatkozásokat kifejező összetett megnevezési elöljárószavak elterjedt használata.

6. Korlátozott használat bonyolult szintaktikai konstrukciók - mondatok rész- és participiális kifejezésekkel, különféle felsorolásokkal.

És a hivatalos dokumentumok a következő kötelező tulajdonságokkal rendelkeznek:

Megbízhatóság és objektivitás;

Pontosság, a szöveg kettős megértésének kiküszöbölése;

Maximális tömörség, a megfogalmazások lakonizmusa;

Jogi integritás;

Nyelvi szabványosság az üzleti kommunikáció tipikus helyzeteinek bemutatásakor;

A prezentáció semleges hangneme;

A hivatalos etikett normáinak való megfelelés, amely a megszólítás stabil formáinak és a műfajnak megfelelő szavak és kifejezések megválasztásában, a kifejezések és a teljes szöveg felépítésében jelenik meg.

A hatósági okiratokat az Egységesítőben meghatározott szabályok alapján kell elkészíteni és elkészíteni államrendszer iratkezelés (USD).

A hivatalos dokumentumok összetételének fő jellemzője, hogy vannak egységes követelményeketés a kormányrendeletekkel megállapított szabályokat. E szabályok betartása biztosítja azok jogerejét, az iratok gyors és minőségi előkészítését és lebonyolítását, az iratok gyors felkutatásának megszervezését, valamint egyebeket aktív használat személyes elektronikus számítógép(PC) a hivatalos iratok elkészítésében.

A hivatalos dokumentumok típusai:

Szervizjegy (1. melléklet);

Memorandum (2. függelék);

Pályázat (3. melléklet);

törvény (4. sz. melléklet);

Megállapodás;

Munkaszerződés;

Rendelés.

Mindezen dokumentumok kialakítása egységes, de tartalmukban teljesen eltérőek lehetnek:

1. Összeállítás helye szerint: belső (más vállalkozásoktól, szervezetektől és magánszemélyektől származó dokumentumok).

3. Formája szerint: egyedi - az egyes dokumentumok tartalma megvan a maga sajátossága, stencil - a dokumentum egy része kinyomtatott, egy része az előkészítés során kitöltésre kerül, szabványos - homogén vállalkozások csoportja számára készült (minden szabvány és sablon dokumentum tipográfiailag vagy sokszorosítógépen nyomtatva).

4. Határidő szerint: sürgős, meghatározott határidőn belüli végrehajtást igénylő és nem sürgős, amelyre határidőt nem állapítottak meg.

5. Származása szerint: hivatali, vállalkozás, szervezet érdekeit érintő és személyi, meghatározott személyhez kapcsolódó és bejegyzett.

6. Tervezés típusa szerint: hiteles, grafikai, fényképes és filmes dokumentumok stb.

A hivatalos dokumentumok funkciói:

Bármely dokumentum többfunkciós, pl. különböző funkciókat tartalmaz, amelyek idővel megváltoztatják uralkodó jelentésüket. Általános és speciális funkciókat különböztetnek meg. Az általánosak információs, szociális, kommunikációs, kulturális; speciális - vezetői, jogi, funkció történelmi forrás, számviteli funkció.

Az információs funkciót az információ megőrzési és továbbítási célú rögzítésének szükségessége határozza meg, és kivétel nélkül minden dokumentum velejárója. Bármely dokumentum megjelenésének oka a tényekről, eseményekről, jelenségekről szóló információk rögzítésének szükségessége, gyakorlati és mentális tevékenység. A dokumentumokban található információk a következőkre oszthatók:

1. Releváns (a múltra vonatkozóan).

2. Működési (aktuális).

3. Perspektíva (a jövőre vonatkozóan).

Vannak más információosztályozások is. Például az elsődleges és másodlagos felosztás; műfaj szerint; faj; szállítók és mások.

Minden dokumentum információs kapacitással rendelkezik.

Az információs kapacitást a következő mutatók jellemzik: teljesség, objektivitás, megbízhatóság, optimalitás, az információ relevanciája, hasznossága és újszerűsége. Minél magasabbak ezek a mutatók, annál értékesebb a dokumentum.

A társadalmi funkció is sok dokumentumban benne van, mert Úgy jöttek létre, hogy kielégítsék a társadalom egészének és egyes tagjainak különféle igényeit. Maga a dokumentum is befolyásolhatja társadalmi kapcsolatok céljuktól és az adott társadalomban betöltött szerepüktől függően nem csak serkenthetik a társadalmi folyamatok fejlődését, hanem gátolhatják is azokat. A kommunikatív funkció az információ időben és térben történő továbbítását, a társadalom tagjai közötti információkommunikációt látja el. Információk, vélemények, eszmék cseréje nélkül a társadalmi kapcsolatok nem tarthatók fenn. A dokumentumoknak két kategóriája van, amelyekben a kommunikációs funkció egyértelműen kifejeződik:

1. Egyirányú iratok (törvény, rendeletek, parancsok, utasítások stb.)

2. Kétoldalú dokumentumok (üzleti és személyes levelezés, szerződéses dokumentumok stb.)

3. Kulturális funkció- egy dokumentum képessége a kulturális hagyományok, a társadalomban elfogadott esztétikai normák megőrzésére és közvetítésére (film, fénykép, tudományos és technológiai dokumentum stb.).

