Teknika e planifikimit personal të kohës së Matricës Eisenhower. Prioriteti: Matrica Eisenhower

Mirëdita, lexues të blogut Vendimi juaj!

Në këtë artikull dua të flas për problemin e një liste të mbingarkuar detyrash, me të cilën has pothuajse çdo person modern. Si tregohet? Fakti që ne po planifikojmë të performojmë shumë nga të gjitha llojet detyra të ndryshme gjatë ditës ose gjatë javës, dhe në fund të kësaj periudhe kuptojmë se nuk kemi pasur kohë për të bërë asgjë.

Pse është kështu? Pse jemi të mbingarkuar dhe nuk kemi kohë për të bërë atë që kemi planifikuar?

Më shpesh kjo është për shkak të faktit se planifikimi ynë është joreal. Ne e mbingarkojmë listën tonë të detyrave, diçka duhet të fshihet prej saj, por lind pyetja: "Si mund të fshijmë diçka prej saj nëse futim vetëm gjërat e nevojshme?"

Teknikat e veçanta të prioritizimit mund të na ndihmojnë të përcaktojmë se çfarë duhet bërë më parë, çfarë mund të vonojmë dhe çfarë të mos bëjmë fare.

Një nga teknikat më të thjeshta dhe më efektive të prioritizimit është matrica Eisenhower. Ideja i përket presidentit amerikan Dwight Eisenhower. Ajo u bë e famshme pasi Stephen Covey shkroi për të në librin e tij The 7 Habits of Highly Effective People.

Mbajtja e zënë është një formë dembelizmi, mendimi dembel dhe veprimi pa dallim.
Tim Ferris

Mbi bazën e saj bazohet matrica Eisenhower, sipas së cilës 20% e përpjekjeve tona japin 80% të rezultatit. Eisenhower u përmirësua në këtë parim.

Matrica Eisenhower është një katror i ndarë nga dy akse të kryqëzuara në 4 sektorë ose kuadrate.
Boshti vertikal është "rëndësi", boshti horizontal është "urgjenca".
Kështu, marrim 4 sektorë:
Sektori A - "urgjent dhe i rëndësishëm"
Sektori B - "jo urgjent, por i rëndësishëm"
Sektori C - "urgjent, por jo i rëndësishëm"
sektori D - "jo urgjent, jo i rëndësishëm"

Sektori A: i rëndësishëm, urgjent

Kombinon gjërat që duhen bërë së pari. Ata nuk e tolerojnë vonesën, për të përmbushur nesër - do të jetë tepër vonë. Shfaqja e rregullt e gjërave të tilla në listën tonë të detyrave është zakonisht rezultat i planifikimit të dobët, çorganizimit, zvarritjes, etj. Planifikimi ideal është një situatë boshe A kuadranti.

Shembuj të rasteve të kuadrantit A:

• pagesën e kredisë
• një vizitë e paplanifikuar te mjeku kur diçka tashmë dhemb shumë
• telefononi një hidraulik për të riparuar një tub që rrjedh
• riparimi i laptopit

Sektori B: i rëndësishëm, jo ​​urgjent

Ky sektor bashkon raste që ndikojnë drejtpërdrejt në efektivitetin tuaj personal. Dallimi kryesor midis këtyre rasteve dhe atyre në kuadratin A është mungesa e urgjencës. Kjo ju lejon t'i qaseni zgjidhjes së problemeve të tilla më me qëllim, gjë që ju lejon të arrini rezultate të shkëlqyera dhe efikasitetit. Detyrat e kuadratit B në thelb duhet të përbëjnë listën tonë të detyrave për ditën. Ju gjithashtu duhet të mbani mend se punët e sektorit B, nëse nuk u kushtohet vëmendje dhe kohë në kohë, mund të shkojnë në sektorin A.

Shembuj të rasteve të kuadratit B:

• trajnime, trajnime të avancuara, kurse dhe seminare, trajnime
• raporti i planifikuar
• sportive
• pushim cilësor
• vizitë e planifikuar te mjeku (ekzaminim mjekësor, ekzaminime parandaluese)

Sektori C: jo i rëndësishëm, urgjent

Gjërat që nuk ju afrojnë më afër qëllimit, por duhet t'i bëni. Gabimi kryesor kur punoni me matricën, është e rëndësishme të mos ngatërroni punët e sektorëve A dhe C, përndryshe do të lindë një situatë që po rrotulloheni si një ketër në një rrotë, por detyrat e përfunduara nuk ju afrojnë me qëllimin e synuar, dhe detyrat e rëndësishme mbeten të pazgjidhura.

Shembuj të rasteve të sektorit C:

• kontrollin e emailit
• thirrjet aktuale
• takimet
• punët e shtëpisë (pastrimi i shtëpisë)
• takimet e imponuara nga dikush

Sektori D: jo i rëndësishëm, jo ​​urgjent

Sektori bashkon raste që na humbin kohën, nuk na sjellin fare përfitim. Me fjalë të tjera, koha e humbur. Por këto detyra janë shumë tërheqëse për ne, janë të lehta për t'u kryer, na lejojnë të kalojmë mirë dhe të relaksohemi. Prandaj, është shumë e vështirë t'u rezistosh atyre, por është e nevojshme ta bësh atë.

• uluni në rrjetet sociale
• duke pare televizor
• duke biseduar me kolegët

Si mund të jetë e dobishme një matricë në praktikë? Ka dy mënyra të mundshme për të përdorur matricën Eisenhower:

1. për planifikim
   Shpesh bëjmë gjithçka urgjente, por gjërat e parëndësishme dhe gjërat e rëndësishme dhe jo urgjente shtyhen gjithnjë e më tej. Nëse fillojmë të planifikojmë kohën dhe detyrat tona sipas matricës Eisenhower, ne mund të kalojmë më shumë kohë në gjëra të rëndësishme që do të na afrojnë me qëllimin dhe të eliminojmë detyrat që kërkojnë kohë, përpjekje, energji dhe rrallëherë të çojnë drejt qëllimit. Si të përdorni matricën për planifikim, lexoni në këtë artikull më poshtë.
2. për të vlerësuar efektivitetin tuaj
   Matrica Eisenhower tregon qartë se çfarë detyrash kryeni. Një analizë e tillë mund të kryhet në fund të javës ose muajit. Rishikimi i rregullt i detyrave me të cilat keni qenë të zënë gjatë një periudhe të caktuar do të rrisë efektivitetin tuaj personal.

Si duket?

1. Shkruani detyrat që keni kryer gjatë ditës në një fletë letre.
2. Ndani punën e bërë në katër sektorë me një tregues të kohës së kaluar.
3. Llogaritni se si u shpërnda koha dhe numri i detyrave sipas sektorëve.
4. Interpretimi i rezultatit:
   sektori A
   Nëse sektori A është rritur, atëherë ju nuk jeni në kontroll të jetës tuaj. nuk jeni të angazhuar në planifikim strategjik, nuk dini si ta shpërndani ngarkesën midis punonjësve dhe të delegoni përgjegjësi.
   sektori B
   Nëse sektori B është më i mbushur me biznes, atëherë ju i kushtoni kohë të mjaftueshme arritjes së qëllimeve tuaja, ju e dini se si të përqendroheni në gjënë kryesore.
   sektori C
   Një rritje në punët e sektorit C tregon mungesën tuaj të qëllimeve dhe planeve. ju humbni kohën tuaj në detyra të parëndësishme.
   sektori D
   Lind pyetja, “Për çfarë po paguheni?”, dhe në planin personal, ju po humbni kohën tuaj.

Vështirësia kryesore në zbatimin e matricës Eisenhower është vështirësia në përcaktimin e rëndësisë së një detyre. Shpesh mendojmë se të gjitha detyrat janë të rëndësishme. si të përcaktohet rëndësia e vërtetë e detyrës. Si të nxjerrim në pah detyrat vërtet të rëndësishme nga të gjitha detyrat?

Këtu vjen në ndihmë "metoda Franklin": e rëndësishme është ajo që është në përputhje me qëllimet kryesore të jetës sime.

Ideja kryesore është që përpara se të jepni përparësi, duhet të përcaktoni qartë qëllimet tuaja për një periudhë të caktuar.
Pas kësaj, ne do të plotësojmë matricën Eisenhower duke vendosur qëllimet tona në qendër të saj. Çfarë po ndodh tani? Tani vlerësimi i rëndësisë së të gjitha detyrave për ditën do të kryhet në lidhje me qëllimin.

Rëndësia e detyrës dallohet nga përgjigjja e 3 pyetjeve:

1. Çfarë ndodh nëse nuk e bëj sot?
2. A mund ta bëjë dikush për mua?
3. A është e rëndësishme kjo detyrë për të arritur qëllimin?

Për shembull, qëllimi juaj është të "shlyeni të gjitha kreditë dhe borxhet brenda një viti". Ne e vlerësojmë rëndësinë e secilës detyrë të matricës pikërisht nga pozicioni nëse do të ndihmojë në arritjen e qëllimit.

