Kjo do t'ju ndihmojë të zhvilloni veten dhe tuajin. Si të hartoni një plan vetë-zhvillimi dhe të përqendroheni në atë që ju nevojitet

Nuk do të humbisni kurrë një tren nëse e keni humbur të paktën një herë në jetën tuaj.
J.K. Chesterton

Çdo ditë në punë, ju ose vendosni afate ose i koordinoni ato. Afatet janë të rëndësishme dhe të gjithë i kanë ato. Pothuajse çdo punë ka një afat.

Si të mos bëni gabime kur vendosni afate për punë?

Disa afate janë të dukshme, sepse një punë duhet të përfundojë në një datë të caktuar dhe të bëhet parakusht për një tjetër. Për shembull, raportet mujore duhet të dorëzohen në fund të çdo muaji në mënyrë që stafi i kontabilitetit të mund të gjurmojë cilësinë e organizatës në tërësi. Datat e tjera janë fakultative. Për shembull, analiza e kabineteve të dosjeve: këtu ju gjithashtu mund t'i vendosni vetes një afat që ju duket real, por nëse nuk e përmbushni atë, atëherë asgjë e tmerrshme nuk do të ndodhë.

Arsyet kryesore të problemeve në përcaktimin e afateve janë se ose nuk i lidhim fare me realitetin, ose jemi dakord me ato që na ofrohen pa menduar për kuptimin e asaj që po ndodh.

Si mund të mësoj të respektoj afatet?

Në mënyrë që të respektoni gjithmonë afatet, në punën tuaj, përpiquni t'i përmbaheni rregullat e mëposhtme:

Kur ju kërkohet të përmbushni një afat, rishikoni listën tuaj të detyrave dhe shikoni nëse mund të gjeni realisht kohë për të përfunduar punën pa humbur afatin.
Asnjëherë mos përdorni shprehjen "sa më shpejt të jetë e mundur". Ajo është e pakuptimtë. Nëse keni shumë punë letre të shënuara sa më shpejt që të jetë e mundur, atëherë nuk dini çfarë të merrni përsipër fillimisht dhe bëni si të doni. Gjithmonë jepuni njerëzve një datë dhe orë specifike dhe arsyetimin për një datë të tillë. (Tregoni, për shembull, për pasojat e dështimit të tij. Kjo do të vlerësohet edhe nga menaxhmenti i lartë dhe klientët).
Kur të merrni një dokument të shënuar "sa më shpejt të jetë e mundur", telefononi dërguesin dhe zbuloni saktësisht se kur duhet të raportoni për të.
E njëjta gjë vlen edhe për fjalën "urgjente". Cili është koncepti i urgjencës? Ju nuk dini me çfarë të filloni. Prandaj, këtu tregoni edhe datën dhe orën specifike, së bashku me arsyet/pasojat e mospërmbushjes së afatit. Kur merrni diçka të shënuar "urgjente", telefononi dërguesin dhe zbuloni se kur duhet të bëhet vërtet.
Kur i dërgoni dikujt një dokument që dëshironi ta ktheni ose thjesht të merrni një përgjigje për të, tregoni gjithmonë afatin e përgjigjes dhe, nëse është e nevojshme, arsyen për një afat të tillë.
Kur lini mesazhe në aparatin telefonik, tregoni afatin e përfundimit të veprimit që ju nevojitet dhe arsyen e vendosjes së një afati të tillë.
Nëse është caktuar një afat, kontrolloni përfundimin e punës paraprakisht (në vend se brenda momentin e fundit!). Ju e dini që nuk keni marrë rezultatet e punës dhe ka të ngjarë që ajo të mos jetë bërë ende. Duke e “shtyrë” një person më afër datës së skadencës, ju po krijoni terrenin për zemërim nga ana juaj dhe mbrojtje nga ana e tij.
Shkruani në listën tuaj të detyrave kur të kontrolloni përparimin përpara datës së caktuar.
Duke vendosur afate, bëjini të ditur njerëzve se do ta ndiqni punën. Kjo mund të bëhet me mirësjellje duke thënë, për shembull: "Do t'ju telefonoj të martën, do t'ju pyes se si jeni (nëse ka ndonjë vështirësi) etj." Pak do të ofendohen nga kjo. Përkundrazi, do të ishte e mirëseardhur.

Planifikimi me metodën e Alpeve

Vit pas viti bëhemi më të përgatitur
për të përmbushur aspiratat tuaja. Por për çfarë po përpiqemi?
Lawrence Peter

Cila është metoda e Alpeve?

Metoda e Alpeve është relativisht e thjeshtë dhe pas disa ushtrimeve do t'ju duhen mesatarisht jo më shumë se 10 minuta për të bërë një plan ditor.

Metoda përfshin pesë faza:

hartimi i detyrave;
vlerësimi i kohëzgjatjes së veprimeve të planifikuara;
rezervimi i kohës (në raportin 60:40);
marrjen e vendimeve për prioritetet dhe ricaktimin operacionet individuale;
kontrolli (kontabiliteti për zhbërë).

Çfarë jep metoda "Alpe"?

Përdorimi i metodës së Alpeve ofron përparësitë kryesore të mëposhtme:

Humori më i mirë për ditën e ardhshme të punës.
Planifikimi për ditën e nesërme.
Një ide e qartë e detyrave të ditës.
Renditja e rrjedhës së ditës.
Tejkalimi i harresës.
Përqendrimi në më thelbësoren.
Reduktimi i sasisë së punës "letër".
Marrja e vendimeve për prioritizimin dhe ricaktimin.
Zvogëloni ndërhyrjet dhe ndërprerjet e padëshiruara.
Reduktimin e stresit dhe tensionit nervor.
Përmirësimi i vetëkontrollit.
Rritja e kënaqësisë dhe motivimit.
Fitimi në kohë për shkak të organizimit metodik të punës.

Me përdorimin e suksesshëm të teknikave dhe metodave të planifikimit të kohës organizimi shkencor punë që mund të kurseni çdo ditë nga 10 deri në 20% të kohës suaj!

Si të filloni planifikimin sipas metodës së Alpeve?

Faza e parë është përgatitja e detyrave. Për ta bërë këtë, shkruani nën titujt përkatës të "Planit të ditës" nga gjithçka që dëshironi ose duhet të bëni ditën tjetër:

detyra nga lista e detyrave ose nga plani javor (mujor);
të paplotësuara një ditë më parë;
rastet e shtuara;
afatet që duhet të respektohen;
detyrat e përsëritura.

Përdorni shkurtesat, që korrespondon me llojin aktivitete ose tituj në formën "Plani i ditës", për shembull:

NË- vizita, takime;

D - delegimi i rasteve;

TE- kontrolli;

P- në proces, në veprim;

PC- udhëtime, udhëtime pune;

ETJ- shkresat, letra biznesi, diktim;

ME- sekretar;

T- biseda telefonike;

H - procesi i leximit (raporte, qarkore, gazeta etj.).

Lista e detyrave për ditën e përpiluar në këtë mënyrë mund të duket kështu:

PC- hapësira e re për zyra;

NË

P- një projekt kërkimor tregu;

ETJ- Vasiliev (letër);

H - revistë speciale për menaxherët;

Me pak praktikë, mund të bëni një listë të detyrave në atë mënyrë që:

në përafrimin e parë, shpërndajini ato sipas përparësisë;
ndani ato në të zgjatura dhe të shkurtra, të shkurtra;
rishikoni detyrat që lidhen me kontaktin personal për mundësinë e zbatimit të tyre në mënyrë më racionale (përdorimi i telefonit, etj.).

P- një projekt kërkimor tregu;

NË- Ivanov (vlerësim ekspert);

PC- hapësira e re për zyra;

H- një revistë e veçantë për menaxherët;

Punë e shkurtër:

TE- Sidorov (statistikat e shitjeve);

ETJ- Vasiliev (letër);

"Blloku telefonik":

T- Shishkin (program kompjuterik);

T- Koshkin (mungesa e personelit);

T- Sergej (festa e mbrëmjes në bilardo).

Megjithatë, ky është vetëm fillimi i planit tuaj ditor.

Çfarë duhet të bëni pasi të keni përcaktuar listën e detyrave për ditën?

Mos harroni se një plan ditor realist duhet të kufizohet gjithmonë në atë që jeni në gjendje të bëni. Pas përcaktimit të listës së detyrave për ditën, duhet të vlerësoni kohëzgjatjen e përafërt të aktiviteteve të planifikuara, për shembull:

Natyrisht, kohëzgjatja e rasteve individuale nuk mund të vlerësohet me saktësi absolute. Megjithatë, pasi të keni fituar njëfarë përvoje, do të mësoni të planifikoni kohën tuaj më saktë. Gjithashtu mbani në mend se puna shpesh merr aq kohë sa keni në dispozicion. Pra, duke vendosur një periudhë specifike kohore për rastet individuale, ju e detyroni veten të përshtateni në këtë kohë të veçantë. Ju punoni shumë më të përqendruar dhe në mënyrë më të vazhdueshme shpëtoni nga ndërhyrjet nëse keni ndarë një kohë të caktuar për një detyrë të caktuar.

Sa kohë duhet të rezervohet "në rezervë"?