4. Az irányítási funkciót olyan hivatalos dokumentumok látják el, amelyek kifejezetten a célból és az irányítási folyamatban készülnek (törvények, szabályzatok, charták, jegyzőkönyvek, határozatok, összefoglalók, jelentések stb. Ezek a dokumentumok nagy szerepet játszanak a tájékoztatásban). a menedzsment támogatása, ezek sokfélék, a döntéshozatal különböző szintjeit tükrözik.

5. A jogi funkció a jogi normák és a jogsértések változását megállapító dokumentumok velejárója. A jogi funkcióval felruházott dokumentumoknak két kategóriáját különböztethetjük meg: az eredetileg birtokló és az ideiglenesen megszerző dokumentumokat. Az első csoportba tartozik minden jogi normát és jogviszonyt megállapító, egységes szerkezetbe foglaló, megváltoztató vagy azok érvényességét megszüntető irat, valamint az egyéb jogkövetkezményekkel járó irat. Ez magában foglalja a hatóságok valamennyi jogi aktusát államhatalom(törvények, rendeletek, határozatok stb.), bírósági, ügyészségi, közjegyzői és választottbírósági cselekmények, minden szerződéses, személyazonosító okmány (útlevelek, igazolványok, bizonyítványok stb.) és az azt alátámasztó pénzügyi dokumentumok (számlák, nyugtamegbízások, számviteli bizonylatok) fizetési felszólítások , stb.) A második kategóriába tartoznak azok az iratok, amelyek ideiglenesen elnyerik ezt a funkciót, amelyek bizonyítékként szolgálnak a bíróságon, a nyomozó hatóságokon és az ügyészségen, a közjegyzői irodában és a választottbíróságon. Elvileg bármely dokumentum lehet bizonyíték, és ezáltal átmenetileg jogi funkciót tölthet be.

6. A számviteli funkció nem ad minőséget, hanem mennyiségi jellemzők gazdasági, demográfiai és egyéb társadalmi folyamatokkal kapcsolatos információk elemzésük és ellenőrzésük céljából. A dokumentum szerzője általában valamilyen funkcióval ruházza fel, de objektíve idővel más funkciókat is hordoz. fajsúly egyik vagy másik funkció megváltozik.

1.2 A hivatalos irat helye és szerepe a gazdálkodásban

A vezetői tevékenységben nagyon fontos az írott nyelv ismerete, ami a hivatalos dokumentumokban is megjelenik. A hivatalos dokumentumokat hivatalosan használják a termelési és szolgáltatási tevékenységek irányításának megszervezése során. Egy bizonyos tevékenységi területen használt, annak sajátosságait tükröző hivatalos dokumentumrendszer; A hivatalos dokumentáció felhasználása a szervezeti tevékenység egyik fő formája.

Szinte minden szervezet tevékenységének irányításakor a hivatalos dokumentáció fő eleme egy írásos dokumentum, amely írásos eszközökkel konszolidálja az információkat. nyelvi kommunikáció az államnyelv lexikai és nyelvtani normáinak, az állami szabványoknak, a tanszéki utasításoknak, valamint a kialakult hagyományoknak, ill. a megállapított eljárásnak megfelelően irodai munka egy adott szervezetben.

Tehát a hivatalos dokumentumok fontos eleme vezetői tevékenységben. Az irodai munka területén dolgozó munkavállaló számára nagyon fontos, hogy ismerje a hivatalos dokumentumok jellemzőit és funkcióit. A funkciók és funkciók ismerete nélkül a hivatalos dokumentumok elkészítésének folyamata sok időt vehet igénybe.

2. Típusai és rövid leírás modern orosz nyelv stílusai. A hivatalos dokumentumok írásához használt modern üzleti stílusú nyelv megkülönböztető jegyei

2.1 A modern orosz nyelv stílusainak típusai és rövid leírása

A stílus a nyelv funkcionális változata. A modern orosz stílusnak 5 típusa van:

1. Tudományos stílus - funkcionális stílus irodalmi nyelv beszéde, amelyre számos jellemző jellemző: a kijelentés előre meggondolása, monológ jelleg, a nyelvi eszközök szigorú megválasztása, a normatív beszédre való hajlam. A tudományos stílust a logikus előadási sorrend, az állítás részei közötti rendezett kommunikációs rendszer, valamint a szerzők pontosságra, tömörségre, egyértelműségre, a tartalom megőrzésére és gazdagságára való törekvése jellemzi. A logika, ha lehetséges, a szemantikai kapcsolatok megléte az egymást követő szövegegységek (blokkok) között. Csak annak a szövegnek van konzisztenciája, amelyben a tartalomból következnek a következtetések, azok konzisztensek, a szöveg különálló szemantikai szegmensek, amely tükrözi a gondolat mozgását a sajátostól az általános felé vagy az általánostól a sajátos felé. A tisztaság, mint a tudományos beszéd minősége, érthetőséget és hozzáférhetőséget jelent.