Zbatim praktik. Algoritmi për aplikimin e matricës për planifikimin ditor

1. Përcaktoni qëllimet. Shihni nëse qëllimet tuaja përputhen. Nga lista e objektivave tuaja, zgjidhni 1-3 gola që janë më prioritare për këtë periudhë. Janë këto qëllime që do të jenë një fener për ju, në të cilat duhet të përqendroheni kur klasifikoni detyrat sipas sektorëve.
2. Shkruaj (ditë, javë, muaj). Profesionistët e menaxhimit të kohës ju këshillojnë të planifikoni edhe pushimet tuaja.
3. Thyejeni atë.
4. Vlerësimi me prioritet. Shpërndani detyrat sipas sektorëve, duke përcaktuar rëndësinë e detyrës bazuar në qëllimet e vendosura. Vizatoni një fletë në 4 kuadrate dhe plotësoni matricën me detyra. Nëse nuk jeni të frymëzuar nga mendimi i vizatimit të kuadranteve çdo ditë, mund t'i shënoni prioritetet me shkronjat: A, B, C dhe D. Ne vendosim shenja në listën tuaj përballë çdo detyre.
   Tre ngjyra semafori mund të përdoren për prioritetet: e kuqe (A kuadranti), jeshile (kuadranti B) dhe e verdha (kuadranti C).
5. Përmbushja e detyrave të caktuara:

• fillimisht kryhen çështjet e rëndësishme dhe urgjente. Kështu duhet të fillojë dita.
• pas kësaj kalojmë në çështje të rëndësishme, por jo urgjente. Pjesa më e madhe e kohës dhe vëmendjes sonë duhet të përqendrohet në punët e këtij sektori.
• vetëm atëherë në rastet e tjera.

Para se të filloni ndonjë detyrë, së pari bëni vetes pyetjen "Unë duhet ta bëj këtë?", "A mund ta bëjë dikush tjetër këtë?".
Detyrat e kuadrantit C, si rregull, të një natyre rutinë, të cilat nuk ju çojnë drejt qëllimit, rekomandohen të delegohen ose të mos kryhen fare.

6. Monitorimi i zbatimit të planit
Në këtë fazë, analizoni zbatimin e planit të planifikuar. Llogaritni në çdo kuadrant të matricës sa detyra kryhen në ditë dhe sa kohë harxhohet për ekzekutimin e tyre. Vlerësoni performancën tuaj.

Sa më shumë kohë t'i kushtoni detyrave të kuadratit B, aq më efektiv bëheni dhe aq më shpejt i arrini qëllimet tuaja.

Zhvendosni detyrat e papërfunduara në listë për ditën tjetër. Nëse e keni shtyrë një detyrë më shumë se tre herë, mendoni nëse duhet ta bëni fare. Shanset janë që do të jeni mirë pa të! Hiqni detyra të tilla nga lista ose bëni menjëherë.

Siç mund ta shihni, matrica Eisenhower është një mjet i thjeshtë pune që lehtëson planifikimin dhe ndihmon në monitorimin dhe analizimin e aktiviteteve tuaja. Lëreni emailin tuaj në formularin në fund të artikullit dhe shkarkoni modelin e planifikimit ditor të matricës Eisenhower. Shablloni është krijuar në dy formate: në një spreadsheet Excel dhe si një shabllon shënimesh për Evernote.

Për të shtuar një shënim me një shabllon në llogarinë tuaj Evernote, duhet të klikoni me të djathtën mbi shënimin në llogarinë tuaj Evernote dhe të zgjidhni "Kopjo në Notebook" nga menyja rënëse. Pastaj zgjidhni fletoren tuaj dhe klikoni "Kopjo". Tani mund të bëni çdo ndryshim në shabllon.
Nëse do ta përdorni shumë matricën, bëjeni shabllonin e shënimit një shkurtore! Kjo do të përshpejtojë kërkimin e shënimeve dhe do t'ju kursejë kohë!
Sigurohuni që të përfshini prioritetet në sistemin tuaj të menaxhimit të çështjeve!

Pasi të mësoni se si të shpërndani saktë detyrat brenda matricës Eisenhower, do të keni një kohë të konsiderueshme shtesë dhe, më e rëndësishmja, do ta arrini shpejt qëllimin tuaj.

Mbusheni çdo ditë me kuptim dhe do të jetë VENDIMI YT!

Çfarë është Eisenhower Dwight David Matrix? Si e planifikoi kohën Presidenti i 34-të i Shteteve të Bashkuara? Cili parim i organizimit lejoi të përballej me një numër të madh çështjesh? Unë do të tregoj për të gjitha këto tani.

Menaxhimi i kohës bazohet në parimin e planifikimit. Dhe gjëja kryesore në planifikim është prioritizimi - cilat gjëra duhet të fillojnë së pari dhe cilat duhet të bëhen më vonë.

Shumë e thjeshtë dhe e mahnitshme metodologji efektive përdorur nga Presidenti i 34-të i Shteteve të Bashkuara, më vonë u emërua sipas emrit të tij - parimi Eisenhower Dwight David. Të gjithë e kuptojnë se presidenti ka shumë për të bërë dhe fati i miliona njerëzve varet nga planifikimi i saktë i kohës së një personi.

Si veproi Presidenti Eisenhower?

kështu - Ai i ndau të gjitha detyrat në të rëndësishme dhe urgjente. Për të kuptuar më mirë metodën, le të vizatojmë matricën e Dwight David Eisenhower duke e ndarë katrorin në 4 pjesë të barabarta. Si rezultat, marrim 4 sheshe. Tani le të nënshkruajmë secilin me emrat e mëposhtëm: E rëndësishme, jo e rëndësishme, urgjente, jo urgjente.

Thelbi i parimit të Eisenhower është se kur jepni përparësi, së pari duhet të përfundoni të gjitha gjërat e rëndësishme dhe urgjente. Pastaj e rëndësishme dhe jo urgjente. Tjetra, urgjente e parëndësishme. Dhe nëse ka kohë, më në fund e parëndësishme dhe jo urgjente.

Per cfare?

Çfarë e jep zbatimin e parimit Eisenhower? Pse të vizatoni një matricë? Pse nuk mund të bëni gjithçka pa asnjë problem?

Me siguri, të gjithë u përballën me mungesën e kohës - kur doni të bëni gjithçka të planifikuar, por nuk funksionon, çdo ditë na jep surpriza dhe ju duhet të rregulloni planet tuaja, duke hequr dorë nga pushimet e planifikuara, mundësitë e reja të punës, etj.

Është e pamundur të parashikohet e paplanifikuara, që do të thotë se duam apo nuk duam, disa plane duhet të anulohen. Por... Po sikur të kryejmë fillimisht detyrat kryesore dhe t'i lëmë ato më pak të rëndësishmet për më vonë. Nga e cila nuk është dhe aq keq të refuzosh? Për shembull, ne do të kalojmë kohë me familjen në vend që të takohemi me një klient që nuk ka gjasa të pranojë të bashkëpunojë.

Kjo është përgjigjja e pyetjes: "pse të renditen rastet". Ne thjesht bëjmë gjënë kryesore, dhe shtyjmë atë dytësore dhe bëhemi më të suksesshëm dhe produktivë në jetë. Në fund të fundit, urgjente nuk do të thotë e rëndësishme, dhe anasjelltas.

1 katror: E rëndësishme dhe urgjente

Kjo perfshin çështjet urgjente, mosrespektimi i të cilave mund të çojë në pasoja negative . Ne i fillojmë të gjitha gjërat nga ky seksion, sepse këto janë detyrat më të rëndësishme për ne, dhe përveç kësaj, ato janë urgjente. Ky seksion përfshin: "Operacioni urgjent", "Takime të paplanifikuara", "afati në dorëzimin e projektit".

Gjëja kryesore është që ky shesh, në mënyrë ideale, duhet të jetë bosh, pasi shumica detyra të rëndësishme nuk janë urgjente në fillim dhe, me planifikimin e duhur, mund të bëhen para se të bëhen urgjente. Të gjitha detyrat në këtë shesh shfaqen për 2 arsye:

- varur nga ne (arsye të brendshme), atëherë çfarë mund të ndikojmë dhe kjo është pjesa më e madhe në shumicën e rasteve. Për shembull: mungesa e profesionalizmit, motivimit, forcës etj. Në përgjithësi, këtë arsye mund ta heqim vetë;

- jashtë kontrollit tonë (shkaqet e jashtme): Kur nuk mund t'i ndikojmë, për shembull, forca madhore, dhimbje të papritura, kërkesë urgjente për ndihmë, etj. Në mënyrë ideale, me një planifikim të duhur, vetëm këto arsye duhet të bien në shesh të rëndësishëm dhe urgjent.

Për më tepër, të gjithë e kuptojmë se nuk është gjithmonë e mundur të ndahet aq kohë sa është e nevojshme për çështje urgjente. Një shembull nga jeta është kalimi i provimeve, nëse përgatiteni ditën e fundit, atëherë thjesht mund të mos ketë kohë të mjaftueshme për përgatitje. Për më tepër, puna në një mënyrë nxitimi është rraskapitëse, përkeqëson gjendjen mendore dhe fizike. Prandaj, të gjitha detyrat e rëndësishme duhet të kryhen para se të bëhen urgjente, domethënë puna me sheshin është e rëndësishme dhe jo urgjente.