Kur planifikoni ditën tuaj, përmbajuni rregullit bazë të planifikimit të kohës, sipas të cilit plani duhet të mbulojë jo më shumë se 60% të kohës tuaj dhe afërsisht 40% duhet të lihet si kohë rezervë për gjëra të papritura. Nëse filloni nga një ditë pune 10-orëshe, atëherë kjo do të thotë që me planin duhet të mbuloni jo më shumë se 6 orë. Sidoqoftë, qëllimi juaj duhet të jetë një ditë pune 8-orëshe, dhe koha e planifikuar duhet të jetë afërsisht 5 orë!

Nëse keni planifikuar më shumë se 60% të kohës tuaj, atëherë duhet të sillni në mënyrë të pashmangshme listën e detyrave që keni përpiluar në parametrat e specifikuar, duke vendosur prioritete, duke ricaktuar detyrat dhe duke reduktuar kohën e caktuar për to. Pjesa tjetër e rasteve ose duhet të bartet në ditën tjetër, ose të fshihet, ose të plotësohet në kurriz të orarit shtesë.

Si përfundon planifikimi sipas metodës së Alpeve?

Faza e katërt e planifikimit: marrja e vendimeve për prioritetet, reduktimet dhe ricaktimi. Qëllimi: zvogëloni kohën e caktuar për të përfunduar detyrat e ditës në 5-6 orë.

Për ta bërë këtë, së pari, vendosni përparësi të paqarta për punët tuaja dhe specifikoni detyrat e ditës në përputhje me to. Së dyti, kontrolloni dy herë kërkesën tuaj të llogaritur të kohës dhe zvogëloni kohën për të gjitha rastet në atë absolutisht të nevojshme. Konsideroni çdo veprim për sa i përket aftësisë së tij për t'u deleguar dhe racionalizuar.

NË versioni perfundimtar plani i ditës mund të duket si në mënyrën e mëposhtme:

Dhe së fundi, në fazën e pestë, ushtrohet kontroll mbi zbatimin e planit të ditës dhe kalimin e asaj që nuk është bërë në një ditë tjetër. Përvoja tregon se jo të gjitha detyrat mund të kryhen dhe jo të gjitha bisedat telefonike mund të zhvillohen, kështu që ato duhet të shtyhen për të nesërmen. Nëse e duron të njëjtën gjë në mënyrë të përsëritur, atëherë ajo të bëhet barrë dhe pastaj ka dy mundësi: më në fund e merr me vendosmëri dhe e çon deri në fund, ose e refuzon këtë rast, sepse ndonjëherë problemi zgjidh vetë.

Bëni një plan përpara se të filloni punën, përkatësisht në mbrëmjen e ditës që po kalon: me më shumë besim dhe relaksim do të shkoni në shtëpi dhe me më shumë përqendrim të forcave të nesërmen në mëngjes do të filloni një ditë të re!

Tashmë në rrugën për në shtëpi dhe në rrugën për në punë në mëngjes, mendja juaj nënndërgjegjeshëm përpunon detyrat e ditës dhe përgatit zgjidhjet e mundshme. Meqenëse formulimi i detyrave kryesore është para syve tuaj dhe përvijohen qasjet për zgjidhjen e tyre, dita e re e ngarkuar nuk duket më gri dhe e rëndë, por e dukshme, e planifikuar dhe e menaxhueshme.

Franklin Planifikimi

A e doni jetën? Atëherë mos e humbni kohën tuaj
sepse është materiali nga i cili është krijuar jeta.
Benjamin Franklin

Cilat janë karakteristikat e planifikimit të Franklin?

Shumë menaxherë dhe drejtues në kompanitë perëndimore përdorin me sukses sistemin e planifikimit të kredituar për Benjamin Franklin. Ata që e përdorin këtë sistem në praktikë vërejnë se ai ndihmon në rritjen e ndjeshme të efikasitetit të punës - si përmes menaxhimit më të mirë të kohës ashtu edhe përmes planifikimit të vetë punës.

Ndryshe nga sistemet e ndërtuara në bazë të kohës së kaluar tashmë, sistemi Franklin është "përpara" - funksionon me atë që duhet bërë. Detyra globale është e ndarë në nën-detyra, ato - në nën-detyra edhe më të vogla. Vizualisht, ky sistem mund të shfaqet si një piramidë me shkallë, dhe procesi i aplikimit të tij mund të shfaqet si procesi i ndërtimit të kësaj piramide:

Si duket në praktikë procesi i "ndërtimit të piramidës"?

Fillimisht vendoset baza masive e piramidës, e cila shërben si mbështetje për të gjitha katet e tjera. Një person përcakton vlerat e tij të jetës (përafërsisht, çfarë dëshiron nga jeta). Për një, kjo është pasuri materiale dhe besim në nesër. Për tjetër - familje e pasur, grua e dashur dhe fëmijë të lumtur. Për të tretën - lavdi dhe lartë Statusi social. Për të katërtin - fuqia. Për të pestën - njohuri. Faza e përkufizimit vlerat e jetësështë më e rëndësishmja në ndërtimin e një piramide - nëse në këtë fazë bëhet një gabim (për shembull, një person zgjedh "dijen" dhe "shërbimin ndaj njerëzve", megjithëse në fakt "fama" dhe "statusi i lartë shoqëror" janë të rëndësishme për të. në radhë të parë), pastaj më pas, ai në mënyrë të pashmangshme do të zhgënjehet.
Kështu që, hapi i parë është të bëni një listë të vlerave të jetës dhe mos kini frikë të shpenzoni shumë kohë për këtë - është e rëndësishme të mendoni mirë për listën. Është e nevojshme të siguroheni që vlerat e zgjedhura të mos kundërshtojnë njëra-tjetrën. .
Faza tjetër- ndërtimi i katit të dytë të piramidës, bazuar në të parin. Bazuar në listën e përpiluar, një person duhet të vendosë se çfarë dëshiron të arrijë. Për shembull, nëse dikush beson se "fama", "fuqia" dhe "statusi i lartë shoqëror" janë më të rëndësishmet për të, ai mund të vendosë që dëshiron të bëhet President i Shteteve të Bashkuara. E nevojshme vënë para jush qëllimi global . Është e rëndësishme të siguroheni që qëllimi i zgjedhur përmbush me të vërtetë të gjitha vlerat e jetës nga fazën e mëparshme listë.
Kati i tretë i piramidës qëndron në të dytin. Përpiluar plani i përgjithshëm- e cila, në përgjithësi, është e nevojshme për të arritur qëllimin e vendosur në fazën e mëparshme. Për shembull, për t'u bërë president i Shteteve të Bashkuara, së pari duhet të bëhet guvernator i një shteti ose kryetar bashkie i një prej qytete të mëdha Shtetet e Bashkuara, duhet të keni mbështetje partiake dhe/ose financiare, duhet të jeni folës publik, duhet të keni një reputacion të pastër, duhet të jeni një person i respektuar i martuar, duhet të merrni arsimin e lartë në një prestigjioze institucion arsimor e kështu me radhë. Kështu është shkruar plani. Pasi të keni vendosur një qëllim, duhet të hartoni një master plan për të arritur qëllimin.
Kati i katërt i piramidës është një plan i ndërmjetëm afatgjatë (për disa vite) me qëllime specifike dhe afate specifike. Është shumë e rëndësishme të tregohet se cilat pika të veçanta të masterplanit kontribuojnë në arritjen e këtij qëllimi specifik. Akoma më e rëndësishme është tregimi i një afati specifik. Për shembull, nëse një person planifikon të bëhet president dhe e di se kjo kërkon një arsim të lartë, ai mund të përfshijë pikën e mëposhtme në planin e tij pesëvjeçar: "Deri në fund të vitit 20xx, duke u diplomuar me nderime nga Universiteti i Harvardit me një diplomë në sociologji. dhe shkenca politike” është, së pari, do të më japë arsimin e lartë të kërkuar dhe, së dyti, do të mund të bëj njohje me njerëz të rëndësishëm për mua. Kështu që, duhet bëni një plan për 4-5 vitet e ardhshme , duke shtruar pyetjen: “Çfarë mund të bëj në vitet e ardhshme për të arritur objektivat e përcaktuara në masterplan?”. Për sa i përket rëndësisë tregojnë synime specifike dhe data specifike me një saktësi disa mujore , dhe tregoni se cila pikë e masterplanit korrespondon me arritjen e këtij qëllimi .
Kati i pestë është plan afatshkurtër (për një periudhë prej disa javësh deri në disa muaj). Duke parë një plan afatgjatë, një person pyet veten: "Çfarë mund të bëj në javët ose muajt e ardhshëm për të arritur këtë apo atë qëllim?" Pikat e planit afatgjatë ndahen në detyra më specifike. Për shembull, nëse plani afatgjatë ka një artikull: "Të diplomuar nga Universiteti i Harvardit", atëherë plani afatshkurtër do të përfshijë pika të tilla si "Dorëzo dokumente në Universitetin e Harvardit", "Të marrësh kurse për përgatitjen e provimeve" etj. Duhet bëni një plan për një periudhë nga 2-3 javë deri në 2-3 muaj dhe, si në hapin e mëparshëm, specifikoni data specifike me një saktësi prej disa ditësh.
Më në fund, kati i gjashtë i piramidës është plan për ditën. Është përpiluar, siç mund ta merrni me mend, në bazë të një plani afatshkurtër - detyrat e vogla zgjidhen tërësisht brenda një dite, ato më të mëdha ndahen në nën-detyra. Për shembull, detyra "Dorëzo dokumente në Universitetin e Harvardit" ndahet në nën-detyra si "Zbuloni se cilat dokumente duhet të dorëzohen dhe kujt", "Finish Dokumentet e nevojshme", "Dërgo dokumente" dhe "Sigurohuni që të keni marrë dokumente", secila prej të cilave mund të caktohet në një ditë të caktuar. Zakonisht, plani për ditën nuk hartohet vetëm një ditë më parë, por përbëhet nga një listë me të ndryshme detyrat që ishin planifikuar për këtë ditë për javët e mëparshme, dhe shpesh ndryshojnë edhe gjatë ditës. Specifikoni kohën e ekzekutimit për secilën detyrë.