Tudományos stílusstílusok alatt:

1) tudományos és üzleti;

2) népszerű tudomány;

3) tudományos és műszaki;

4) oktatási és tudományos;

5) tudományos és újságírói.

2. Irodalmi és művészeti - fő jellemzője stilisztikailag művészi beszéd konkrétumok keresésévé válik irodalmi szöveg, a művész szó kreatív önkifejezése. A nyelv jellemzői fikcióáltalában több tényező határozza meg. Jellemzője a tág metaforikusság, szinte minden szintű nyelvi egység képalkotása, minden típusú szinonimák használata, poliszémia, a szókincs különböző stílusrétegei. A művészi stílusnak (más funkcionális stílusokhoz képest) megvannak a maga törvényszerűségei a szófelfogásnak. A szó jelentése in nagyobb mértékben határozza meg a szerző célja, műfaja és kompozíciós jellemzők a műalkotásról, amelynek ez a szó eleme: először is ennek összefüggésében irodalmi alkotás szótárakban nem rögzített művészi kétértelműséget szerezhet. Másodszor, megőrzi kapcsolatát e mű ideológiai és esztétikai rendszerével, és mi szépnek vagy csúnyának, fenségesnek vagy aljasnak, tragikusnak vagy komikusnak értékeljük.

Irodalmi és művészeti stílusok alatt:

1) költői;

2) prózai;

3) drámai.

3. Hivatalos - üzleti stílus a lexikális - verbális és nyelvtani eszközök arzenálja, amelyek segítenek a beszélőnek és az írónak hangsúlyozni a kommunikáció hivatalos jellegét. A szó és alakjának megválasztása, mondatalkotás – mindezek a technikák, amelyek segítségével a teszt írója nemcsak információt közöl, hanem jelez is a címzettnek a szó fontosságáról, arról, hogyan reagáljon a fogadásra. üzenet. Lefedi nemzetközi kapcsolatok, jogtudomány, hadiipar.

A következő formális üzleti stílusok léteznek:

1) jogalkotási (a kormányzat területén használatos);

2) adminisztratív és irodai (ez a szervezet személyes üzleti papírjainak karbantartása);

3) diplomáciai (nemzetközi szinten nyilvánul meg).

A hivatalos üzleti stílust olyan dokumentumokban használják, mint például:

· Hivatkozás

· Magyarázó megjegyzés

· Nyilatkozat

· Utasítások

· Felbontás

· Meghatalmazás

· Jogalkotási aktus

A hivatalos üzleti stílus számos funkciója, például speciális szókincs, frazeológia, szintaktikai kifejezések adjon neki konzervatív jelleget. Megkülönböztető jellemzője a számos beszédszabvány - klisé jelenléte.

A formális üzleti stílus általános jellemzői:

1) tömörség, a nyelvi eszközök takarékos használata;

2) szabványos anyagelrendezés;

3) a terminológia széles körű használata;

4) igei főnevek, denominális elöljárószavak magánhasználata;

5) narratív karakter előadás.

4. Újságírói stílus egy funkcionális beszédstílus, amelyet a következő műfajokban használnak: cikk, esszé, riport, interjú stb.

Az újságírói stílus a médián (újságok, folyóiratok, plakátok, füzetek) keresztül az emberek befolyásolását szolgálja. Társadalmi-politikai szókincs, logika, érzelmesség, értékelőkészség, vonzerő jelenléte jellemzi.

A semleges, magas, ünnepélyes szókincs és frazeológia mellett széles körben alkalmazza az érzelmi töltetű szavakat, a rövid mondatok használatát, a vágott prózát, az ige nélküli kifejezéseket, a retorikai kérdéseket, a felkiáltásokat, az ismétléseket és egyebeket. A nyelvi sajátosságokról ebből a stílusból a téma szélessége érinti: szükség van speciális, magyarázatot igénylő szókincs bevonására. Másrészt számos ilyen téma áll a közfigyelem középpontjában, és az ezekkel a témákkal kapcsolatos szókincs újságírói konnotációt ölt. Az ilyen témák közül ki kell emelnünk a politikát, a gazdaságot, az oktatást, az egészségügyet, a kriminológiát és a katonai témákat.

Újságírói stílusokhoz:

1) tájékoztató jellegű;

2) valójában újságíró;

3) művészi és újságírói.

Az újságírói stílus funkciói:

1) tájékoztató - ez az a vágy, hogy a lehető leghamarabb tájékoztassuk az embereket a hírekről;

2) befolyásolás - ez az emberek véleményének befolyásolásának vágya.