Sheshi i 2-të: E rëndësishme dhe jo urgjente

Përfundimi i rregullt i të gjitha detyrave nga ky shesh është një tregues i suksesit dhe produktivitetit tuaj. TE katror i dhënë përfshin raste që mund të presin, por nëse nuk kryhen, do të ketë pasoja të rënda negative.

Një detyrë e rëndësishme ndryshon nga një e parëndësishme në atë që pasojat e mospërfundimit të tyre janë të ndryshme.. Sa më e rëndësishme të jetë detyra, aq më e fortë pasoja negative nga dështimi i saj. Prandaj, ne i japim përparësi zbatimit të detyrave të rëndësishme fillimisht dhe vetëm pastaj atyre urgjente.

Idealisht, të gjitha detyrat e rëndësishme, urgjente dhe jourgjente, duhet të kryhen plotësisht. Ndër rastet nga kjo fushë mund të vërehen si: detyra për zhvillim personal, kujdes shëndetësor, p.sh.: vizita në kohë te mjeku dhe parandalimi i sëmundjes, zotërimi i aftësive bazë. në Anglisht për promovim në punë, etj., si rregull, Kjo detyrat kryesore që mund të bëjë një ndryshim të madh në jetën tuaj.

Të gjithë e kuptojmë se në shumicën e rasteve është e pamundur të menaxhosh gjithçka të planifikuar. Nëse vetëm për shkak se lindin rrethana të paparashikuara që bëjnë rregullime serioze në planet. Nisur nga ky fakt, është më mirë të bëni detyra të rëndësishme nga të cilat varet shumë jeta juaj sesa detyra të parëndësishme. Kjo është arsyeja pse është kaq e rëndësishme të renditni detyrat sipas rregullit të Eisenhower.

Kur shpërndajmë saktë rastet dhe fillojmë punën me ato më të rëndësishmet, atëherë ka më pak punë të nxituara, domethënë kemi kohë t'i kryejmë gjërat para se të bëhen urgjente. Dhe kjo është shumë e rëndësishme, në fund të fundit, kur nuk ka gjithmonë kohë të mjaftueshme për çështje urgjente - ato rezultojnë të papërfunduara dhe ne testojmë nervat tanë, duke u përpjekur të përmbushim afatin. Në të njëjtën kohë, me punë të rregullt me ​​sheshin, është e rëndësishme dhe jo urgjente, mund t'i kushtoni saktësisht aq kohë çdo detyre sa kërkon, si rezultat, numri i punëve të nxituara dhe situata stresuese do të ulet dhe cilësia e punës do të rritet. Për analogji nga jeta e zakonshmeështë më mirë të bëhet parandalimi i sëmundjes në kohën e duhur sesa ta fillojë atë dhe në fund të përjetojë dhimbje të forta dhe pasoja të rënda në të ardhmen.

Sheshi i 3-të: Nuk ka rëndësi, urgjentisht

Urgjente nuk do të thotë e rëndësishme, shumë gjëra urgjente është më mirë të mos i bëni nëse për shkak të tyre nuk keni kohë për gjëra të rëndësishme. Për të kuptuar saktë se cili biznes është më i rëndësishëm, thjesht bëni pyetjen: "Çfarë do të ndodhë nëse kjo nuk bëhet". Nëse pasojat negative janë minimale, atëherë çështja është e parëndësishme dhe duhet të fillohet pas përfundimit të më shumë detyra të rëndësishme, nëse jo, e cila do të ketë pasoja më të rënda negative. Detyrat e parëndësishme përfshijnë si më poshtë: një koleg thirri dhe kërkoi ndihmë në një detyrë të parëndësishme, ju ofrohet të merrni pjesë në një rrjet social. sondazhi ose thjesht një mik erdhi për të biseduar për jetën.

Minus çështjet urgjenteështë se ato ndërhyjnë në punën efektive, sepse ju:

I detyruar të ndërpresë detyra të rëndësishme;

Në sfondin e urgjencës, filloni të shqetësoheni dhe emocionet ju pengojnë të merrni vendimet e duhura.

Për shembull, a po punoni me projekt madhor mbi të cilën juaj karrierës dhe të ardhurat e kompanisë, dhe në atë moment ju telefonojnë kolegët dhe ju kërkojnë që urgjentisht të telefononi, të printoni, të dërgoni një dokument me postë, etj. Sigurisht, ju duhet të ndihmoni kolegët, por gjithçka ka kohën e vet. Së pari ju duhet të bëni gjëra të rëndësishme, dhe gjëra dytësore më vonë, edhe nëse janë urgjente. Thjesht tregoni kolegëve tuaj se ata janë aktualisht të zënë dhe kur të përfundoni punën për një çështje të rëndësishme, telefononi përsëri.

Nëse përpiqeni të vazhdoni me të gjithë çështjet urgjente, atëherë jeta mund të kthehet në një presion të vazhdueshëm kohor dhe për shkak të trazirave, do të shqetësoheni gjithnjë e më pak kohë që do të mund t'i kushtoni detyrave të rëndësishme që ndikojnë shumë në jetën tuaj.

4 katror nuk është i rëndësishëm dhe jo urgjent

Kjo është lista e fundit e gjërave për të filluar, sepse përfshin shumicën detyrat e panevojshme.

Por edhe gjërat më të panevojshme mund të ndahen në 2 pjesë:

1. Gjë e vogël e jetës, gjëra të tilla kanë ende vlerë, por vetëm nëse i keni bërë të gjitha detyrat e tjera më të rëndësishme nga 3 katrorë. Dhe cila është vlera? Për shembull, çmontimi i bllokimit në kat i ndërmjetëm - duket si një gjë e vogël, por e bukur, ose ndryshimi i një rubineti që rrjedh në kuzhinë, duke forcuar tryezën në mënyrë që të mos lëkundet. Në përgjithësi, detyra të tilla krijojnë rehatinë tuaj, përmirësojnë disponimin tuaj, kështu që duhet të përpiqeni të arrini në sheshin e 4-të në mënyrë që të jetoni më harmonikisht dhe plotësisht.

Por nëse i bëni këto gjëra të vogla përpara se të kryhen detyrat më të rëndësishme nga 3 katrorët e fundit, atëherë kjo nuk do të sjellë kënaqësinë e duhur.

2. Të bësh budallallëqe. Lojëra kompjuterike, media sociale rrjetet, shikimi i TV, pirja - e gjithë kjo kërkon vetëm kohë të çmuar. Shumë do të thonë, por a ndihmon për t'u çlodhur? Po, pa dyshim, çdo aktivitet budallallëk relakson, por jo aq mirë sa një pushim i shëndetshëm. Kompjuteri, TV nuk mund të transmetojnë të tilla emocione të forta, shqisat prekëse, nuhatjet dhe ndjesitë e tjera, si në jeta reale. Duke qenë se kompjuteri dhe televizori përdorin më pak shqisa, shpejtësia e rikuperimit, pra pushimi, zvogëlohet. Alkooli është gjithashtu metodë efektive relaksohuni, sepse përveç ndikim negativ për shëndetin, pas një pushimi të tillë në thonjëza - mbeturina, dhimbje koke dhe telashe të tjera.

Në përgjithësi, të gjitha zakonet e këqija janë humbje kohe dhe duhet të braktisen plotësisht, por ky është rasti ideal. Në realitet, çdo person ka zakone të këqija, sepse luftimi i tyre kërkon kohë, kështu që të gjitha këto mbeturina si Lojra kompjuterike, TV, alkool etj., e vendosim në kuti pa marrë parasysh dhe jo urgjentisht në fund të listës së detyrave.

Praktika e Zbatimit të Matricës Eisenhower nga Dwight David

Le të vizatojmë 4 katrorë Eisenhower, shënojmë çdo katror me shkronja:

A. E rëndësishme dhe urgjente (e kuqe);

B. E rëndësishme dhe jo urgjente (e gjelbër);

NË. Nuk ka rëndësi dhe urgjente (blu);

G. Jo e rëndësishme dhe jo urgjente (e bardhë).

Le të fillojmë t'i bëjmë gjërat sipas alfabetit, pra, fillimisht detyrat e pikës "A", më pas "B", "C" dhe në fund "D". Derisa të kryejmë detyrat e katrorit "A", nuk kalojmë në "B". Më pas, derisa të bëjmë pikën “B”, nuk i nisim detyrat nga “C”, etj. Në përgjithësi, punojmë në mënyrë sekuenciale hap pas hapi pa ndryshuar rendin.

Dhe tani për të praktikuar, le të themi se kemi listën e mëposhtme rastet hyrëse:

Tani le të renditim listën e detyrave hyrëse, të vendosura pranë secilit artikull, shkronjën e katrorit të cilit mund t'i atribuohet kjo detyrë.

Tani e dini se ku të filloni në mënyrë që të keni kohë për të bërë gjënë kryesore. Thjesht bëni gjërat në kuadrantin A së pari, pastaj B, pastaj C dhe D nëse keni kohë.

Është e rëndësishme të vlerësohet shkalla e rëndësisë jo në mendje, por në një copë letër, sepse kur ka më shumë se 7+-2 raste, prioritizimi mund të jetë i gabuar, pasi truri ynë nuk është projektuar për operacione të tilla në mendjen. Bëhet fjalë për 7+-2 raste që mund t'i ruajmë në memorie, pjesa tjetër harrohet. Detyrat e shkruara në një copë letër janë shumë më të lehta dhe më të shpejta, dhe më e rëndësishmja, mund t'i renditni më saktë, mos kurseni kohë për regjistrim.