Si do të duket saktësisht procedura për përpilimin e planit tim ditor të punëve sipas sistemit Franklin?

Brenda një dite, sistemi Franklin përdor lëvizjen e radhës planifikimi: të gjitha detyrat ndahen në tri kategori: parësore, dytësore dhe të parëndësishme.

Siç sugjeron emri, prioritet janë detyra urgjente - gjakderdhje nga hundët, por zgjidh! Të mitur janë detyra që gjithashtu është e dëshirueshme të zgjidhen sa më shpejt të jetë e mundur, por asgjë e tmerrshme nuk do të ndodhë nëse, në mjeti i fundit, ato do të vonohen për një ose dy ditë (megjithatë, nëse e shtyni zgjidhjen e një detyre dytësore për një kohë të gjatë, ajo mund të bëhet prioritet). Së fundi, i parëndësishëm konsiderohen detyra që duhet të zgjidhen një ditë (do të ishte mirë, sigurisht, sot), por afatet nuk po mbarojnë dhe, nëse nuk ka kohë sot, atëherë mund t'i shtyni për nesër, pasnesër ose në fillim të muajit të ardhshëm.

Gjatë ditës, një person duhet të ndajë kohën sipas përparësisë - së pari për t'u marrë me detyrat prioritare, kur ato zgjidhen - të kalojë në ato dytësore dhe vetëm nëse ka mbetur kohë, ai mund të bëjë gjëra pak rëndësi. Për shembull, ju keni planifikuar detyrat e mëposhtme për sot:

Përfundoni zhvillimin e programit zhvillimin strategjik për klientin tuaj.
Përfundoni një artikull për revistën e Kërkimit të Marketingut.
Uroni një punonjës të kompanisë suaj Petrov për ditëlindjen e tij.
Mësoni për Seminarin e Marketingut të Prillit që do të merrni pjesë.
Merrni një xhaketë nga pastruesit kimik.
Përgjigjuni një letre nga një lexues, Kudryavtseva, të dërguar nga redaktori i revistës së Kërkimit të Marketingut.

Detyra e parë është prioritet për ju, sepse. sot skadon afati i punës në program dhe klienti duhet ta marrë atë sot, maksimumi - nesër, por jo më vonë se ora 8 e mëngjesit. Detyra e tretë është gjithashtu një përparësi - një person duhet të përgëzohet për ditëlindjen e tij pikërisht në këtë ditë.

Detyrat e katërt dhe të gjashtë janë dytësore - është e nevojshme t'i bëni të dyja brenda ditët e ardhshme, do të ishte mirë ta bëni sot, por nëse jeni shumë i zënë dhe nuk mund t'u kushtoni kohë këtyre çështjeve, mund t'i shtyni pa dhimbje për nesër.

Detyrat e dyta dhe të pesta janë të parëndësishme për ju (pasi afati i dorëzimit të artikullit është ende larg, dhe xhaketa mund të shtrihet në pastrimin e thatë) - mund t'i shtyni ato pa shumë dëme për veten tuaj.

Si rezultat, lista, nëse renditet sipas prioritetit të detyrës, duhet të marrë formën e mëposhtme:

Përfundoni zhvillimin plan strategjik zhvillimin.
Gjatë pushimit, uroni Petrov për ditëlindjen e tij.
Nëse kam kohë, merrni informacion për seminarin e prillit për marketing.
NË kohë e lirë përfundoni një artikull mbi marketingun.
Në kohën tuaj të lirë, merrni një xhaketë nga pastruesit kimik.
Nëse kam kohë, do t'i përgjigjem një letre nga një lexues, Kudryavtseva, të dërguar nga redaktori i revistës së Kërkimit të Marketingut.

Një person që planifikon me kujdes ditën e tij, si rregull, arrin të zgjidhë të gjitha detyrat kryesore, shpesh kohë të mjaftueshme për t'u marrë me ato dytësore, dhe nëse jeni me fat, atëherë ka kohë për detyra të vogla.

Nëse detyra nuk zgjidhet gjatë ditës, ajo transferohet në plan për të nesërmen. Nëse një biznes endet nga një faqe e ditarit në tjetrën dhe mbetet e papërfunduar - mendoni me kujdes nëse keni nevojë ta bëni fare këtë biznes? Nëse është e nevojshme, a jeni i sigurt se e keni përcaktuar saktë prioritetin e saj?

A ofron sistemi Franklin ndonjë formular të veçantë për mbajtjen e shënimeve?

Po, me kusht. Amerikanët përdorin ditarë të veçantë për të lehtësuar përdorimin e sistemit Franklin.

Faqet e para (ose të fundit) të ditarit janë të rezervuara për një listë të vlerave të jetës (kati i parë i piramidës), një përshkrim i qëllimit global (kati i dytë) dhe një tabelë për regjistrimin e masterplanit (kati i 3-të) .

Në fillim të ditarit, ka disa faqe të shënuara siç duhet kushtuar listës së qëllimeve për vitin (në fakt, plani afatgjatë është kati i 4-të).

Në fillim të çdo muaji dhe/ose çdo javë, një faqe i dedikohet një tabele me detyra për atë periudhë (plani afatshkurtër - kati i 5-të).

Së fundi, çdo ditë ka faqen e saj me një tabelë për listën e detyrave për ditën (kati i 6-të). Për më tepër, tabela ofron kolona për të treguar përparësinë e detyrave (rekomandohet të caktoni detyra prioritare me shkronjën "A", dytësore - me shkronjën "B" dhe të parëndësishme - me shkronjën "C") dhe për një shenjë që tregon statusi i detyrës. Këto kolona duhet të plotësohen ndërsa punoni dhe duhet të kontrollohen në fund të ditës. Rastet e përfunduara rekomandohet të shënohen me shkronjën " V". Anuluar, - për një arsye ose një tjetër, - me shkronjën " X" (është e dëshirueshme gjithashtu të futet arsyeja pse detyra u anulua). Për çështjet në pritje, hyrja kopjohet në planin e një dite tjetër (më shpesh të nesërmen), dhe në kolonën "Statusi" për ditën aktuale një vizatohet shigjeta dhe shënohet data në planin ditor të së cilës kjo detyrë.

Një shembull i një faqeje ditari të planifikimit të punës duke përdorur metodën Franklin.

Po sikur planet e mia të ndryshojnë gjatë ditës?

Siç e kuptoni, të gjitha këto plane nuk janë aspak diçka e pandryshueshme. Për shembull, një plan për ditën ka të ngjarë të ndryshohet nga ju gjatë ditës. Nuk ka asgjë për t'u shqetësuar, përkundrazi, rekomandohet të rishikoni rregullisht planet tuaja.

Planet afatshkurtra rekomandohen të rishikohen çdo një deri në dy javë.
planet afatgjata duhet të kontrollohet (dhe, nëse është e nevojshme, të korrigjohet) të paktën një herë në katër deri në gjashtë muaj.
Masterplani duhet të rishikohet një herë në vit. atëherë ia vlen t'i hidhni një vështrim kritik qëllimit global që keni vendosur (a ju tërheq akoma? A doni të bëni ndonjë rregullim?) dhe madje të përpiqeni të rimendoni vlerat e jetës që keni shkruar.

Planifikimi "i drejtpërdrejtë" duke përdorur dollapët e skedarëve dhe ditarët e kohës

Aktiv javen tjeter nuk do të ketë kriza.
Ato nuk janë përfshirë në orarin tim.
Henri Kisinger

Nëse më duhet të rregulloj vazhdimisht planet e mia, a nuk është më e lehtë të mbaj një regjistër "të drejtpërdrejtë" të kohës së kaluar? A ekzistojnë sisteme të tilla dhe sa efektive janë ato?

Sigurisht, ekzistojnë sisteme të tilla. Për shembull, midis specialistëve vendas në organizimin shkencor të punës, sistemi i gjurmimit të kohës së biologut dhe matematikanit A.A. Lyubishchev. Që nga viti 1916 (Lyubishchev ishte atëherë 26 vjeç), ai filloi të mbante një regjistër vjetor për orë të kohës së kaluar. Për 56 vjet, ai regjistroi DITY: sa kohë u shpenzua në kryesore punë shkencore, sa kohë - për punë shtesë, çfarë pune tjetër është bërë, sa kohë është humbur dhe pse. Çdo muaj përpilohej një përmbledhje dhe çdo vit bëhej një bilanc vjetor. Duhet theksuar edhe një herë: llogaria u mbajt çdo ditë për 56 vjet! Mund të mësoni më shumë rreth këtij sistemi duke iu referuar “PRACTICUM”.