5. A társalgási stílus olyan funkcionális beszédstílus, amely az informális kommunikációt szolgálja, amikor a szerző kötetlen keretek között osztja meg gondolatait vagy érzéseit másokkal, információt cserél a hétköznapi kérdésekről. Gyakran használ köznyelvi és köznyelvi szókincset.

A társalgási stílusban fontos szerepet kapnak a gesztusok, az arckifejezések és a környező környezet. Az érzelmi szavak és kifejezések megválasztásának nagyobb szabadságát a kommunikáció oldott légköre határozza meg.

A megvalósítás formája a párbeszéd, ezt a stílust használják leggyakrabban a szóbeli beszédben. Beszélgetési stílus az általánosító funkció velejárója.

2.2 A hivatalos iratok írásához használt modern üzleti nyelvhasználat megkülönböztető jegyei

A hivatalos dokumentumok elkészítésekor fontos szerepet játszik helyes választás szavak, amelyek pontosan közvetítik az információ jelentését. A szó és a formája kiválasztása, a mondat felépítése - mindezek olyan technikák, amelyek segítségével a szöveg szerzője nemcsak információt közvetít, hanem jelez is a címzettnek annak fontosságáról, arról, hogyan reagáljon a szövegre. üzenet érkezett. Ehhez emlékeznie kell a szókincs néhány alapvető szabályára.

Nagyon fontos, hogy helyesen használjuk a kifejezéseket - olyan szavakat vagy kifejezéseket, amelyek egy speciális fogalmat neveznek meg az emberi tevékenység bármely területéről. Ha kétségei vannak abban, hogy az Ön által használt kifejezések jelentése egyértelmű a címzett számára, a szövegben meg kell adni a dekódolást. A dekódolásnál szótárt kell használni (például: magyarázó, terminológiai, idegen szavak stb.). Ha nem használja a szótárát, előfordulhat, hogy a fordítás pontatlan. Például: „a szerződés vis maior körülményekről rendelkezik (nevezetesen természeti katasztrófák esetei)”

Az üzleti dokumentációban történő kifejezések használatakor ügyelni kell arra, hogy a kifejezés mind a szerző, mind a címzett számára egyértelmű legyen, és szükség esetén a kifejezés tartalmát nyilvánosságra kell hozni, ami többféleképpen is megtehető:

1) visszafejteni;

2) adja meg a fogalom hivatalos meghatározását;

3) cserélje ki a kifejezést egy általánosan érthető szóra vagy kifejezésre.

A fogalom meghatározásának pontosnak, világosnak és teljesnek kell lennie.

A hivatalos stílus egyik leggyakoribb betegsége a pleonasmus (túlzottság). Ez abban rejlik, hogy a kifejezés a jelentés szempontjából felesleges, felesleges szavakat tartalmaz. Például:

· finom árnyalat (az „árnyalat” főnév a francia Nuance szóból származik - árnyalat, finom különbség);

· gyorsított ütemben erőltetni (a „kényszeríteni” ige a francia Forcer szóból származik - a tevékenység ütemét felgyorsítani);

· december hónapban (december nem lehet más, mint egy hónap);

· 375 ezer rubel pénz (csak a pénzt rubelben számítják);

· árlista (az „árlista” szó francia prix gyökérrel rendelkezik - ár). De a „kiskereskedelmi árlista” kifejezés elfogadható;

· a fő lényeg („a lényeg” a fő) stb.

Néhány pleonasztikus kifejezés azonban használatba került, és olyan jelentésárnyalatokat szerzett, amelyek igazolják létezésüket. Például a „valós valóság”, „üzenet”, „tapasztalat”, tisztázza a jelentésüket.

A szolgáltatási szótárakban gyakran előfordul egy tautológia is - ugyanazon szógyökérű szavak ismétlése ugyanazon a kifejezésen belül. Ez a stílushiba disszonánssá teszi a szöveget és megnehezíti a megértést. Például: valami használatának előnyei; A következő tényezőket kell figyelembe venni, és a következőkkel kell foglalkozni: Az ilyen kifejezéseket jelentésvesztés nélkül más kifejezésekkel kell helyettesíteni: „hasznot húzni valami használatából”, „a következő tényezőket kell figyelembe venni”, „a címre irányítani”.

A dokumentum elkészítésekor emlékezni kell arra, hogy nem minden szó kombinálódik egymással a számunkra kényelmes módon. A nyelvben vannak kompatibilitási szabályok.

Tisztázhatja őket az „orosz nyelvű szavak kompatibilitási szótárával”. Néhány tipikus szókombináció az üzleti beszédhez:

· végzés – kiadott

· hivatalos fizetés - meg

megrovás – jelentette be

· cenzúra - kiadott stb.

Különös figyelmet kell fordítani a „változtatást hozni” és a „szerepet játszani” kombinációjára, és soha nem szabad felcserélni az összetevőket.

A kétértelmű kifejezések használatakor figyelembe kell venni, hogy minden konkrét esetben a kifejezést csak az egyik jelentésében használjuk. Ha ugyanazt a fogalmat több kifejezéssel jelöljük, akkor a kifejezések szinonimája keletkezik.