Ju gjithashtu mund ta rishkruani listën në katror për qartësi, veçanërisht sapo të filloni të përdorni metodën Eisenhower, por kjo nuk është e nevojshme.

Si jeni tashmë kuptojnë thelbin punë me parimin Eisenhower: ndarja e detyrave dhe përqendrimi në dy katrorët e parë.

Puna në përputhje me parimin Eisenhower do të ndihmojë në uljen e numrit të punëve të nxituara në punë dhe do të bëheni më produktivë.

P.S. Nëse keni ndonjë vështirësi apo pyetje në lidhje me artikullin që lexoni, si dhe në temat: Psikologji (zakone të këqija, përvoja etj.), shitje, biznes, menaxhim kohe etj., më pyesni, do të përpiqem të ndihmoj. Konsultimi me Skype është gjithashtu i mundur.

P.P.S. Ju gjithashtu mund të merrni një trajnim online "Si të merrni 1 orë kohë shtesë". Shkruani komentet, shtesat tuaja;)

Abonohuni me email Shtoni veten

Çdo ditë ne duhet të marrim qindra vendime, dhe sa më i lartë të jetë pozicioni, aq më shumë zgjidhje duhet pranuar. Si e ndani të rëndësishmen nga e parëndësia? Një mënyrë e thjeshtë por gjithsesi produktive është "Sheshi Eisenhower" i njohur gjithashtu si "Matrix Eisenhower". Ky sistem, me , funksionon shkëlqyeshëm si për planifikimin ditor ashtu edhe për atë afatgjatë. Më poshtë do të mësoni për autorin e kësaj teknike (ai ishte një person i shquar), si dhe për veçoritë e përdorimit të vetë teknikës së Sheshit Eisenhower.

Dwight Eisenhower jetoi një nga më të mirat jetë produktive të cilat vetëm mund ta imagjinoni.

Eisenhower ishte Presidenti i 34-të i Shteteve të Bashkuara, duke shërbyer dy mandate nga 1953 deri në 1961. Gjatë mandatit të tij, ai inicioi programe që çuan drejtpërdrejt në zhvillimin e Sistemit të Autostradave Ndërshtetërore në Shtetet e Bashkuara, Internet Launch (OACRA), hapësirë ​​kozmike(TCHA8A), dhe përdorim paqësor burime alternative Energjia (Ligji i Energjisë Atomike).

Para se të bëhej president, Eisenhower ishte një gjeneral me pesë yje ( gradën më të lartë), shërbeu si komandant suprem forcat aleate në Evropë gjatë Luftës së Dytë Botërore, ishte përgjegjës për planifikimin dhe ekzekutimin e pushtimit të Afrika Veriore, Franca dhe Gjermania.

Përveç kësaj, ai shërbeu si president i Universitetit të Kolumbisë, u bë i pari komandant suprem NATO, dhe duke e bërë këtë gjeti disi kohë për të ndjekur hobi të tij të golfit dhe pikturës në vaj.

Eisenhower kishte aftësi e pabesueshme ruajnë performancën e tij jo vetëm për disa javë ose muaj, por për shumë dekada. Dhe për këtë arsye, metodat e tij të menaxhimit të kohës, menaxhimit të detyrave dhe produktivitetit janë studiuar nga shumë njerëz.

Strategjia e tij më e famshme e performancës njihet si Sheshi Eisenhower. Ky është një mjet i thjeshtë vendimmarrës që mund të filloni ta përdorni menjëherë. Le të flasim se si të jemi më produktivë dhe si funksionon strategjia Eisenhower.

Sheshi Eisenhower: Si të jesh më produktiv

Strategjia e Eisenhower-it për marrjen e veprimeve dhe organizimin e detyrave është shumë e thjeshtë. Ai përdor një matricë vendimi (në foton më poshtë), në të cilën ju do të shpërndani veprimet tuaja bazuar në katër mundësi:

Urgjente dhe e rëndësishme (detyra që duhen bërë menjëherë).

Të rëndësishme por jo urgjente (detyra që mund të planifikohen të kryhen më vonë).

Urgjente por jo të rëndësishme (detyra që mund t'i delegohen dikujt tjetër).

Jo urgjente dhe jo e rëndësishme (detyra që mund të eliminohen).

E mira e kësaj matrice është se ajo mund të përdoret si për të bërë plane afatgjata për produktivitetin ("Si duhet ta kaloj kohën time çdo javë?") dhe për detyra të vogla ditore ("Çfarë duhet të bëj sot?" ) .

Shënim: Kam krijuar shabllonin e Sheshit Eisenhower si fletëllogaritëse Ju mund ta shkarkoni këtë shabllon për përdorim personal në fund të artikullit. (Meqë ra fjala, unë e përktheva këtë shabllon në Rusisht, dhe nëse dëshironi ta merrni - .

Dallimi midis urgjencës dhe rëndësisë

E rëndësishme është rrallë urgjente, dhe urgjenca është rrallë e rëndësishme.

- Dwight Eisenhower

Detyrat urgjente janë ato detyra që duhet t'u përgjigjen shpejt: letrave, telefonatave, mesazheve, lajmeve. Ndërkohë, sipas fjalëve të Brett McKay: “Detyrat e rëndësishme janë detyrat që kontribuojnë në misionin, vlerat dhe qëllimet tona afatgjata”.

Ndarja e këtyre gjërave urgjente dhe të rëndësishme është mjaft e lehtë për t'u bërë një herë, por ta bësh atë gjatë gjithë kohës mund të jetë jashtëzakonisht e vështirë. Arsyeja pse më pëlqen metoda Eisenhower Square është se ajo ofron një kornizë të qartë për vendimmarrje bazë të përhershme. Dhe si çdo gjë në jetë, qëndrueshmëria është pjesa e ndërlikuar.

Këtu janë disa vëzhgime të tjera që bëra duke përdorur këtë metodë:

Likuidimi para optimizimit

Disa vite më parë, po lexoja për programimin dhe hasa në një citim interesant:

"Nuk ka kod më të shpejtë se asnjë kod"

- Kevlin Henney

Me fjalë të tjera, mënyra më e shpejtë për të kryer diçka - që kompjuteri të lexojë rreshtat e kodit ose të kalojë një detyrë të përfunduar nga lista juaj e detyrave - është ta eliminoni atë detyrë krejtësisht. jo më mënyrë të shpejtë bëj diçka sesa të mos e bësh fare. Sigurisht, kjo nuk është një arsye për të qenë dembelë, por një sugjerim për ta detyruar veten ta bëni këtë. vendime të vështira dhe fshini çdo detyrë që nuk ju çon në misionin, vlerat ose qëllimet tuaja.

Shumë shpesh, ne përdorim teknikat e performancës, menaxhimit të kohës dhe optimizimit si një justifikim për të shmangur pyetjen vërtet të rëndësishme: "A duhet ta bëj në të vërtetë këtë?". Është shumë më e lehtë të qëndroni të zënë dhe t'i thoni vetes se thjesht duhet të jeni pak më efikas ose "të punoni pak më vonë sonte" sesa të eliminoni një detyrë që thjesht ndiheni rehat. Por në fakt, kjo nuk është mënyra më efikase për të përdorur kohën tuaj. (Personalisht, më pëlqen fraza testuese "A je i zënë apo je produktiv?").

Siç thotë Tim Ferriss, "Qëndrimi i zënë është një formë dembelizmi - të menduarit dembel dhe veprim pa dallim".

Më duket veçanërisht e dobishme metodën Eisenhower, sepse më bën të pyes nëse ky veprim është me të vërtetë i nevojshëm, gjë që përfundon duke e zhvendosur detyrën në kuadrantin e Fshij në vend që t'i përsëris ato pa mendje. Dhe sinqerisht, nëse thjesht shkatërroni të gjitha gjërat për të cilat shpenzoni kohën tuaj çdo ditë, atëherë me siguri nuk do të keni nevojë për ndonjë këshillë se si të jeni më produktiv në punët që kanë vërtet rëndësi.

A do të më ndihmojë të arrij qëllimin tim?

Një shënim i fundit: mund të jetë shumë e vështirë për ju të eliminoni veprimet e tepërta nëse nuk jeni të sigurt se në cilin drejtim po punoni. Në përvojën time, ka dy pyetje që mund të ndihmojnë në sqarimin e të gjithë procesit të metodës Eisenhower.

Këto dy pyetje:

1. Për çfarë po punoj? Me çfarë po punoj? Në çfarë drejtimi po punoj?
2. Cilat janë vlerat thelbësore për të cilat përpiqem në jetën time?

Këto janë pyetjet që i kam bërë vetes në Rishikimin tim Vjetor dhe në Raportin tim të Progresit. Përgjigjet e këtyre pyetjeve më ndihmuan të sqaroja kategoritë për detyra të caktuara në jetën time. Pas kësaj, vendosja se cilat detyra të bëni dhe cilat detyra të fshini bëhet shumë më e lehtë, sepse do të kuptoni se çfarë është e rëndësishme për ju.