Në fund të fundit, sistemi i gjurmimit të kohës së A. Lyubishchev i dha atij sa vijon:

ai mund të vlerësim kohe reale që kishte në dispozicion.
duke pasur rezultatet e kontabilitetit, ai mund Me një shkallë të lartë planifikoni kohën tuaj me saktësi. Duhet të theksohet se analiza e përvojës së kaluar i lejoi A. Lyubishchev të planifikonte me saktësi të lartë kohën për të lexuar libra të veçantë, për të shkruar.
ai mund të përdorni kohën në mënyrë më efikase një person i zakonshëm konsiderohet si një humbje e domosdoshme.. “Shfrytëzimi i “humbjes së kohës” është menduar deri në detajet më të vogla.Kur udhëtoni, lexoni libra me format të vogël dhe mësoni gjuhë. gjuhe angleze, ai, për shembull, mësoi kryesisht në "llumrat e kohës", - D. Granin.
e lejoi sistemi kuptojnë dhe përdorin në mënyrë më efektive ndryshimet në performancën e tyre."Si shpërndahej leximi i librave gjatë ditës? Në mëngjes, kur koka ime është e freskët, marr literaturë serioze (për filozofinë, matematikën). Kur punoj një orë e gjysmë deri në dy, drejtohem më shumë. lexim i lehtë- tekst historik ose biologjik. Kur koka është e lodhur, atëherë ju merrni trillime, - shkroi A. Lyubishchev.

Si duket gjurmimi i kohës në sistemet e planifikimit "direkt" në praktikë?

Pika fillestare për organizimin e kohës në sistemet e planifikimit "direkt" është regjistrimi i kohës së kaluar me ndihmën e një regjistrimi të saktë me shkrim. Kjo është bërë duke përdorur të ashtuquajturat kartat e kohës së përditshme ose "ditarët e kohës" Një shembull i një karte të tillë është paraqitur më poshtë. Forma të tjera për regjistrimin e kohës do të gjeni në “STUDIM PRAKTIK”.

Fragment i një karte për gjurmimin e kohës ditore

A duhet të shkruaj gjithçka që bëj gjatë ditës në një kartë?

Nuk ka nevojë të shkruani gjithçka që ju merr kohën, thjesht shënoni secilën ndërrimi i vëmendjes, siç përshkruhet më poshtë.

Rregulloni momentin e ndërrimit të vëmendjes sado e shkurtër të duket. Për shembull, ju mund të shpërqendroheni nga kolegët në punë, telefonata, thirrje për menaxhmentin, vizitorë të paplanifikuar, takime urgjente dhe shumë më tepër.

Shkruani këto ndërrime të vëmendjes kur ndodhin.. Disa gabimisht besojnë se do të mbajnë mend gjithçka në mënyrë që të mbajnë gjurmët e kohës në fund të ditës së punës. Megjithatë, kujtesa është një udhëzues i dobët, kështu që kjo qasje nuk ofron kurrë informacion të mjaftueshëm.

Çfarë tjetër duhet t'i kushtoni vëmendje kur plotësoni kartën?

Përveç sa më sipër, kur plotësoni një kartë të gjurmimit të kohës, është e rëndësishme t'i përmbaheni rekomandimeve të mëposhtme:

Filloni të regjistroni kohën që nga momenti kur mbërrini në punë dhe vazhdoni deri në fund të ditës së punës.
Nëse e çoni punën në shtëpi, përfshini në kartë kohën e kaluar në shtëpi.
Mbani shënimet tuaja të shkurtra, përdorni shkurtesa
Duke filluar të plotësoni kartat, filloni me kolonat "Koha", "Lloji i aktivitetit" dhe "Koha e shpenzuar".
Për të plotësuar një kolonë "Një prioritet" përdorni burimet në Kapitullin 3.
kolonë "Shënime" Ju mund ta plotësoni duke analizuar humbjet tuaja individuale të kohës.

Sipas mendimit tim, mbajtja e një sistemi të tillë të gjurmimit të kohës ka disavantazh i madh- është punë shumë e vështirë.

Në fakt, mbajtja e "kartave të kohës" do t'ju marrë jo më shumë se 5 - 10 minuta në ditë. Nëse vërtet kërkon shumë kohë, atëherë hyni në shumë detaje. Përdorni më shumë shkurtesa. Nëse përdorni një kompjuter, provoni të vendosni një kartë kohore atje në formular fletëllogaritëse, i cili do t'ju lejojë të përmbledhni automatikisht çdo aktivitet në fund të ditës.

Çfarë është një "ditar i kohës"?

Ditari i kohës është skedari juaj personal i kartës së punës, në të cilin janë qepur fletë të veçanta të regjistrimit ditor të kohës dhe mblidhen informacione të tjera që ju lejojnë të planifikoni në mënyrë efektive kohën tuaj. Me ndihmën e një ditari kohor, ju merrni një pamje të plotë jo vetëm të të gjitha datave të afërta dhe të largëta, por edhe të të gjitha planeve, disponimeve, pak a shumë. projekte madhore. Ju mund t'i përgjigjeni me fleksibilitet çdo ndryshimi të situatës dhe të përditësoni planet tuaja në çdo kohë.

Cila është struktura e një ditari tipik kohor?

Në mënyrë tipike, një "ditar i kohës" ka strukturën e mëposhtme:

pjesë kalendarike.

Në këtë pjesë mund të “qepni” forma të ndryshme për planet mujore, dhjetëditore dhe ditore me regjistra të ndërmjetëm. Kuptimi i veçantë bashkangjitur planit të ditës. Parimi bazë: një gjethe në ditë.
Vendosni fletët e shënimeve për muajt dhe dekadat përkatëse në pjesën kalendarike, gjë që do ta bëjë më të lehtë transferimin e afateve dhe qëllimeve në javë dhe ditë individuale.
Ju mund t'i lidhni fletët individuale ditore pas përdorimit në rendin e duhur dhe me kalimin e kohës do të keni një arkiv të kohës dhe sukseseve të jetës suaj - një ndihmë e besueshme për planifikim të ndërgjegjshëm për sukseset e ardhshme.
Fletët e reja “hyrëse” ditore duhet të pajisen me të gjitha afatet dhe detyrat nga fletët dhjetëditore dhe mujore. Datat si ditëlindjet, përvjetorët, pushimet, ditët e pagesës etj. transferohen nga fletët përkatëse, kështu që ju mund të integroni të gjithë skedarët tuaj personal dhe asgjë nuk do të humbasë, duke iu nënshtruar plotësimit dhe kontrollit të rregullt.

Seksioni i datave zyrtare dhe private. Këtu, në fletët dhe formularët e duhur, mund të shkruani dhe t'i keni gjithmonë me vete informacion thelbësor, Për shembull:

mini-plane organizative;
lista e ditëlindjeve
koha e të gjitha llojeve të ngjarjeve;
fletëpalosje etj.

Seksioni i adresave dhe telefonave. Do të keni gjithmonë në dorë numrat dhe adresat më të rëndësishme të telefonit që përdorni më shpesh.

Gabimet tipike në organizimin e planifikimit të kohës

Situata:“E kam të vështirë të planifikoj kohën sepse jam një person i çorganizuar nga lindja.”

Gabim: Nëse nuk keni mësuar vetëorganizimin në rininë tuaj, atëherë mund ta konsideroni veten një person të çorganizuar gjatë gjithë jetës tuaj. Megjithatë, e vërteta është se çdokush në çdo moshë mund të mësojë të organizojë kohën e tij. Gjithçka që duhet është një gatishmëri për të bërë ndryshime në jetën tuaj dhe njohuri se ku, kur dhe si t'i bëni ato ndryshime.

Situata:"Jam i bindur se planifikimi i kohës heq elementet e paparashikueshmërisë në jetë dhe e bën atë rutinë."

Gabim: Përcaktimi i qartë i qëllimeve dhe prioriteteve tuaja nuk do të thotë se do të tërhiqeni në një rutinë të mërzitshme dhe të parashikueshme. Në fakt, në organizimi më i mirë nga koha juaj, do t'i jepni vetes më shumë më shumë liri veprimet. Për shembull, në një ditë të nxehtë, mund të dëshironi të shkoni në shtëpi herët. Por para se të largoheni, papritur ju kujtohet të përfundoni një raport që pothuajse e keni harruar. Si rezultat, jo vetëm që nuk largoheni herët, por qëndroni edhe vonë pas punës. Nëse keni pasur një raport të planifikuar paraprakisht, mund të bëni rregullime në orarin tuaj të punës dhe të përpiqeni ta përfundoni raportin paraprakisht për të liruar kohë në fund të ditës së punës.

Situata:“Për të bërë më shumë, duhet të punoj edhe më shumë…”

Gabim: Duke punuar shumë dhe duke punuar shumë, ju jo vetëm që nuk rritni produktivitetin tuaj, por, me shumë mundësi, ulni edhe cilësinë e punës për të cilën shpenzoni kaq shumë kohë dhe përpjekje! Mësoni të eliminoni sa më shumë “angazhime” nga jeta dhe zëvendësojeni atë me punë që e shfrytëzon sa më mirë kohën tuaj.

Situata:“Të gjitha qëllimet dhe planet e mia janë në kokën time. Unë besoj se nuk ka nevojë t'i shkruajmë në letër.