A szinonim kifejezések hangzása különböző, de jelentése ugyanaz. Például a „kérdőív” és a „kérdőív” kifejezések. Lehetnek teljesek vagy részlegesek. Amikor fogyasztják szinonim kifejezések Fontos odafigyelni arra, hogy a fogalom mely oldalát vagy tulajdonságait kell azonosítani és a kontextusban kiemelni.

Például az olyan kifejezések, mint a „megállapodás”, „szerződés”, „megállapodás” eltérnek a használati gyakorlatban: a munkajogban a többoldalú ügyleteket szerződésnek, stb.

Amikor szöveggel dolgozik, különbséget kell tennie a paronimák között - a kapcsolódó szavak között, amelyek hangzásukban hasonlóak, de jelentése és kompatibilitása eltérő. Néha egy szó paronimával való helyettesítése jelentős jelentéstorzulással jár. A paronimákkal kapcsolatos hibák különösen gyakoriak:

Fizetés - fizetés (a különbség nyelvtani kompatibilitás ezek közül az igék közül: a „fizet” szó közvetlen tárgyat igényel: „fizet valamiért”; „fizetni” - közvetett: „valamiért fizetni”).

A hivatalos dokumentumok összeállítói gyakran visszaélnek a rövidítésekkel, nem veszik figyelembe, hogy ez megnehezítheti a dokumentum tanulmányozásának folyamatát.

Nehéz kitalálni, hogy a veszteségek rövidítése potenciális veszteségeket jelent, hogy a BV-n lévő LU a töltött részecskék lineáris gyorsítója egy utazó hullámon. Az ilyen rövidítés nem elfogadható az üzleti írásban.

Rövidítési szabályok:

1. A rövidítés nem lehet ugyanaz, mint a létező szó, keresztbe híres modell kifejezések vagy egybeesnek egy másik rövidítéssel.

2. A csökkentésnek fordítottnak kell lennie, azaz. úgy, hogy mindig kibővíthető a megfelelő névre. Ez a szabály azonban nem vonatkozik azokra a rövidítésekre, amelyek már önálló szavakká váltak.

3. A rövidítéseknek meg kell felelniük az orosz kiejtési és helyesírási normáknak.

A modern orosz nyelvben háromféleképpen lehet rövidítést alkotni:

1) a rövidítésben szereplő szavak kezdőbetűi szerint;

2) a rövidítésben szereplő szavak kezdő szótagjai szerint;

3) az első szó egy vagy két kezdő szótagjának összekapcsolása a teljes második egyszóval.

A rövidítések típusai:

· kezdő rövidítések - fogalmat jelölő szavak kezdőbetűiből képzett rövidítések; ezek viszont a következőkre oszlanak:

ь Levél: Sürgősségi Helyzetek Minisztériuma, MP, KB;

ь Hang (a hangokat olvasás közben ejtik): GOST, GAI, CHPP;

ь Betűhang (olvasáskor betűkkel, a másik részét hangokkal ejtik): GUVD, LLP.

· szótag rövidítések - szavak részéből, szótagjaiból képzett;

· részlegesen rövidített szavak - szavak részéből vagy részéből képzett és teljes szó;

· teleszkópos rövidítések - az alkotó szavak elejéből és végéből alkotják.

A helyesírás nem kevésbé fontos a hivatalos dokumentumok elkészítésekor.

Leggyakrabban a dokumentum készítőjének nehézségei vannak az intézmények, szervezetek, vállalkozások nevének megírásával. Emlékeztetni kell arra, hogy a legmagasabb kormány nevében a legfontosabb nemzetközi szervezetek minden szó nagybetűvel van írva. Például:

Egyesült Nemzetek.

A legtöbb névben az első szót nagybetűvel írják:

Szövetségi levéltári szolgálat Oroszország.

Az orosz területi-közigazgatási egységek nevében az él, régió, nemzeti körzet, körzet szavakat kisbetűvel írják.

Az okmányok és kulturális emlékek összetett neveiben az első szót és az összes tulajdonnevet nagybetűvel írják:

az Orosz Föderáció alkotmánya, Szent Izsák-székesegyház, Megváltó Krisztus székesegyháza.

Helyesírási nehézségeket okoz a tulajdonnevekhez kötődő nevek helyesírása, ami teljesen természetes, hiszen az orosz helyesírás ezen szakaszában nincs teljes egységesség, folyamatosan történnek változások.

2.3 Hivatalos dokumentumok szerkesztése, szerkesztése

Szerkesztés - (ez a szöveg ellenőrzése és javítása) az egyik a legfontosabb szakaszok dolgozzon a dokumentumon.