Metoda Eisenhower nuk është një strategji e përsosur, por për veten time e kam parë të jetë një mjet i dobishëm vendimmarrës për përmirësimin e produktivitetit dhe eliminimin e detyrave që marrin energji mendore, kohë dhe rrallë më çojnë drejt qëllimit tim. Shpresoj që kjo metodë t'ju duket e dobishme.

Artikulli origjinal: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.: Një bonus i vogël: shablloni i Sheshit Eisenhower: Unë e kam rusifikuar shabllonin e Sheshit Eisenhower në një fletëllogaritëse që mund ta shkarkoni dhe përdorni sa herë që dëshironi të përmirësoni produktivitetin tuaj dhe të eliminoni kohën e humbur. Mund ta merrni duke më kontaktuar dhe unë do t'ju dërgoj një kopje të tabelës menjëherë.

Ky është vendmbajtësi i imazhit, modifikoni faqen tuaj për ta zëvendësuar atë.

Përshëndetje! Në këtë artikull, ne do të flasim për një nga më mjete efektive menaxhimi i kohës - matrica Eisenhower.

Sot do të mësoni:

• Çfarë është Matrica Eisenhower;
• Si mund të përdoret matrica në Jeta e përditshme(me shembuj);
• Cilat janë disa këshilla për të kursyer kohë.

"Dita është e gjatë deri në mbrëmje, nëse nuk ka asgjë për të bërë" - thotë urtësi popullore. Aforizma krejt të ndryshme lindin nga njerëzit e zënë që vrapojnë në një garë me kohën: "Si do t'i shtonit një orë njëzet e pestë ditës?".

Në kushtet e multitasking, herët a vonë, çdo biznesmen përballet me çështjen e shpërndarjes së duhur të burimeve kohore. Kushtet e fillimit janë të njëjta për çdo banor në planet - një orë përfshin gjashtëdhjetë minuta për absolutisht të gjithë. Por sa efektivisht njerëzit e organizojnë kohën e tyre bën një ndryshim të madh mes tyre person i suksesshëm dhe humbës i përjetshëm.

Matrica Eisenhower si një metodë e organizimit të kohës

Menaxhimi i kohës, ose - është kontrolli i vetëdijshëm mbi sasinë e kohës së shpenzuar në aktivitete specifike me qëllim rritjen e efikasitetit dhe produktivitetit të tyre.

Matrica Eisenhower është një nga mjetet popullore të menaxhimit të kohës që përdoret për të dhënë përparësi zonë biznesi dhe detyrat personale. Ai bazohet në parimin e klasifikimit të të gjitha rasteve në katër kategori, në varësi të shkallës së rëndësisë dhe urgjencës së tyre. Matrica është më e përshtatshme për t'u përdorur për planifikimin afatshkurtër dhe afatmesëm.

Kjo qasje u krijua nga Dwight David Eisenhower, një gjeneral i ushtrisë së Luftës së Dytë Botërore dhe më vonë Presidenti i 34-të i Shteteve të Bashkuara. Politikani i ka admiruar gjithmonë ata që e rrethojnë me aftësinë e tij për të mbajtur gjithçka.

Një herë një amerikan kërkoi më kot për disa mënyrë efektive menaxhoi kohën dhe, duke mos e gjetur atë midis ekzistueseve, e zhvilloi vetë. Matrica e kohës është ende e habitshme në thjeshtësinë dhe gjenialitetin e saj, dhe miliona njerëz në mbarë botën e përdorin atë për planifikim.

Vizualisht, matrica e përparësisë është e ndarë në katër kuadrate, ku rastet përshtaten në kategori: të rëndësishme dhe urgjente, të rëndësishme dhe jo urgjente, të parëndësishme dhe urgjente, të parëndësishme dhe jo urgjente.

Përdoruesit të matricës i kërkohet të fusë të gjitha aktivitetet e planifikuara në këto kuadrate. Më së shumti punë e madhe ndodh pikërisht kur një person bën një zgjedhje midis këtyre fushave, duke vendosur kështu se cilat gjëra të bëjë së pari dhe cilat gjëra të dyta.

Karakterizimi i kuadranteve

Kuadranti A: i rëndësishëm dhe urgjent

Në këtë fushë, duhet të regjistrohen rastet që kanë të bëjnë me fushat prioritare të jetës së një personi dhe nuk tolerojnë vonesa. Këto fusha janë zakonisht familja, karriera (për studentët - studimi), shëndeti dhe siguria.

Këto raste janë në përputhje me deklaratat e mëposhtme:

1. Dështimi për ta bërë këtë së shpejti do t'ju largojë ndjeshëm nga një nga qëllimet afatgjata të jetës suaj.

Shembull. Në të ardhmen e afërt, ju jeni duke pritur për një promovim. Menaxheri ju kërkon të paraqisni një raport mbi punën e bërë sa më shpejt të jetë e mundur. Është e rëndësishme? Po, sepse nuk doni të humbisni një mundësi karriere. Kjo është urgjente? Po, sepse tani është koha për të treguar zellin tuaj.

1. Aplikimi me vonesë për kujdes mjekësor mund të ketë pasoja të rënda.

Shembull. Keni dhimbje dhëmbi. E rëndësishme? Gjithçka që lidhet me shëndetin është gjithmonë e rëndësishme. Urgjentisht? Ju rrezikoni të humbisni një dhëmb dhe nuk do të zgjasni shumë me ilaçet kundër dhimbjeve.

Kuadranti B: i rëndësishëm dhe jo urgjent

Njerëzit e suksesshëm priren ta bëjnë pjesën më të madhe të punës së tyre në këtë kuadrat. Këto janë aktivitete të përditshme që i shërbejnë pa ndryshim kauzës së arritjes së qëllimeve kryesore në të gjitha fushat e jetës. Janë të gjitha të rëndësishme, por nuk ka nxitim, si në rastin e kuadratit A.

Një person i suksesshëm nuk i sjell gjërat e tij të rëndësishme në gjendje të jashtëzakonshme, por i bën ato gradualisht. Ai më së shpeshti ka kohë për të marrë vendime qëllimisht, tullë për tullë duke ndërtuar ndërtesën e së ardhmes së tij.

Kjo zonë përfshin të gjitha aktivitetet e përditshme që lidhen drejtpërdrejt me fushat prioritare të jetës: puna, familja, vetë-zhvillimi, shëndeti.

Ata i nënshtrohen të njëjtave kritere:

• Detyra duhet të përfundojë, por mund të shtyhet për një kohë nëse shfaqet diçka e rëndësishme dhe urgjente.

Shembull. Ju jeni një programues dhe duhet të dorëzoni programin që keni shkruar deri të hënën. Sot është vetëm e enjte, ju keni gjithçka gati, por keni vendosur të shtyni dorëzimin e punës tuaj deri të premten në mënyrë që të kontrolloni përsëri gjithçka me kujdes.

Gjërat nga kuadrati B, nëse lihen pa mbikëqyrje, mund të migrojnë në kuadrantin A. Qëllimi juaj është të parandaloni që kjo të ndodhë. Ndodh që një çështje e rëndësishme të shfaqet papritur, për arsye jashtë kontrollit tuaj. Por shpesh ne vetë i sjellim gjërat në këtë gjendje, duke injoruar ekzaminimet parandaluese te mjeku dhe duke shtyrë detyrat e rëndësishme deri në afat.

Kuadranti C: I parëndësishëm dhe urgjent

Këto gjëra janë disi larg nga prioritetet tuaja kryesore, por bërja e tyre e bën jetën tuaj më të rehatshme dhe mund t'ju shërbejë mirë me kalimin e kohës.

Në këtë fushë janë takimet dhe bisedat në të cilat shkoni për mirësjellje ose nga nevoja, duke përfshirë ditëlindjet e njerëzve jo shumë të afërt, punët e shtëpisë të shfaqura papritur, disa detyra pune.

Ky kuadrant ka karakteristikat e mëposhtme:

1. Përfundimi i shpejtë i kësaj detyre do të ndihmojë.

Shembull. Keni planifikuar të blini një kondicioner dhe mësuat për shitjen, e cila do të zgjasë vetëm një ditë. E rëndësishme? Jo vecanerisht. Bota nuk do të shembet nëse nuk blini një kondicioner më lirë se sa keni planifikuar. Urgjentisht? Po, shitja vlen vetëm për një ditë. Një bonus i këndshëm: një blerje urgjente do të kursejë pak në buxhetin e familjes.

1. Në mënyrë indirekte, realizimi i këtyre rasteve mund të përfitojë qëllimet kryesore, edhe pse kjo nuk është e garantuar.

Shembull. Ju jeni gazetar. Jeni të ftuar në një banket, ku mund të vijë redaktori i gazetës që ju intereson. E rëndësishme? Jo në të vërtetë, gjithçka është shumë e paqartë. Urgjentisht? Po, sepse banketi nuk do të zgjasë përgjithmonë, ju duhet të merrni një vendim - ose shkoni ose jo.

Ka të ngjarë që ju të gjeni dikë që ta delegojë çështjen nga ky kuadrat. Një çështje urgjente e parëndësishme mund të bëhet për ju nga një bashkëshort, i njohur, koleg, vartës.