Gabim: Planet dhe objektivat nuk janë përcaktuar në të shkruarit, është më e saktë të merrni parasysh qëllimet tuaja. Aspiratat tuaja duhet të përkthehen në plane veprimi të përcaktuara mirë përpara se ato të realizohen. E njëjta gjë vlen edhe për përcaktimin e qëllimeve. Duke qëndruar të mbyllur në kokën tuaj, ata nuk kanë gjasa të udhëheqin veprimet tuaja nga dita në ditë.

Situata:"Si mund të bëj një listë të qëllimeve të mia nëse dua kaq shumë nga jeta?"

Gabim: Në të vërtetë, nëse doni të arrini të gjitha qëllimet e mundshme apo edhe vetëm të gjitha qëllimet e dëshiruara, jeta juaj thjesht mund të mos jetë e mjaftueshme. Nëse përpiqeni të "përqafoni pafundësinë", me shumë mundësi do të arrini shumë më pak sesa do të arrinit me më pak qëllime të përcaktuara qartë. Mundohuni të ndani qëllimet kryesore nga ato dytësore. Disa njerëz thjesht hezitojnë të bëjnë një zgjedhje. Ashtu si fluturat, ato fluturojnë nga njëra tek tjetra, duke mos e lejuar veten të qëndrojnë në ndonjë gjë aq sa për të arritur asgjë. Mos e bëni atë gabim. Mësoni të jepni përparësi (më shumë për këtë në Kapitullin 3).

Sekreti i suksesit është qëndrueshmëria.
Benjamin Disraeli

Ndërsa punoni, vazhdimisht duhet të zgjidhni Vendimi më i mirë nga ato të disponueshme në ky moment- Kjo funksion qendror menaxhimi - VENDIMMARRJE.

Vendimmarrja përfshin përzgjedhjen e detyrave dhe rasteve prioritare. Të vendosësh përparësi do të thotë të vendosësh se cilat detyra duhet t'i jepet përparësi.

A jeni në gjendje të merrni vendime?

Ju shihni diçka dhe pyesni "pse?".
Dhe unë po imagjinoj gjëra që nuk kanë ndodhur kurrë
Dhe unë gjithashtu pyes "pse jo?".
Bernard Show

Si mund të vlerësoj sa efektivisht marr vendime?

Mënyra më e lehtë për të vlerësuar efektivitetin e një vendimi është të presësh për pasojat e tij. Fatkeqësisht, vlerësimi "pas faktit" nuk ka gjasa t'ju ndihmojë të ndryshoni diçka kur është tashmë vendimçoi në rezultate katastrofike. Prandaj, përpara se të nxitoni për të zgjidhur problemet e grumbulluara menjëherë, përpiquni të mendoni për pyetjet e mëposhtme:

A e vlerësoj punën përpara se ta filloj atë?
A i jap prioritet rasteve në bazë të rëndësisë së tyre?
A po marr kohën e duhur për t'u përgatitur për një vendim bazuar në urgjencën dhe rëndësinë e rastit?
A e shtyj shpesh marrjen e vendimeve dhe pres që çështja të zgjidhet vetë "vetëvetiu"?
A po shpenzoj shumë kohë për çështje ose veçori të vogla, të parëndësishme?
A po ma humbasin kohën vartësit?
A jam i predispozuar të bëj gjithçka vetë?

Nëse i jeni përgjigjur po pyetjeve të mësipërme, ka shumë të ngjarë që të keni probleme në marrjen e vendimeve.

A duhet gjithmonë një menaxher të marrë vendime menjëherë?

Duke u përpjekur të merrni menjëherë vendime për të gjitha çështjet që ju drejtohen, ju vazhdimisht e çoni veten në një qoshe, duke marrë përgjegjësinë për gjithçka në botë. Kjo mënyrë e të bërit biznes nuk duhet të ndërtohet kurrë në një sistem. Është shumë e qartë se kur vendosni të veproni vetëm me një pjesë të vogël të fakteve, kjo nuk mjafton qartë! Nëse është kështu, atëherë duhet të jeni shumë me fat, në ndryshe Mund të pësoni humbje të pariparueshme. Kur ju kërkohet sërish të vendosni diçka menjëherë, bëni vetes këto pyetje të thjeshta:

A duhet të zgjidhet fare ky problem? Mendoni se çfarë do të ndodhë nëse nuk e bëni këtë. Ndoshta zgjidhja e këtij problemi është një humbje kohe dhe mund të braktiset me siguri.
A duhet të jeni ju ai që do ta zgjidhni këtë problem? Pse duhet të jeni përgjegjës për gjithçka dhe për të gjithë? Ndoshta vartësi që iu drejtua juve thjesht po përpiqet të zhvendosë përgjegjësinë mbi ju, megjithëse ai është në gjendje ta zgjidhë vetë këtë çështje.
A duhet të merrni një vendim menjëherë? Ndoshta ka kuptim që të udhëzohen vartësit të mbledhin Informacion shtese për të marrë një vendim më të zgjuar dhe më të informuar.

Unë nuk marr asnjë vendim derisa të mbledh informacion të mjaftueshëm. A po bëj gjënë e duhur?

Për t'iu përgjigjur kësaj pyetjeje, duhet të kuptoni se sa informacion konsideroni të mjaftueshëm për të marrë një vendim. jepja atij sasia e pamundur por 100% informacionin e nevojshëm Nuk do të mund të mbledhësh kurrë. Prandaj, nëse këmbëngulni që të mblidhen të gjitha faktet, ka shumë të ngjarë që thjesht të keni frikë të merrni një vendim. Pranoni rrezikun si të pashmangshëm. Mësoni të merrni vendime pa i pasur të gjitha faktet para jush.

Përpara se të zhyteni në procesin e vendimmarrjes, përpiquni t'i mendoni në detaje të gjitha hapat në këtë proces. Përfitoni nga rekomandimet tona:

Tregoni qartë problemin ose problemin që po përpiqeni të zgjidhni.
Përcaktoni se sa urgjente dhe e rëndësishme është kjo detyrë për kompaninë, departamentin tuaj, grupi i punës etj.
përpiquni të vlerësoni se çfarë do t'ju japë personalisht zgjidhja e këtij problemi në një afat të shkurtër dhe afatgjatë(shpërblim monetar, promovim, mundësi të tjera).
mendoni se çfarë mund të çojë dështimi për të përfunduar këtë detyrë (humbja e një klienti fitimprurës, pagesa e një gjobe, shkarkimi, etj.)
vlerësoni nëse është e mundur dhe nëse ia vlen t'i transferoni këtë detyrë dikujt tjetër.
vlerësoni se çfarë burimesh (materiale dhe njerëzore) do t'ju nevojiten për të zgjidhur detyrën dhe nëse i keni ato.
mendoni se çfarë informacioni ju nevojitet për të zgjidhur problemin.
përpiquni të gjeni disa zgjidhje dhe zgjidhni më të pranueshmen.
Pasi të keni zgjedhur një nga opsionet, vlerësoni pikat e forta dhe të dobëta të tij.
Mendoni për pasojat e vendimit tuaj në afat të shkurtër dhe afatgjatë.

Analiza e prioritetit të Eisenhower

Gjërat urgjente zakonisht nuk janë më të rëndësishmet,
dhe ato të rëndësishmet nuk janë më urgjentet.
Dwight Eisenhower.

Jeta e një sipërmarrësi është e tillë që ju duhet të "tjerrni" gjatë gjithë kohës. Prandaj, kam gjithmonë shumë gjëra që duhen bërë urgjentisht. Si të merreni me të?

Para së gjithash, është e rëndësishme të jesh i sinqertë me veten - të pranosh se gjithsesi nuk do të ketë kohë të mjaftueshme për gjithçka. Por, me shumë mundësi, mund të arrini rezultate shumë të mira duke bërë mirë vetëm një pjesë të caktuar të rasteve. Prandaj, duhet të mësoni t'i "renditni" gjërat sipas shkallës së nevojës për t'i përfunduar ato, prioritizoni. Atëherë do të jeni në gjendje të zgjidhni cilat gjëra ia vlen të bëni në kohën që keni në dispozicion.

Si të mësoni të jepni përparësi duke përdorur metodën Eisenhower?

Rregulli i Dwight Eisenhower është një mjet i thjeshtë për t'ju ndihmuar, veçanërisht kur ju duhet të merrni një vendim të shpejtë se cila detyrë duhet t'i jepni përparësi. Sipas këtij rregulli prioritetet vendosen sipas kritereve si urgjenca dhe rëndësia e rastit. Rëndësia e një detyre përcaktohet nga mënyra se si rezultati i zbatimit të saj ndikon në biznesin tuaj. Urgjenca i referohet asaj se sa shpejt duhet të përfundojë detyra.