Amikor elkezdi a szövegszerkesztést, fontos, hogy világosan megértse, milyen célokat tűzött ki maga elé. A szerkesztés lehet pusztán stilisztikai vagy szemantikai. Az első esetben a szerkesztőtől mindenekelőtt kifogástalan írástudással és finom szóérzékkel kell rendelkeznie. A másodikban - ezzel együtt a kérdés lényegének, a tényanyag birtoklásának alapvető fontossága.

Hivatalosan az üzleti stílusnak megvannak a maga sajátosságai. A hivatalos dokumentumok nyelvezésével szemben támasztott egyik alapvető követelmény a nyilatkozatok pontossága és egyértelműsége. És bár általában megfontolandó ugyanannak a szónak a rövid szövegen belüli megismétlése stilisztikai hiba, de ez elfogadható, ha arról beszélünk a kifejezések ismétléséről. Különleges szókincs számos olyan tulajdonsággal rendelkezik, amelyeket figyelembe kell venni. A kifejezés jelentése leggyakrabban nem tartalmaz abszolút szinonimákat, és nem helyettesíthető más szóval anélkül, hogy az állítás lényegét megváltoztatná. Ezért gyakran kell kivételeket tenni a terminológiában gazdag szövegeknél, és megőrizni a szóbeli ismétléseket a jelentéspontosság érdekében.

Fontos szerkesztési elvek:

· a dokumentum tartalmának változatlan megőrzése;

· annak bizonyítása, hogy a szövegbe való beavatkozás szükséges;

· integritás és következetesség;

· tisztaság és pontosság,

A szerkesztői funkciók az összes kétség eloszlása ​​után tekinthetők befejezettnek, és csak a javításra szánt megjegyzések maradnak a dokumentum margóján.

A szerkesztési változtatásoknak négy fő típusa van (5. melléklet);

· Szerkesztés - korrektúra;

· Szerkesztés - feldolgozás;

· Szerkesztés és átdolgozás.

A szakképzett szerkesztő által javított dokumentumnak:

· Legyen tökéletesen írástudó a helyesírás és az írásjelek tekintetében;

· Optimális hangerővel rendelkezik;

A logika törvényei szerint épüljön fel;

2.4 Gyakori hibák

Hibák a melléknevek teljes és rövid formáinak használatakor. A hivatalos levelek összeállítóinak figyelembe kell venniük, hogy a hivatalos üzleti beszédben gyakrabban használatosak a névelők rövid alakjai.

A hivatalos dokumentumok szövegének elkészítése meglehetősen magas szintű nyelvi kompetenciát igénylő munka. Nem lehet megtanulni helyesen írni a dokumentumokat a hivatalos üzleti stílus jellemzőinek ismerete nélkül. A modern orosz nyelv felhalmozódott az üzleti életben írásbeli közlés felbecsülhetetlen tapasztalat, szabványos és sablonos formában bemutatva.

Következtetés

IN tanfolyami munka a következő feladatokat végezték el:

1. Tanulmányozták a hivatalos dokumentum fogalmát. Meghatározzák a hivatalos dokumentum helyét és szerepét az irányításban.

2. Bemutatjuk a modern orosz nyelv stílusainak típusait és egykori jellemzőit. Határozza meg a modern üzleti stílus jellegzetességeit, mint a hivatalos dokumentumok írásához használt nyelvi stílust.

Ezzel a munka célját - a hivatalos iratok modern nyelvének és stílusának sajátosságainak azonosítását - sikerült elérni.

A munka a következő következtetéseket vonja le

Először is, az irodai munka területén dolgozó munkavállaló számára nagyon fontos, hogy ismerje a hivatalos dokumentumok jellemzőit és funkcióit. A dokumentumokat az Egységes Állami Iratkezelési Rendszerben (USSD) meghatározott szabályok alapján kell elkészíteni és végrehajtani. A hivatalos okmányok a hatósági dokumentáció rendszerét alkotják, amely a szervezeti tevékenység egyik fő formája.

Másodszor, a dokumentumok elkészítése nehéz és összetett folyamat, amely sok munkaidőt vesz igénybe. Ismerve a modern orosz nyelv szabályait és a dokumentumok hivatalos üzleti stílusának jellegzetességeit, jelentősen csökkentheti az elkészítési időt.

A modern üzleti stílus megkülönböztető jegyei a következők:

· szakkifejezések kompetens használata - szavak vagy kifejezések, amelyek egy speciális fogalmat neveznek meg az emberi tevékenység bármely területéről.

· a nyelvtani alapszabályok ismerete, mint például a passzív és a személytelen mondatok használata, a részes kifejezések használata és egyebek.

· az anyag oly módon történő elrendezésének és bemutatásának képessége, hogy az a lehető legjobban hozzáférhető legyen a címzett számára.

hivatalos dokumentum üzleti nyelve

Hivatkozások és források listája

1. Szövetségi törvény 1995. december 26-án kelt No. 208-FZ „Be részvénytársaságok"(1996. június 13-án, 1999. május 24-én módosítva és kiegészítve).

2. 1996. november 21-i szövetségi törvény 129-FZ „A számvitelről” (az 1998. július 23-i módosítással).