Kuadranti D: I parëndësishëm dhe jo urgjent

Të gjitha punët e këtij kuadrati mund të ndahen me kusht në biznes dhe argëtim aktual. Detyrat përfshijnë detyra që sigurojnë rehatinë tuaj, ju bëjnë ju dhe jetën tuaj më të bukur (për shembull, kujdesi për veten tuaj pamjen), por mund të marrë pak kohë.

Për një grua, kjo mund të jetë një vizitë tek një manikyr, për një burrë, një lavazh makinash. Sigurisht, këto gjëra janë të rëndësishme në vetvete, por jo në lidhje me fushat tuaja kryesore të jetës.

Grupi i dytë përfshin një kalim kohe të këndshme. Përgjithësisht konsiderohet se nuk ka dobi nga këto vepra, ato quhen “shpërdorues të kohës”, paraqiten si gjëra që njerëzit i bëjnë të paktën nuk do të donin t’i bënin, dhe heqja qafe prej tyre është një qëllim i lavdërueshëm.

Pra kategorikisht mund të flasim vetëm për zakone të këqija si pirja e duhanit dhe përdorimi sistematik i alkoolit të fortë. Shembuj aktivitetesh të tilla si rrjetet sociale, shikimi i filmave të lehtë, shoqërimi në klube, luajtja e lojërave kompjuterike - e gjithë kjo ka të drejtë të jetë dhe është e nevojshme për një person nëse e relakson dhe i jep kënaqësi.

Së pari, një person nuk është një robot, ai duhet të bëjë diçka të tillë, për shpirtin.

Së dyti, gjërat e parëndësishme dhe jo urgjente mund të jenë të dobishme. Shumë lojëra kompjuterike zhvillojnë të menduarit, komunikimi në rrjetet sociale mëson të shprehë mendimet, vallëzimi në klube ndihmon për t'u ngrohur. Për më tepër, prej kohësh dihet se një ndryshim i aktivitetit është pushimi më i mirë.

Kushti kryesor për këtë kuadrat është që të mos lejohet ta marrë përsipër per pjesen me te madhe nga koha juaj dhe injoroni gjërat kryesore që ju çojnë përpara në jetë.

Si të zbatohet matrica Eisenhower në praktikë

Pra, pas rishikimit të pjesës teorike, mund të përjetoni efektin e matricës mbi veten tuaj.

1. Në mbrëmjen para ditës së parë të eksperimentit, shpalosni ditarin tuaj në datën e duhur dhe vizatoni një shtrirje me katër fusha. Etiketoni ato siç tregohet në matricë. Në mungesë të një ditari, mund të merrni një fletë të rregullt. Nëse mbani gjithmonë një tablet ose laptop me vete, mund të krijoni një matricë në Excel.
2. Në një fletë të veçantë, shkruani në një kolonë të gjitha detyrat që keni ndërmend të bëni nesër (kur të fitoni aftësinë për të shpërndarë shpejt të gjitha detyrat në matricë, nuk do t'ju duhet më ky artikull).
3. Lexoni rastet një nga një dhe kopjoni secilën në kuadrantin e duhur të matricës. Për ta bërë këtë, ju duhet t'i përgjigjeni vetëm dy pyetjeve: a është e rëndësishme? Është urgjente?

1. Në rastin e versionit në letër, lini hapësirë ​​të lirë në secilën fushë - nesër do të mbani mend gjëra të tjera për të bërë dhe do t'i shtoni ato.
2. Theksoni me një shënues (ngjyrë) detyrat e përfunduara tashmë.
3. Në fund të ditës, zhvendosni detyrat e papërfunduara në ditën tjetër (sigurohuni t'i rishkruani ato në një përhapje të re të ditarit ose t'i kopjoni në një skedë të re Excel - përndryshe ato do të "humben").
4. Mos ia mohoni vetes kënaqësinë në fund të ditës për të parë të gjitha pjesët "ngjyra" të matricës suaj, domethënë të gjitha rastet e përfunduara. Do të ndjeni kënaqësinë e një biznesmeni, dita e të cilit nuk kaloi kot.

Një shembull i një matrice të plotësuar të Eisenhower

Me shembullin tonë, ne do të bëjmë siç kemi këshilluar në paragrafin e mëparshëm - së pari i shkruajmë të gjitha rastet me radhë, dhe më pas i shpërndajmë ato në matricë. Në shembullin e vetës së parë, një terapist masazhi profesionist do të meditonte.

Këtu është lista e detyrave të tij për ditën (me koment për ta lënë lexuesin të vlerësojë rëndësinë dhe urgjencën):

• Sot 4 masazhe: në orën 9, në 11, në 15, në 20 (për të tjera do të kujdesem gjatë pushimeve);
• Shkoni në departamentin e kontabilitetit (sipas kontratës për një masazh, unë duhet të marr 60% të kostos, por në fakt unë marr vetëm 50% - zbuloni pse);
• Blini ushqim për mace (mirë që shikova - ka mbetur vetëm një ushqim);
• Vizitoni një mik në spital (një shok i ngushtë theu krahun dje, sillni diçka të shijshme);
• Telefononi bankën, bëni një pagesë për hipotekën (sot është dita e fundit kur mund të paguani pa penalitet);
• Vizitoni miqtë për një tendë (sot është e martë, ne po planifikojmë një udhëtim familjar të shtunën);
• Shkoni në pishinë (sa më shpesh të shkoj, aq më mirë);
• Blini sende ushqimore (ka diçka tjetër në frigorifer, do të zgjasim disa ditë);
• Përgjigjuni mesazheve në WhatsApp dhe VKontakte (vetëm biseda);
• Praktikoni anglisht për të paktën 20 minuta (ka shumë të huaj në mesin e klientëve, do të ishte e nevojshme të përmirësohej gjuha);
• Bleni një copë litari të re për rubinetin (rubineti ende pikon, por është në prag);
• Shkoni në një takim me një optometrist (çdo vit, për çdo rast, kaloj një ekzaminim);
• Bëni një prerje flokësh (pamja është ende e pastër, por është më mirë të mos e vononi);
• Hidhini një kolegu një libër mbi ushtrimet për muskujt e shpinës (unë premtova se do ta dërgoja menjëherë sapo të isha në kompjuter).

	URGJENTISHT	MOS NXITO
E RËNDËSISHME	Sot 4 masazhe: në orën 09:00, në orën 11:00, në orën 15:00, në orën 20:00. Vizitoni një mik në spital	Vizitoni miqtë për një tendë (udhëtim familjar) Shkoni në një takim me një optometrist Shkoni në kontabilitet Praktikoni anglisht
NUK KA RËNDËSI	Shkoni në bankë, bëni një pagesë hipotekore Blini ushqim për mace Blini një copë litari të re rubineti Dërgojini një libër një kolegu	prerë flokët Blini produkte Shkoni në pishinë Përgjigjuni mesazheve në WhatsApp dhe VKontakte

Mbani mend: e njëjta gjë për njerez te ndryshëm mund të banojnë kuadrantë të ndryshëm të matricës. Për shembull, që dikush të ushtrojë hobin e tij mund t'i referohet gjërave të rëndësishme dhe të parëndësishme. Ju dhe vetëm ju mund t'i shpërndani punët tuaja siç i shihni prioritetet tuaja të jetës.

Në cilat kushte matrica Eisenhower do të jetë e dobishme për ju

Disa skeptikë besojnë se matrica Eisenhower është e përshtatshme vetëm për menaxherët, ndërsa një punonjës, punëtor ose amvise e thjeshtë nuk do të jetë në gjendje ta përdorë atë në praktikë (gjë që nuk është e vërtetë - matrica është universale, ne vërtetuam kjo duke marrë si shembull rastin e një terapisti masazh, jo një biznesmeni).

Në realitet, pyetja nuk ka të bëjë me mundësinë ose pamundësinë e përdorimit të matricës, por me përshtatshmërinë e përdorimit të saj.

Sistemi Eisenhower përdoret për të planifikuar çdo ditë. Kjo eshte po flasim jo rreth planet afatgjata(ndërtoni një shtëpi, shkoni me pushime, diplomoni universitetin), por për detyrat aktuale.

Nga njëra anë, nëse një person ka kaq pak detyra të përditshme sa kujtesa e tij mund t'i përballojë lehtësisht, nuk ka nevojë të përdorë tabelën. Për shembull, të gjitha planet e një punonjësi për ditën janë të shërbejë tetë orë në punë dhe të pijë birrë me miqtë në mbrëmje. Kjo tryezë nuk është për njerëz të tillë.

Nga ana tjetër, nëse një person ka synime në të gjitha aspektet e jetës së tij - në punë, studim, vetë-zhvillim, familje, hobi, nëse ai përpiqet të jetë mjeshtër i kohës së tij dhe të mos shkojë me të - një person i tillë. ka gjithmonë shumë detyra të përditshme. Dhe meqenëse ai nuk dëshiron t'i humbasë nga sytë, kjo matricë është për të.

Matrica Eisenhower nuk është ilaç për mungesën e përjetshme të kohës. Është më shumë një mini tutorial mbi prioritizimin.

Mos u habitni nëse në fillim e keni të vështirë t'i caktoni rastet në kuadrat. Në momentin që ju mendoni dhe e bëni atë, ju jeni duke mësuar. Dhe të mësuarit e diçkaje të vlefshme gjithmonë përfshin disa përpjekje.