Në varësi të urgjencës dhe rëndësisë, Eisenhower propozoi 4 kategori të rasteve prioritare:

	RASTET URGJENTE	ÇËSHTJE JO URGJENTE
	Unë - Urgjente dhe e rëndësishme	II - E rëndësishme por jo urgjente
NË A DHE H S E	Zgjidhja e krizës detyra urgjente Projektet me afate	Planifikimi për projekte të reja Vlerësimi i rezultateve Masat parandaluese ndërtimin e marrëdhënieve Përcaktimi i perspektivave të reja, projekteve alternative
	III - Urgjente por jo e rëndësishme	IV - Jo urgjente dhe jo e rëndësishme
H E NË A DHE H S E	ndërprerje, pushime Disa thirrje Disa takime Shqyrtimi i materialeve urgjente Veprimtari shoqërore	Punë rutinë Disa letra Disa thirrje Ngrënësit e kohës Argëtim

Matrica e Prioritetit Eisenhower

Çështje urgjente/të rëndësishme . Këto janë raste, ekzekutimi i parakohshëm i të cilave do të sjellë dëme të konsiderueshme në biznesin tuaj. Ato duhet të pranohen menjëherë dhe të kryhen vetë.
Më pak urgjente/ detyra të rëndësishme . Ato nuk kanë nevojë të bëhen urgjentisht, zakonisht mund të presin. Vështirësitë këtu lindin kur këto detyra herët a vonë kthehen në urgjente dhe duhet të zgjidhen personalisht nga ju në sa me shpejt te jete e mundur. Prandaj, kontrolloni dy herë shkallën e rëndësisë dhe përpiquni t'u caktoni plotësisht ose pjesërisht punonjësve tuaj detyra të këtij lloji.
Çështje urgjente/më pak të rëndësishme. Këtu ekziston rreziku të biesh nën "tiraninë" e nxitimit dhe, si rrjedhojë, t'i dorëzohemi plotësisht vendimit. detyrë specifike sepse është urgjente. Nëse detyra nuk është aq e rëndësishme, atëherë ajo duhet të delegohet në çdo rast, pasi nuk kërkohen cilësi të veçanta për zbatimin e saj.
Detyra më pak urgjente/më pak të rëndësishme. Shumë shpesh rastet e kësaj kategorie vendosen tavolinë tashmë të mbushura me letra. Nëse papritmas filloni t'i bëni këto gjëra, duke harruar detyrat e kategorisë së parë, atëherë nuk duhet të ankoheni për mbingarkesë me punë. As vartësit tuaj nuk duhet të merren për detyrat e këtij grupi.

Rregulli i Eisenhower:

duhet të përmbahen nga detyrat që nuk janë thelbësore dhe jo urgjente!

Referojuni materialeve të "WORKSHOP" tonë për vetëekzaminim.

Parimi Pareto

Nëse do të kisha nëntë orë për të prerë një pemë, do të shpenzoja gjashtë orë duke mprehur sëpatën time.
Abraham Lincoln

"Parimi Pareto": përafërsisht 20% e përpjekjeve dhe kohës janë të mjaftueshme për të marrë 80% të rezultatit. Duke gjetur mundësi për të pranuar rezultatin "real" në vend të rezultatit "ideal", ju mund të kurseni burime të konsiderueshme për gjëra të tjera.

Në cilat fusha mund të zbatohet parimi Pareto?

Parimi Pareto funksionon vërtet dhe mund të zbatohet më së shumti zona të ndryshme. Ky parim u formulua nga ekonomisti italian Vilfredo Pareto në 1897 dhe është vërtetuar që atëherë. kërkimi sasior në shumicën fusha të ndryshme jeta. Sipas këtij parimi:

20% e popullsisë Globi zotërojnë 80% të pasurisë botërore
20% e kriminelëve kryejnë 80% të krimeve
20% produkte origjinale përcaktoni 80% të kostos së produktit të përfunduar
20% e klientëve përcaktojnë 80% të të ardhurave të një kompanie.

Si funksionon parimi Pareto në menaxhimin e kohës?

Në lidhje me praktikën e menaxhimit të kohës suaj, parimet Pareto mund të formulohen si më poshtë:

80% e informacionit që merrni nga 20% e burimeve që ju nevojiten për punën tuaj
80% e vendimeve të marra përshtaten në 20% të kohës që keni shpenzuar në të gjitha llojet e takimeve dhe takimeve të planifikimit
20% e kohës suaj të punës siguron 80% të punës suaj produktive, domethënë ajo që përcakton suksesin e saj.

Si mund ta përdor parimin Pareto në biznesin tim?

Mund të gjeni shumë ide të dobishme duke zbatuar parimin Pareto në punën tuaj. Për shembull, vlerësoni me të vërtetë pjesën librat e duhur në dollap, ndani informacione të dobishme në gazetë, pjesa e skedarëve të nevojshëm në diskun e kompjuterit tuaj ...

Ju mund të vendosni se cilët klientë meritojnë fokusi kryesor(20% e klientëve që sigurojnë 80% të fitimit). Ose zgjidhni më shumë specie të rëndësishme mallra (20% e gamës së produkteve siguron 80% të fitimit).

Ky parim mund të jetë gjithashtu i dobishëm në përcaktimin e standardeve dhe objektivave për punonjësit tuaj – qoftë për t'i inkurajuar ata të ngulmojnë në arritjen e rezultateve "perfekte", ose për t'i inkurajuar ata të përqendrohen për arritjen e rezultateve “të mira”. V më shumë projektet. Nëse jeni përballur me një problem, atëherë mendoni: çfarë 20% e shkaqeve kontribuan 80% në shfaqjen situatë e pakëndshme? Çfarë mund të bëni në këtë situatë për të arritur një përmirësim prej 80 për qind?

Së pari zgjidh 20% të lartë çështje të rëndësishme, dhe vetëm atëherë - 80% e atyre dytësore!

Është shumë e vështirë të organizoni punën tuaj në atë mënyrë që të merrni rezultatin përfitim maksimal. Menaxhimi i kohës nuk është vetëm një listë detyrash urgjente, por është gjithashtu aftësia për të shpërndarë kohën dhe ngarkesën e punës. Dihet se për hartimin e një plani duhen rreth 8 minuta dhe në të njëjtën kohë kursehet një orë kohë. Kur planifikoni, merrni parasysh sa vijon:

plani duhet të hartohet në letër ose në formën e një dokumenti elektronik (dhe jo në kokën tuaj!) dhe të kontrollohet periodikisht kundër tij;
pushim optimal - 10 minuta pas çdo ore pune;
i dobishëm dhe i përshtatshëm për të përdorur ditarin.

Menaxhimi i suksesshëm i kohës nënkupton vënien në praktikë të disa metodave të planifikimit të kohës. Ka shumë zhvillime teorike në këtë fushë. Po ju paraqesim 3 prej tyre:

parimi Pareto;
Metoda Alpa;
analiza ABC;

Parimi Pareto

Kur planifikoni ditën tuaj të punës, është e dobishme të merrni parasysh parimin e çekuilibrit të propozuar nga ekonomisti italian Vilfredo Pareto. Ky parim zbatohet në shumë fusha të ekonomisë dhe është si më poshtë: 80% e burimeve të shpenzuara japin 20% të rezultatit, dhe 20% e mbetur japin 80% të rezultatit.

Kështu, pakicë koha, përpjekja ose burimet janë përgjegjëse për shumicën e rezultateve. Për shembull, njerëzit shpenzojnë vetëm 20% të kohës së tyre për të kryer 80% të punës së tyre. Rezulton se punonjësit shpenzojnë deri në 80% të kohës së tyre plotësisht në mënyrë joefikase.

Burimet mund të jenë para, punonjës, materiale ose kohë, raporti ruhet.

Përdorimi praktik i parimit Pareto qëndron në faktin se zbatimi i tij nënkupton përqendrimin e fondeve dhe burimeve gjithmonë të kufizuara të kompanisë në një segment të caktuar të punës, në vend të shpërndarjes së tyre të zakonshme në shumë fusha. Ndihmon për të përcaktuar saktësisht zonën ku mund të mbështeteni në rezultatin maksimal nga përpjekjet tuaja.

Metoda Alpa

Metoda Alpa përdoret në mënyrë efektive për të planifikuar kohën personale. Me të, ju mund të shpenzoni vetëm disa minuta për të planifikuar në mënyrë optimale të gjitha punët tuaja. Shkurtimisht, është si më poshtë:

Regjistroni të gjitha detyrat dhe afatet.

Të gjitha gjërat që duhet të bëhen brenda një dite duhet të shënohen në një ditar, fletore, në një copë letër ose në një dokument elektronik. Përveç kësaj, është e nevojshme të tregohet afati kohor në të cilin ato duhet të plotësohen. Është shumë e rëndësishme t'i qasemi kësaj detyre me përgjegjësi, që nga fillimi plan i gatshëm Rastet e shpikura papritur nuk ka gjasa të kenë sukses.

Përcaktoni se sa kohë do të duhet për të përfunduar çdo hap të punës.

Tani ju duhet të përcaktoni se sa kohë do të duhet për të përfunduar çdo detyrë. Nuk duhet të harrojmë gjëra të tilla? Si ishin pushimet e tua, Pushimi i drekes, një filxhan kafe, sepse kërkojnë edhe një investim kohe.

Merrni parasysh kohën e tamponit.

Pavarësisht se sa me kujdes llogarisim kohën e nevojshme për të përfunduar detyrën, ajo do të marrë akoma pak më shumë. Prandaj, është e dëshirueshme që gjërat të planifikohen vetëm për 60% të kohës së punës, 40% e mbetur do të bëhet një tampon. Përafërsisht gjysma e pjesës tjetër do të shpenzohet për eliminimin e ndërhyrjeve të paparashikuara, dhe gjysma e dytë për veprime spontane, komunikim pune.

Vendosni prioritete.