3. Kuznetsov S.L. Irodai munka számítógépen. - M.: JSC Business School Intel-Sintez, 1999, 208 p.

4. Kuznyecova T.V. Irodai munka (A menedzsment dokumentációs támogatása). - M.: JSC Business School Intel-Sintez, 1999, 818 p.

5. Az orosz nyelvű szavak kombinálhatóságának szótára. / Alatt. Szerk. P.N. Denisova, V.V. Morkovkina. M., 1983

6. Hivatalos okiratok készítése és lebonyolítása: Gyakorlati útmutató kereskedelmi cégek számára / T.V. Kuznetsova: JSC "Business School", 1997.

7. Mikhalkina I.V. Az orosz nyelvi szabványoknak való megfelelés a hivatalos üzleti levelezésben és a hivatalos dokumentumokban // A titkár és az irodavezető névjegyzéke 2012. - 4. sz. - 61-67.

8. GOST R 51141-98. Nyilvántartás és archiválás. Kifejezések és meghatározások

9. I.N. Kuznyecov. Irodai munka: Oktatási és referencia kézikönyv. - M.: "Dashkov and Co", 2007. - 520 p.

10. N. Kushnarenko. Dokumentáció: Tankönyv. - Kijev: Tudás, 2008. - 459 p.

11. N.S. Larkov. Dokumentáció: Tankönyv. - M.: AST: Kelet - Nyugat, 2006. - 427, p.

12. M.Yu. Rogozhin. Irodai munka. Az előadások menete: képzési kézikönyv. - M.: TK Welby, Prospekt Kiadó, 2008. - 240 p.

13. K.B. Gelman-Vinogradov. A „dokumentum” fogalmának tudományos értelmezésének nehézségei és azok leküzdésének módjai // Hazai archívumok. 2005. 6. sz.

14. A.S. Demuskin. Irathamisítások felismerése // Titkár-referens. 2003. 4. sz

15. L.N. Mazur. Bürokratikus ciklusok orosz államiság században a XVIII-XX. és az irodai munkarendszer fejlődése // 16. Irodai munka. 2011. 2. sz.

17. V.F. Yankovaya. Eredeti, másolat, másodpéldány // Titkár-referens. 2005. 11. sz

1. függelék

Emlékeztető mintaterv

2. függelék

Minta formátum a jelentéshez

3. függelék

Jelentkezési lap minta

A Zhelanie LLC igazgatójának

Stepanov G.N.

Értékesítési vezető

Larionov Vaszilij Ivanovics

Nyilatkozat

Kérem, hogy bocsássanak el állásomból tetszés szerint 2013. szeptember 19

Larionova

4. függelék

A cselekmény mintaregisztrációja

5. függelék

A szerkesztői változtatások típusai

Típus szerkesztése	Rövid leírás
Szerkesztés és lektorálás	A lehető legközelebb a lektori munkához. Ez a helyesírási és írásjelek és elírási hibák javítása. Az ilyen javításokhoz általában nem szükséges a dokumentumot aláíró személy jóváhagyása.
Edit-rövidítések	Két fő esetben gyártják: Először is, amikor a dokumentumot bármilyen módon rövidíteni kell; Másodszor, amikor a szöveg redundáns információkat tartalmaz - ismétlések és „közhelyek”. A szerkesztő köteles kiiktatni a dokumentumból a közismert tényeket, közmondásokat, szükségtelen bevezető szavakatés tervez. Fontos, hogy a szerkesztő jól tájékozódjon az anyagban, és meg tudja állapítani, hogy indokolt-e az azonos szavak ismétlése, elfogadható-e a szinonimákkal való helyettesítésük.
Szerkesztés - feldolgozás	A dokumentum stílusának javítása. A hibák és hiányosságok megszűnnek, megsértésével kapcsolatos a szavak összeegyeztethetősége, a paronimák megkülönböztetésének elmulasztása, nehézkes szerkezetek használata stb.
Szerkesztés és átdolgozás	Olyan szerzők kéziratainak nyomtatásra való előkészítésekor használják, akik rosszul ismerik irodalmi nyelv. A szerkesztést és az átdolgozást széles körben alkalmazzák az újságok szerkesztőségei, különösen a levélosztályokon, mivel az olvasók által küldött anyagokat különböző okok miatt nehézkes lehet abban a formában nyomtatni, ahogyan megkapták.