Mos u dëshpëroni - pasi të punoni me tryezën për disa ditë rresht, do të fitoni një aftësi që do të kthehet në një aftësi. Më pas, prioritizimi do të arrijë në automatizëm.

Pra, le ta përmbledhim atë.

Matrica Eisenhower është për njerëz si ju nëse:

• Ju vazhdimisht duhet të zgjidhni se cilën detyrë të merrni përsipër së pari;
• Jeni gati të njihni veten më mirë, gati t'u përgjigjeni me sinqeritet pyetjeve si "çfarë është me të vërtetë e rëndësishme për mua?";
• Ju dëshironi të bëni sa më shumë që të jetë e mundur - padyshim më shumë se sa bëni tani;
• Ju jeni gati të përballeni me një cilësi të tillë si zvarritja - shtyrja kronike e gjërave "për më vonë".

Ndoshta ju jeni tashmë të mirë në menaxhimin e kohës tuaj.

Lexoni deklaratat e mëposhtme dhe pyesni veten nëse ato janë të vërteta për ju. Nëse shumica dërrmuese e pikëve nuk ju përshtaten, këshillohet që të zotëroni teknikat e menaxhimit të kohës.

• Ju gjithmonë keni një listë të qartë të detyrave për ditën;
• Ju u përgjigjeni emaileve të biznesit në kohën e duhur;
• Ju nuk e merrni punën në shtëpi dhe pothuajse kurrë nuk qëndroni vonë pas përfundimit të ditës së punës;
• Nuk lejoni telefonata, vizitat e vizitorëve dhe rrjete sociale ju largon ndjeshëm nga detyrat kryesore;
• Ju nuk e bëni punën për vartësit tuaj, sepse nuk mendoni se vetëm ju mund ta bëni atë vërtet mirë;
• Në fund të ditës, ndiheni pothuajse po aq energjik sa në fillim.

Nëse të gjitha pikat e mëparshme ju duken logjike, atëherë kjo e fundit mund të shkaktojë një buzëqeshje mosbesuese: “Po, po bëni shaka! Një limon i shtrydhur ndihet më energjik se unë në fund të një dite pune.” Megjithatë, ekziston nje numer i madh i njerëz që jo vetëm nuk lodhen, por ndjejnë edhe një rritje të energjisë. Dhe këtu nuk ka asnjë sekret.

Nuk lodhemi nga sasia e punës së bërë, por nga veprimet budallaqe, të çrregullta, hedhjet e pakuptimta dhe të ndjehemi të pafuqishëm në kushtet e presionit kronik të kohës.

Sigurisht, ndonjëherë ne nuk mund të parashikojmë gjithçka. Dhe plani ynë i përpjesëtuar mirë mund të tronditet për shkak të një mbylljeje të papritur të pajisjeve të zyrës, një klienti të vonuar ose një punonjësi që mungon. Lëreni mënjanë tani për tani.

Gjëja e parë për të punuar është se si të mos jeni burim kaosi për veten tuaj dhe më pas mund të mendoni për ndikimin e rrethanave të jashtme të paparashikuara.

1. Pastroni desktopin tuaj nga dokumentet me të cilat nuk punoni më. Nëse nuk nevojiten shumë shpesh, vendosini në dollap. Nuk nevojitet fare - dërgojeni në shportë. Në një grumbull letrash, vështirë se mund të gjesh fletën që do të kaloni minuta të gjata duke kërkuar, të irrituar nga përpjekjet e pafrytshme. Ju lutemi vini re se tabelat biznesmenë të suksesshëm duket sikur askush nuk po punon me to: shumica sipërfaqja e tyre është e pabanuar.
2. Merr vetes një ditar dhe mos u nda me te. Është e pamundur të kujtosh gjithçka njerez Biznesi e kanë kuptuar prej kohësh nevojën për të shkruar gjithçka - datat e takimeve, rastet, pyetjet për reflektim. telefonat celularë dhe laptopët me kalendarët e tyre përdoren shpesh, por një ditar letre nuk do të jetë kurrë i vjetëruar - vetëm sepse nuk mund të prishet ose të mbarojë fuqia.
3. Planifikoni gjënë më të rëndësishme në kohën e kulmit të aktivitetit tuaj të përditshëm. Ne jemi të gjithë qenie njerëzore dhe madje edhe pjesëtarët më të ashpër të species sonë i kapërcen gjumi. Të rezistosh ndaj bioritmeve të tua është humbje kohe, prapë do të humbësh. Ajo që bëni pasdite në një orë, në mbrëmje, me lodhje të akumuluar, do t'ju marrë dy herë më shumë kohë. Prandaj, mos e shtyni një raport urgjent deri vonë në mbrëmje, mos filloni biseda të rëndësishme para se të shkoni në shtrat - si ju ashtu edhe ju do të vuani nga kjo qasje.
4. Mos e mbingarkoni veten. Nuk është vetëm se produktiviteti juaj do të bjerë. Me një ritëm të pamëshirshëm, ju patjetër do të "digjeni" dhe trupi juaj, pa pëlqimin tuaj, do të organizojë një pushim për vete, duke ju dërguar në shtrat spitalor. Kjo është ajo ku ju do të humbni të gjithë kohën tuaj të kursyer.

Trajtojeni veten si një kalë i pastër - kjo, natyrisht, është një kafshë e fortë, por cili nga pronarët do të guxonte ta ngiste atë me një galop të furishëm?

1. Mos i “ngadalësoni” projektet dhe veprat. Mbani mend fraza e famshme për faktin se më i miri është armiku i së mirës? A mendoni se sa më shumë ta testoni projektin tuaj, aq më mirë bëhet? Është shumë e rëndësishme këtu të mos e “teproni” me çështjen, përndryshe rrezikoni të ndiheni lodhje kronike nga pamundësia për të arritur idealin. Mos u përpiqni për idealin - këto veprime do të humbasin kohën tuaj.
2. Mos u mundoni të jeni të shkëlqyer në çdo gjë. Duhen vite për t'u bërë ekspert në çdo fushë. Është më mirë të dallosh në një gjë sesa të jesh mesatar në gjithçka. Për këtë ka të bëjë Ocean's 11. Është e rëndësishme të kesh një ekip ku të gjithë janë të mirë në diçka, atëherë mund t'i delegosh lehtësisht gjërat.

Matrica Eisenhower - një mënyrë planifikimin e duhur nga koha dhe mundi i tij, i cili gjeti më shumë aplikim të gjerë në të gjithë botën e qytetëruar. Ajo bazohet në faktin se tabelë specifike, të kufizuara në mënyrë të veçantë, shënohen të nevojshme për ekzekutimin e çështjes. Ato mund të lidhen me sferën profesionale, familjare ose ekonomike. Kur i studioni ato në këtë kontekst, bëhet e qartë se çfarë duhet t'i kushtoni vëmendje në radhë të parë.

Matrica Eisenhower si një mjet vendosjeje prioritetet e jetës, është shumë e rëndësishme për njeriu modern. Sepse përballë tij njësi e shkurtër koha vlen për shumë gjëra të rëndësishme menjëherë, ai duhet të jetë në gjendje të përcaktojë saktë se cilat prej tyre duhet të merren në radhë të parë.

Thelbi i metodës së prioritizimit

Që në fillim, të gjitha detyrat për një person janë të barabarta, dhe vetëm studimi i tyre duke përdorur Matricën Eisenhower na lejon të identifikojmë ato më të rëndësishmet. Një orar i tillë është i rëndësishëm për të mos humbur kohë në detyra jo urgjente. Kjo është ajo që bën të mundur që të bëheni më të suksesshëm dhe të suksesshëm.

Nëse zotëroni plotësisht parimin e përdorimit të tabelës, atëherë çështja e intervaleve midis detyrave që lindin gjatë ditës do të zgjidhet vetë.

Nëse ka ndonjë problem në vendin e punës sasi e madhe rastet që duhet të zgjidhen pothuajse njëkohësisht, atëherë në këtë mënyrë ia vlen të mësoni ta përdorni atë në mënyrë perfekte. Nëse ajo që dëshiron shefi, ajo që klientët kanë nevojë dhe komponentët financiarë shpërndahen në ndarje të veçanta të tavolinës, atëherë menaxheri nuk do të përjetojë kurrë stres.

Parimi i Matricës Eisenhower bën të mundur hartimin e orarit tuaj të punës në atë mënyrë që punët dhe udhëzimet e autoriteteve të mos mbivendosen. Të gjitha problemet shpërndahen në varësi të rëndësisë së tyre reale për vetë personin dhe për faktorin kohë. Prandaj, për secilën prej tyre sigurohet një qelizë e veçantë.

Grafiku përbëhet nga katër ndarje të kufizuara nga dy akse rëndësie dhe urgjence. Ato përfshijnë gjithçka detyrat e nevojshme dhe analizohen duke përdorur mjetet në dispozicion. Kjo metodë është e thjeshtë, sepse në këtë këndvështrim bëhet shumë e qartë se cilat prioritete janë prioriteti kryesor.