Kjo është pjesa më e rëndësishme e planit. Është e nevojshme të përcaktohet përparësia e secilit rast (për shembull, të vlerësohet nga sistemi me pesë pika). Është e mundur që të gjitha detyrat e planifikuara për ditën thjesht të mos përshtaten në plan. Kjo do të thotë që aty duhet të përfshihen vetëm detyrat më urgjente dhe më të rëndësishme. Pjesa tjetër do të duhet të rishikohet (në mënyrë që zbatimi i tyre të marrë më pak kohë), të delegohet ose shtyhet.

Kontrolli në fund.

Në fund të ditës së punës, duhet të ktheheni përsëri në plan për të parë se sa mirë është hartuar. Duhet t'i kushtoni vëmendje edhe gjërave që nuk janë përfunduar.

Analiza ABC

Ndodh që koha të mos harxhohet për ato gjëra që janë më domethënëse. Analiza ABC ju lejon të heqni qafe këtë mangësi.

Thelbi i tij është prioritizimi:

Rastet "A".

Këto janë gjërat më të rëndësishme që mund t'i bëni vetëm vetë. Zakonisht ato janë më intensivet e punës. Në planin e punës duhet të përfshihen vetëm 1-2 detyra nga ky grup, në mënyrë që me kalimin e kohës të duhen 3 orë për t'u kryer.

Rastet "B".

Këto janë detyra të rëndësishme që punonjësit e tjerë mund të trajtojnë gjithashtu. Shumica nga të cilat duhet të delegoni, 2-3 përfshijini në orarin tuaj. Këto detyra duhet të zgjasin rreth një orë për t'u përfunduar.

Rastet "C".

Këto janë detyrat më pak të rëndësishme, të cilat, megjithatë, kërkojnë shumë kohë. Orari i punës për ta nuk duhet të kalojë 45 minuta. Pjesa tjetër e rasteve nga ky grup duhet të asgjësohet.

Ditë me përcaktimin e prioriteteve të tyre.

Dita nuk është gome, por dua të bëj shumë. Si të jesh? Nuk ka mrekulli, por optimizimi i strukturës së ditës suaj është mjaft realist dhe ju duhet të filloni ta bëni këtë me planifikimin e mëngjesit. Aftësia për të dhënë përparësi, të kuptuarit dhe njohjen me sistemin e përcaktimit të qëllimeve jetësore të B. Franklin, dhe analizën ABC, njohja e rregullave për hartimin e listës së detyrave, përdorimi i kohës së vogël dhe të mesme.

Lista dhe prioritetet

1. Së pari, në mënyrën e zakonshme, përvijoni listë e përbashkët punët e ditës. Detajet e listës - në mënyrë optimale 15 pikë.

Raste shumë të shkurtra, 3 minuta, mos i shkruani fare: ato janë më të lira për t'u bërë menjëherë.

2. Prioritet: A (e rëndësishme dhe urgjente), B (e rëndësishme dhe jo urgjente), C (urgjente por jo e rëndësishme). Shikoni

Kur vërtet të filloni ta bëni këtë dhe ta bëni me shkrim, domethënë me përgjegjësi, do të kuptoni se sa i fuqishëm është. Sepse ky është një vendim për një ditë të tërë të jetës suaj: çfarë do të bëni në të vërtetë dhe çfarë do të hiqni nga jeta juaj ...

tre kolona

Në përputhje me prioritetet, rishkruajeni listën në tre kolona vertikale: A, B dhe C. Nëse i shkruani gjërat me një ose dy fjalë, do të duhet një minutë dhe do të mendoni dhe do të ndjeni korrektësinë e prioriteteve të vendosura. përsëri.

Shkroi.

Tani e përkulim fletën në mënyrë që kolona C të mos duket, dhe vetëm gjërat e rëndësishme dhe më të rëndësishme mbeten në fushën tonë të shikimit dhe vëmendjes.

Llogaritni kohën e kërkuar

Përballë çdo artikulli, ne shkruajmë sa minuta dëshironi të ndani sot (ju planifikoni, ju nevojiten) për këtë biznes. Baza për këto shifra do të jetë përvoja e fituar për të mbajtur gjurmët e kohës tuaj.

Palos total minuta.

Ne paketojmë në korniza

Ne vendosim "kunja"

"Kunjat" janë ngjarjet e ditës që lidhen me një kohë të përcaktuar rreptësisht të ditës. Vendosini ato në orarin tuaj.

Negociatat - 15.00. Ne takohemi në një kafene në Prechistenka.

Nëse është e nevojshme, numëroni dhe vendosni një afat kohor për ta. Shikoni

Bërja e përbërjes së ditës

Gjithçka e rëndësishme dihet tashmë: afati kohor i ditës është i qartë, kunjat janë vendosur, lista e detyrave është përcaktuar. Tani përpiloni përbërjen e ditës. Rregullat bazë janë të thjeshta:

duke filluar nga më e rëndësishmja, sigurimi Koha me e mire prioriteti më i lartë,
më pas i rregullojmë gjërat, duke u kujdesur për ndryshimin e natyrës së aktivitetit për të gjetur gëzim dhe pushim në çdo ndërrim tjetër.

Përgatitja e "RAM"

RAM-et janë raste të shkurtra që mund të mbushin shpejt kohën e lirë të papritur.

Takimi është vonuar, keni 15 minuta kohë të lirë: çfarë të bëni me veten? Dhe, ju keni printuar letra që tani janë të përshtatshme për t'u parë. Pra, ne kujdesemi paraprakisht që çdo dështim në orarin e planifikuar mund të mbulohet me diçka domethënëse: mendojmë dhe përgatisim një listë të "detyrave operative", detyrave të shkurtra.

Ndonjëherë ato quhen "arna" - diçka që mund të mbulojë shpejt vrimat e ditës. Cilin emër ju pëlqen më shumë, zgjidhni vetë.

Si rregull, është e përshtatshme të bësh "RAM" nga rastet e kolonës C: rastet janë mjaft urgjente, por jo shumë të rëndësishme. Ju nuk mund t'i bëni ato, por nëse koha ka ardhur, atëherë ne do ta bëjmë atë me kënaqësi.

Gjithçka, plani i punës i ditës është gati, dhe ju jeni gati për kthesat kryesore të ngjarjeve. Nëse ngjarjet zhvillohen në një mënyrë krejtësisht të papritur, themi: “Hyrëse e re!”, dhe rishkruajmë planin e ditës në përputhje me rrethanat e reja. Zakonisht nuk duhen më shumë se 10 minuta, pastaj në mënyrën e zakonshme jetojmë sipas një plani fleksibël dhe të menduar.

Ju uroj suksese!

Letërsia

A.G. Gorbaçov. Menaxhimi i kohes. Koha e liderit. 24+2. M.: Shtëpia botuese "DMK-press", 2007.

Pesë fazat e metodës së Alpeve

Metoda e paraqitur në vëmendjen tuaj është relativisht e thjeshtë, dhe pas disa ushtrimeve do të duhen mesatarisht jo më shumë se 10 minuta për të hartuar një plan ditor. Është relativisht e lehtë për t'u mbajtur mend sepse bazohet në memoteknikën: shkronjat fillestare simbolizojnë konceptet e lëndës.

Metoda përfshin pesë faza:

1) hartimi i detyrave;

2) vlerësimi i kohëzgjatjes së aksioneve;

3) rezervimi i kohës (në raportin 60:40);

4) marrjen e vendimeve për prioritetet dhe ricaktimin;

5) kontrolli (kontabiliteti për atë që nuk është bërë).

Faza e parë: shkrimi i detyrave

Shkruani nën titujt përkatës të "Planit të ditës" nga gjithçka që dëshironi ose duhet të bëni për ditën tjetër:

detyra nga lista e detyrave ose nga plani javor (mujor);

të paplotësuara një ditë më parë; rastet e shtuara; afatet që duhet të respektohen; detyrat e përsëritura.

Me pak praktikë, mund të bëni një listë të detyrave në atë mënyrë që:

 si përafrim i parë për t'i shpërndarë ato sipas përparësisë;

 ndani ato në të zgjatura dhe "të shkurtra", të shkurtra;

 kontrolloni përsëri detyrat ballë për ballë për të parë nëse ato mund të kryhen në një mënyrë më racionale (duke përdorur telefonin, etj.).

Megjithatë, ky është vetëm fillimi i planit tuaj ditor.

Një plan ditor realist duhet të kufizohet gjithmonë në atë që jeni në gjendje të bëni.

Faza e dytë: vlerësimi i kohëzgjatjes së aksioneve

Vendosni kohën e përafërt për çdo detyrë për ta përfunduar atë, përmblidhni dhe përcaktoni kohën e përafërt totale.

Ju mund të argumentoni se kohëzgjatja e rasteve individuale nuk mund të vlerësohet me saktësi. Është e drejtë. Sidoqoftë, pasi të keni grumbulluar një përvojë të caktuar, mund ta përdorni atë si bazë për të planifikuar kohën tuaj. Në fund të fundit, në aktivitetet tuaja përballeni edhe me vështirësi në vlerësimin e tregut, xhiros dhe kostove.

 Gjithashtu mbani në mend se puna shpesh kërkon aq kohë sa keni në dispozicion. Pra, duke vendosur një periudhë specifike kohore për rastet individuale, ju e detyroni veten të përshtateni në këtë kohë të veçantë.