6. függelék

Példák szintaktikai hibákra

A hibák típusa	Jellegzetes
A mondat helytelen szórendjéhez kapcsolódó hibák	Hibák vannak a hivatalos levelek szövegében, ami arra utal, hogy a fordítóik nem tartják be az orosz szórendet írás.	Az első mondat azt jelzi, hogy az OJSC mikorra fejezte be a megrendelést. A második mondat szerint a JSC teljesítette a megrendelést. A harmadik mondat azt jelzi, hogy melyik JSC teljesítette a megrendelést
A részvételi kifejezések konkrét használatának megsértése	A résztvevő kifejezés eszközül szolgál egy olyan cselekvés közvetítésére, amely egyidejűleg vagy egy másik cselekvéssel összefüggésben történik. Ezt a körülményt felhasználva különféle etikai kérdéseket lehet közvetíteni a részvételi kifejezésen keresztül.	Rossz: "A városi közlekedés problémáinak tanulmányozása során a tudósok érdekes eredményekre jutottak." Jobbra: "A városi közlekedési problémák tanulmányozása során a tudósok érdekes eredményekre jutottak"
Az elöljárószók helytelen használata	A hivatalos írásbeli beszédben elterjedtek az elöljárós és az elöljárós függő főnevekkel rendelkező kifejezések.	Rossz: "Az üzem igazgatója felhívta a figyelmet a felmerülő probléma fontosságára." Jobbra: "A rendező felhívta a figyelmet a felmerülő probléma fontosságára."
Helytelen esetegyeztetés	A hivatalos dokumentumok összeállítói gyakran hibás esetegyeztetést kötnek. A főnév leggyakoribb helytelen használata az genitivus eset datívus helyett	Rossz: "Kérésed szerint..." Jobbra: "Kérésed szerint..."

7. pozíció

Példák morfológiai hibákra

Közzétéve az Allbest.ru oldalon

Hasonló dokumentumok

A vállalkozási forma szögletes és hosszirányú regisztrációja a GOST R6.30-2003 szerint. Az üzleti levél írásának jellemzői és az arra adott válasz, jelentés és feljegyzés. Példa igazolások, okiratok, jegyzőkönyvek, önéletrajzok és magyarázó jegyzetek készítésére.

teszt, hozzáadva: 2013.09.05


A hivatali munka fejlődéstörténete és modern állami szabályozása. Ügyviteli iratok készítése: részletezés, iratlapok. A hivatalos dokumentumok nyelvének és stílusának jellemzői. Szervezeti és ügyviteli dokumentumok elkészítése.

képzési kézikönyv, hozzáadva 2010.08.04


Iratadatok nyilvántartása, kitöltött nyomtatvány adatai, hivatalos iratok jóváhagyása. Az okmánynyomtatványok fajtái és egyes bizonylattípusok végrehajtása; iratminták: végzés, utasítás, jegyzőkönyv, aktus, feljegyzés, feljegyzés.

teszt, hozzáadva: 2009.12.17


A hatósági iratok elkészítésének rendje: az irat szövegére és elemeire vonatkozó követelmények. Az iratok jelenlegi tárolása: az ügyiratok nómenklatúrájának fogalma, az iratok kialakítása és tárolása. Tájékoztató és referencia hivatalos dokumentumok - típusaik, elkészítése és kivitelezése.

teszt, hozzáadva: 2008.07.27


A bélyegző adatainak szögletes helyével ellátott levél, okirat és igazolás A4-es lapra történő gépelésének rendje, ezen okiratok elkészítésének szabályai és jogi ereje. Feljegyzés, személyi megbízás, jegyzőkönyv, telefonüzenet elkészítésének menete.

teszt, hozzáadva: 2011.02.18


Az irodai munka szabályozási és jogi keretei, az irodai munkaszolgálat munkájának szabályozása. A hivatalos iratmezőn az adatok nyilvántartásának követelményei. A beérkező dokumentumok feldolgozása, a regisztrációs lap jellemzői. Jelentés készítése.

teszt, hozzáadva: 2010.04.03


Dokumentumok rendszerezése a vállalkozásnál. Szabványos rendelési forma és rendeléstípusok. Dokumentumok fájlba rendezése. Az üzleti levél részei és elrendezésük. A levél szövegére vonatkozó alapvető követelmények. Másik munkakörbe való áthelyezési kérelem elkészítése és kitöltése.

teszt, hozzáadva: 2011.11.07


Vezetői tevékenység dokumentálása. Iratformák, adataik nyilvántartása. Főbb dokumentumtípusok elkészítése, lebonyolítása. Üzleti titkot tartalmazó dokumentumok elkészítése. Az elektronikus formában lévő dokumentumokkal való munka jellemzői.

bemutató, hozzáadva: 2013.08.07


A hivatalos dokumentumok szövegére vonatkozó általános követelmények. A lexikális és grafikai rövidítések, összetett szavak használatának szabályai a hivatalos dokumentumok szövegében. Egyesek szabványosítása elfogadott fajok rövidítések, dátumok írása az üzleti dokumentumokba.

absztrakt, hozzáadva: 2013.02.08


A dokumentumok fogalma, jelentésük. A számviteli bizonylatok típusai egy vállalkozásnál, besorolásuk. Az értékcsökkenési alap kialakításának és felhasználásának elszámolása. A dokumentum részleteinek összetétele és helye. Hibák a dokumentumok elkészítésekor.

Előző cikk: Mekkora a fénysebesség Következő cikk: Harmonikus rezgések Az oszcillációs frekvencia fizikai képlete