Qëllimet kryesore të krijimit të Matricës ishin:

• zgjedhja e kryesore;
• vendosja e qëllimeve të jetës;
• reduktimi i kohës për detyra të panevojshme;
• planifikimi i orarit të punës;
• shpërndarja e rasteve sipas urgjencës së tyre;
• fiksim në pjesën kryesore;
• aftësia për të ndarë pjesën kryesore nga sekondare;
• respektimi i afatit;
• disipline;
• duke kursyer kohë;
• mungesa e nxitimit;
• racionalizimi i ditës suaj;
• zbatimi i planit etj.

Matrica përfshin katër katrorë ku futen të dhënat. Supozohet të kryejë ndonjë biznes, detyrë ose objektiv afatgjatë. Ai është i ndarë në komponentë: A, i cili përmban detyra të rëndësishme dhe urgjente. B përfshin vërtet pika të rëndësishme, por jo urgjente, subjekt i vonesës. ME nënkupton gjëra urgjente, por jo shumë të rëndësishme. Në parim, ato mund të neglizhohen. D konsideron qëllime që nuk janë as të rëndësishme dhe as urgjente. Ata nuk janë fare të nevojshëm.

Natyrisht, nuk duhet harruar koha e lirë për të bërë një pushim nga një grumbull punësh. Por gjithashtu duhet të shpërndahet në mënyrë që të kthehet në një kalim kohe të këndshme, dhe jo në tensioni nervor. Nëse i ndani saktë prioritetet, atëherë do të ketë një mundësi për të ecur, për të bërë pazar, dhe për të komunikuar me të dashurit dhe për ngjarje kulturore.

Parimi i përgjithshëm i strukturës së Matricës Eisenhower

Për të filluar, ia vlen të zgjidhni një rast specifik dhe të përpiqeni ta analizoni atë në atë mënyrë që të përshtatet saktësisht me një kolonë të caktuar të tabelës.

Mund të jetë çdo gjë:

• vizitë te dentisti;
• sportive;
• procedura kozmetike;
• gatimi i një vakti gustator;
• data;
• trajnime ose takime me eprorët;
• mësim muzike për një fëmijë
• komunikimi me fëmijët;
• vizatim apo vallëzim etj.

Këshillohet që të gjithë komponentët kryesorë të sistemohen në segmentet e duhura në mënyrë që të mbeten të gjithë në plane, por të zënë vendin e tyre në prioritizimin. Prandaj, ju mund të shpërndani përpjekjet tuaja në zbatimin e tyre.

Nëse shqyrtojmë gjithçka në më shumë detaje, marrim një opsion të tillë.

1 - A. Plotësuar kthesa e fundit kur gjërat më pak të rëndësishme janë të gdhendura tashmë në fusha të tjera. Një kolonë e tillë duhet të përmbajë detyrat më të rëndësishme profesionale; zbatimi i nxituar i qëllimeve që nuk do të përmbushen nëse nuk merret parasysh faktori kohë; qëllimet themelore; që do të rrezikonte komponentët vitalë; probleme që kërcënojnë gjendjen shëndetësore, të vetes apo të dikujt tjetër.

2 - B. Këtu përfshihen detyrat e përditshme. Nëse ato nuk plotësohen, atëherë efikasiteti aktivitetet e përgjithshme do të ulet ndjeshëm. Për më tepër, mund të shfaqen vështirësi serioze, si rezultat i të cilave të gjitha punët e tjera do të duhet të shtyhen. Fillimisht plotësohen synimet e rëndësishme, pastaj ato urgjente. Ato lidhen me shëndetin, detyrat profesionale dhe nevojat financiare.

3 - C. Në një zonë të tillë përshtatet ajo që ia vlen të bëhet urgjentisht, por jo domosdoshmërisht tani. Nëse zbatimi i planeve të tilla shtyhet për një kohë, atëherë rrethanat mund të përmirësohen ose të dhënat shtesë do të bëhen të qarta. Tani për tani, ka synime më të rëndësishme dhe urgjente. Nëse ato neglizhohen, atëherë gjithçka tjetër tashmë do të ketë pak rëndësi.

4-D. Ky katror, ​​si A, është ai që mbetet pas mbushjes së qelizave të tjera. Këtu futen gjëra jo shumë të rëndësishme, të cilat përgjithësisht lejohen të mos bëhen ose të kryhen të fundit. Nëse i merrni ato që në fillim, atëherë do të ketë një mbingarkesë problemesh urgjente.

Zbatimi i Matricës Eisenhower në jetë

Për të kuptuar saktësisht se si të përdorni Matricën, duhet të analizoni përbërësit kryesorë jeta njerëzore.

1. Çështjet profesionale. Ata janë futur në më urgjente dhe synime të rëndësishme. Natyrisht, ato futen në katrorin A. Kërkohet të merret parasysh nëse është i aftë ky moment diçka për t'u bërë më e rëndësishme, si p.sh. t'i japësh dikujt kujdesi emergjent. Nëse jo, ato ekzekutohen së pari. Këto përfshijnë detyrat kryesore që nuk mund të shtyhen deri më vonë, pasi një neglizhencë e tillë mund të çojë në pasoja negative. Nëse ka një dëshirë për të bërë gjithçka, atëherë së pari ju duhet të bëni të gjithë përbërësit në këtë shesh të veçantë. Duhet të mbushet pothuajse plotësisht. përgjegjësitë e punës. Sidoqoftë, ato nuk mbivendosen me njëra-tjetrën, por ndërtohen në mënyrë strikte rendi kronologjik nga çështje vërtet të rëndësishme nga të cilat varen aktivitetet e shoqërisë deri te urdhërat jo urgjente të eprorëve.
2. Marrëdhëniet familjare. Hyrë në B. Një gjë e tillë është shumë e rëndësishme, por derisa të kryhet puna nuk është e nevojshme të bëhet. Për më tepër, nuk është e qartë se sa kohë mund të marrë. Prandaj, prioritetet e tilla të rëndësishme duhet të zhvendosen pak në kohë. Megjithatë, ato nuk mund të neglizhohen. Jeta personaleështë një nga fushat më të rëndësishme ekzistenca e njerëzve. Prandaj, është më mirë të shtyni diçka më pak urgjente për më vonë, por përpiquni ta gjeni gjuhë reciproke me një bashkëshort. Një humor i përmirësuar do t'ju lejojë të përballeni me çështje të tjera shumë më shpejt dhe me efikasitet.
3. Mirëmbajtjen e shtëpisë. Duhet të shënohet në pikën C. Të tilla gjëra mund t'i bëjë burri, fëmijët ose vjehrra. Kjo është padyshim një ndërmarrje e vlefshme, por vështirë se është e dëshirueshme të ndahet kohë për të, duke lënë pas dore gjithçka tjetër. Mund ta bëni vetë, por e fundit. Nëse nuk ka absolutisht asgjë për të ngrënë në shtëpi, atëherë të afërmit shkojnë në një kafene ose gatuajnë vetë diçka. Është më mirë të planifikoni gjëra të tilla paraprakisht ose brenda mjeti i fundit për t'i refuzuar fare. Ata janë brenda këtë rast shpërqendrohuni nga qëllimet vërtet urgjente dhe bëheni një pengesë e madhe nëse ato vihen në radhë të parë. Ata jo vetëm që do t'ju marrin shumë kohë, por do t'ju bëjnë nervoz dhe do të shkëputeni vazhdimisht nga procesi. Delikatesa e gatuar do të përfundojë me një qortim nga udhëheqësi ose një grindje të rëndë me të dashurit. Për më tepër, një grua rrezikon të ketë një avari nga stresi i shtuar. Prandaj, rastet e kësaj kategorie duhet të jenë në gjendje të planifikojnë shumë qartë.
4. Miqësitë hyjnë me guxim në D. Nëse nuk mund të bisedoni me një mik në telefon, asgjë e keqe nuk do të ndodhë. Gjithashtu lë kohë për gjërat vërtet të rëndësishme. Nuk është e nevojshme të mendosh se këto janë çështje absolutisht jo urgjente dhe të parëndësishme. Ata janë në gjendje të sjellin përfitim i madh dhe madje edhe argëtim nëse bëhet në kohën e duhur. Miqësia është shumë e vlefshme, por nuk duhet të jetë e dëmshme për punën ose familjen.

Duke përdorur Matricën Eisenhower, gjithmonë mund të keni kohë për të përfunduar gjithçka në kohë.

Përdoret në të gjithë botën si mjeti kryesor për përcaktimin e prioriteteve. Përdoret në menaxhim, në art dhe në jeta familjare dhe në çështjet shëndetësore. Orari ju lejon të shpërndani periudha kohore aq saktë sa të ketë kohë për të gjitha çështjet urgjente dhe një person nuk duket i rraskapitur dhe i rraskapitur deri në fund të ditës.

Nëse plotësoni saktë të gjitha sheshet e Matricës Eisenhower, atëherë jo vetëm që mund të kurseni shumë energji, por edhe të bëheni një person plotësisht i suksesshëm, duke mos lënë asgjë për më vonë dhe duke mos prishur planet.

Kjo metodë ju lejon të shpërndani jetën tuaj në atë mënyrë që të mos ketë vend për stres dhe plane të frustruara. Ai ofron një mundësi për të identifikuar të gjitha më urgjentet në mënyrë që të lirohet kohë për çështje më pak urgjente.

Artikulli i mëparshëm: Sa është shpejtësia e dritës Artikulli vijues: Karakteristikat e elementit të karbonit dhe vetitë kimike