 Ju punoni shumë më të përqendruar dhe shpëtoni nga shpërqendrimet në mënyrë më të qëndrueshme nëse lini një kohë të caktuar për një detyrë të caktuar.

 Mundohuni të bëni plane me shkrim për 10 ditë dhe do të filloni të ndiheni gjithnjë e më të sigurt për ta bërë këtë.

Faza e tretë: rezervoni kohë në rezervë

Kur planifikoni ditën tuaj, përmbajuni rregullit bazë të planifikimit të kohës që plani duhet të mbulojë jo më shumë se 60% të kohës tuaj dhe të lërë afërsisht 40% si kohë rezervë për gjëra të papritura.

Nëse filloni nga një ditë pune 10-orëshe, atëherë do të thotë se është në interesin tuaj të mbuloni jo më shumë se 6 orë me plan. Sidoqoftë, qëllimi juaj duhet të jetë një ditë pune 8-orëshe, ndërsa koha e planifikuar duhet të jetë afërsisht 5 orë! Nëse keni planifikuar më shumë se 60% të kohës tuaj, atëherë duhet të sillni në mënyrë të pashmangshme listën e detyrave që keni përpiluar në parametrat e specifikuar, duke vendosur prioritete, duke ricaktuar detyrat dhe duke reduktuar kohën e caktuar për to. Pjesa tjetër e rasteve ose duhet të bartet në ditën tjetër, ose të fshihet, ose të plotësohet në kurriz të orarit shtesë.

Faza e katërt: vendimmarrja për prioritetet, reduktimet dhe ricaktimi

Qëllimi: zvogëloni kohën e caktuar për të përfunduar detyrat e ditës në 5-6 orë.

 Vendosni prioritete të paqarta për detyrat tuaja, për shembull, duke përdorur analizën ABC dhe rafinoni detyrat e ditës sipas tyre (shih kapitullin 3).

 Rishikoni kërkesën tuaj të llogaritur të kohës dhe zvogëlojeni kohën për të gjitha detyrat në atë absolutisht të nevojshme; përpiquni të qëndroni të bazuar në realitet.

 Konsideroni çdo aksion nga pikëpamja e mundësisë së transferimit dhe racionalizimit të tij.

Në versionin përfundimtar, plani i ditës në shembullin tonë duket kështu: Faza e pestë: kontrolli dhe transferimi i zhbërjes

Siç tregon përvoja, jo të gjitha detyrat mund të kryhen dhe jo të gjitha bisedat telefonike mund të zhvillohen. Prandaj, ato duhet të barten në ditën tjetër.

Nëse e duron të njëjtën gjë në mënyrë të përsëritur, atëherë ajo bëhet një barrë për ty, dhe atëherë ka dy mundësi:

Më në fund e merr me vendosmëri dhe e çon deri në fund;

Ju e refuzoni këtë rast, sepse ndonjëherë problemi zgjidhet vetë.

Meqenëse nuk ka hapësirë të mjaftueshme për planet ditore në kalendarët e zakonshëm memorandume, dhe fletët individuale kanë disavantazhin se ato humbasin rishikim i përgjithshëm, rekomandohet të punoni rregullisht dhe në mënyrë konsistente me një ditar të veçantë kohor. Mund të jetë i përshtatshëm për planet e ditës dhe orare të tjera (shih 2.5).

Racionalizimi i shfrytëzimit të kohës me ndihmën e burografisë

Ju mund të thjeshtoni më tej planin tuaj nëse, së bashku me shkurtesat e shkronjave për elementet thelbësore përdorni shkurtesa të tjera simbolet grafike, e ashtuquajtura burografi.

Përdorni gjithashtu emërtime të tjera, tuajat. Kreativiteti personal këtu nuk mund të kufizohet.

Me ndihmën e burografisë, ju mund të rriteni përdorim efektiv të tilla ndihma si një ditar kohe.

Ju gjithashtu mund të gjeni informacione me interes në motorin e kërkimit shkencor Otvety.Online. Përdorni formularin e kërkimit:

Më shumë për temën METODA "ALPS":

Planifikimi individual i ditës së punës së drejtuesit (specialistit). Hartimi i planeve për ditën e punës duke përdorur metodën e Alpeve.
Metodat themelore të psikologjisë sociale. Metoda e kujdesit, metoda e eksperimentimit, eksperimenti social-psikologjik, metoda e analizës së dokumenteve, metoda e testimit.
5. Metodat për studimin e gjenetikës psikologjike: metoda e familjeve binjake, metoda e fëmijëve të birësuar, metoda e binjakëve të kontrollit.

Që nga viti duke vendosur prioritetet e tyre.

Dita nuk është gome, por dua të bëj shumë. Si të jesh? Nuk ka mrekulli, por optimizimi i strukturës së ditës suaj është mjaft realist dhe ju duhet të filloni ta bëni këtë me planifikimin e mëngjesit. Aftësia për t'i dhënë përparësi të kuptuarit Parimi Pareto dhe njohja me sistemin e vendosjes së qëllimeve jetësore të B. Franklin, Metoda Alpa , matrica e Eisenhower Dhe Analiza ABC, njohja e rregullave të përpilimit të listës së detyrave, përdorimi i kohës së vogël dhe të mesme.

Lista dhe prioritetet

1. Së pari, në mënyrën e zakonshme, përshkruani një listë të përgjithshme të detyrave për ditën. Detajet e listës - në mënyrë optimale 15 pikë.

Raste shumë të shkurtra, 3 minuta, mos i shkruani fare: ato janë më të lira për t'u bërë menjëherë.

2. Prioritet: A (e rëndësishme dhe urgjente), B (e rëndësishme dhe jo urgjente), C (urgjente por jo e rëndësishme). Shikoni Matrica Eisenhower

tre kolona

Shkroi.

Tani e përkulim fletën në mënyrë që kolona C të mos duket, dhe vetëm gjërat e rëndësishme dhe më të rëndësishme mbeten në fushën tonë të shikimit dhe vëmendjes.

Llogaritni kohën e kërkuar

Mblidhni numrin total të minutave.

Ne paketojmë në korniza

Përcaktoni sasinë reale të kohës që mund të menaxhoni dhe paketoni në këtë sasi atë që keni planifikuar për sot. Shih artikullin 500 është e barabartë me 300 plus 200. Artikulli mund të jetë gjithashtu i dobishëm. patëmetë

Ne vendosim "kunja"

"Kunjat" janë ngjarjet e ditës që lidhen me një kohë të përcaktuar rreptësisht të ditës. Vendosini ato në orarin tuaj.

Negociatat - 15.00. Ne takohemi në një kafene në Prechistenka.

Nëse është e nevojshme, numëroni dhe vendosni një afat kohor për ta. Shikoni Afati i fundit

Bërja e përbërjes së ditës

duke filluar nga më e rëndësishmja, duke siguruar kohën më të mirë për rastet me prioritet më të lartë,
më pas i rregullojmë gjërat, duke u kujdesur për ndryshimin e natyrës së aktivitetit për të gjetur gëzim dhe pushim në çdo ndërrim tjetër.

Përgatitja e "RAM"

RAM-et janë gjëra të shkurtra që mund të plotësojnë shpejt një kohë të lirë të papritur.

Ndonjëherë ato quhen "arna" - diçka që mund të mbulojë shpejt vrimat e ditës. Cilin emër ju pëlqen më shumë, zgjidhni vetë.

Ju uroj suksese!

Letërsia

A.G. Gorbaçov. Menaxhimi i kohes. Koha e liderit. 24+2. M.: Shtëpia botuese "DMK-press", 2007.

Psikolog psikolog

Psikologu - projekt edukativ, enciklopedi psikologji praktike, e cila është krijuar nga profesionistë për përdorim të gjerë. Këtu: përkufizime të kuptueshme të kryesore konceptet psikologjike, pamje moderne specialistë, ilustrime video dhe këshilla praktike për zgjidhjen e problemeve personale dhe të biznesit.

Këtu është gjithçka që duhet të dini për psikologjinë në mënyrë që të ndryshoni jetën tuaj për mirë. Gjithçka është e shkurtër dhe e saktë.

Mësuesit po punojnë për Psychologos Universiteti i Psikologjisë Praktike të kryesuar nga Dr. shkencat psikologjike, profesor Nikolai Ivanovich Kozlov. Portali paraqet qasje sintonike- psikologji sens të përbashkët Për njerëz të shëndetshëm. Qasja Syntone integron më të mirën nga të gjitha moderne qasje psikologjike bazuar në zhvillimet e pavarura, të brendshme. Psychologos bashkëpunon me universitetet më të mëdha në Rusi: RSUH , SPbGIPSR , KIPU dhe etj.

Psychologos bën listat e tij të postimeve: të njohura, "në jetë", për përdoruesit e zakonshëm që kanë nevojë për shënime dhe këshilla të thjeshta dhe praktike. psikologji praktike, - dhe profesionale, për kolegët psikologë, ku diskutohen çështje teorike dhe metodologjike, konsiderohet "kuzhina" e punës. psikolog praktik. Ju mund të abonoheni në një buletin të caktuar duke plotësuar formularin "Abonimi" lart majtas. Thjesht shkruani emailin tuaj dhe klikoni OK.

Artikulli i mëparshëm: Sa është shpejtësia e dritës Artikulli vijues: Karakteristikat e elementit të karbonit dhe vetitë kimike